Användartips för Visma Control

Om du skulle får meddelande att din Visma DCE licens har gått ut när du är arbetar i Visma DCE Administrator, gör du så här:   - Gå in under System / Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad   Om du fortfarande får felmeddelande eller har frågor, kontakta Visma DCE supporten; visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

För att kunna använda valuta i Visma Control, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Visma Control läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Visma Control? Kontakta visma.control@visma.com.

Har du hittat till Visma Trust Centre? Håll dig uppdaterad för här uppdateras information löpande. Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor. Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/ På vår sida i Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".   Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.   Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken: När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Control och Visma.net AutoPay.   Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post  visma.control@visma.com 

Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.   Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:   AddressLine (adress) max 70 tecken PostCode (postnummer) max 16 tecken PostOffice (ort) max 35 tecken Adressfält under inställningar   Adressfält på leverantören   Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

Om du använder funktionen “Vänd automatiskt verifikat” när du skapar en ny verifikation, kopplas vändningen automatiskt till den ursprungliga verifikationen. Men du kan koppla verifikationer manuellt och i efterhand, t ex vid en korrigering: Välj Redovisning/Verifikationer/Skapa verifikation  Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation (alternativt Redigera / Öppna verifikation).   Välj affärsenhet och verifikationsserie Om du vill ange en förklaring kan du skriva i fältet fritext.    Kryssa i “Koppla verifikat”. Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas.   Kontera verifikationen och klicka på Spara.  I Redovisning/Sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar. Klicka på ikonen för att se vilken koppling som finns. Om du har frågor eller funderingar, hör av dig på 010-141 27 50 eller visma.control@visma.com.

Ni som har Visma DCE version 13 eller 14 har möjlighet att använda den inbyggda funktionen Autoinvoice för att ta emot era fakturor.  Detta är en hållbar och framtidsäker lösning. Med denna funktion kommer ni ta emot era fakturor i formatet Peppol BIS 3, men era leverantörer kan skicka i andra format och Autoinvoice hanterar konvertering till Peppol Bis 3.   Fördelen med detta är bland annat att faktura och eventuella bilagor kommer i samma fil. Ni som idag tar emot i formatet Svefaktura kommer då få en enklare hantering av era bilagor ni tar emot och slipper importfel.   Fördelar: - Hållbart - Framtidsäkrat - Peppol Bis 3 - Inga importfel av bilagor   Är ni intresserade av detta går det bra att kontakta oss på mail: visma.control@visma.com

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik     Öppna ärendet och välj Hantera dokument och E-post Approval   Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på OK och mailet skickas. Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren  

För att få uppdateringar från de tjänster som berörs för Visma Control, vid tex planerat servicefönster eller vid ett problem med någon tjänst, så ska man prenumerera på uppdateringar från Vismas status sida, https://status.visma.com/. Genom detta kommer ni få en notifiering, te x mail, när något är inträffar.   Aktuella tjänster är Visma.net Autopay, Approval och Autoinvoice.   1. Gå till https://status.visma.com/ 2. Klicka på Subscribe to update 3. Ange din email address:  xxx.yyy@företag.se 4. Klicka på Subscribe via email   Möjligt att välja andra alternativ är t ex via sms, och då väljer man det istället.     5. Välj därefter tjänsterna som är aktuella för Visma Control: Klicka på Common Services och markera tjänsterna Visma.net Approval, Autoinvoice och Autopay.         6. Gå längst ner på sidan och klicka på Save. Man måste nu bekräfta prenumerationen, och har man valt prenumeration via e-mail har ett mail nu skickats till tidigare angiven e-mailadress som måste bekräftas.   Öppna mailet från avsändare Visma Cloud Services Status och klicka på Confirm subscription. Se nedan exempel:     7. Ett exempel på ett mail från Visma.net Approval ang ett planerat servicefönster den 4/2 kl 06:00    

Vi på Visma har många namn och benämningar och jag förstår att det inte är helt lätt att hänga med när vi pratar om våra processer  och våra tjänser Visma.net  AutoInvoice och Visma.net Autopay med Visma Control.  Dessa  kan enkelt förklaras såhär:    Visma.net AutoInvoice är en tjänst som har två huvudfunktioner, att skicka kundfakturor samt att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla fakturor, oavsett om det är pappersfakturor, PDF eller e-fakturor (XML).       Visma.net AutoPay automatiserar manuella steg för att skicka och ta emot elektroniska in- och utbetalningar. AutoPay tar bort den manuella hanteringen av bankfilerna som traditionellt måste hämtas och skickas via externa program. Med AutoPay kan du sköta in- och utbetalningar direkt via ditt affärssystem.        

Det är i Visma Control möjligt att öppna applikationen Sie-Export direkt inifrån Control-applikationen, istället för att öppna det via en separat genväg. För att göra detta så använder man sig av funktionaliteten för ”Länkar” i Control.

I Control är det möjligt att logga förändringar i flera register, till exempel leverantörsregistret. Nedan är ett kortare beskrivning på hur man går tillväga.    I detta exempel vill vi logga förändringar på leverantörsnamn.    Steg 1 Gå till Inställningar - Systeminställningar - Loggning - Loggningsmallar. Välj där sedan "Leverantör" och markera "Leverantörsnamn".      Steg 2 När det sedan har skett en förändring på ett leverantörsnamn så går detta att utläsa i loggningsrapporten som finns under Inställningar - Systeminställningar - Loggningsrapport. Resultat visas likt bilden nedan. Där går det bland annat att utläsa gammalt värde, nytt värde, händelsedatum och vilken användare som utförde förändringen.      

I Visma Control är det möjligt att ange ett konto som funktionskonto. Det finns t ex funktioner för valutadifferenser, fakturaavgift, differensbortbokning m fl. Detta görs genom Redovisning - Register - Konto. Sök fram och markera ett konto och tryck redigera. Tryck på knappen Koppla på raden Funktion.  Viktigast att ha inställt är konto för utjämningsfunktionen då denna träder in om annat konto saknas.

Tips till er som lägga upp nya användare. Utnyttja funktionen Kopiera för att enkelt kunna skapa en ny användare med samma eller liknande inställningar som en befintlig användare. Uppgifter som går att kopiera, för en eller samtliga enheter är: Enhetstillhörigheter Kö- och rollmedlemsskap Rättigheter för enhet Sök-, konterings- och attestbehörigheter Ersättare Börja med att skapa användaren som vanligt via Redigera>Ny användare alternativt Arkiv>Importera användare. Komplettera informationen efter behov och spara. Gå därefter till fliken Kopiera. Här går det att välja att kopiera alla inställningar eller specifika. I exemplet nedan väljer jag att kopiera alla inställningar från Anders till min nya användare, men endast för enheten AB2.

Detta är två stycken anpassningar som vi nu som vi ni har ett erbjudande på för er som har version 11 eller senare av Control. Detta erbjudandet gäller fram till den 31/8 2021 och om ni är intresserade så klicka in på länken nedan för mer information.    Klicka här för mer informationen gällande detta erbjudandet 

Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i DCE. Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalning.      Funktionen går att styra så att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar i DCE-admin: UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via DCE-admin>Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".    

I de fall då en betalning har blivit betald i Autopay, men inte blivit återrapporterad i Control kan man starta felsökningen i Inköp - Sök för att få reda på anledningen till att återrapporteringen inte har skett korrekt.

Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras. 

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

En funktion som många inte känner till är de snabbkommando som finns i DCE. Dom kan nyttjas för att snabbare navigera till menyer och hantera fakturor i flödet.   I nedan tabell listas kommando tillsammans med en beskrivning: <Shift> + T Öppna mallar Anm : Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall. <Shift> + N Lägg till rad Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall. <Shift> + D Ta bort rad i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall. <Alt> + <Shift> + A Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar. <Alt> + <Shift> + Q Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar. <Shift> + S Skicka faktura <Alt> + <Shift> + P Skriv ut fakturabild <Alt> + <Shift> + F Öppna faktura i full vy <Ctrl> + <Shift> + 1 Fokus första fält <Ctrl> + <Shift> + 2 Ta bort fokus fält <Shift> + Z Övriga åtgärder - Annullera faktura <Shift> + I Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning <Shift> + Y Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning <Shift> + X Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest <Shift> + G Övriga åtgärder - Starta om faktura <Shift> + K Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura <Shift> + W Övriga åtgärder - Bevaka faktura

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura