Användartips för Visma Control

Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen DCE som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.    BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.  

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att du satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren för loggning. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du ta bort rader, om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Du kan göra urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   Från version 15 finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter i Utskriftscentralen. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.       

I Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta år, behöver du vara systemadministratören, eller ha rollen dbo på SQL-server. När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide om årsbyte. 

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms. Från version 14 kopplar du även till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.      En fördel med att momskontona markeras från version 14 är att du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även i äldre versioner kontrollera vilka transaktioner som registrerats på vilken momskod. Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på visma.control@visma.com. 

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto.Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Nytt från version 15 är att du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27. Antalet likviditetsposter i fältet typ har utökats med tre poster.    Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Vill du veta mer om hur du kan underlätta ditt arbete? Ett vanligt sätt är att använda kortkommandon. Läs min kollegas artikel med länk till en lista på de vanligaste kortkommandona i Visma Control. 

Nytt lagkrav - Rapportera in betalningstider Företag med mer än 250 anställda ska, en gång per år rapportera in betalningstider för leverantörer med färre än 250 anställda Antal anställda anges på leverantören Organisationsnummer måste anges på leverantören (Ställ in att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i) Rapporten heter leverantörsinformation VC14+VC15 - standardfunktion (hotfix för juni krävs för VC14) Standardrapport Antal anställda hämtas från "Antal anställda på leverantören Organisationsnummer måste finnas på leverantörerna Uppdatering görs manuellt alternativt via Import/Export (med hjälp av konsult) VC13- hotfix för juni krävs Rapporten kommer i junihotfix Antal anställda hämtas från fältet telefon3 Organisationsnummer måste finnas på leverantörerna Uppdatering görs manuellt alternativt via Import/Export (med hjälp av konsult) VC11+VC12-anpassning till fastpris Rapporten kan beställas "fastprisanpassning" Anpassning installeras av konsult Antal anställda hämtas från fältet "telefon3" Organisationsnummer måste finnas på leverantörerna Uppdatering görs manuellt alternativt via Import/Export (med hjälp av konsult)

I version 15.0 har loggningsrapporterna som finns för varje modul ersatts med en ny rapport i Utskriftscentralen. Du hittar rapporten  under System / Dagliga kontroller / Loggar.   Här finns samma innehåll som under Inställningar - Systeminställningar - Loggningsrapport, men i ett utskrivbart format. I rapporthuvudet kan du nu också se vem som skrivit ut rapporten och när.    För att kunna få ett resultat i rapporten behöver du ha satt upp loggning under Inställningar / Systeminställningar / Loggning.     

Från version 15 finns möjlighet att använda schemaläggaren för att automatisera en del av faktureringsprocessen. Du kan t ex överföra fakturaloggar och bokföra fakturor. Så här gör du för att sätta upp ett schema:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex Överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du automatiskt vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kan du kryssa i rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte, och om du vill att ett meddelande ska skickas till dig själv eller en annan person.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier. Du kan också välja att ett meddelande ska skickas till dig eller till en annan person.      Har du frågor om vad som finns i senaste versionen? Läs release notes här. 

Fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.  Har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.   Ändra fakturatyp i flödet    

I senaste versionen kan du söka på OCR fält och ny kolumn visas i sökresultatet. Sökning på OCR fält i DCE      

Om du vill att en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför saldobaserade automatkonteringar under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda   Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

I Visma Control finns det användbara kortkommandon som kan hjälpa dig att arbeta snabbare och effektivare. Genom att utnyttja dessa kortkommandon kan du spara värdefull tid och bli mer produktiv i din dagliga användning av systemet. Nedan kommer vi att presentera några användartips och visa hur du kan dra nytta av kortkommandon för att förbättra ditt arbetsflöde.   Flytta dig mellan öppna fönster: Ett av de mest praktiska kortkommandona är att använda "Ctrl och Tab" för att snabbt växla mellan de olika öppna fönstren i Visma Control. Genom att trycka på dessa tangenter samtidigt kan du smidigt navigera mellan olika moduler utan att behöva använda musen.   Lägga till eller ta bort rader i en verifikation: När du skapar en verifikation kan du enkelt lägga till rader genom att använda kortkommandot "Ctrl och Enter”, i stället för att manuellt klicka på "+" knappen. På samma sätt kan du ta bort en rad genom att trycka ”Ctrl och -”( minus-knappen). Det är även möjligt att markera flera rader och sedan klicka på ”Ctrl och -”( minus-knappen) för att ta bort raderna.       För en fullständig lista över alla tillgängliga kortkommandon kan du besöka följande länk: Lista över kortkommandon.

Du som fakturerar direkt i Control, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Om du har senaste uppdateringen för version 13 och 14, kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras. 

  Visste du att från och med version 14 så har du max tre försök att logga in, sedan stängs programmet ner?   Vill du veta mer om vad som hänt i de senaste versioner? Anmäl dig till nästa uppgraderingswebbinar. 

Som vi tidigare skrivit om fyller du från version 14 i momskod både på intäktskontot och på momskontot. För att skilja typerna av konton åt kryssar du rutan “Momskonto” för alla momskonton.    Syftet med förändringen är att underlätta redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms. Att tänka på när du tar ut rapporter eller stämmer av via verifikationsrader, är att du kan behöva filtrera på intäktskonton respektive momskonton.   Så här bör det då se ut på konto 3011:   och så här på motsvarande momskonto, t ex 2611:   Ytterligare information om vad som gäller för moms finns på Skatteverkets hemsida Där hittar du även förslag och rekommendationer finns från BAS-kontogruppen om val av konton för din redovisning av moms.

Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats till Autopay. Listan kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning, men är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls. Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.    Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.      Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta visma.control@visma.com.

I utskriftscentralen kan du enkelt söka rapporter via sökfältet. Då slipper du leta i menyn till vänster. Skriv t ex kundreskontra, om du vill se vilka du kan välja mellan, eller budget om du vill ta fram en resultaträkning där du har med budgetkolumn/-er.      I resultaträkningen kan du se vilka rad- och kolumndefinitioner som används i rapporten. Om du vill ändra ordningen på eller lägga till rader i din resultat- eller balansräkning, kan du redigera raddefinitionen i ColRows. Vi rekommenderar att du tar en kopia av originaldefinitionen och ändrar i den istället för i originalet.     Om du vill göra beräkningar i din rapport, rekommenderar vi att du använder Analys för Excel som rapporteringsverktyg istället för rapporterna i Utskriftscentralen. Våra konsulter kan hjälpa dig att sätta upp rad- och kolumndefinitioner, vilket vi rekommenderar om du inte tidigare arbetat i ColRows eller om du vill ha extra stöd.      Vill du veta mer om rapportering? Kontakta oss på visma.contro@visma.com.

Med avtalsfakturering kan du fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt genomföra månadens fakturering för alla avtalskunder gemensamt.    Du skapar ett avtal som du kan generera fakturor från. I avtalet väljer du produkter och tjänster, samt vilka priser och rabatter som ska finnas. Du kan även välja hur ofta en faktura ska skapas.   Så här gör du: Skapa avtal under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering, och fliken Skapa avtal. Välj Nytt avtal. Ange affärsenhet, kund, avtalsgrupp och avtalsnamn.  Ange Startdatum (obligatoriskt) och ev Slutdatum.  Första fakturadatum är det första datum när en faktura kan skapas från avtalet. I annat fall gäller avtalets startdatum som första fakturadatum.  Ange vilket intervall som ska gälla för avtalsfaktureringen, t ex 1 för varje månad eller 3 för varje kvartal.  På fliken Inställningar fyller du i uppgifter om t ex periodisering.  Fyll i artikelnummer, antal och objekt för kontering. Klicka på Spara.     Uppdatering av avtal gör du under Försäljning / Operationer. Välj Uppdatera avtalsfakturor för att komplettera kundinformation på avtalen eller Justera priser för att ändra priser. Ett tips är att uppdatera avtalen för att säkerställa att alla förändringar i kundregistret har uppdaterats före varje avtalsfakturering. Du kan välja vilka uppgifter som ska korrigeras och vilka avtal som ska påverkas.   Du skapar dina avtalsfakturor under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering och fliken Skapa avtalsfakturor. Här ser du vilka avtal som finns, när de senast har fakturerats och du kan inaktivera eller återaktivera avtal.      För att skapa en faktura markerar du de avtal som du vill skapa fakturor för och klickar på Generera. När du valt reskontraserie och fakturadatum kan du klicka på generera på nytt. Fakturan hamnar då i samma faktureringsflöde som övriga fakturor, under Försäljning / Fakturering och fliken Bokför fakturor.  Behöver du veta mer om fakturering? Kontakta visma.control@visma.com.