För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor.
I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.
Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.
Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.
Prioritetsordning för att skicka en faktura är:
1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift
Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet
Vi har publicerat ett dokument om hur ni enkelt aktiverar AutoInvoice i Visma.net ERP.
Dokumentet beskriver hur Ni enkelt aktiverar Autoinvoice för Visma.net ERP och kan börja skicka och ta emot fakturor direkt.
Sedan kan ni enkelt skicka alla fakturor via Autoinvoice Läs mer här
Ett tips!
Håll dig uppdaterad och få tillgång till den senaste informationen; godkänn fakturor, utlägg direkt i mobilen!
Visma Manager är en gratis app som ger befintliga licensierade användare av Visma Approval med möjlighet att godkänna ärenden från Approval.
Genom appen kan du hantera inkommande dokument och få en ökad kontroll med en fullständig överblick över ärenden som behöver godkännas.
Du får tillgång till Visma Approval med Visma Manager. Tusentals användare använder redan denna app för att effektivisera sina affärsprocesser.
Med Visma Manager kan du:
● Godkänna eller avvisa fakturor och utlägg direkt i din mobil
● Inspektera mottagna dokument
● Lägga till kommentarer till dokument
● Få tillgång till dina Visma Approval ärenden var som helst och när som helst
Appen stödjer språken : Svenska, Engelska, Norska, Finska och Holländska
App store
Goggle Play
Nu går vi mot julledigheten och lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.
Så här gör du:
Logga in i Approval
Väljer Inställningar
Vikarie
Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument)
Du kan välja tre olika alternativ:
Inaktiv
Aktiv nu
Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som är aktuella
Önskar er alla en God Jul & Gott Nytt år!
Vi släppte en ny funktion för ett tag sen som gäller för er som har behov av ett enklare EFH flöde med få godkänanre.
Nu kan man välja att fakturan kan bli godkänd med en och samma användare, dvs den användaren som ni sätter upp som första godkännare.
Några saker att tänka på vid uppsättning av flödet i Approval:
Du måste fortfarande konfigurera en arbetsflödeskonfiguration
Om du alltid bara vill använda första godkännare kan du skapa en arbetsflödeskonfiguration med ett enda steg där inställningen "Blockera dokumentet när inga godkännare hittas" inte är aktiverad.
Du kan exempelvis lägga till en regel baserad på en lista över godkännare, lägga till en godkännare och lägga till en beloppsgräns som inte kommer att utlösas.
När du gör ändring av flödet gäller det för fakturor som tas emot från Visma.net ERP, där en första godkännare är inställd på dokument och eller radnivå.
Ingående fakturor har olika status beroende på hur långt de har behandlats i flödet. Dessa kolumner finns i leverantörsreskontran.
Status som är fakturans status från redovisningen och reskontran
Approvalstatus som visar status från godkännandeflödet i Approval.
Dessa kolumner kan ni enklet ta fram i er uppsättning.
Tabellen nedan visar statusar som förekommer i flödet.
Status Approval
Status leverantörsreskontran
Beskrivning
Skickad till Approval
Balanserad
Leverantörsfakturan ligger i Approval och väntar på godkännande
Godkänd
Öppen
Leverantörsfakturan är godkänd, bokförd och klar för betalning
Godkänd
Balanserad
Leverantörsfakturan är godkänd, väntar på kontering och frisläppning (bokföring)
Avvisad
Balanserad
Leverantörsfakturan har blivit avvisad av användare i Approval med notering från användaren som avvisad. Kan skickas ut på nytt i flödet eller konteras och frisläppa.
Väntar
Balanserad
Leverantörsfakturan finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna.
Väntar
Ankomstregistrerad
Leverantörsfakturan är preliminärbokförd och finns i Approval och väntar på att en eller flera mottagare skall godkänna.
Avbruten
Ankomstregistrerad
Godkännandeflödet har avbrutits i leverantörsreskontran.
Avbruten
Balanserad
Godkännande flödet har avbrutits i leverantörsreskontran.
Ny
Balanserad
Leverantörsfakturan har inte skickats till Approval och ligger kvar i leverantörsreskontran.
-
Öppen
Leverantörsfakturan har bokförts och frisläppts direkt utan att ha skickats till Approval
-
Balanserad
Leverantörsfakturan är registrerad i leverantörsreskontran, men uppgifter saknas
Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP.
På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.
Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.
Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).
Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat)
Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto
Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post
Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post
Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress
E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras!
Spara när du är klar
Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress
Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto
Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post
Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post
Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post
Spara när du är klar
När du har sparat visas DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.
Setup 3: Utskick via egen server
Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto
Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post
Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post
Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post
Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör.
Spara när du är klar
Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)
Funktionen fyra ögon principen används för att garantera att en faktura godkänns av minst två olika användare.
Om du aktiverar funktionen läggs ett reservsteg till i slutet av arbetsflödet, där du måste definiera minst två personer som får fakturan om det endast är godkänt av en person. Har en person redan gjort sitt godkännande i flödet utesluts denna från flödet.
Fyra ögon principen
Skapa ett dashboard för att få snabbare och enklare översikt över din EFH process - leverantörsfakturaprocess.
Denna dashboard visar olika status
För inkommande fakturor
Olika schemaläggningar
Vilka fakturor som ligger ute i flödet
Statistik - belopp på de mest frekventa leverantörerna
Betalningar som skickats till Autopay
Nya återrapporteringar från Autopay
För att komma igång och ta del av denna funktion kontaktar du din Vismapartner.
Observera att denna dashboard med tillhörande förfrågningar och filterer är en prototyp som visar hur ett dashboard kan byggas. Er partner har bra insikt på vad som kan fungera i er miljö.
Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval.
Så här gör du:
Loggar in i Approval
Väljer Inställningar
Vikarie
Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument)
Du kan välja tre olika alternativ:
Inaktiv
Aktiv nu
Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella
Approval inställningar vikarie
Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare
Approval Konfiguration Vikarier
Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra.
Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas på dokumentet i ärendelistan
Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner ( vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.
Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?
Öppna nästa ärende
Gå tillbaka till ärendelistan
Godkänn flera dokument samtidigt i Approval med appen Visma Manager.
Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i appen.
Välj aktuell rad i dokumentlistan och klicka på ikonen vit cirkel (se nedan) för att godkänna raden och välj nästa rad.
När du är klar med att godkänna flera dokument väljer du knappen Godkänn.
Vill du se mer detaljer för att kunna hantera dokumentet trycker du på en rad för att öppna dokumentet.
Finns flera val, Godkänn, Avvisa, Skicka för granskning och Vidarebefordra
Se kontering finns under valet: Se rader.
Finns möjlighet till att kontera om men krävs då att användaren har behörighet och beror på vilken tjänst som används.
För att se fakturabild, utlägg klickar du en gång för att förstora bilderna.
Visma Manager
Ladda ner appen via
App store eller Gooogle Play
I version 8.40 har det lagts till stöd för att visa alternativt artikelnummer för alternativ typ Global, Kundens artikelnummer och Streckkod i flera rapporter i ordermodulen.
Under fliken Korsreferens för Ej lagerförda artiklar (IN202000) och för Lagerförda artiklar (IN202500) är det möjligt att registrera alternativt artikelnummer på en artikel.
Du kan nu se denna information i följande rapporter:
Offert (SO64101S och SO64108S)
Orderbekräftelse (SO64111S och SO64118S)
Följesedel (SO64200S och SO64201S)
Plocklista (SO644000)
Proformafaktura (SO64300S)
Monteringsbekräftelse (IN30702S)
Plocklista för montering (IN30701S)
Faktura (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S och AR64103S)
Dessutom kommer de nya fälten också att finnas tillgängliga om du har kopierat en av dessa rapporter (visas med prefix RE). För att redigera rapporterna kan du gå till önskad rapport och sedan klicka på Redigera rapport. Detta öppnar rapporten i redigeringsläge. Under datakälla finns de nya tabellerna (med tillhörande fält) tillgängliga.
Observera att du har dubbelt av de tre datakällorna.
Se till exempel CrossRefBarCode och DftCrossRefBarCode. Skillnaden mellan dessa två är att CrossRefBarCode hämtar alternativa artikelnummer där en enhet är definierad. Om du tittar på vårt exempel nedan kommer AlternateID under CrossRefBarCode att visa värdet 22222222222222 om raden i försäljningsordern är registrerad med Enheten PALL. AlternateID under DftCrossRefBarCode visar värdet 11111111111111 oberoende av enhet.
Detta ger dig också möjlighet att ange att om artikeln på orderraden har en enhet där ett specifikt värde definieras, så visas detta. Om det inte finns något värde för enheten kommer det att visa det värde som gäller oavsett enhet. Då kan du använda dessa formler:
=IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID]) =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID]) =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])
I version 8.40 av Visma.net ERP släpptes en ny rutin för att generera en Periodisk sammanställning.
Det kommer att vara möjligt att fortsätta jobba med den gamla genereringen om man önskar ett tag till, denna går att hitta under Periodisk sammanställning (gammal) (AR40500S) men här går vi igenom den nya rutinen.
Observera att man måste “avsluta” tidigare rapporter som rapporteras i den gamla rutinen, innan man kan börja med den nya. Läs mer om detta längre ned i denna artikel.
När man öppnar det nya fönstret från menyn öppnas nu en listvy där man kan se alla tidigare rapporter som har genererats i den nya rutinen. För att skapa en ny rapport klickar man på +.
För att generera en ny raport fyller man i urvalet och sparar. Först efter man sparar ser man vad som ingår i sammanställningen.
Rapportnr - Varje rapport får ett unikt ID. Detta är en automatisk nummerserie.
Organisation - Här väljer du den företagsgren som du ska generera sammanställningen för.
Rapportår - Det år du ska rapportera för.
Skattemyndighet - Den skattemyndighet du ska rapportera till, vanligtvis Skatteverket.
Rapportperiod - Den månad du ska rapportera för.
Rapportstatus - Status på rapporten. Denna kan vara ‘Öppen’ och ändras till ‘Skickad’ när man klickar på åtgärden ‘Skicka’
Rapportrevision - Här visas vilken revision som rapporten är i den valda rapportperioden.
Inkludera - Här kan du välja vilka revisioner som ska inkluderas i denna revisionen.
Inkludera gamla transaktioner - Om du vill att tidigare transaktioner ska tas med i sammanställningen kan du välja detta här.
Gruppera transaktioner på momsregistreringsnummer - Som standard hämtas varje kund separat. Om du har flera kunder med samma momsregistreringsnummer registrerat.
Börja använda den nya rutinen
För att kunna använda den nya rutinen och undvika att transaktioner som redan rapporteras kommer med måste man först avsluta den tidigare rutinen. När man öppnar Periodisk sammaställning - översikt (AR40501S) första gången finns en informationsruta med en hyperlänk. Klickar man på denna öppnas Confirm latest processed EC Sales List (IA40501S).
Du kan välja att utföra detta per företagsgren, eller alla samtidigt. När du har valt senaste rapporterade perioden och kryssar i Detta är riktigt kan du klicka på Behandla.
Alla transaktioner till och med den senaste rapporten kommer då att tilldelas en referens så att de inte kommer fram i den nya rutinen.
I version 8.26 blev det implementerat stöd för flerspråkshantering i Visma.net ERP. Detta ger möjlighet för användare att registrera olika beskrivningar på olika språk i olika delar av systemet.
Här visas ett exempel från Kontoplan (GL202500).
Det är möjligt att importera in beskrivningar på olika språk med ett importscenario. För att detta ska bli korrekt lägger man in en kolumn för varje språk i filen man ska importera, och använder sig av ett speciellt uttryck i scenariot.
Uttrycket kan användas i alla fönster som har stöd för flerspråkshantering.
Uttrycket är följande: ='[{nb:'+[Description NB]+'},{en:'+[Description EN]+'},{fi:'+[Description FI]+'},{da:'+[Description DA]+'},{nl:'+[Description NL]+'},{sv:'+[Description SV]+'}]'
Bifogat här nedanför hittar du också det scenario som visas i skärmbilden ovanför. Observera att detta endast är ett exempel och kan behöva ändras för att fungera i ert företag.
Önskar ni hjälp med att importera beskrivningar på olika språk ber vi er att ta kontakt med er partner.
I Visma.net Approval finns det möjlighet att basera ett flöde på dokument- eller radnivå, eller en kombination av detta. I tillägg till detta skapar man ofta olika kombinationer av koddelar för att skicka en leverantörsfaktura till en specifik person, baserat på kombinationen av koddelar.
För att flödet ska fungera som tänkt måste man också tänka på var man anger koddel på en leverantörsfaktura, och även var man anger första godkännare (om detta används).
Arbetsflöde
När man konfigurerar arbetsflödet har man möjlighet att på varje steg markera kryssrutan Godkänn raderna.
När denna kryssruta är markerad kommer detta steg baseras på informationen som finns på varje rad i Visma.net ERP. De användare som godkänner i detta steg har då möjlighet att redigera varje rad separat i fliken Dokumentredigerare i Approval.
Om man vill godkänna på radnivå ska denna kryssruta vara markerad.
Väljer man istället att godkänna på dokumentnivå ska man istället ange koddel under fliken Redovisningsdetaljer på fakturan i Visma.net ERP.
Denna koddel återspeglas sedan på fliken Ärendedetaljer i Approval.
Första godkännare
Om man använder sig av att sätta första godkännare inne i Visma.net ERP påverkar även detta hur många gånger samma användare måste godkänna en faktura i Approval.
Du kan sätta en första godkännare på varje rad och även under fliken Godkännandedetaljer. Om samma användare anges på båda platserna kommer denna person behöva godkänna två gånger. En gång på dokumentnivå och en gång på radnivå.
Om man önskar att denna personen ska kunna redigera raderna i Approval kan man kryssa i Tillåt redigering av den ursprungliga godkännaren (om denna existerar) på arbetsflödet man använder sig av.
När denna kryssruta är ikryssad räcker det med att man anger första godkännare på fliken Godkännandedetaljer i Visma.net ERP. Användaren kommer då kunna redigera rader i Approval.
Har du noterat hål i nummerserien?
Detta förekommer då man upprättar en faktura/verifikat och sparar, sedan raderar man posten av någon anledning innan man har frisläppt den. I Visma.net tilldelas nummer från nummerserie i samband med att man sparar faktura/verifikat. Raderas den är det numret låst. Nummer tilldelas och låses då man kan skapa och spara transaktioner löpande men frisläpper och bokar om vartannat.
Det finns dock spårbarhet och ett enkelt sätt att se vilka nr detta gäller i systemet så man kan påvisa att det ej är registrerat några transaktioner i systemet för dessa nr.
Gå till Redovisning-Förfrågan-Verifikationslista. (GL40600S) och ta ut rapport. Där ser du då en översikt över de nr som registrerats utan transaktioner, bästa metoden är att bocka i rutan för "Visa enbart saknade" i urvalet för att se alla som raderats. Dessa innehåller ej transaktioner och påverkar ej redovisningen. Kort summerat:
- Transaktioner som frisläpps i systemet och därmed påverkar redovisningen kan ej raderas, de måste annulleras/reverseras så det finns spårbarhet.
- Transkationer som registrerats, men ej frisläppts kan raderas då de ej påverkat redovisningen. Dessa tar dock nummer i nummerserie i bruk men finns registrerade för kontroll och spårbarhet av sk. hål i nummerserien.
/Jonas
Hej, Här kommer en video där jag guidar er igenom hur man sätter upp 2fa. Det går även bra att följa manualerna som är skapad på nedan länkar. https://community.visma.com/t5/Nyheter-for-Visma-net-ERP/Obligatorisk-tvafaktor-autentisering-2FA-i-AutoPay/ba-p/299987 https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net-ERP/SMS-for-2FA/ta-p/351194