Användartips för Visma.net ERP

Nu har vi publicerat ett flertal manualer för vår avancerade fakturahantering! Här hittar ni bland annat information om hur ni sätter upp flöden, konteringsmallar, hanterar användare och mycket mer. Ni hittar dessa inne i systemet via Hjälp -> Hjälpcenter (se bild nedan) eller under Nedladdningsbara dokument här i mapp Utbildningsmaterial.    

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger    

I vår avancerade fakturahantering så finns möjlighet att bland annat sätta upp inkommande flöden med färdig kontering utifrån en mall och automatisk attest. Vanligt är att styra inkommande flöden utifrån leverantör och referens och i de flesta fall blir det korrekt, flödet matchas och fakturan går automatiskt ut i flödet eller till slutbokföring direkt. Ibland händer det dock att exempelvis referensen är felaktig eller saknas vilket gör att det uppsatta flödet inte kan appliceras. Då finns det möjlighet att korrigera referensen på fakturan när den kommer in till systemet och sedan köra importflödet på nytt, fakturan går då iväg enligt det uppsatta inkommande flödet utan ytterligare manuell hantering.      För mer information om vår avancerade fakturahantering, kontakta er partner. Glöm heller inte att kika på vårt inspelade webbinar som ni hittar här

I OneStop Reporting har du möjlighet att ta fram topplistor över dina kunder, leverantörer och produkter. Detta finns tillgängligt i tre olika rapporter.   För att ta fram dessa rapporter, gör följande: 1. Gå till menyvalet Rapportering 2. I sökrutan uppe till höger söker du på "Topp 10"     Topp 10 kunder Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.   Topp 10 leverantörer Rapporten utgår från vad som finns registrerat på leverantörsfakturor i systemet. Som standard tas endast dokument med typen Fakturor med, men detta går att justera med hjälp av parametern Typ av dokument.   Topp 10 produkter Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.     Du har möjlighet att justera rapporterna (till exempel ändra urval för att visa en större topplista) genom att duplicera rapporten och justera kopian. Observera att detta kräver att du har korrekt tillgång till att redigera rapporter.   Om du önskar hjälp med att justera rapporterna kan du alltid vända dig till din partner.

I denna artikel beskriver vi hur du manuellt överför anställda från Time&Absence till Payroll SE. Det är nödvändigt om man lade upp anställda innan man skapade en koppling mellan programmen. Mer information om programlänkar hittar du här.   Logga in på Time&Absence med dina vanliga inloggningsuppgifter. Gå till Anställda > Anställning och se till att det finns aktuella uppgifter under Sysselsättningsgrader. Annars felar importen i Payroll SE Gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Exportera anställda. Om du behöver det, gör ett urval. Du har också möjlighet att spara det filter du skapat. När du är klar, tryck på Exportera. I tabellen till höger dyker en ny rad upp när exporten påbörjas. Där kan du se start- och slutdatum/klockslag samt status för exporten. Gå nu till Payroll SE och logga in som vanligt. Vid kuvertet till höger ser du en siffra som indikerar att det finns ny information redo att importeras. Markera raden för att se detaljerad information. Tryck på länken i meddelandet eller gå till Personal - HRM - Importera personal. OBS! Sedan version 2024.0.5 måste du välja en inmatningsmall innan du trycker på Importera, annars får du upp nedanstående felmeddelande. Du kan trycka på Kontrollera för att säkerställa att all information är korrekt. Om allt stämmer, tryck på Importera.   När importen är klar har du möjlighet att skriva ut en avstämningslista. Den nya anställda finns nu i personalregistret i Payroll SE.

Vi ser att för vissa automatiserade schemaläggningar har utförandetiden ändrats under de senaste dagarna. Orsaken till detta problem har åtgärdats, men de ändrade utförandetiderna behöver justeras manuellt. Detta gäller endast för automatiserade schemaläggningar där man har angett ett värde i fältet Körs mellan under fliken Schemalägg.   Om dessa inte är korrekta, kan de ändras genom att öppna schemat från Automatiserade schemaläggningar - översikt (SM205030).       Här, under fliken Schemalägg, ändrar man utförandetiden i fälten Körs mellan och sparar. Efter detta kommer utförandetiden att vara korrekt. Om ni behöver hjälp med detta, vänligen kontakta er support.

Här finner du information kring årsrutiner för 2023/2024. I versionen av Payroll SE som finns ute nu, så är bland annat alla årsvärden för 2024 uppdaterade. Läs gärna artikeln Payroll SE Versioninformation 2024.0.5 under Nyheter, för att få mer information på vad versionen innehåller i sin helhet.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.    

Ny rapportering för arbetare införs 2024. Förändringen innebär inte bara att rapporteringens tidsintervall förändras, från årligen till månadsvis, utan också att alla arbetare måste identifieras med en specifik kod som tillhandahålls av Fora. Här finner du en sammanställning på vad du ska tänka på.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.

Vi förstår att tid är värdefull, och därför har vi utvecklat sökfunktioner för att hjälpa dig snabbt och smidigt hitta det du behöver.  I vår nya avancerade fakturahantering finns bl. a.:   Globalsök för total kontroll: Högst upp i programmet finner du globalsök. Denna funktion genomsöker hela systemet och anpassar listan för att visa det mest relevanta först. Sök på allt och få snabbt en översikt över all information du behöver.    Fritextsök fakturabild: Med vår unika fritextsökning på fakturabilder kan du nu söka på alla ord som tolkas från fakturabilden. Oavsett var texten är lokaliserad på fakturan   Fakturasök med över 20 sökparametrar: Utforska vårt omfattande fakturasöksverktyg, där över 20 olika sökparametrar kombineras för att skapa den mest precisa sökningen. Oavsett om det är datum, belopp eller leverantörsinformation du letar efter, ger vårt sökverktyg dig möjlighet att anpassa sökningen för att matcha dina specifika behov. Slipp onödig tidsspillan och hitta exakt den information du letar efter på ett ögonblick.     Oavsett om du är en erfaren användare eller nybörjare, är våra sökfunktioner utformade för att göra din upplevelse intuitiv och effektiv.   Kontakta din partner för mer information!

Här  hittar du information om nya gränssnittet direkt via menyn i Approval.   Klicka på ikonen som ser ut som en glödlampa   Klicka på Ta reda på mer      

Hur skapar man en ny engångskod till sina anställda?   Administratören på ert företag med rollen Customer Administrator loggar in på https://signin.visma.net/ och aktiverar Authentication Settings                   Sedan lägger ni på rollen Authentication Administrator till den personen som ska kunna skicka ut engångskoder.                   Denna administratören kan nu logga in och klicka på ikonen, Authentication Settings i Home.                   Man behöver först verifiera sin domän om ni inte gjort det, så klicka på Lägg till domän                     Verifiera er domän enligt instruktionerna, antingen via DNS eller HTTPS Läs mer   När detta är gjort så kan ni i antingen via Visma.net Admin  eller i Authentication Settings skicka ut engångskoder till era anställda.    

Så här fungerar nya gränssnittet i Visma.net Approval.  Vad är nytt?  Ett nytt användargränssnitt som syftar till att förenkla din upplevelse när du arbetar med ärenden i Visma.net Approval. Det nya användargränssnittet förbättrar processen för användare att effektivt godkänna eller avvisa ärenden. Funktionerna som ingår i användargränssnittet är oförändrade jämfört med det gamla användargränssnittet, men sättet de presenteras på har förändrats.       Hur använder man det nya gränssnittet? Logga in i Visma.net Approval. Välj Mina ärenden och öppna ett ärende. Åtgärder som Godkänn, Avvisa och Andra åtgärder har flyttats längst upp till höger, tillsammans med nya ikonerna. De har samma funktionalitet som tidigare.   Alla flikar Dokument, arbetsflödesdetaljer med Anteckningar och kommentarer från den gamla vyn visas nu på en skärm,    Den nya layouten har lagts till även i Min historik, Processöversikt och Dokumentöversikt. Modulerna kan döljas genom att klicka på motsvarande ikon i sidofältet. När du döljer en modul kommer ikonen att markeras i blått. Layouten kommer att sparas, så att du kan se samma moduler när du klickar på pilarna uppe till höger och navigerar till nästa ärende     Arbetsflödesdetaljer  I den här modulen visas flödet med detaljer och tooltips visar användarens namn, e-postadress och profilbild.     Under stegets namn visas namnet på godkännarna. Under steget Godkännande visas var ärendets ursprung Expandera aktuella arbetsflödessteget för att se detaljerna: namnet på det aktuella arbetsflödessteget, aktuella godkännare och orsaken kommer att vara synliga.     Expandera arbetsflödeshistoriken så ser du en tabell med steg, åtgärd, kommentar, datum. Dessa kan sorteras på datum och användare. Finns även funktion med tooltips med e-postadress  som kan kopieras till urklipp.   Anteckningar och kommentarer Antalet kommentarer visas mellan parenteserna i rubriken Anteckningar och kommenterar är synligt på modulens ikon om du bestämmer dig för att dölja den. Du kan ange din kommentar i fältet Lägg till kommentar. En kommentar kan vara högst 501 tecken lång. Dokumentmodulen  I ärendelistan ärendelistan kan du se vilka dokument som behöver godkännas,  Antalet dokument visas i modulens rubrik, och det finns två sätt att navigera genom dokument: klicka på pilarna Sida upp eller Sida ner alternativt använd den vertikala rullningslisten.     I verktygsfältet under rubriken kan du se antalet sidor inne i dokumentet, och du har möjlighet att zooma ut och zooma in, ladda ner, rotera och skriva ut dokumentet. Dokumentet roterar 90 grader varje gång du klickar på ikonen Rotera åt höger. Om du vill skriva ut dokumentet öppnas en ny flik med dokumentet i förhandsgranskning.     Extern redigerare tillhandahålls av Visma.net ERP  Modulen för extern redigerare (redovisning med kontering) visas längst ner på skärmen för mindre upplösning (1440 - 800 px; 1680 - 480 px (vy med två kolumner) och 1280 - 640 px (vy med en kolumn), under alla moduler (detaljer om arbetsflödet) , Anteckningar och kommentarer, Dokumentdetaljer och Dokumentmodul.        Externa redigerare har en funktion för att ändra storlek, så att du kan ändra storlek på den från full bredd längst ner på skärmen till halv bredd längst ner till vänster på skärmen. När du väl har gjort ett aktivt val mellan nya knapparna bottom och left-bottom sparas layouten när du använder pilarna för att navigera till nästa uppgift och när du loggar in via samma webbläsare, efter att applikationen stängts. Den sparas inte när du väljer en annan webbläsare och den sparas inte när du öppnar ett nytt ärende från Mina Ärenden. För högre upplösningar (1920 - 725 px) visar vi en vy med tre kolumner med modulen Extern redigerare placerad längst ner till vänster på skärmen, under de tre modulerna Arbetsflödesdetaljer, Anteckningar och kommentarer, Dokument med Dokumentvisning på höger sida. Du kan ändra storlek på den extern redigeraren till full bredd och placerad längst ner på skärmen och layouten sparas endast när du använder pilarna för att navigera till nästa Denna information finns beskrivet i hjälpfilen.         

Ett tips inför sommaren är att använda Visma Manager appen vid godkänning av dokument. Visste du att du kan godkänna flera samtidigt genom att klicka på den lilla runda cirkeln till vänster. Se nedan.   Visma Manager - Godkänn flera samtidigt     Visma Manager appen kan laddas ner på:      

I denna artikel kommer vi att guida dig genom de olika stegen för att sätta upp konton och koddelar i Visma.net Payroll SE. För att ställa in koddelar i Visma.net Financials, följ instruktionerna i vägvisaren under Inställningar - Inställningshjälp - Koddelar (CS202000).   Steg 1: Benämningar i lönesystemet Visma.net Payroll SE använder en någorlunda annan benämning än Visma.net Financials, men Payroll SE tillåter även egna namn. I Payroll SE använder man begreppet nivå där nivå 1 är huvudbokskonto och nivåer 2-4 motsvarar segment i Visma.net Financials. Gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Under Aktivera bokföringsfunktioner kryssa i Bokföring - nivå 4.    Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring. Under Rubriker finns möjlighet att ändra standardbenämningar till valfria. Standardbenämningar är Kostnadsställe, Objekt och Nivå 4. Steg 2: Lägg till koddelar på personalkortet Gå till Personal - Personalregistret. Välj den anställde och gå till fliken Löner. Under Kostnadsställe och Nivå 4 (eller dina egna benämningar) har du möjlighet att lägga till den anställdes specifika kostnadsställen. Tryck på plusknappen för att lägga till en ny rad. Med optionsknappen till vänster anges den anställdes huvudtillhörighet Ange procentuell fördelning mellan flera koddelar. OBS! Denna fördelning  används för bokföringsunderlaget men för andra rapporter och urval som görs på kostnadsställe/Nivå 4, redovisas varje person på sin huvudtillhörighet (ej enligt någon fördelning).   Steg 3: Lägg till koddelar på lönearter Kostnadsställe och Nivå 4 ställer man in på lönearter. Gå till Lönearter - Löneartsregister - fliken Kontering Under Kontera enligt personal kryssa i Kostnadsställe och/eller Nivå 4 om du vill använda koddelar som har lagts till på personalkortet (Steg 2). OBS! Om du ändrade benämningarna i Steg 1 så får du se dem här. Under Kontera per kategori/anställd anger du också konto och koddel för Objekt (Segment 2 från Financials)     Det går även att snabbuppdatera många lönearter samtidigt under menyn Lönearter. Välj vad du önskar uppdatera       och följ vägvisaren i programmet.   Steg 4: Utökad kontering av arbetsgivaravgifter Om du behöver bokföra arbetsgivaravgifter per kategori kan du göra det med tilläggsmodulen Bokföring arbetsgivaravgifter/kategori. För att få tillgång till den utökade konteringen gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Kryssa i för Bokföring arbetsgivaravgifter/ kategori. Gå till Företag - Företagsregistret - Lagstadgade avgifter. I nedre delen av tabellen ange Kreditkonto för förmåner, banklön och kontantlön   Tryck på länken Kontering per kategori På fliken Arbetsgivaravgifter ange kontering (debet och kredit) för varje personalkategori eller ett standardkonto.   På fliken Kontering nivå 2 ställer du in om balanskonton ska fördelas på koddelar. Balanskonton för både arbetsgivaravgifter och förmåner kan fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4. Balanskonton för banklön och nettolön kan fördelas på kostnadsställe och nivå 4.   Regionalt företagsstöd samt stöd för forskning och utveckling (FoU) kan fördelas på motsvarande konto (debet och kredit) som för de lagstadgade arbetsgivaravgifterna, samt fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4.   Steg 5: Få med koddelar på bokföringsunderlag Gå till Löneperiod - Rapporter - fliken Beställning. Tryck på plusknappen för att skapa en mall för utskriften. Skriv in ett namn i textfältet under Beställningens namn. Tryck länken Lägg till/ta bort Kryssa i för Bokföring Tryck OK   Under rapporter kan du nu trycka på plusknappen för att utforma bokföringsunderlag. Ange en benämning. Välj om alla transaktioner för löneperioden ska inkluderas i bokföringsordern eller enligt urval. I rullgardinsmenyn för sortering välj vilka segment som ska följa med och i vilken ordning. Här är det viktigt att du anger den ordning som används i Financials. Tryck på Spara. Tryck på Spara igen i huvudfönstret. Tryck på Utskrift och önskat åtgärd.     För att kunna importera bokföringsunderlaget i Financials behöver du förbereda en Excel fil. Det gör du genom att trycka på excelikonen och ladda ner en Excel eller CSV fil - formatet väljer du i nästa steg.       

I nuläget behöver man exportera och importera användare mellan Visma.net Payroll SE och Visma.net Admin varje gång en ny anställd läggs upp, för att koppla samman användare mellan de två programmen.   I denna artikel utgår vi från att du redan har konfigurerat företaget. En fullständig dokumentation hittar du här.   Börja med att säkerställa att det finns en korrekt e-postadress på personalkortet i Visma.net Pyroll SE. Gå till  Personal - Personalregistret - fliken Allmänt. I kolumnen längst till höger, kontrollera E-post Visma.net. Det är endast detta fält som importen går efter. OBS! Importen är även skiftlägeskänslig, så lägg märke till stora och små bokstäver.   Gå till Personal - Exportera personal (Visma.net) och välj vilka anställda som du vill inkludera i filen. Om du redan använder Visma.net Payroll SE kan det vara aktuellt att endast välja de anställda som inte har kopplats till Visma.net. Tryck på knappen Skapa fil för att skapa och ladda ner en CSV-fil. Den sparas automatiskt på din dator i mappen Hämtade filer. Gå till Visma.net Admin. Gå till Användare och roller - Användare. Tryck på Andra åtgärder och välj Importera användare…   Välj filen du exporterade från Visma.net Payroll SE och följ vägvisaren. Ge rollerna som vanligt i Visma.net Admin På så sätt lägger du till nya användare som nu tilldelas ett OdpUserID När du är klar med rolltilldelningen tryck på Excel-ikonen till höger om Andra åtgärder för att exportera användarna. Gå tillbaka till Visma.net Payroll SE. Gå till Personal - Import personal. Tryck på plus-knappen. Ange en Benämning. I Filformat välj Visma user(xlsx). Inmatningsmall sätts automatiskt till Support Test Mall. Tryck på mapp-ikonen vid Filnamn och välj filen du exporterade från Admin Du kan kontrollera vilka användare som kommer att importeras genom att trycka på knappen Kontrollera. Om allt ser rätt ut tryck på Importera.     Om det behövs så spara Avstämningslistan. Du kan spara den i PDF- eller Excel-format eller bara förhandsgranska.   På personalkortet kan du nu se en kedjeikon vid E-post Visma.net och fältet är inaktiverat.