Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

I løpet av mai måned 2021 ser vi at noen kunder har hatt utfordringer med at innbetalingsfiler i Visma.net Autopay er blitt lastet ned flere ganger til Visma Business   For å forhindre dette ble det implemenert endringer i Visma.net Autopay kvelden 1.juni. I tillegg blir det nå utviklet forbedringer i  Visma Business v.16 i forhold til håndtering gjeldende importer av innbetalinger (duplikatkontroll)   For kunder med Visma Business v.15, vil det komme en patch i slutten av juni. For de kunder som ikke oppgradere til Visma Business v.16 ved lansering, anbefaler vi installasjon av patch til Visma Business v.15 når denne releases.

Vi får av og til spørsmål om mulighet til å benytte engelske tekster i kontoplanen. Dette er systemet klargjort for, men kreves litt bearbeiding før dette er klart. Dette gjøres på følgende måte:   Kontoplan: Hent frem 2 skjulte kolonner, Opplysning 2 og Navn 2     Kopier så verdien i fra Opplysning 2 til Navn 2   Gå så over de kontoer som mangler info i Navn 2, slik at opplysningene blir komplett. Når dette så er lagret er Navn 2 klar til bruk.   Rapporter: Når denne informasjonen å er lagt i Navn 2 kan dette benyttes i rapporter. For å få til dette må det justeres ved utskrift av f.eks resultatregnskapet.   Dette gjøres på følgende måte: I utskriftsdialogen - velg avansert og deretter Kontoer, her velges: Benytte “Navn 2”, og da hentes de opplysningene som er lagt i Navn 2 på kontonavnet.     For å få en komplett rapport på engelsk så er det 2 ting til som må gjøres:   Det første er å stille om språket til engelsk, dette gjøres fra toppmenyen:     Og det andre er at ved utskrift så må det velges en rapport definisjon som er engelsk:   Rapporten vil da ha en tilnærmet slikt utseende:    

Oppsett i Visma Business   For å sende MVA-oppgave via AutoReport, må følgende felt være riktig utfylt (Regnskap - Regnskapsrapporter - Regnskapsrapporter - fane Skattemelding - Logger og oppsett av AutoReport i Visma Business - AutoReport oppsett):   Org.nr. i tabellen for firmaopplysninger MVA reg.nr. (obligatorisk før versjon 13.01.0) Adresselinje 1 Postnr. Poststed E-postadresse Telefonnr. Bankkonto Leverandørnr. Avgiftsoppgjør AutoReport behandling    Her kan du velge følgende: Send til AutoReport: vil bli forhåndsvalgt ved sending av MVA-rapporter Behandle meldinger for betaling av mva. automatisk: Visma Business vil da automatisk behandle meldinger fra Altinn og generere bunt med posteringer mot leverandørreskontro på leverandøren som er angitt i feltet Leverandørnr. Avgiftsoppgjør mot hovedbokskonto definert i Avg.oppgj.konto fra Bedriftsopplysninger.  Automatisk oppdatering av bunter for behandling av mva: Betalingsbunt mottatt fra Altinn bokføres automatisk.      Oppsett i Visma.net   Tjenesten AutoReport må aktiveres på aktuelt firma i Visma.net Admin   Brukere som skal sende MVA-oppgave må tildeles rollen “AutoReport user” i kolonnen for AutoReport i Visma.net Admin Dersom brukeren nå logger seg ut og inn av Visma.net, vil de få opp ikonet for Visma.net AutoReport i Visma.net Home.      Registrere datasystem i Altinn for innsending av omsetningsoppgave   Altinn må ha informasjon om hvilket datasystem som skal sende inn omsetningsoppgave. Logg deg inn i Altinn, velg administrasjon, og legg inn Visma Business i nedtrekksmenyen for “Datasystem type”. Når dette er gjort, vil du få tildelt en unik Datasystem ID og angi et Datasystem passord. Byrå kan bruke en felles Datasystem ID.    Disse verdiene må du ta med deg tilbake til Visma.net Autoreport og legge inn under fanen “Innstillinger”. Byrå kan bruke en felles Datasystem ID.      Du er nå klart for å sende MVA-melding direkte til Altinn fra Visma Business!

Dersom en Visma.net klient skal flyttes fra et byrå til et annet byrå, eller dersom en Visma.net klient skal flyttes fra en virksomhet til en annen virksomhet. Og dette inkluderer bytte av kundenummer. Vil det for Visma.net autopay bety en endring som man bør være oppmerksom på.   Dersom en i Visma.net Autopay inn under bankavtalen, ikke får endret / lagret kundenummer på følgende sted:     Da må Visma kontaktes via Support, eller så må en ta kontakt med din Visma Partner slik at en får åpnet opp for å endre dette. Selve endringen må skje av Visma sentralt.   Dette vil ikke gjelde hvis kunden har egen nettbank (og ikke er tilknyttet byråavtale). Det vil da være mulig å endre Kunde ID. KundeID er mulig å endre dersom det benyttes egen nettbank eller andre banker som henvist over.     Skjema for bestilling av Visma.net tjenester for flytting fra et kundenummer til et annet kundenummer, finner du i denne lenken. Bestilling av dette, bør gå via din Visma Partner. Skjema skal alltid benyttes for overføring av et Visma.net firma med historikk for selskap, og brukere.   Vi jobber med å få inn dette som et eget punkt i skjema. Dersom en ikke finner dette i skjemaet, benytt et av de ekstra feltene. Husk å oppgi company id / Firma id for firmaet det gjelder.  

OneStop Reporting Light for Visma Business   Som tidligere varslet så har Visma Reporting nådd sitt end of life, og vil bli erstattet av OneStop Reporting. For de kunder som har benyttet grunnpakken til Visma Reporting vil OneStop Reporting light erstatte dette.   Det har kommet en del forespørsler på hvordan dette kan gjøres for de som ikke har siste versjon av Visma Business. Det er nå laget en beskrivelse på hvordan komme i gang.   For å få en fullverdig beskrivelse så følg denne linken: https://help.onestopreporting.com/nb/brukerdokumentasjon-onestop-reporting-light/#post-18340-_u0j47xw0ocbc Denne tar for seg disse tre mulighetene: Kom i gang med OneStop Reporting Light Det er hovedsakelig tre måter å komme i gang med OneStop Reporting Light: Fra Visma Business versjon 15.10 installer Fra registreringssiden Fra fullversjonsløsningen Det er også en del som ønsker mer informasjon rundt hva OneStop er og hvilke muligheter dette gir, for de som ønsker å vite litt mer rundt det så foreligger dette webinaret som tar for seg dette:  OneStop Reporting for Visma Business, Light vs Fullversjon https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Visma-Business-og/OneStop-Reporting-for-Visma-Business-Light-vs-Fullversjon/ba-p/362590

Vedr spørsmål om hvilken versjon av Visma Business man må ha for å kunne levere nødvendig informasjon i SAF-T-format til Skatteetaten. SAF-T blir som kjent obligatorisk ved bokettersyn for transaksjoner registrert etter 1/1 2020.    Vi har kun eksport av saf-t fil, dessverre ikke laget en import av saf-t til Visma Business ISO-koder anbefales å være oppdatert i valutatabellen, med 3 lengdesiffer. I eldre versjoner i VB har det hendt at en har kopiert ISO-kode fra landtabellen, og disse inneholder kun 2 bokstaver. Skatteetaten tilbyr systemleverandører eller andre som utvikler løsning for å støtte SAF-T formatene, å delta på test via Altinn. https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/saf-t-regnskap/testinnsending/     Vi anbefaler at du kjører siste versjon vedr saf-t, da det er en del endringer. Dette er noen av endringene som ligger i versjonene:   Versjon 16.01: Delt eksportfil for SAF-T hvis antall transaksjoner er svært høyt Under behandlingsvalget Eksporter SAF-T er det lagt til alternativ for Eksporter grunndata og hver periodes transaksjoner i separate filer. Velges dette opprettes det én XML-fil med grunndata og 12 XML-filer med overskrift og hovedbokstransaksjoner.   Merk: Dette alternativet skal brukes av selskap med store datamengder der xml-filen blir større enn 2 GB hvis den eksporeres i en fil, fordi skattemyndighetene ikke kan håndtere filer som er større en 2 GB Utelat: Grunndata – utelater grunndata fra XML-filen Utelat: Hovedbokstransaksjoner – utelater hovedbokstransaksjonene fra XML-filen.   Versjon 16.0 Justert utlegg av data Bokstavene «MVA» legges ikke lenger ut i taggen <TacRegistration>   Versjon 15.10.1: Bilag uten Bilagsart Et problem ved eksport av bilag uten bilagsart har blitt løst.   Bilag anbefales å oppdateres med bilagsart, ved ikke angitt bilagsart ved bokføring tildeles automatisk bilagsart = 0 og denne finnes ikke i Masterdata. Dette kan for eksempeloppstå ved en filimport hvor bilagsart ikke er satt   Mva-beløp Fordeling av mva-beløp mellom transaksjoner kunne i noen tilfeller bli feil. Dette   er nå løst. Et litt smalt scenario i utfordringene rundt akkumulerte transaksjoner - når vi splitter det akkumulerte ut igjen på separate poster fant de en feil når det i samme journal var flere ordre med flere mva-satser innen hver ordre. - Versjon 15.10   Automatisk genererte transaksjoner Det er to oppsett i systemet som kan forårsake akkumulering av transaksjoner i tabellen Hovedbokstransaksjon, som kommer i konflikt med SAF-T-formatet. Disse to parametere i tabellen Bedriftsopplysninger blir endret under oppgraderingen av bedriftsdatabasene: Aut.gen.trans.beh. settes til 2 - Produseres fortløpende (anbefalt). Hovedbokstransaksjoner pr. faktura (anbefalt) i Regnskapsbehandl. aktiveres. Med innstillingene satt som beskrevet over, vil all informasjon som kreves av SAF-T-formatet være tilgjengelig for hver transaksjon. Denne har ikke tilbakevirkende kraft, denne blir satt under oppgradering – men anbefaler at denne blir satt evt også før oppgradering     Versjon 15.01 Behandlingsvalget Eksporter SAF-T Behandlingsvalget Eksporter SAF-T har blitt flyttet fra tabellen Bedrift til tabellen Bedriftsopplysninger.   Oppdatert felt-mapping Mapping har blitt oppdatert for følgende tagger i filen: <GLPosting date> - Valuteringsdato (tidligere Opprettet dato) <JournalID> - Bilagsjour.nr (tidligere "A")   Versjon 15.0 Avrunding av strengverdier For å oppfylle spesifikasjonene for maksimal strenglengde for data eksportert til SAF-T, vil følgende datatyper avrundes på følgende måte: Kode: 9 tegn Kort tekst: 18 tegn Medium tekst 1: 35 tegn Medium tekst 2: 70 tegn Lang tekst: 256 tegn ISO-landskode: 2 tegn ISO-valutakode: 3 tegn SAF-T XML-fil, format Den eksporterte XML-filen ble ikke korrekt lagret i UTF-8-format. Dette er nå løst.   Det er noen som har fått feilmelding på ugyldige verdier i xml filen - "Invalid character in the given encoding.." Løsningen er da å lagre filen som utf-8 format, åpne filen i notepad+ og gjøre endringene   Generelt kan det feile på bruk i _ (understrek). Dette kan evt scriptes vekk. Vi har oppdaget at dette kan være satt på aktører, og filen kan feile her.     Versjon 14.10.1 Oppdatert fil for standardkontoer Skatteetaten har oppdatert filen for standardkontoer som benyttes i SAF-T. En oppdatert Standard_account.txt er inkludert i denne versjonen og kan importeres til tabellen Standardkonto.   Oppdatert til AuditFileVersion 1.10 SAF-T AuditFileVersion har blitt oppdatert til ver 1.10.   Filtrering av data Det er nå mulig å filtrere vekk Kundenr, Lev.nr og Ansvarsenhet 1 - Ansvarsenhet 12 uten data fra eksporten til SAF-T.   Versjon 14.10.0 XML-elementet NumberOfEntries (<n1:NumberOfEntries>) XML-filen som ble produsert av Eksporter SAF-T, viste antall Hovedbokstransaksjon i stedet for antall Bilag. Dette er nå løst. Utelatte XML-elementer Eksporter SAF-T eksporterte ikke XML-elementene GroupingCategory (<n1:GroupingCategory>) og GroupingCode (<n1:GroupingCode>). Dette er nå løst. Overflødige forekomster av XML-elementene CustomerID og SupplierID Eksporter SAF-T eksporterte XML-elementene CustomerID (<n1:CustomerID>) og SupplierID (<n1:SupplierID>) i linjene (<n1:Line>) under hovedboksposter (<n1:GeneralLedgerEntries>) for alle linjer, og ikke bare for linjer med en hovedbokskonto knyttet til kundereskontro og/eller leverandørreskontro. Dette er nå løst.   IB utelatt på resultatkontoer Eksport til SAF-T tok ikke med inngående balanse på resultatkontoer. Dette er nå løst.   Manglende Avg.kode når 0% mva. Eksport til SAF-T utelot elementer under <n1:TaxInformation> hvis raden i tabellen Hovedbokstransaksjon hadde en mva.kode med 0% mva. Dette er nå løst.   Man kan mappe mot næringsoppgave f.o.m. 14.10. Da må man bruke de feltene som heter Grupperingskategori og -kode. NB! Før denne versjonen blir ikke disse feltene tatt med i eksporten, selv om de finnes i databasen. Forarbeidet kan mao. gjøres i tidligere versjon, men ikke selve eksporten. Disse feltene må fylles manuelt med korresponderende kategori og koder, som finnes f.eks. her: https://github.com/Skatteetaten/saf-t/blob/master/Grouping%20Category%20Code/XML/RF-1167_Grouping_Category_Code.xml  Vi har ikke laget støtte for mappingforslag mot næringsoppgave, så det er evt. en manuell operasjon for dem som ønsker å bruke det.      F.o.m. 13.10 kan du importere SAF-T standardkonti til vbsys (fra fiilen Standard_account.txt som finnes i mappen Nor.Int der Business er installert, f.eks. C:\Visma\Business\Nor.Int), og deretter bruke behandlingsvalget "Angi standardkonto" på hovedbokskonti for å få et forslag til mapping mot 2- eller 4-sifret SAF-T-kode. Behandlingen kan kjøres enkeltvis for firma eller for flere firma av gangen via en tidsstyrt oppgave. Se også - https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Visma-Business-og/SAF-T-i-Visma-Business-versjonskrav/ba-p/242197    

Mange har pdf-skrivere installert på sin PC. Ved hjelp av slike kan hva som helst skrives til pdf, like enkelt som til en vanlig skriver.

Som kjent må man alltid ha opprettet nødvendige regnskapsperioder og avgiftsterminer før man kan føre regnskap i Visma Business.

Regionale innstillinger i Windows påvirker kopiering og utskrift fra Visma Business til Excel.

Avvikende regnskapsår kan enkelt settes opp i Visma Business.

Spesifikke forutsetninger for Visma.net Expense-integrasjon i tillegg til de generelle Visma.net-forutsetningene.   Det er viktig å sette seg inn i mulighetene som finnes før en starter med oppsett og kobling. i hjelpefilen til Visma Business, les også disse dokumentene: Oppsett: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_setup_Business.html Generere bunter/bilag: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/concept/c_booking_expense_claims_to_accounting.html Refakturering: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/concept/c_sending_expense_claims_to_reinvoicing.html   Det er også laget et webinar som kan skaffes fra Visma Academy som viser rutinen med oppsett av Expense og Visma Business, samt hvordan dette fungerer i praksis. Klargjøring i Visma.net Expense     OBS: Benytter man flyt som inkluderer betaling i autopay, men har utlegg som er betalt av arbeidsgiver (f.eks kredittkort betalt av arbeidsgiver),og ikke skal utbetales via autopay, er det viktig at dette hukes av for i Expense (Betalt av arbeidsgiver). Systemet krever at denne reisen skal få status betalt og da må det sendes til Autopay for at Expense skal kunne sende melding til ERP.  Derfor er det viktig at dette kontrolleres før reisene godkjennes. Innstillinger Visma Business: Master Data Management (MDM) integrasjon må være aktivert.   Bedriftsbehandling i Bedriftstabellen Hvis Behandle innkommende bokføringsdokumenter automatisk er aktivert, behandles dokumenter automatisk når de blir mottatt fra Visma.net Expense.     Bokføringstilfeller: Inngående regnskapsdokumenter i  Bedriftsopplysninger tabellen   Det er mulig å aktivere en automatisk oppdatering av bunter ved å velge direkte oppdatering. Bare bunter uten feil vil bli automatisk oppdatert. Expense bilagsserie i Bedriftsopplysningertabellen.     Hent frem”Expense Bilagsserie - legg inn den nye serien her:     Bilagsnummer vil bli hentet fra denne serien når det blir opprettet nye bilag, og innkomne bilag vil få Opprinnelse 2 - Expense. Ordrebehandling 1: Spesialbehandling (faktura) i Bedriftsopplysninger-tabellen   Hvis Opprett separate ordrer fra Visma.net Expense er aktivert, vil Del opp-behandlingen automatisk bli utført på den nyopprettede salgsordren. Mer spesifikt vil det opprettes nye seperate ordrer for hver kunde fra den første salgsordren fra Visma.net Expense. Hvis dette alternativet er deaktivert, opprettes bare en salgsordre for hvert behandlet dokument. I dette tilfellet kan brukeren manuelt utføre Del opp-behandlingen for å opprette nye ordrer for hver kunde. Brukeren kan også manuelt utføre Overfør-behandlingen for å flytte ordrelinjer til    Produkt mapping for viderefakturering   Kostnadstyper fra Visma.net Expense må kobles mot produkter i Visma Business slik at viderefakturering skjer mot rette produkt. Her er det viktig å sjekke hva som står i hjelpefilen i forhold til Standard Expense typer slik at det blir unike koblinger mot produktet i Visma Business. http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_setup_Business.html Koblingen som settes på de forskjellige produktene som en ønsker å benytte i VB, hentes fra Leveringsalternativ.   Se f.eks Bilgodgjørelse:   I Visma Business blir det da slik på produktet:     Viktig at denne koblingen er unik for produktene, og at det også settes opp bare en slik kobling pr produkt.   Viktig å huske på at Visma.net Expense operer med brutto priser, mens Visma Business med nettopriser. Og for å korrekte priser skal benyttes som grunnlag for fakturering og mva behandling er det viktig å benytte korrekt behandlingsmåte på de produktene som ikke skal ha mva fradrag på prisene fra Expense, f.eks Bilgodtgjørelse og Diett.     På alle produkter kan det også være lurt å sette på unntas lagerhåndtering: