Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Krav Forutsetninger for integrasjonen mellom Visma.net Payroll og Visma Business. Visma.net Payroll For konfigurasjon av bedriftsoppsett må brukeren være tildelt rollen Employee Management Administrator . For eksport av bokføringsdata til Visma Business må brukeren være tildelt rollen Visma.net Payroll Administrator . Visma Business Visma Business produktlinje versjon 17.x eller høyere er nødvendig for å kunne motta bokføringsdata fra Visma.net Payroll. Visma Business Host for OD MessageQueue-tjenesten må kjøre. Prosesseringen aktiver Visma.net må være kjørt på firma i Systeminformasjon.   Oppsett Hvordan sette opp integrasjonen mellom Visma.net Payroll og Visma Business. Visma.net Payroll Oppsett i Visma.net Payroll: Brukeren tildelt rollen Employee Management Administrator må definere Visma Business som eksportformat under seksjonen Bokføring. Dette gjøres i Visma.net Employees > Innstillinger > Selskapsinnstillinger. Visma Business Bilagsserie: Opprett en ny, eller kontroller at bilagsserie for lønn eksisterer i tabellen Bilagsserie. Standard er 500 - Lønn.   Lønnsserie: Angi nummer for bilagsserie for lønn i feltet Lønnsserie i tabellen Bedriftsopplysninger. Feltet kan hentes frem med hurtigtast ctrl + u. Nummer fra denne serien vil bli brukt når bilag opprettes fra rader i tabellen Regnskapsdokument som har opprinnelse 5 - Payroll.   Master Data Management (MDM) For å dele hovedbokskontoer og ansvarsenheter med Visma.net Payroll, må behandlingsvalget Aktiver Master Data Management kjøres fra tabellen Bedrift. Ved vellykket kjøring vil dette vises ved at alternativet Master Data-synkronisering er aktivert blir markert.   Andre innstillinger for å øke automatisering Automatisk behandle dokumenter: Hvis bunter og bilag skal bli automatisk opprettet når nye rader med regnskapsdata fra Visma.net Payroll legges til i tabellen Regnskapsdokument, kan alternativet Behandle bokføringsdokumenter automatisk under Bedriftsbehandling i tabellen Bedrift velges.   Bokføringstilfeller: Det er også mulig å aktivere automatisk oppdatering av den opprettede bunten, ved å velge Direkte oppdatering under feltet Bokføringstilfeller i tabellen Bedriftsopplysninger. Kun bunter som ikke inneholder feil vil bli automatisk oppdatert. Tips: Dersom en fil fra Payroll kommer inn med feil fjernes haken for direkte oppdatering på regnskapsdokument mens man retter feilen og oppdaterer manuelt. Prosessflyt for å opprette bilagslinjer fra Visma.net Payroll Generell beskrivelse av integrasjonen mellom Visma.net Payroll og Visma Business. Generere filer for eksport i Visma.net Payroll Prosessen for å opprette og sende data til Visma Business er tilgjengelig så snart periodens lønninger er lastet opp og godkjent i Visma.net Payroll. MessageQueue Tjenesten Visma Business Host for OD MessageQueue vil lytte etter nye meldinger fra Visma.net Payroll. Når en ny "pakke" med regnskapsdata genereres fra Visma.net Payroll, vil MessageQueue bli varslet. Eksempel fra MessageQueue-logg: [2022-02-09 09:59:04.5440] Info - Message type: Visma.OnDemand. HRM.Payroll.Voucher [2022-02-09 09:59:04.6686] Info - Processing called successfully Behandlinger i tabellen "Regnskapsdokument" Når data mottas fra Visma.net Payroll, vil MessageQueue legge til en ny rad i tabellen Regnskapsdokument for videre behandling. Relevant informasjon oppdateres, som feltene Opprinnelse (5 - Payroll), Dok.dato og Status. Vis dokument Ved kjøring av behandlingsvalget Vis dokument for den aktuelle raden, vil XML-innholdet for opprettelse av bilagslinjene vises. Eksempel: <voucherLine> <voucherLineDate>2022-08-31</voucherLineDate> <creditAccountNo>2600</creditAccountNo> <lineAmount>1600.00</lineAmount> </voucherLine>   Behandle dokument Bilagslinjer opprettes i Visma Business ved kjøring av behandlingsvalget Behandle dokument. Behandlingen av en rad i tabellen Regnskapsdokument, vil resultere i opprettelse av en ny bunt med tilhørende bilagslinjer. Feltet Opprinnelse vil vise at bunten har opprinnelse fra 42 - Regnskapsdokument. Statuser og feilhåndtering Et regnskapsdokument importert fra Visma.net Payroll kan behandles, når følgende forutsetninger er oppfylt: Dokumentet har ikke blitt behandlet tidligere (Sendt til bokføring er ikke markert under feltet Status). Feltet ISO-kode i tabellen Land må finnes for samme valutakode som i regnskapsdokumentet. Hvis noe er feil vil en feilmelding vises, og i tillegg vil feltet Status i tabellen Regnskapsdokument settes til: Feil i behandling - hvis valutakode i dokumentet ikke finnes i kolonnen ISO-kode i tabellen Land. Brukeren kan gjøre foreslåtte korrigeringer og starte behandlingsvalget Behandle dokument på nytt hvis denne statusen er satt. Ingenting å behandle - hvis dokumentet ikke inneholder noen transaksjoner til bokføring. Ingen ny start av behandlingsvalget Behandle dokument kan utføres hvis denne statusen er satt, en ny eksport må foretas fra Visma.net Payroll når noe mangler. Mer informasjon om oppsett i Visma.net finnes her. Relaterte brukertips Oppsett i Visma.net Payroll

Visste du at 90% av alle henvendelser tidlig i et purreløp (som betyr når en kunde mottar en betalingspåminnelse eller et inkassovarsel) er spørsmål om fakturakopi? Kunden finner faktisk ikke fakturaen! Bruker du AutoInvoice og AutoCollect? Da kan vi hjelpe hverandre ved at vi får tilgang på fakturakopien!  Vi vet at dette sparer alle parter for tid og fører til raskere betaling av forfalt faktura. Andre fordeler: Vi får tilgang på fakturakopi på saker du har sendt oss for oppfølging med et enkelt tastetrykk i vårt produksjonssystem Fakturakopi på inkassosaken blir tilgjengelig for sluttkunden i vår sluttkundeportal "MinSide" Ved kontakt med sluttkunden bistår vi med fakturakopi Hvordan komme i gang om du har en klient / et firma?  Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no  Gå til Innstillinger / brukere Legg til ny bruker ​Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com  Brukeren må ha adminrettigheter Lagre Hvordan komme i gang om du har flere klienter / firmaer?  Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no  Gå til Innstillinger / brukere Legg til ny bruker ​Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com  Brukeren må ha adminrettigheter Trykk på “Flere firma” (liste med alle firmaer / klienter fremkommer) Trykk på knappen “Alle admin(xx)” (*xx* henviser til antall klienter) Lagre    Tada! Så enkelt og så effektfull!   PS! Lurer du på hva AutoCollect er? Bli kjent med tjenesten her AutoCollect i Visma Business

Endringen motsatt, altså fra 12 % til 6% var en midlertidig endring som trådte i kraft 01.04.2020 som en del av tiltakspakkene i forbindelse med Corona situasjonen.    Nå er det på tid og endre dette tilbake, og med virkning fra fredag 1. Oktober 2021 er satsen tilbake på 12%. Dette gjelder bl.a. innen bransjer som overnatting, persontransport og kultur- og idrettsarrangementer. Dette vil påvirke alle ERP systemer, og medfører bl.a. endringer som må utføres i alle systemer ved mottakelse av fakturaer. Dette for å unngå at det oppkreves for lite mva.   I Visma Business må du nå utføre følgende: Gå til tabellen Merverdiavgift Finn rader med "Ny sats" = 6 % ( lav sats) Legg inn riktig mva sats i kolonnen «Sats»  6% Legg inn riktig mva sats i kolonnen «Ny sats»  12% Legg inn 01.10.21 i kolonnen Fom. Dato Lagre denne endringen.     Kilde skatteetaten:    Visma Community artikkel 2020: 

I Approval har du mulighet til å godkjenne faktura på vanlig måte og i tillegg godkjenne fakturaen for betaling. Knappen vil da hete Approve and Pay. For at fakturaen skal få denne knappen tilgjengelig må det være satt opp korrekt oppsett på firma og bruker, i tillegg må utfylte kriterier til fakturainnholdet fra Visma Document Center være utfylt.    Informasjonen som blir sendt til Approval er opplysninger som er utfylt i dokumenthode i Visma Document Center. Dokumentlinjene blir ikke validert mot Approve and Pay. Dette betyr i praksis at hvis det ikke finnes bankkontonummer i dokumenthode, men på dokumentlinje vil ikke Approve and Pay bli tilgjengelig for godkjenner.    I eksempelet under er alle opplysninger gitt. For å få opp "Endre dokument" dobbeltklikk på dokumentet (merket med rød pil).    Følgende kriterier må være utfylt:  Leverandørnummer Leverandørnavn Leverandørens bankkontonummer Valuta Fakturanummer Beløp  Dersom disse feltene ikke er utfylt i dokumenthode kan du dobbeltklikke på dokumentet i Visma Document Center og fylle inn informasjonen, eller kjøre en tolk av dokumentet.    

Webfaktura og Visma Business synkroniserer data mellom hverandre. Dette kan eksempelvis være fakturaer og kunder opprettet i Webfaktura som skal synkroniseres til Visma Business. Når innbetalinger blir bokført i Visma Business kan disse også synkroniseres til Webfaktura slik at kunden selv kan ha oversikt over åpne kundeposter. I denne artikkelen vises kjente problemstillinger og hvordan du kan feilsøke dersom synkroniseringen mellom systemene skulle stoppe opp.    Logger og tabeller involvert i Webfaktura: I feilsøking er følgende logger og tabeller viktige å kjenne til, og bruke.  Application.log, webfaktura.log, tekst-bedriftsvariabler, tekst-systemvariabler Application.log viser problemer med tilkoblinger som for eksempel hvis det ikke er kontakt mellom Visma Business og backend Webfaktura Webfaktura.log viser om tingenes tilstand når det gjelder overføringer til og fra Webfaktura Tekst-bedriftsvariabler er Visma Business klientens oppsett mot Webfaktura synk Tekst-systemvariabler er Visma Business config mot Webfaktura synk som for eksempel brukernavn og passord, samt aktive/inaktive klienter   WebfakturaSynk: Om det ikke er kontakt med Webfakturaportalen: Kontroller at byråbrukers passord er korrekt  Visma Business integrasjonsbruker må være navngitt bruker "Standard" VBSys Base      4. Hovedklient i Visma Business må eksistere      5. Det må eksistere en rad i navneromtabellen som heter «Webfaktura»:       Overføringslogg Om det ikke blir overført fakturaer fra Webfaktura til Visma Business kan du sjekke status på faktura(er) i overføringsloggen i Webfaktura (1, 9, 0, -1) Loggen kan inneholde mange rader, så husk å sjekke om det er en -1 status som hindrer overføringer langt nede i loggen.   Tips til feilsøking Fakturaer/kunder blir ikke overført fra Webfaktura til Visma Business: Hvis det i loggen står følgende, "Feltet kan bare tilordnes automatisk.." vil dette løses ved å hente opp feltet “Bare + i” i bedriftsopplysninger, og fjerne avhuking på kunde. Dette for å åpne opp for at det automatisk kan opprettes nye kunder i Visma Business som er opprettet i Webfaktura.    Hvis innbetalinger ikke synkes fra Visma Business til Webfaktura: Det kan finnes en blanding av nye og gamle kundenr. Dette kan kan ødelegge sync.  Innbetalinger/åpne poster som vises i Webfaktura hentes fra tabellen “Åpen kundepost” i Visma Business. (Tidligere var det viktig å bruke kolonnen “motref” for å matche innbetalinger, dette benyttes IKKE lenger). Dersom poster er oppgjort er det viktig å sette postene til “Avslutt kundepost” i "Åpen kundepost" tabellen. Manglende ISO-kode i VB Landnr i Webfaktura og Visma Business er ikke synkrone. Hvis det har blitt opprettet en ny kunde i Webfaktura med et landnr som ikke eksisterer i Visma Business må landnr med tilhørende ISO-kode fylles ut i Visma Business.  I disse tilfellene vil hverken kunde eller fakturaen som er generert i Webfaktura bli synkronisert til Visma Business.  Dette kan leses fra webfakturalogg. Når landnr med ISO-kode er opprettet kan en manuell synkronisering kjøres fra Visma Business ved hjelp av WebfakturaSync.   

Fra versjon 15.01 av Visma Business, har du mulighet til å benyttet et eget vindu for aktivering av klienter, visste du det? Vinduet er plassert like etter vindu 921. Systemopplysninger, og heter Aktivering av klienter.  Målet er å gjøre aktiveringen enklere for Visma.net tjenester på eksisterende klienter samt å forenkle oppsettet av Visma.net tjenestene og andre prosesser inne i selve Visma Business. Både for nye, og eksisterende klienter.   Her er eksempel hvor du finner vindu, og hvilket nummer det har: (Alternativt vil du kunne finne dette vindu fra Visma Business Explorer / utforsker inn under Oppsett - > Administrasjon - > Systemadministrasjon)   Følgende Visma.net tjenester med tilhørende oppsett i Visma Business er bygd inn:   Aktivere den grunnleggende koblingen mot Visma.net Aktivere Master data (MDM) Aktivere Visma Document Center Aktivere AutoInvoice Aktivere AutoPay (NB! Visma.net AutoPay) Aktivere AutoReport   I tillegg er følgende andre aktiveringer tatt med:   Aktivere Visma Document Center Andre viktige oppsett i Visma Business Aktivering/deaktivering av ansvarsenheter (avdeling, prosjekt osv.) Automasjonsprosessen Bankavstemming   Aktivere Visma.net   Alle klienter i Visma Business som skal benytte en eller flere tjenester Visma.net må først aktiveres i Visma.net. HUSK! i Visma.net kan ikke et Visma.net selskap eksistere 2 ganger under samme kundenummer. Orgnummer er unikt, og du vil få melding i Visma.net og admin menyen dersom du forsøker å opprette et selskap som allerede eksisterer.   Når du ser at du har fått lagt inn riktig klientnummer, orgnummer og navn, kan du trykke på aktivere Visma.net.     Det samme gjør du også for å sjekke om kontakten med Visma.net er OK på allerede aktiverte klienter. Når alt er OK på alle tre statuslinjer i bildet som nedenfor, dvs. du har en grønn hake kan du aktivere ved å trykke på eksporter når klienter er markert.     Obs. Dersom du ikke har tilgang til vindu, eller kan utføre enkelte handlinger i en tabell, kolonne eller rad i Visma Business. Kan det være fordi du er plassert i en adgangsgruppe med mindre tilganger. Sjekk da med din nærmeste systemansvarlige.   Vedlagt vil du finne dokumentasjon for de øvrige ulike steps i aktiveringen, dersom du trenger mere hjelp for å utnytte de muligheter som finnes i dette vinduet. Vi gjør oppmerksom på at dersom du ikke finner en kolonne du ønsker sjekke, kan du alltid trykke CTRL+U for å hente fram en skjult kolonne i et vindu av Visma Business, dersom det er tilgjengeliggjort i tabellen.      

Avskriv restbeløp   Du kan avskrive restbeløp som ligger i åpen kundeposttabellen ved å høyreklikke – avskriv betalinger. Det blir da produsert avskrivingsbilag for fakturaer     Du har noen settinger i bedriftsopplysninger vedr dette Maks betalingsavvik annet og maks betalingsavvik kontantrabatt Betaling avskrivingskonto annet og og betalings avskrivings konto kontantrabatt Betaling avskrivingsserie   Du har også tre settinger i regnskapsbehandling i bedriftsopplysninger : avskriv restbeløp istedenfor betalingsavvik avskriv negative beløp kjør avskriv betalinger etter oppdatering av bunt Sistnevnte gjør at avskriving blir kjørt automatisk etter oppdatering så du slipper å kjøre dette fra åpen posttabell     Alle rader i tabellen åpen kundepost vil bli behandlet, det er dessverre ingen mulighet for å markere kun en rad (Dersom Avskriv restbeløp i stedet for betalingsavvik ikke er valgt vil feltet Bet.avvik annet bli benyttet for avskrivningsbilaget, og kun valgte rader vil bli behandlet.)    

Oppslag og bytte av klienter i Visma Business kan gjøres ved hjelp av ulike metoder. I en større installasjon med mange Visma Business klienter kan det være hensiktsmessig å søke på klientnummeret i Visma Business. Dette kan du enkelt gjøre ved å gå inn i oppsett utforsker (ctrl+O). Stå på en tilfeldig klient og trykk Ctrl+F for å åpne søkevindu, deretter kan du søke på klientnummer eller navn.   Bytte klient i nedtrekksmeny i Visma Business Hvis du ønsker å bytte klient mens du står på en annen klient kan du velge klienten du ønsker i nedtrekksmenyen og videre åpne vinduet du ønsker å åpne. Legg merke til at klientnavn og klientnr på det aktive vinduet vil fortsatt stå inntil du åpner det nye vinduet.     Hvilken klient er vinduet åpent på? I Visma Business kan du ha flere vinduer åpent på forskjellige klienter. For å raskt se hvilken klient som vinduet gjelder kan du peke på vinduet med musepekeren. Da vil du kunne se både klientnr og klientnavn.      

Etter tids bruk av Visma Business vil det være behov for vedlikehold og opprydding av utgåtte ansvarsenheter. Det er da lurt å legge på verdier slik at disse hindres i å bli benyttet ved feil valg.   Mulighetene for en slik opprydding kan gjøres slik:       Her har jeg gjort følgende: Status: Satt på ønsket status, f.eks: 3 [Avsluttet], dette kan brukes i etterkant for selektering ved utskrift av tilsvarende ansvarsenheter. Start og slutt dato: Dette benyttes for å angi når en tenker å starte med, og senere avslutte med en ansvarsenhet. I tillegg kan en legge inn de virkelige datoene som dette skjer på   Så har vi det feltet som er kanskje mest viktig i tilfelle for å hindre bruk, nemlig ansvarsenhetsbehandling.     Ved å sette på Sperret så hindrer dette at ansvarsenheten blir benyttet, og i Visma Business får brukeren varsel om at dette er sperret. Dette vil også gjøre at denne ansvarsenheten ikke dukker opp i søk i dokumentsenter.

Synkronisering av innbetalinger fra Visma Business til Webfaktura hentes ut fra tabellen "Åpen kundepost" i Visma Business dersom det i byråinnstillinger i Webfaktura er huket av for "Vis innbetalte poster". Denne tabellen blir overført til Webfaktura, og gir grunnlag for hvilke poster som skal vises som åpne i Webfaktura. Ved innbetaling av kundepost i Visma Business var det tidligere viktig å benytte kolonnen "Motref" for å matche innbetalingen mot faktura, dette er nå lenger ikke et krav for at posten skal vises betalt i Webfaktura.    Der hvor åpne kundeposter i Webfaktura ikke samsvarer med Visma Business vil anbefaling være å åpne tabellen "Åpen kundepost" i Visma Business, og ved hjelp av behandlingsmenyvalget "Avslutt post" avslutte de postene som er oppgjort. Det vil si poster som har 0,00 i restbeløp kolonnen, og som er oppgjort. 

Når man godkjenner en faktura i Approval, kan man i samme steg også forhåndsgodkjenne betalingen av denne i Visma.net AutoPay. Når betalingen av fakturaen går fra Visma Business til Visma.net AutoPay, vil denne allerede være godkjent og sendes direkte til bank.   For å kunne forhåndsgodkjenne betaling av faktura, må du ha: Visma.net Approval for godkjenning av fakturaer på flyt fra Visma Document Center. Visma.net AutoPay med bankavtale for remittering fra Visma Business. Godkjenneren må ha to roller i Visma.net: Invoice Approver i Approval. AutoPay Approver i AutoPay.     Under "Administrasjon" i AutoPay ligger en fane som heter "Firma". Her må det krysses av i haken for “Tillat forhåndsgodkjenning”.       Når ovennevnte er på plass, og en ny faktura er sendt fra Visma Document Center til godkjenning i Approval, vil fakturaen legge seg som normalt under "Mine oppgaver". Når du åpner oppgaven, vil det nederst i høyre hjørne dukke opp to alternativ, “Godkjenn” og “Godkjenn og betal”. Du kan også enkelt velge godkjenning på flere fakturaer samtidig, også for ulike firma.     Velger du “Godkjenn og betal” vil fakturaen legge seg som en bunt øverst i “Mine oppgaver”.   Her kan du velge å godkjenne og betale fakturaen. Dersom du angrer, kan du enkelt kansellere godkjenningen, og fakturaen vil legge seg tilbake i oppgavelisten.   Ved godkjenning, vil Approval be om signering på betalingen. Du skriver inn ditt Visma.net-brukernavn, passord og engangskode fra Authenticator Appen. Dersom din bank krever signering med Bank-ID på din Visma.net AutoPay-avtale, vil dette bli forespurt i signeringsprosessen. Når signeringen er utført, vil du tas tilbake til oppgavelisten, og en bekreftelse dukker opp øverst i vinduet.   Når denne betalingen sendes til Visma.net AutoPay fra Visma Business, vil denne gå direkte til bank, og det er ikke nødvendig med ytterligere godkjenning. Du kan se at betalingen er forhåndsgodkjent under "Oversikt" i AutoPay, ved å klikke på betalingen og "Vis hendelser".        

Etter oppgradering til Visma Business v.14 opplever noen at Message Queue stopper og får denne feilmeldingen ved manuell henting av returdata på enkelte klienter   Dette skyldes forsøk på nedlasting av en ''tom kontoutskrift'' (inneholder kun saldo) på klientene som får meldingen (løst i VB 15.01)   Løsning for VB v 14.x: Gå inn i visma.net autopay / fanen Oversikt. Hent fram kontoutskrifter som ikke har nedlastingsdato og merk disse som nedlastet Restart MQ og hent manuelt på nytt, denne meldingen vil da forsvinne   Anbefaler alle som ikke har tatt i bruk bankavstemmingsmodulen i Visma Business om å slå av nedlasting av kontoutskrifter på avtalen i autopay (fane: Velg tjenester) fram til Bankavstemmingsmodulen tas i bruk

En enkel beskrivelse av hva som må gjøres for å komme i gang med Visma.net Autopay i kombinasjon med Visma Business.

Det er mulig å legge ut saldobalanse til mange ulike årsavslutningssystemer, direkte fra Visma Business.

Vi ser at noen brukere har utfordringer etter aktivering av 2FA. Ved opplasting av betalingsforslag henger rutinen seg uten at godkjenningsbildet med passord og kode kommer opp: Får fram 2FA loading og så stanser prossessen. Dette kan være enkelte brukere, på enkelte av deres klienter.   Årsaken ser ut til å være problemer med  "embedded'e" (innebygde) sider i Visma Business for Autopay når de benyttes i kombinasjon med 2FA, disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Internet Explorer vil bli erstattet med Microsoft Edge, foreløpig planlagt v. 15.10 desember 2020.   For de av brukerne som opplever problem anbefaler vi en sjekk av brannmur mot Internet Explorer, dersom det ikke løser problemet foreslår vi workaround:   Unnlate å bruke de embeddede vinduene i kombinasjon med 2FA frem til dette er løst, og benytt muligheten i bedriftstabellen i Business med å definere at godkjennings-bildet  automatisk kommer opp ved opplastning av betalinger, dette fungerer med 2FA og bl.a. google chrome. Her må annen nettleser enn Internet Explorer være definert som standard nettleser i Windows settings