Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Mange kjenner at man for eksempel kan kopiere og lime inn med Ctrl + C og Ctrl + V. Ved hjelp av Alt-tasten kan man i tillegg navigere fra skjermbilde til skjermbilde i Visma Business.

Da knappen Valider bunt kom i Visma Business, så var bruken beregnet på å teste bunter importert fra andre systemer før man «trykket på kaffekoppen» og oppdaterte bunten:

Det er mulig å angi at enkeltkunder ikke skal renteberegnes ved å angi dette i feltet Kundepref på den enkelte kunde.

Det er mulig å angi at enkeltkunder ikke skal renteberegnes ved å angi dette i feltet Kundepref på den enkelte kunde.

Gå inn under Administrasjon | Systemopplysninger | Brukere for å se hvor mange aktive brukere som finnes.  Alle aktive brukere har tildelt moduler. Hvilken type modul angir hvilke rettigheter/tilganger brukeren har (fakturering, regnskap f.eks)   Brukertabellen gir en oversikt over brukere og hvilke moduler disse har tilknyttet seg:                 Her ser vi et eksempel på brukere med tildelte moduler, samt hvilken adgangsgruppe disse er knyttet til.   1 System 2 Byrå bruker ➔ Ansattgrupper 4 Ekstern bruker   Eksempler på moduler tildelt:                                 Resultatet av disse vil gi en verdi i feltet for Moduler og utifra dette kan en identifisere hvilken type bruker dette er. Så lenge en bruker er opprettet med navn og modul, telles den som “i bruk”, og inngår da i de som er tilgjengelig til bruk i forhold til de totale antallet brukere som ligger i lisensen.   I vårt eksempel har vi 10 totale brukere tilgjengelig:           Vær obs på følgende ved eventuell nedgradering av brukere Visma Business::  https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Kundeservice-for/Har-du-nedgradert-antall-brukere-eller-moduler-i-Visma-Business/ta-p/141249

I Visma Business Regnskapsbyrå er det mange grupperingsfelter. På produkter har vi for eksempel Produktprisgruppe 1, 2 og 3, i aktørtabellen har vi Gr1 helt opp til Gr12.

I Visma Business er det mange grupperingsfelter. På produkter har vi for eksempel Produktprisgruppe 1, 2 og 3, i aktørtabellen har vi Gr1 helt opp til Gr12.

Det forutsettes at Visma Dokumentsenter benyttes for at dette tipset skal fungere.

I versjon 9.10 ble det introdusert en kalkulator i en del beløpsfelt i Visma Business

Vi har erfart at noen kontakter oss siden fakturaene ikke blir sendt elektronisk lengre.   Fra 01.01.2020 har en del nye kommuner slått seg sammen.  Kanskje er dette årsaken til at fakturaene ikke er blitt sendt elektronsik?   Vi har erfart at noen kommuner har beholdt det gamle orgnr. mens andre har opprettet nye.  Selv der hvor kommunenavnet er blitt videreført ser vi at praksisen er forskjellig.  Ta kontakt de aktuelle kommuner for å få de riktige org.nr.   Mitt tips er derfor å søke igjennom alle kunder og kontroller om en av deres kunder er blandt de som er endret. Hvis dere benytter Visma Bizweb kan dere få informasjon om at kommunene er opphørt.  Her har jeg eksempel på to av kommunene som er slått sammen.  Jeg har i tillegg opprettet den nye kommunen.  I dette tilfelle vil det komme klart fram at Ski- og Oppegård kommune ikke skal brukes lengre.       Her finner dere en oversikt over disse kommunene under Kommune- og regionsendringer 2020

Vi har sett at en del bruker org.nr 999 999 999 dersom de skal sende en faktura til en privatkunde.  Mange har et oppsett i Visma Business som tvinger igjennom at det må registreres et org.nr   Dersom dere skal sende til en privatkunde skal dere ikke sende med noe org.nr.    Tidligere “overså” AutoInvoice org.nr 999 999 999.  For en tid tilbake var det noen som klarte å registrere dette org.nr inn i Peppol-registeret (Elma).  Dette gjorde at faktura som tidligere ble rutet enten via epost eller pr. post nå ble dirigert til dette “fake” nummeret.  I en periode måtte Maventa stoppe de som ble rutet.  Etterhvert fikk de deaktivert kontoen. Selv om nummeret er blitt deaktivert, ligger det inne i et søkeregister som vil gi en feilmelding hvis en faktura blir prøvd sendt til org.nr 999 999 999.  Da vil ikke fakturaen bli rutet videre til epost eller post.  Den vil generere en feilmelding. Får å unngå unødvendig feilhåndtering av fakturaene ber vi dere om å gå igjennom kundelisten og endre alle de som er registrert med org.nr 999 999 999.   Trenger dere hjelp til å endre oppsettet slik at kunder blir registrert som privatkunder, kan dere sjekke dette brukertipset.    Alternativt tar du kontakte med din partner slik at de kan hjelpe dere.

Ved oppretting av et nytt firma i Visma Business så settes det automatisk opp at det skal kunne gå an å føre på avdeling og prosjekt. Dette styres ved at Ansvarsenhet 1 og 2 er utfylt i Bedriftsopplysninger.

På framtidige (eller tidligere) regnskapsperioder gjøres enkelt fra bilagslinjen.

Både kunder, leverandører, ansatte og kunders og leverandørers kontaktpersoner ligger i tabellen kalt Aktør.

Alle som har fått opplæring i Visma Business har vel fått beskjed om at man skal trykke + for å få høyeste brukte ordrenummer. Tilsvarende gjelder også for aktørnummer, kundenummer, leverandørnummer og ansattnummer.

Det er mulig å sortere bedriftene i fri rekkefølge. Her kan du lese hvordan du setter det opp.

I Visma Business er det en knapp ved siden av «kaffekoppen» som brukes for å oppdatere bunter. Denne knappen heter Valider bunt.

Når du skal opprette nye avgiftsterminer, så er det nok å skrive inn det nye årstallet. Deretter er det bare å trykke +-tegnet så fyller systemet automatisk ut avgiftsermin, fra dato, til dato, år på neste linje, avgiftstermin, og så videre.

Bilagsarter er først og fremst ment for å effektivisere bilagsføringen. Her følger en liten oversikt over noen av de mange finessene som kan benyttes.

Slik merker man kunder i aktørtabellen i Visma Business for at de skal ha tilbud om eFaktura rett i nettbank.