Brukertips i Visma Contracting

I versjon 15.00 er det gjort noen endringer på arbeidsforhold fanen. Lønnstakers stillings%, er flyttet fra arkfane "Personalia"   til arkfane A-melding   På denne måten vil stillingsprosent vises korrekt når man må sende inn eldre A-meldinger.   Nye felter under arkfane A-melding  er   " Ansettelsesform" Velg her mellom Fast ansettelse eller Midlertidig ansettelse     "Årsak til sluttdato" Når sluttdato legges inn på arbeidsforholdet, skal man også oppgi årsaken til at arbeidsforholdet avsluttes.   Disse feltene tas i bruk fra 01.01.2021

I versjon 15.00 har man mulighet til å lage sin egen hurtigmeny. Brukeren kan selv sette opp egen hurtigmeny. Dette kan gjøres fra:     Man kan fritt definere inntil 10 forskjellige programoppkall.   Begynn å skrive i feltet eller bruk søk - <F6> - for å komme til oversikten over hvilke programmer som kan benyttes. Hvis man f.eks da velger Lønn, trykker du da på knappen Lønn, og deretter Ok   Her kan en da f.eks velge lønnsregistrering, hvis dette er en rutine en benytter ofte Bruker får kun tilgang til de delsystem som er aktivert og de programmer man har tilgang til i menyen.    En kan da legge inn hvilke rutiner en benytter ofte, f.eks disse: Velg selv hvilken tekst som skal vises på knappen Disse hentes da opp ved å trykke F6 i rutinen og først da velge modul en ønsker og deretter rutinen en ønsker    "Pil-tastene" over tabellen, benyttes til å gjøre om rekkefølgen på knappene      Dette vil da vises på knappene 1, 2 og 3. En kan ha inntil 10 slike hurtigtaster. For å aktivere dette, må en starte Contracting på nytt, da vil det vises slik   Her har en da lagt inn rutinene en benytter ofte. Ønsker en da og gå inn i lønnsregistrering, kan en bare klikke på knapp for Lønn, så kommer en rett inn i denne menyen       samme hvis jeg trykker på Ordrebehandling - kommer jeg rett inn i ordrebehandling     Hvis det viser seg at noen ikke har "Hurtigmeny pålogget bruker" i menyen sin,     så kan det være fordi det er hake på "Sjekk rettighet til prog i" System, slik som her: De må da inn på Adgangskontroll, velge System og sette "Ja" på tilgang på B10080 Da vil man få tilgang på menyen

Kreditnota For klienter som mottar fakturaer fra Autoinvoice må man i Visma Document Center legge inn dokumentprofil for både faktura og kreditnota. Dette gjøres fra meny System - Visma Autoinvoice og ved å redigere 'Autoinvoice selskap'   Trykk på Legg til skriv her Inngående kreditnota   Deretter trykk F12 på Bilagsart og velg her Inngående kreditnota,  deretter Ok     Etter mottak av kreditnota, sjekk at kontiene er plassert i korrekt kolonne. Leverandørkonto skal stå i debetkolonne, og kjøpskonto skal stå i kreditkolonne. Hvis det er feil så trykk på 'Tolk', og det skal rette seg.        

Autofakt skriver ut 2 kontrollister i tillegg til posteringslistene   Den første kontrollisten som ble skrevet ut i forbindelse med importrutinen kunne du tidligere overstyre med en kode på brukeren.   Vi har nå flyttet denne koden til grossist, sammen med en ny kode som styrer utskrift av kontrollisten du fikk ved oppdatering.   Du kan gjøre et valg på grossisten om kontrollistene skal skrives ut. De kan du IKKE skrive ut i etterkant.   Utskriftskoden er tilgjengelig både under vedlikehold grossist, og under innstillinger i autofakt.   Ordre - autofakt - Grossist innstillinger:     Prisbehandling - vedlikehold - grossist, fane Autofakt   Utskrift kontrolliste ved oppdatering: Kryss av for om det skal skrives ut kontrollister etter oppdatering av autofakt. Dette gjelder IKKE posteringsliste regnskap    

Om det er satt opp med Office 365 mail i deres system, er det viktig og vite følgende i forhold til oppsett, om det skulle oppsto problem med å sende vedlegg på mail fra ordre, evt om det kommer en feilmld med 'Sending feilet'.   Under System  - vedlikehold - systemkoder ( logg inn som systembruker ) og Under fanen 'e-post'    Den mail adressen som ligger under Avsenders e-post adresse ved fakturering, må også ligge inne på de brukerene som skal sende e-post. ( Under System - vedlikehold - brukere )      

Lønnsarten kan se slik ut   Behandlingsregler :     Styrekoder:     Koder:     Vær oppmerksom på følgende:   Arbeidsgiver dekker kostnader   Kostnader til hjemmekontor (lokaler) Hjemmekontoret er for de fleste en arbeidsplass ved et skrivebord, stue- eller kjøkkenbord i boligen. Noen har også et eget arbeidsrom som helt eller delvis benyttes som kontor. I en situasjon der hjemmekontoret vanskelig kan skilles fra fellesarealer, eller arealer man også benytter til annet enn hjemmekontor, er det ikke rom for at arbeidsgiver kan dekke noen form for kontorgodtgjørelse eller leie skattefritt. Det samme gjelder dekning av en forholdsmessig andel av faktiske utgifter til strøm, vask eller tilsvarende. En hjemmekontorgodtgjørelse eller kostnadsdekning vil i slike tilfeller være skattepliktig som lønn. Dersom man har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontorgodtgjørelse på 1 850 kroner årlig til den ansatte. Beløpet fastsettes i de årlige takseringsreglene. Man kan som et alternativ få dekket faktiske kostnader knyttet til kontoret. Det kan imidlertid være vanskelig å fastslå hvor stor andel av strøm, forsikring, husleie, kommunale avgifter mv. som kun relaterer seg til hjemmekontorbruken. Her må det eventuelt gjøres en skjønnsmessig vurdering. Utbetales mer enn den skattefrie godtgjørelsen eller de estimerte kostnadene, må overskuddet skattemessig behandles som lønn.    

Beskrivelse av hvordan man kan bruke Pivot-tabell for å kontrollere detaljer mva-melding for å finne defferanse mellom beregnet og avsatt mva på mva-meldingen.   Her følger en beskrivelse av hvordan man kan bruke Pivot-tabell til å kontrollere Detaljer mva-melding for å finne differanse mellom beregnet og avsatt mva på mva-meldingen. Hent opp mva-meldingen under Regnskap=>Hovedbok=>MVA=>Mva-melding 2022   Klikk på knappen Detaljer mva-melding. Velg den mva-koden det er differanse på (I eksempelet er det ikke differanse på mva-kode 1, men tar ut tall her for å få noen å vise) Nå får man opp en detaljert oversikt i excel som benyttes for kontroll. Marker øverste linjen og slett denne ved å klikke på høyre museknapp og velg Delete. Sorter deretter på bilagsnummer. Nå kan man sjekke hva som er ført på hvert enkelt bilag og finne ut om det er noe som er beregnet, men ikke avsatt, eller omvendt ved å sjekke alle bilagsnumrene nedover i arket. Dersom det er mange bilag (noe det som regel er) kan det være en fordel å lage en Pivot tabell for å lette arbeidet med å finne differansene. Da får man et nytt ark som man kan bearbeide, ved å sette inn det man ønsker å se i tabellen. Sett hake for Bilag, Beregnet mva, Bilagsbeløp2 Flytt Beregnet mva og Bilagsbeløp2 over i feltet Values ved å holde musepekeren over feltet og dra over med klikke venstre museknapp eller ved å klikke på linjen og deretter klikke på Move to Values Endre verdien på feltene til summer i stedet for antall på Beregnet mva og Bilagsbeløp2 ved å klikke på nedtrekksmenyen og velg Value Fields Settings Her velges Sum (Summer) i stedet for Count (Antall)     Gjør tilsvarende for Bilagsbeløp2 Da får man en tabell som man kan bruke for å sammenligne beløpene. Her kopieres beløpene i kolonne B og kolonne C for å kunne lage en formel med Beløp i B minus Beløp i C, fordi man ikke kan lage en formel direkte som er brukbar for kopiering 1. Marker alle beløpene i kolonne B ved å stå i Cellen B4 og klikk Shift+End+Pil ned. Kopier ved å klikke Ctrl+C og deretter Ctrl+V for å kopiere inn tallene i Kolonner E   2. Gjør tilsvarende for Kolonne C, som kopieres inn i Kolonne F Nå har man et utgangspunkt for å legge inn en formel i Kolonne G Stå i G4, skriv inn = og klikk på E4, deretter + og så klikker man på F4 og til slutt Enter Når formelen er lagt inn i G4 kopieres denne ned i alle Cellene under ved å dobbeltklikke på plussen som dukker opp når du holder musepekeren nederst i høyre hjørne i Cellen G4.   Nå har man et fint utgangspunkt for å finne de bilagene det er differanse i. I eksempelet mitt er det det kun øreavrundinger som lager differansen. Finner man differanser kan man gå tilbake til oversikten over alle bilagene (det opprinnelige arket) og finne hvilken Bunt det er feil i. Sannsynligvis må du ha hjelp til å korrigere dette av oss på support (eller kanskje konsulent), enten ved at vi åpner bunten eller at vi går inn og korrigerer rett på posten, med et par manuelle rutiner vi har som er passordbelagt. Men det er supert om "grovarbeidet" er gjort i forkant. Lykke til og håper du finner ut av det. Oppskriften kan benyttes i mange sammenhenger hvor man trenger å finne differanser, så Pivot-tabell er et nyttig verktøy🙂  

I dette brukertipset viser vi hvordan du kan få ut en leverandørliste til excel   Du kan lage deg et nytt leverandørutvalg:) Hvis du går på Regnskap - leverandør - leverandørbehandling trykk på Nytt utvalg her nede     når du kommer inn i dette bildet , trykk F6 i felt nummer og hent opp feltene du ønsker å ha med        deretter esc, da er det opprettet et nytt utvalg     så kan du ta denne listen til excel😊    

I dette tipset viser vi hvordan du kan kjøre ut en kundeliste til excel med informasjon   Man kan lage seg et nytt kundeutvalg 🙂 Hvis du går på Regnskap - Kunder - Kundebehandling trykk på Nytt utvalg her nede     når du kommer inn i dette bildet , trykk F6 i felt nummer og hent opp feltene du ønsker å ha med     Hent da opp feltene du ønsker å ha med     deretter esc, da er det opprettet et nytt utvalg     Denne listen kan da tas til excel😊      

En serviceavtale vil være en ordre som er aktiv en kort periode for registrering av timer og materiell. Etter at service er avholdt vil denne ligge i dvale til neste serviceoppdrag skal utføres. Ved opprettelse av en serviceavtale (-ordre) vil det automatisk opprettes to punkter, ett for fastpris og ett for arbeid etter regning. Serviceavtalen vil faktureres på fastprispunktet, punkt 1, mens eventuelle tillegg faktureres på punkt 2 etter regning (timer og materiell). Alle serviceavtaler vises samlet når man velger ”Serviceavtaler” i nedtrekksboksen i ordrebehandlingen.     To punkter opprettes automatisk når en serviceavtale opprettes og fakturatype settes til punkt.     Aktivering av serviceavtale Serviceavtaler vil fremkomme i ordrebehandlingen når man velger ”Serviceavtaler” i nedtrekksboksen, så sant servicedato tilfredsstiller gjeldende innstillinger.     ”Dager for aktivering av serviceavtale” angir antall dager i forkant av en service når denne skal fremkomme og aktiviseres. Settes denne til verdien = 0 vil alle avtaler være aktive. Avtaler hvor servicedato ikke er satt vil alltid være aktive.   Behandling av serviceavtale   En serviceavtale opptrer og behandles som en ordinær punktordre. Timer og materiell som skal faktures etter medgått påføres punkt for regningsarbeid, mens timer og materiell som inngår i serviceprisen påføres punktet for fastpris. Ved fakturering av en serviceavtale vil ny servicedato og/eller faktureringsdato beregnes. Dette avhenger om serviceavtalen er fakturert og/eller om tillegg etter regning ved service er fakturert. Deretter vil serviceordren gå i ”dvale”. Om sluttfaktura registreres vil serviceavtalen merkes som avsluttet men ny servicedato vil fremdeles beregnes om ikke sluttdato for avtale er satt og ny servicedato ikke overstiger denne.   Hvis service er gjennomført og ingen fakturering finner sted må en manuelt registrere at service er gjennomført. Dette gjøres i ordrebehandlingen ved å hake av for ”Service utført”. Ny servicedato vil bli beregnet.     Hvis en ønsker kun å se hvilke avtaler som er til fakturering er det eget uvalg for dette. Her velges siste fakturadato før serviceavtalene listes.     Prisendring av serviceavtaler   I sammenheng med serviceavtaler kan det opprettes prisgrupper med tilhørende prosentsats. Ulike typer av serviceavtaler kan da henvises til disse prisgruppene.     Prisene kan endres for flere ordre i rutinen for "Priser service". Her velges intervall for prisdato og alle avtaler som har registrert prisdato i dette intervallet vil få avtaleprisene endret med den prosentsats som er registrert på avtalen. Avtalepris, endringsdato og %-økning kan også registreres her.  

I noen tilfleller så ønsker man at en lønnstaker skal være saksbehandler  Dette gjøres på følgende måte Gå inn på  Lønn - vedlikehold - Lønnstakere,   Gå deretter på fanen Tillegg finn ønsket lønnstaker  og sett en hake i kolonnen Saksbehandler Da blir vedkommende satt som saksbehandler