Arbeidsflyt for godkjenning av reiseregning, fraværforespørsel og timeliste i Approval

18-05-2018

Ved godkjenning av reiseregninger, timelister og fraværsøknader i Payroll bruker systemet leder som er angitt på den ansatte i Employees.

Forutsetninger

Funksjonen er kun tilgjengelig for de som har Lønn Smart eller Standard-pakken av Visma.net Payroll. (Ikke for Start og Pluss).
Personen som er leder må være opprettet som en (aktiv) ansatt i firma

Knytte leder til ansatt

For å knytte en leder til en ansatt, går du inn på den aktuelle ansatte under "Employees" og deretter inn på fanen “Stilling”. Nederst på siden vil du kunne se et felt som heter “Leder” og en nedtrekksliste hvor du kan velge personen som skal være leder (gitt at forutsetningene over er oppfylt).

Når du har valgt en leder i nedtrekkslisten og lagrer dette, vil lederen automatisk få følgende roller:

Absence Manager
Timesheet Manager
Absence Approver
Timesheet Approver
Expense Approver

Med Absence og Timesheet Manager rollene vil brukeren kunne se sine ansatte i kalenderen i Calendar.

I tillegg vil brukeren kunne registrere og endre på fravær og timer på vegne av den ansatte.

Arbeidsflyt i Approval

Når en leder blir tilknyttet en ansatt i Employees, blir det automatisk konfigurert arbeidsflyter i Approval basert på at lederen skal være godkjenner for den ansatte. Dersom det ikke finnes noen arbeidsflyter fra før i Approval, blir det opprettet en standard arbeidsflyt for hver tjeneste (Absence, Time og Expense).

Arbeidsflyten er bygd opp ved bruk av innstillingen “Alle godkjennere med rollen”, og rollen som er valgt er rollen som heter “C3D3 Manager Approval Role”. Lederen som er tilknyttet en ansatt i Employees har denne rollen.

Dersom du ønsker å redigere på arbeidsflyten, f.eks. legge til et ekstra steg hvor lønningsansvarlig godkjenner, kan du gjøre dette. Klikk “Legg til nytt trinn” og velg “Listen over godkjennere" . Deretter kan du legge til brukeren som er lønningsansvarlig som en generell regel:

listen over godkjennere.png

Spørsmål til support

Vi har ansatte som skal godkjennes av en person som ikke er ansatt, hvordan få lagt inn denne som godkjenner?
Registrer denne som en ansatt, men velg "Arbeidsforholdstype = Pensjon og andre typer ytelser uten ansettelsesforhold". Denne arbeidsforholdstypen gjør at denne personen ikke blir rapportert som ansatt.
Leder har ingen godkjenner eller registrering av leder (sjef) skal går rett til utbetaling. Hvordan løse dette?
I feltet leder på den ansatte, legg inn den ansatte selv. Dette gjør at leder blir automatisk godkjent og overført til Payroll.
Expense er lagt til ekstra på Start eller Pluss pakken, på de ansatte finnes ikke feltet leder?
I dette oppsettet er det kun mulig å benytte godkjenning på kostnadsbærer eller "liste". Les mer om disse alternativene her.
Valget C3D3 leder mangler som mulig valg?
Kunder som har brukt Approval før oppstart av Payroll kan oppleve dette. Løsningen er å gå inn i Admin | Firmaer, på aktuelt firma, deaktiver Approval. Lagre, så aktiver på nytt. Det er ufarlig å deaktivere Approval, ingen data vil gå tapt.

Relaterte brukertips

Mulige godkjenningsalternativer