Import av transaksjoner / variable data

[#1]

Det er mulig å importere transaksjoner fra ett eksternt timeregistreringssytem. For å importere går du til Payroll / Lønnskjøringer. Her trykker du på "Importer transaksjoner". 

Du kommer da til en veiviser og første bilde forklarer litt om importen. 

Trykk "Fortsett" eller trykk på fanen "Velg fil" for å komme videre. 

Her kan du velge filen du skal importere ved å trykke på "Klikk her" eller du kan dra filen over til denne siden. Når filen er lagt til vil du få opp ett nytt felt der du må velge hvilket år og periode dette skal bli importert på. 

Merk! Hvis du velger å importere på en tidligere periode, altså en periode som er avsluttet i Payroll, så vil transaksjonene komme med på den åpne lønnskjøringen. De vil få transaksjonsdato i den perioden som du valgte og de vil ligge som en retroaktiv verdi på lønnskjøringen. 

Når filen er lagt til og det er valgt hvilken periode transaksjonene skal importeres til kan du trykke på "Fortsett" eller fanen "Forhåndsvisning". Da kommer du til følgende bilde:

Her kommer det en oversikt over hva som blir importert. 

Hvis det er noe feil i filen så vil dette også vises her.

Er det en feil i filen får vil du ikke få lov til å importere filen. Du må derfor rette det som er feil i filen for så forsøke å importere igjen. 

For å legge til filen på nytt etter at du har rettet feilen, trykker du på "Forrige" eller fanen "Velg fil". Den filen som du hadde lastet opp her tidligere blir da borte og du kan laste opp oppdatert fil. Gå videre til neste fane, "Forhåndsvisning", igjen. 

Så lenge alt ser greit ut og det ikke er noen feil kan du trykke på "Import av transaksjoner".

Når transaksjonene er importert får du opp følgende bilde:

Trykk på "Fullfør". 

Transaksjonen vil da ligge i den åpne lønnskjøringen. 

Transaksjonene som er importert vil også ligge på Employees / den ansatte / transaksjoner / variable. Her kan dere korrigere på transaksjonen hvis det skulle være noe feil. 

Etter at du har importert en fil vil du få opp ett nytt valg under Payroll / Lønnskjøringer som heter "Import transaksjoner":

Her vil du kunne se når filen ble importert, filnavn og hvor mange transaksjoner som var inkludert i filen. Det er også mulig å slette filen. Hvis du velger å slette en fil vil alle transaksjonene som ble importert på denne filen bli slettet. 

Merk! Det er ikke mulig å slette filer dersom transaksjonene er med på en betalt lønnskjøring. Da må dette eventuelt korrigeres på transaksjonene inn på Employees / den ansatte / transaksjoner / variable. 

Det er ikke noen validering på at en fil er blitt importert tidligere. 

Litt om filen: 

Filen som skal importeres må være en csv fil. Nå så er det Visma Lønn formatet som støttes, med en begrensing. Det er at på slutten av linjen støtter Visma Lønn siffer 0-3. Dette støttes ikke av Payroll, her støttes kun "ingen verdi".  

Forklaring til felter

Her er en liten forklaring på de ulike feltene i filen.

Felt 1: Lønnsår	Må være 0
Felt 2: Lønnskjørenummer (periode)	Må være 0
Felt 3: Ansattnummer	Må fylles ut og må være identisk med Payroll
Felt 4: Lønnsart	Må fylles ut og må være identisk med Payroll
Felt 5: Grunnlag	Kan være 0.00 (merk, desimal skrives med punktum)
Felt 6: Antall	Antall timer, desimal skrives med punktum (eks. 5.00)
Felt 7: Sats	felt for sats (ikke nødvendig om  ansattes timesats ønskes benyttet)
Felt 8: Beløp	Kan være 0.00 (genereres hvis lønnsart er sats*antall)
Felt 9: Konto	Kan være blank (konto hentes fra lønnsarten)
Felt 10: Motkonto	Kan være blank (konto hentes fra lønnsarten)
Felt 11-16: Kostnadsbærere	Kan være blank men må inneholde anførselstegn (“”). Hentes evt. fra den ansatte.

• Alle felt skal være adskilt med semikolon ( ; ).
• Alfanumeriske felt skal være omgitt av anførselstegn (" ")
• Numeriske felt kan bli fylt ut med inntil oppgitt antall tegn. Det vil si du kan benytte færre siffer, men ikke flere.
• Numeriske felt og beløpsfelt kan ikke ha ledende blanke ( ) foran. Du kan kun benytte null (0) som ledende tegn.
• Alle beløpsfelt må benytte desimalpunktum (.). Lengden på feltet blir angitt med antall siffer før og etter desimalpunktum. Max. lengde på feltet blir da siffer før desimalpunktum + siffer etter desimalpunktum + selve desimalpunktumet.
  Eksempel: Lengde angis som 8 + 2: 12345678.90 og 01234567.90 
• Negative beløp skal ha minustegnet som ledende tegn foran beløpet. Det vil si den plassen minustegnet opptar teller som ett siffer.
  Eksempel: -250.00
• Numeriske felt og beløpsfelt som ikke har noen verdi, må bli oppgitt med 0 eller en blank. 
  Eksempel:;0; eller ; ; 

Ett eksempel på en fil:

0;0;1;10100;0.00;10.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;1;11150;0.00;2.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;2;10100;0.00;12.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;2;10100;0.00;5.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;5;10100;0.00;15.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

[#2]

Før du ringer oss i januar er det viktig at du er kjent med innholdet i denne artikkelen. Denne artikkelen vil kunne hjelpe deg gjennom årsavslutningen.

Våre åpningstider i januar finner du her.

Januar er en travel måned for alle som jobber med lønn. Benytter du deg av Visma.net HRM sine supporttjenester, vil du i perioder kunne oppleve noe ventetid. Når du ringer inn på support, får du spørsmål om å sette deg på callback. Vi anbefaler at du velger å sette deg på callback, slik at du får gjort andre ting mens du venter.  

Vi anbefaler at du har ditt kundenummer eller organisasjonsnummer klart, slik at vi kommer raskt i gang med å gi deg support.

Frister:

• 5. januar: frist for å sende a-melding for desember
• 15 januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6
• 1 februar: frist for å sende sammenstillingsoppgave til de ansatte

Aktuelle brukertips og nyttig informasjon:

• Brukertips årsoppgjør
• Veiledning til a-melding
• Ytelser i a-melding
  

Ofte stilte spørsmål til support: 

• Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig?
  Nei, du må avslutte alle lønnskjøringen for 2020 før du kan kjøre ny lønn for 2021. Hvis en ytelse som tilhører 2020 ikke har blitt innberettet, og du oppdager dette først etter at du er over i 2021, kan du opprette en ny lønnsart hvor du overstyrer transaksjonsdato tilbake til 2020. Du kan lese mer om  dette her. 

• Hvordan går man over til nytt år i Payroll?
  Les mer om rutinen for overgang til nytt år til Payroll i dette brukertipset.

• Blir inngående saldo med på sammenstillingsoppgaven?
  Ja, sammenstillingsoppgaven tar med seg inngående saldo dersom det er opprettet egne lønnsarter for dette. Les mer her.

• Må sammenstillingsoppgaven sendes til de ansatte før jeg jeg kjører lønn i 2021?
  Nei, du kan sende sammenstillingsoppgaven for 2020 også etter at du er over i 2021.

• Må sammenstillingsoppgaven sendes per post eller kan den sendes via Payslip?
  Dette bestemmer du selv. Du kan sende per post eller via Payslip. Når du sender via Payslip vil de ansatte motta oppgaven i Employee appen, som vil være mest effektivt for deg som lønningsansvarlig og for den ansatte. Les mer om hvordan du sender sammenstillingsoppgaven på Payslip her.