Käyttövinkit

Jos haluat vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Merittiin, se tapahtuu automaattisesti kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja.   Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Merittiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot - Vahvistamattomat ostolaskut.     Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin.   Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi.   Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.   Säilytyksen ja arkistoinnin järjestäminen kuuluu juridisesti yrityksen johdon vastuulle. Yrityksen vastuulla on huolehtia, että tarvittaessa kirjanpitoaineistoa voidaan lukea joko paperilta tai tietokoneen ruudulta.   Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä ja ne voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina (esimerkiksi pdf- tai html-muodossa) tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein aineistoa säilytetään myös näiden tapojen yhdistelmänä.   Jos kirjanpito arkistoidaan paperilla tai tiedostoina, huolehdi tämän aineiston oikeanmukaisesta säilytyksestä.  Jos kirjanpito arkistoidaan kirjanpito-ohjelman tietokannassa, varmista, että kirjanpito-ohjelmisto on käytettävissä niin kauan kuin kirjanpitoaineiston arkistointiaika on voimassa. Jos ohjelmisto on poistumassa yrityksen käytöstä, tulee aineisto ajaa joko tiedostoiksi tai tulostaa paperille.   Kirjanpidon arkistointiin kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Siinä luetellaan tositelajit (esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet jne) sekä lakitermein ”tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot”. Lisäksi luettelossa on hyvä kuvata myös kirjanpitoaineiston säilytystavat.  Kirjanpitoaineiston säilytysajat Eri kirjanpitoaineistolle on laissa säädetty vähimmäissäilytysajat: Tilinpäätös: 10 vuotta Toimintakertomus: 10 vuotta Kirjanpidot: 10 vuotta Tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: 10 vuotta Muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto: 6 vuotta Tilikauden tositteet: 6 vuotta Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta Edellä mainittu kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika voi kuitenkin olla pidempi. Tämä johtuu siitä, että muualla lainsäädännössä voi olla asetettu pidempiä määräaikoja säilytykseen, joita tällöin tulee noudattaa. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä.   Aineiston arkistointi    Kaikki tiedot, jotka olet syöttänyt ohjelmaan, varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi, vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen. Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta.   Liitteiden lataaminen  Jos myynti- tai ostolaskuihin, maksutapahtumiin tai pääkirjatositteisiin on lisätty alkuperäisiä tositteita tai muita liitteitä, tulee ne ladata erikseen.  Jokaisesta em. valikosta löytyy Lataa liitteet -painike, jota painamalla voit ladata liitteet halutulta kaudelta.    Avaa jokainen valikko yksitellen: Myynnit > Myyntilaskut, Ostot > Ostolaskut, Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Maksuluettelo ja/tai kirjanpito > Pääkirjatosite. Valitse ajanjakso, jolta haluat ladata liitteet, painamalla Päivämääräsarakkeessa olevaa suurennuslasin kuvaketta. Syötä ajanjakson alku- ja loppupäivät, esim. tilikauden alku ja loppu. Paina Suodata.     Paina tämän jälkeen Lataa liitteet -painiketta:    Ohjelma hakee liitteet suodattimien perusteella ja tallentaa ne zip-pakettiin, kun painat Tallenna. Kirjanpitoaineiston tallentaminen Ohjelman valikosta Kirjanpito > Arkistointi, pääset luomaan varmuuskopiot kirjanpitoaineistoista.     Ajanjakso voidaan valita suoraan ylävalikosta olevista pikalinkeistä tai Ajanjakso-alasvetovalikon kautta. Syötä päivämäärä, esim. tilinpäätöspäivä tai kuukauden viimeinen päivä.  Pyöristys-valikosta voit valita, tulostetaanko raportit pyöristämättöminä vai kokonaislukuina. Ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, mikäli haluat tilikohtaisen taseen ja tuloslaskelman. Valitse halutut raportit. Voit lähettää aineiston sähköpostitse haluamaasi osoitteeseen, tai tallentaa zip-tiedostona.  Zip-tiedoston tallennuksen muodostama tiedosto vaatii purkamisen, jotta näet sen sisällä olevat tiedostot.   Pura tiedosto haluamaasi kohteeseen / kansioon tietokoneellesi tai muistitikulle ja arkistointi on valmis.            

Kaikki myyntilaskut, myös tavara- ja palvelumyynnit muihin EU-maihin, lisätään valikosta Myynnit > Myyntilaskut.   Laadittaessa myyntilaskua toiseen EU-valtioon on tärkeää muistaa, että tietoihin on lisätty oikea maa ja asiakkaan arvonlisäverotunniste. Laskun riveille valitaan sopiva nimike ja alv-kannaksi 0 %.   Euroopan unionin sisäisten myyntilaskujen laadinnassa voidaan käyttää ohjelmasta valmiiksi löytyviä nimikkeitä EU-maat palvelu (kirjanpitotili 3340 Yhteisöpalvelumyynti) tai EU-maat tav (kirjanpitotili 3360 tai 3300 Yhteisötavaramyynti muut EU-maat). Myös muita tavara- tai palvelunimikkeitä voi käyttää. Kyseisissä nimikkeissä arvonlisäverokanta on 0 %.   Mikäli haluat tulostaa laskun englannin, ruotsin- tai vironkielisenä, valitse asiakkaan tiedoissa myyntilaskun kieleksi vastaava kieli.   Tavaran myynti muuhun EU-maahan   Tavaroiden myynnistä tehdään myyntilasku ja myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, tav (Yhteisötavaramyynti) tai jokin muu tavaranimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3360 Yhteisömyynti   Tavaran myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin.    Palvelujen myynti muuhun EU-maahan   Palvelujen myynnistä tehdään myyntilasku kuten tavaran myynnistä, mutta myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, palvelu (Yhteisöpalvelumyynti) tai jokin muu palvelunimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3340 Yhteisöpalvelumyynti.   Palvelujen myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 312 Palvelujen myynti muihin EU-maihin.   Yhteenvetoilmoitus   Euroopan unionin sisäinen myynti ilmoitetaan Omaveroon maittain ja asiakkaittain arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella kunkin kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Esimerkiksi syyskuun myynnit pitää ilmoittaa viimeistään lokakuun 20. päivä.   Yhteenvetoilmoitus tehdään Omaveroon käsin. Saat tiedot yhteenvetoilmoitusta varten, kun olet tallentanut alv-ilmoituksen (Kirjanpito > ALV-ilmoitus: Lisää ALV-ilmoitus, Tallenna) ja painat Raportit > Arvolisäveron yhteenvetoilmoitus. Yhteenvetoilmoituksen voi lähettää Verottajalle myös TXT-tiedostona Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Saat tiedoston Merit Aktivasta kun avaan ko. kauden alv-ilmoituksen ja painat Raportit > Yhteisömyynnin TXT.   Myynti Euroopan Unioniin ilmoitetaan myös ALV-ilmoituksen riveillä 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin tai 312 Palveluiden myynti muihin EU-maihin. Alv-ilmoitus tehdään Omaveroon alv-kautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi, jos alv-kausi on kuukausi, ilmoitetaan syyskuun alv marraskuun 12. päivään mennessä. Mikäli alv-kausi on neljännesvuosi, ilmoitetaan heinä-syyskuun alv:t marraskuun 12. päivään mennessä.

Ohjelmaan voi luoda kuluraportteja, joihin kirjataan yksityisistä varoista maksetut yritykselle kuuluvat kulut tai matkalaskut. Kuluraportit käyttäytyvät ohjelmassa samoin kuin ostolaskut, ja kun kuluennakot maksetaan saajilleen, tulee maksu kohdistaa oikeaan kuluraporttiin, jotta velka poistuisi reskontrasta. Voit lukea lisäohjeita ostolaskuista ja ostonimikkeistä, joita käytetään myös kuluraporteilla ohjeesta: Ostolaskun luominen    Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia ovat esim. yrityksen työntekijät tai omistajat. Jos yrityksellä on useita kuluennakoiden saajia, kukin henkilö tulee lisätä ohjelmaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja. Kuluennakoiden saajat voi lisätä myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat.   Lisää avautuvaan ikkunaan kuluennakon saajan tiedot.   Tallenna Voit katsella, muokata ja lisätä kuluennakon saajia myös valikossa: Ostot > Kuluennakon saajat valitsemalla kuluennakon saajan rivin ja painamalla avautuvasta ikkunasta Muuta tai Poista. Samat tiedot nähdään myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat. Kaikkien kuluennakoiden saajien maksamattomat velat kirjataan tilille 2942 Velat työntekijöille. Eri kuluennakoiden saajia varten ei kannata lisätä tilikarttaan uusi tilejä. Kuluennakon saajan tiedoissa ei ole mahdollista määritellä velkatiliä.  Kuluennakoiden saajien kuluraportit Kuluennakon saajien kuluraportit luodaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Uusi kuluraportti.   Syötä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot: valitse oikea kuluennakon saaja, syötä päivämäärä ja kuluraportin numero. Valitse raportin riveille oikeat nimikkeet ja syötä määrät sekä summat.   Voit syöttää yhteen raporttiin useita kuitteja omille riveilleen, kunhan ko. kuitilla olevat kulut kirjataan samalle kirjanpidon tilille ja samalla alv-kannalla. Mikäli kuitissa on eri kirjanpidon kulutileille kuuluvia kuluja ja eri alv-kantoja, tulee jokaiselle lisätä oma rivinsä. Kuluraportin riveille valittavat nimikkeet käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostonimikkeet ostolaskuilla. Nimikkeet ohjaavat, mille kirjanpidon tilille kulut kirjautuvat ja millä alv-kannalla. Mikäli tarvittavaa nimikettä ei löydy valmiina, voit luoda sen painamalla Nimike-kenttää ja Lisää uusi.   Ks. tarkemmat ohjeet ostonimikkeiden luomisesta ohjeesta: Ostolaskun luominen. Tarkista kuluraportin riveille syöttämäsi summat, alv-kannat sekä tilit, joille kulut kirjataan. Tarkista myös kuluraportin loppusumman oikeellisuus. Tallenna. Kun kuluraportti tallennetaan, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Valitut kulutilit, D ALV, K Velat työntekijöille. Voit tarkistaa kirjauksen painamalla oikealta yläkulmasta painiketta Tosite KE-.   Kuluennakon saajan tuomat kuitit Jos kuluennakon saaja tuo kuitit ja tiedetään, että niitä ei ole maksettu yrityksen pankkikortilla (on siis maksettu henkilökohtaisista varoista), toimi seuraavasti:  - Syötä kuitit valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit. Jos kuluennakon saaja tuo kuitit lajittelematta (eli ei ole tiedossa, mitkä kuitit on maksettu yrityksen pankkikortilla, mitkä on maksettu henkilökohtaisella kortilla tai käteisellä), toimi seuraavasti: - Syötä kaikki kuitit omina ostolaskuinaan (Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku), kirjaa lasku maksetuksi painamalla laskulla olevaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi "Kuluennakon saaja". Tallenna.  Tällöin summa kirjataan velaksi kuluennakon saajalle ja laskuun sisältyvät tavarat/palvelut kirjataan yrityksen kuluihin. - Kun pankkitapahtumia syötettäessä ilmenee, että kuitti on maksettu yrityksen pankkikortilla, valitse Maksutapahtuman tyypiksi "Toimittaja" ja merkitse velka maksetuksi kuluennakon saajalle valitsemalla kyseinen velka (kuvauksessa näkyy myös toimittajan nimi). - Maksaessanne kuluennakon saajan esittämiä laskuja vastaavan velan, valitse pankissa tai kassassa samalla tavalla maksetuksi kuluennakon saajalle velkaa olevat laskut. Liitteet Kun kuluraportti on tallennettu, voi siihen liittää tiedostona tositteet kuluista, joko raahaamalla tiedostot suoraan kuluraportille tai painamalla paperiliittimen kuvaketta kuluraportin oikeasta yläkulmasta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CTRL-näppäintä pohjassa. Alkuperäisiä paperisia tositteita ei tällöin tarvitse enää arkistoida erikseen. Kuluraporttien katselu Painamalla Kuluennakoiden saajien kuluraportit näet listattuna kaikki laatimasi kuluraportit. Voit suodattaa näkymään vain tietyt raportit valitsemalla alasvetovalikosta: Kaikki, Maksamattomat tai Maksetut raportit.    Voit katsella ja muokata kuluennakon saajien raportteja valitsemalla haluamasi kuluraportin rivin ja painamalla avautuvasta raportista Muuta tai Poista. Velat kuluennakoiden saajille näet raportista Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla velkatyypiksi "Velat kuluennakoiden saajille". Raportista näet, mitkä kuluraportit ovat vielä maksamatta. Hyvän kuvan antaa myös raportti "Osto- ja verovelkojen maksuerittely”. Kuluennakoiden saajien kuluraporttien maksaminen Kuluraportit tulee kirjata maksetuiksi kuten ostolaskut, jotta ne eivät näkyisi reskontrassa maksamattomina. Maksutapahtumana   Tee maksukirjaus maksutapahtumana valikossa, kun tiliotteella näkyy ko. maksu: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. pankin kohdalla, josta kulut on maksettu saajalleen. Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi Kuluennakon saajan nimi. Tee valinta oikean kuluraportin kohdalla ja tallenna. Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankkitili.     Mikäli luet ohjelmaan sisään pankin tiliotetiedostoja, tiliöi maksu painamalla vasemmanpuoleista Laskut-painiketta. Valitse toimittajaksi kuluennakon saajan nimi ja tee valinta kyseisen raportin kohdalla. Tallenna ja vahvista kirjaus.   Maksun kirjaus suoraan kuluraportille   Voit myös kirjata kuluraportin maksetuksi suoraan kuluraportilla. Avaa tällöin ko. kuluraportti valikosta: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit ja paina Kirjaa maksu. Valitse maksutapa esim. Kassa ja syötä maksettu summa sekä maksupäivämäärä.   Tallenna Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankki. Huomaa, että mikäli kirjaat kuluraportit maksetuiksi pankista suoraan raporteilla, ei niitä tule enää kirjata uudelleen maksetuksi pankin maksutapahtumissa. Tiliotteen sisäänluvussa ko. rivi tulee tällöin poistaa, ettei pääkirjaan tule tuplakirjausta ja että pankin saldo täsmäisi. Kuluraportin korjaus Kaikki kuluraportin tiedot voidaan korjata: saaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Kuluennakon saajaa voidaan muuttaa niin kauan, kunnes kuluraportti on kirjattu maksetuksi. Kuluraportin maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja maksun saajaa voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen. Tarvittaessa kuluraportti voidaan myös poistaa, mutta jälleen, raportti ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan kuluraportti poistaa.  Kuluraportti poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista roskakorin kuvaketta. Huomaa, että jos poistat raportin, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan KE-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia kuluraportille hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Kuluraportin kopiointi Kuluraportit voidaan kopioida avaamalla kopioitava raportti ja painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Avaa kopioitava raportti)   Kopioinnin yhteydessä kuluennakon saajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään uuteen kuluraporttiin yhdessä hintojen kanssa. Voit vaihtaa raporttiin numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Kuluraportin hyvityslasku Jotta juoksevaan tositenumerointiin (KE-) ei tulisi aukkoja, ei kuluraportteja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan raportille kannattaa tehdä hyvityslasku. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen kuluraportti vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta. Avaa alkuperäinen kuluraportti näytölle (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta. Ohjelma laatii tällöin uuden kuluraportin, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä raportista (määrä ja summa miinusmerkkisenä). Syötä "hyvityslaskuun" se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat ostojen arvonlisäveroon korjauksen. Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille K Kulutili K Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen kuluraporttiin Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen kuluraporttiin, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.  Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.   Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen kuluennakon saaja Toimittaja-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen kuluraporttiin, vähentänyt Velat työntekijöille tiliä ko. summalla ja sekä alkuperäinen kuluraportti, että hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa maksettuina. Huomaa, että hyvityslaskun ja kuluraportin summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa summasta, klikkaa ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen kuluraportin Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter ja Tallenna.        

Asetukset-valikossa voit muuttaa yrityksesi tietoja, yleisiä asetuksia, kirjanpidon asetuksia sekä lisätä osastoja, projekteja ja esimerkiksi kustannuspaikkoja.       Yrityksen tiedot Yrityksen tiedot Yrityksen tiedoissa esitetään yrityksesi yleiset tiedot. Nämä tiedot näkyvät myös myyntilaskulla. Voit tarvittaessa muuttaa ja täydentää niitä.   Järjestelmä käyttää Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshakua Yrityksen nimi -kentässä, jolloin se saattaa löytää tiedot myös automaattisesti. Palvelu esittää perustiedot osakeyhtiöistä, asunto-osakeyhtiöistä, osuuskunnista, vakuutusosakeyhtiöistä sekä julkisista osakeyhtiöistä, mutta ei esimerkiksi toiminimistä tai yhdistyksistä. Täydennä tarvittaessa yrityksen tietoja. Osoite- ja yhteystiedot näkyvät sen jälkeen myös myyntilaskulla.  Ohjelman Pro ja Premium -versiossa on mahdollista käyttää laskujen kierrätystä.  Ota kierrätys käyttöön rastittamalla kohta ”Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys”.    Laskujen kierrätyksellä tarkoitetaan sitä, että ohjelmaan tulleet verkkolaskut  voidaan tallentaa ostolaskuiksi vasta sen jälkeen, kun laskujen vahvistajiksi määritelty henkilö tai henkilöt ovat vahvistaneet kyseiset laskut. Laskut voivat olla joko sovelluksen (esim. eTasku) kautta tulleita kuitteja/laskuja, tai käsin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon syötettyjä ostolaskuja. Maksuperusteista alv-laskelmaa käytettäessä ohjelma sisällyttää valinnan käyttöönottohetkestä lähtien kaikista laskuista arvonlisäveron sen kuukauden laskelmaan, jolloin laskut on kirjattu maksetuksi eli laskun maksupäivää vastaavalle kaudelle. Jos ohjelmassa on aikaisemmin käytetty suoriteperusteista laskentaa, kannattaa siirtymävaiheessa olla tarkkana, jotta kaikki laskut tulevat ensimmäiseen maksuperusteiseen laskelmaan oikein eikä minkään laskun arvonlisävero tule toistamiseen laskelmaan. Mikäli siirrytään kesken kaiken maksuperusteisesta laskentatavasta suoriteperusteiseen, niin on tarkistettava, ettei siirtymähetkellä ole yhtään laskua kirjaamatta maksetuksi (ei myynti- eikä ostolaskua). Ohjelma alkaa käsitellä laskuja siitä hetkestä lähtien suoriteperusteisesti eli ottaa arvonlisäveron huomioon vain uusista laskuista laskun päivämäärän/kirjauspäivän mukaiseen alv-laskelmaan. Niistä laskuista, jotka on kirjattu aikaisemmin (maksuperusteisen arvonlisäveron laskentatavan aikana), ei arvonlisäveroa oteta laskelmaan mukaan. Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset Ostolaskujen automaattinen digitointi Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan Passeli Meritissä. Alkuperäiset laskut voidaan siirtää hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa. Ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattisen digitoinnin voi aktivoida ohjelman pääkäyttäjä. Tunnistautumista ei vaadita.  Katso tarkemmat ohjeet täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Ostolaskun-luominen/ta-p/607752  Verkkolaskuoperaattori Apix Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla.  Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä Apixin käyttäjäksi erikseen. Tarkistathan, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä yrityksen tietoihin. Rekisteröitymisen jälkeen pääset valitsemaan laskutuksen palveluita. Palvelut valitaan Apixin Laskumapin valikosta Työkalut.  Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Mikäli sivusto ei automaattisesti ohjaa verkkokauppaan, valitse ylävalikosta Kauppa, josta pääset ostamaan verkkopostimerkkejä. Verkkopostimerkkejä tarvitset lähettääksesi ja vastaanottaaksesi verkkolaskuja. Mikäli valitsit rekisteröinnin yhteydessä Laskun maksutavaksi, ei verkkopostimerkkejä tarvita. Siirry tämän jälkeen Passeli Meritin valikossa Asetukset - Yrityksen tiedot - Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset. ValitseVerkkolaskuoperaattori Apix. Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana. Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu. Costpocket Costpocket on ohjelman kanssa yhteensopiva kuittisovellus. Costpocketin kautta saa tuotua ostokuitit digitoituina ohjelman Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon. Lisätietoja ja hinnat löytyvät heidän verkkosivultaan https://www.costpocket.com/fi/ Ohje Costpocketin käyttöönottoa varten: https://costpocket.com/fi/learn/meritaktiva Toinen ohjelman kanssa yhteensopiva kuittisovellus on eTasku. eTaskun kautta saa tuotua ostokuitit digitoituina suoraan ohjelman Ostolaskut-valikkoon. Lisätietoja, hinnat ja ohje eTaskun käyttöönottoon löytyy heidän verkkosivultaan: https://etasku.zendesk.com/hc/fi/articles/115004351733-eTasku-MeritAktiva Myyntisaatavien rahoitus Ohjelmaan on integroitu Uuva Rahoituksen laskurahoituspalvelu. Uuvan hinnasto löytyy linkistä: https://anitta.uuva.fi/static/pdfs/Uuva_Rahoitushinnasto.pdf Tulorekisterin varmenne Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä. Lokakuusta 2024 alkaen varmenne haetaan Verohallinnon asiointipalvelussa. https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/uutishuone/uutiset/uutiset/2024/verohallinnon-varmennepal... Tarkemmat ohjeet tulossa myöhemmin.  Ohjelmassa digitoidut laskut Ohjelmassa digitoidut laskut -raportista voidaan tarkistaa mitä ostolaskuja tai -kuitteja on digitoitu jossain tietyssä yrityksessä valitulla kaudella. Ajanjakso-kenttään valitaan haluttu kausi ja Valitse yritys-kentään voidaan valita avautuvasta valikosta joko Kaikki yritykset tai joku tietty yritys. Jos valitaan Kaikki yritykset ja painetaan ”Laadi raportti”, näytölle tulostuu luettelo yrityksistä, joissa digitointia on käytetty sekä kappalemäärä montako kuittia on kyseisellä kaudella digitoitu. Yrityksen nimeä klikkaamalla saadaan auki tarkempi erittely digitoiduista kuiteista. Kyseinen luettelo voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon vastaavaa painiketta klikkaamalla. Pankkitapahtumat-raportti Pankkitapahtumat-raportilta voit tarkastella pankkiyhteystapahtumien määrää, joita kullakin ohjelmaan lisätyllä yrityksellä on valitulla ajanjaksolla. Yritysten lukumäärä-raportti Raportissa näkyvät sisäänkirjautuneen käyttäjän luomat yritykset, joissa käyttäjä on pääkäyttäjänä. Ohjelma hakee yrityksen tiedoissa olevan Y-tunnuksen perusteella tiedot kaupparekisteristä. Mikäli kyseisellä Y-tunnuksella löytyy yritys, näytämme raportissa myös kaupparekisterissä rekisteröidyn yrityksen nimen. Minun tilini Valikossa Yrityksen tiedot > Minun tilini voidaan kytkeä käyttäjä tiettyyn osastoon ja varastoon (Oletusasetuksena tarjottava osasto, Oletusasetuksena tarjottava varasto). Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Silloin ohjelma tarjoaa myyntilaskulle automaattisesti oikeaa osastoa tai varastoa. Käyttäjään kytketty osasto tai varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja osastoihin. Toiminto on tarkoitettu vain helpottamaan laskuttajan työtä.   Salasanan vaihto - Minun tilini -valikossa voidaan tarvittaessa myös muuttaa salasana, jota käytetään ohjelmaan kirjauduttaessa. Muuta salasana kirjoittamalla voimassa oleva salasana ja sen jälkeen uusi salasana kahteen kertaan. Tämän jälkeen voit kirjautua ohjelmaan uudella salasanalla. Tässä näkymässä pääset myös tyhjentämään välimuistin klikkaamalla Välimuistin (evästeiden) poistaminen. Osa asetuksista ja oletuksista säilytetään selaimen paikallisessa muistissa (LocalStorage), jonka voit tyhjentää klikkaamalla Poista LocalStorage. Minun tilini -valikossa voidaan poistaa myös käyttäjätili, mikäli ensin on poistettu kaikki ko. käyttäjän lisäämät yritykset ohjelmasta. Käyttäjät Valikossa Yrityksen tiedot > Käyttäjät voi pääkäyttäjä lisätä, poistaa ja hallinnoida eri yritysten käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan. Ohjelmassa on kolmentyyppisiä käyttäjiä:     1) Pääkäyttäjä   Ohjelman lisenssi on kytketty pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan uusia yrityksiä, muita käyttäjiä ja määritellä käyttäjien käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjällä on ohjelmaan täydet käyttöoikeudet.     2) Lisäkäyttäjä   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan samanaikaisia lisäkäyttäjiä, jotka pääsevät ohjelmassa kaikkiin valikoihin. Lisäkäyttäjälle tulee ostaa oma lisäkäyttäjän lisenssi. Lisäkäyttäjällä on oletuksena pääsy ohjelman kaikkiin valikoihin, mutta pääkäyttäjä voi tarvittaessa rajoittaa oikeuksia ohjelman eri valikoissa.     3) Rajoitettu käyttäjä Rajoitetulla käyttäjällä on rajoitetut oikeudet. Hänellä on katseluoikeus ohjelman Myynnit-valikkoon. Lisää uusi käyttäjä klikkaamalla Lisää käyttäjä. Lisäkäyttäjän käyttöoikeuksia voidaan määritellä klikkaamalla Käyttöoikeudet-sarakkeessa Muuta-painiketta. Lue lisää käyttäjien lisäämisestä ja muokkaamisesta ohjeesta: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378  Laskujen kierrätys Laskujen kierrätystä käytettäessä laskuja voivat vahvistaa maksulliset lisäkäyttäjät. Mikäli lisäkäyttäjän tulee vahvistaa kaikki ohjelmaan tulevat verkkolaskut (valikossa Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut), laita valinta käyttöoikeuksissa seuraaviin kohtiin:   Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten - vahvistajalle lähetetään automaattisesti ilmoitus, kun ohjelmaan on tullut verkkolasku. Kirjanpitäjän ei tarvitse siinä tapauksessa lisätä laskuun vahvistajia erikseen. Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi:   Jos käyttäjän tiedoissa on valittu, että käyttäjä näkee vain hänen vahvistamansa ostolaskut, niin käyttäjä näkee vain hänelle vahvistettavaksi ohjatut laskut tai hänen vahvistamansa ostolaskut Vahvistamattomat ostolaskut- taiOstolaskut -valikoissa.   Jos laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksissa ei tarvitse määritellä laskujen vahvistajia, vaan kirjanpitäjä valitsee jokaiseen käsittelemäänsä laskuun vahvistajat itse.   Laita valinta käyttöoikeuksissa ruutu ”Älä näytä mainosviestejä”, jos haluat, että yritykseen lisätylle käyttäjälle ei näytetä ohjelman viesteissä Visma Amplio Oy:n lähettämiä mainosviestejä.   Käyttäjälle näytetään siinä tapauksessa vain ohjelmapäivityksiin liittyviä ilmoituksia ja muita tietoja. Käyttäjien hallinnointi työpöydällä Käyttäjien hallinnointi -valikossa ohjelman työpöydällä näkyvät vain ne yritykset, joissa käyttäjä on itse pääkäyttäjänä sekä käyttäjät, jotka kyseinen pääkäyttäjä on kutsunut kyseisiin yrityksiin lisäkäyttäjiksi. Klikkaamalla yrityksen nimeä näytetään kyseisen yrityksen käyttäjät. Kun klikataan käyttäjän nimeä, näkyvät kyseiseen käyttäjään liittyvät yritykset. Samalla on mahdollista muuttaa myös käyttäjien oikeuksia. Käyttäjän voi lisätä yritykseen klikkaamalla plus-painiketta ja käyttäjän voi poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaketta. Uusi käyttäjä voidaan lisätä myös vetämällä hiirellä käyttäjän nimi kyseisen yrityksen nimen päälle. Käyttöoikeuksia voi määritellä ja muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta.  Pääkäyttäjä voi katsoa mihin yrityksiin hän on lisännyt maksullisia lisäkäyttäjiä klikkaamalla Käyttäjien hallinnointi -sivulla Näytä maksulliset lisäkäyttäjät. Lisenssiavaimen tiedot Lisenssiavaimen tiedoissa näkyy pääkäyttäjän sähköpostiosoite, pääkäyttäjän luontipäivä, ohjelmaversio, käyttäjien lukumäärä sekä lisenssin voimassaoloaika ja laskutuskausi. API:n asetukset Pro- ja Premium-versiossa voidaan vaihtaa tietoja muiden ohjelmistojen kanssa ohjelman rajapinnan välityksellä.  Pääkäyttäjä luo API-avaimen ja API ID:n jokaiseen integroitavaan ohjelmistoon erikseen. Rajapinnan tekninen kuvaus löytyy verkkosivultamme https://api.passelimerit.fi/  Poikkeuksena ovat kuittien digitointipalvelua tarjoava eTasku sekä Costpocket, jotka on integroitu valmiiksi ohjelmaan. Yleiset asetukset Myyntilaskun asetukset Myyntilaskun asetukset Tässä valikossa voidaan muuttaa myyntilaskujen sekä Premium-versiossa tarjousten ja lähetemyynnin oletusasetuksia yrityksellenne sopivaksi. Seuraava nro – määrittele seuraavan myyntilaskun nro, joka perusteella ohjelma alkaa numeroimaan myyntilaskuja. Oletuksena numerointi alkaa numerosta 1000. Suosittelemme käyttämään vähintään kolmenumeroista numerosarjaa, jotta ohjelma pystyy muodostamaan myyntilaskuille viitenumerot. Viitenumero muodostetaan automaattisesti laskunnumerosta lisättynä tarkistenumerolla. Etuliite – määrittele halutessasi etuliite, joka lisätään myyntilaskun numeron eteen. Myyntilaskun oletuspäivämäärä – uusia myyntilaskuja syöttäessäsi voit valita, tarjoaako ohjelma myyntilaskuun oletusarvoisesti edellisen myyntilaskun päivämäärän vai kuluvan päivän.  Maksuehto päivinä – myyntilaskuissa käytettävä maksuaika laskettuna päivinä laskun päivämäärästä. Jos joillekin asiakkaille sovelletaan muuta maksuehtoa kuin tässä olevaa maksuehtoa, se voidaan muuttaa asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla. Viivästyskorko – viivästyskorkoprosentti, joka näkyy myyntilaskulla ja joka lisätään asiakkaiden tietoihin. Oletusarvoista viivästyskorkoa voidaan muokata asiakas tai laskukohtaisesti joko asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla. Voit muuttaa viivästyskorkoprosentin tarvittaessa kaikkien asiakkaiden tiedoissa samalla kertaa. Lisää tällöin myyntilaskun asetuksissa Viivästyskorko-kenttään uusi viivästyskorko ja klikkaa Tallenna kaikille. Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.   Premium-versiossa on mahdollista laskea viivästyskorko ja laatia viivästyskorkolaskuja.   Laskun pyöristys – valitse haluamasi pyöristystapa laskun loppusummalle. Laskuttajan yhteyshenkilö – jos tähän kenttään syötetään laskuttajan yhteyshenkilön nimi, se tulostuu myös myyntilaskuun. Nimikkeiden järjestys laskussa – on mahdollista valita, näkyvätkö nimikkeet laskulla nimikkeen tunnuksen vai nimen mukaisessa järjestyksessä. Syötä riveille nimikkeen tunnus – laita valinta tähän kohtaan, jos haluat, että esim. varastonimikkeiden tunnus näkyy myyntilaskulla. Tulosta ”Vastaanottajan kuittaus” – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että myyntilaskun alaosassa näkyy rivi ”Vastaanottaja:”, johon vastaanottaja voi lisätä allekirjoituksensa, kun lasku tulostetaan paperisena. Tulostetaan viitenumero – laita valinta tähän, jos haluat käyttää myyntilaskuissa viitenumeroita. Kun ohjelmaan luetaan pankin tiliote, viitenumerot auttavat kohdistamaan maksusuoritukset laskuihin. Viitenumero voidaan muodostaa kahdella eri tavalla:   Viitenumero muodostetaan myyntilaskun numeron perusteella. Käytetään asiakaskohtaista viitenumeroa, jolloin asiakkaan tietoihin lisätään viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).   Tulosta lähetelomake – ruksaa tämä kohta, jos tarvitset myyntilaskun lisäksi lähetelomaketta. Silloin myyntilaskulle muodostuu PDF-painikkeen alle kaksi tulostetta: Hinnat sisältävä PDF ja Lähetelomake ilman hintoja. Lähetelomake voidaan tulostaa asiakkaalle tavaralähetyksen mukaan. Tulosta laskuun yhteyshenkilö – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että PDF-laskuun tulostuu yhteyshenkilön tiedot (tieto otetaan asiakkaan tiedoista Yhteyshenkilö-kentästä). Lähetemyynti on sallittu – Premium-versiossa voidaan ottaa koontilaskujen laadinta käyttöön ruksaamalla tämä kohta. Suosittelemme lisäämään lähetteiden numerointia varten etuliitteen, esim. LÄH-. Jos haluat numeroida koontilaskut myyntilaskujen yleisen numeroinnin mukaisesti, syötä seuraavaksi koontilaskun numeroksi 0. Valikossa Myynnit > Asiakkaat: rastita ruutu “Myynti lähetteestä koontilaskulle on sallittu“ niiden asiakkaiden kohdalla, joiden kanssa on sovittu luotollisesta myynnistä. Vain kyseisille asiakkaille voidaan laatia lähetteitä ja koontilaskuja. Myyntilaskun muotoilu Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata lisenssitasosta riippuen eri tavoin: Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle. Numerosarjat Myyntihinnat ja alennukset Pro- ja Premium -versioissa voi ohjelmaan syöttää myyntihintoja ja alennuksia. Tarkemmat ohjeet: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Myyntihinnat-ja-alennukset-Pro-ja-Premium-versio/ta-p/633895 Viivästyskoron laskennan asetukset Viivästyskorkolaskuja voidaan laatia ohjelman Premium-versiossa. Viivästyskorko lasketaan niistä laskuista, joiden viivästyskorko on suurempi kuin 0 %. Lisää viivästyskoron asetukset valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Viivästyskoron laskennan asetukset. Viivästyskorkolaskun etuliite lisätään viivästyskorolaskun numeron eteen. Viivästyskorkolaskun numerointi alkaa oletusarvoisesti numerosta 1000. Viivästyskorko voidaan laskea päiväkorkona tai vuosikorkona.   Valitse Nimike-riville viivästyskoron laskennan nimike tai lisää uusi nimike, jonka alv-kantana on ”Ei veronalainen”.   Viivästyskorkolaskun vähimmäissumma -kenttään syötetään summa, josta pienempiä viivästyskorkolaskuja ohjelma ei laadi.   Mikäli ohjelmalla on tehty aikaisemmin viivästyskorkolaskuja, syötä päivämäärä, josta lähtien viivästyskoron laskentaa jatketaan.   Jos esimerkiksi viivästyskorkolaskut on laadittu edellisen kerran 31.12.2019, syötä viivästyskoron laskennan aloituspäiväksi 01.01.2020. Silloin viivästyskoron laskentaa jatketaan kyseisestä päivästä.   Valitse, lasketaanko viivästyskorkoa eräpäivästä lähtien vai eräpäivää seuraavan kuukauden alusta lähtien.   Voit lisätä viivästyskorkolaskuun huomautusmaksun, joka merkitään jokaiseen viivästyskorkolaskuun omana nimikerivinään viivästyskoron lisäksi. Lisää huomautusmaksu viivästyskorkolaskuihin laittamalla valinta kohtaan ”Lisää viivästyskorkolaskuun huomautusmaksu”. Lisää huomautusmaksu laskuun valitsemalla Huomautusmaksun nimike ja syöttämällä viivästyskorkolaskulla näkyvä huomautusmaksun määrä. Maksumuistutusten tekstit ja muut tekstit Ohjelmassa on oletusarvoiset maksukehotuksen tekstit suomeksi, englanniksi, viroksi ja ruotsiksi. Kielivalinta riippuu siitä missä kielessä asiakkaalle laaditaan myyntilaskut.  Myyntilaskujen kieli valitaan asiakkaan tiedoissa valikossa Myynti > Asiakkaat > Myyntilaskun kieli.  Voit lisätä ohjelmaan uusia maksumuistutustekstejä klikkaamalla Lisää uusi maksumuistutus. Olemassa oleva maksumuistutuksen tekstejä voidaan muuttaa tai poistaa valitsemalla kyseinen rivi ja klikkaamalla sen jälkeen joko kynän tai roskakorin kuvaketta. Pysyvä kommentti Uuden pysyvän kommentin voi lisätä joko valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti, asiakkaan tiedoissa olevissa kommenttikentissä tai suoraan myyntilaskulla kommenttien lisäämiskentissä. Valmiiksi lisättyjä kommentteja voidaan jatkossa käyttää myyntilaskuja laadittaessa. Pysyviä kommentteja voidaan valita: 1. suoraan myyntilaskulla 2. asiakkaan tiedoissa 3. asiakasryhmässä.   Myyntilaskuun, asiakkaan tietoihin tai asiakasryhmälle valitut pysyvät kommentit näkyvät myyntilaskulla lisätietona. Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti voidaan pysyviä kommentteja tarvittaessa muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta tai poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaketta. Mittayksiköt Mittayksiköitä käytetään osto- ja myyntinimikkeissä eli tuotteissa ja palveluissa, joita ostetaan ja myydään. Mittayksiköitä voidaan lisätä ohjelmaan nimikkeen tiedoissa klikkaamalla mittayksikköluettelon lopussa olevaa Lisää uusi -painiketta klikkaamalla tai valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköt. Mittayksikön tietoihin voidaan syöttää myös muunkielinen nimi. Jos esimerkiksi tehdään lasku ruotsinkieliselle asiakkaalle, laskulla käytetään automaattisesti ruotsinkielisiä mittayksiköitä, kun asiakkaan tiedoissa on valittuna myyntilaskun kieleksi ruotsi. Mittayksiköiden muutokset Mittayksiköiden muunnoksia voidaan käyttää ohjelman Premium -versiossa. Muunnokset voidaan lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset. Lisää muunnosten taulukkoon mittayksiköiden väliset suhteet: Vaihtoehtoinen mittayksikkö = suhdeluku * perusmittayksikkö. Perusmittayksiköksi otetaan nimikkeen tietoihin valittu mittayksikkö. Esimerkki. Jos ohjelmassa on perusmittayksikkönä kg, mutta halutaan lisätä muunnos grammoina, muunnos lisätään ohjelman valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset Lisää uusi -painikkeella. Syötä uusi mittayksikkö g (vaihtoehtoinen mittayksikkö -kenttään) ja paina Lisää uusi.  Syötä yksikön nimi myös monikossa sekä halutessasi myös muilla kielillä.  Paina: Lisää uusi. Valitse vaihtoehtoiseksi mittayksiköksi g ja perusmittayksiköksi kg. Syötä suhdeluvuksi 0,001 (eli g = 0,001 kg). Paina: Lisää uusi. Samalla periaatteella voidaan muuntaa esim. metri senttimetreiksi, tonni 1000 kg:ksi, kori 24 pulloksi jne. Kun ohjelmaan syötetään ostolasku käyttämällä vaihtoehtoista mittayksikköä, nimikkeelle lasketaan automaattisesti varastohinta perusmittayksikössä. Jotta voidaan tehdä myyntilaskuja molemmilla mittayksiköillä (vaihtoehtoisilla ja perusmittayksiköillä), suosittelemme syöttämään myyntihintojen taulukkoon myyntihinnat molemmilla mittayksiköillä (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Silloin ohjelma osaa tarjota myyntilaskuun automaattisesti oikean hinnan. Lisää tietoa mittayksiköiden muunnoksista täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Mittayksikoiden-muunnokset-ja-kokoonpanot-Premium-versiossa/ta-p/659690  Maat Valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Maat esitetään vasemmanpuoleisessa valikossa (Valitut maat) ne maat, jotka ovat valittavissa asiakkaan tai toimittajan tietoihin laskuilla. Oikeanpuoleisessa valikosta (Maat) löytyvät kaikki maailman maat. Maat-valikosta voidaan siirtää puuttuvat maat omaan maaluetteloon klikkaamalla maan edessä olevaa plus-painiketta. Valuutat Lisää valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa plus-painiketta. Sähköpostiasetukset Ohjelmassa on mahdollista valita laskujen lähetykseen neljä erilaista tapaa: Käytä lasku@passelimerit.fi verkkotunnusta Käytä omaa SMTP-palvelinta Käytä Exhange-palvelinta Exchange Modern Auth  Uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä on oletusasetuksena: Käytä lasku@passelimerit.fi  verkkotunnusta. Lähettäjän s-postiosoite – syötä laskun lähettäjän sähköpostiosoite. Käyttäessäsi lasku@passelimerit.fi  -tunnusta, laskun lähettäjänä näkyy kyseinen tunnus, mutta lähettäjän s-postiosoite-kenttään voit määritellä sähköpostin, johon asiakkaan viesti laskuun liittyen palautuu. Käyttäjään kytketty lähettäjän s-posti – syötä tähän sähköpostiosoite, jota haluat käyttää omissa ohjelmasta lähettämissäsi sähköpostiviesteissä (esim. myyntilaskut, maksumuistutukset yms.). Käyttäjään kytketty lähettäjän sähköpostiosoite on käyttäjäkohtainen ja jokainen käyttäjä voi syöttää tähän kenttään oman sähköpostiosoitteensa. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, asiakkaille lähtevissä sähköpostiviesteissä näkyy lähettäjän sähköpostiosoitteena ”Lähettäjän s-postiosoite”-kentässä näkyvä osoite. Kopion vastaanottaja / Piilokopio (bcc) – lisää sähköpostiosoite, jonne lähetetään kopio/piilokopio asiakkaalle lähetetystä viestistä ja myyntilaskusta. Suosittelemme lisäämään tähän kohtaan oman sähköpostiosoitteenne, jotta saatte Merit Aktivasta lähetetyt sähköpostit ja myyntilaskut arkistoonne. Merit Aktivassa näkyy lähetetyistä sähköposteista ainoastaan lähetyspäivä, ei muita lokitietoja. Oletusviestit - Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja oletusviestiksi merkitty viesti tarjotaan oletuksena myyntilaskua, tarjousta, tilauta, ennakkolaskua ja lähetettä lähetettäessä. Ennen asiakkaalle lähettämistä voit tarvittaessa täydentää tai muuttaa niitä tai valita viestiksi jokin muun oletusviestin. Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä eri asiakirjojen lähettämistä varten. Asiakirjatyyppi näyttää minkälaisessa tositteessa oletustekstiä käytetään, asiakirjan nimi määrittelee viestin tyypin, jotta erotat eri tekstit toisistaan. Lisää uusi teksti klikkaamalla Uusi oletusviesti. Oletustekstiin voidaan lisätä muuttujia. Muuttujiksi voit valita yrityksen nimen, asiakirjan numeron ja tarjouksissa (Premium-versio) myös online-linkin asiakirjaan.   Sähköpostiasetusten oletusteksteihin merkityt muuttujat korvataan muuttujan mukaan joko asiakirjan numerolla tai yrityksen nimellä.   Asiakirjaan ohjaavan online-linkin kautta asiakas pystyy avaamaan ohjelmasta lähetetyn tarjouksen (Premium-versio) ja antamaan palautetta tarjoukseen suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä sen ja lisätä kommentteja). Oletusviesteihin voidaan lisätä myös viron-, englannin- ja ruotsinkieliset tekstit sellaisia asiakkaita varten, joille lähetetään viron-, englannin- ja ruotsinkielisiä myyntilaskuja. Jos laskut luodaan massalaskutuksena, laskuihin lisätään teksti, joka on valittu Oletuksena käytettävänä tekstinä. Ohjelman kielen valinta Kielivalikossa voit valita ohjelman käyttöliittymän kielen. Jos haluat muuttaa käyttöliittymän kieltä, klikkaa vastaavaa kieltä. Ohjelman kielivalinta on käyttäjäpohjainen eli jos muutat kieltä yhdessä yrityksessä, työkieli muuttuu myös muissa yrityksissä, joissa olet käyttäjänä. Jos yrityksellä on useampia käyttäjiä, ohjelman kielivalinta ei koske muita käyttäjiä.   Kun valitset ohjelman käyttökieleksi ruotsin, englannin, viron tai venäjän, muuttuu ohjelman käyttökieli vastaavasti. Jo lisäät tilikarttaan tai nimikeluetteloon uusia tilejä/nimikkeitä tai muutat olemassa olevia, sinun tulee kääntää ne itse. Käännökset voit lisätä itse tilikartassa tilien tietoihin.   Ohjelman toimintakielen voi muuttaa kirjautumisikkunassa tai ohjelman sisällä klikkaamalla yläkulmassa oikealla olevaa profiilikuvaketta, jonka jälkeen alasvetovalikkoon avautuu vaihtoehdot ohjelmassa käytettävistä kielistä. Kirjanpidon asetukset Tilikartta Tilikartan rakenne riippuu uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä valitusta yritysmuodosta. Huomaa, että tilikarttapohjaa ei voi vaihtaa enää sen jälkeen, kun yritys on perustettu. Ohjelmassa valittavissa olevat yritysmuodot ja niitä vastaavat tilikartat: Yhtiö (osakeyhtiöille, osuuskunnille): ohjelman oma suppeampi tilikartta Toiminimi (toiminimille, kommandiittiyhtiöille): ohjelman oma suppeampi tilikartta Asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö Yhdistyskirjuri Liikekirjuri (monipuolisin ja laajin, sopii liikeyritysten kirjanpitoon, esim. osakeyhtiöille, osuuskunnille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille) Tilikartta on ryhmitelty taseen ja tuloslaskelman erien mukaan, jolloin tililuettelossa näytetään tilit ryhmiteltynä. Voit ottaa ryhmittelyn pois ottamalla rastin pois ruudusta: Ryhmittele taseen ja tuloslaskelman rivien mukaan. Tilikartta on esitetty taulukkona, jonka jokaisen sarakkeen ylävalikossa on suodatin. Suodattimen avulla voit hakea tiettyä tiliä esim. tilin numeron, nimen, taseen/tuloslaskelman erän jne. mukaan. Kun klikkaat suurennuslasi-merkkiä, valitun sarakkeen ylävalikkoon ilmestyy suodatin, jossa voit suodattaa tietoja sopivien hakuehtojen mukaan. Suodattimen saa otettua pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Tilikartassa on mahdollista muuttaa tilejä kynän kuvakkeesta klikkaamalla tai poistaa ne roskakorin kuvakkeesta. Jos tiliin on kytketty osto- tai myyntinimike, tulee ensin poistaa vastaava nimike valikosta Ostot > Nimikkeet tai Myynnit > Nimikkeet. Rahatilit (pankkitilit, kassat) lisätään tilikarttaan Lisää pankkitili ja Lisää kassa -painikkeilla. Toinen mahdollisuus on lisätä pankkitilit ja kassat valikossa: Maksutapahtumat > Pankit/Kassat. Tilikartta voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla vastaavasti joko PDF tai XLS. Olemassa olevaa tilikarttaa on mahdollista muokata ja täydentää. Lisää uusi tili klikkaamalla Lisää tili ja täytä tilin tiedot. Voit myös kopioida tilin tiedot olemassa olevasta tilistä. Avaa kopioitavan tilin tiedot ja paina Kopioi-painiketta. Lisää uudelle tilille numero ja nimi. Tunnus – taseen Vastaavaa-puolen tilit alkavat numerolla 1 ja Vastattavaa-puolen tilit numerolla 2. Tulotilit alkavat numerolla 3 ja kulutilit numeroilla 4 - 9.   Nimi – kirjoita tilin nimi.   Tyyppi – valitse tilityyppi. Oletustyyppinä on ”yksityiskohtainen”.   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä tilikarttaan yhteenvetotilejä. Yhteenvetotilin numeron tulee olla lyhyempi kuin niiden tilien numerot, joiden summat lasketaan yhteen yhteenvetotilille.   Tilikarttaan yhteenvetotiliä lisättäessä kyseisen "otsikkotilin" tyypiksi tulee valita: Yleinen. Esim. jos yhteenvetotilin tilinumero on tilikartassa numero 30, lasketaan kyseisen tilin saldoon yhteenlaskettu summa kaikista alatileistä, joiden tilinumero alkaa numerolla 30.... Eli yhteenvetotileillä esitetään alatilien yhteissumma. Itse yhteenvetotilille ei voi tehdä kirjauksia, koska ne ovat vain otsikkorivejä. Yhteenvetotilien numero voi olla myös yksinumeroinen.  Eli esim. 30 Tuotantotulot (Yhteenvetotili) ja sen alla tulotilit 3001, 3010, 3077.  Yhteenvetotilit näkyvät pääkirjassa ja ohjelman tiliotteessa, mutta ei tuloslaskelmassa.   Taseen/tuloslaskelman erä – valitse tilille oikea taseen tai tuloslaskelman erä.   ALV – valitse arvonlisäverokanta.   ALV:n ilmoittaminen – määritellään, ilmoitetaanko tiliin liittyvät kirjaukset myynti- vai ostojen arvonlisäverona vai onko kyseessä veroton kirjaus.   Käytetään maksutapana – tili voidaan tarvittaessa määritellä maksutavaksi ostolaskuihin, myyntilaskuihin tai ostolaskuihin ja kuluraportteihin.   Osasto/Dimensio pakollinen – mikäli tilin tiedoissa määritellään, että osasto/kustannuspaikka/projekti tai muu dimensio on pakollinen, niin kirjauksia kyseiselle tilille tehtäessä ohjelma ei anna tallentaa kirjausta ennen kuin osasto/kustannuspaikka/projekti on valittu.   Näytä työpöydällä – valittaessa tilin tietoihin ”Näytä työpöydällä”, valikossa Työpöytä > Yrityksen työpöytä näkyy kyseisen tilin kuluvan kuukauden saldo, saldo tilikauden alusta sekä edellisen kuukauden saldo. ALV-määritykset Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset näkyvät kaikki alv-kannat, joita voidaan käyttää kirjauksissa. Tarvittaessa alv-kantoja voidaan lisätä klikkaamalla Lisää ALV-kanta. Alv-määrityksiä voidaan muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta ja poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaa. Mikäli myyntilaskuihin tarvitaan erilaisia viittauksia arvonlisäverolakiin tai -asetukseen, lisää ohjelmaan jokaista viitettä varten oma alv-kanta. Laskulle voidaan sen jälkeen valita vastaava viite.   Arvonlisäverokannat on kytketty ohjelmassa konkreettisiin kirjanpitotileihin, jotka ovat valmiina tilikartassa. Älä lisää alv-kantoja varten uusia arvonlisäverotilejä tilikarttaan. Uutta alv-kantaa lisättäessä ohjelma määrittelee automaattisesti sopivat arvonlisäverotilit.   Oletustilit Oletustilit on määritelty ohjelman alkuasetuksissa. Kyseisiä tilejä käytetään ohjelmassa oletustileinä kirjauksissa. Valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Oletustilit. Edellisten tilikausien voittovaratili ja Tilikauden voitto(tappio) -tilejä ei saa muuttaa, sillä ohjelma päättää tilikauden päättyessä automaattisesti tulo- ja kulutilit. Edellisten tilikausien voitto (tappio)-tilille on mahdollista tehdä pääkirjakirjauksia (esim. syöttää alkusaldo, tehdä voitonjakokirjaus), mutta Tilikauden voitto (tappio) -tilille kirjauksia ei voi tehdä. Myyntitiliä ohjelma tarjoaa automaattisesti uusia nimikkeitä lisättäessä Myyntitili-kenttään. Voit tarvittaessa muuttaa oletustilin tässä valikossa tai nimikkeen tiedoissa. Ostotiliä ohjelma tarjoaa uusia nimikkeitä lisättäessä Ostotili-kenttään. Ostotiliksi voit valita eniten käytettävän tuotteiden/palvelujen kulutilin. Varastotiliä ohjelma tarjoaa uusia varastonimikkeitä (nimike, jonka tyyppinä on Varastonimike) lisättäessä (Varastotili-kenttään). Myyntikustannustili on automaattisesti uusia varastonimikkeitä lisättäessä kulutilikentässä (Myyntikustannustili). Myyntisaamiset ja Asiakkaan ennakkomaksutili esitetään tileillä 1701 Myyntisaamiset ja 2750 Saadut ennakot. Ostovelkatili on 2760 Ostovelat ja toimittajille maksetut ennakkomaksut esitetään tilillä 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Kaikki kuluennakonsaajiin liittyvät kirjaukset esitetään tileillä 2942 Velat työntekijöille ja 1782 Kuluennakot työntekijöille. Pyöristyksen tulo- ja pyöristyksen kulutileille kirjataan myynti- ja ostolaskujen pyöristykset. Kurssivoittotilille ja kurssitappiotilille kirjataan myyntilaskujen ja ostolaskujen maksukirjauksissa muodostuneet kurssierot. Pankin tiliotetta sisään luettaessa esitetään pankin palvelumaksut ja korot automaattisesti Pankkikulujen kirjanpitotilillä ja Korkotuottojen kirjanpitotilillä. Oletustilivalikossa voit muuttaa niitä tilejä, joiden kohdalla avautuu tilikartta. Tilikaudet Valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet. Määrittele kentässä Tallennus sallittu kaudella, että mille kaudelle tositteita voidaan tallentaa. Jos esimerkiksi määrittelet kauden alkupäiväksi kuluvan kuukauden ensimmäisen päivän, aikaisemmille kausille ei pysty tallentamaan tositteita. Tämä vähentää virheitä tositteiden päivämääriä syötettäessä. Lisää uusi tilikausi klikkaamalla + Lisää tilikausi. Mikäli yrityksenne tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, muuta tilikauden tiedoissa yrityksen tilikauden alku- ja päättymispäivä.   Voit muuttaa olemassa olevia tilikausia ei-aktiivisiksi ottamalla tilikauden tiedoissa pois rastin Aktiivinen-ruudusta. Klikkaa tilikauden rivi aktiiviseksi ja paina sen jälkeen kynän kuvaketta. Tee muutokset ja tallenna tilikauden tiedot. Ei-aktiiviselle tilikaudelle ei ole mahdollista tehdä kirjauksia.   Voit poistaa vain sellaisia tilikausia, joille ei ole tehty kirjauksia. Tietojen tuonti Ohjelmaan voidaan tuoda Excel-taulukosta nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa ohjelman varasto-osakirjanpidossa. Nimikkeiden tiedot tuodaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Nimikkeiden tuonti. Muuta tiedostoon ohjelman tilikartan mukaiset tilit ja lisää tarvittaessa uusia tilejä tilikarttaan. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä. Alkusaldot Alkusaldot voidaan syöttää ohjelmaan joko manuaalisesti tai tuomalla ne Excel-taulukosta. Jos aloitat käyttämään ohjelmaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Edellisen tilinpäätöksen loppusaldot syötetään ohjelmaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Toiset alkusaldot tulee syöttää käsin pääkirjatositteena valikossa Kirjanpito > Pääkirjatosite. Saldoja käsin syötettäessä kannattaa alkusaldo tallentaa silloin tällöin, jotta tiedot eivät häviä, jos teet välillä jotain muuta. Syötä silloin alhaalla erotuksena näkyvä summa esim. tilikartan viimeiselle tilille, jotta saat tallennettua saldot. Ohjelma nimittäin vaatii, että alkusaldojen Debet- ja Kredit-puolen tulee mennä tasan, ennen kuin tallennus onnistuu. Voit sitten myöhemmin jatkaa alkusaldojen syöttöä poistamalla tuon em. summan kyseiseltä tililtä. Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen. Alkusaldojen syöttäminen Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja käytössäsi on edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase, syötä niistä tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin. Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä. Esimerkiksi jos aloitat yrityksesi kirjanpidon tammikuun 1. päivästä 2021, syötä alkusaldon päivämääräksi 31.12.2020. Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle.   Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava ALV, arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin vaan ohjelma laskee sen automaattisesti.   Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos summat eivät ole samat debet- ja kredit-puolella. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa.  Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit. Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus. Toiset saldot Jos ohjelma otetaan kesken tilikauden käyttöön, voidaan toiset alkusaldot syöttää valikkoon: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Taseesta syötetään tilinpäätöksen taseen ja kuluvan tilikauden taseen välinen saldojen muutos. Ko. muutokset  sekä tuloslaskelman saldot syötetään omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla tuloslaskelmallakin Huomaa, että kuluvan tilikauden taseesta ei tule syöttää Edellisten tilikausien voittoa/tappiota eikä Tilikauden tulosta, sillä ohjelma laskee nämä automaattisesti, kun myös tuloslaskelman tiedot syötetään pääkirjatositteelle. Ohjeet alkusaldoihin täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Alkusaldot/ta-p/617268      Sähköisesti lähetettyjen raporttien historia Valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Sähköisesti lähetettyjen raporttien historia voidaan tarkistaa ohjelmasta Verohallintoon lähetettyjen ilmoitusten, kuten arvonlisäveroilmoitusten lähetyspäivä ja tila. Tositteiden järjestäminen Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tositteiden järjestäminen voit määritellä ohjelmaan syötetyille tositteille uuden numerojärjestyksen. Valitse ensin tositelaji ja kausi, jonka numeroinnin haluat järjestää uudelleen. Määrittele Järjestys-valikossa, onko uuden numeroinnin perustana tositteen päivämäärä, tositelaji ja tositteen numero vai tositelaji ja tositteen numero. Kun klikkaat Näytä tositteita, esitetään valitun tositelajin kirjausten tämänhetkiset sekä ohjelman tarjoamat uudet tositenumerot. Tallenna itsellesi arkistoon PDF-tiedosto tästä näkymästä, sillä tätä toimintoa ei voi perua, kun se on tehty.  Uudet tositenumerot tallennetaan, kun klikkaat Tallenna uudet tositenumerot. Dimensiot Osastot Osastot mahdollistavat tuottojen ja kulujen seuraamisen esimerkiksi toimipaikoittain. Osasto voidaan lisätä myyntilaskuun, ostolaskuun, maksutapahtumaan, pääkirjatositteeseen ja käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin (poistojen laskentaa varten).    Osastot lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Osastot > Lisää osasto. Eri osastoille voidaan määritellä oma myyntilaskujen numerointi, laskuun tuleva osastokohtainen pankkitili sekä oma laskupohja. Tunnus – osaston tunnus, joka voi olla esim. lyhenne osaston nimestä. Tämä helpottaa osaston hakua, mikäli niitä on paljon. Nimitys – osaston täydellinen nimi. Osastokohtainen pankkitili myyntilaskussa – Mikäli eri osastoilla halutaan käyttää myyntilaskuissa osastokohtaisia pankkitilejä, voidaan se valita tässä. Seuraavan myyntilaskun numero – tässä voidaan määritellä osaston seuraavan myyntilaskun numero, josta lähtien numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut. Jos tämä kenttä on osaston tiedoissa tyhjä, käytetään myyntilaskun yleisissä asetuksissa olevaa tositenumerointia. Eri osastoilla voi olla erilainen numerointi. Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen. Takaliite –  takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään. Laskun muotoilu – kyseiseltä osastolta lähetettävien laskujen laskupohja. Tarkemmat ohjeet: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Dimensiot-projektit-kustannuspaikat-ja-osastot/ta-p/632034 Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia voidaan lisätä valikoissa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja Ostot > Kuluennakon saajat > Lisää kuluennakon saaja Suoraan kuluennakon saajan kuluraportissa, klikkaamalla kuluennakon saajien valintaikkunassa Lisää uusi.   Täytä uuden kuluennakon saajan tiedot:   Nimi – syötä kuluennakon saajan nimi. Kun kuluennakon saajan nimi on tallennettu, kyseisen kuluennakon saajan nimi näkyy laskujen ja kuluraporttien maksutapojen luettelossa. Osoite, osoite jatkuu, postinumero, postitoimipaikka – lisää kuluennakon saajan osoite. Puhelin, sähköposti – syötä kuluennakon saajan yhteystiedot. Maa – ohjelma tarjoaa oletuksena maaksi Suomea, mutta voit muuttaa sen tarvittaessa. Valikosta puuttuvan maan voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maat. Valuutta – oletuksena on EUR. Jos kuluennakon saajalle maksetaan aina jossain muussa valuutassa, voi valuutan muuttaa. Puuttuvan valuuttatunnuksen voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat. Pankkitili – syötä kuluennakon saajan pankkitili, jotta voitte kirjata kuluennakon saajalle ennakkomaksuja tai maksaa hänen maksamansa kulut kuluraporttien perusteella.   Kaikki kuluennakon saajien saamiset ja velat näkyvät ohjelmassa määritetyillä oletustileillä: 1782 Kuluennakot työntekijöille 2942 Velat työntekijöille. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä kuluennakoiden saajille. Eri työntekijöiden velkoja voidaan seurata osto- ja verovelkojen yhteenvetoraportista valitsemalla Velkatyypiksi: Velat kuluennakoiden saajille ja Toimittaja-kenttään kyseinen kuluennakon saaja. Dimensiot Projektit Eriteltyä tulojen ja menojen laskentaa varten voidaan käyttää projekteja. Projektien avulla voidaan seurata tietyn projektin tai toimeksiannon tuloja ja menoja ja saada siten tarvittavaa tietoa projektin tuottavuudesta. Ohjelman Standard ja Pro-versioissa voidaan käyttää kahta dimensiota – projekteja ja kustannuspaikkoja. Premium-versiossa on projektien ja kustannuspaikkojen lisäksi mahdollista lisätä  erilaisia dimensioita rajoituksetta. Projekti voidaan kirjata myyntilaskulle, maksutapahtuman riville, ostolaskun riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Projekteja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa Projekti. Mikäli laskun riveillä halutaan käyttää useita eri projekteja, laskun ylätunnisteeseen ei valita projektia vaan projektit lisätään laskun riveille sarakkeeseen Projekti. Projektin tulos lasketaan tuloperusteisesti. Projektin tulos saadaan vähentämällä menot tuloista. Projektiraporteissa kuvataan ostolaskujen summat (menot) miinusmerkkisinä ja myyntilaskujen summat (tulot) plusmerkkisinä. Projektin positiivinen saldo kertoo projektin olevan voitolla. Negatiivinen saldo kertoo projektin olevan tappiollinen.   Lisää uusi projekti klikkaamalla Lisää arvo -painiketta. Dimension tunnus – anna projektille jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita projekteja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä projektin nimi. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä projektin päättymispäivä vasta silloin, kun projekti on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä on tiedossa jo etukäteen. Jos ohjelmaan lisätään määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa, voidaan päättymispäivä lisätä projektin tietoihin. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia projekteja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai jonka päättymispäivä on myöhempi kuin kirjauspäivä. Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit saadaan näkymään klikkaamalla Luettelo-painiketta.  Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti luettelo voimassa olevista projekteista, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot. Mikäli ohjelmaan on lisätty useita projekteja, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen sanaa tai päivämäärää. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki -painiketta. Olemassa olevaa projektia voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta ja ylimääräiset projektit, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakorin kuva). Projektiluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo -sivulla klikkaamalla PDF-painiketta.  Dimensioluettelo voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa XLS-painiketta. Excel-taulukossa esitetään kaikkien dimensioiden arvot. Kustannuspaikat Kustannuspaikka on yrityksen sisäinen yksikkö, jonka tehtävä on muiden yksiköiden palvelu. Perusteellisempaa kulujen laskentaa varten voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikkaraporteissa esitetään valittujen kustannuspaikkojen tuotot/kulut.  Kustannuspaikat lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot. Uusi kustannuspaikka lisätään klikkaamalla Lisää arvo -painiketta ja syöttämällä kustannuspaikan tiedot.   Dimension tunnus - anna kustannuspaikalle jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita kustannuspaikkoja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä kustannuspaikan nimi. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia kustannuspaikkoja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai joiden päättymispäivä on myöhempi kuin tositteen päivämäärä. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä kustannuspaikan päättymispäivä vasta silloin, kun kustannuspaikan käyttäminen on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä tiedetään etukäteen. Kustannuspaikka voidaan määrätä ostolaskun riville, maksutapahtumissa muun tulon ja muun menon riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Kustannuspaikkoja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa Kustannuspaikka. Mikäli laskun riveillä halutaan käyttää useita eri kustannuspaikkoja, laskun ylätunnisteeseen ei valita kustannuspaikkaa vaan kustannuspaikat lisätään laskun riveille sarakkeeseen Kustannuspaikka. Muut dimensiot (Premium-versio) Premium-versiossa voidaan lisätä ohjelmaan rajoittamaton määrä dimensioita valikossa Asetukset > Dimensiot >Dimensiot klikkaamalla Uusi dimensio. Lisättävän dimension osalta voidaan määritellä, onko se yksityiskohtainen vai yleinen. Yksityiskohtaiseen dimensioon voidaan lisätä arvoja ja määritellä mikä on kyseistä yksityiskohtaista dimensiota vastaava yleinen dimensio. Dimension tiedoissa voidaan myös määritellä, minkä merkkisenä dimensio näkyy pääkirjan kirjauksessa. Jos dimensio on tarkoitettu kulujen seurantaan (esim. kustannuspaikka), tulisi valita ”Summa debet-puolella positiivinen”. Jos dimensiota käytetään tulojen seurantaan (esim. projekti), ei kyseistä kohtaa tarvitse valita. Jos esimerkiksi projektissa halutaan käyttää myyjäperusteista laskentaa, lisää ohjelmaan uusi dimensio, jonka nimi on ”Myyjä” ja määrittele sen arvoksi kaikki myyjät klikkaamalla dimensiorivillä Lisää arvo. Lisätyn dimension valintaruutu tulee näkyviin kaikkiin sellaisiin tositteisiin, joissa dimension arvon valinta on mahdollista. Mikäli on tiedossa, että kyseinen myyjä asioi tietyn asiakkaan kanssa, voidaan kyseisen asiakkaan tietoihin määritellä vastaava myyjä.   Dimension oletusarvoja voidaan määritellä tilikartassa tilin tiedoissa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa. Ohjelmaan voidaan lisätä myös yleisiä dimensioita, joiden alatasoksi voidaan määritellä yksityiskohtaisia dimensioita.   Yksityiskohtaisen dimension voi määrittää yleisen dimension alatasoksi dimension tiedoissa kentässä ”Yleinen dimensio”. Kun raportteja laaditaan yleisestä dimensiosta, raporttiin tuodaan kaikki kyseiseen yleiseen dimensioon liittyvät yksityiskohtaiset dimensiot. Käyttöomaisuusryhmät Ohjelman alkuasetuksiin sisältyvät käyttöomaisuusryhmät (Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuusryhmät). Jokaiselle käyttöomaisuusryhmälle on määritelty poistotapa ja -prosentti sekä käyttöomaisuusryhmään liittyvät pääkirjan tilit. Voit tarvittaessa lisätä käyttöomaisuusryhmiä klikkaamalla Lisää käyttöomaisuusryhmä, tehdä muutoksia olemassa oleviin ryhmiin klikkaamalla kynän kuvaa tai poistaa ryhmiä klikkaamalla Roskakori-kuvaketta. Käyttöomaisuusryhmä valitaan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Ohjelman alkuasetuksissa on valittu käyttöomaisuusryhmien kirjanpitotilit siten, että kirjauksissa, joissa on käytetty käyttöomaisuushyödykkeitä, käytetään käyttöomaisuusryhmässä määriteltyjä tilejä oikein. Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat Lisää ohjelmaan käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat, joita voit käyttää käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Lisää uusi sijaintipaikka klikkaamalla Uusi sijaintipaikka. Uuden hyödykkeen sijaintipaikan voi lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Kaikki hyödykkeiden sijaintipaikat näet valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat. Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt Käyttöomaisuushyödykkeille voidaan lisätä omat vastuuhenkilönsä klikkaamalla Lisää vastuuhenkilö ja täyttämällä vastuuhenkilön tiedot. Uusia vastuuhenkilöitä voidaan lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Kaikki vastuuhenkilöt näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt. Nimikeryhmät Pro- ja Premium-versioissa voidaan nimikeryhmien avulla jakaa nimikkeet suurempiin yksiköihin. Lisää uusi nimikeryhmä klikkaamalla Lisää nimikeryhmä ja täytä nimikeryhmän tiedot. Kaikki lisätyt nimikeryhmät näkyvät nimikeryhmien luettelossa. Nimikeryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko kynän tai roskakorin kuvaketta. Jaa nimikkeet ryhmiin nimikkeen tiedoissa. Nimikeryhmiä käyttämällä voit määritellä nimikeryhmittäin myyntihintoja sekä alennuksia (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Asiakasryhmät (Pro- ja Premium-versio) Pro- ja Premium-versioissa voidaan jakaa asiakkaat erilaisiin ryhmiin. Lisää uusi asiakasryhmä klikkaamalla Lisää asiakasryhmä ja täytä asiakasryhmän tiedot. Mikäli lisäät vakiokommentteja (myyntilaskulle ennen laskurivejä tai niiden jälkeen tulostuva teksti) asiakasryhmän tietoihin, kyseiset tekstit lisätään kaikkiin kyseiseen asiakasryhmään kuuluvien asiakkaiden myyntilaskuihin. Asiakkaat voidaan jakaa asiakasryhmiin asiakkaan tiedoissa. Olemassa olevat asiakasryhmät näkyvät asiakasryhmien luettelossa. Asiakasryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko klikkaamalla kynän tai roskakorin kuvaketta. Ottamalla asiakasryhmät käyttöön voidaan laatia Myynti-valikossa myyntiin liittyviä raportteja sekä syöttää myyntihintoja ja alennuksia asiakasryhmittäin (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Pro- ja Premium-versioissa voidaan kytkeä erilaiset laskupohjat eri asiakasryhmiin, jolloin eri asiakasryhmien myyntilaskuissa on erilainen ulkoasu. Toimittajaryhmät (Pro- ja Premium-versio) Kaikki toimittajiin liittyvät kirjaukset kuvataan oletusarvoisesti tileillä 2760 Ostovelat ja 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä ostoveloille tai ennakkomaksuille, vaan käytä toimittajaryhmiä. Lisää toimittajaryhmä klikkaamalla Lisää toimittajaryhmä ja täytä toimittajaryhmän tiedot. Olemassa olevat toimittajaryhmät näkyvät toimittajaryhmien luettelossa. Toimittajat voidaan jakaa ryhmiin toimittajan tiedoissa. Ostot-valikossa voidaan laatia erilaisia ostoraportteja toimittajaryhmittäin. Varastot Pro- ja Premium-versioissa voidaan pitää varastolaskentaa useammassa varastossa. Kirjauksia syötettäessä käytettävät varastot näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot. Lisää uusi varasto klikkaamalla Lisää varasto ja täytä varastoa koskevat tiedot. Tunnus – syötä varaston tunnus. Nimi – lisää varaston nimi. Sisääntulon, Varastosta oton ja Varastojen välisen tapahtuman etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen varastotapahtuman numeron eteen. Seuraavan varastoon tulon, seuraavan oton, seuraavan varastojen välisen tapahtuman nro – määrittele seuraavan varastotapahtuman numero. Kokoonpanon etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen kokoonpanon eteen. Seuraavan kokoonpanon nro - määrittele seuraavan kokoonpanon numero.    

 https://www.youtube.com/watch?v=vXbLugubhvs  

Toistuvaa laskutusta suositellaan yrityksille, jotka lähettävät sisällöltään samanlaisia myyntilaskuja vakioasiakkailleen tietyin väliajoin (viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain). Toistuvien laskujen luettelolla voi pitää ajankohtaista seurantaa laskujen lähettämisen tarpeesta.    Toistuvia laskuja voi laatia ja lähettää ohjelman Pro- ja Premium-tason lisensseillä. Ohjeet asunto-osakeyhtiöille mittarilukemien syöttöön toistuville laskuille.    Toistuvan laskun lisääminen   Lisää laskupohja valikossa: Myynnit > Toistuvat laskut > Lisää toistuva lasku.      Asiakas – Valitse luettelosta olemassa oleva asiakas tai lisää tarvittaessa uusi. Valittuasi asiakkaan toistuvaan laskuun, voit avata tämän tarkemmat tiedot klikkaamalla nimen yläpuolella olevaa sinistä Asiakas-linkkiä. Asiakastiedoissa voit esimerkiksi tarkastella kommentteja tai lisätä niitä, katsoa asiakkaalle laadittuja laskuja ja maksuja sekä täydentää osoitetta ja yhteystietoja.   Osoite – lisätään automaattisesti laskuun asiakkaan tiedoista.   Seuraavan laskun päivämäärä – Pakollinen kenttä, jota ei siis voi jättää tyhjäksi. Automaattiset laskut laaditaan tämän päivämäärän perusteella.   Jos haluat laatia laskun kuluvalta tai seuraavalta kuukaudelta, syötä laskun päivämääräksi kuukauden ensimmäinen päivä. Jos haluat laatia laskun edelliseltä kaudelta, syötä laskun päivämääräksi kuukauden viimeinen päivä. Jos esimerkiksi laskusi koskee tammikuussa toimitettuja palveluja, määritä päivämääräksi 31.01.2020. Laskun eräpäivä – kuukauden päivä, joka tulee myyntilaskun eräpäiväksi.   Eräpäivä kuukausina – jos eräpäiväksi halutaan kuukauden jaksoa pidempi maksuaika, voidaan se lisätä tähän. Jos eräpäivä on maksupäivä +1 kuukausi, syötetään kyseiseen kenttään 1.    Esimerkki: laskutuskausi on kuukausi, lasku lähetetään kuluvalta kaudelta, laskun päivämäärä on 1.9.2020, johon halutaan lisätä 45 päivää maksuaikaa. Syötä toistuvaan laskuun ”Laskun eräpäivä” -kenttään 15 (eli eräpäivä on aina kuun 15. päivä) ja ”Eräpäivä kuukausina” -kenttään 1. (siirtää eräpäivää 1 kuukaudella eteenpäin eli lokakuun 15. päiväksi).   Sopimuksen numero – Syötä palvelujen tarjoamista koskevan sopimuksen numero tai jätä kenttä tyhjäksi.   Laskutusjakso – valitse kuukausi, vuosineljännes, vuosi tai viikko.   Jaksojen määrä – valitse jaksojen määrä yhdellä laskutuskaudella.   Jos esim. laskutusjakso on “kuukausi“ ja jaksojen määrä 2, lasku laaditaan kahden kuukauden välein. Tai jos laskutusjakso on esim. “viikko“ ja jaksojen määrä “3“, lasku laaditaan kolmen viikon välein.   Sopimus alkaa – jos tiedät, milloin asiakkaan kanssa on sovittu palvelujen toimittamisesta, syötä sopimuksen päivämäärä. Voit jättää kentän myös tyhjäksi tai kirjata siihen päivämäärän, jolloin toistuva laskutus on aloitettu.    Sopimus päättyy – jos asiakkaan kanssa on sovittu sopimuksen päättymisestä, kirjoita päättymispäivämäärä tähän kenttään. Jätä muussa tapauksessa kenttä tyhjäksi!   Lasku lähetetään – tämä valinta ratkaisee, mikä laskutuskausi laskuun merkitään. Kausi näkyy laskulla kommenttikentässä. 1. Kuluvalta kaudelta – laskuun tulostetaan automaattisesti kyseisen kauden alku- ja päättymispäivä, joka on laskun päiväyksen kanssa samalla kaudella. Jos esim. laitat seuraavan laskun päivämääräksi 31.10.2020 ja laskutusjaksoksi kuukausi, laskuun tulostetaan kaudeksi 1.10.2020–31.10.2020. Se sopii esim. taloyhtiöille. 2. Seuraavalta kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi laskun päivämäärää seuraavan kauden alku- ja päättymispäivä. 3. Laskun päivämäärästä lähtien – laskuun tulostetaan kausi, jonka alkupäivä on sama kuin laskun päivämäärä. (esim. jos laskun päivämäärä on 18.9.2020, tulee kaudeksi laskulle 18.9.2020 – 17.9.2021, jos kaudeksi on valittu vuosi tai 18.9.2020-17.10.2020 jos kaudeksi on valittu kuukausi) 4. Edelliseltä kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi edellinen kausi (esim. kuukausi tai vuosi) 5. Kuluva kausi miinus jaksojen määrä – tätä vaihtoehtoa käytetään silloin, kun on tarve esittää lasku kauden lopussa edelliseltä kaudelta. Esim. jos kauden pituus on kuukausi ja kausien määräksi syötetään 6, lasketaan kauden alkupäiväksi kuluvan kauden lopusta 6 kuukautta eteenpäin. Jos haluat laatia ensimmäisen laskun muulta jaksolta kuin kalenterikuukaudelta, sinun kannattaa määrittää kausi manuaalisesti ensimmäiseen laskuun ja jatkaa laskutusta sen jälkeen kuukausiperusteisesti.   Viitenumero – määritellään automaattisesti asiakkaan tiedoissa olevan viitenumerotiedon pohjalta. Jos asiakaskohtainen viitenumero ei ole tarpeen, jätä tämä kenttä tyhjäksi. Viitenumero muodostuu tällöin laskun numerosta.   Nimike – Toistuviin maksuihin sisällytettävät myyntinimikkeet: Suosittelemme, että linkität voimassaolevan hinnaston tuotetietoihin (valikossa Myynti > Nimikkeet). Näin toistuvien laskujen laatiminen sujuu helposti ja nopeasti. Laskuissa käytettävien nimikkeiden tyypit ovat Palvelu ja Tavara. Myös varastotavaroita voi kohdistaa toistuviin laskuihin.   Tallenna valmis lasku ja aloita uuden laskun laatiminen valitsemalla Tallenna ja Lisää.     Myyntilaskujen laatiminen toistuvien laskujen pohjalta Kun laadit myyntilaskun, syötä toistuvien laskujen luettelon lopussa olevaan Mihin asti laskut luodaan (pvm) -kenttään se päivämäärä, jolloin lasku laaditaan. Jos esimerkiksi haluat laatia kuukausilaskuja, joiden kautena on 1.9.2021 – 30.9.2021, syötä päivämääräksi 30.9.2021.   Napsauta sen jälkeen Esikatselu. Esikatseluikkunassa näkyvät laskut, joista ei ole vielä laadittu laskuja kyseisenä päivämääränä. Poista valintamerkit sellaisten laskujen kohdalta, joista et halua laatia myyntilaskua.  Voit laatia kaikki myyntilaskut kerralla napsauttamalla Laadi laskut. Kaikista esikatselussa valittuina olevista laskuista laaditaan myyntilasku. Tämän jälkeen ohjelma määrittelee automaattisesti toistuville laskuille uudet seuraavan laskun päivämäärät laskussa näkyvän kauden perusteella. Voit tarkastella laadittuja myyntilaskuja valitsemalla Myynti > Myyntilaskut. Myyntilaskujen luettelossa voit muokata, poistaa ja tulostaa laskuja sekä lähettää niitä asiakkaille sähköpostilla tai verkkolaskuina. Suosittelemme, että taloyhtiöt merkitsevät toistuvien laskujen riveille tiedot, joiden perusteella seuraavat myyntilaskut laaditaan.  Tietoja voi täydentää ja muuttaa toistuvien laskujen ikkunassa ennen seuraavan laskun lähettämistä. Jos haluat lähettää asiakkaalle viestin, kirjoita se Kommentti-kenttään tai Kommentti 2 -kenttään. Laskutuskausi lisätään automaattisesti Kommentti-kenttään kirjoittamasi tekstin edelle. Toistuvista laskuista myyntilaskuja laadittaessa on mahdollista määritellä myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset), laaditaanko myyntilasku toistuvassa laskussa olevan hinnan perusteella vai otetaanko hinta myyntilaskuun myyntihintojen ja alennusten taulukosta.      Myyntilaskujen joukkolähetys sähköpostitse / massatulostus Jos olet laatinut yhdellä kertaa paljon myyntilaskuja, voit lähettää ne yhdellä kertaa sähköpostitse tai tulostaa ne pdf-muotoon tai paperille. Napsauta myyntilaskujen luettelossa (Myynnit>Myyntilaskut) oikeassa yläreunassa olevaa Joukkolähetys-painiketta.    Valitse avautuvaan ikkunaan ajanjakso ja tulostustapa.   Ajanjakso - Syötä ajanjakso (alku- ja loppupäivä), jolta haluat lähettää laskut sähköpostitse tai verkkolaskuna tai tulostaa paperille.  Tulostus – Valitse mitä haluat myyntilaskuille tehdä:  S-posti – kaikki myyntilaskut lähetetään sähköpostitse osoitteeseen, joka on merkitty asiakkaan tietoihin. Jos sähköpostiosoite puuttuu, laskua ei lähetetä. Lähetä laskut klikkaamalla painiketta: Esikatselu ja sen jälkeen Lähetä laskut. Ennen kuin lähetät laskut sähköpostitse, lisää oman yrityksesi sähköpostiosoite valikkoon Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset kohtaan: Lähettäjän sähköpostiosoite. Joukkolähetystoiminnolla voit lähettää laskut sähköpostitse vain kerran. Joten jos lähetät laskuja sähköpostitse, joukkolähetyksenä jo lähetettyjä laskuja ei lähetetä enää uudelleen. Luettelossa näkyvät aina vain ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty. 2. Tulostin (kaikki laskut) – kaikki valitut laskut tulostetaan PDF-tiedostoon. Tulosta laskut klikkaamalla ensin Esikatselu ja sen jälkeen Laadi koontitiedosto. 3. Tulostin (laskut, joissa ei ole s-postiosoitetta) - tulostetaan vain ne laskut, joissa ei ole lisätty asiakkaan tietoihin sähköpostiosoitetta. 4. Verkkolaskut – ohjelma laatii esikatselunäkymän verkkolaskuista. Esikatselussa näkyvät niiden asiakkaiden laskut, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Lähetä verkkolaskut klikkaamalla ensin Esikatselu ja sen jälkeen Lähetä verkkolaskuna. 5. S-posti (lukuun ottamatta lähetettyjä verkkolaskuja) – sähköpostilaskujen lähettämisen esikatseluikkunassa näkyvät vain ne laskut, joita ei ole lähetetty asiakkaille verkkolaskuina. 6. Asiakastietojen asetus – Mikäli olet valinnut asiakaskortilla asiakkaillesi Massalähetyksen tuloste -kohtaan laskujen lähetystavan (sähköposti, tulostin tai verkkolasku), lähetetään näille asiakkaille laskut ko. tapaa käyttäen. Paina Esikatselu, jolloin näet luettelon lähetettävistä laskuista. Jos et jostain syystä halua lähettää joitain luetteloon kuuluvia laskuja tai tulostaa niitä, ota pois ruksi kyseisen laskun edessä olevasta ruudusta. Tulosta laskut PDF-tiedostoksi painamalla ”Laadi koontitiedosto” tai lähetä laskut painamalla ”Lähetä sähköpostitse” tai ”Lähetä verkkolaskuna” tai ”Lähetä Laskut” (kun valittuna on Asiakastietojen asetus). Kun laskut on lähetetty näet lähetyspäivämäärään laskulistauksessa (Myynnit > Myyntilaskut) kentissä: ”Lähetetty s-postitse” ja/tai ”Lähetetty verkkolasku”.              

Myyntilaskun ulkoasun muokkaaminen   Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata ohjelman lisenssitasosta riippuen eri tavoin:   Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille.  Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle.   Myyntilaskun muotoilu Premium-versiossa, kun halutaan käyttää vakiolomakkeesta poikkeavaa laskulomaketta (vakiolomakkeeseen voidaan muuttaa vain väriä ja lisätä logoja):    Lisää uusi laskulomake (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu). Klikkaa vasemmalla uutta laskulomaketta, anna laskulomakkeelle nimi ja paina Lisää uusi. Tämän tuloksena kopioidaan oletuksena tarjottavan vakiolomakkeen ulkoasu uudelle lomakkeelle. Muutokset tulee tehdä uuteen lisättyyn lomakkeeseen. Klikkaa aktiiviseksi se lomake, johon haluat tehdä muutoksia.   Uudella laskulomakkeella voidaan muuttaa tietokenttien sijaintia, muuttaa fonttien kokoja ja värejä, poistaa laskun numeron kehykset ja väri, lisätä vaakaviivoja (vaakaviivat voidaan lisätä myös kuvana) ja vapaata tekstiä; muokata laskun ulkonäköä lisäämällä useita logoja. Laskun rivien sisältöä ja sarakkeiden sijaintia ei voida muuttaa. Voit lisätä ja poistaa kenttiä raahaamalla ne hiirellä pois laskulta tai laskun päälle. (Huom! Premium-versiossa) Laskulomakkeella näytetään oman yrityksenne tiedot. Jos olette aloittava yritys, suosittelemme täyttämään yrityksen tietoihin (Asetukset > Yrityksen tiedot) kaikki tiedot, jotta näette miten ne sijoittuvat laskulomakkeelle. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen). Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. Laskulomakkeen oikealla puolella on erilaisia tietokenttiä, joita voidaan käyttää laskulomakkeella. Vedä hiiren avulla haluamasi kenttä laskulle ja muuta tarvittaessa kentän asetuksia. Yhtä ja samaa kenttää voi käyttää laskussa useammassa paikassa. Jos esim. haluat lisätä laskuun useita logoja, vedä logokenttä haluamaasi kohtaan ja valitse logo. Tai jos haluat näyttää yhden tietokentän sisältämiä tietoja (esim. Yhteystiedoissa puhelin, s-posti, verkkosivu) laskun eri kohdissa, ota tietokentän asetuksissa vastaavat tiedot käyttöön tai pois käytöstä. Muuta tietokenttää klikkaamalla hammaspyöräpainiketta. Tehtyäsi tarvittavat muutokset sulje ikkuna rastista ja klikkaa ruudun alaosan Tallenna-painiketta. Voit lisätä laskuun vapaata tekstiä raahaamalla Vapaa teksti -kentän laskulomakkeella, jos tietokenttiin sisältyvät tiedot eivät riitä. Vapaa teksti voi olla mitä tahansa laskulla esitettävää tekstiä. Vapaana tekstinä voit syöttää myös yrityksen tietoja. Vapaana tekstinä ei voida syöttää yrityksen pankkitilin tietoja, sillä pankkitilin tiedot tulevat laskuun aina kyseisen pankkitilin asetuksista: joko pankkiluettelosta laskuun tulostettava pankki, osaston tiedoissa esitetty pankki tai asiakkaan tietoihin lisätty pankki. Suosittelemme tallentamaan tiedot jokaisen tehdyn muutoksen jälkeen. Mikäli haluat käyttää muutettua laskulomaketta oletuslaskulomakkeena, ruksi kyseisen laskulomakkeen valintaruutu:   Aputoiminimen laskupohja    Aputoiminimet laskuttavat omalla nimellään, mutta myynnit tulee kirjata pääyrityksen kirjanpitoon. Ohjelman Premium-versiolla voit luoda aputoiminimelle oman laskulomakkeen. Laadi ensin uusi laskulomakepohja painamalla Plus-merkkiä vakiolomakepohjan alla. Anna lomakkeelle nimi, esim. Aputoiminimi. Muokkaa laskun ulkoasu tarpeesi mukaiseksi. Valitse laskulomakkeella Yrityksen nimi -kenttä ja napsauta hiirellä hammaspyörän kuvaketta. Ota pois ruksit kaikista kohdista, jolloin pääyrityksen nimi jää piiloon.   Poista ensin yrityksen nimi -kenttä laskulomakkeelta vetämällä se lomakkeen ulkopuolelle. Vedä sitten hiirellä oikealta Vapaa teksti -kenttä pääyrityksen piilossa olevan nimen päälle. Klikkaa Vapaa teksti -kentän hammaspyörän kuvaketta ja kirjoita aputoiminimen nimi avautuvaa ikkunaan.   Tee samoin laskulomakkeen alaosaan.   Tallenna laskulomake ja ota se käyttöön aputoiminimen laskuilla. Suosittelemme laatimaan aputoiminimelle osaston valikossa: Asetukset > Dimensiot > Osastot ja määrittelemään ko. osastolla käytettäväksi laskupohjaksi luomasi aputoiminimen laskupohjan. Kun sitten laadit myyntilaskun, voit valita laskulle osastoksi Aputoiminimen ja ohjelma luo laskut ko. pohjaa käyttäen. Kun määrittelet aputoiminimen osastoksi, saat otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen) Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. 

Kulut voidaan jaksottaa automaattisesti MeritPasselissa syöttämällä kulut ostolaskuina valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Luo ostolasku, kuten mikä tahansa ostolasku (ks. ohje: Ostot). Syötä tarvittavat tiedot (toimittaja, laskun päivä, eräpäivä, kirjauspäivä, laskun numero jne.) Valitse laskuriville nimikkeeksi ohjelmasta valmiina löytyvä Jaksotus -nimike. Tämä ohjaa kulut Siirtosaamiset-tilille.   Syötä Selite-kenttään haluamasi tiedot sekä täytä määrä ja a-hinta -kentät normaalisti. Tarkista, että alv-kentässä on oikea arvonlisäverokanta (ei veronalainen, 0%, 14% tai 24%).   Tallenna lasku.   Kulujen jaksotus-nimike ei välttämättä löydy vanhemmista lisensseistä, mutta sen voi tehdä tilillä 1849 muut siirtosaamiset.    Laskulle ilmestyy tallentamisen jälkeen "Jaksota kulut"-painike. Sitä painamalla pääset määrittelemään jaksotuskauden, jaksotuskausien määrän, jaksotuskauden alkamispäivän ja käytettävän kulutilin. Paina sen jälkeen "Jaksota"-painiketta. Kun jaksotus tallennetaan, ohjelma laatii jakoa vastaavat pääkirjatositteet.   Kulujen jaksotus voidaan tarvittaessa purkaa (klikkaa laskulla Poista jaksotus -painiketta) ja laatia jaksotus uudelleen.

Rakentamispalvelun oman käytön arvonlisäverotusta varten laaditaan Passeli Meritissä kaksi eri tapahtumaa: ostolasku ja pääkirjatosite.   Lisää tilikarttaan tili: Lisätään ensin tilikarttaan uusi tili, jota käytetään kirjausten tekemisessä. Lisää tilikarttaan uusi tili valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta > Lisää tili. Syötä ja valitse tilille seuraavat tiedot: Tunnus: 4385 Nimitys: Rakentamispalvelun oman käytön ALV Taseen/tuloslaskelman erä: Muut ostojen oikaisuerät -ryhmä ALV: 24 % ALV:n ilmoittaminen: Alv myyneistä     Syötä ostolasku Rakennuspalvelun ostolaskut kirjataan normaalisti käännettyä alv-kantaa käyttäen.   Lisää ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut. Syötä laskun tiedot ja valitse laskuriville sopiva ostonimike. Voit myös luoda rakentamispalvelun omalle käytölle oman ostonimikkeensä, jonka alv-kannaksi määritellään: ”Rakennus” (Rakennusalan käännetty alv).   Valitse tai tarkista, että laskurivillä on Alv-kantana: ”Rakennus” (Rakennusalan käännetty alv). Esimerkissä on 20 000 euron ostolasku.     Laadi pääkirjatosite:   Jotta rakentamispalvelun oman käytön arvonlisävero saadaan näkymään arvonlisäveroilmoituksen rivillä 301, tulee ohjelmaan lisätä vielä oman käytön arvonlisäveron kirjaamiseksi seuraava pääkirjatosite (Kirjanpito > Pääkirjatositteet):   Summat-kenttään muutetaan: Summat bruttohintaisina (sis. alv) D 4385 Rakentamispalvelun oman käytön ALV 24800 eur, alv-kanta: – ”ei veronalainen” K 4385 Rakentamispalvelun oman käytön ALV, 24800 eur, alv-kanta: 24 %       Arvonlisäveroilmoitus:   Kun tallennetaan kyseisen kuukauden arvonlisäverolaskelma, veron peruste 20 000 eur näkyy rivillä 320 Rakentamispalvelun ja metalliromun ostot. Veron perusteesta laskettu käänteinen alv 4 800 eur näkyy riveillä 318 ja 307 ja Oman käytön arvonlisävero 4 800 eur näkyy rivillä 301 Vero kotimaan myynnistä sekä 308 Maksettava vero.      Tuloslaskelmalla oman käytön arvonlisävero näkyy kuluna tilillä 4385.          

Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.    Laskujen kierrätyksen käyttöönotto   Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta Verkkolaskutuksen aktivointi.   Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys.   Laskujen vahvistajat   Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joille annetaan oikeudet vahvistaa sähköisiä ostolaskuja. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.   Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: "Sähköisen ostolaskun vahvistaja" ja "Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten".  Tässä tapauksessa vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku, eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.     Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi "Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut".  Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.   Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.    Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi   Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun. Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.   Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna. Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja.     Valitaan vahvistajan käyttäjätunnus, syötetään tarvittaessa viesti ja painetaan Lähetä.     Laskulle jää tieto laskun tilasta.     Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommentteja. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.    

Ohjelman Premium-versiossa on toiminto ennakkolaskujen laatimiseen valikossa Myynnit > Tarjoukset. Kyseisessä valikossa voidaan tehdä tarjouksia, tilauksia ja ennakkolaskuja.   Standard- ja Pro-versiossa vastaavaa toimintoa ei ole, mutta voit tehdä ennakkolaskut tavallisten myyntilaskujen tapaan. Ennakkolasku Standard- ja Pro-versiossa   Lisää ennakkolaskua varten oma myyntinimikkeensä valikossa Myynnit > Nimikkeet. Anna nimikkeelle nimeksi “Ennakkomaksu“.     Syötä nimikkeen tietoihin:   Tyyppi: Palvelu Aktiivisuus: Myyntilaskuissa Myyntitili: Saadut ennakkomaksut (2753) ALV: 24%, 14%, 10% tai 0%   Mikäli tilikartasta puuttuu ennakkomaksujen tili (2753), lisää se valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta.     Täytä tilin tiedoissa kentät:   Tunnus: 2753 Nimi: Saadut ennakot (alv) Tilityyppi: Yksityiskohtainen Taseen/tuloslaskelman erä: Saadut ennakot ALV: 24%, 14%, 10% tai 0% ALV:n ilmoittaminen: Alv myynnistä Käytetään maksutapana: Ei käytetä maksutapana Pakollinen osasto, kustannuspaikka ja projekti: Määrittele, mikäli haluat seurata tuloja osastoittain, kustannuspaikoittain tai projekteittain     Laadi ennakkolasku samalla tavalla kuin laatisit myyntilaskun, mutta valitse Nimike-kenttään Ennakkomaksu, syötä Määrä ja A-hinta-kenttään arvonlisäveroton hinta.   Ennakkolaskun summa näkyy arvonlisäverolaskelman rivillä: Vero kotimaan myynnistä alv 24%.       Ennakkolaskun maksu   Kun ennakkolasku maksetaan, syötä maksukirjaus valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää uusi maksutapahtuma, valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas, valitse asiakas ja kirjaa ennakkomaksu maksetuksi laittamalla täppä valintaruutuun ko. laskun kohdalla.     Myyntilasku   Kun tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle, laadi myyntilasku. Syötä laskun riveille myytävien tuotteiden/palvelujen nimikkeet ja lisää viimeiseksi nimike ”Ennakkomaksu“, syötä määrä miinusmerkkisenä ja anna hinnaksi arvonlisäveroton ennakkomaksun summa.              

https://www.youtube.com/watch?v=smukYUaMNxY

Vain yrityksen pääkäyttäjä voi poistaa yrityksen ohjelmasta. Tieto yrityksen poistamisesta päivittyy seuraavaan mahdolliseen kuukausilaskuun.   Poistaaksesi yrityksen, klikkaa ohjelman vasemmasta yläkulmasta kolmea pistettä, josta avautuu listaus ohjelmaan lisätyistä yrityksistä. Klikkaa poistettavan yrityksen nimen perässä olevaa roskakorin kuvaketta. Ohjelma vahvistaa poiston pyytämällä vielä salasanaa. Salasana on sama kuin sisäänkirjautumisen yhteydessä käytettävä.      Suosittelemme arkistoimaan yrityksen tiedot ennen poistamista. Ohjeet arkistointiin löydät täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Kirjanpidon-aineistojen-arkistointi/ta-p/628574    Huomioithan, että jos poistat yrityksen, sen tiedot poistuvat kokonaan ohjelmasta.   Mikäli tulee tarve yrityksen tietojen palauttamiselle, pääkäyttäjän tulee olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen support@passelimerit.com. Yrityksen tiedot on mahdollista palauttaa, mikäli poistosta on alle puoli vuotta aikaa.

Osoitteessa https://aktiva.meritaktiva.fi/Authent/Login pääset kirjautumaan Passeli Meritiin sisään. Mikäli sinulla ei ole vielä käyttäjätiliä luotuna, pääset sen luomaan samasta osoitteesta.   1. Klikkaa linkkiä Perusta Passeli Meritin käyttäjä.     2. Avautuvasta ikkunasta pääset luomaan käyttäjätilin.   Täytä oma nimesi sekä sähköpostiosoitteesi, tutustu käyttöehtoihin, jonka jälkeen voit klikata Aloita.   3. Ohjelma ilmoittaa seuraavasti:   4. Saat sähköpostiisi seuraavan viestin:   Toimi ohjeiden mukaan ja klikkaa linkkiä sähköpostissa.   5. Linkistä pääset muodostamaan salasanan käyttäjätilillesi.        Klikkaa aktivoi ja pääset luomaan yritystä ohjelmaan. Mikäli sinut on lisätty jo ohjelmassa olevaan yritykseen, pääset suoraan kyseisen yrityksen työpöytä-näkymään ohjelmassa.  

Passeli Meritin Premium-versiossa voi laatia ja lähettää ostotilauksia toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset. Ostotilauksesta voi laatia ostolaskun, kun sen tilaksi on määritelty ”Vahvistettu”.   Asetukset Ostotilausten numerointi Ostotilausten numerosarjan ja etuliitteen voi halutessaan määritellä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Numerosarjat.   Seuraava ostotilauksen nro – ostotilauksissa tehtyjen tositteiden numerointi eroaa oletusarvoisesti myyntilaskujen numeroinnista. Voit määritellä ostotilaukselle numerosarjan. Ostotilauksen etuliite – etuliite, joka lisätään ostotilauksen numeron eteen. Voit määritellä ostotilauksille etuliitteen, esim. OT-. Tallenna tekemäsi muutokset. Sähköpostiasetukset Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset voit katsella, lisätä tai muuttaa olemassa olevia sähköpostiviestien tekstejä. Ohjelman alkuasetuksissa on valmiina oletusteksti ostotilauksen lähetystä varten. Voit halutessasi muokata tekstiä tai lisätä uusia.   Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja “Oletuksena käytettävä teksti“ -sarakkeessa valittu viesti tulee ostotilausta lähetettäessä lähettävän viestin esinäkymään. Voit tarvittaessa muokata viestiä tai valita toisen oletusviestin ennen kuin lähetät asiakirjan asiakkaalle. Uusi oletusviesti ja viestien muokkaus Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä asiakirjojen sähköpostilla lähettämistä varten. Asiakirjan nimellä voi erottaa eri sähköpostiviestit toisistaan ja Asiakirjatyyppi määrää missä tositelajissa viestiä käytetään. Sähköpostiasetuksissa voidaan myös lisätä omia tekstejä klikkaamalla Uusi oletusviesti -painiketta.   Olemassa olevia tekstejä voidaan muuttaa klikkaamalla oletusviestiä.   Oletusviesteissä voidaan lisätä tekstin sisään muuttujia. Voit valita muuttujaksi yrityksen nimen, asiakirjan numeron tai tarjouksissa linkin asiakirjaan. Sähköpostiasetusten oletusviestiin merkityt muuttujat korvataan muuttujasta riippuen joko asiakirjan numerolla tai yrityksenne nimellä. Online-linkin avulla toimittaja voi avata ohjelmasta lähetetyn ostotilauksen linkin kautta ja antaa teille palautetta tilauksesta suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä ostotilauksen ja lisätä kommentteja). Sen tuloksena ostotilauksen tila muuttuu ohjelmassa automaattisesti (Vahvistettu, Hylätty tai Saapunut kommentti) ja ostotilauksen vastaanottaja näkee tilan ohjelman Ostotilusten-luettelossa (Ostot > Ostotilaukset). Käytä Online-linkkiä vain tarjouksissa käytettävissä oletusviesteissä. Online-linkki ei avaudu muiden tositetyyppien oletusviesteissä. Oletusviestin voi lisätä myös englannin-, ruotsin- tai vironkielisenä sellaisille asiakkaille, joiden myyntilaskun kieli on englanti, ruotsi tai viro. Ostotilauksen laatiminen Ostotilauksia voi laatia ja lähettää toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset.   Lisää uusi ostotilaus klikkaamalla Lisää ostotilaus -painiketta.   Täytä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot.   Toimittaja – valitse ensin toimittaja, jolle haluat lähettää ostotilauksen. Voit myös lisätä uuden toimittajan tätä kautta. Päivämäärä – ostotilausta laadittaessa ohjelma antaa automaattisesti asiakirjan päivämääräksi kuluvan päivän. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Viimeinen voimassaolopäivä – päivämäärä muodostuu automaattisesti 14 päivää ostotilauksen päivämäärästä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Toimituspäivä – syötä halutessasi tavaran tai palvelun toimituspäivä. Ostotilausnumero – muodostuu automaattisesti asetuksiin määritellystä seuraavasta vapaasta numerosta ja etuliitteestä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Dimensiot – ostotilaukselle voidaan määritellä osasto, projekti tai kustannuspaikka, mikäli nämä on määritelty asetuksissa (Asetukset > Dimensiot). Liitteet – voit lisätä ostotilaukseen liitteitä. Kaikki tiedostomuodot sopivat (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS ym.). Lisää liitteet klikkaamalla paperiliittimen kuvaketta tai raahaamalla liite hiirellä ostotilauksen päälle. Liite näytetään esikatselukuvassa. Liitteen voi ladata koneelle painamalla paperiliittimen kuvaketta. Jos asiakirjaan on lisätty liitetiedosto, asiakirjaa sähköpostitse lähetettäessä otetaan mukaan myös liite. Jos liitettä ei haluta lähettää asiakirjan mukana sähköpostitse, tulee tarjous lähettää ensin ja lisätä vasta sen jälkeen tarjoukseen liitetiedostot. Ostotilauksen rivit – Valitse ostotilaukseen tilattavat tuotteet tai palvelut, tarkista summat ja alv. Uusi kommentti – Toimittajalle voidaan lähettää ostotilauksen mukana kommentti painamalla Uusi kommentti -painiketta. Historia -linkkiä klikkaamalla avautuu kyseistä asiakirjaa koskevien toimien ja kommenttien historia.   Tallenna ostotilaus. Ostotilauksen laatiminen tarjouksista ja tilauksista Ostotilauksen voi laatia myös Tarjousten ja Tilausten kautta valikossa Myynnit > Tarjoukset, jos esimerkiksi asiakas tekee tilauksen ja yrityksen tulee ostaa ko. tilaukseen liittyviä tuotteita toimittajaltaan. Katso tarkemmat ohjeet tarjouksen ja tilauksen laatimiseen ohjeesta: Tarjoukset, Tilaukset ja Ennakkolaskut Premium-versiossa. Nimikkeet Jos laadit ostotilauksia tarjousten tai myyntitilausten perusteella, kannattaa myyntinimikkeiden asetuksiin valita Aktiivisuus-kohtaan:Myynti- ja ostolaskuissa. Näin sinun ei tarvitse enää ostotilauksessa valita riveille nimikettä uudelleen. Avaa myyntinimikkeet valikossa: Myynnit > Nimikkeet. Tarkista myyntitili ja ostotili. Ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan nimikkeen määritysten perusteella.   Ostotilauksen laatiminen tarjouksen tai myyntitilauksen perusteella Avaa tarjous tai myyntitilaus valikossa: Myynnit > Tarjoukset. Tarjouksen tai tilauksen tilaksi tulee olla määritelty ”Vahvistettu”, jotta rivit voidaan kopioida ostotilaukselle.    Paina: Kopio rivit ostotilaukseen.   Ohjelma laatii uuden ostotilauksen, jossa käytetään samoja rivejä kuin tarjouksessa tai tilauksessa. Valitse ostotilaukseen toimittaja ja tarkista tilauksen päivämäärät ja numerot. Valitse mahdollisesti tarvittavat dimensiot. Huomaa, että dimensiot tulee ensin määritellä asetuksissa (Asetukset > Dimensiot). Mikäli tarjouksessa tai tilauksessa käytettiin nimikkeitä, jotka ovat aktiivisia sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa, ei nimikettä tarvitse valita uudelleen.   Jos myyntitarjouksessa tai -tilauksessa on käytetty nimikettä, joka on aktiivinen vain myyntilaskuissa, valitse ostotilauksen riveille ostonimikkeet ja tarkista ostotili. Huomaa, että Selitekentän teksti muuttuu tällöin valitun ostonimikkeen mukaiseksi selitteeksi ja se tulee ehkä muokata.    Tarkista ostotilaus hintoineen ja alveineen. Tallenna ostotilaus. Ostotilausten katselu Ostotilausten luettelossa näkyvät kaikki ostotilaukset lukuun ottamatta niitä, jotka on poistettu tai joiden pohjalta on laadittu ostolaskut. Tila-kentän suodatin näyttää oletusasetuksena ostotilausten luettelossa vain ne asiakirjat, joiden käsittely on vielä kesken.   Jos haluat katsella kaikkia laadittuja ostotilauksia, klikkaa otsikkorivillä Tila-kentässä olevaa suurennuslasin kuvaketta ja valitse sen jälkeen: Näytä kaikki. Näet tämän jälkeen listassa myös ne ostotilaukset, joista on laadittu laskut. Voit tulostaa ostotilauksesta PDF-tiedoston painamalla PDF ostotilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilauksen muokkaaminen Mikäli haluat muokata ostotilausta, avaa tilaus klikkaamalla sen riviä ja paina kynän kuvaa tilauksen vasemmassa yläkulmassa. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna. Ostotilauksen lähettäminen Lähetä ostotilaus klikkaamalla kirjekuoren kuvaa tilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilaus lähetetään toimittajan tiedoissa määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen.  Suosittelemme lisäämään sähköpostiasetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset) piilokopiokenttään oman sähköpostiosoitteesi, jotta saat viestin liitteineen itsellesi arkistoon. Passeli Merittiin ei jää sähköpostiviesteistä muita lokitietoja kuin viestin lähetyspäivämäärä.   Ostotilan tila muuttuu automaattisesti tilasta: ”Lähettämättä” tilaan: ”Lähetetty”.   Toimittaja saa ostotilauksen sähköpostiinsa. Sähköpostiviestissä on linkki, jota klikkaamalla hän voi katsella, kommentoida ja vahvistaa tai hylätä ostotilauksen. Näet toimittajan hyväksynnän, hylkäämisen tai kommentoinnin ostotilausten listalta kohdasta: Tila.   Näet ostotilauksen kommentit ja toimintojen historian avaamalla tilauksen ja painamalla Historia-linkkiä.   Ostotilauksen status Ostotilauksella oleva kohta: Tila näyttää laadittavan asiakirjan tilan: Lähettämättä, Lähetetty, vahvistettu, Hylätty, Saapunut kommentti, Lasku on laadittu osittain, Lasku laadittu tai Mitätöity. Ostotilauksen tila muuttuu automaattisesti sen mukaan, mitä tilaukselle on tehty, mutta tilan voi muuttaa myös manuaalisesti suoraan asiakirjassa klikkaamalla tilan nimitystä. Ostotilauksen status näkyy sekä ostotilausten listalla, että avaamalla tietyn ostotilauksen: Ostotilauksen tila asiakirjalla: Huomaa, että tilan on oltava ”Vahvistettu” ennen kuin voit laatia ostolaskun ostotilauksen perusteella. Seuraava toiminto -kohtaan voit tehdä itsellesi muistiinpanoja ostotilaukseen liittyen (esim. odottaa toimitusta tms.). Seuraava toiminto näkyy tarjousten luettelossa ”Seuraava toiminto”-sarakkeessa. Uusi kommentti-painikkeella voidaan ostotilaukselle lisätä kommentteja itselle muistiinpanoiksi. Näitä kommentteja ei lähetetä toimittajalle. Ostolaskun laatiminen ostotilauksen perusteella Ostotilauksesta voidaan laatia ostolasku, jolloin sen tietoja ei tarvitse syöttää enää uudelleen manuaalisesti. Ohjelma laatii kulukirjauksen pääkirjaan vasta, kun ostolasku on tallennettu. Ostolasku voidaan laatia Ostotilauksesta vasta, kun asiakirjan Tila-kenttään on määritelty: ”Vahvistettu”. Laadi ostolasku avaamalla vahvistettu ostotilaus ja klikkaamalla asiakirjan alaosassa olevaa ”Tallenna ostolaskuna” -painiketta.  Avautuvasta ikkunasta valitaan ne rivit, joista halutaan laatia ostolasku. Ostolasku voidaan siis laatia myös vain osasta tilausta, kuitenkin koko rivin määrä kerrallaan. Syötä toimittajalta saamasi ostolaskun numero ja muut tiedot.   Tallenna. Ohjelma laatii ostolaskun, jonka numero näytetään ostotilauksen riveillä kohdassa laskun nro. Ostolaskua voi katsella klikkaamalla laskun numeroa.   Ostotilausta ei voi enää muokata sen jälkeen, kun siitä on laadittu ostolasku. Ostolaskun tallentamisen yhteydessä ohjelma tekee pääkirjaan tarvittavat kirjaukset (D Kulutili, D Alv ja K Ostovelat. Pääkirjan kirjauksia ei siis tehdä vielä ostotilauksesta. Ostolaskuja voi tarkastella, muokata ja tulostaa valikossa: Ostot > Ostolaskut. Ostotilauksesta laaditussa ostolaskussa näkyy sen ostotilauksen numero, jonka perusteella ostolasku on laadittu. Ostotilausta voi katsella klikkaamalla ostotilauksen numeroa.      

  Arvonlisäverolain 117 §:n mukaan tavarasta tai palvelusta, jonka verovelvollinen on hankkinut tai ottanut vain osittain vähennykseen oikeuttavaan käyttöön, saadaan vähennys tehdä vain siltä osin kuin tavaraa tai palvelua käytetään tähän tarkoitukseen. Yrityksessä käytettävä prosenttiosuus voidaan määritellä ohjelman valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset.   Kaksoisklikkaa riviä ”Osittainen“ ja syötä yrityksessä käytettävä vähennysprosentti kenttään “Arvonlisäveron osittaisessa vähentämisessä käytetty osuus prosentteina“ . Ostolaskujen tallentamista varten voidaan lisätä ostonimikkeisiin (Ostot > Nimikkeet) valmiiksi oikeat alv-kannat. Kirjauksia tehtäessä voidaan sen jälkeen käyttää ALV-kentässä osittaista alv-prosenttia, jolloin ohjelma laskee arvonlisäveron vain laskun osittaisesta summasta.  Arvonlisävero kirjautuu omalle velkatillille ”Osittain vähennettävä arvonlisävero”. Jos käytettäviä osittaisia prosenttiosuuksia on useita, lisää ensin valikkoon Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset kaikki tarvittavat prosenttiosuudet. Lisää sen jälkeen tilikarttaan omat tilinsä näille osittain alvillisille kuluille ja valitse ALV-kenttään aina vastaava prosenttiosuus, josta ohjelma laskee arvonlisäveron. Tämän jälkeen tulisi myös tilejä vastaaviin ostonimikkeisiin (Ostot > Nimikkeet) lisätä ALV-kenttiin oikeat prosenttiosuudet.    

 https://www.youtube.com/watch?v=Vxe5ZxN0c8s

Passeli Meritissä ei voi lisätä viivästyskorkoa maksumuistutukselle vaan viivästyskorolle laaditaan erillinen lasku. Nimike Lisää ensin myyntinimikkeisiin oma nimikkeensä viivästyskorolle valikossa Myynnit - Nimikkeet - Lisää myyntinimike. Tunnukseksi ja Nimeksi voit laittaa esim. "Viivästyskorko". Tyyppi on "Palvelu", Aktiivisuus ”Myyntilaskuissa”. Valitse myyntitiliksi tilikarttasi ”Korkotuotot”-tili ja ALV-kannaksi "Ei veronalainen". Tallenna. Mikäli haluat lisätä viivästyskorkolaskulle myös maksuhuomautusmaksun, lisää myös sille oma myyntinimikkeensä.  Myyntilaskun asetukset Määritä viivästyskoron asetukset valikossa Asetukset - Yleiset asetukset - Viivästyskoron laskennan asetukset. Voit asettaa viivästyskorkolaskulle oman etuliitteensä. Oletuksena ohjelmassa tarjotaan liitettä VI-.   Voit määritellä seuraavan viivästyskorkolaskun numeron, jonka ohjelma tarjoaa, samoin viivästyskorkolaskun eräpäivän.    Laskentakautena anna olla Vuosi, jolloin ohjelma laskee vuotuista korkoa.    Nimike-kenttään valitse aiemmin ohjelmaan lisäämäsi myyntinimike viivästyskorolle.    Voit määritellä viivästyskorkolaskun vähimmäissumman, jolloin ohjelma ei laadi viivästyskorkolaskua, jos summa alittaa kyseiseen kenttään määritetyn summan.    Päivä, josta lähtien viivästyskorkoa aletaan laskea – aseta päivämäärä, josta lähtien viivästyskorkolaskuja aletaan laskea. Esim. jos viivästyskorkolaskut on jo laskettu ja lähetetty jollain toisella ohjelmalla 31.07.2019 saakka, aseta Passeli Merittiin laskennan alkupäivämääräksi 01.08.2019. Silloin korkoa aletaan laskea tässä ohjelmassa kyseisestä päivästä lähtien.  Jos haluat lisätä viivästyskorkolaskulle maksuhuomautusmaksun, ruksi valintaruutu: Lisää viivästyskorkoon huomautusmaksu. Valitse huomautusmaksun nimike ja syötä huomautusmaksun määrä. Tallenna.  Viivästyskorkolaskun laatiminen Nyt voit laatia viivästyskorkolaskut valikossa Myynnit - Viivästyskorkojen laskenta. Syötä päivämäärä ja paina Laadi Raportti -painiketta. Viivästyskoron summaa klikkaamalla näet miten se on laskettu. Tarkista tiedot, klikkaa Esikatselu-painiketta ja ruksi valintaruudut niiden asiakkaiden kohdalta, joille haluat laatia viivästyskorkolaskut. Viivästyskorkolaskut lisätään myyntilaskujen kanssa samaan luetteloon. Tallennetulla laskulla voit katsoa viivästyskoron laskentaa klikkaamalla laskulla sinisenä näkyvää summaa. Kyseiseen laskuun voit sitten lisätä vielä mahdollisen muistutusmaksun klikkaamalla Muuta-painiketta ellet määritellyt muistutusmaksua jo viivästyskorkolaskun asetuksissa.  Viivästyskorkolaskun lähettäminen Voit lähettää viivästyskorkolaskut, kuten lähettäisit muutkin myyntilaskut sähköpostina, e-laskuna tai paperilaskuna. Painamalla Tosite MY-painiketta, näet ohjelman pääkirjaan tekemän kirjauksen.

Myyntihinnat   Myyntihintoja ja alennuksia voi syöttää ohjelmaan:   valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset myyntinimikkeen tiedoissa tai  asiakkaan tiedoissa. Ennen myyntihintojen ja alennusten lisäämistä, tulee määritellä Asiakasryhmät. Tämän pääset tekemään valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät. Asiakkaat tulee tämän jälkeen luokitella näiden ryhmien mukaisesti.     Myyntihinnat-taulukkoon voidaan syöttää tuotteiden hinta, joka on määritelty tietylle asiakkaalle, asiakasryhmälle tai kampanjalle. Lisäksi on mahdollista asettaa aikaväli, jolloin vastaavaa hintaa käytetään laskulla. On myös mahdollista määritellä, voidaanko kyseisestä hinnasta myöntää alennuksia tai onko se lopullinen myyntihinta.   Mikäli myyntihintojen taulukossa ei ole määritelty hintaa eikä myöskään alennusten taulukossa määritelty alennuksia, otetaan myyntilaskuun hinta ja mahdollinen alennus myyntinimikkeen tiedoista.   Kohderyhmät   Jos kohderyhmäksi valitaan “Asiakasryhmä“, tulee “Nimi“-sarakkeessa valita asiakasryhmän nimi. Asiakasryhmä tulee olla lisätty etukäteen ohjelman valikkoon Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja asiakasryhmä tulee olla määritelty asiakkaan tiedoissa.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Asiakas“, tulee “Nimi“-sarakkeessa olla asiakkaan nimi oikeassa muodossa eli sen tulee olla täsmälleen sama kuin ohjelmassa oleva asiakkaan nimi. Nimike tunnistetaan nimikkeen tunnuksen mukaan, joten nimikkeen tunnuksen tulee olla sama kuin ohjelmassa oleva nimikkeen koodi. Nimikkeen nimi on informatiivinen ja sitä ei ole pakko täyttää.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Kampanjat“, valitaan Myyntinimike, jota kampanja  koskee.     Päivämäärät   Taulukossa on myös mahdollista määritellä hintojen ja alennusten alkamis- ja päättymispäivä. Jos hinnan voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa hintaa jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Kampanjoihin on aina määriteltävä aloitus- ja lopetuspäivä.   Esimerkki: jos yrityksessä on käytössä tukkuhinnat ja vähittäishinnat, suosittelemme syöttämään vähittäishinnat suoraan nimikkeen tietoihin ja tukkuhinnat myyntihintojen taulukkoon (molemmat hinnat voidaan syöttää myös myyntihintojen taulukkoon).    Lisää ensin asiakasryhmät (Tukkumyynti ja Vähittäismyynti) valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja ryhmittele asiakkaat ryhmiin asiakkaiden tiedoissa.   Avaa sitten Myyntihinnat ja lisää rivi. Valitse myyntihintojen taulukossa kohderyhmäksi “Asiakasryhmä“, asiakasryhmäksi valitse “Tukkumyynti“, valitse nimike ja syötä siihen kyseiselle asiakasryhmälle määritelty hinta. Lisää tukkuasiakkaille asiakastietoihin asiakasryhmäksi “Tukkumyynti“.   Jos myyntihintojen taulukossa on esitetty lopulliset hinnat, joihin alennuksia ei enää myönnetä, ota rasti pois sarakkeesta “Alennus sallittu“.   Myyntihintojen sisäänluku   Jos myyntihintoja on paljon, voidaan hinnat tuoda ohjelmaan Excel-taulukosta. Myyntihinnat saat tuotua klikkaamalla painiketta Myyntihintojen siirto. Tämän jälkeen valitse hinnastoa koskeva tiedosto koneeltasi. Tuotujen rivien lisäksi voidaan hinnastoa täydentää juoksevasti lisäämällä seuraaville riveille uusia myyntihintoja asiakkaittain, asiakasryhmittäin tai kampanjoina. Myyntihintojen muuttamisen tai täydentämisen jälkeen paina Tallenna.   Voit tallentaa ohjelmassa olevan hinnaston Excel-muotoon klikkaamalla raportissa olevaa Excel-kuvaketta.   Hinnaston muokkaus   Ne rivit, joita myyntihintojen taulukossa ei enää tarvita, voidaan poistaa riveittäin klikkaamalla rivien päässä olevaa rastia. Hinnastoa päivittäessäsi poista olemassa olevat rivit klikkaamalla Poista kaikki rivit ja tuo Excel-tiedostosta ohjelmaan uusi hinnasto. Uuden hinnaston tuontitiedoston saat tallentaessasi vanhan hinnaston Exceliin. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla Excelissä samat kuin myyntihintojen taulukon otsikot: Kohderyhmä, Nimi, Tunnus, Nimikkeen nimi, A-hinta, Valuutta, Alennus sallittu, Alku, Päättymispäivä, Yksikkö.     Alennukset   Konkreettisten hinnastojen (jos niitä käytetään yrityksessä) lisäksi on mahdollista ottaa käyttöön alennukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset > Alennukset.   Alennusten taulukossa voidaan määritellä alennuksia asiakkaille/asiakasryhmille sekä nimikkeille/nimikeryhmille. Kun kohderyhmäksi on valittu ”Kampanjat”, voidaan lisätä alennuskampanjoita kaikille asiakkaille. Kampanjoissa tulee olla aina määritelty alkamis- ja päättymispäivä.   Jos alennuksen voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa alennusta jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Mikäli alennusten taulukossa ei ole määritelty alennuksia ja hintataulukossa on sallittu nimikkeiden alennukset, otetaan alennus myyntilaskuun myyntinimikkeen tiedoista.       Alennustaulukon muokkaaminen   Alennustaulukko voidaan tallentaa Exceliin klikkaamalla raportissa Excel-painiketta.   Kaikki tehdyt muutokset tulee tallentaa uusien alennusten tai kampanjoiden lisäämisen jälkeen painamalla Tallenna-painiketta. Alennusrivit, joita ei enää tarvita, voidaan poistaa rivi kerrallaan klikkaamalla rivin päässä olevaa roskakori-painiketta. Kaikki rivit voidaan poistaa yhdellä kertaa klikkaamalla Poista kaikki rivit-painiketta.   Hintojen ja alennusten siirtyminen laskuihin   Myyntihintoja tai alennuksia voidaan lisätä asiakkaan tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) ja nimikkeen tietoihin (Myynnit > Nimikkeet) klikkaamalla Myyntihinnat tai Alennukset. Jos asiakkaalle tai nimikkeelle on lisätty jo aikaisemmin myyntihintoja tai alennuksia, näkyvät myyntihintojen ja alennusten tiedoissa kyseiselle konkreettiselle asiakkaalle/nimikkeelle voimassaolevat aikaisemmat hinnastot ja alennukset. Mikäli hintojen/alennusten taulukossa on kampanjoita, käytetään laskuilla ensisijaisesti kyseisen kampanjan hintoja tai alennuksia. Jos hintojen/alennusten taulukossa on samalla asiakkaalla/asiakasryhmällä päällekkäisiä hintoja, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti asiakkaalle määritelty hinta. Jos alennusten taulukossa on samalle nimikkeelle/nimikeryhmälle päällekkäisiä alennuksia, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti nimikkeelle määriteltyjen alennusten mukainen hinta.   Jos ohjelmassa on samalla kaudella päällekkäisiä hintoja tai alennuksia, käytetään myyntilaskussa lyhyemmän ajanjakson hintoja tai alennuksia.   Esimerkki: Jos yhdelle asiakasryhmälle on määritelty kaksi hintaa: 1.1.2020–31.12.2020 ja 1.2.2020–8.2.2020 ja myyntilaskun päivämäärä on 1.2.2020, otetaan laskuun lyhyemmän ajanjakson hinta, eli kaudella 1.2.2020–8.2.2020 voimassa oleva hinta.   Myyntilaskua kopioitaessa laskun rivien myyntihintoja ei päivitetä viimeisimmän voimassaolevan hinnan mukaan. Eli uudelle laskulle otetaan ne hinnat, jotka ovat kopioitavassa laskussa.   Myyntilaskujen laadinta toistuvien laskujen pohjalta   Myyntihintojen ja alennusten tietoja voidaan käyttää laadittaessa myyntilaskuja toistuvien laskujen kautta (Pro- ja Premium-versioissa). Vastaava asetus tulee tehdä etukäteen valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Määrittele otetaanko hinta myyntilaskuun toistuvassa laskussa olevan hinnan mukaan vai myyntihintojen ja alennusten taulukosta.