Käyttövinkit

Toistuvaa laskutusta suositellaan yrityksille, jotka lähettävät sisällöltään samanlaisia myyntilaskuja vakioasiakkailleen tietyin väliajoin (viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain). Toistuvien laskujen luettelolla voi pitää ajankohtaista seurantaa laskujen lähettämisen tarpeesta.    Toistuvia laskuja voi laatia ja lähettää ohjelman Pro- ja Premium-tason lisensseillä. Ohjeet asunto-osakeyhtiöille mittarilukemien syöttöön toistuville laskuille.    Toistuvan laskun lisääminen   Lisää laskupohja valikossa: Myynnit > Toistuvat laskut > Lisää toistuva lasku.      Asiakas – Valitse luettelosta olemassa oleva asiakas tai lisää tarvittaessa uusi. Valittuasi asiakkaan toistuvaan laskuun, voit avata tämän tarkemmat tiedot klikkaamalla nimen yläpuolella olevaa sinistä Asiakas-linkkiä. Asiakastiedoissa voit esimerkiksi tarkastella kommentteja tai lisätä niitä, katsoa asiakkaalle laadittuja laskuja ja maksuja sekä täydentää osoitetta ja yhteystietoja.   Osoite – lisätään automaattisesti laskuun asiakkaan tiedoista.   Seuraavan laskun päivämäärä – Pakollinen kenttä, jota ei siis voi jättää tyhjäksi. Automaattiset laskut laaditaan tämän päivämäärän perusteella.   Jos haluat laatia laskun kuluvalta tai seuraavalta kuukaudelta, syötä laskun päivämääräksi kuukauden ensimmäinen päivä. Jos haluat laatia laskun edelliseltä kaudelta, syötä laskun päivämääräksi kuukauden viimeinen päivä. Jos esimerkiksi laskusi koskee tammikuussa toimitettuja palveluja, määritä päivämääräksi 31.01.2020. Laskun eräpäivä – kuukauden päivä, joka tulee myyntilaskun eräpäiväksi.   Eräpäivä kuukausina – jos eräpäiväksi halutaan kuukauden jaksoa pidempi maksuaika, voidaan se lisätä tähän. Jos eräpäivä on maksupäivä +1 kuukausi, syötetään kyseiseen kenttään 1.    Esimerkki: laskutuskausi on kuukausi, lasku lähetetään kuluvalta kaudelta, laskun päivämäärä on 1.9.2020, johon halutaan lisätä 45 päivää maksuaikaa. Syötä toistuvaan laskuun ”Laskun eräpäivä” -kenttään 15 (eli eräpäivä on aina kuun 15. päivä) ja ”Eräpäivä kuukausina” -kenttään 1. (siirtää eräpäivää 1 kuukaudella eteenpäin eli lokakuun 15. päiväksi).   Sopimuksen numero – Syötä palvelujen tarjoamista koskevan sopimuksen numero tai jätä kenttä tyhjäksi.   Laskutusjakso – valitse kuukausi, vuosineljännes, vuosi tai viikko.   Jaksojen määrä – valitse jaksojen määrä yhdellä laskutuskaudella.   Jos esim. laskutusjakso on “kuukausi“ ja jaksojen määrä 2, lasku laaditaan kahden kuukauden välein. Tai jos laskutusjakso on esim. “viikko“ ja jaksojen määrä “3“, lasku laaditaan kolmen viikon välein.   Sopimus alkaa – jos tiedät, milloin asiakkaan kanssa on sovittu palvelujen toimittamisesta, syötä sopimuksen päivämäärä. Voit jättää kentän myös tyhjäksi tai kirjata siihen päivämäärän, jolloin toistuva laskutus on aloitettu.    Sopimus päättyy – jos asiakkaan kanssa on sovittu sopimuksen päättymisestä, kirjoita päättymispäivämäärä tähän kenttään. Jätä muussa tapauksessa kenttä tyhjäksi!   Lasku lähetetään – tämä valinta ratkaisee, mikä laskutuskausi laskuun merkitään. Kausi näkyy laskulla kommenttikentässä. 1. Kuluvalta kaudelta – laskuun tulostetaan automaattisesti kyseisen kauden alku- ja päättymispäivä, joka on laskun päiväyksen kanssa samalla kaudella. Jos esim. laitat seuraavan laskun päivämääräksi 31.10.2020 ja laskutusjaksoksi kuukausi, laskuun tulostetaan kaudeksi 1.10.2020–31.10.2020. Se sopii esim. taloyhtiöille. 2. Seuraavalta kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi laskun päivämäärää seuraavan kauden alku- ja päättymispäivä. 3. Laskun päivämäärästä lähtien – laskuun tulostetaan kausi, jonka alkupäivä on sama kuin laskun päivämäärä. (esim. jos laskun päivämäärä on 18.9.2020, tulee kaudeksi laskulle 18.9.2020 – 17.9.2021, jos kaudeksi on valittu vuosi tai 18.9.2020-17.10.2020 jos kaudeksi on valittu kuukausi) 4. Edelliseltä kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi edellinen kausi (esim. kuukausi tai vuosi) 5. Kuluva kausi miinus jaksojen määrä – tätä vaihtoehtoa käytetään silloin, kun on tarve esittää lasku kauden lopussa edelliseltä kaudelta. Esim. jos kauden pituus on kuukausi ja kausien määräksi syötetään 6, lasketaan kauden alkupäiväksi kuluvan kauden lopusta 6 kuukautta eteenpäin. Jos haluat laatia ensimmäisen laskun muulta jaksolta kuin kalenterikuukaudelta, sinun kannattaa määrittää kausi manuaalisesti ensimmäiseen laskuun ja jatkaa laskutusta sen jälkeen kuukausiperusteisesti.   Viitenumero – määritellään automaattisesti asiakkaan tiedoissa olevan viitenumerotiedon pohjalta. Jos asiakaskohtainen viitenumero ei ole tarpeen, jätä tämä kenttä tyhjäksi. Viitenumero muodostuu tällöin laskun numerosta.   Nimike – Toistuviin maksuihin sisällytettävät myyntinimikkeet: Suosittelemme, että linkität voimassaolevan hinnaston tuotetietoihin (valikossa Myynti > Nimikkeet). Näin toistuvien laskujen laatiminen sujuu helposti ja nopeasti. Laskuissa käytettävien nimikkeiden tyypit ovat Palvelu ja Tavara. Myös varastotavaroita voi kohdistaa toistuviin laskuihin.   Tallenna valmis lasku ja aloita uuden laskun laatiminen valitsemalla Tallenna ja Lisää.     Myyntilaskujen laatiminen toistuvien laskujen pohjalta Kun laadit myyntilaskun, syötä toistuvien laskujen luettelon lopussa olevaan Mihin asti laskut luodaan (pvm) -kenttään se päivämäärä, jolloin lasku laaditaan. Jos esimerkiksi haluat laatia kuukausilaskuja, joiden kautena on 1.9.2021 – 30.9.2021, syötä päivämääräksi 30.9.2021.   Napsauta sen jälkeen Esikatselu. Esikatseluikkunassa näkyvät laskut, joista ei ole vielä laadittu laskuja kyseisenä päivämääränä. Poista valintamerkit sellaisten laskujen kohdalta, joista et halua laatia myyntilaskua.  Voit laatia kaikki myyntilaskut kerralla napsauttamalla Laadi laskut. Kaikista esikatselussa valittuina olevista laskuista laaditaan myyntilasku. Tämän jälkeen ohjelma määrittelee automaattisesti toistuville laskuille uudet seuraavan laskun päivämäärät laskussa näkyvän kauden perusteella. Voit tarkastella laadittuja myyntilaskuja valitsemalla Myynti > Myyntilaskut. Myyntilaskujen luettelossa voit muokata, poistaa ja tulostaa laskuja sekä lähettää niitä asiakkaille sähköpostilla tai verkkolaskuina. Suosittelemme, että taloyhtiöt merkitsevät toistuvien laskujen riveille tiedot, joiden perusteella seuraavat myyntilaskut laaditaan.  Tietoja voi täydentää ja muuttaa toistuvien laskujen ikkunassa ennen seuraavan laskun lähettämistä. Jos haluat lähettää asiakkaalle viestin, kirjoita se Kommentti-kenttään tai Kommentti 2 -kenttään. Laskutuskausi lisätään automaattisesti Kommentti-kenttään kirjoittamasi tekstin edelle. Toistuvista laskuista myyntilaskuja laadittaessa on mahdollista määritellä myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset), laaditaanko myyntilasku toistuvassa laskussa olevan hinnan perusteella vai otetaanko hinta myyntilaskuun myyntihintojen ja alennusten taulukosta.      Myyntilaskujen joukkolähetys sähköpostitse / massatulostus Jos olet laatinut yhdellä kertaa paljon myyntilaskuja, voit lähettää ne yhdellä kertaa sähköpostitse tai tulostaa ne pdf-muotoon tai paperille. Napsauta myyntilaskujen luettelossa (Myynnit>Myyntilaskut) oikeassa yläreunassa olevaa Joukkolähetys-painiketta.    Valitse avautuvaan ikkunaan ajanjakso ja tulostustapa.   Ajanjakso - Syötä ajanjakso (alku- ja loppupäivä), jolta haluat lähettää laskut sähköpostitse tai verkkolaskuna tai tulostaa paperille.  Tulostus – Valitse mitä haluat myyntilaskuille tehdä:  S-posti – kaikki myyntilaskut lähetetään sähköpostitse osoitteeseen, joka on merkitty asiakkaan tietoihin. Jos sähköpostiosoite puuttuu, laskua ei lähetetä. Lähetä laskut klikkaamalla painiketta: Esikatselu ja sen jälkeen Lähetä laskut. Ennen kuin lähetät laskut sähköpostitse, lisää oman yrityksesi sähköpostiosoite valikkoon Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset kohtaan: Lähettäjän sähköpostiosoite. Joukkolähetystoiminnolla voit lähettää laskut sähköpostitse vain kerran. Joten jos lähetät laskuja sähköpostitse, joukkolähetyksenä jo lähetettyjä laskuja ei lähetetä enää uudelleen. Luettelossa näkyvät aina vain ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty. 2. Tulostin (kaikki laskut) – kaikki valitut laskut tulostetaan PDF-tiedostoon. Tulosta laskut klikkaamalla ensin Esikatselu ja sen jälkeen Laadi koontitiedosto. 3. Tulostin (laskut, joissa ei ole s-postiosoitetta) - tulostetaan vain ne laskut, joissa ei ole lisätty asiakkaan tietoihin sähköpostiosoitetta. 4. Verkkolaskut – ohjelma laatii esikatselunäkymän verkkolaskuista. Esikatselussa näkyvät niiden asiakkaiden laskut, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Lähetä verkkolaskut klikkaamalla ensin Esikatselu ja sen jälkeen Lähetä verkkolaskuna. 5. S-posti (lukuun ottamatta lähetettyjä verkkolaskuja) – sähköpostilaskujen lähettämisen esikatseluikkunassa näkyvät vain ne laskut, joita ei ole lähetetty asiakkaille verkkolaskuina. 6. Asiakastietojen asetus – Mikäli olet valinnut asiakaskortilla asiakkaillesi Massalähetyksen tuloste -kohtaan laskujen lähetystavan (sähköposti, tulostin tai verkkolasku), lähetetään näille asiakkaille laskut ko. tapaa käyttäen. Paina Esikatselu, jolloin näet luettelon lähetettävistä laskuista. Jos et jostain syystä halua lähettää joitain luetteloon kuuluvia laskuja tai tulostaa niitä, ota pois ruksi kyseisen laskun edessä olevasta ruudusta. Tulosta laskut PDF-tiedostoksi painamalla ”Laadi koontitiedosto” tai lähetä laskut painamalla ”Lähetä sähköpostitse” tai ”Lähetä verkkolaskuna” tai ”Lähetä Laskut” (kun valittuna on Asiakastietojen asetus). Kun laskut on lähetetty näet lähetyspäivämäärään laskulistauksessa (Myynnit > Myyntilaskut) kentissä: ”Lähetetty s-postitse” ja/tai ”Lähetetty verkkolasku”.              

Passeli Meritistä voi lähettää maksumuistutuksia sähköpostitse, tai maksumuistutukset voi tulostaa PDF:ksi ja siitä edelleen paperille ja postittaa itse.   Viesti maksumuistutuksessa   Tarkista ja tarvittaessa muuta maksumuistutuksen sähköpostiviestiä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maksumuistutuksen tekstit. Voit myös lisätä uuden tekstin maksumuistutuksille klikkaamalla painiketta: Lisää uusi maksumuistutus.     Mikäli teet teksteihin muutoksia, tallenna muutokset.   Huom! Älä jätä tyhjäksi kenttää: “Oletusviesti s-postitse lähetettäessä“, koska ilman sitä viesti saattaa mennä roskapostiksi, jolloin maksumuistutuksen saaja ei saa kyseistä maksumuistutusta.   Maksumuistutuksen laatiminen   Avaa valikko Myynnit - Maksumuistutusten lähettäminen. Valitse Raportin tyyppi -kenttään: Maksukehotus.   Päivämäärä voi olla tämä päivä, jos haluat lähettää muistutukset tänään.   Yksityiskohtaisuus-kentän vaihtoehdot:    Tilikohtainen (=laskuittain), maksumuistutuksessa on eritelty erääntyneet laskut laskuittain  Yleinen (=asiakkaittain), näyttää maksumuistutuksessa vain valitun asiakkaan erääntyneiden laskujen loppusaldon  Yksityiskohtainen mukaan lukien saamiset ennakkolaskuista Ylittynyt-kohtaan syötetään, kuinka monta päivää myöhästyneistä laskuista lähetät muistutuksen. Jos esim. syötät Ylittynyt-kenttään 7, muistutukset lähetetään kaikille, joiden laskujen eräpäivä on ylittynyt 7 päivää tai enemmän.   Minimisumma-kohtaan syötetään summa, jonka ylittävistä avoimista laskuista lähetät maksumuistutukset.   Voit myös valita tietyn Asiakasryhmän, jolle haluat lähettää maksumuistutukset. Tämä edellyttää, että olet asetuksissa määritellyt asiakasryhmät.   Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, näet kaikkien asiakkaiden myöhästyneet laskut. Voit myös valita vain yhden asiakkaan, jos haluat lähettää muistutuksen vain yhdelle asiakkaalle.     Paina "Laadi raportti" ja sen jälkeen "Lähetyksen esikatselu".    Näet avautuvassa ikkunassa kaikki, joille laaditaan maksumuistutus. Jos joukossa on joku, jolle et halua lähettää muistutusta, ota rasti pois ruudusta “Valittu“.      Huomaa, että sinun tulee ensin valita maksumuistutusten lähetystapa ja vasta sitten käydä läpi, kenelle haluat maksumuistutukset lähettää. Nämä valinnat ”nollautuvat”, kun vaihdat maksumuistutusten lähetystapaa.   Maksumuistutuksen lähettäminen   Maksumuistutuksen lähettämisessä on 3 vaihtoehtoa:  Sähköposti – muistutus lähetetään sähköpostitse kaikille asiakkaille, joiden tietoihin on lisätty sähköpostiosoite. Paina “Lähetä sähköpostitse“, niin saat muistutukset lähtemään ohjelmasta asiakkaille sähköpostitse.   Eli jos haluat lähettää muistutukset sähköpostitse, varmista, että ylävasemmalla kentässä on "Sähköposti". Kun painat sen jälkeen alhaalla oikeassa reunassa näkyvää "Lähetä sähköpostitse"-painiketta, muistutukset lähtevät kaikille, joille on lisätty asiakkaan tietoihin sähköpostiosoite.   Tulostin (kaikki saldoilmoitukset) – jos valitset Tulostin, saat tulostettua kaikki maksumuistutukset PDF-muotoon ja siitä paperille. Kun painat "Laadi koontitiedosto”-painiketta, muodostuu yksi pdf-tiedosto, jonka voit sitten tulostaa.     Tulostin (kaikki, joissa ei ole s-postiosoitetta) – maksumuistutukset tulostetaan paperille vain niille asiakkaille, joiden tiedoissa ei ole s-postiosoitetta. Klikkaa ”Laadi koontitiedosto“, niin saat näytölle muistutukset yhteen pdf-tiedostoon, jossa ne näkyvät peräkkäin. Kun olet lähettänyt maksumuistutukset, voit vielä tarkistaa valikossa Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset, kenelle olet maksumuistutuksen jo lähettänyt.   Huom! Maksumuistutuksia ei voi lähettää verkkolaskuina.

Rakentamispalvelun sekä metalliromun ja -jätteen myynnin käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta sovellettaessa Myyntilasku ei sisällä arvonlisäveroa ja arvonlisäveron tilittää myyjän sijaan ostaja.   Tili ja ostonimike Rakentamispalvelun ja metalliromun ostoille Mikäli yrityksesi tilikartassa ei ole valmiina Rakentamispalvelujen ostoille oma tiliään, se kannattaa lisätä valikkoon Asetukset - Kirjanpidon asetukset – Tilikartta, Lisää tili -painikkeella. Tunnus: 4458 Nimitys: Rakentamispalvelut, ostaja verovelvollinen”. Taseen/tuloslaskelman erä: Ulkopuoliset palvelut ALV: Rakennus (Rakennusalan käännetty alv) Alv:n ilmoittaminen: ALV ostoista Tallenna Lisää myös ostonimike valmiiksi rakentamispalveluostojen kirjaamista varten valikkoon Ostot - Nimikkeet. Tunnus: 4458 Nimi: Rakentamispalveluostot, ostaja verovelvollinen Tyyppi: Palvelu Aktiivisuus: Ostolaskuissa Ostotili: 4458 Rakentamispalveluosto, ostaja verovelvollinen. Tallenna Rakentamispalvelun ja metalliromun ostojen kirjaaminen Luo rakentamispalvelun- ja metalliromun ostoista ostolasku normaaliin tapaan (Ostot - Ostolaskut). Täytä toimittajan ja laskun tiedot ja käytä laskurivillä ohjelmasta valmiina löytyvää Rakentamispalveluostot-nimikettä (osto kirjautuu tällöin tilille 4458 Rakennuspalveluostot, ostaja verovelvollinen)   Kun tallennat ostolaskun, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 4458 Rakennuspalveluostot, ostaja verovelvollinen D 29397 / 2937 Rakennusalan ja metalliromun käännetty alv K 29391/ 2931 ALV kotimaan myynnistä K 2761 / 2760 Ostovelat Laskun ostosumma kirjautuu ALV-ilmoitukselle riville 320 Rakentamispalvelun ja metalliromun ostot. Käänteisen arvonlisäveron osuus kirjautuu riveille 318 Vero rakentamispalvelun ja metalliromun ostoista ja 307 Kohdekauden vähennettävä vero, ja verovaikutus on siten 0. Rakentamispalvelun ja metalliromun myynti Syötä rakentamispalvelun/metalliromun myynnistä myyntilasku (Myynnit - Myyntilaskut). Täytä asiakkaan ja laskun ja tiedot. Valitse laskuriville ohjelmasta valmiina löytyvä Raken24% -myyntinimike (myynti kirjautuu tällöin tilille 3188/3090 Rakentamispalvelu, käännetty ALV).   Kun tallennat myyntilaskun, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Myyntisaamiset K 3188/3090 Rakentamispalvelu, käännetty ALV. Arvonlisäveroa ei lasketa myyntilaskulle, koska sen tilittää ostaja. Myyntilaskulle tulostuu viittaus arvonlisäverolakiin: Rakennus (AVL 8c§).   Myyntisumma kirjautuu ALV-laskelmaan riville 319 Rakentamispalvelun ja metalliromun myynnit (käännetty verovelvollisuus).  

Ohjelmalla voidaan laatia lähetteitä luovutetuista tuotteita ja palveluista sekä laatia niistä kuukauden lopussa koontilasku. Koontilaskussa näkyvät kaikki tietylle asiakkaalle kuukauden aikana myydyt tuotteet ja palvelut.   Koontilaskujen käyttöönotto   Lisää ensin tilikarttaan oma tilinsä lähetemyyntisaamisille. Se ei saa olla Myyntisaamiset-tili, sillä asiakkaalle ei muodostu vielä velkaa lähetteen perusteella. Lisää tilikarttaan esim. tili “1720 Lähetemyynti“ ja valitse taseen eräksi sama lyhytaikaisten saamisten erä kuin Myyntisaamiset-tilillä). Tallenna asetukset. (Voit tarvittaessa muuttaa tiliä Oletustilit-valikossa Kirjanpidon asetuksissa.)     Koontilaskut voidaan ottaa käyttöön ohjelmassa valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Laita valinta ruutuun "Lähetemyynti on sallittu".       Ohjelma kysyy sen jälkeen tiliä, jota käytetään saamistilinä lähetemyynnissä. Syötä lisäämäsi tili avautuvaan ikkunaan. Tallenna. Lähetteiden numerointia varten kannattaa syöttää etuliite, esim. LÄH-. Jos haluat, että koontilaskujen numerointi menee samassa sarjassa kuin muutkin myyntilaskut, syötä seuraavaksi koontilaskun numeroksi 0. Tallenna.   Salli seuraavaksi laskutettavan asiakkaan tiedoissa (Myynnit > Asiakkaat) koontilaskut. Laita valinta kohtaan "Lähetemyynti on sallittu". Salli lähetemyynti vain sellaisten asiakkaiden asiakastiedoissa, jotka saavat ostaa tavaraa luotolla. Lähetteitä ja koontilaskuja voidaan laatia vain näille asiakkaille.       Lähetteet   Syötä lähetteet samasta valikosta kuin myyntilaskut (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku). Kun olet valinnut myyntilaskuun asiakkaan, jolle lähetemyynti on sallittu, tarjotaan asiakirjatyypiksi automaattisesti “Lähetemyynti“. Tämän voi vaihtaa, jos halutaan laatia tavallinen myyntilasku. Tosite-kentästä tulee silloin ottaa pois tuo Lähetemyynti.     Voit syöttää Yhteyshenkilö-kenttään henkilön, jolle tavara/palvelu luovutettiin. Yhteyshenkilön nimi näkyy myös koontilaskulla. Myyntitulo ja arvonlisävero lasketaan heti lähetettä laadittaessa. Huomaa, että tässä vaiheessa ei vielä muodostu myyntisaatavaa. Lähetettä voi lähettää asiakkaalle verkkolaskuna, mutta sen voi lähettää asiakkaalle sähköpostitse tai se voidaan tulostaa paperille PDF-tiedostosta.   Koontilaskut   Laadi kaikista lähetteistä kuukauden lopussa koontilaskut. Laadi koontilaskut valikossa: Myynnit > Koontilaskujen laadinta. Syötä Ajanjaksoksi kuukauden alku- ja loppupäivä ja valitse Asiakas-kenttään asiakas, jolle laadit koontilaskun. Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, ohjelma laatii kaikille asiakkaille koontilaskun, joilla lähete on käytössä.     Koontilaskua laadittaessa voidaan tarvittaessa valita manuaalisesti lähetteet, joiden perusteella koontilasku laaditaan. Tätä valintaa käytetään silloin, kun yhdelle asiakkaalle tulee laatia useita erilaisia koontilaskuja esim. rakennusprojektin, osaston tms. mukaan. Paina ”Laadi raportti” ja sen jälkeen ”Koontilaskujen esikatselu” -> ”Laadi koontilaskut”. Koontilaskun päivämääräksi tulee kyseisen kauden viimeinen päivä ja koontilaskut lisätään myyntilaskujen kanssa samaan luetteloon. Voit lähettää laskut asiakkaille joko sähköpostitse tai verkkolaskuina. (Myyntilaskujen joukkolähetystä käytettäessä lähetetään vain koontilaskuja. Lähetteitä ei voi lähettää joukkolähetyksenä.) Koontilaskussa esitetään lähetteiden numerot ja päivämäärät sekä asiakkaalle myytyjen tuotteiden/palvelujen summat ja arvonlisävero. Laskun lähettäjäyritykselle ei lasketa myyntilaskun kirjausvaiheessa arvonlisäveroa koontilaskun perusteella, koska arvonlisävero kirjattiin pääkirjaan jo lähetettä laatiessa.     Tallennetun koontilaskun voit lähettää asiakkaalle suoraan ohjelmasta tavalliseen tapaan joko sähköpostitse , verkkolaskuna tai tulostamalla sen paperille ja postittamalla.

1. Maksullisen lisäkäyttäjän voi tilata suoraan ohjelman sisältä klikkaamalla Tilaa lisäksi -painiketta. Huom! Pääkäyttäjällä tulee olla ostettuna Passeli Meritin Pro- tai Premium-versio, jotta maksullisten lisäkäyttäjien ostaminen on mahdollista. Lisenssitason voi tarvittaessa päivittää lisäkäyttäjien oston yhteydessä.     2. Lisää Käyttäjiä-kohtaan tarvitsemasi määrä uusia käyttäjiä.    3. Valitse maksu.   Pääset hallinnoimaan käyttöoikeuksia, kun lisäkäyttäjiin liittyvän laskun maksu näkyy järjestelmässämme. Käyttöoikeuksien hallinnointi tapahtuu seuraavaa polkua pitkin: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Klikkaa uuden käyttäjän tiedot auki ja paina Muuta. Vaihda valintaruudun ruksi ”Rajoitetusta käyttäjästä” > ”Lisäkäyttäjäksi”. Voit halutessasi rajata lisäkäyttäjän oikeuksia tässä samassa valikossa. Tallenna.   Käyttäjien lisäämisestä ohjeet täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378

Kaikki ostolaskut, myös tavara- ja palveluostot muista EU-maista, lisätään valikosta Ostot > Ostolaskut.   Toimittajan tiedoissa on tärkeää valita oikea maa. Maa-asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Maat) on määritelty, onko kyseessä toinen EU:n jäsenmaa vai ei. Tämän perusteella ohjelma laskee käänteisen arvonlisäveron ja valitsee automaattisesti ostolaskun arvonlisäveron summaksi nollan.    Mikäli toimittaja on arvonlisäverovelvollinen, toiseen EU-maahan rekisteröity toimittaja, tarkista, että laskurivillä on valittuna ALV-kannaksi ostajan alv-prosentti, esim. 24 %.   Mikäli toisen EU-maan toimittaja ei ole arvonlisäverovelvollinen, laskun riveillä ALV-prosentti muutetaan nollaksi. Tällöin käänteistä arvonlisäveroa ei lasketa.   Tavaraostot muista EU-maista (=Yhteisöhankinnat) Valitse toimittajan tiedoissa maaksi muu EU-maa kuin Suomi ja ostolaskun riveille nimikkeeksi Yhteisöhankinnat (kirjanpitotili 4110 Yhteisötavarahankinnat). Voit valita myös jonkin muun kulutilin. Varmista silloin, että nimikkeen tyyppinä on Tavara. Tarkista, että laskurivin Alv-kohdassa olla Suomen alv-prosentti. Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen:    4110 Yhteisötavarahankinnat 2871 Ostovelat 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv   Lisättyjen ostolaskujen summat kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 313 Tavaraostot muista EU-maista 305 Vero tavaraostoista muista EU-maista 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.   Jos ostetaan tavaraa muista EU-maista, voit valita ostonimikkeeksi myös suoraan ohjelmassa valmiina olevan kulunimikkeen. Näin ohjelma kirjaa kulun suoraan oikealle kulutilille, mutta ottaa silti huomioon EU-oston alv-laskelmalla.  Palveluostot muista EU-maista Tee palveluostolasku kuten tavaraostolasku, mutta valitse nimikkeeksi 4470 Yhteisöpalveluhankinnat. Voit valita myös jonkin muun kulutilin. Varmista silloin, että nimikkeen tyyppinä on Palvelu. Anna Alv-kohdassa olla Suomen alv-kanta.   Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen:  D 4470 Yhteisöpalveluhankinnat K 2871 Ostovelat D 29396 EU-ostoista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista suoritettava alv Lisättyjen ostolaskujen summat kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 314 Palveluostot muista EU-maista 306 Vero palveluostoista muista EU-maista 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  

Myyntihinnat   Myyntihintoja ja alennuksia voi syöttää ohjelmaan:   valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset myyntinimikkeen tiedoissa tai  asiakkaan tiedoissa. Ennen myyntihintojen ja alennusten lisäämistä, tulee määritellä Asiakasryhmät. Tämän pääset tekemään valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät. Asiakkaat tulee tämän jälkeen luokitella näiden ryhmien mukaisesti.     Myyntihinnat-taulukkoon voidaan syöttää tuotteiden hinta, joka on määritelty tietylle asiakkaalle, asiakasryhmälle tai kampanjalle. Lisäksi on mahdollista asettaa aikaväli, jolloin vastaavaa hintaa käytetään laskulla. On myös mahdollista määritellä, voidaanko kyseisestä hinnasta myöntää alennuksia tai onko se lopullinen myyntihinta.   Mikäli myyntihintojen taulukossa ei ole määritelty hintaa eikä myöskään alennusten taulukossa määritelty alennuksia, otetaan myyntilaskuun hinta ja mahdollinen alennus myyntinimikkeen tiedoista.   Kohderyhmät   Jos kohderyhmäksi valitaan “Asiakasryhmä“, tulee “Nimi“-sarakkeessa valita asiakasryhmän nimi. Asiakasryhmä tulee olla lisätty etukäteen ohjelman valikkoon Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja asiakasryhmä tulee olla määritelty asiakkaan tiedoissa.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Asiakas“, tulee “Nimi“-sarakkeessa olla asiakkaan nimi oikeassa muodossa eli sen tulee olla täsmälleen sama kuin ohjelmassa oleva asiakkaan nimi. Nimike tunnistetaan nimikkeen tunnuksen mukaan, joten nimikkeen tunnuksen tulee olla sama kuin ohjelmassa oleva nimikkeen koodi. Nimikkeen nimi on informatiivinen ja sitä ei ole pakko täyttää.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Kampanjat“, valitaan Myyntinimike, jota kampanja  koskee.     Päivämäärät   Taulukossa on myös mahdollista määritellä hintojen ja alennusten alkamis- ja päättymispäivä. Jos hinnan voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa hintaa jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Kampanjoihin on aina määriteltävä aloitus- ja lopetuspäivä.   Esimerkki: jos yrityksessä on käytössä tukkuhinnat ja vähittäishinnat, suosittelemme syöttämään vähittäishinnat suoraan nimikkeen tietoihin ja tukkuhinnat myyntihintojen taulukkoon (molemmat hinnat voidaan syöttää myös myyntihintojen taulukkoon).    Lisää ensin asiakasryhmät (Tukkumyynti ja Vähittäismyynti) valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja ryhmittele asiakkaat ryhmiin asiakkaiden tiedoissa.   Avaa sitten Myyntihinnat ja lisää rivi. Valitse myyntihintojen taulukossa kohderyhmäksi “Asiakasryhmä“, asiakasryhmäksi valitse “Tukkumyynti“, valitse nimike ja syötä siihen kyseiselle asiakasryhmälle määritelty hinta. Lisää tukkuasiakkaille asiakastietoihin asiakasryhmäksi “Tukkumyynti“.   Jos myyntihintojen taulukossa on esitetty lopulliset hinnat, joihin alennuksia ei enää myönnetä, ota rasti pois sarakkeesta “Alennus sallittu“.   Myyntihintojen sisäänluku   Jos myyntihintoja on paljon, voidaan hinnat tuoda ohjelmaan Excel-taulukosta. Myyntihinnat saat tuotua klikkaamalla painiketta Myyntihintojen siirto. Tämän jälkeen valitse hinnastoa koskeva tiedosto koneeltasi. Tuotujen rivien lisäksi voidaan hinnastoa täydentää juoksevasti lisäämällä seuraaville riveille uusia myyntihintoja asiakkaittain, asiakasryhmittäin tai kampanjoina. Myyntihintojen muuttamisen tai täydentämisen jälkeen paina Tallenna.   Voit tallentaa ohjelmassa olevan hinnaston Excel-muotoon klikkaamalla raportissa olevaa Excel-kuvaketta.   Hinnaston muokkaus   Ne rivit, joita myyntihintojen taulukossa ei enää tarvita, voidaan poistaa riveittäin klikkaamalla rivien päässä olevaa rastia. Hinnastoa päivittäessäsi poista olemassa olevat rivit klikkaamalla Poista kaikki rivit ja tuo Excel-tiedostosta ohjelmaan uusi hinnasto. Uuden hinnaston tuontitiedoston saat tallentaessasi vanhan hinnaston Exceliin. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla Excelissä samat kuin myyntihintojen taulukon otsikot: Kohderyhmä, Nimi, Tunnus, Nimikkeen nimi, A-hinta, Valuutta, Alennus sallittu, Alku, Päättymispäivä, Yksikkö.     Alennukset   Konkreettisten hinnastojen (jos niitä käytetään yrityksessä) lisäksi on mahdollista ottaa käyttöön alennukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset > Alennukset.   Alennusten taulukossa voidaan määritellä alennuksia asiakkaille/asiakasryhmille sekä nimikkeille/nimikeryhmille. Kun kohderyhmäksi on valittu ”Kampanjat”, voidaan lisätä alennuskampanjoita kaikille asiakkaille. Kampanjoissa tulee olla aina määritelty alkamis- ja päättymispäivä.   Jos alennuksen voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa alennusta jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Mikäli alennusten taulukossa ei ole määritelty alennuksia ja hintataulukossa on sallittu nimikkeiden alennukset, otetaan alennus myyntilaskuun myyntinimikkeen tiedoista.       Alennustaulukon muokkaaminen   Alennustaulukko voidaan tallentaa Exceliin klikkaamalla raportissa Excel-painiketta.   Kaikki tehdyt muutokset tulee tallentaa uusien alennusten tai kampanjoiden lisäämisen jälkeen painamalla Tallenna-painiketta. Alennusrivit, joita ei enää tarvita, voidaan poistaa rivi kerrallaan klikkaamalla rivin päässä olevaa roskakori-painiketta. Kaikki rivit voidaan poistaa yhdellä kertaa klikkaamalla Poista kaikki rivit-painiketta.   Hintojen ja alennusten siirtyminen laskuihin   Myyntihintoja tai alennuksia voidaan lisätä asiakkaan tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) ja nimikkeen tietoihin (Myynnit > Nimikkeet) klikkaamalla Myyntihinnat tai Alennukset. Jos asiakkaalle tai nimikkeelle on lisätty jo aikaisemmin myyntihintoja tai alennuksia, näkyvät myyntihintojen ja alennusten tiedoissa kyseiselle konkreettiselle asiakkaalle/nimikkeelle voimassaolevat aikaisemmat hinnastot ja alennukset. Mikäli hintojen/alennusten taulukossa on kampanjoita, käytetään laskuilla ensisijaisesti kyseisen kampanjan hintoja tai alennuksia. Jos hintojen/alennusten taulukossa on samalla asiakkaalla/asiakasryhmällä päällekkäisiä hintoja, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti asiakkaalle määritelty hinta. Jos alennusten taulukossa on samalle nimikkeelle/nimikeryhmälle päällekkäisiä alennuksia, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti nimikkeelle määriteltyjen alennusten mukainen hinta.   Jos ohjelmassa on samalla kaudella päällekkäisiä hintoja tai alennuksia, käytetään myyntilaskussa lyhyemmän ajanjakson hintoja tai alennuksia.   Esimerkki: Jos yhdelle asiakasryhmälle on määritelty kaksi hintaa: 1.1.2020–31.12.2020 ja 1.2.2020–8.2.2020 ja myyntilaskun päivämäärä on 1.2.2020, otetaan laskuun lyhyemmän ajanjakson hinta, eli kaudella 1.2.2020–8.2.2020 voimassa oleva hinta.   Myyntilaskua kopioitaessa laskun rivien myyntihintoja ei päivitetä viimeisimmän voimassaolevan hinnan mukaan. Eli uudelle laskulle otetaan ne hinnat, jotka ovat kopioitavassa laskussa.   Myyntilaskujen laadinta toistuvien laskujen pohjalta   Myyntihintojen ja alennusten tietoja voidaan käyttää laadittaessa myyntilaskuja toistuvien laskujen kautta (Pro- ja Premium-versioissa). Vastaava asetus tulee tehdä etukäteen valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Määrittele otetaanko hinta myyntilaskuun toistuvassa laskussa olevan hinnan mukaan vai myyntihintojen ja alennusten taulukosta.    

Passeli Meritin Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.   Laskujen kierrätyksen käyttöönotto Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme OWS:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta: Verkkolaskutuksen aktivointi https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Verkkolaskutuksen-aktivointi/ta-p/600910 Laskujen kierrätystä tarvitaan yleensä sellaisissa yrityksissä, joiden kirjanpitoa ei tee yrityksen johtaja tai omistaja itse, vaan kirjanpitäjä tai tilitoimisto. Koska verkkolaskut liikkuvat suoraan laskun laatijan tietokoneelta ohjelmaan, on usein tarpeen, että yrityksen johtaja tai joku muu vastuunalainen henkilö vahvistaa saapuneiden laskujen oikeellisuuden.   Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys.   Laskujen vahvistajat Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Tilaa jokaiselle laskujen vahvistajalle omat lisäkäyttäjän oikeutensa. Ohje lisäkäyttäjiin löytyy täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378   Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joille annetaan oikeudet vahvistaa sähköisiä ostolaskuja. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.   Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: "Sähköisen ostolaskun vahvistaja" ja "Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten". Tällöin vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.   Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi "Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut". Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.   Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi. Esimerkiksi jos yrityksen johtaja haluaa vahvistaa saapuvat verkkolaskut ennen kuin ne otetaan kirjanpitoon ostolaskuiksi ja hänet on määritelty ostolaskujen vahvistajaksi, yhtään saapuvaa verkkolaskua tai muutoin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tallennettua laskua ei voida tallentaa ostolaskuksi, ennen kuin johtaja on ne vahvistanut.   Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun.   Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.   Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.   Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja. Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.  

Fikuro on varastonhallintajärjestelmä, joka on mahdollista integroida Passeli Meritiin.    Huomioithan, että integraatio vaatii toimiakseen joko Passeli Merit Pro tai Premium -lisenssin. Lisää tietoa Fikuron ja Passeli Meritin välisestä integraatiosta löydät täältä: https://www.passeli.fi/passelimerit/varastokirjanpito   1. Klikkaa Passeli Meritissä rattaan kuvaa oikeassa yläkulmassa ja tämän jälkeen Yrityksen tiedot -otsikon alta kohtaa API:n asetukset.   2.  Lisää kenttään Uuden avaimen kommentti integraatiota kuvaava nimi, esimerkiksi Fikuro ja klikkaa Luo.     3. Ohjelma luo API ID:n sekä API avaimen, joilla saat integraation luotua Fikuron ja Passeli Meritin välille.     4. Siirry Fikurossa kohtaan Hallinta -> Kirjanpidon asetukset     5. Valitse taloushallinnon järjestelmäksi alasvetovalikosta Passeli Merit.     6. Klikkaa Lisää Passeli-Merit asetukset     7. Lisää ensin Passeli Meritissä luomasi API ID. Klikkaa sen jälkeen Api key -rivin päästä silmän kuvaketta, jotta pääset lisäämään riville API avaimen. Lisää API avain ja Klikkaa Testaa yhteys, jonka jälkeen ikkuna ilmoittaa yhteyden toimivan. Tallenna.       Nyt integraatio on valmis ohjelmien välillä!

Kaikki myyntilaskut, myös tavara- ja palvelumyynnit muihin EU-maihin, lisätään valikosta Myynnit > Myyntilaskut.   Laadittaessa myyntilaskua toiseen EU-valtioon on tärkeää muistaa, että tietoihin on lisätty oikea maa ja asiakkaan arvonlisäverotunniste. Laskun riveille valitaan sopiva nimike ja alv-kannaksi 0 %.   Euroopan unionin sisäisten myyntilaskujen laadinnassa voidaan käyttää ohjelmasta valmiiksi löytyviä nimikkeitä EU-maat palvelu (kirjanpitotili 3340 Yhteisöpalvelumyynti) tai EU-maat tav (kirjanpitotili 3360 tai 3300 Yhteisötavaramyynti muut EU-maat). Myös muita tavara- tai palvelunimikkeitä voi käyttää. Kyseisissä nimikkeissä arvonlisäverokanta on 0 %.   Mikäli haluat tulostaa laskun englannin, ruotsin- tai vironkielisenä, valitse asiakkaan tiedoissa myyntilaskun kieleksi vastaava kieli.   Tavaran myynti muuhun EU-maahan   Tavaroiden myynnistä tehdään myyntilasku ja myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, tav (Yhteisötavaramyynti) tai jokin muu tavaranimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3360 Yhteisömyynti   Tavaran myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin.    Palvelujen myynti muuhun EU-maahan   Palvelujen myynnistä tehdään myyntilasku kuten tavaran myynnistä, mutta myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, palvelu (Yhteisöpalvelumyynti) tai jokin muu palvelunimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3340 Yhteisöpalvelumyynti.   Palvelujen myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 312 Palvelujen myynti muihin EU-maihin.   Yhteenvetoilmoitus   Euroopan unionin sisäinen myynti ilmoitetaan Omaveroon maittain ja asiakkaittain arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella kunkin kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Esimerkiksi syyskuun myynnit pitää ilmoittaa viimeistään lokakuun 20. päivä.   Yhteenvetoilmoitus tehdään Omaveroon käsin. Saat tiedot yhteenvetoilmoitusta varten, kun olet tallentanut alv-ilmoituksen (Kirjanpito > ALV-ilmoitus: Lisää ALV-ilmoitus, Tallenna) ja painat Raportit > Arvolisäveron yhteenvetoilmoitus. Yhteenvetoilmoituksen voi lähettää Verottajalle myös TXT-tiedostona Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Saat tiedoston Merit Aktivasta kun avaan ko. kauden alv-ilmoituksen ja painat Raportit > Yhteisömyynnin TXT.   Myynti Euroopan Unioniin ilmoitetaan myös ALV-ilmoituksen riveillä 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin tai 312 Palveluiden myynti muihin EU-maihin. Alv-ilmoitus tehdään Omaveroon alv-kautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi, jos alv-kausi on kuukausi, ilmoitetaan syyskuun alv marraskuun 12. päivään mennessä. Mikäli alv-kausi on neljännesvuosi, ilmoitetaan heinä-syyskuun alv:t marraskuun 12. päivään mennessä.

Rakentamispalvelun oman käytön arvonlisäverotusta varten laaditaan Passeli Meritissä kaksi eri tapahtumaa: ostolasku ja pääkirjatosite.   Lisää tilikarttaan tili: Lisätään ensin tilikarttaan uusi tili, jota käytetään kirjausten tekemisessä. Lisää tilikarttaan uusi tili valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta > Lisää tili. Syötä ja valitse tilille seuraavat tiedot: Tunnus: 4385 Nimitys: Rakentamispalvelun oman käytön ALV Taseen/tuloslaskelman erä: Muut ostojen oikaisuerät -ryhmä ALV: 24 % ALV:n ilmoittaminen: Alv myyneistä     Syötä ostolasku Rakennuspalvelun ostolaskut kirjataan normaalisti käännettyä alv-kantaa käyttäen.   Lisää ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut. Syötä laskun tiedot ja valitse laskuriville sopiva ostonimike. Voit myös luoda rakentamispalvelun omalle käytölle oman ostonimikkeensä, jonka alv-kannaksi määritellään: ”Rakennus” (Rakennusalan käännetty alv).   Valitse tai tarkista, että laskurivillä on Alv-kantana: ”Rakennus” (Rakennusalan käännetty alv). Esimerkissä on 20 000 euron ostolasku.     Laadi pääkirjatosite:   Jotta rakentamispalvelun oman käytön arvonlisävero saadaan näkymään arvonlisäveroilmoituksen rivillä 301, tulee ohjelmaan lisätä vielä oman käytön arvonlisäveron kirjaamiseksi seuraava pääkirjatosite (Kirjanpito > Pääkirjatositteet):   Summat-kenttään muutetaan: Summat bruttohintaisina (sis. alv) D 4385 Rakentamispalvelun oman käytön ALV 24800 eur, alv-kanta: – ”ei veronalainen” K 4385 Rakentamispalvelun oman käytön ALV, 24800 eur, alv-kanta: 24 %       Arvonlisäveroilmoitus:   Kun tallennetaan kyseisen kuukauden arvonlisäverolaskelma, veron peruste 20 000 eur näkyy rivillä 320 Rakentamispalvelun ja metalliromun ostot. Veron perusteesta laskettu käänteinen alv 4 800 eur näkyy riveillä 318 ja 307 ja Oman käytön arvonlisävero 4 800 eur näkyy rivillä 301 Vero kotimaan myynnistä sekä 308 Maksettava vero.      Tuloslaskelmalla oman käytön arvonlisävero näkyy kuluna tilillä 4385.          

Ohjelmaan voi luoda kuluraportteja, joihin kirjataan yksityisistä varoista maksetut yritykselle kuuluvat kulut tai matkalaskut. Kuluraportit käyttäytyvät ohjelmassa samoin kuin ostolaskut, ja kun kuluennakot maksetaan saajilleen, tulee maksu kohdistaa oikeaan kuluraporttiin, jotta velka poistuisi reskontrasta. Voit lukea lisäohjeita ostolaskuista ja ostonimikkeistä, joita käytetään myös kuluraporteilla ohjeesta: Ostolaskun luominen    Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia ovat esim. yrityksen työntekijät tai omistajat. Jos yrityksellä on useita kuluennakoiden saajia, kukin henkilö tulee lisätä ohjelmaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja. Kuluennakoiden saajat voi lisätä myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat.   Lisää avautuvaan ikkunaan kuluennakon saajan tiedot.   Tallenna Voit katsella, muokata ja lisätä kuluennakon saajia myös valikossa: Ostot > Kuluennakon saajat valitsemalla kuluennakon saajan rivin ja painamalla avautuvasta ikkunasta Muuta tai Poista. Samat tiedot nähdään myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat. Kaikkien kuluennakoiden saajien maksamattomat velat kirjataan tilille 2942 Velat työntekijöille. Eri kuluennakoiden saajia varten ei kannata lisätä tilikarttaan uusi tilejä. Kuluennakon saajan tiedoissa ei ole mahdollista määritellä velkatiliä.  Kuluennakoiden saajien kuluraportit Kuluennakon saajien kuluraportit luodaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Uusi kuluraportti.   Syötä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot: valitse oikea kuluennakon saaja, syötä päivämäärä ja kuluraportin numero. Valitse raportin riveille oikeat nimikkeet ja syötä määrät sekä summat.   Voit syöttää yhteen raporttiin useita kuitteja omille riveilleen, kunhan ko. kuitilla olevat kulut kirjataan samalle kirjanpidon tilille ja samalla alv-kannalla. Mikäli kuitissa on eri kirjanpidon kulutileille kuuluvia kuluja ja eri alv-kantoja, tulee jokaiselle lisätä oma rivinsä. Kuluraportin riveille valittavat nimikkeet käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostonimikkeet ostolaskuilla. Nimikkeet ohjaavat, mille kirjanpidon tilille kulut kirjautuvat ja millä alv-kannalla. Mikäli tarvittavaa nimikettä ei löydy valmiina, voit luoda sen painamalla Nimike-kenttää ja Lisää uusi.   Ks. tarkemmat ohjeet ostonimikkeiden luomisesta ohjeesta: Ostolaskun luominen. Tarkista kuluraportin riveille syöttämäsi summat, alv-kannat sekä tilit, joille kulut kirjataan. Tarkista myös kuluraportin loppusumman oikeellisuus. Tallenna. Kun kuluraportti tallennetaan, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Valitut kulutilit, D ALV, K Velat työntekijöille. Voit tarkistaa kirjauksen painamalla oikealta yläkulmasta painiketta Tosite KE-.   Kuluennakon saajan tuomat kuitit Jos kuluennakon saaja tuo kuitit ja tiedetään, että niitä ei ole maksettu yrityksen pankkikortilla (on siis maksettu henkilökohtaisista varoista), toimi seuraavasti:  - Syötä kuitit valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit. Jos kuluennakon saaja tuo kuitit lajittelematta (eli ei ole tiedossa, mitkä kuitit on maksettu yrityksen pankkikortilla, mitkä on maksettu henkilökohtaisella kortilla tai käteisellä), toimi seuraavasti: - Syötä kaikki kuitit omina ostolaskuinaan (Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku), kirjaa lasku maksetuksi painamalla laskulla olevaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi "Kuluennakon saaja". Tallenna.  Tällöin summa kirjataan velaksi kuluennakon saajalle ja laskuun sisältyvät tavarat/palvelut kirjataan yrityksen kuluihin. - Kun pankkitapahtumia syötettäessä ilmenee, että kuitti on maksettu yrityksen pankkikortilla, valitse Maksutapahtuman tyypiksi "Toimittaja" ja merkitse velka maksetuksi kuluennakon saajalle valitsemalla kyseinen velka (kuvauksessa näkyy myös toimittajan nimi). - Maksaessanne kuluennakon saajan esittämiä laskuja vastaavan velan, valitse pankissa tai kassassa samalla tavalla maksetuksi kuluennakon saajalle velkaa olevat laskut. Liitteet Kun kuluraportti on tallennettu, voi siihen liittää tiedostona tositteet kuluista, joko raahaamalla tiedostot suoraan kuluraportille tai painamalla paperiliittimen kuvaketta kuluraportin oikeasta yläkulmasta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CTRL-näppäintä pohjassa. Alkuperäisiä paperisia tositteita ei tällöin tarvitse enää arkistoida erikseen. Kuluraporttien katselu Painamalla Kuluennakoiden saajien kuluraportit näet listattuna kaikki laatimasi kuluraportit. Voit suodattaa näkymään vain tietyt raportit valitsemalla alasvetovalikosta: Kaikki, Maksamattomat tai Maksetut raportit.    Voit katsella ja muokata kuluennakon saajien raportteja valitsemalla haluamasi kuluraportin rivin ja painamalla avautuvasta raportista Muuta tai Poista. Velat kuluennakoiden saajille näet raportista Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla velkatyypiksi "Velat kuluennakoiden saajille". Raportista näet, mitkä kuluraportit ovat vielä maksamatta. Hyvän kuvan antaa myös raportti "Osto- ja verovelkojen maksuerittely”. Kuluennakoiden saajien kuluraporttien maksaminen Kuluraportit tulee kirjata maksetuiksi kuten ostolaskut, jotta ne eivät näkyisi reskontrassa maksamattomina. Maksutapahtumana   Tee maksukirjaus maksutapahtumana valikossa, kun tiliotteella näkyy ko. maksu: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. pankin kohdalla, josta kulut on maksettu saajalleen. Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi Kuluennakon saajan nimi. Tee valinta oikean kuluraportin kohdalla ja tallenna. Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankkitili.     Mikäli luet ohjelmaan sisään pankin tiliotetiedostoja, tiliöi maksu painamalla vasemmanpuoleista Laskut-painiketta. Valitse toimittajaksi kuluennakon saajan nimi ja tee valinta kyseisen raportin kohdalla. Tallenna ja vahvista kirjaus.   Maksun kirjaus suoraan kuluraportille   Voit myös kirjata kuluraportin maksetuksi suoraan kuluraportilla. Avaa tällöin ko. kuluraportti valikosta: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit ja paina Kirjaa maksu. Valitse maksutapa esim. Kassa ja syötä maksettu summa sekä maksupäivämäärä.   Tallenna Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankki. Huomaa, että mikäli kirjaat kuluraportit maksetuiksi pankista suoraan raporteilla, ei niitä tule enää kirjata uudelleen maksetuksi pankin maksutapahtumissa. Tiliotteen sisäänluvussa ko. rivi tulee tällöin poistaa, ettei pääkirjaan tule tuplakirjausta ja että pankin saldo täsmäisi. Kuluraportin korjaus Kaikki kuluraportin tiedot voidaan korjata: saaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Kuluennakon saajaa voidaan muuttaa niin kauan, kunnes kuluraportti on kirjattu maksetuksi. Kuluraportin maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja maksun saajaa voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen. Tarvittaessa kuluraportti voidaan myös poistaa, mutta jälleen, raportti ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan kuluraportti poistaa.  Kuluraportti poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista roskakorin kuvaketta. Huomaa, että jos poistat raportin, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan KE-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia kuluraportille hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Kuluraportin kopiointi Kuluraportit voidaan kopioida avaamalla kopioitava raportti ja painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Avaa kopioitava raportti)   Kopioinnin yhteydessä kuluennakon saajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään uuteen kuluraporttiin yhdessä hintojen kanssa. Voit vaihtaa raporttiin numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Kuluraportin hyvityslasku Jotta juoksevaan tositenumerointiin (KE-) ei tulisi aukkoja, ei kuluraportteja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan raportille kannattaa tehdä hyvityslasku. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen kuluraportti vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta. Avaa alkuperäinen kuluraportti näytölle (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta. Ohjelma laatii tällöin uuden kuluraportin, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä raportista (määrä ja summa miinusmerkkisenä). Syötä "hyvityslaskuun" se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat ostojen arvonlisäveroon korjauksen. Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille K Kulutili K Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen kuluraporttiin Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen kuluraporttiin, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.  Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.   Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen kuluennakon saaja Toimittaja-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen kuluraporttiin, vähentänyt Velat työntekijöille tiliä ko. summalla ja sekä alkuperäinen kuluraportti, että hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa maksettuina. Huomaa, että hyvityslaskun ja kuluraportin summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa summasta, klikkaa ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen kuluraportin Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter ja Tallenna.        

Passeli Meritiin on mahdollista integroida palkanlaskenta-osio. Integroidun palkanlaskennan tarjoaa Palkkaus.fi, josta voit lukea lisää täältä. Palkanlaskennan tiedot siirtyvät automaattisesti Passeli Meritin ja Palkkaus.fi-ohjelman välillä, kun integraatio on tehty. Huomioithan, että integraatio ei ole käytettävissä kokeiluversiossa.    Palkkaus.fi voidaan ottaa käyttöön suoraan Passeli Meritistä, jos Palkkaus.fi:tä ei ole vielä käytössä. Jos Palkkaus.fi:hin on jo olemassa olevat tunnukset, niin käyttöönotto suoritetaan Palkkaus.fi:n kautta olemassa olevilla tunnuksilla. Käyttöönotto suoraan Passeli Meritistä                                                                                                                                                  1. Klikkaa Passeli Meritissä kohtaa Palkanlaskenta, ja uudelleen Palkanlaskenta.   2. Siirry allekirjoittamaan valtakirja, tai kopioi linkki, ja lähetä se yrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselle henkilölle allekirjoitettavaksi.  Täytä valtakirjaan kaikki tarvittavat tiedot, ja klikkaa Allekirjoita-painiketta: 3. Tämän jälkeen siirrytään tunnistautumiseen. Valtakirja allekirjoitetaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Valitse haluttu tunnistautumistapa.   4. Onnistuneen allekirjoituksen jälkeen siirrytään Palkkaus.fi:hin luomaan tili Uusi tili-painikkeesta.  Valitse rooli, jolla kirjaudut palveluun.  Luo uusi tunnus, ja vahvista sähköpostiosoitteesi sähköpostiisi saamastasi linkistä.   5. Voit nyt aloittaa palkanlaskennan käytön.    Käyttöönotto Palkkaus.fi:n kautta 1. Kirjaudu sisään tunnuksillasi Palkkaus.fi:hin. 2. Mene kohtaan Aseukset-Integraatiot, klikkaa Passeli Meritin kumppanikorttia, ja ota integraatio käyttöön vierittämällä liukupalkki oikealle ON-asentoon. 3. Siirry Passeli Meritiin ja aloita käyttö Palkanlaskenta-osiossa    

Voit tuoda Passeli Meritiin seuraavia tietoja suoraan eAccounting-ohjelmasta:   Asiakkaat Toimittajat Nimikkeet Avoimet myyntilaskut Tiedot tuodaan työkalulla, jonka avulla ohjelmat yhdistetään keskenään.   Huom! Ennen siirtoa on hyvä kiinnittää huomiota muutamaan asiaan, jotka löydät alla olevasta valikosta: Yrityksen tiedot: - Mikäli Passeli Meritissä on useampi yritys, huolehdithan, että aloitat siirron siinä yrityksessä, johon haluat tietojen siirrettävän. Avoimet laskut: - Migraation kautta tulevia avoimia laskuja ei ole mahdollista muokata Passeli Merit -ohjelmassa. Suosittelemme varmistamaan, että eAccountingissa avoimien laskujen ja niiden suoritusten tila on varmasti ajan tasalla. Asiakkaat: - OVT-tunnuksen kenttä asiakkaan verkkolaskutustiedoissa ei siirry migraation mukana. Huomioithan, että tieto tulee syöttää käsin Passeli Meritiin tietojen siirron jälkeen. - Onko käytössäsi ulkomaalaisia asiakkuuksia tai valuuttoja? Varmistaaksesi, että tiedot muista maista, kuin Suomi, sekä muista valuutoista kuin euro, siirtyvät Passeli Meritiin, tulee maat ja valuutat ottaa käyttöön Passeli Meritin puolella ennen tietojen siirron aloittamista.   Maat: -Asetukset (rattaan kuva oikeassa yläkulmassa) - Yleiset asetukset - Maat. Klikkaa halutun maan kohdalla sinistä plus-painiketta, jonka jälkeen kyseinen maa siirtyy Valitut maat -listaukseen.   Valuutat: -Asetukset (rattaan kuva oikeassa yläkulmassa) - Yleiset asetukset - Valuutat. Klikkaa halutun valuutan kohdalla sinistä plus-painiketta, jonka jälkeen kyseinen maa siirtyy Valitut valuutat -listaukseen.   Nimikkeet: Mittayksiköt: -Asetukset (rattaan kuva oikeassa yläkulmassa) - Yleiset asetukset - Mittayksiköt. Lisää Passeli Merit ohjelmaan kaikki yksiköt jotka ovat käytössä eAccounting ohjelmistossa, klikkaamalla mittayksiköt valikosta + Lisää yksikkö ja anna nimitys. Nimityksen tulee vastata eAccounting ohjelmistossa olevaa lyhennettä tai sitten sen koko nimeä.   1. Avaa ensin Passeli Merit   Klikkaa Asetukset - Yrityksen tiedot - Tietojen tuonti eAccounting-ohjelmasta       2. Tietojen tuonti eAccounting-ohjelmasta   Aloita tuonti klikkaamalla Yhdistä eAccounting-ohjelmaan -painiketta.     Sinut ohjataan kirjautumissivulla, johon tulee syöttää eAccounting-ohjelman tunnukset. Kirjautumisen jälkeen valitse yritys, josta tiedot tuodaan, sekä salli tietojen nouto, kun sitä pyydetään. Lopuksi sinut ohjataan takaisin Passeli Merit ohjelmaan.   3. Kirjautuminen eAccounting-ohjelmaan     4. Valitse yritys, josta tiedot tuodaan     5. Salli tietojen nouto   6. Valitse tiedot, jotka haluat tuoda Passeli Meritiin   Varmista vielä, että yritys, josta haluat tietoja tuotavan, on oikea, jonka jälkeen voit valita ne tiedot, jotka haluat Passeli Merit -ohjelmaan tuoda. Lopuksi klikkaa Tallenna. Ohjelma antaa ilmoituksen, kun siirto on valmis.          

Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.    Laskujen kierrätyksen käyttöönotto   Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta Verkkolaskutuksen aktivointi.   Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys.   Laskujen vahvistajat   Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joille annetaan oikeudet vahvistaa sähköisiä ostolaskuja. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.   Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: "Sähköisen ostolaskun vahvistaja" ja "Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten".  Tässä tapauksessa vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku, eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.     Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi "Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut".  Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.   Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.    Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi   Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun. Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.   Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna. Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja.     Valitaan vahvistajan käyttäjätunnus, syötetään tarvittaessa viesti ja painetaan Lähetä.     Laskulle jää tieto laskun tilasta.     Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommentteja. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.    

Vain yrityksen pääkäyttäjä voi poistaa yrityksen ohjelmasta. Tieto yrityksen poistamisesta päivittyy seuraavaan mahdolliseen kuukausilaskuun.   Poistaaksesi yrityksen, klikkaa ohjelman vasemmasta yläkulmasta kolmea pistettä, josta avautuu listaus ohjelmaan lisätyistä yrityksistä. Klikkaa poistettavan yrityksen nimen perässä olevaa roskakorin kuvaketta. Ohjelma vahvistaa poiston pyytämällä vielä salasanaa. Salasana on sama kuin sisäänkirjautumisen yhteydessä käytettävä.      Suosittelemme arkistoimaan yrityksen tiedot ennen poistamista. Ohjeet arkistointiin löydät täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Kirjanpidon-aineistojen-arkistointi/ta-p/628574    Huomioithan, että jos poistat yrityksen, sen tiedot poistuvat kokonaan ohjelmasta.   Mikäli tulee tarve yrityksen tietojen palauttamiselle, pääkäyttäjän tulee olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen support@passelimerit.com. Yrityksen tiedot on mahdollista palauttaa, mikäli poistosta on alle puoli vuotta aikaa.

 https://www.youtube.com/watch?v=vXbLugubhvs  

Tilikartan valitseminen   Ohjelmassa käytettävä tilikartta valitaan yrityksen lisäyksen yhteydessä, kohdassa Valitse yritysmuoto. Kohdassa on oletuksena Liikekirjurin tilikartta (kaikki yhtiömuodot), jonka voi tarvittaessa vaihtaa.     Yritysmuoto määrittelee tilikartan, jota yritys käyttää kirjanpidossaan eikä sitä voi vaihtaa myöhemmin. Jos tilikarttaa halutaan vaihtaa, ohjelmaan voi perustaa uuden yrityksen toisilla alkuasetuksilla ja tarvittaessa poistaa aiemmin tehdyn yrityksen.   Liikekirjurin tilikartta on monipuolisin ja se sopii osakeyhtiöille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille sekä osuuskunnille. Yhtiömuotoinen ja toiminimen tilikartat ovat ohjelmaamme laaditut hieman suppeammat tilikartat. Myös yhdistyksille ja asunto- sekä kiinteistöosakeyhtiöille löytyy tilikartat.   Tilikartan muokkaaminen   Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta       Tilikartta on ryhmitelty taseen ja tuloslaskelman erien mukaan, jolloin tililuettelossa näytetään tilit ryhmiteltynä. Voit ottaa ryhmittelyn pois ottamalla rastin pois ruudusta: Ryhmittele taseen ja tuloslaskelman rivien mukaan. Tilikartta on esitetty taulukkona, jonka jokaisen sarakkeen ylävalikossa on suodatin. Suodattimen avulla voit hakea tiettyä tiliä esim. tilin numeron, nimen, taseen/tuloslaskelman erän jne. mukaan. Kun klikkaat suurennuslasi-merkkiä, valitun sarakkeen ylävalikkoon ilmestyy suodatin, jossa voit suodattaa tietoja sopivien hakuehtojen mukaan. Suodattimen saa otettua pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Tilikartassa on mahdollista muuttaa tilejä kynän kuvakkeesta klikkaamalla tai poistaa ne roskakorin kuvakkeesta. Voit myös määritellä tilin pois käytöstä laittamalla valinnan kohtaan Ei-aktiviinen. Ei-aktiviinen tili on mahdollista palauttaa tarvittaessa takaisin käyttöön ottamalla kyseinen valinta pois.   Jos tiliin on kytketty osto- tai myyntinimike, tulee ensin poistaa vastaava nimike valikosta Ostot > Nimikkeet tai Myynnit > Nimikkeet. Rahatilit (pankkitilit, kassat) lisätään tilikarttaan Lisää pankkitili ja Lisää kassa -painikkeilla. Toinen mahdollisuus on lisätä pankkitilit ja kassat valikossa: Maksutapahtumat > Pankit/Kassat. Tilikartta voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla vastaavasti joko PDF tai XLS. Olemassa olevaa tilikarttaa on mahdollista muokata ja täydentää. Lisää uusi tili klikkaamalla Lisää tili ja täytä tilin tiedot. Voit myös kopioida tilin tiedot olemassa olevasta tilistä.   Tilin lisääminen Tunnus – taseen Vastaavaa-puolen tilit alkavat numerolla 1 ja Vastattavaa-puolen tilit numerolla 2. Tulotilit alkavat numerolla 3 ja kulutilit numeroilla 4 - 9.   Nimi – kirjoita tilin nimi.   Tyyppi – valitse tilityyppi. Oletustyyppinä on ”yksityiskohtainen”.   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä tilikarttaan yhteenvetotilejä. Yhteenvetotilin numeron tulee olla lyhyempi kuin niiden tilien numerot, joiden summat lasketaan yhteen yhteenvetotilille.   Tilikarttaan yhteenvetotiliä lisättäessä kyseisen "otsikkotilin" tyypiksi tulee valita: Yleinen. Esim. jos yhteenvetotilin tilinumero on tilikartassa numero 30, lasketaan kyseisen tilin saldoon yhteenlaskettu summa kaikista alatileistä, joiden tilinumero alkaa numerolla 30.... Eli yhteenvetotileillä esitetään alatilien yhteissumma. Itse yhteenvetotilille ei voi tehdä kirjauksia, koska ne ovat vain otsikkorivejä. Yhteenvetotilien numero voi olla myös yksinumeroinen.  Eli esim. 30 Tuotantotulot (Yhteenvetotili) ja sen alla tulotilit 3001, 3010, 3077.  Yhteenvetotilit näkyvät pääkirjassa ja ohjelman tiliotteessa, mutta ei tuloslaskelmassa.   Taseen/tuloslaskelman erä – valitse tilille oikea taseen tai tuloslaskelman erä.   ALV – valitse arvonlisäverokanta.   ALV:n ilmoittaminen – määritellään, ilmoitetaanko tiliin liittyvät kirjaukset myynti- vai ostojen arvonlisäverona vai onko kyseessä veroton kirjaus.   Käytetään maksutapana – tili voidaan tarvittaessa määritellä maksutavaksi ostolaskuihin, myyntilaskuihin tai ostolaskuihin ja kuluraportteihin.   Osasto/Dimensio pakollinen – mikäli tilin tiedoissa määritellään, että osasto/kustannuspaikka/projekti tai muu dimensio on pakollinen, niin kirjauksia kyseiselle tilille tehtäessä ohjelma ei anna tallentaa kirjausta ennen kuin osasto/kustannuspaikka/projekti on valittu.   Näytä työpöydällä – valittaessa tilin tietoihin ”Näytä työpöydällä”, valikossa Työpöytä > Yrityksen työpöytä näkyy kyseisen tilin kuluvan kuukauden saldo, saldo tilikauden alusta sekä edellisen kuukauden saldo.    

Mikäli yritys on rekisteröitynyt arvonlisäveron erityisjärjestelmään (OSS - One Stop Shop) ja sen tulee ilmoittaa ja maksaa verot arvonlisäveron erityisjärjestelmän piiriin kuuluvista myynneistä, jokaista maata varten tulee lisätä ohjelmaan oma alv-kantansa valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset > Lisää ALV-kanta. Valitse Arvonlisäveron tyypiksi: “xArvonlisäveron erityisjärjestelmä (OSS)“, Valitse Maa-kenttään vastaava maa, Verokanta-kenttään kyseisessä maassa käytettävä alv-kanta sekä viittaus arvonlisäverolakiin (esim. VerohallintoL (503/2010) 2 § 2 mom.). Klikkaa Lisää uusi -painiketta.   Kun myynnit on kirjattu vastaavien maiden alv-kantoja käyttäen, voidaan OSS-raportti laatia valikossa: Kirjanpito > ALV-ilmoitus > Raportti muiden EU-maiden verokannoista > Laadi raportti. Ohjelman laatiman OSS-raportin verokauden oletusarvona on neljännesvuosi.   Raportin antamien tietojen perusteella OSS-järjestelmään rekisteröitynyt myyjä voi ilmoittaa ja maksaa OSS-järjestelmän piiriin kuuluvat verot Omaverossa.   OSS-järjestelmän piriin kuuluvien verojen maksukirjaus Passeli Meritissä OSS-järjestelmän piiriin kuuluvien myyntien arvonlisäverot kirjautuvat ohjelmassa tilille 2963 ”Myynnin alv sähköisten palvelujen myynnistä EU:ssa”. Kun maksetaan Verohallinnolle kyseinen arvonlisävero, voidaan maksukirjauksessa käyttää suoraan tiliä 2963 tai siirtää summa ensin pääkirjatositteella ohjelman arvonlisäverovelkatilille 2939 ”Verohallinnolle maksettava alv” tekemällä kirjaus D 2963 K 2939. Silloin maksettava summa näkyy velkana Verohallinnolle samoin kuin esim. kotimaan arvonlisävero.     Tallennusvaiheessa ohjelma antaa huomautuksen, että käytetään myynnin arvonlisäverotiliä, mutta kyseisen varoituksen saa suljettua Sulje-painikkeesta, jotta kirjaus saadaan tehtyä loppuun ja tallennettua.    

Myyntilaskun ulkoasun muokkaaminen   Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata ohjelman lisenssitasosta riippuen eri tavoin:   Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille.  Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle.   Myyntilaskun muotoilu Premium-versiossa, kun halutaan käyttää vakiolomakkeesta poikkeavaa laskulomaketta (vakiolomakkeeseen voidaan muuttaa vain väriä ja lisätä logoja):    Lisää uusi laskulomake (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu). Klikkaa vasemmalla uutta laskulomaketta, anna laskulomakkeelle nimi ja paina Lisää uusi. Tämän tuloksena kopioidaan oletuksena tarjottavan vakiolomakkeen ulkoasu uudelle lomakkeelle. Muutokset tulee tehdä uuteen lisättyyn lomakkeeseen. Klikkaa aktiiviseksi se lomake, johon haluat tehdä muutoksia.   Uudella laskulomakkeella voidaan muuttaa tietokenttien sijaintia, muuttaa fonttien kokoja ja värejä, poistaa laskun numeron kehykset ja väri, lisätä vaakaviivoja (vaakaviivat voidaan lisätä myös kuvana) ja vapaata tekstiä; muokata laskun ulkonäköä lisäämällä useita logoja. Laskun rivien sisältöä ja sarakkeiden sijaintia ei voida muuttaa. Voit lisätä ja poistaa kenttiä raahaamalla ne hiirellä pois laskulta tai laskun päälle. (Huom! Premium-versiossa) Laskulomakkeella näytetään oman yrityksenne tiedot. Jos olette aloittava yritys, suosittelemme täyttämään yrityksen tietoihin (Asetukset > Yrityksen tiedot) kaikki tiedot, jotta näette miten ne sijoittuvat laskulomakkeelle. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen). Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. Laskulomakkeen oikealla puolella on erilaisia tietokenttiä, joita voidaan käyttää laskulomakkeella. Vedä hiiren avulla haluamasi kenttä laskulle ja muuta tarvittaessa kentän asetuksia. Yhtä ja samaa kenttää voi käyttää laskussa useammassa paikassa. Jos esim. haluat lisätä laskuun useita logoja, vedä logokenttä haluamaasi kohtaan ja valitse logo. Tai jos haluat näyttää yhden tietokentän sisältämiä tietoja (esim. Yhteystiedoissa puhelin, s-posti, verkkosivu) laskun eri kohdissa, ota tietokentän asetuksissa vastaavat tiedot käyttöön tai pois käytöstä. Muuta tietokenttää klikkaamalla hammaspyöräpainiketta. Tehtyäsi tarvittavat muutokset sulje ikkuna rastista ja klikkaa ruudun alaosan Tallenna-painiketta. Voit lisätä laskuun vapaata tekstiä raahaamalla Vapaa teksti -kentän laskulomakkeella, jos tietokenttiin sisältyvät tiedot eivät riitä. Vapaa teksti voi olla mitä tahansa laskulla esitettävää tekstiä. Vapaana tekstinä voit syöttää myös yrityksen tietoja. Vapaana tekstinä ei voida syöttää yrityksen pankkitilin tietoja, sillä pankkitilin tiedot tulevat laskuun aina kyseisen pankkitilin asetuksista: joko pankkiluettelosta laskuun tulostettava pankki, osaston tiedoissa esitetty pankki tai asiakkaan tietoihin lisätty pankki. Suosittelemme tallentamaan tiedot jokaisen tehdyn muutoksen jälkeen. Mikäli haluat käyttää muutettua laskulomaketta oletuslaskulomakkeena, ruksi kyseisen laskulomakkeen valintaruutu:   Aputoiminimen laskupohja    Aputoiminimet laskuttavat omalla nimellään, mutta myynnit tulee kirjata pääyrityksen kirjanpitoon. Ohjelman Premium-versiolla voit luoda aputoiminimelle oman laskulomakkeen. Laadi ensin uusi laskulomakepohja painamalla Plus-merkkiä vakiolomakepohjan alla. Anna lomakkeelle nimi, esim. Aputoiminimi. Muokkaa laskun ulkoasu tarpeesi mukaiseksi. Valitse laskulomakkeella Yrityksen nimi -kenttä ja napsauta hiirellä hammaspyörän kuvaketta. Ota pois ruksit kaikista kohdista, jolloin pääyrityksen nimi jää piiloon.   Poista ensin yrityksen nimi -kenttä laskulomakkeelta vetämällä se lomakkeen ulkopuolelle. Vedä sitten hiirellä oikealta Vapaa teksti -kenttä pääyrityksen piilossa olevan nimen päälle. Klikkaa Vapaa teksti -kentän hammaspyörän kuvaketta ja kirjoita aputoiminimen nimi avautuvaa ikkunaan.   Tee samoin laskulomakkeen alaosaan.   Tallenna laskulomake ja ota se käyttöön aputoiminimen laskuilla. Suosittelemme laatimaan aputoiminimelle osaston valikossa: Asetukset > Dimensiot > Osastot ja määrittelemään ko. osastolla käytettäväksi laskupohjaksi luomasi aputoiminimen laskupohjan. Kun sitten laadit myyntilaskun, voit valita laskulle osastoksi Aputoiminimen ja ohjelma luo laskut ko. pohjaa käyttäen. Kun määrittelet aputoiminimen osastoksi, saat otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen) Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta.