Käyttövinkit

Miksi Visma Pay verkkomaksut? Kun tarjoat asiakkaallesi mahdollisuuden maksaa laskunsa helposti, niin se myös nopeuttaa lähettämäsi laskun maksua ja siten myös kassavirtaasi. Valitettava tosiasia on myös se, että sähköpostilaskut hukkuvat usein viestihistoriaan ja maksu saattaa sen myötä unohtua. Kun Visma Pay verkkomaksutapa on heti laskun tarkastelussa tarjolla, niin asiakkaasi myös maksaa laskunsa varmemmin. Miten saat Visma Pay verkkomaksutavat käyttöösi? Verkkolaskut.fi asetuksista löytyy Visma Pay verkkomaksujen hakemuslomake. Täytä lomake ja lähetä se Visma Paylle, niin hakemuksesi käsittelyn jälkeen palvelu aktivoituu käyttöösi. Huomioithan, että Visma Pay on maksuliiketoimintaa, joten sitä seuraa Finanssialan keskusliiton määrittämät tiukat vastuut ja velvoitteet. Tämän myötä hakemuksessa kysytään asioita, jotka Visma Pay edellyttää asiakkaan tuntemiseksi. Tarkemmin voit tutustua Visma Payn lakisääteiseen valvontaan ja asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn täällä.    Miten asiakkaasi voi maksaa laskusi Visma Payllä? Lasku toimitetaan asiakkaasi sähköpostiin, josta asiakas pääsee avaamaan lähettämäsi laskun. Asiakkaallasi on valittavana useita erilaisia maksutapoja, kuten esimerkiksi korttimaksut, Mobile Pay ja perinteiset verkkopankkimaksutavat. Miten raha tilitetään sinulle? Kun asiakas maksaa Visma Pay verkkomaksutavoilla, niin raha siirtyy Visma Payn asiakasvaratilille. Visma Pay puolestaan tekee sinulle koontitilityksen ja saat toteutuneista maksuista raportit Visma Pay kauppiaspalvelusta. Miten hallitsen, että kenelle tarjotaan Visma Pay verkkomaksuja? Kun Visma Pay on käytössä Verkkolaskut.fi palvelussa ja lasku lähetetään sähköpostilla, niin oletuksena kaikille asiakkaillesi tarjotaan Visma Payn maksutapoja. Voit kuitenkin hallita asiakaskohtaisesti sitä, että tarjotaanko Visma Payn maksutapoja laskullasi vai ei. Löydät asiakasrekisteristä asetuksen, jolla estät maksutapojen käytön asiakaskohtaisesti.

Saat halutessasi sähköpostiisi ilmoituksen saapuvista ostolaskuistasi.   Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset. Verkkolaskujen vastaanotto-kohdassa voit asettaa sähköpostiosoitteen, johon ilmoitukset lähetetään.      Viestissä ei tietoturvasyistä näytetä pankkitilitietoja tai laskun yksityiskohtia. Mikäli laskusta herää kysyttävää, olettehan suoraan yhteydessä laskun lähettäjään.    

Käyttäjien hallinnointi tapahtuu ohjelman kohdassa Asetukset -> Yrityksen käyttäjät

Mikäli operaattori ei pysty toimittamaan laskua vastaanottajalle, jää lasku virhe-tilaan.

Kun asiakas on maksanut laskunsa käyttäen Visma Payn verkkomaksupainiketta, maksujen suoritustiedot luetaan suoraan Visma Payn verkkomaksupalvelusta rajapinnan avulla verkkolaskut.fi-ohjelmaasi.   Suoritus näkyy palvelussa noin 15 minuutin viiveellä, ja suoritus päivitetään automaattisesti vastaamaan tapahtumaa. Tämä tarkoittaa sitä, että laskun suorituksella näkyy suoritettu summa sekä Visma Payn komissiokulu eriteltyinä. Laskun tila ja lähetyksen tila on laskuhallinnassa "Maksettu".     Jos toimitat kirjanpitäjällesi suoritusraportin kuukausittain, kirjanpitäjäsi pystyy kirjaamaan tältä raportilta suoritukset ja komissiokulut vaivattomasti.     Visma Pay nopeuttaa myös kassavirtaa tilittämällä tulleita suorituksia päivittäin pankkitilillesi.  Tilityksen viive on kuitenkin maksutapahtuman varmistamiseksi 3 päivää kaikille maksutapahtumille. Esimerkiksi lauantaina tehdyt tapahtumat tilitetään siis tiistaisessa tilityksessä, ja maanantaiset tapahtumat torstaisessa tilityksessä. Aiemmin tilitykset on tehty ainoastaan jokaisen viikon ensimmäisenä arkipäivänä.   Päivittäistilitykset aktivoituvat kaikille asiakkaille automaattisesti. Mikäli haluat käyttää jotain muuta tilityssykliä, niin olethan yhteydessä Visma Payn asiakaspalveluun helpdesk@vismapay.com .

Kun käytössäsi on Visma Payn verkkomaksutavat, voi asiakas maksaa laskunsa helposti ja luotettavasti laskun mukana olevan maksupainikkeen avulla. Lasku toimitetaan asiakkaasi sähköpostiin, josta hän pääsee avaamaan lähettämäsi laskun.   Viestin lähettäjänä näkyy lasku@mail.vismapay.com. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen.   Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla. Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva.    Maksutapoina on valittavissa korttimaksu, suomalaiset verkkopankit tai mobiilimaksu. Asiakas voi valita haluamansa maksutavan, ja siirtyä maksamaan.    Kun asiakas on maksanut laskun, hän saa sähköpostiinsa maksuvahvistuksen. Kun laskun nyt avaa sähköpostin kautta uudelleen, ei maksupainiketta enää ole. Maksupainike poistuu asiakkaalta myös silloin, jos merkitset laskulle manuaalisesti verkkolaskut.fi-palvelussa suorituksen.  

Tuotteita ei ole pakko perustaa tuoterekisteriin, vaan ne voi lisätä laskulle myös vapaasti kirjoittaen.   Jos laskutat usein samoja tuotteita tai palveluja, voi kuitenkin olla kätevää luoda tuotekortti. Saat luotua tuotekortin kohdassa Laskut -> Tuotteet -> Uusi tuote.   Pakollisia tietoja ovat tuotteen nimi, yksikkö, veroton hinta, ALV % ja verollinen hinta. Riittää, että syötät jomman kumman hinnan, jolloin ohjelma laskee puuttuvan hinnan valitun alv-kannan mukaan.  Halutessasi saat lisättyä tuotekoodin ja kuvauksen.

Asiakkaita ei ole pakko tallentaa asiakasrekisteriin, vaan tiedot voi syöttää myös manuaalisesti suoraan laskulle. Jos laskutat useamman kerran samaa asiakasta, kannattaa asiakkaan tiedot tallentaa, jolloin asiakkaan voi valita listasta ja tallennetut osoitetiedot tulevat laskulle automaattisesti. Asiakkaan voi tallentaa asiakasrekisteriin joko suoraan laskun luonnista, tai Laskut -> Asiakkaat-kohdassa.   Asiakkaan tallentaminen suoraan laskulta   Kun klikkaat asiakkaan nimi-kenttää, aukeaa alasvetovalikko jo tallennetuista asiakkaista. Ylimpänä on vaihtoehto +Uusi asiakas, jonka valitsemalla aukeaa ponnahdusikkuna asiakastietojen täyttämistä varten.  Voit myös täyttää asiakkaan tiedot ensin laskulle, ja sen jälkeen valita Lisää asiakkaaksi, jolloin jo syötetyt tiedot ovat asiakaskortilla.  Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html   Ponnahdusikkunana aukeavaan asiakaskorttiin voit täydentää loput tiedot, ja tallentaa ne. Jo tallennettujen asiakkaiden osoitetietoja on myös mahdollista muokata ja päivittää suoraan laskun luontinäkymästä.   Asiakkaan tallentaminen asiakaskortiston kautta Voit luoda uusia asiakaskortteja myös menemällä suoraan Laskut -> Asiakkaat -> Uusi asiakas. Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html    

Arvonlisäverotuksessa verovelvollinen on yleensä myyjä. Rakennusalan käännetty verovelvollisuus tarkoittaa sitä, että tiettyjen rakentamispalvelujen arvonlisäverosta vastaa rakentamispalvelun ostaja eikä myyjä. Silloin ostajan pitää laskea ja maksaa arvonlisävero. Rakentamispalvelujen arvonlisävero on 24 % eli niistä pitää maksaa alv yleisen verokannan mukaan. Lisää aiheesta voit lukea Verohallinnon sivuilta.    Käännetty verovelvollisuus otetaan käyttöön asiakaskohtaisesti asiakaskortilta.  Kun käänteinen ALV otetaan käyttöön, tulee asiakastietoihin täydentää myös ALV-tunnus.       Kun käännetty ALV on valittuna, asiakkaalle käytetään käännettyä verovelvollisuutta (Rakentamispalvelujen myynti). Kun Käännetty ALV-asetus on valittuna, tulee asiakkaan laskulle oletuksena veroton kirjaustapa ja laskulle lisätään automaattisesti merkintä käänteisestä ALV:stä. Laskun kirjaustapaa on edelleen mahdollista vaihtaa tarvittaessa laskua luodessa.    Jos laskutulosteena on tilisiirto, on teksti asiakastietojen alapuolella. Jos laskutulosteena on perinteinen malli, on teksti laskun alalaidassa:

Laskun suorituksen voi merkitä joko laskuhallinnassa, tai Suoritukset-toiminnolla.   Suorituksen kirjaaminen laskuhallinnassa   Valitse laskuhallinnasta lasku, jolle haluat suorituksen kirjata. Voit käyttää joko sinistä €-kuvaketta, tai toimintopainikkeiden Kirjaa suoritus-painiketta. Suorituksen kirjaus-ikkunassa saat syötettyä suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun. Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   Suorituksen kirjaaminen Suoritukset-toiminnolla   Mene kohtaan Laskut -> Suoritukset -> valitse Uusi suoritus.   Suorituksen kirjaus-ikkunassa valitaan ensin asiakas, jolta suoritus on tullut. Tämän jälkeen saat valittua kyseisen asiakkaan avoimista laskuista sen, jota suoritus koskee. Tämän jälkeen voit syöttää suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun.   Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   

Määrittelet laskulla näkyvät huomautuskulut, viivästyskoron ja muut kulut ohjelman kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset

Kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset -> Laskutuloste -> voit valita haluatko käyttää perinteistä vai tilisiirrollista laskutulostetta.    Kun valitset laskutulosteen muodoksi "Tilisiirto", saat laskutulosteelle sekä viivakoodin, että QR-koodin.   Mikäli et halua laskulle viivakoodia, voit valita laskutulosteelle perinteisen ilmeen:   

Maksumuistutusten ja perinnän tarvetta voi ehkäistä tarkistamalla asiakkaan luottotiedot jo myyntiprosessin alussa. Verkkolaskut.fi-palvelussa on mahdollista tarkistaa luottotiedot  suomalaisilta yritysasiakkailta. Luottotietojen tarkistamisen lisäksi on mahdollista ladata riskimittari, jolla saa tarkempaa analyysia asiakkaan taloudellisesta tilanteesta. Tiedot haetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.   Voit tarkistaa luottotiedot laskun kirjauksen yhteydessä tai asiakaskortilta. Jotta toiminto on käytettävissä, tulee asiakaskortille olla tallennettuna y-tunnus.   Laskun kirjaus: Kun laskulle on valittu asiakas, tulee asiakkaan nimen alle "Tarkista luottotiedot"-painike.     Tämän jälkeen saat valittua joko maksuhäiriöt tai riskimittarin.   Asiakaskortti: Laskut -> Asiakkaat -> Luottotiedot-välilehti.       Asiakaskortilta voit tarkastella aiemmin haettuja luottotietoja ja riskimittareita.    

Nyt voi luoda ja lähettää maksumuistutuksia Verkkolaskut.fi palvelussa. Täällä on koottu tiedot maksumuistutusten lähettämisestä, että mitä sinun tulee huomioida kun luot maksumuistutuksia yrityksille ja kuluttaja-asiakkaille.

       Yritys tulee vahvistaa ennen kuin verkkolaskuja voidaan lähettää tai vastaanottaa. Samalla aktivoidaan Maventan pankkiverkko. Pankkiverkkoyhteys on veloitukseton lisäpalvelu, joka mahdollistaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja toimijoilta, joilla on pankkioperaattori käytössään (esim. Danske Bank). Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat erillisen vahvistuksen sähköpostiisi.   Voit vahvistaa yrityksesi allekirjoittamalla sähköisesti valtuutuksen verkkolaskujen lähettämisestä. Allekirjoitettava asiakirja lähetetään sähköpostiisi.   Valtuutus tehdään seuraavasti: 1. Sinulle lähetetään automaattisesti sähköposti otsikolla "Visma Solutions Oy kutsuu allekirjoittamaan asiakirjan Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi yritykselle "Yrityksen nimi" (Y-tunnus)". Klikkaa "Siirry allekirjoittamaan".       2. Anna sähköpostiviestissä oleva numerokoodi ja avaa asiakirja.   3. Siirry tunnistautumaan.   4. Valitse tunnistautumistapa ja tunnistaudu.     5. Allekirjoita asiakaskirja.      Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen. Saat sähköpostitse tiedon pankkiverkon aktivoitumisesta noin viikon sisällä.       Kun keltainen ilmoitusbanneri poistuu, on ohjelma valmis käytettäväksi. Jos tunnistusprosessi on tehty loppuun, mutta ilmoitus ei ole vielä poistunut, voit päivittää tilan ohjelmaan "Tarkista tila"-painikkeella.

Laskun lähetys on mahdollista ajastaa halutulle päivälle. Laskun luontinäkymässä laskun tiedoissa on "Lähetä laskupäivänä"-vaihtoehto.   Kun valitset tähän Kyllä, ohjelma lähettää laskun laskun automaattisesti laskun päiväyksen mukaan kun lasku tulostetaan tai tallennetaan. Jos lasku lähetetään Lähetä-painikkeella, se lähtee heti.    

Jos verkkolaskua ei voida toimittaa, laskuhallinnassa laskun lähetyksen tilana näkyy "Virhe". Näet virheen syykoodin Laskuhallinnasta klikkaamalla laskuriviä ja valitsemalla "Laskun lähetyksen tiedot"-välilehden.       Virheilmoituksista on mahdollista tilata sähköposti-ilmoitukset suoraan sähköpostiin kirjautumalla Maventan sivuille -> Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskuilmoitukset.   Syitä sille, ettei laskua voida lähettää verkkolaskuna voivat ovat esimerkiksi:   Laskulle ei löydy toimitusreittiä Jos lasku on lähetetty verkkolaskuna, verkkolaskuosoite saattaa olla virheellinen. 1. Tarkista tiedot joko asiakkaalta tai esimerkiksi verkkolaskuosoitteistosta. 2. Korjaa osoite asiakaskortille.  Huomaathan, että asiakas tulee valita laskulle uudelleen ennen lähettämistä, jotta laskulle päivittyy ajantasaiset tiedot asiakaskortista. Tämä tapahtuu laskuhallinnasta laskurivin päästä -> avaa lasku muokkaustilaan kynän kuvasta -> poista asiakas ja valitse uudelleen. 3. Lähetä lasku uudelleen   Jos lasku on on lähetetty  kirjeenä, tulee Maventan tulostuspalvelu olla aktivoituna. 1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> Maventa tulostuspalvelu. 2. Ota tulostuspalvelu käyttöön, ja valitse kirjeluokka sekä haluatko käyttää väritulostusta. Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella. 3.  Kun tulostuspalvelu on aktivoitu, voit lähettää laskun kirjeenä. Myyjän ALV-tunnus puuttuu Lasku on jäänyt virheeseen, koska se ei läpäise EU-standardin mukaista validointia. Laskulta puuttuu myyjän, eli sinun, ALV-tunnus. 1. Lisää ALV-tunnus kohdassa Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> ALV-tunnus. 2. Avaat virheessä oleva laskun laskuhallinnasta. Laskun tiedoissa alimpana kohtana on Yrityksen tiedot. Jos tässä on nyt "käytä alkuperäisen laskun tietoja", vaihda siihen "käytä yrityksen tietoja", niin ALV-tunnus päivittyy myös tälle laskulle, ja näet sen esikatselussa oikealla. 3. Lähetä lasku uudelleen.  Pankkiverkkoa ei ole aktivoitu Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta. Jos  verkkolaskut.fi-tilisi on avattu 28.6.2022 tai sen jälkeen pankkiverkko on aktivoitu automaattisesti reskiteröitymisen yhteydessä tehtävällä tunnistautumisella.  Jos tilisi on avattu ennen 28.6.2022, pankkiverkko tulee aktivoida erikseen.  1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> pankkiverkkoyhteys. 2. Suorita pankkiverkon aktivointi ohjeiden mukaisesti. 3. Kun olet saanut erillisen sähköpostivahvistuksen pankkiverkon aktivoimisesta, voit valita pankin operaattoriksi ja lähettää laskun onnistuneesti. Eräpäivään ei ole riittävästi aikaa Pankkiverkkoon lähettäessä laskuilla tulee olla vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. 1. Avaa lasku laskuhallinnasta muokkaustilaan kynän kuvasta. 2. Muokkaa eräpäivä. 3. Lähetä lasku.    

Ottamalla Visma Pay :n verkkomaksutavat käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti.    Kun maksutavat on otettu käyttöön ja API-avaimet on syötetty, sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa suoraan sähköpostista. Laskun luonti-ikkunassa on lähetyspainikkeen vieressä maininta Visma Payn käytössä olosta.     Mikäli et jollekin asiakkaalle halua lisätä maksupainiketta, saat poistettua sen asiakaskortilta. Mene Laskut -> Asiakkaat -> muokkaa asiakasta kynän kuvasta.  

Tulostuspalvelun avulla ulkoistat laskujesi tulostamisen ja postittamisen.  Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.   Asetuksen löydät kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset > Maventa tulostuspalvelu. Laskut tulostetaan aina yön aikana ja ne lähtevät postin kuljetettavaksi seuraavana arkipäivänä valitun kirjeluokan mukaan.    Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella.  

Kun olet siirtynyt verkkolaskutukseen ja haluat myös vastaanottaa laskut verkkolaskuina, tulisi sinun ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Näet sen täältä: Asetukset-> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto.     Verkkolaskujen välittävänä operaattorina toimii Maventa.    Voit ladata valmiin tiedotteen verkkolaskuosoitteestasi kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote.