Deze handleiding beschrijft de stappen die je als klant uitvoert ter voorbereiding op het gebruik van Digitaal Ondertekenen in Visma.net HRM met API integratie. Daarnaast beschrijft het de stappen die nodig zijn voor de aanvraag.
In deze update zijn wijzigingen aangebracht op de volgende onderdelen:
De functionaliteit 'Betermelding annuleren' is nu beschikbaar.
Vanaf deze update sturen we gedeeltelijk hersteld-meldingen naar de arbodienst voor alle actieve contracten.
Meer details hierover zijn terug te vinden in de hoofdrelease 1.140.00
Deze vraag wordt in verschillende vormen en varianten gesteld: hoe zorg ik er voor dat de manager ook de subafdelingen ziet (die een andere manager hebben)? of: gebruiker moet toegang tot die en die afdeling krijgen, maar weer NIET tot afdeling X....etc.
Een nieuwe afdeling moet via afdelingsautorisatie (DAA: Department Authorisation Aware) worden geactiveerd. Om afdelingen te kunnen inzien dienen gebruikers daarvoor geautoriseerd te worden/zijn.
Werknemer blijft doorwerken na AOW-leeftijd
1.1 Inrichting
Werknemersgroep
Wanneer een werknemer na het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd blijft doorwerken, dan moet dat vanaf dat moment in de loonaangifte gerapporteerd worden op een nieuwe inkomstenverhouding. De reden hiervan is dat de verzekeringssituatie voor de werknemersverzekering voor de werknemer verandert.
Bij het aanmaken van het nieuwe contract waarop de werknemer na het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd zal worden uitbetaald, is het mogelijk om de instellingen van de inkomstenverhouding direct over te nemen uit een werknemersgroep.
Hier volgt een beschrijving van het aanmaken van werknemersgroep(en).
Ga naar Applicatiebeheer → Organisatie → Werknemersgroep. Klik in het menu met de rechter muisknop op Groep. Vervolgens verschijnt de optie Werknemersgroep toevoegen, klik daarop.
Neem vervolgens op het tabblad Algemeen, Algemene belastingregels en IKV Belastingregels de waardes over vanuit de algemene werknemersgroep die gebruikt wordt voor een ‘gewone’ werknemer.
Maar geef op de tabbladen Algemene belastingregels en IKV Belastingregels de onderstaande afwijkende waardes in:
Algemene belastingregles
Veld
Heffingskorting toepassen
Nee, in veel gevallen zal de loonheffingskorting worden toegepast op de uitbetaling van de AOW uitkering of pensioen.
Mocht dat voor een specifieke werknemer niet van toepassing zijn dan kan dit achteraf nog worden aangepast
IKV Belastingregels
Veld
WW-regel
Nee
WAO/IVA/WGA Basis
Nee
ZW
Ja
Wgf-regel
Nee
WAO/IVA/WGA gedifferentieerd
Nee
Werknemersgroepen kunnen worden gebruikt als filter in overzichten en exporten. Let erop dat deze filters mogelijk moeten worden aangepast wanneer er extra werknemersgroepen worden aangemaakt.
Soort aanstelling
In deze beschrijving gaan we ervanuit dat de klant een aparte wizard wil inrichten voor de medewerker die na AOW gerechtigde leeftijd indienst komt in te voeren. Of dit ook wenselijk is zal per organisatie bekeken moeten worden.
Om de soort aanstelling goed in te kunnen richten is het belangrijk dat eerst het vinkje ‘Eenvoudige contractinitialisatie gebruiken’ wordt aangezet bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen.
Soort aanstelling
Vervolgens kan de Soort aanstelling aangemaakt worden.
Soorten aanstellingen kunnen worden gebruikt als filter in overzichten en exporten. Let erop dat deze filters mogelijk moeten worden aangepast wanneer er extra werknemersgroepen worden aangemaakt.
Het maken van een soort aanstelling doe je bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen & Acties. Klik met de rechtermuisknop op een bestaande soort aanstelling en kies voor ‘Soort aanstelling kopiëren’.
Geef de nieuwe soort aanstelling nu een logische naam. Bijvoorbeeld ‘AOW gerechtigde medewerker’.
Tabblad Acties
Vervolgens kan de soort aanstelling worden ingericht.
Selecteer de zojuist aangemaakte werknemersgroep bij Standaard werknemersgroep.
Zet het vinkje aan bij ‘Automatisch nieuwe IKV aanmaken’.
Richt vervolgens de overige velden in.
Tabblad Velden nieuw contract
Zet hier zoveel mogelijk vinkjes uit zodat de velden niet getoond worden op het nieuwe contractscherm. Kies per veld of je wilt dat de waarde wordt gekopieerd van het basiscontract of vanuit de metadata wordt opgehaald. In dit geval zullen de meeste waarden gekopieerd kunnen worden vanuit het basiscontract. Op het moment dat bijvoorbeeld werktijden kunnen afwijken van het oorspronkelijke contract is het raadzaam deze op Zichtbaar te zetten. Dan kunnen de werkuren tijdens het aanmaken van het contract nog worden aangepast.
Payroll componenten en regelingen - Joris
1.2 Werkwijze
Invoeren contract
Kies voor de actie Nieuw contract.
Selecteer hier de soort aanstelling AOW gerechtigde medewerker.
Geef vervolgens de contract vanaf en eventueel de contract t/m datum in.
Klik op Voltooien. Wanneer er een goedkeuringsworkflow is ingericht zal eerst deze goedkeuring gedaan moeten worden voor het contract is aangemaakt.
Wanneer het contract is aangemaakt zal automatisch de IKV worden aangemaakt. Deze wordt aangemaakt op basis van de gegevens zoals ingericht in de gekoppelde werknemersgroep.
Deze release update bevat de volgende items:
Sortering werknemersgroepen op alfabetische volgorde
Status van acties wordt nu correct getoond bij Soorten aanstellingen & Acties
Te strikte validatie op einddatum contract opgeheven
Vaste uren en werktijdfactor nu wel goed overgenomen van basis contract
Zie voor meer informatie de bijlage.
De module duurzame inzetbaarheid in Visma.Net HRM is momenteel alleen beschikbaar voor de sector Onderwijs.
De handleiding bestaat uit 2 delen:
Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Inrichtingsmogelijkheden Deze beschrijft hoe je de module kunt configureren om deze op de eigen mogelijkheden te laten aansluiten. Als je reeds de module in gebruik hebt, kun je deze ook naslaan om te begrijpen hoe of waarom het systeem zich op een bepaalde manier gedraagt.
Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Acties & Scenario's Deze handleiding is er vooral op gericht hoe je bepaalde zaken moet bewerkstelligen, bijv. wat te doen voor een nieuwe medewerker, wat te doen als de uren per week wijzigt, wat te doen bij uitdiensttreding, en meer. Tevens wordt het proces beschreven dat opgestart moet worden aan het einde van het budgetjaar.
Dit document is een groei document. Het zal op basis van feedback periodiek worden aangevuld met nieuwe onderwerpen en zonodig worden verbeterd en/of verduidelijkt.
Het zijn verschillende acties, maar ze hebben allemaal dezelfde pictogram.
Bij het inrichten van acties en workflow plus processen kun je aangeven dat ze op het startscherm moeten komen. Daarbij kun je een pictogram kiezen. Voorheen was het aantal beschikbare pictogrammen wat beperkt. Daardoor kon het zijn dat je 1 bepaalde pictogram voor verschillende acties moest gebruiken.
Inmiddels is het aantal pictogrammen uitgebreid naar 50 verschillende types.
Hoog tijd dus om deze nog eens aan te passen, als dat niet al is gedaan!
Pictogram selecteren
Een andere pictogram kiezen bij een actie, hoe doe ik dat?
Een aantal pictogrammen zijn standaard en kunnen niet worden aangepast. Bijvoorbeeld bij Ziekmelden, of Taken.
Bij de acties in persoonsgegevens kun je de pictogram kiezen bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen & acties. Kies de actie die je wilt aanpassen.
Onder Workflow actie zie je de optie Snel starten Talent. Daar kun je een pictogram kiezen en eventueel aanpassen. Let op, het kan zijn dat je dit voor meerdere soorten aanstellingen moet doen voor de betreffende actie.
Als de nieuwe pictogram is geselecteerd wordt deze zichtbaar op het startscherm.
Als de actie in Workflow plus is ingericht kan het vanuit die module worden aangepast.
Ga hiervoor naar Workflow plus - Onderhoud - Procedures en kies een procedure waarvoor je de pictogram wilt wijzigen.
Onder Opties voor starten procedure is ook hier ‘Snel starten Talent’ beschikbaar. Dit is alleen zichtbaar als de procedure gestart kan worden vanuit 1 of meerdere modules.
Hier kan eventueel het pictogram gewijzigd worden.
Bespaar tijd en voorkom fouten Met de Visma.net HRM & Payroll postcodetabel bespaar je tijd, voorkom je fouten en heb je te allen tijde consistente adressen van je medewerkers in de personeelsadministratie. Met de postcodefunctionaliteit wordt op basis van postcode en huisnummer automatisch het adres aangevuld met de straatnaam en de woonplaats.
Tot voor kort moest je zelf de postcodetabel aanschaffen via Cendris of PostNL. Een dure oplossing die ieder kwartaal ook nog eens vraagt om een handmatige update-import in Visma.net.
Visma is daarom op zoek gegaan naar een aantrekkelijke oplossing die we centraal beschikbaar kunnen stellen en voor jou kunnen onderhouden. Een voordelig alternatief die altijd up-to-date is.
Wij zorgen ervoor dat de postcodetabel* wordt ingelezen en dat de gegevens automatisch worden bijgewerkt.
Voordelen
Foutloze adressen invoeren op basis van postcode
Universele schrijfwijze van straatnamen en plaatsnamen (gestandaardiseerd)
Controle op straat en plaatsnaam bij mutaties
4 keer per jaar een update van de postcodetabel met alle nieuwe postcodes, zonder dat je daar wat voor moet doen
*Postbussen maken geen onderdeel uit van de postcodetabel. Deze kunnen handmatig worden toegevoegd aan de medewerkergegevens.
Bestellen
Neem contact op met je Customer Success Manager