Deze handleiding beschrijft de stappen die je als klant uitvoert ter voorbereiding op het gebruik van Digitaal Ondertekenen in Visma.net HRM met API integratie. Daarnaast beschrijft het de stappen die nodig zijn voor de aanvraag.
Om via een eigen identiteitsprovider (Zoals Azure AD, ADFS, Google Workspace, HelloID, Okta, Surfconext, Ping Identity en OneLogin) door middel van Single Sign On in te loggen in Visma moet eerst toegang verkregen worden tot Authentication Settings. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten.
In onze veelgestelde vraag ‘Hoe kan ik als beheerder onze gebruikers beheren?’ wordt beschreven hoe je de beheerder toegang kan geven tot Authentication Settings en hoe een domein kan worden geregistreerd. Doorloop deze stappen eerst.
Na het registreren van het domein kan gegaan worden naar de tab Single Sign-On waar gekozen kan worden voor ‘Identiteitsprovider toevoegen’.
Kies vervolgens jouw identiteitsprovider uit de lijst. Indien jouw identiteitsprovider er niet tussen staat kan gekozen worden voor de optie ‘Your Identity Provider’ hiermee komt u in een algemene setup wizard.
Nadat de identiteitsprovider is gekozen kan deze toegevoegd worden. Via het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden waar per provider een uitgebreid stappenplan beschikbaar is over hoe SSO in te stellen.
Het activeren van Single Sign-On via een externe identiteitsprovider valt onder de geavanceerde opties van Authentication Settings. Andere geavanceerde opties zijn onder andere het zelf uitschakelen van de Visma.net-credentials en via SCIM, ofwel System for Cross-domain Identity Management, geautomatiseerde provisioning van gebruikers mogelijk maken. Let op: de geavanceerde opties zijn niet gratis.
Zie evt. ook https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Visma-net-HRM/Handleiding-Authentication-Settings-SSO/ta-p/670710
Visma|Raet heeft in samenwerking met RPost en Youserve Robotics team een gerobotiseerde oplossing gerealiseerd waarmee de toekomstige medewerker zelf gegevens invult ten behoeve van de registratie in Visma.net HRM & Payroll. Hiermee worden managers en de PSA-afdeling ontlast met het overtypen van gegevens van nieuwe medewerkers.
Lees onderstaande handleiding!
of de FAQs
Instructie hoe de weergave taal kan worden gewijzigd in Talent.
Document updated 5 Juli 2024
Instruction how to set the display language in Talent.
Document updated on July 5th 2024
Algemene informatie
Je vindt de algemene informatie over de AVG hier.
Doelbinding
Deze applicatie heeft als primair doel het uitvoeren van een personeels- en salarisadministratie. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van persoonsgegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen.
Bewaartermijnen
De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Vanuit Visma Raet wordt er een standaard uitgeleverd, maar u kunt hiervan afwijken. Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van fiscale gegevens (contractgegevens, salaris, declaraties,adres etc.) te wijzigen. Deze staat vast op 7 jaar.
De bewaartermijnen van documenten in E-dossier kunt u instellen in Onderhoud virtuele mappen.
De bewaartermijnen van de overige gegevens stelt u in via Applicatiebeheer >Verwijder gegevens > Instellingen.
Recht op vergetelheid
Binnen deze applicatie zijn medewerkers en hun dienstverbanden/contracten te verwijderen. Raadpleeg de in dit kader relevante wet- en regelgeving om te bepalen of de persoonsgegevens mogen worden verwijderd en wanneer dit mag.
Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie kan consequenties hebben voor externe partijen.
Toegang tot gegevens
Deze applicatie is voor alle gebruikers binnen een organisatie.
Als nieuwe gebruikers moeten worden aangemaakt of als gebruikers geen toegang meer mogen hebben tot de applicatie, is hun autorisatie via Visma.net Admin aan te maken of te beëindigen.
Functiegroepen: In deze functiegroepen worden de rechten bepaald voor alle werknemers en managers en kan er bepaald worden wie wat waar mag inzien en wijzigen. In een functiegroep definieert u de autorisatie voor alle gebruikers die in deze groep geplaatst worden. U bepaalt de functiegroep vanuit de functies/rol binnen de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: werknemer, manager, salarisadministrateur en opleidingscoördinator. Per functie/rol maakt u een functiegroep. Een medewerker met meerdere rollen, krijgt meerdere functiegroepen.
Gebruikersgroepen: Via de gebruikersgroep geeft u een gebruiker rechten om van een beperkt aantal organisatorische eenheden de gegevens te tonen.
DAA: DAA staat voor Department Authorization Awareness functies. Wanneer bij DAA ‘Actief’ is aangevinkt dan betekent dit dat de betreffende functie afdelingsgevoelig is gemaakt en dat alleen leden van gebruikersgroepen met rechten op een afdeling voor die afdeling de functionaliteit mogen gebruiken.
Autorisatie op persoonsniveau is ook mogelijk. Deze autorisatie werkt op alle gegevens.
De volgende overzichten zijn beschikbaar en worden hierna toegelicht:
Gebruikers per functie Dit overzicht laat per selecteerde functie zien welke gebruikers hiervoor geautoriseerd zijn.
Gebruikers per gebruikersgroep Dit overzicht laat de naam, werknemersnummer (als deze er is), aanmeldingsnaam en gebruikersnummer zien van de gebruikers binnen de geselecteerde gebruikersgroep.
Autorisatie per functiegroep Dit overzicht laat de geautoriseerde functies zien per geselecteerde functiegroep. Hierin staan de functies, functie-id’s, omschrijving en er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Mijzelf/Mijn Talent’ en ‘Anderen/Talent’.
Autorisatie per gebruiker Dit overzicht laat zien aan welke functie- en gebruikersgroepen geselecteerde gebruiker is toegevoegd.
Gebruikers Dit overzicht toont van gebruikers de volledige naam, superuser: ja/nee, gebruikersnummer, aanmeldingsnaam, domeinnaam, e-mailadres en naam en nummer van de gekoppelde werknemer. Vervallen gebruikers kunnen eruit gefilterd worden door ‘Exclusief vervallen gebruikers’ aan te vinken.
Waar gaan persoonsgegevens naar toe?
Intern
Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan interne partijen.
nvt
Externe partijen
Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen.
UWV
Belastingdienst
Onderliggende documenten
Handleiding autorisaties
Verwijderen gegevens ex-werknemers
Verwijder één medewerker
Sinds release 1.125 is in HRM>Talent>Persoonsgegevens>Contract, de sectie Contract Algemeen uitgebreid met een subsectie Effectief vanaf. Welke functionaliteit schuilt er achter deze subsectie?
Via dit document willen wij je erop wijzen dat de ontwikkelingsafdeling van Visma.net niet stil heeft gestaan. Wij kunnen ons voorstellen dat je over een nieuwe functionaliteit wel gelezen hebt, maar op dat moment voor jou niet van toepassing was. Mogelijk is het nu wel van toepassing, maar heb je de functionaliteit niet meer op je netvlies. Vandaar dat wij in dit document een aantal mooie functionaliteiten van de afgelopen 1,5 jaar m.b.t. HRM en Payroll onder elkaar hebben gezet.
Deze soort verlofaanvraag onderscheidt zich van de reguliere verlofaanvraag, door de mogelijkheid om een frequentie aan te geven in een aan te vragen reeks verlofdagen voor 1 persoon.