Kennisbank Visma.net HRM

Hoe werkt het, hoe richt ik dit in? Het komt regelmatig voor, vooral in de zorg, dat er meerdere leidinggevenden zijn op 1 afdeling. Of dat er 2 teams zijn waarvan de teamleiders elkaar moeten kunnen vervangen.   In die situaties is het belangrijk dat 2 gebruikers elkaars taken kunnen inzien en afhandelen. Daarbij is het natuurlijk van belang dat ook hun eigen taken nog inzichtelijk blijven. Lees bijgaand document.

Op 9 juni in de avond wordt de release 1.134.07 uitgeleverd. Hierin worden de PO schalen aangepast met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2022. Daarnaast vind een conversie plaats bij de medewerkers zodat waar nodig nieuwe schalen worden toegepast en tredes worden bijgewerkt. Meer informatie volgt.

In deze handleiding wordt beschreven hoe het overzicht Functieprofielanalyse gebruikt kan worden. Daarnaast vindt je een uitleg van de verschillende onderhoudsschermen die je nodig hebt. 

In release 1.137 is het actie overzicht beschikbaar gesteld.   Er zijn 2 video's beschikbaar. In deze video wordt het actie overzicht in een notendop uitgelegd. In deze video wordt uitgebreider uitgelegd hoe het actie overzicht werkt.   Deze kunnen gebruikt worden om te delen met de gebruikers zodra zij de autorisatie voor het overzicht ontvangen hebben.   

De voornaamste CAO VO aanpassing voor komend schooljaar is dat het aantal uren van het individueel keuzebudget omhoog gaat van 50 naar 90 uur.  De inrichting van de budgetaanspraken moet je hierop aanpassen. EN Nogmaals de Eindejaarverwerking voor Duurzame inzetbaarheid

Een vernieuwde, korte beschrijving van de eenvoudige contractinitialisatie.

Er komt een nieuwe collega in dienst. Deze collega heeft bij indiensttreding toegang nodig tot Visma.net HRM. Maar je moet er maar net aan denken om het gebruikersaccount aan te maken. Gelukkig kan een Workflow plus taak je hierbij helpen.  Met behulp van deze taak krijg je automatisch het scherm voor je waarbij je het gebruikersaccount kunt aanmaken. Je hoeft er dus niet zelf meer aan te denken.   Velen van jullie hebben dit al ingericht, maar voor degenen die dit (nog) niet hebben gedaan volgt hier een beschrijving van de inrichting. Gebruikersaccount aanmaken via taak vanuit Workflow plus In Workflow Plus kan een procedure worden ingericht, met daarin een taak voor het aanmaken van een gebruiker. De procedure kan automatisch worden gestart zodra een nieuwe werknemer is ingevoerd.   Hieronder de stappen in hoofdlijnen, om dit in te richten:   Ga naar “Workflow Plus - Onderhoud - Taken”.     Hier kan je een nieuwe taak maken/toevoegen (door de rechtermuisknop te gebruiken). Kies bij het maken van de taak voor de actie “Gebruiker bijwerken\aanmaken”.     Nadat de taak is aangemaakt, kan de taak worden toegevoegd aan een procedure. Ga hiervoor naar “Workflow Plus > Onderhoud > Procedures”. Hier kan je een nieuwe procedure aanmaken of een bestaande procedure bewerken.     Zorg ervoor dat bij het maken van de procedure bij de optie “Berichtgeving beschikbaar in:” is gekozen voor alle modules of voor de module persoonsgegevens.     Bij een procedure, (bij een nieuwe procedure nadat op toepassen is geklikt) kan je kiezen voor het tabblad “Proceduredetails”. Op dit tabblad kan een taak worden toegevoegd.     Bij het toevoegen van een taak, moet worden aangegeven aan wie de taak moet worden toegewezen. Bijvoorbeeld de rol HRM.     Nadat de Workflow Plus procedure is gemaakt, kan bij “Persoonsgegevens > Onderhoud > Soorten aanstellingen & acties” de workflow plus procedure worden gekoppeld aan de actie “Nieuwe werknemer”.     Bij de optie “Workflow plus Nieuwe werknemer” koppel je de gewenste procedure. Dit workflow plus proces wordt automatisch gestart als de nieuwe medewerker is aangemaakt en goedgekeurd.  En daarmee verschijnt dan ook de taak voor het aanmaken van een gebruikersaccount op de lijst van de gekozen gebruiker(s)!

  Gebruik ideeënportaal Hoe kan ik een idee invoeren? Het invoeren van een idee staat stap voor stap beschreven in https://community.visma.com/t5/Publicatiebronnen/Werken-met-ideeen/m-p/395661   Hoe kan ik op idee status filteren? Je kunt op de status van een idee filteren door rechtsboven op de status van een idee te klikken. Je krijgt dan alleen de ideeën met de bijbehorende, geselecteerde status.       Bovenaan de gefilterde ideeën kun je inzien welk filter actief is.   Hoe stem ik op een idee? Je kunt stemmen op een idee door het idee een kudo te geven.Door nogmaals op het duimpje  bij de kudo te klikken, haal je deze weer weg.      Kan ik op mijn eigen idee stemmen? Dat kan zeker. Hiermee geeft je aan dat je achter je idee staat. Je kunt op je eigen idee stemmen door het Kudos te geven.    Wat betekent kudos? Kudos is een virtuele blijk van waardering. Binnen het ideeën portaal wordt Kudos gebruikt om de populariteit van een idee te meten. Iedereen kan op een idee ‘stemmen’ door het Kudos te geven.   Notificaties Hoe stel ik notificaties van het idee portaal in? Hoe je notificaties moet instellen voor het idee portaal en andere onderdelen van de community kun je vinden via deze link: Over notificaties (abonneren) Ik wil geen notificaties meer ontvangen over ideeën, hoe zet ik deze stop? Hoe je notificaties kan stop zetten voor het idee portaal en andere onderdelen van de community kun je vinden via deze link: Over notificaties (abonneren)   Voortgang idee Wat betekenen de verschillende statussen? Ieder idee krijgt een status afhankelijk van de fase waarin het idee zich bevindt. Hieronder staan de verschillende statussen genoemd met een toelichting wat er in de desbetreffende status gebeurt.    Nieuw Wanneer je een idee indient krijgt deze de status nieuw. Dit betekent dat de wens nog niet is beoordeeld.    Intake Wanneer een nieuw idee voor het eerst wordt beoordeeld krijgt deze de status “Intake”. Er wordt dan gekeken of het idee al bestaat, of er een workaround en/of kennisartikel voor is en of het idee voldoet aan de 5 W’s, te weten: Wie? Wat? Waar?  Wanneer? Waarom?  Deze informatie vormt de basis voor de inhoudelijke beoordeling van de wens. Deze inhoudelijke beoordeling kan pas plaats kan vinden als de wens duidelijk en compleet is. Met deze stap willen we bereiken dat het idee op de juiste manier wordt beoordeeld en op de juiste waarde wordt geschat.    In onderzoek Wanneer een idee “In onderzoek” is, wordt er gekeken naar de haalbaarheid van een idee. De haalbaarheid van het idee wordt bepaald door aansluiting bij strategische thema’s, de (technische) complexiteit en de populariteit samen met de leeftijd van het idee.    Realisatie waarschijnlijk Wanneer het idee de status Realisatie waarschijnlijk krijgt, betekent dit dat we voornemens zijn het idee te realiseren, omdat deze past bij de strategische thema’s en/of grote populariteit heeft en/of eenvoudig te realiseren is. Het idee is op dat moment echter nog niet ingepland.   We hebben het idee als onderdeel van een thema op de roadmap staan. Een roadmap beslaat meerdere jaren en is aan verandering onderhevig. Hierdoor kan het voorkomen dat een idee onverhoopt alsnog niet gerealiseerd gaat worden. Hier zal via het ideeën portaal over gecommuniceerd worden.    Ingepland Het idee krijgt de status ingepland als deze opgelijnd staat om gerealiseerd te worden in een bepaald kwartaal. In uitzonderlijke gevallen kan het dan nog voorkomen dat een idee niet in dat kwartaal gerealiseerd wordt. Dit wordt via het idee in de community gecommuniceerd.   Bestaat al Het kan voorkomen dat de genoemde functionaliteit in een idee al bestaat, soms in een andere vorm dan genoemd in het idee. Het kan ook dat het idee reeds bestaat in het ideeën portaal. Het krijgt dan in beide gevallen de status “Bestaat al”. Er zal daarbij een toelichting worden gegeven aan welke bestaande functionaliteit wordt gerefereerd.   In het geval dat hetzelfde idee al in het ideeënportaal bestaat, zal worden aangegeven welk idee dit betreft. Je kan dan als je wilt aan dat idee een kudo toekennen.     Alternatief aanwezig Wanneer op een andere wijze hetzelfde beoogde resultaat als genoemd in een idee, kan worden bereikt, zal het idee de status “Alternatief aanwezig” krijgen. Doorgaans zal dit idee niet gerealiseerd worden. Het kan echter voorkomen dat het idee alsnog gemonitord wordt op het aantal verkregen kudos. Dit zal via het idee worden gecommuniceerd.   Realisatie onwaarschijnlijk Als het idee na onderzoek niet past bij een van de strategische thema’s en/of een hoge technische complexiteit heeft en/of een beperkt aantal kudos, zal deze de status Realisatie onwaarschijnlijk krijgen.   Een status “Realisatie onwaarschijnlijk”  zegt niets over validiteit van het idee. Het betekent dat het echter niet aansluit bij de strategische thema’s en/of populariteit. Het geeft aan dat het idee niet zal worden ingepland. Daarom volgt vrijwel altijd de status Afgewezen voor een idee in deze status. In uitzonderlijke gevallen kan het idee kan nog open gelaten worden om te monitoren of het idee in populariteit stijgt en meer kudos verkrijgt.   Afgewezen. Een idee met de status “Afgewezen” wordt niet gerealiseerd. Een afgewezen status betekent dat het niet aansluit bij de strategische thema’s en/of populariteit, of een ingrijpende aanpassing vergt.     Ideeën die zijn afgewezen worden niet langer meer in behandeling genomen. We begrijpen dat er soms nog de behoefte bestaat om het idee opnieuw te promoten en een nieuwe kans te geven. We willen hierbij benadrukken dat ieder idee voor ons waardevol is en dat de afwijzing niets zegt over de validiteit van het idee.    Echter, door de grote aantallen wensen, moeten wij helaas soms lastige keuzes maken, wat betekent dat een idee niet verder het proces in gaat, maar wordt afgewezen. We kunnen daarom niet ingaan op verzoeken om het oordeel over het idee te herzien.   Gerealiseerd Wanneer een idee de status gerealiseerd krijgt, is de gevraagde functionaliteit reeds gereleased. Wanneer een idee in deze status verandert gaat deze vergezeld van een verwijzing naar de desbetreffende release.     Hoe lang duurt het voor een idee wordt gerealiseerd? De duur tot realisatie van een idee is afhankelijk van de status. Wanneer een idee de status Realisatie waarschijnlijk krijgt, is het doel het onderdeel te laten zijn van de strategische thema’s op de roadmap. Een roadmap beslaat meerdere jaren. Daarmee is een roadmap echter ook aan verandering onderhevig, waardoor het kan voorkomen dat prioriteit in strategische thema’s verandert.   Daarnaast is de realisatie ook afhankelijk van het aantal ideeën dat ingediend wordt en de prioriteit van deze ideeën. We adviseren dan ook de statussen in de gaten te houden voor inzage in de voortgang van de wens. Voor meer informatie over statussen, klik hier. Hoe wordt de roadmap opgebouwd?  De roadmap bestaat uit verschillende onderdelen: Wet- en regelgeving Ontwikkelingen in integraties met derde partijen Cao onderhoud Technische ontwikkelingen; o.a. Performance en security Projecten en migraties Stem van de klant (o.a. product surveys, pNPS, ideeën portaal en gebruikersoverleggen) Productondersteuning en support   Omdat we met veel verschillende kanalen te maken hebben, pakken we thema-gewijs verbeteringen op. Daarmee maken we zoveel mogelijk een dwarsdoorsnede over de verschillende onderdelen. We werken vervolgens meerdere kwartalen aan de thema’s. Ieder kwartaal wordt opnieuw vastgesteld of we een thema afronden en/of we nieuwe thema’s gaan oppakken.    Zie voor de huidige roadmap thema’s het bericht:    Roadmap Visma.net HRM & Payroll  Hoe weet ik of een idee wordt gerealiseerd? Afhankelijk van de status weet je of een idee gerealiseerd wordt. Kijk voor meer informatie rondom de statussen bij Wat betekenen de verschillende statussen? Hoe weet ik wat de productstrategie is? De productstrategie wordt regelmatig op de segment-specifieke gebruikersdagen gepresenteerd. Daarnaast worden via de nieuwsberichten eventueel nieuwe thema’s voor de roadmap gedeeld. De thema’s voor de huidige roadmap, kun je vinden via deze link:    Roadmap Visma.net HRM & Payroll    Mijn idee heeft heel veel kudos, maar wordt toch niet gerealiseerd. Waarom is dat? Wanneer een thema veel kudos krijgt, heeft dit doorgaans invloed op de thema’s op de roadmap. We willen immers functionaliteiten leveren die past bij de behoefte van onze klanten.   Toch kan het voorkomen dat een idee weliswaar heel populair is en veel kudos heeft verdiend, maar toch niet gerealiseerd wordt. Doorgaans is de reden hiervoor dat het idee dermate complex is of ingrijpend is, dat het ten koste van (meerdere) roadmap thema’s gaat, waar ook behoefte aan is en die een hogere prioriteit krijgen.  Hierbij wordt een kosten-baten analyse gemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan functionaliteiten die meerdere segmenten bedienen, of wet- en regelgeving die ingrijpende wijzigingen aan de systemen vragen. We proberen binnen de bestaande thema’s steeds de balans te vinden.     

Super handig die knoppen op het startscherm! Maar het zijn er zoveel en ik gebruik eigenlijk maar de helft!     Wanneer je de autorisatie hebt voor bepaalde menu’s verschijnt daarvoor automatisch ook een knop op het startscherm. Denk aan: Declaraties, Ziek melden en Taken.  Daarnaast is het mogelijk om bij processen die gemaakt zijn in Persoonsgegevens en Workflow plus een knop aan te maken. Iedereen die het proces mag starten heeft dan de knop automatisch op het startscherm.    Het aantal knoppen kan dan behoorlijk oplopen. En dan is het maar de vraag of ze nog wel zo handig zijn.    Zelf knoppen selecteren Gelukkig kan door een gebruiker zelf worden aangegeven welke knoppen zichtbaar moeten zijn. Zo kan iedereen zelf kiezen welke actie als snelmenu beschikbaar moet zijn. En minder gebruikte acties kunnen dan gewoon via het menu worden opgestart.   Ga hiervoor in de Blauwe balk bovenin naar Mijn Instellingen.   Daar vind je de optie voor zowel Mijn Talent als Talent om daarvan het startscherm in te richten.     Let op: Als een applicatiebeheerder een nieuw proces beschikbaar maakt met een knop op het startscherm, is deze niet automatisch beschikbaar voor gebruikers die zelf het menu hebben samengesteld. De gebruiker moet dan zelf het proces hier selecteren voor het ook op het startscherm beschikbaar is als knop.

Er is een probleem bij het genereren van PDF documenten vanuit de Workflow taken. Het genereren van de PDF liep op onverwachte momenten tegen fouten aan waardoor de taak niet of niet correct wordt uitgevoerd. Er zijn verschillende issues gemeld die hierdoor worden veroorzaakt. In deze update hebben we dit opgelost en zal worden geplaatst op 8 april 2023.