Kennisbank YouServe

1. Hoe sluit ik het jaar 2021 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2022 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2022. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2021 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2022 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2021 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2021 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan. Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2021 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2020 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2021, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting > optie Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma | Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma | Youserve verwerkt. Wij informeren hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm Loonheffingen het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage vraag je gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2021? Veel wijzigingen die je straks in 2022 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2021, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2021 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2021. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2022 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2022. Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2022 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2021 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2022-01 constateert dat er nog mutaties over 2021 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2021 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2021 belast volgens de rekenregels van 2022 en verwerkt in de loonaangifte van 2022. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2021 worden dan belast volgens de rekenregels van 2021 en verwerkt in de loonaangifte van 2021. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2021 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2021 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2021 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Let op de peildatum verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2022 verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2022  Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2022 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2021 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2021 pas vanaf februari 2022 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2021, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2021 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2022 gaat openen. 8. Hoe selecteer ik een autocategorie met bijtellingspercentage dat geldig is voor 2022? De tabel waaruit je in het scherm Auto van de zaak via het veld Auto categorie de categorie voor het bijtellingspercentage van de auto kiest, toont in de omschrijving het bijtellingspercentage dat zou gelden als je op dat moment een nieuwe tenaamstelling van de auto van de zaak zou registreren. De oude bijtelllingspercentages blijven geldig bij tenaamstellingen in voorgaande jaren. Slechts de omschrijving wordt aangepast op basis van de geldende regeling voor een tenaamstelling in dat jaar. Zo zie je bijvoorbeeld: in 2021 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (12% miv 2021) in 2022 voor categorie 11 de omschrijving Waterstof- of zonnecelauto (16% miv 2021) in 2021 voor categorie 6 de omschrijving Zonder CO2-uitstoot (12% miv 2021) in 2022 voor categorie 6 de omschrijving Zonder CO2-uitstoot (16% miv 2021) Auto's die een tenaamstelling hebben die overeenkomt met een datum ná 1-1-2022, hebben het nieuwe bijtellingspercentage van 16%. Op basis van de juiste categorie en de datum tenaamstelling past Payroll Business het juiste bijtellingspercentage toe.  Publishing Date : 12/2/2021

Hoe sluit ik het jaar 2018 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra u de eerste verwerking van het nieuwe jaar heeft opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kunt u geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Houd bij een aanvullende verwerking rekening met het volgende. Als de laatste periode is afgesloten, is het standaard niet meer mogelijk bepaalde gegevens te wijzigen. Welke gegevens dit zijn, ziet u in het betreffende invoerscherm. Hierin is de inhoud van deze gegevensvelden lichtgrijs. Om deze blokkade op te heffen, voert u een voorlopige aanvullende verwerking uit. Daarna kunt u het betreffende veld muteren. Dit geldt overigens niet voor alle invoervelden. Let op Een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt dat de uiterste aangiftedatum 31-01-2019 is. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2018 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, is het advies om uiterlijk 25 januari 2019 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2018 uit te voeren.  Uitleg over de manier waarop u correcties over voorgaande jaren kunt doorvoeren, vindt u verderop in dit document in het onderwerp Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen?  Let op Conform de voorschriften van de Belastingdienst moeten bepaalde verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30% Regeling, ook daadwerkelijk worden verwerkt in het jaar 2018. Als u na de eerste verwerking van periode 2019-01 constateert dat er nog mutaties over 2018 moeten plaatsvinden, kunt u dit alleen doen door handmatig correcties door te voeren in de loonaangifte. Handmatige correcties voor 2018 rechtstreeks in Loonaangifte. Handmatig vervaardigen van een gecorrigeerde jaaropgave. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra u 2018 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kunt u zelf bepalen wanneer u de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat u de jaaropgave opvraagt.            Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraagt u de jaaropgaven per bedrijf aan. Zorg ervoor dat u de jaaropgaven pas afroept als u er zeker van bent dat u geen aanvullende verwerking over 2018 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Let op dat u bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven legt u vast hoe u de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat u de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als u voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen. Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Medewerkergegevens > Medewerker (aanvullend) kunt u in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kunt u per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage selecteert u het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteert u ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, ziet u die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, ziet u de default inrichting die u hebt vastgelegd via Bedrijf > Salarisadministratie > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als u alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kunt u het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2018, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maakt u gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden voor u de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerker niveau. Dit doet u via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage: gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat u via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven heeft aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kunt u er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kunt u op medewerker niveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Controleoverzichten > Overzicht bedrijfsinrichting > Referentietabellen kunt u de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Raet ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Raet verwerkt. Wij informeren u hierover via Youforce. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kunt u zelf uitvoeren via Beheer > Inrichting > Referentietabellen.  Klik hier om de instructie voor het wijzigen van de referentietabel voor pensioenen te bekijken. Loonkostenvoordeel - Lage Inkomens Voordeel Voordat u de eerste verwerking van 2019 laat uitvoeren, moet u eerst de verloonde uren 2018 controleren, zodat de Belastingdienst het loonkostenvoordeel, zoals Lage Inkomens Voordeel (LIV) correct kan vaststellen.  U kunt de verloonde uren als volgt opvragen: Ga naar Rapporten > Controleoverzichten > Payrollelementen. Selecteer bij Salarisverwerkingen de periode 2018-12 of 2018-13 en selecteer het element Aantal verloonde uren. Klik op Rapport uitvoeren en bekijk het rapport via Mijn rapporten. In de grondslag Uren loonaangifte kunt u nakijken welke elementen in de grondslag verloonde uren zijn opgenomen. Meer informatie Zie ook het document Verloonde uren en LIV op ons portaal bij Publicaties > paneel HR Core Business of paneel Payroll Business > HR Core Business en Payroll Business - Productinformatie onder de kop Algemeen.  Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kunt u invoeren in het scherm: Bedrijf > Interfaces > Gegevens UWV. De premies ontvangt u van de Belastingdienst. Sectorrisicogroep De premie voor de sectorrisicogroep wordt door Raet ingericht. Controleer of de juiste sectorrisicogroep wordt toegepast. Als u voor 2018 een onjuiste sectorrisicogroep heeft toegepast, moet u dit nog dit jaar corrigeren. Als u gebruik maakt van een onjuiste sectorrisicogroep, kunt u een request indienen met opgave van de juiste sectorrisicogroep. De Servicedesk kan de aangegeven sectorrisiocgroep aan u beschikbaar stellen. Ook kan de Servicedesk u informeren over de manier waarop u correcties kunt verwerken. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat - scherm Loonheffingen. als Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd - scherm Loonheffingen. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage vraagt u gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen om zo te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren insturen? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kunt u naar vewachting vanaf februari 2019 inzenden naar de Belastingdienst. Heeft u de salarisverwerking voor de laatste periode van 2018 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kunt u eventuele correctieberichten komend uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2018 pas vanaf februari 2019 inzenden. Als u verwacht dat u aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2018, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2018 totdat u zeker weet dat u het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2019 gaat openen. Publishing Date : 10/1/2019

1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? 2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? 2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat? 2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? 2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? 2.7 Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? 3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? 3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? 3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? 4.2 Wanneer de Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig? 4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd? 4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? 4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? 1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? Antwoord: Applicaties die integreren met HR Core business, kennen de laag “Persoon”. Applicaties hebben nu complexe logica nodig om een medewerker te vertalen naar een persoon. Om medewerkers te identificeren die dezelfde persoon zijn, is de UPI geïntroduceerd.  UPI  wordt al gebruikt in Self Service, voor het rehire-proces Sinds de mei release wordt dit optioneel geleverd aan het portaal In de (nabije) toekomst is het de Persoonsidentificatie voor: Verzuim 2.0 Employee Experience platform IAM API Generieke API’s 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? Antwoord: De Identity wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker.  Binnen de Youforce omgeving wordt deze specifiek toegepast om een gebruiker te identificeren in het portaal tbv onze Youforce omgeving.  Identity wordt hiermee gebruikt om onderscheid tussen gebruikers te kunnen maken.  De UPI wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon.  De UPI zorgt er voor dat medewerkers geïdentificeerd kunnen worden als 1 persoon. De UPI wordt gebruikt om (gekopieerde) medewerkers (persoon + contract) aan elkaar te koppelen, als dit dezelfde persoon betreft. 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? Antwoord: De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Wanneer de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding.  2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk  fout gaan wanneer tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien? Antwoord: De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op BSN, en indien BSN niet aanwezig er gecheckt wordt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober.  2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?  Antwoord: Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen op het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 dien je hiervoor naar het scherm Wijzigen UPI te gaan.  2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? Antwoord: Veel klanten kennen al een identifier voor personen, of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijv. via import, het veld bijwerken UPI te importeren. Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen.  Zie ook 4.4. 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? Antwoord: Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat een verkeerde UPI gecorrigeerd dient te worden. Hiervoor zal aparte functionaliteit beschikbaar worden gesteld.  2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? Antwoord: Bij deze medewerkers zul je initieel handmatig de UPI moeten vullen. Er zal in de toekomst wel functionaliteit komen om deze UPI’s als voorgestelde waarde op te kunnen halen op basis van het BSN.  2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? Antwoord: Initieel zal dit nog via rapportages plaats moeten vinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde. 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? Antwoord: Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd, of via HR Self Service.   3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? Antwoord: Alleen voor klanten die zullen on boarden op de generieke IAM API zal de UPI verplicht worden in het Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen.  3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? Antwoord: Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Wanneer je uit de lijst “Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Wanneer dit vinkje aangevinkt is, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface.  3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? Antwoord:  Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn alvorens te on boarden op de betreffende oplossing: Employee Experience platform IAM API (Public) API’s   Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren, en daarmee (gekopieerde) medewerkers als 1 persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd. 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? Antwoord: Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen.  4.2 Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?  Antwoord: We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Echter in het geval dat een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren.  4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?  Antwoord: De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s. Wanneer de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaars activiteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in kwartaal 1 van 2021 voor alle klanten te activeren.  4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? Antwoord: Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze door middel van dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, dan zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wil dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden.  4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? Antwoord: De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband.  Voordat de conversie naar de Persoonlaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn. Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken rondom het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van de BSN.