Kennisbank Youforce App

Op dit moment zijn de declaraties voor onkosten en kilometers gescheiden. Mogelijk gaan we in de toekomst de kilometer-declaraties uitbreiden zodat daar ook een aantal onkosten aan toegevoegd kunnen worden (denk aan parkeerkosten of tol).

Nee, we hebben ook geen concrete plannen om ondersteuning voor directe doorbelasting toe te voegen daar er een zeer kleine groep klanten is die dit gebruikt.  

Bij iedere kilometer-declaratie die wordt ingediend, slaan we de gebruikte locaties op zodat de gebruiker deze bij een volgende declaratie makkelijk - en snel - kan kiezen. Momenteel onthouden we 30 (unieke) locaties, waarbij de meest recente gebruikte bovenaan de lijst staan.    

De medewerker heeft de mogelijkheid om tot 30 locaties op te geven, wat resulteert in maximaal 29 reisbewegingen. Dit is vooral wenselijk voor ambulante medewerkers die meerdere clienten/locaties per dag bezoeken.    

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)     Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.   Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:  

Een veel gehoorde opmerking vanuit medewerkers was dat het onduidelijk was wanneer een in Self Service ingediende declaratie zou worden uitbetaald. Ondanks notificaties was het bijvoorbeeld voor een medewerkers vaak niet duidelijk of een declaratie bij het huidige salaris of het daaropvolgende salaris zou zitten. Met de directe integratie met Gemal is het mogelijk geworden om de medewerker in de Youforce app direct te laten zien of de declaratie in deze salarisperiode wordt uitbetaald.   Tevens willen wij binnen Visma|Raet we de gegevensuitwisseling binnen Youforce zo betrouwbaar, snel en eenvoudig mogelijk houden. Een directe integratie tussen de Youforce app --> Gemal past daar volledig bij. Een integratie vanuit Youforce app --> Self Service --> HR Core Beaufort --> Gemal zou vele malen complexer zijn.  

Jazeker! Juist door onze App, geloven we dat managers af zullen stappen van een wekelijks HR-uurtje om bijvoorbeeld declaraties goed te keuren, en dit dus veel meer tussendoor zullen doen. De voorwaarde is uiteraard dat er snel en makkelijk te controleren is, en dat is natuurlijk precies de kracht van de Youforce app. We bieden - op basis van een recht - de mogelijkheid voor gebruikers om ook meerdere declaraties in 1 keer goed- of af te keuren. Voorbeeld via Youforce desktop: Voorbeeld via Youforce app: Meer informatie vind je in dit nieuwsbericht en in de handleiding van de Youforce app   

Declaraties beoordelen (goedkeuren of afkeuren) kan heel eenvoudig in de Youforce app op je smartphone. Maar we weten dat er ook mensen zijn die het fijner vinden op declaraties te beoordelen vanaf hun pc/laptop. Daarom zijn er twee mogelijkheden.   De manager (of andere rol die geautoriseerd is) gebruikt de Youforce app In de Youforce app ziet de manager (of andere rol die geautoriseerd) onder Declaraties eenvoudig alle declaraties die moeten worden beoordeeld         De manager (of andere rol die geautoriseerd is) beoordeelt de declaraties via pc/laptop Alle functionaliteit die beschikbaar is in de Youforce app is ook te vinden via https://expense.youforce.com         Vanuit Home naar https://expense.youforce.com Indien de gebruiker inlogt op Home is de optie Declaraties eenvoudig beschikbaar in het onderdeel Jouw applicaties     Vanuit Youforce naar https://expense.youforce.com  Als Home bij jouw organisatie nog niet in gebruik is dan zullen managers (of andere rol die geautoriseerd is) geïnformeerd moeten worden over de link https://expense.youforce.com/ Als beheerder van Youforce kun je overwegen om de links op te nemen via Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Gebruikersinstellingen beheren. De link is dan als volgt zichtbaar:   Let op: het vinkje bij de optie ''Gebruikers mogen favoriete hyperlinks instellen in rubriek websites'' moet ook geactiveerd zijn om het onderdeel links te tonen op Youforce  

Ziekteverzuim in de Youforce app is beschikbaar voor managers. Medewerkers hebben géén mogelijkheid om zichzelf ziek te melden via de Youforce app.   Het melden van zwangerschapsverlof is daarom een actie die de medewerker zelf via Youforce Self Service kan blijven aanvragen.   Wel zal zwangerschapsverlof dat geregistreerd is zichtbaar zijn voor de managers in de Youforce app & desktop software.

Ja, als je ziek- en herstel melden in de Youforce app beschikbaar maakt voor medewerkers kan je ook nog de huidige Self Service workflows actief houden. Maar de verwachting is dat managers in de Youforce app  (of de desktop schermen) eenvoudiger vinden. Je bepaald dus als organisatie zelf hoe lang de huidige Self Service workflows nog nodig/gewenst zijn.  

Wanneer een manager een ziekmelding via de Youforce app doet is er geen reden om deze ook nog eens naar Self Service te sturen. De ziekmelding zal rechtstreeks naar Beaufort gaan. We proberen bij elk proces het aantal betrokken systemen zo laag mogelijk te houden omdat elke integratie tussen systemen, complexiteit en mogelijke problemen met zich mee kan brengen.  

Ja, standaard is de optie op een ziekmelding terverwijderen beschikbaar voor zowel de leidinggevende (de ingerichte rollen) als de HR administratie. Het is voor de leidinggevende alleen mogelijk om openstaande ziektes te verwijderen. Eens ze afgesloten zijn is dit niet meer toegelaten. Indien je het liever niet mogelijk maakt voor de leidinggevende, kun je dit uitzetten. Kijk in de Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders in het hoofdstuk Ziekteverzuim.   Let op! de rol HR administratie (recht: Ziekteregistratie alle medewerkers) kan altijd ziekmeldingen verwijderen. De inrichtings optie werkt dus alleen door naar de leidinggevende rollen.  

Nee, momenteel kan alleen de manager/leidinggevende of een HR professional (met een specifiek recht) medewerkers ziek- en betermelden.   In de toekomst zal er functionaliteit toegevoegd worden waardoor een medewerker dit ook zelf kan. 

Voor salarisstroken en jaaropgaven geldt dat deze zichtbaar zijn voor de medewerker als deze zijn gepubliceerd.

Ja, eventuele notities zijn zichtbaar. Dit is uiteraard afhankelijk van de instellingen binnen Dossier.    

Ja, een medewerker kan eenvoudig salarisstroken, jaaropgaven en andere HR-documenten downloaden. Voor Android gebruikers is dit een bekend fenomeen, voor iOS (Apple) gebruikers is dit relatief onbekend. Download je een document op een iPhone, dan kun je deze terugvinden in de Apple Bestanden app. Als de Youforce app verwijderd wordt, dan wordt de Youforce folder inclusief documenten ook verwijderd.      

Ja, dit kan ingericht worden. Kijk in de Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders in het hoofdstuk Gewerkte dagen. Los van de configuratie kan een medewerker nooit dagen registreren in een toekomstige maand.

Nee, dit is niet mogelijk. De medewerker geeft tijdens het indienen expliciet aan dat de betreffende maand volledig - en naar waarheid - is ingevuld.  

Nee, dit is niet mogelijk. In het belastingplan 2022 is een samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor het reizen naar een vast werkplek uitgesloten.

We gaan steeds meer hybride werken. Minder op locatie van de werkgever, meer vanuit huis en we maken hierdoor minder reisbewegingen. Maar wat betekent dit eigenlijk voor de maandelijkse reiskostenvergoeding die medewerkers krijgen? En wat te doen als je je medewerkers ook een thuiswerkvergoeding geeft voor de dagen dat ze thuiswerken?   Het toenemende hybride werken vraagt van werkgevers maandelijks inzicht in het reisgedrag van hun medewerkers. Reiskosten mogen alleen nog onbelast vergoed worden indien er daadwerkelijk woon-werkverkeer heeft plaatsgevonden. Het is dus steeds belangrijker dat medewerkers doorgeven welke dagen ze gereisd hebben en welke dagen ze thuis gewerkt hebben.   Gelukkig biedt de Youforce app uitkomst. Met de HR-app van Visma | Raet leggen medewerkers met één druk op de knop hun werklocatie vast; thuis of de werkgevers locatie. De ingediende mutaties worden vervolgens automatisch verwerkt in de HR- en salarisadministratie.