Kennisbank Youforce App

Voor de velden E-mail privé (P01034) en E-mail werk (P01035) wordt gecontroleerd is er minimaal en maximaal één @ wordt gebruikt, minimaal en maximaal één punt (.) achter het @, minimaal één teken vóór @, mininmaal één teken achter @ en minimaal één teken achter de punt (.).     De aanwezige controle in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.  

Via de Youforce app & desktop is het mogelijk om de volgende velden voor telefoonnummer te wijzigen: Vast telefoonnummer (P01027) Mobiel telefoonnummer (P01036) Telefoonnummer werk (P01037) Telefoonnummer 1 contactpersoon 1 bij nood (PI0035) Telefoonnummer 2 contactpersoon 1 bij nood (PI0036) Telefoonnummer 1 contactpersoon 2 bij nood (PI0039) Telefoonnummer 2 contactpersoon2 bij nood (PI0040)   Bij al deze telefoonnummers worden de volgende controles toegepast: De lengte mag maximaal 15 tekens zijn Speciale tekens (zoals -) zijn niet toegestaan Als het telefoonnummer begint met een 0 moet het bestaan uit 10 cijfers (zoals alle Nederlands telefoonnummers). Een Nederlands telefoonnummer kan dus niet beginnen met +31 of 0031 Als e een niet-Nederlands (buitenlands) telefoonnummer wil invoeren moet je beginnen met + of 00 (bijvoorbeeld +32 voor België)   Op deze manier ondersteund de Youforce app dus zowel Nederlandse telefoonnummers, maar ook de contactgegevens van medewerkers die bijvoorbeeld in Duitsland, België of Luxemburg wonen. De aanwezige controles in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven hoe de beheerder per veld kan bepalen of deze zichtbaar of wijzigbaar moet zijn.

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:   Veld Waarde (Beaufort rubriek) Dienstverbandnummer P01101 Soort arbeidsrelatie P01102 Begindatum P00322 Datum in dienst CAO P00834 Functie P01107 Uren per week P01109 Salarisschaal P01151 Anciënniteit Als P00600 een waarde heeft. Anders P00326 Berekend bruto salaris P01161 Laatst toegekende periodiek P00836 Enkele reisafstand woon-werk P00372 Loonheffingskorting P00354

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn: Veld Waarde (Beaufort rubriek) Persoonsnummer P01001 Naam  Combinatie P01003 & P01009 & P01008 Geboortedatum P00321 Gewenst naamgebruik P00304 Burgerlijke staat P00329 Naam partner P00391 & P00390 Als beheerder kan je bepalen of de velden 'roepnaam','burgerlijke staat' en 'naam partner' ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

Als beheerder kan je niet bepalen welke gegevens er worden getoond in het profiel van de Youforce app. Door Visma|Raet is bepaald welke velden worden getoond.   Als beheerder kan je wel bepalen welke gegevens wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: adresgegevens (zowel woon- als postadres) contactgegevens (zowel privé als werk)  'Persoonlijke gegevens' (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) 'Contactpersonen bij nood' 'Betalingsgegevens'   Hoe je de autorisaties toekent staat beschreven in de Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel

Zoals je kunt zien in de Youforce app, voorzien we daar een Inbox. Deze Inbox zal een overzicht van geven van openstaande taken en meldingen voor de ingelogde gebruiker.       We verwachten dat gebruikers een totaal-overzicht willen hebben, dus een combinatie van de bestaande taken (Inbox, Mijn taken) en nieuwe taken zoals deze ontstaan bij het gebruik van de declaratiemodule. Het is dus zeer zeker niet de bedoeling onderscheid te maken.

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) staat de inrichting van de app stap voor stap beschreven. Maar vanzelfsprekend kan je vaste Customer Success Manager samen met een consultant altijd ondersteunen met de implementatie. En ook de Visma|Raet Servicedesk collega's staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden.

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer. De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Contact gegevens wijzigen'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

De Youforce app is gebouwd met de nieuwste technieken. Ook is er directe integratie met gegevens in HR Core Beaufort Online. Daardoor ziet de medewerker altijd actuele gegevens in de Youforce app. Daarom is de app alleen beschikbaar voor HR Core Beaufort Online.  

Nee, anders dan de tokens die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen, worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon. Deze tokens worden beveiligd opgeslagen conform best practices (iOS - Keychain, Android - Secure Preferences) Indien de gebruiker documenten download (bijv. een salarisstrook) worden deze uiteraard wel opgeslagen op de telefoon. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor downloads vanuit apps, ook de Youforce app.  

De Youforce app is bedoeld voor gebruik op een telefoon. Tablets, laptops en PC’s ondersteunen we middels Mijn Youforce desktop.

Als een toekomstige medewerker een account heeft voor Youforce kan hij/zij ook gewoon inloggen in de Youforce app. De medewerker zal alle functionaliteiten zien die geautoriseerd zijn. Een medewerker kan zo bijvoorbeeld zijn dossier zien of zijn adresgegevens wijzigen.   In de onderdelen waar de medewerker een declaratie kan indienen (dus zowel gewerkte dagen, onkosten als kilometers) zal de volgende melding worden weergegeven.     In Profiel / Dienstverbanden zal de medewerker zien dat er nog geen actief dienstverband is. Dit ziet de medewerker als  volgt.    Vanaf de eerste werkdag kunnen de volledige functionaliteiten van de Youforce app worden gebruikt door de medewerker.  

Op dit moment zijn de declaraties voor onkosten en kilometers gescheiden. Mogelijk gaan we in de toekomst de kilometer-declaraties uitbreiden zodat daar ook een aantal onkosten aan toegevoegd kunnen worden (denk aan parkeerkosten of tol).

Nee, we hebben ook geen concrete plannen om ondersteuning voor directe doorbelasting toe te voegen daar er een zeer kleine groep klanten is die dit gebruikt.  

Bij iedere kilometer-declaratie die wordt ingediend, slaan we de gebruikte locaties op zodat de gebruiker deze bij een volgende declaratie makkelijk - en snel - kan kiezen. Momenteel onthouden we 30 (unieke) locaties, waarbij de meest recente gebruikte bovenaan de lijst staan.    

De medewerker heeft de mogelijkheid om tot 30 locaties op te geven, wat resulteert in maximaal 29 reisbewegingen. Dit is vooral wenselijk voor ambulante medewerkers die meerdere clienten/locaties per dag bezoeken.    

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)     Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.   Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:  

Een veel gehoorde opmerking vanuit medewerkers was dat het onduidelijk was wanneer een in Self Service ingediende declaratie zou worden uitbetaald. Ondanks notificaties was het bijvoorbeeld voor een medewerkers vaak niet duidelijk of een declaratie bij het huidige salaris of het daaropvolgende salaris zou zitten. Met de directe integratie met Gemal is het mogelijk geworden om de medewerker in de Youforce app direct te laten zien of de declaratie in deze salarisperiode wordt uitbetaald.   Tevens willen wij binnen Visma|Raet we de gegevensuitwisseling binnen Youforce zo betrouwbaar, snel en eenvoudig mogelijk houden. Een directe integratie tussen de Youforce app --> Gemal past daar volledig bij. Een integratie vanuit Youforce app --> Self Service --> HR Core Beaufort --> Gemal zou vele malen complexer zijn.