Zoeken

Kennisbank Youforce App

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode) Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren. Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:

(Bijgewerkt op

Declaraties

0 Antwoorden
0 kudos
412 Weergaven

(Bijgewerkt op

Mijn dossier

0 Antwoorden
0 kudos
406 Weergaven

(Bijgewerkt op

Video's

0 Antwoorden
2 kudos
430 Weergaven

Video's

0 Antwoorden
3 kudos
393 Weergaven

Vanuit de App (& desktop) kan een 'aanvraag werkgeversverklaring woning conform Nationale Hypotheek Garantie (NHG)' worden gestart door de medewerker. Deze aanvraag start een Self Service workflow. De noodzakelijke inrichting in Self Service is beschreven in de de handleiding. Op die manier koppel je deze aanvraag aan jouw organisatie specifieke workflow. Want de flexibiliteit van Self Service biedt iedere organisatie de mogelijkheid om organisatie specifieke werkwijze rondom bijvoorbeeld intentieverklaring, loonbeslagen, templates, e-mails & werk verdeling Personeel - en Salarisadminsitratie etc. te realiseren. Visma|Raet heeft veel ervaring met de diverse mogelijkheden rondom de workflow en template conform NHG. Via Mijn Visma|Raet kan je eenvoudig een 'aanvraag consultancy' aanmaken. Een consultant van Visma|Raet zal afstemmen welke ondersteuning gewenst is: Kortweg is het proces als volgt: We vragen uit van de verschillende onderdelen (ORT, overwerk, flexible budget) welke rubrieken je gebruikt en of deze meetellen in vakantie-geld en eindejaarsuitkering. We vragen uit of je één of meerdere CAO's/salarisregelingen gebruikt. We vragen uit wie de intentie verklaring afgeeft bij tijdelijke contracten. Tot slot is het relevant om te weten of je één of meerdere KvK-nummers gebruikt & of je naast de werkgeversverklaring NHG ook altijd het formulier ''aanvullende voorzieningen'' wil laten genereren. Op basis daarvan wordt vervolgens de workflow, dialoog, formulieren en templates ingericht. In de bijlage vind je een voorbeeld van de template zoals deze door de Visma|Raet consultant ingericht kan worden (in combinatie met de workflow, dialoog en template).

(Bijgewerkt op

Aanvragen & uploaden

0 Antwoorden
4 kudos
376 Weergaven

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting. Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft. Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart. 💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:

(Bijgewerkt op

Profiel

0 Antwoorden
3 kudos
384 Weergaven

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: adresgegevens (zowel woon- als postadres) contactgegevens (zowel privé als werk) 'Persoonlijke gegevens' (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) 'Contactpersonen bij nood' 'Betalingsgegevens' Hoe je de autorisaties toekent staat beschreven in de Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel

(Bijgewerkt op

Profiel

0 Antwoorden
0 kudos
372 Weergaven

We gaan steeds meer hybride werken. Minder op locatie van de werkgever, meer vanuit huis en we maken hierdoor minder reisbewegingen. Maar wat betekent dit eigenlijk voor de maandelijkse reiskostenvergoeding die medewerkers krijgen? En wat te doen als je je medewerkers ook een thuiswerkvergoeding geeft voor de dagen dat ze thuiswerken? Het toenemende hybride werken vraagt van werkgevers maandelijks inzicht in het reisgedrag van hun medewerkers. Reiskosten mogen alleen nog onbelast vergoed worden indien er daadwerkelijk woon-werkverkeer heeft plaatsgevonden. Het is dus steeds belangrijker dat medewerkers doorgeven welke dagen ze gereisd hebben en welke dagen ze thuis gewerkt hebben. Gelukkig biedt de Youforce app uitkomst. Met de HR-app van Visma | Raet leggen medewerkers met één druk op de knop hun werklocatie vast; thuis of de werkgevers locatie. De ingediende mutaties worden vervolgens automatisch verwerkt in de HR- en salarisadministratie.

Video's

0 Antwoorden
0 kudos
353 Weergaven

In versie 1.9.0 van de Youforce app is een nieuwe optie toegevoegd aan de instellingen om de pincode te wijzigen. Met deze functionaliteit kunnen gebruikers ze pincode die toegang geeft tot de Youforce app makkelijk wijzigen. Om je pincode te wijzigen ga je naar “Instellingen” en selecteer je “Pincode wijzigen”. Volg vervolgens de instructies om het scherm om je pincode te wijzigen. Kies een pincode die veilig is en makkelijk te onthouden voor jezelf. Als een gebruiker op “Pincode wijzigen” drukt zal de Youforce app eerst vragen om je te identificeren via de biometrische inlogmogelijkheden van je telefoon. Deze extra veiligheid is standaard ingebouwd om zeker te zijn dat alleen jij je pincode kunt wijzigen.

(Bijgewerkt op

Youforce app

0 Antwoorden
1 kudos
376 Weergaven

De functionaliteit 'vervanging' zorgt ervoor dat: De ingestelde 'vervanger' óók de declaratie ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók medewerkers kan ziek- en herstel melden Het instellen van een 'vervanging' zorgt er echter niet voor dat de 'vervanger' automatisch de rechten krijgt om de applicatie 'ziekteverzuim' of 'declaraties' te openen. Het is dus raadzaam om de rechten van de Youforce app & desktop in te richten op basis van rollen en niet op individuele gebruikers. Meer informatie hierover is te vinden in het kennisbankartikel 'Best practise inrichting Autorisatiebeheer Youforce app'

(Bijgewerkt op

0 Antwoorden
0 kudos
361 Weergaven

(Bijgewerkt op

Gewerkte dagen

1 Antwoorden
0 kudos
357 Weergaven

(Bijgewerkt op

Ziekteverzuim

0 Antwoorden
0 kudos
345 Weergaven

Aangezien het mogelijk is om additionele rubrieken toe te voegen bij ziekteverzuim via de Youforce app krijgen krijgen we soms de vraag welke rubrieken al standaard gevuld kunnen worden. In dit kennisartikel staat een overzicht van alle HR Core rubrieken die gevuld worden vanuit de Youforce app & desktop met betrekking tot ziekte. Hou er rekening mee dat dit niet betekent dat altijd alle rubrieken gevuld worden. Een tweetal simpele voorbeelden: Hersteldatum (P01606) zal uiteraard niet gevuld worden bij een registratie ziekteverzuim Soort vangnetgeval (P01645) zal uiteraard alleen gevuld worden bij een specifiek vangnetgeval Rubriekcode Omschrijving scherm Toelichting P01600 Datum eerste ao-dag P01603 Datum ziekmelding P01604 Tijdstip ziekmelding P01609 Wegens Z - Ziekte B - Bedrijsongeval ZW - Zwangerschap (enkel voor ziekte tgv) P01613 Indicatie zwangerschapsverlof Krijgt standaard waarde N mee P01645 Vangnetgeval 03 - Zwangerschap/bevalling 07 - Orgaandonatie P01607 Beter gemeld op P01606 Hersteld op P01640 Ziektetijdvak Vanaf P01641 Ziektetijdvak Tot P01642 Ziektetijdvak % ziek Er zijn ook een aantal belangrijke velden die niet expliciet vanuit de Youforce app doorgestuurd worden, maar automatisch bepaalde worden door HR Core (zoals ook wanneer je de mutatie handmatig in HR Core zou doen). P01616 - Startdatum AO P01608 - Nieuw / Doorlopend

(Bijgewerkt op

Ziekteverzuim

0 Antwoorden
4 kudos
348 Weergaven

Een medewerker zal hier de volgende velden zien: Naam 1e contactpersoon PI0033 Relatie tot medewerker PI0034 Telefoonnummer 1 PI0035 Telefoonnummer 2 PI0036 Naam 2e contactpersoon PI0037 Relatie tot medewerker PI0038 Telefoonnummer 1 PI0039 Telefoonnummer 2 PI0040 Als beheerder kan je bepalen of deze gegevens ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. Tip! Gebruik je andere rubrieken dan hierboven beschreven? Lees dan 'Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood'

(Bijgewerkt op

Profiel

3 Antwoorden
2 kudos
393 Weergaven

Ja, een medewerker kan eenvoudig salarisstroken, jaaropgaven en andere HR-documenten downloaden. Voor Android gebruikers is dit een bekend fenomeen, voor iOS (Apple) gebruikers is dit relatief onbekend. Download je een document op een iPhone, dan kun je deze terugvinden in de Apple Bestanden app. Als de Youforce app verwijderd wordt, dan wordt de Youforce folder inclusief documenten ook verwijderd.

(Bijgewerkt op

Mijn dossier

0 Antwoorden
0 kudos
356 Weergaven

(Bijgewerkt op

Declaraties

0 Antwoorden
0 kudos
359 Weergaven

Gelukkig vergissen medewerkers zich niet zo vaak. Als ze een nieuw adres opgeven in de Youforce app is dit in meer dan 99% van de gevallen natuurlijk juist. Is er toch een reden om het te verwijderen? Dan werkt het als volgt: In Self Service zijn er twee manieren om een workflow te verwijderen. De volgende activiteit (b.v. Salarisadministratie) stuurt de workflow retour en daarna verwijderd de medewerker in Te doen van Self Service de workflow. Of de Functioneel Beheerder verwijderd het via Beheer / Verwijderen formulierinstanties. In beide gevallen zal de medewerker in de Youforce app toch nog een tijdje zijn gewijzigde adres zien. Want de Youforce app had verwacht om na verloop van tijd vanuit Beaufort het gewijzigde adres door te krijgen. Na verloop van tijd zal de Youforce app toch weer het ongewijzigde adres vanuit HR Core Beaufort laten zien. Wil je dit proces versnellen? Doe dan een (fictieve) wijziging in HR Core Beaufort bij de adresgegevens van de medewerker. Zoals het toevoegen van een huisnummer toevoeging, opslaan, die daarna weer verwijderen en opnieuw opslaan.

(Bijgewerkt op

Profiel

0 Antwoorden
2 kudos
340 Weergaven

Ziekteverzuim

2 Antwoorden
0 kudos
358 Weergaven

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken. Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat we beschikken over een parkeerplaats… Dit soort plaatsen noemen we POI's, Point of Interests Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/ Je zult daarvoor eerst een account moeten aanmaken als je dat nog niet gedaan hebt Zodra je dit gedaan hebt, en bent ingelogd, kun je wijzigingen voorstellen: Zoek de locatie en klik op “Een bewerking voorstellen” Voer de juist informatie in en klik op “Verzenden ter beoordeling” Jouw aanvraag zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd, worden doorgevoerd in het kaartmateriaal.

(Bijgewerkt op

Declaraties

0 Antwoorden
1 kudos
343 Weergaven

(Bijgewerkt op

Ziekteverzuim

0 Antwoorden
1 kudos
335 Weergaven

Kennisbank Youforce App

Hoe kan ik declaraties controleren voordat ze vewerkt worden in Gemal?

Wanneer zijn salarisstroken en jaaropgaven zichtbaar in de Youforce app?

Youforce App instructie video's voor medewerkers en managers

Ervaringen Gemeente Horst aan de Maas met de Youforce app

Werkgeversverklaring: Ondersteuning bij inrichting workflow en template

Hoe werkt een adreswijziging in het geval van meerdere dienstverbanden?

Hoe autoriseer ik medewerkers om eigen gegevens te wijzigen?

Hybride werken met de Youforce app

Pincode wijzigen

Hoe zorg ik dat een ingestelde 'vervanger' ook toegang heeft tot declaraties/ziekteverzuim?

Is het mogelijk om een controle (door bijv. een manager) te activeren voor Gewerkte dagen?

Kan een medewerker zichzelf ziekmelden?

Ziekteverzuim - Welke HR Core rubrieken worden gebruikt?

Welke gegevens worden er getoond onder het tabblad ''contactpersonen bij nood''?

Kan een medewerker documenten downloaden?

Hoeveel locaties/reisbewegingen worden er ondersteund in 1 KM declaratie?

Wat gebeurt er als de adres wijziging in Self Service wordt verwijderd?

Welke ziekte & zwangerschapsverlof historie is te zien voor de medewerker?

Kilometerdeclaratie - Locatie onjuist

Welke bijzondere situaties kunnen geregistreerd worden bij een ziekte?

Visma Community

Over Visma | Raet

Volg Visma