Kennisbank Youforce Portaal

Vanaf 19 september schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden.   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com. Vul je wachtwoord in.     Activeer tweefactorauthenticator. Scan de QR code voor de Microsoft- of Google Authenticator app. Je kunt ook andere authenticatie apps gebruiken als deze app elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code genereert.  Klik daarna op ‘Volgende’ en vul de code uit de app in.   Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken. Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.  Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.  Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien: Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.  Kopieer de code uit de mail.   Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de code uit de authenticatie app. 

Stel je hebt in Mijn Youforce de Self Service workflow ‘Einde contract’ gekoppeld aan de categorie In, door en uitstroom. Een manager zal dit als volgt zien onder ‘HR voor anderen’   Het kan zijn dat je besluit om deze workflow een andere naam te geven. Bijvoorbeeld omdat de naam ‘Einde contract / uitdienst melden’ beter past binnen jouw organisatie. In Self Service pas je dit als volgt aan:   Direct ná de aanpassing zal een manager in Mijn Youforce onder onder ‘HR voor anderen’ nog géén verandering zien. Daar blijft de originele naam ‘Einde contract’ zichtbaar.   Als je op deze direct link naar de Self Service workflow klikt werkt dit zoals het hoort. In het scherm van Self Service is al wel direct de nieuwe naam zichtbaar.     In de avond/nacht worden alle geüpdatete naamswijzigingen vanuit Self Service verzonden naar Mijn Youforce. De volgende ochtend is dus ook de naam in Mijn Youforce als volgt geupdate:     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In deze handleiding leggen we uit hoe je e-mail notificaties kunt instellen in Verzuim Management 2.0.  Kom je er alsnog niet uit? Neem dan contact op met het service desk van Verzuim Management 2.0.   

Het zal niet zo vaak gebeuren. Maar in Self Service kan je in bepaalde gevallen tussentijds de autorisatie op inzet activeren. Bijvoorbeeld op de medewerkerkaart kan je dit als volgt aanzetten:   Dan is dit direct zichtbaar voor de manager als hij een proces of de medewerkerskaart opstart vanuit Mijn Youforce. Omgekeerd (het uitschakelen van autorisatie op inzet) is ook direct actief.     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Flex Benefits kan je via de volgende stap een product/doel actief maken   Nadat je dit hebt gedaan wordt het product/doel beschikbaar gemaakt op de 'configuratie pagina links Mijn Youforce'. Er gaat een korte tijd overheen voordat deze link zichtbaar is.   Zodra de link zichtbaar is kan je deze koppelen aan een categorie     Heeft een medewerker recht op dit product/doel? Dan kan de medewerker dit direct zien in Mijn Youforce.     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Om de veiligheid van uw en onze systemen en gegevens beter te kunnen waarborgen zijn wij genoodzaakt enige beperkingen te stellen aan de naamgevingsconventie voor bestanden die worden ingezonden naar Youforce m.b.v. IBU, Bestandsuitwisseling en File API (bv Powershell scripts). Vanaf heden zijn bij de naamgeving van in te zenden bestanden alleen de volgende karakters toegestaan: Alle alfanumerieke karakters: Letters (klein en hoofd) en Cijfers underscore (_), min-teken (-), punt (.), komma (,), dollar-teken ($) en ronde haakjes ( en ). Spatie Tevens zijn de volgende bestand-extensies NIET meer toegestaan: action,apk,app,asa,asax,asp,axd,bat,bin,cer,cfc, cfm,cgi,cmd,com,command,cpl,csh,css,dbm,dll,do, exe,gadget,htm,html,inc,inf,ins,inx,ipa,isu,jar, job,js,jse,jsp,jsv,jsw,jsx,ksh,lnk,msc,msi,msp, mst,osx,out,paf,phar,php,php2,php3,php4,php5,php6, php7,phps,pht,phtm,phtml,pif,pl,prg,ps1,rem,reg, rgs,run,scr,sct,shb,shs,shtml,swf,u3p,vb,vbe,vbs, vbscript,workflow,ws,wsf,wsg,wss,xap   LET OP! Bij inzenden met Bestandsuitwisseling en File API (powershell scripts) krijg je direct een foutmelding als je het bestand probeert in te zenden. Bij IBU lijkt het bestand echter normaal ingezonden, echter wordt het bestand verderop in onze systemen afgekeurd. We kunnen voor deze afkeuring helaas geen terugkoppeling geven, maar het bestand wordt niet afgeleverd op de gewenste bestemming.

In de uitleg van dit kennisbank artikel gaan we uit van de vastlegging van rollen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort.   Stel een manager verlaat de organisatie. In HR Core Beaufort kan je eenvoudig via de ‘roltoewijzing persoon’ alle roltoewijzigingen beëindigen. Neem als voorbeeld deze manager waarbij per 30-04-2023 alle roltoewijzingen eindigen:   Stel je voert op 03-05-2023 in de middag om 16:00 met terugwerkende kracht deze beëindiging in. De gegevens gaan vanuit HR Core Beaufort -> Self Service. Self Service zal deze wijzigingen verwerken en in de nachtverwerking zorgen dat deze gebruiker géén links naar de Self Service workflows in Mijn Youforce meer ziet.   In de tussentijd (dus ná aanpassing in HR Core Beaufort en vóór de nachtverwerking) zal deze manager nog wel de links in Mijn Youforce zien. Als deze gebruiker klikt op bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ zal hij worden omgeleid naar Self Service in de medewerkers. Dat is het onderdeel waar de gebruiker nog wel rechten heeft. Er komt dus géén foutmelding, maar een scherm als volgt:   In het geval de gebruiker zowel géén rol meer heeft als volledig uitdienst is (het dienstverband van de betreffende manager is dus ook beëindigd per 30-04-2023) én in de tabel ‘Eindgebruiker’ heb je óók de einddatum vastgelegd zoals hieronder:     Dan zal de manager tot de nachtverwerking na het aanklikken van bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ de volgende melding zien in het tabblad van Self Service:   Vanaf de volgende ochtend is de link in MijnYouforce volledig verdwenen en zal de gebruiker dus helemaal niet meer in Self Service kunnen komen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Stel het doel heet ‘opleidingskosten’. Dan is dit als volgt zichtbaar in Mijn Youforce:     De beheerder past het aan naar Opleiding- en studiekosten:     Binnen de kortste keren (circa 5 minuten) zullen alle gebruikers de geupdate naam in Mijn Youforce zien:     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In HR Core Beaufort kan het voorkomen dat een dienstverband verandert van Flex pakket. Bijvoorbeeld omdat het flexpakket afhankelijk is van de arbeidsvoorwaarde (b.v. salarisregeling, cao, functie etc.). Deze mutatie vindt plaats in HR Core Beaufort, bijvoorbeeld als volgt:   Tussen HR Core Beaufort en Flex Benefits is altijd al een vaste tijdsinterval van aanpassingen. Deze is niet veranderd met de introductie van Mijn Youforce. Zodra Flex Benefits is geüpdatet is dit ook verwerkt in de links van Mijn Youforce.    In Mijn Youforce heeft deze medewerker een flexpakket met enkel een ‘fiets’ en ‘vakbondscontributie’. Deze medewerker zal de volgende links zien in Mijn Youforce:   En in het dashboard van Flex Benefits ziet deze medewerker dezelfde keuze mogelijkheden:   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Met het beschikbaar maken van de directe links naar Self Service workflows vanuit Mijn Youforce is er géén verandering geïntroduceerd in dit onderdeel van de autorisaties.    In HR Core Beaufort leg je vast welke persoon welke rol heeft voor organisatorische eenheid. Stel iemand heeft bijvoorbeeld al de rol ‘manager’ (MGR) voor één afdeling. Als je hier een tweede afdeling aan toevoegt wordt deze wijziging vanuit HR Core Beaufort naar Self Service verstuurd. Zodra de wijziging door Self Service is verwerkt is het direct actief. Of een workflow wordt opgestart in Self Service of via Mijn Youforce maakt hierin géén verschil. De manager uit dit voorbeeld kan dus de workflows opstarten voor alle twee de afdelingen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Flex Benefits kan je via de volgende stap een product/doel de-activeren.   Het zal enkele minuten tot een half uur duren voordat dit product/doel niet langer zichtbaar is in Mijn Youforce. In deze korte periode kan de medewerker dus nog het product/doel zien:     Klikt een medewerker op deze link? Dan krijgt hij/zij géén foutmelding maar zal de gebruiker het dashboard van Flex Benefits zien. Daar is het doel/product al direct niet meer zichtbaar.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Met het beschikbaar maken van de directe links naar Self Service workflows vanuit Mijn Youforce is er géén verandering geïntroduceerd in dit onderdeel van de autorisaties.    In HR Core Beaufort leg je vast welke persoon welke rol heeft voor organisatorische eenheid. Stel Iemand heeft bijvoorbeeld al de rol ‘manager’ (MGR) voor twee afdeling. Als je hier één van de twee afdelingen een einddatum geeft wordt deze wijziging vanuit HR Core Beaufort naar Self Service verstuurd. Zodra de wijziging door Self Service is verwerkt is het direct actief. Of een workflow wordt opgestart in Self Service of via Mijn Youforce maakt hierin géén verschil.   De manager uit dit voorbeeld kan dus de workflows nog maar opstarten voor één  afdelingen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Gebruikersbeheer kan je door de verschillende schermen/statussen zien of een e-mail verstuurd is en/of een account door de gebruiker geactiveerd is. Wanneer het account nog niet geactiveerd is, ziet de status er als volgt uit:      Als je op Account aanmaken klikt krijg je deze status:     Zodra het account is aangemaakt, wordt een e-mail verstuurd naar de gebruiker. In Gebruikersbeheer verandert het scherm dan naar deze status:     Je kunt zien dat het account nog niet geverifieerd is. Dat houdt in dat de gebruiker nog geen gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt voor dit account. Wanneer dit wel in gebeurt verandert het scherm weer en krijg je deze status:     Je kunt nu voor dit account de bypass aanzetten en/of apparaten ontkoppelen.    Voor een uitgebreidere uitleg van deze functionaliteit verwijs ik je door naar de handleiding Handleiding Gebruikersbeheer . 

Dit is een handleiding voor nieuwe gebruikers die voor het eerste inloggen met een onyouforce account na 19 september.   Nu staat hier alleen nog het inlogproces in en het koppelen van tweefactorauthenticatie. Op een later moment zullen we ook de informatie rondom het wijzigen van een wachtwoord, e-mailadres voor accountherstel en tweefactorauthenticatie toevoegen.