Kennisbank Youforce Portaal

Snel en eenvoudig je HR zaken regelen met Mijn Youforce. Navigeer gemakkelijk binnen Mijn youforce naar het juiste HR proces zodat je in 60 seconden jouw HR taken hebt afgerond. Zo heb je tijd over voor wat écht belangrijk is!

Als je Mijn Youforce gaat gebruiken zonder inrichting krijg je toegang tot de volgende variant van Mijn Youforce. Dit noemen we ook wel de Applicatieweergave.      Om het optimale rendement uit Mijn Youforce te halen, richt je als beheerder je eigen categorieën in voor HR voor anderen en Persoonlijk.  Op de beheer pagina creer je deze categorien en voeg je daarin de processen toe. Het voordeel is dat gebruikers zo niet meer eerst naar Self Service  hoeven te navigeren maar gelijk vanuit Mijn Youforce de processen kunnen starten. Denk bijvoorbeeld aan 'verlof aanvragen'.      Op die manier worden de processen en categorieën in Mijn Youforce als volgt zichtbaar: *De procesweergave is alleen beschikbaar voor klanten met Beaufort Online. 

Je hebt al je autorisaties ingericht in Autorisatiebeheer en nu?  Je begeeft je nu in een hybride situatie. Met de huidige inrichting zijn de autorisaties van Autorisatiebeheer alleen zichtbaar in Mijn Youforce. Voor Youforce Portal en Home is Toegangsbeheer leidend voor de autorisaties.   Let op: als je Autorisatiebeheer nog niet leidend hebt gemaakt op 1 december, zal Toegangsbeheer leidend worden voor jouw autorisaties in Mijn Youforce. Wanneer Toegangsbeheer leidend is heb je alsnog Autorisatiebeheer nodig voor Youforce Reporting, de Youforce App en bestandsuitwisseling.    Waarom kan ik mijn autorisaties niet op één plek vastleggen?  Gelukkig kun je je autorisaties wel op één plek vastleggen, maar daarvoor moet je Autorisatiebeheer leidend maken. Zodra Autorisatiebeheer leidend is, heb je Toegangsbeheer niet meer nodig en Autorisatiebeheer wordt leidend voor Youforce Portal, Home en Mijn Youforce.    Hoe kan ik Autorisatiebeheer leidend maken?  Je kan heel gemakkelijk aanvragen om Autorisatiebeheer leidend te maken. Ga hiervoor naar Mijn Visma | Raet en selecteer Youforce (Portal). Kies voor ‘Maak Autorisatiebeheer leidend voor autorisaties Youforce’. Vul vervolgens de datum vanaf wanneer je wilt dat Autorisatiebeheer leidend te maken. Vervolgens verzend je de aanvraag. Let op: kies een datum die jouw organisatie het beste schikt. Kies altijd een datum een paar dagen in de toekomst, niet vandaag, zodat wij als Visma|Raet rekening kunnen houden met de door jouw gewenste datum.     Zodra we voor jouw omgeving Autorisatiebeheer leidend hebben gemaakt, krijg je hiervan bevestiging in jouw aanvraag. Vanaf dat moment ben je live met Autorisatiebeheer en kan je Toegangsbeheer niet meer gebruiken. Je kunt de autorisaties in Toegangsbeheer nog wel inzien. Maar aanpassingen in de autorisaties van Toegangsbeheer worden niet meer verwerkt. 

In sommige gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor Youforce. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). De reden hiervoor zijn divers. Denk aan: Een HR-professional werkt al erg lange tijd met Youforce. Misschien zelfs al vóór de introductie van de digitale salarisstrook en Self Service. Vroeger hadden medewerkers nog geen toegang tot Youforce. Enkel en alleen HR-professional hadden toegang, voor bijvoorbeeld Gemal of Betaalmanager. In de loop van de jaren hebben medewerkers toegang gekregen tot Youforce, waarmee deze HR-professional ook automatisch een extra tweede Youforce account kreeg. Een HR-professional is gestart op interim basis. Mogelijk worden/werden externe/ZZp-ers niet vastgelegd in HR Core. Daarom was het logisch om een los IC-account aan te maken voor deze interim collega. Maar na verloop van tijd bevalt deze interim collega het werk zo goed dat hij/zij besluit om indienst te komen. De indiensttreding als medewerker heeft gezorgd voor een nieuw extra account als medewerker.   Naast deze scenario’s zijn er nog diverse redenen te bedenken zoals, fusies, splitsingen, outsourcing etc. etc. Maar allen met dezelfde uitkomst. Iemand heeft zowel een IC-account als een R-account voor Youforce. Er zijn diverse reden waarom je voortaan wil dat de HR-professional voortaan nog maar één account heeft. Relevante argumenten kunnen zijn: Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing. Steeds meer onderdelen binnen Youforce maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan enkel en alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen.   Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam om na te lopen. We verdelen het in: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker   Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel je hebt binnen je organisatie meerdere ‘salarisadministrateurs’ die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit:  Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Online Ga naar Organisatie / Tabellen org. eenheid / Rollen org. eenheid (170005) Maak een nieuwe rol aan. Zoals ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ HR Core Online Ga naar Organisatie / Roltoewijzing persoon (70010) Geef de collega HR-professionals in één keer de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Autorisatiebeheer Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer Maak een nieuw autorisatieprofiel aan voor de rol  ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’.  Gebruik ter inspiratie de Best Practice Autorisatiebeheer Personeelsdossier Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatie Personeelsdossier Ga naar de nieuwe rol ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ en ken alle relevante privileges toe Configuratie Youforce Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie Youforce Overweeg, op basis van het artikel over SSO voor Professionals, om Single Sign On voor Professionals toe te staan.     Stappen per gebruiker Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘salarisadministrateur’. Natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt. Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn Conform het idee 'meerdere gebruikers inzage in digtale handtekening portaal' kan je nu geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn Visma|Raet Maak een ticket aan onder HR Core Beaufort Online via de optie ‘SC2 New Account HR Core online’ Vul de aanvraag in met de gegevens van het R-account. HR Core Online Ga naar Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers (100001) Zorg ervoor dat bij de gebruiker ‘Netwerk id’ wordt gevuld met het R-account Self Service Ga naar Beheer / Gebruikers Definitie / PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account wordt opgenomen in deze lijst Self Service Ga naar Beheer / Autorisatie / Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Payroll Gemal Direct Ga naar Autorisatie / Autorisatie Algemeen / Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte Gemal Ga naar Beheer / Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Betaalmanager Ga naar Beheer / Autorisaties toekennen Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On. Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' gevuld? Dan is het goed. Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits / Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn  R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID Reporting Heeft gebruiker 'eigen rapporten'? Laat de gebruiker zijn/haar eigen rapporten promoveren. Of laat hem/haar rapporten als bulk exporteren en vervolgens importeren op het nieuwe R-account. Performance Management Ga naar / Performance Management / Beheer / Beheerders. Zoek "oude" IC nummer op, en verwijder dat. Klik nieuwe beheerder Zoek de nieuwe beheerder op, door de eerste drie letters van de naam in te typen, Selecteer die gebruiker en sla op.   💡Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer mee per ongeluk kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voor dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als die collega uitdienst was gegaan.

Binnen Mijn Youforce wordt de configuratie van de beheer tab beheerd door Visma | Raet. In dit artikel vind je de verdeling van categorieën en processen binnen de tab Beheer. 

In Self Service kan je een gebruiker koppelen als 'Eindgebruiker' of 'PSA-gebruiker'. Als je in HR Core Beaufort werkt met roltoewijzing en dezelfde rol hebt gekoppeld aan een 'activiteitenprofiel' dan worden gebruikers automatisch gekoppeld als 'eindgebruiker'. Dit werkt met iedere rol, bijvoorbeeld:     Er kunnen rollen zijn die je specifiek wil aanmaken als 'PSA-gebruiker'. Dit kan bijvoorbeeld gaan om specialistische rollen zoals 'Salarisadministratie'. Voor die rollen raden we je aan om deze gebruikers handmatig te koppelen aan de 'PSA-gebruiker'. Daar vul je als volgt het 'Gebruikersnummer':   Belangrijk is om te weten hoe ingevulde 'verbijzondering' in het activiteitenprofiel werkt. Stel je hebt het activiteitenprofiel de rol 'SA' gekoppeld. Dan heb je in Self Service de volgende inrichting:     Stel er start een nieuwe collega Salarisadministrateur. Als hij/zij nog niet is aangemaakt als 'PSA-gebruiker' dan wordt hij/zij automatisch aangemaakt als 'Eindgebruiker'. Wil je dat niet? Zorg er dan voor dat je deze nieuwe collega opvoert als 'PSA-gebruiker' voordat je de roltoewijzing in HR Core Beaufort vastlegd?   Wat zijn de voordelen om rollen als Salarisadminstratie op te nemen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort? Alleen Self Service kent dit specifieke onderscheid tussen 'Eindgebruiker' en 'PSA-gebruiker'. Voor andere onderdelen van Youforce is het eenvoudig dat de rollen vanuit HR Core Beaufort kunnen worden beheerd. Denk aan Personeelsdossier, Declaraties (via Youforce app & desktop) of Ziekteverzuim. Ook kunnen deze rollen, zoals Salarisadministratie, gebruik gaan maken van 'vervanging'.   Tot slot heb je hiermee veel meer controle op de autorisaties als een collega weer uitdienst gaat. Je kunt bijvoorbeeld in Youforce Reporting controleren welke collega's uitdienst zijn gegaan en toch nog een actieve roltoewijziging hebben. Dus met het vastleggen van rollen in Salarisadministratie vervalt niet het toekennen van de 'PSA-gebruiker-rechten' in Self Service. Maar op vele andere plekken in Youforce werkt de roltoewijzing van een rol 'Salarisadministratie' eenvoudig door.

In Mijn Youforce kan je onder 'HR voor anderen' de directe links naar de Self Service workflows koppelen. Het kan voorkomen dat je 2x dezelfde workflow ziet, zoals:   Waarom gebeurt dit? Mijn Youforce krijgt vanuit Self Service alle beschikbare workflows door. Dit wordt gedaan op gebruikerstype. Self Service kent 3 gebruikerstypes: ESS (Employee Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'Persoonlijk' MSS (Management Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen' PRO (PSA-gebruikers) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen'   Hierdoor zijn er 2 redenen waardoor een workflow 2x zichtbaar kan worden tijdens het configureren van de links in Mijn Youforce. Hieronder leggen we beide redenen uit.   Reden 1) Zelfde workflow & startactiviteit geautoriseerd voor zowel 'PSA-gebruiker' als 'Eindgebruiker'  In bovenstaande voorbeeld is de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' in Self Service zowel geautoriseerd voor minimaal één gebruiker met MSS-rechten. Dit is bijvoorbeeld een gebruiker met de rol 'manager' (MGR) die in Self Service bekend is als 'eindgebruiker'. Daarnaast is dezelfde workflow ook bij minimaal één gebruiker in Self Service geautoriseerd die bekend staat als PRO (PSA-gebruikers). Bijvoorbeeld omdat de activiteit 'fiatteren salarisadministratie' óók als startactiviteit is toegestaan. Of omdat een collega van de Salarisadministratie voor een test óók rechten heeft gekregen om de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' te kunnen indienen.   Reden 2) Zelfde workflow & met meerdere startactiviteiten Self Service biedt een enorme flexibiliteit in de inrichting van workflows. Het is mogelijk om dezelfde workflow meerdere startactiviteiten te geven. Bijvoorbeeld zoals hieronder zijn zowel 'Behandelen PA' als 'Fiatteren SA'  een start activiteit:   In dit voorbeeld zal hierdoor de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' 2x zichtbaar zijn in het configureren van de links in Mijn Youforce.   Hoe richt ik dit in? Je kunt 2x dezelfde workflow in Mijn Youforce koppelen. Bijvoorbeeld als volgt:     De gebruikers van Mijn Youforce zullen nooit 2x dezelfde link zien. Degene met MSS-rechten (zoals de manager) zal alleen de juiste directe link naar de workflow zien in Mijn Youforce. En de collega met PRO (PSA-gebruikers-rechten) zal óók direct naar de juiste workflow en activiteit worden geleid.    Hetzelfde geldt voor de 'startactiviteit'. De gebruiker met rechten op 'Behandelen PA' als start activiteit komt rechtstreeks in de juiste workflow en activiteit. En de collega met rechten op 'Fiatteren SA' zal als hij/zij vanuit Mijn Youforce op 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' klikt direct in deze activiteit uitkomen.

Binnen Mijn Youforce hebben jullie de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen. De banner gaat op verschillende plekken gebruikt worden binnen Mijn Youforce. De grootte van de afbeelding is niet overal gelijk en daarom hebben we hier een aantal richtlijnen voor jullie.  Doel Banner Het doel van deze banner is om de uitstraling van jullie organisatie in mijn Youforce naar voren te laten komen. Niet alleen zal de banner gebruikt worden binnen Mijn Youforce maar deze zal in de toekomst ook gebruikt worden voor de Youforce app. Om jullie mee te nemen hoe de banner zal worden toegepast in Mijn Youforce verdelen we het in twee secties:  Sfeerimpressie/foto  Abstracte huisstijl Formaat banner: De banner in Mijn Youforce heeft als afmeting 880 * 200 Pixels maar deze afmetingen zijn niet gelijk aan bijvoorbeeld die van de Youforce app, om deze reden raden we je aan om een iets hogere afbeelding te nemen. We ondersteunen de volgende formats: png, jpeg, tiff.  Sfeerimpressie/foto   Kort samengevat: Tips voor sfeerfoto banner Zorg ervoor dat het onderwerp op de foto niet teveel is ingezoomd Zorg dat het onderwerp, bijvoorbeeld personen, in het midden van de afbeelding staan Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Zorg dat je rechten hebt om de afbeelding te gebruiken (copyright) Houdt rekening met het eindresultaat zodat hier geen tekst of het onderwerp van jouw foto wordt overschreden Toelichting Sfeerimpressie/foto Foto 1: zorgmedewerker met cliënt De eerste is qua personen op de foto erg ingezoomd. Hierdoor zie je dat de personen worden afgesneden en kan het dus zijn dat je niet de kern erop krijgt van wat je zou willen tonen. Mocht je graag een foto willen toevoegen met personen, dan raden wij aan dat deze persoon meer uitgezoomd zijn, zoals op foto 2.    Foto 2: vrolijk ouder stel Voor de tweede foto zijn de personen op de foto veel meer uitgezoomd. Dit is in dit geval goed zichtbaar en krijg je een goed beeld van dit sfeerbeeld. In principe is het dus beter als het onderwerp op de foto wat minder ingezoomd is en dat deze zich voornamelijk in het (rechts) midden van de afbeelding plaatsvinden.    Ook bij beide foto’s zie je dat er een deel wordt afgesneden. Zorg er in dit geval voor dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Abstracte huisstijl  Kort Samengevat: Tips voor abstracte huisstijl banner Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Logo’s en tekst kunnen het beste aan de rechterkant van de banner worden geplaatst (zie eindresultaat) Houd de linkerkant van de banner rustig, bijvoorbeeld door een egaal kleurvlak.  Toelichting abstracte huisstijl In principe kan je zelf bepalen hoe jouw banner eruit ziet. Hierbij een voorbeeld van een abstracte huisstijl banner: Formaat afbeelding In het voorbeeld hierboven zie je dat we een deel van de afbeelding afsnijden (de rode vlakken laten zien wat we afsnijden).  In principe is het dus goed om een iets grotere/hogere afbeelding te hebben zodat de banner goed zichtbaar blijft, ook als deze op verschillende plekken en schermen wordt getoond. Design banner Je ziet in de afbeeldingen  aan de linkerkant de huidige situatie hoe jouw banner er op dit moment uit zal komen te zien. In de toekomst willen we een begroeting inclusief naam, zoals goedemiddag Lotte, toevoegen zoals afgebeeld aan de rechterkant op de afbeeldingen. Zorg dus dat je in principe aan de linkerkant geen tekst hebt staan, zoals hierboven in de afbeelding. Hieronder in de afbeelding zie je dat zodra je tekst toevoegt aan de linkerkant, dat deze in de toekomst zal worden overschreden door de begroeting.  Logo Zoals we in de voorbeelden hebben getoond zijn er twee designs van de banners. De linkerkant laat de huidige banner zien. Deze toont nog niet het logo inclusief de welkomsttekst. De banners aan de rechterkant van de voorbeelden tonen wel het logo en de welkomsttekst. Dit zal uiteindelijk het eindresultaat zijn van de banner binnen Mijn Youforce. Dit zullen wij in de loop van 2024 realiseren.     

Ja die is er.   Deze is beschikbaar is kan je je inschrijven via de Academy van Visma|Raet. De training is te vinden onder de naam 'E-learning Mijn Youforce Applicatiebeheer'.    Al nieuwsgierig? Kijk dan naar het voorproefje van het eerste hoofdstuk van de e-learning.

Zoals in dit artikel gemeld, gaan we vanaf 14 mei een nieuw Gebruikersbeheer aanbieden. Daarom hebben we ook een nieuwe handleiding geschreven.    In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Deze handleiding is geschreven voor beheerders.   

We hebben een ‘Mijn Youforce’ pakket opgesteld waarbij een consultant jullie organisatie persoonlijk begeleidt met de overstap naar Mijn Youforce en Autorisatiebeheer.   Een consultant pakt dan de volgende punten op: Introductie Mijn Youforce en Autorisatiebeheer Doornemen ingevulde autorisatiematrix Het toelichten en begeleiden bij inrichten van Autorisatiebeheer Instructie “Configuratie links en processen Mijn Youforce” Inrichten en begeleiden bij inrichten (van maximaal 5) deeplinks Self Service Activeren ziekteverzuim voor “Mijn Youforce” en “Youforce App” Inventarisatie vervolgvragen Inplannen vragenuurtje Dit online ‘Mijn Youforce’ pakket kost 8 credits. Indien er geen credit bundel is afgenomen kost het ‘Mijn Youforce’ pakket 8 consultancy uren.

Je hebt het webinar: ‘Zorgeloos aan de slag met Autorisatiebeheer’ gevolgd en bent druk bezig met het inrichten. Aan de hand van het artikel met de meest gebruikelijke autorisaties ben je een heel eind gekomen, maar hoe weet je nu dat je echt alles hebt? Hier hebben wij een aantal tips en tricks voor.    Controle op basis van rollen In Autorisatiebeheer kan je autorisaties onder andere toepassen op medewerkers en rollen. In Toegangsbeheer heb je de mogelijkheid om autorisatieprofielen op te stellen voor de medewerker en rollen. Je kunt deze autorisatieprofielen naast de aangemaakte autorisatie in Autorisatiebeheer houden en controleren of deze overeenkomen.      Hier kan wel een verschil in zitten. We hebben namelijk gezegd dat in Autorisatiebeheer de autorisaties doorwerken. Heb je een autorisatie gegeven aan een medewerker dan hoef je deze autorisatie niet meer te geven aan bijvoorbeeld een manager. Twijfel je of je de autorisatie al hebt toegekend? Je kan een autorisatie ook meerdere keren toekennen, dat is geen probleem.    Hoe zit dat voor de gebruikers met afwijkende rechten?  In Toegangsbeheer kun je een gebruiker opzoeken en zie je welke autorisaties deze gebruiker heeft. Dit kan ook in Autorisatiebeheer, maar dan iets uitgebreider. Als je de gebruiker hebt opgezocht kun je zien voor welke applicaties en rechten deze gebruiker autorisatie heeft, maar ook hoe hij of zij deze autorisaties heeft gekregen.      Heb je een gebruiker die afwijkende rechten heeft en zijn deze nog niet toegekend? Dan kun je een autorisatie aanmaken en toekennen aan deze specifieke gebruiker. Ons advies is wel om zo min mogelijk met afwijkingen te werken zodat het makkelijker te beheren is, maar soms kom je er niet onderuit.    Zijn er rapportages beschikbaar? Zowel in Toegangsbeheer en in Autorisatiebeheer kan je een rapportage uitdraaien dat inzicht geeft in de autorisaties per gebruiker. Hier zit alleen een kleine maar, Toegangsbeheer toont in de rapportage de applicaties en Autorisatiebeheer toont in de rapportage de rechten die een gebruiker heeft. Dit maakt het één op één controleren iets ingewikkelder, maar is gezien de verschillende werkwijzen van Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer niet te ontkomen.    Rapportage in Autorisatiebeheer Om de rapportage in Autorisatiebeheer te downloaden ga je naar Overzicht en klik je op download overzicht. Er wordt nu een csv bestand gedownload. Hoe je het csv bestand kan omzetten naar Excel of Google Spreadsheets staat in dit kennisartikel beschreven.      Rapportage in Toegangsbeheer In Logboek gebruik Youforce vind je overzichten van het beheer van gebruikers en autorisaties en andere overzichten. Portaalbeheer Logboek gebruik Youforce Bij ieder overzicht kun je achter het vraagteken in de balk een uitgebreide toelichting vinden.   Het overzicht Autorisatiemutatiehistorie toont welke (directe) autorisaties zijn aangepast Het  overzicht Profielmutatiehistorie toont alle mutaties op autorisatieprofielen behorend bij centraal in het HR-systeem toegekende rollen. Om naar bepaalde specifieke gegevens te zoeken, kun je filters instellen (boven de kolommen).  Als je in de autorisatiemutatiehistorie bijvoorbeeld filtert op : “beheerder”, worden alle gebruikers getoond waarbij het vinkje bij  ”Individueel gebruikersbeheer”  op enig moment Aan of Uit is gezet “toegangsbeheer”, worden alle gebruikers getoond waarbij het vinkje bij ”Toegangsbeheer” op enig moment Aan of Uit is  gezet. Hierbij wordt ook de datum/tijd en degene die de actie heeft uitgevoerd vermeld. Bij sommige gebruikers zie je dan ook dat de rechten eerst Aan zijn gezet en later weer Uit.   Een andere optie is om de totale tabel te downloaden en vervolgens  in Excel te filteren.   Als een gebruiker verwijderd wordt via Individueel gebruikers beheer, wordt deze gebruiker met de eventuele dienstverbanden die daar aan hangen verwijderd uit de database van Youforce portaal.  Daardoor komt deze gebruiker niet meer te voorschijn  bij “Overzichten aanmaken”  en “Gebruikersoverzicht downloaden” onder Portaalbeheer Portaalbeheer Rapportages In de Audit overzichten in logboek gebruik Youforce blijft een verwijderde gebruiker wel zichtbaar, want deze overzichten worden veel gebruikt t.b.v. Accountantcontrole.

We krijgen soms vragen of de inbox ook een handige vervanger is voor Self Service Te doen voor HR Professionals. Dat is een terechte vraag. Ik neem je in dit artikel mee in de mogelijkheden.    De huidige situatie betreft alle notificaties voor jou als gebruiker, dus ook als HR professional ontvang je al jouw notificaties in de inbox en kan je ze vanuit daar direct afronden. Toch weten we dat het aantal notificaties van de HR professionals erg veel is en om die reden kan het voor de HR professional van toegevoegde waarde zijn om toch Self Service Te doen beschikbaar te stellen.    Hieronder neem ik je mee in de mogelijkheden die je daarvoor hebt binnen Mijn Youforce. We hebben hiervoor twee opties om dit beschikbaar te stellen: Je kan deze groep gebruikers het recht ‘toegang tot Self Service voor anderen’ toekennen in autorisatiebeheer. Daarna voeg je het proces 'Self Service' toe aan een categorie onder HR voor anderen (bijvoorbeeld ‘Contact mutaties’). Op Mijn Youfroce kan men dan naar HR voor anderen gaan en door middel van zoeken of door te klikken op de categorie alsnog navigere naar Self service. Mocht je hiervoor kiezen, dan zullen alle gebruikers met het tabblad HR voor anderen en het recht tot Self Service voor anderen dit proces beschikbaar hebben. Of Je kent deze groep het recht ‘toegang tot Self Service professionals’ toe in autorisatiebeheer. Op Mijn Youforce gaan zij naar het tabblad beheer en kunnen door middel van zoeken naar Self Service naar Self Service navigeren. Op het tabblad beheer kan Self Service tevens gevonden worden in de categorie 'HR & arbeidsvoorwaarden'. Het voordeel hiervan is dat managers niet onnodig ook de link naar Self Service krijgen op HR voor anderen.   Hopelijk helpt dit jullie in de keuzes rondom het beschikbaar stellen van Self Service Te doen voor HR professionals. 

Het voormalige Youforce portaal kende een functionaliteit genaamd 'rolwissel'. Linksboven kon een gebruiker switchen tussen meerdere rollen.     In Mijn Youforce is dit niet meer nodig. Alle toegang tot de functionaliteiten als 'medewerker' zijn in Mijn Youforce zichtbaar onder 'Persoonlijk'. Alle toegang tot functionaliteiten gebaseerd op een rol (zoals 'manager' of 'leidinggevende Verzuim') zijn toegankelijk via 'HR voor anderen')     Binnen Youforce zijn er applicaties/module waarbij je per rol verschillende rechten kan hebben. In dergelijke gevallen zal de applicatie/module je de mogelijkheid geven om te kiezen in welke rol je de module wil gebruiken.  Stel je klikt vanuit Mijn Youforce op Personeelsdossier en je hebt daarin zowel als 'manager' of 'leidinggevende Verzuim' rechten. Dan verschijnt de volgende pop-up:

Stel je hebt in Mijn Youforce de Self Service workflow ‘Einde contract’ gekoppeld aan de categorie In, door en uitstroom. Een manager zal dit als volgt zien onder ‘HR voor anderen’   Het kan zijn dat je besluit om deze workflow een andere naam te geven. Bijvoorbeeld omdat de naam ‘Einde contract / uitdienst melden’ beter past binnen jouw organisatie. In Self Service pas je dit als volgt aan:   Direct ná de aanpassing zal een manager in Mijn Youforce onder onder ‘HR voor anderen’ nog géén verandering zien. Daar blijft de originele naam ‘Einde contract’ zichtbaar.   Als je op deze direct link naar de Self Service workflow klikt werkt dit zoals het hoort. In het scherm van Self Service is al wel direct de nieuwe naam zichtbaar.     In de avond/nacht worden alle geüpdatete naamswijzigingen vanuit Self Service verzonden naar Mijn Youforce. De volgende ochtend is dus ook de naam in Mijn Youforce als volgt geupdate:     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Self Service kan je autorisaties voor medewerkers intrekken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om 'medewerkers' niet langer te autoriseren voor de workflow 'Ontslag op eigen verzoek / pensionering' met de activiteit 'Indienen MW'     Direct na de aanpassing van de autorisatie ziet de medewerker deze link nog in Mijn Youforce. Klikt de medewerker op de link dan zal hij/zij op de volgende melding komen.   De link vanuit Mijn Youforce naar de workflow zal vanaf de volgende ochtend niet meer zichtbaar zijn. Zo kan een medewerker niet meer op de link klikken. Zoekt een medewerker bijvoorbeeld toch nog op het woord 'ontslag' dan verschijnt dit scherm     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Autorisatiebeheer hebben we de mogelijkheid om een overzicht als csv te downloaden. Om hier een overzichtelijk document van te maken, moet de csv wel goed ingelezen worden in Excel of google Spreadsheets.    Excel Wanneer je op Download overzicht klik, wordt een CSV bestand gedownload. Je kunt het gedownloade bestand openen door deze aan te klikken of via de verkenner op je computer het gedownloade bestand openen. Dit CSV bestand kun je in Excel omzetten naar kolommen door de volgende stappen uit te voeren: Selecteer kolom A Klik op gegevens Klik op Tekst naar kolommen Een nieuw scherm opent, klik op volgende Selecteer komma  Klik op voltooien     Google Spreadsheets Wanneer je op Download overzicht klik, wordt een CSV bestand gedownload. Je kunt het document openen in Google Spreadsheets door de volgende stappen te volgen: Open een nieuw document Klik linksboven op File Kies voor Import Ga naar Upload Open de verkenner Kies het bestand dat je in wilt lezen Een nieuw scherm opent Vul de velden met Append to current sheet en Detect automatically