Kennisbank Youforce Portaal

Dit document is bedoeld voor beheerders die Single Sign On willen gaan inrichten. In dit document worden de stappen toegelicht die een Youforce beheerder kan uitvoeren, maar ook de stappen voor de ICT beheerder.    De focus van dit document is het inrichten van een nieuwe koppeling. Heb je op dit moment al een koppeling in Ping en moet je nog over naar Visma Connect? Dan kan je deze handleiding ook gebruiken, maar dan is de migratie nog een aanvullende stap welke niet in deze handleiding aan bod komt. Daarvoor verwijs ik naar Single Sign On in Visma Connect: Vervolgstappen voor klanten met SSO    Succes met het configureren van Single Sign On voor jouw organisatie! 

Met de overgang naar Visma Connect kunnen wij een, naar mijn mening, mooie nieuwe functionaliteit toevoegen, namelijk de backupcode.    Wat is de backupcode? De backupcode is een eenmalige code die gebruikt kan worden als tweefactorauthenticatie. Dit is fijn om achter de hand te hebben voor wanneer je bijvoorbeeld je telefoon bent vergeten, verloren of vernieuwd hebt.    Hoe krijg je een backupcode? Wanneer de gebruiker een account activeert, krijgt hij of zij een backupcode. Mocht de gebruiker tijdens het inloggen geen toegang hebben tot het apparaat voor de tweefactorauthenticatie, dan kan de gebruiker deze backupcode gebruiken. Het is daarbij belangrijk dat de gebruiker deze opgeslagen en beschikbaar heeft. Als de gebruiker deze niet meer heeft, maar wel nog kan inloggen, kan de gebruiker zelf een nieuwe backupcode aanvragen in de Account Instellingen.    Nu komt het natuurlijk voor dat de gebruiker deze backupcode niet meer heeft. Je kunt als beheerder een nieuwe eenmalige backupcode versturen. Deze code wordt dan naar de gebruiker gemaild, zodat de gebruiker toch aan de slag kan.    De backupcode gebruiken  Wanneer je bij het inloggen geen toegang hebt tot jouw apparaat voor tweefactorauthenticatie, kan je op de link klikken ‘Probeer het op een andere manier’. Vervolgens kies je voor Backupcode gebruiken.  Vul hier de Backupcode in en klik op Bevestigen.  Vervolgens krijg je de keuze voor permanent of tijdelijk geen toegang meer tot de Authenticator-app.  Ik heb tijdelijk geen toegang tot de Authenticator-app Als je tijdelijk geen toegang meer hebt tot de Authenticator-app, kan je op deze manier inloggen met de backupcode zonder dat de verbinding met de Authenticator-app verwijderd wordt.    De backupcode is eenmalig en daarom krijg je een nieuwe code welke de oude code vervangt.    Ik heb permanent geen toegang meer tot de Authenticator-app Als je permanent geen toegang meer hebt de authenticator-app, kan je nu opnieuw de tweefactorauthenticator koppelen en krijg je een nieuwe backupcode. 

Wanneer je in Gebruikersbeheer een onyouforce account aanmaakt, is dit ook een Visma Connect account. Je kunt daardoor alle gebruikers met een onyouforce account toevoegen als Authenticatie beheerder.    Maar wanneer een ICT specialist geen onyouforce gebruiker heeft en deze ook niet nodig heeft, kan je een Visma Connect account aanmaken. Gebruik daarvoor deze link. Klik vervolgens op Create account. Vul je voornaam, achternaam en e-mailadres in en klik op Sign up. Deel dit e-mailadres vervolgens met de Youforce Beheerder. De Youforce beheerder kan dit e-mailadres invullen bij de Authenticatiebeheerders en daarmee de rol toekennen.   Met deze stappen is het account aangemaakt en kan de Youforce beheerder in Configuratie Youforce de IT specialist toevoegen als Authenticatiebeheerder.

Wanneer je al een bestaande Single Sign On connectie in Ping hebt, blijft Ping leidend voor SSO totdat de consultant de configuratie in Ping heeft weggehaald. Het maakt geen verschil of je de configuratie al hebt aangemaakt in Visma Connect en jouw gebruikers hebt gemigreerd, want Ping blijft het leidende systeem.    Als Ping leidend is, hoe kan ik dan testen of het in Visma Connect goed staat?  Daarvoor hebben we een test functionaliteit ontwikkeld. Wanneer je gebruikmaakt van https://sso.youforce.com/me/test kan je per gebruiker een test uitvoeren. Er zijn drie mogelijke scenario’s: De gebruiker is niet bekend Je kunt dan niet inloggen en krijgt een foutmelding bij het inloggen. Je gebruiker is wel bekend in Visma Connect, maar niet in Youforce Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer je een Visma Connect account hebt, maar dat deze nog niet gekoppeld is in Mijn Youforce Je gebruiker is bekend in Visma Connect en Youforce   Hoe kan je testen?  Ga naar https://sso.youforce.com/me/test Vul het e-mailadres van de gebruiker in die je wilt testen Let op: je moet inloggen met deze gebruiker. Het is dus belangrijk dat je met een gebruiker test waarvan je de gebruikersnaam en het wachtwoord weet.    Vul het wachtwoord in Controleer de uitkomst Klik rechtsboven op uitloggen Je bent ingelogd in een Visma Connect account en hebt daardoor een actieve sessie. Het is daarom belangrijk dat je uitlogt voordat je de volgende gebruiker gaat testen.    Wat als mijn gebruiker niet gevonden is in Youforce?  Als jouw gebruiker niet gevonden is in Youforce, dan staat de SSO ID/External identity niet gevuld in Gebruikersbeheer of is jouw gebruiker nog niet gemigreerd. Je kunt dit oplossen door de gebruikers te migreren of door de SSO ID te vullen in Gebruikersbeheer. 

Dit is een handleiding voor nieuwe gebruikers die voor het eerste inloggen met een onyouforce account.   Nu staat hier alleen nog het inlogproces in en het koppelen van tweefactorauthenticatie. 

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com. Vul je wachtwoord in.     Activeer tweefactorauthenticator.     Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Voor de Microsoft Authenticator klik je op 'Gebruik een andere authenticator-app'.   Scan de QR code voor de Microsoft- of Google Authenticator app. Je kunt ook andere authenticatie apps gebruiken als deze app elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code genereert.  Klik daarna op ‘Volgende’ en vul de code uit de app in.   Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken. Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.  Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.  Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:   Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.  Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.   Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de code uit de authenticatie app. 

Op 18 september vanaf 18:00 uur stappen we over naar Visma Connect. Deze overgang brengt enkele wijzigingen met zich mee voor het aanmaken van nieuwe accounts in Gebruikersbeheer. Daarom bij deze een bijgewerkte handleiding voor Gebruikersbeheer met onyouforce accounts in Visma Connect, ter vervanging van de handleiding met het huidige account management.

In dit artikel zullen de veelgestelde vragen over Visma Connect worden toegevoegd.    Overgang 18 september vanaf 18:00 uur Moeten alle gebruikers vanaf 18 september opnieuw een apparaat voor tweefactorauthenticatie koppelen? Alleen alle onyouforce gebruikers. Wanneer gebruikers inloggen met Single Sign On (ofwel het zakelijk e-mailadres) verandert er niks voor hen.    Wanneer mijn gebruikers al de Microsoft authenticatie app gebruiken, moeten zij deze vanaf 18 september alsnog opnieuw koppelen? Ja, met deze overstap kunnen wij alleen de gebruikersnamen en wachtwoorden meenemen, de apparaten die gekoppeld zijn voor de tweefactorauthenticatie niet. Daarom moeten alle onyouforce gebruikers opnieuw een apparaat koppelen. Welke app zij nu gebruiken maakt hierin niet uit.    Moeten wij als beheerder een instelling aanpassen op 18 september?  Nee, vanuit Visma Raet zetten wij de knop om. Vanaf dat moment krijgen alle onyouforce gebruikers bij de eerste keer inloggen de mogelijkheid om een apparaat voor tweefactorauthenticatie te koppelen.    Is er een handleiding beschikbaar? Ja, we hebben een handleiding beschikbaar voor jouw onyouforce gebruikers, Handleiding overstap naar Visma Connect voor onyouforce gebruikers. De video voor het koppelen van de Microsoft Authenticator app en de video voor het koppelen van de Visma Authenticator kan je ook met jouw gebruikers delen.    Kan ik meerdere apparaten koppelen voor de tweefactorauthenticatie?  Ja, de gebruiker kan zo veel apparaten koppelen als hij of zij wilt. Zolang de authenticatie app werkt op basis van OTP. Dit houdt in dat je elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code krijgt.     Visma Raet raadt de Visma Authenticator app aan voor tweefactorauthenticatie, maar waar kan ik deze app vinden? Deze app kun je downloaden in de App en Play Store onder de naam Visma Authenticator.   Kunnen wij als beheerders ook in Youforce vastleggen welke apps de gebruiker mag gebruiken voor account activatie?  Visma Connect biedt meerdere keuzes aan voor de tweefactorauthenticatie. De gebruiker kan zelf kiezen welke manier hij of zij gebruikt. We kunnen dit niet per klant aanpassen.   Waarom moeten gebruikers naast het koppelen van een apparaat ook het account opnieuw activeren? We hebben de reactivatie van de accounts toegevoegd om de beveiliging van het account te garanderen. Sommige gebruikers loggen namelijk minder vaak in en we willen ook in die periode ervoor zorgen dat de accounts beveiligd zijn.    Kunnen we gebruikers gefaseerd overzetten op Visma Connect?  Nee, met deze overgang kunnen we alleen de knop in één keer voor alle onyouforce gebruikers omzetten en dit zullen we op 18 september vanaf 18:00 uur doen. Dit betekent niet dat alle gebruikers op 19 september in moeten loggen. Zij kunnen inloggen wanneer zij willen, maar zullen bij de eerste keer een nieuw apparaat moeten koppelen.    Wat als mijn gebruikers hun wachtwoord niet meer weten?  Wanneer zij bij het inloggen het wachtwoord niet meer weten, kunnen zij eenvoudig op wachtwoord vergeten klikken. Zij krijgen dan een e-mail met de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan te maken.    Wat als mij gebruikers geen app op de telefoon willen downloaden?  Dan kan de gebruiker de desktop versie van de Google Authenticator downloaden en met de sleutel koppelen.  Accounts in Gebruikersbeheer vanaf 18 september 18:00 uur Komt het in het logboek wanneer ik een account aanmaak en er een mail verstuurd wordt?  Ja, alle acties worden vanaf 18 september in Gebruikersbeheer in het logboek getoond.    Kan ik accounts verwijderen? Ja, met deze nieuwe accounts kan je in Gebruikersbeheer het account verwijderen. Maar let op, daarmee is het account ook echt weg. Je kunt wel eenvoudig weer een nieuw account aanmaken.    Blijft de inlog met Single Sign On werken als ik het account in Gebruikersbeheer verwijder?  Ja, in Gebruikersbeheer verwijder je alleen het onyouforce account. Zolang de External Identity gevuld blijft, kan de gebruiker in blijven loggen in Youforce met Single Sign On.    Verandert het proces voor nieuwe gebruikers? We hebben een aantal kleine wijzigingen doorgevoerd, zo zal de gebruiker een vereenvoudigd scherm zien bij het aanmaken van het account. Ook kan je als beheerder bij het activeren van het account kiezen naar welk e-mailadres je de activatiemail wilt sturen. Wanneer voor jouw organisatie activatie e-mails automatisch verstuurd worden, dan blijft dit proces hetzelfde.    Daarnaast voegen we de geboortedatum check weer toe voor gebruikers die uit Beaufort komen. Indien gewenst kan je als beheerder deze geboortedatum check zelf uitzetten in Configuratie Youforce. De geboortedatum check wordt niet toegevoegd voor gebruikers die hadnmatig aangemaakt zijn in Gebruikersbeheer.    Kan ik als beheerder de apparaten voor tweefactorauthenticatie deactiveren of ontkoppelen?  Nee, dit is niet meer mogelijk. De gebruiker wordt hier zelf verantwoordelijk voor. Heeft de gebruiker tijdelijk of permanent geen toegang meer tot de telefoon die gekoppeld was voor de tweefactorauthenticatie, dan kan hij of zij daarvoor de backupcode gebruiken. Deze backupcode wordt bij het aanmaken van het account met de gebruiker gedeeld. Als de gebruiker deze backupcode kwijt is kan je als beheerder deze code opnieuw naar de gebruiker mailen vanuit Gebruikersbeheer.    Kan ik als beheerder met Visma Connect ook zien wat de laatste inlogdatum is van een gebruiker?  Jazeker, ook voor de accounts in Visma Connect is dit mogelijk.    Worden mijn onyouforce accounts nog steeds automatisch aangemaakt als ik dat ingesteld heb in Configuratie Youforce? Ja, dit proces zal niet veranderen. 

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com.   Vul je wachtwoord in.       Activeer tweefactorauthenticator.       Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Scan de QR-code om de Visma Authenticator te downloaden. Klik daarna op 'Volgende'     Open de Visma Authenticator-app. Klik rechtsboven op het +. Je kunt hier inloggen met jouw onyouforce account of de volgende QR-code scannen.     Vervolgens krijg je dit scherm te zien. Om het proces voor het koppelen van je telefoon af te ronden klik je op 'Accepteren'.      Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken.   Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.    Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.    Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:     Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.    Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.     Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de push notificatie uit de Visma Authenticator