Kennisbank Youforce Portaal

Op deze pagina vind je alle gestelde vragen tijdens workshop Autorisatiebeheer. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:    Testen  Tijdens het Webinar hebben we samen de rechten ingericht, wat is het gevolg van het inrichten van deze rechten? Heeft dit invloed op de rechten van onze gebruikers? Alles wat je nu in Autorisatiebeheer doet, heeft geen directe gevolgen voor jouw gebruikers. Het portaal blijft voor nu nog werken op basis van Toegangsbeheer. De rechten die je nu inricht zullen wel binnen Mijn Youforce getoond worden. Denk er echter wel goed over na welke rechten je toe wilt kennen aan de juiste groepen zoals je dat in jouw werkelijke situatie zou doen.   Hoe kan ik controleren of ik alles goed heb ingericht? Kan ik dit testen voordat ik het vrijgeef aan mijn gebruikers? Ja, je ziet alles wat je inricht in autorisatiebeheer terug in Mijn Youforce. Door in te loggen op Mijn.youforce.com zul je zien wat het inrichten van de rechten doet voor jouw gebruiker. Je kan eventueel met een medewerker of manager account ook testen in Mijn Youforce.    Ik zie in autorisatiebeheer al een aantal autorisaties ingericht, kan ik deze gewoon verwijderen? Het kan zijn dat je al een aantal autorisaties in autorisatiebeheer ziet staan. Dit komt omdat rechten zoals de app, declaraties, vervanging en ziekmelden in de huidige werkwijze al worden vastegelegd in autorisatiebeheer. Zorg eerst dat je alle rechten toekent aan de juiste groepen gebruikers. Ben je helemaal klaar en weet je zeker dat je alle rechten hebt toegekend, dan kan je de oude autorisaties verwijderen. Zo hou je autorisatiebeheer schoon en overzichtelijk. Rechten zoals de app, declaraties, vervanging en ziekmelden worden namelijk in de huidige werkwijze vastegelegd in autorisatiebeheer.   Overschrijft autorisatiebeheer de reeds ingerichte profielen vzoals hrss en personeelsdossier? Nee, de rechten binnen HRSS en Personeelsdossier blijven gelden. Daarin bepaal je dus welke workflows zichbaar zijn voor jouw gebruikers.   Rapport autorisatiebeheer Hoe kun je snel zien welke autorisaties je nog niet hebt toegevoegd. Bijv. als beheerder wil ik alle autorisaties, maar zie niet in 1 oogopslag wat nog ontbreekt. bij toegansbeheer kon je dat wil gelijk zien. Op gebruikersniveau kan je dit zien via het tab 'Gebruikers'. Hier zie je welke rechten je hebt toegekend. OM te zien wat jij nog niet hebt toegevoegd, kan je de rapportages downloaden. Alles wat op 'nee' staat bij jou als gebruiker, is nog niet toegekend.    Je kunt bij het toevoegen van rechten hoger in de piramide niet zien dat bepaalde rechten al lager zijn toegevoegd, dit zou een handige verbetering zijn zodat je dit niet hoeft te onthouden of op te zoeken. Dit zou inderdaad een mooie toevoeging zijn op het tabblad 'Gebruikers'. Er is hiervoor een idee aangemaakt. Geeft dit idee Kudos en hopelijk kunnen wij dit idee realiseren.    Is er ook een overzicht zodat je autorisaties op rol-niveau kunt inzien?  Op dit moment nog niet. Er bestaat al wel een idee dat men graag zou willen zien uit welke autorisatie de rechten komen per gebruiker. Mocht dit niet helemaal voldoen, maak dan een idee aan op de community en hopelijk kunnen wij dit dan oppakken.    In het autorisatierapport per gebruiker zie je alleen alle applicaties en rechten. Is het mogelijk om ook de namen van de autorisaties toe te voegen, zodat je snel ziet of je iets mist? Voor nu is dit inderdaad nog niet toegevoegd. Er zijn al een aantal ideeën aangemaakt op de community met dit voorstel. Ik wil je uitnodigen om dit idee kudos te geven en hopelijk kunnen we dit dan oppakken.    Hoe kun je kijken of je alle rechten een op een hebt overgenomen ? Je zou eventueel een uitdraai kunnen maken van het overzicht vanuit toegangsbeheer 'overzicht aanmaken' onder rapportages in het oude portaal. Deze uitdraai 'rapport' kan je ook doen in autorisatiebeheer. Als je deze naast elkaar neerlegd of wellicht een steekproef doet, kan je goed zien of alle autorisaties voor jouw gebruikers overeenkomen.   Waarom wordt het CSV bestand niet gelijk overzichtelijk getoond ipv dat je dit zelf nog moet bewerken? Dat komt omdat het een CSV bestand is en geen Excel bestand. We hebben ook bewust voor een CSV bestand gekozen omdat deze voor iedereen toegankelijk is. Voor een excel bestand heb je ook een betaald account in Excel nodig om deze te mogen openen. Aangezien niet elke organisatie met Excel werkt is gekozen voor een CSV bestand. Deze kan je gemakkelijk inlezen in zowel Excel als bijvoorbeeld Google Sheets. Opbouwen autorisaties Hoe werkt de opbouw van de pyramide precies? Moet ik rechen dubbel toekennen of wordt dit daadwerkelijk opgeteld? In dit artikel hebben we geprobeerd zo goed mogelijk uit te leggen hoe de rechten in elkaar zitten en hoe de opbouw precies werkt.    Nu wordt er bij Manager hetzelfde recht gegeven voor het personeelsdossier als bij alle gebruikers, dit is dan toch niet meer nodig ivm de pyramide? Dat is niet helemaal het geval. We hebben de applicatie Medewerkerdossier met daaronder liggend zit personeelsdossier en salarisdossier specifiek voor de medewerker. Voor de manager hebben we de applicatie 'personeelsdossier'. Dit is specifiek voor de manager. Hier een link naar het overzicht van alle rechten en de gekoppelde modules. Daarin maken we ook onderscheid of dit op persoonlijk (dus de medewerkers) of voor HR voor anderen (alles betreffende dat niet voor jezelf is) https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618   Is er een voorbeeld beschikbaar van de meest gebruikelijke autorisaties in 'Autorisatiebeheer'? Naar aanleiding van deze vraag hebben wij dit kennisartikel geschreven met de meest voorkomende autorisaties per rol/groep.    Dus de autorisatibeheer werkt cascading. Betekent dat de beheerder ook declaratie bulk controleren kunnen afronden? Dat is niet helemaal het geval, het werkt eigenlijk andersom. Alle rechten binnen de groep 'alle gebruikers' zijn inderdaad toepasbaar op alle gebruikers. Met een actief dienstverband ontvang je daarbovenop de rechten van de groep toegekend aan actieve medewerkers. Daarbij komen de autorisaties op rollen, welkej e alleen krijgt als de gebruiker de rol toegekend heeft. Daarbovenop kan deze persoon eventueel nog rechten krijgen mocht deze toegevoegd zijn aan een autorisatie toegekend aan specifieke gebruikers.    Kunnen we twee profielen voor SA inrichten? Één uit HR Core en andere als specifieke gebruiker? Vullen deze twee elkaar aan? Als jij voor degenen met de rol SA een autorisatie inricht en je deze personen ook toekent aan een autorisatie op specifieke gebruikers, dan zullen die twee elkaar inderdaad aanvullen. Echter raden we aan om alle rechten voor SA in hetzelfde profiel aan te maken en zo min mogelijk specifieke gebruikers autorisaties aan te maken. Dit zal namelijk handmatig een actie vereisen terwijl bij een autorisatie op rol, de rechten automatisch worden toegekend zoals bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers SA of Functiewijzigingen.   Is het, of is het in de toekomst mogelijk om ook op basis van functie autorisaties toe te kennen? Op dit moment kan je niet op functie/arbeidsrelatie of iets anders autoriseren. In het verhaal van Sabine heb je vernomen dat we op termijn meer diepgang willen gaan leveren op autorisaties. Er is inmiddels al wel een idee bekend op de Community. Je kunt er meer over lezen en op stemmen via https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce- Maar op het gebied van functie is nog geen bekende wens en klink voor veel organisaties erg bewerkelijk. Maar schroom niet om dit als nieuw idee te posten"Portaal/Autorisatiebeheer-uitbreiden-naar-arbeidsrelatie/idi-p/567448 Alle gebruikers Wat betreft alle gebruikers? Zijn dit alle personen met een account die nog niet in dienst, in dienst en uit dienst zijn? Dat klopt, dit betreft alle gebruikers met een account. Als je dus al wel een account hebt omdat je al wat taken moet uitvoeren alvorens jouw dienstverband, dan heb je de rechten uit profiel  ‘alle gebruikers’.    Kan je een autorisatie aanmaken voor medewerkers uit dienst?  Je kunt een profiel maken voor ''alle actieve gebruikers'' en voor ''alle actieve medewerkers''. In het profiel ''alle actieve gebruikers'' stop je ook de rechten voor medewerkers uitdienst. Bijvoorbeeld zodat ze nog hun jaaropgave kunnen blijven raadplegen.   Wij hebben ingericht dat medewerkers uit dienst na een bepaalde tijd niet meer in youforce kunnen. Blijft dit gewoon zo of moet dat hier ook weer apart ingericht worden Dit blijft hetzelfde werken zoals het nu ook doet. Mocht je dus ingesteld hebben dat de gebruikers na een bepaalde tijd niet meer kunnen inloggen, dan zou dit ook  zo werken in de nieuwe situatie.   Krijgen alle gebruikers standaard toegang tot Mijn instellingen en Mijn profiel? Ja, in Mijn Youforce krijgt de medewerker dit standaard.   Wat kan een reden zijn om niet-actieve werknemers toegang te geven tot Self-Service? Het kan zijn dat je voor nieuwe medewerkers alvast een aantal workflows beschikaar wilt stellen zoals het uploaden van diploma's of het aanvullen van de persoonlijke gegevens. Daarnaast kan het voor medewerkers die uit dienst zijn gegaan, dat zij tot een maand na uit dienst treding nog de laatste bonnetjes mogen declareren.   Wat bepaald dat een medewerker een actief dienstverband heeft? Autorisatiebeheer kijkt hiervoor naar Beaufort. Wanneer in Beaufort een dienstverband zonder einddatum staat is dit een actief dienstverband. Organisatorische Eenheid Kan je twee autorisatieprofielen aanmaken op dezelfde rol maar deze toewijzen aan verschillende organisaties/afdelingen (bijvoorbeeld als je met twee verschillende organisaties in één omgeving zit en de rechten verschillen per organisatie)? Door een autorisatie toe te kennen aan bijvoorbeeld 'actieve medewerkers' heb je ook de keuze om dit toe te wijzen op een specifieke organisatorische eenheid. Hier kan je er dan voor kiezen om het toe te wijzen per afdeling of een afdeling te kiezen en alle onderliggende afdelingen automatisch ook te selecteren. Let op! als je twee of meer profielen toekent aan dezelfde groep zoals 'actieve medewerkers', zorg ervoor dat je in de titel van de autorisatie duidelijk onderscheid maakt.  Wanneer je met meerdere organisaties zit en de ene organisatie maakt wel gebruik van performance management en de ander niet moet je dan de de autorisatie van de manager dan apart doen? In dit geval is het inderdaad verstandig om twee autorisaties aan te maken waarbij je ze allebei toekent aan de rol manager. Het onderscheid maak je hier op Organisatorische Eenheid, zo kan je verschil maken in de rechten voor verschillende organisaties en afdelingen. Let op! als je twee profielen toekent aan dezelfde rol zoals manager zorg er danvoor dat je in de titel van de autorisatie duidelijk onderscheid maakt.    Bij het selecteren van een organisatorische eenheid, worden dan automatisch de onderliggende afdelingen geselecteerd? Als je alleen op de checkbox klikt voor de desbetreffende afdeling, dan wordt alleen die specifieke afdeling geselecteerd. Om alle onderliggende afdelingen ook te selecteren, kan je over de afdeling met de muis bewegen en dan krijg je de optie: 'alle onderliggende afdelingen te (de)selecteren'.   Als je een nieuwe OE toevoegd in BO4 en je hebt bij autorisatie gekozen voor toekennen aan geselecteerde OE (selecteer met alle onderstaande OE), komt de nieuwe OE dan automatisch hierbij te staan? Nee, deze zul je dan zelf toe moeten voegen. Je kunt op dit moment namelijk ook afdelingen uitsluiten en als we dit gaan automatiseren, zou de optie van uitsluiten vervallen. Rol autorisatie bv salarisadm is eigenlijk autorisatie op dat moment van de actieve OE codes. Hoe gaan dan nieuwe OE codes voor de bestaande rol autorisaties? Handmatig toevoegen? Heb je ervoor gekozen om de autorisatie toe te passen op een geselecteerd aantal Organisatorische Eenheden, dan zal je inderdaad de nieuwe OE handmatig moeten toevoegen aan het profiel. Heb je de autorisatie toegepast op alle OE's dan hoef je niets te doen.    Koppelt het systeem niet automatisch de MGR aan de OE's zoals ingericht in de organisatiestructuur in HR Core Beaufort? Autorisatiebeheer vervangt Toegangsbeheer. Dat gaat dus om 'wat een manager (of andere rol)' mag doen. Zoals ziekmelden declaraties goedkeuren of Verzuimmanagement. Voor welke medewerkers een manager dit mag doen bepaal je nog steeds in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. Dat verandert niet."   In de lijst met OE staan ook nog oude organisatorische eenheden. Hoe kun je die uitsluiten? Het overzicht van OE's zou gelijk moeten zijn aan het overzicht in HR Core Beaufort. Je ziet zowel actieve als inactieve OE's. Er is wel een idee/wens aangemaakt op de Community om dat mogelijk aan te passen. Deze kan je lezen via Alleen actieve onderdelen zien  en mogelijk ook Zie je toch iets raars? Bijvoorbeeld dat afdelingen missen in Autorisatiebeheer die wel in Beaufort staan? Maak dan even een ticket aan bij het ServiceCenter"op stemmen.   In de lijst met OE's zie ik alleen de namen staan, is het ook mogelijk om hier de nummers van de OE's aan toe te voegen? Dit is op dit moment inderdaad niet het geval. Ik zou je willen vragen om een idee in te dienen op ons ideeënportaal. Dan kunnen we kijken of andere klanten deze wens ook hebben. https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/idb-p/nl_ra_YF_Portaal_ideas   Klopt het dat je max 200 afdelingen kan autoriseren? Dat klopt inderdaad. Eerder was het zelfs maar 50 afdelingen en deze zijn dus nu uitgebreid naar 200. Mocht je een grote organisatie hebben, dan kan het dus zijn dat je meerdere autorisaties aanmaakt voor dezelfde rol maar toepast op verschillende OE's. Hierbij de link naar het community artikel: Limiet 50 gebruikers en of afdelingen in Autorisatiebeheer  Toekennen aan rollen (Beaufort rollen) Worden de rechten van een manager niet meer toegekend via usermanagement? Het autoriseren van een manager is met de introductie van Autorisatiebeheer niet veranderd. Je legt per organistorische eenheid/afdeling in HR Core Beaufort vast wie de rol MGR (manager) heeft. Dit werkt vervolgens door in Autorisatiebeheer, maar ook in onderdelen als Self Service, Personeelsdossier, Youforce app of Verzuim Management.   Hoe maak je een nieuwe rol aan? Een nieuwe rol maak je aan in Beaufort. In de opname van de webinar kan je terugkijken hoe Matthias dit stap voor stap doet.   Hoef je deze niet meer te koppelen aan 1 persoon om de rol in autorisatiebeheer te krijgen? Autorisatiebeheer heeft het inderdaad niet nodig dat je het minimaal aan 1 persoon koppelt. Dat was in het verleden wel zo maar sinds dit voorjaar hoeft dat niet meer."   Ik zie minder/andere rollen dan werden getoond in het webinar De rollen die worden getoond komen uit Beaufort online. Mocht jij dus minder of andere rollen zien binnen autorisatiebeheer, dan betekent dat dat je alleen die rollen in hebt gericht in Beaufort. In de opname van de webinar kan je terugkijken hoe Matthias een nieuwe rol toevoegt.    Nu je in autorisatiebeheer de rechten toekent aan de beaufort rollen, blijft het dan ook nog noodzakelijk om ook nog noodzakelijk om in BO4 roltoewijzing aan medewerkers op OE toe te kennen? Het is inderdaad van belang dat je in beaufort nog steeds de roltoewijzing blijft doen zoals je dat nu ook doet. In Autorisatiebeheer bepaal je wat iemand mag zien. In Beaufort leg je vast wie iemand mag zien. Dit doe je in Beaufort door iemand te koppelen aan één of meerdere afdelingen/organisatorische eenheden.   Moet je deze rollen dan ook op OE toe kennen in Beaufort? Dat is inderdaad wel het geval. Je kan uiteraard wel de boomoptie toepassen voor deze rollen zodat het je het snel kan toewijzen. In Youforce reporting heb je een standaardrapport voor roltoewijzing. Hopelijk hebt dat bij het overzicht houden.   Als ik wil zien welke managers de rol managers heeft in Autorisatiebeheer. Waar kan ik dit vinden? Het staat toch niet in overzicht autorisatie? Het is op dit moment niet mogelijk om vanuit autorisatiebeheer te kunnen zien welke gebruikers de manager rol hebben. Je kan uiteraard wel in beaufort kijken wie deze rol toegewezen heeft gekregen. Echter is dit idee ook door andere klanten, stem op het idee en wie weet pakken wij dit idee op!    Hoe werkt het met iemand die in Beaufort meerdere rollen heeft en als je die rollen verschillende autorisaties geeft? (bijvoorbeeld een salarisadministrateur die ook manager is) Deze rechten tellen in principe bij elkaar op. Bijvoorbeeld deze gebruiker is een actieve medewerker, rol manager en rol salarisadministrateur. In dit geval zal deze gebruiker de rechten zien uit de autorisatie alle gebruikers + de autorisatie actieve medewerkers + autorisatie Manager + autorisatie Salarisadministrateur.    Kan je een extra rol uit beaufort aanmaken en deze exporteren via BINT naar een ander pakket? Ja, dit gaat mee in de roltoewijzing. Als je dit via BINT doet, zal deze rol wel aan iemand toegekend moeten zijn.   Hoe kan ik een Manager invoeren die niet in loondienst is? Als een Manager niet in loondienst gewoon wel geregistreerd is in HR Core Beaufort als persoon met een dienstverband kan je hem/haar gewoon via de roltoewijzing de rol MGR geven.   Als manager niet uit Beaufort komt maar in Self-Service is wordt toegevoegd. Werkt dit hetzelfde? Nee, er wordt alleen gekeken naar de rollen vanuit Beaufort.    Is het de bedoeling voor salarisadministrateurs dat je in HRSS de rol uit BOL koppelt aan het activiteitenprofiel? Self Service kent onderscheid tussen 'PSA-gebruikers' en 'Eindgebruikers'. Als een Salarisadminstrateur binnen Self Service rechten moet hebben als 'PSA-gebruiker' dan kun je dit niet via de roltoewijzing in HR Core Beaufort regelen. Je moet het in dit geval in Self Service blijven doen. Op de Community van Self Service is er wel een idee bekend om dit aan te passen, maar we kunnen daar op dit moment geen uitspraak over doen of dit gaan veranderen. Maar je kunt het idee wel lezen op: https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Centraal-user-management-voor-PSA-gebruikers-in-Self-Service-YOU/idi-p/455659   Is het zo dat ik salarisadministratie dus voor alle afdeling moet autoriseren in beaufort? Ja, dat klopt. Dat doe je eenvoudig via 'roltoewijzing persoon' in HR Core Beaufort. Je hoeft het dus niet afdeling voor afdeling te doen.   Heb ik het goed begrepen dat als ik voor bijvoorbeeld de groep beheerders een autorisatie op specifieke gebruikers heb toegekend, dat ik hiervoor dus geen rol in beaufort hoef vast te leggen?  Je hebt eigenlijk twee opties. Je kan inderdaad gebruik maken van een autorisatie op specifieke gebruikers of je kan een rol in beaufort aanmaken en deze dan toewijzen aan de gebruiker. De tweede optie is onderhoudsvriendelijker omdat je bij nieuwe medewerkers je niet handmatig hen hoeft toe te voegen aan de autorisatie.   Bij het toevoegen van een autorisatie heb ik een rol toegekend. Nu wil ik deze rol wijzigen, hoe en waar doe ik dat? In principe kan je niet de rol meer aanpassen nadat je een autorisatie hebt opgeslagen. Je zou dan dus een nieuwe autorisatie moeten aanmaken. Je kan wel de toepassing op OE aanpassen binnen het bestaande autorisatieprofiel.   Wij hebben een aantal standaard groepen zoals HR-administratie, maar we kunnen die niet als rol in Beaufort toevoegen omdat de autorisaties per module afwijken. In Self Service rechten voor alle medewerkers, maar in Personeelsdossier mogen ze niet alle dossiers zien? Bij een dergelijk vraagstuk is het altijd verstandig om een consultant van Visma|Raet te vragen om advies. Mogelijk is in jullie situatie het gewenst om 2 rollen aan te maken. Bijvoorbeeld de rol HRA (HR-administratie) en HRD (HR-dossier). Daarmee kan je zorgen dat collega's met de rol HRD méér rechten krijgen in Personeelsdossier dan collega's met de rol HRA. Maar vraag gerust onze consultants voor het meest passende advies.   Moet je perse met rollen werken of kan dit ook met specifieke gebruikers? Je kan uiteraard ook met specifieke gebruikers werken. Echter is het wel beheersbaarder als je het doet op basis van rollen. Tevens werken we met alle nieuwe modules ook met de rollen van Beaufort. Specifieke gebruikers betekent dus dat je wel altijd moet denken aan het toevoegen van een nieuwe gebruiker aan een autorisatie.   Gebruikers hebben nu vaak een medewerker account via beaufort en een professional account rechtstreeks aangemaakt in Youforce. Kunnen deze 2 accounts blijven bestaan en naast elkaar worden geautoriseerd? Kan je in mijnyouforce nog steeds professionals (zonder account in beaufort) invoeren? Je kan de accounts naast elkaar laten bestaan maar dit hoeft niet meer. Je zou dus gebruikers die zowel medewerker als professional zijn, kunnen samenvoegen. Dan zou je dus dit account moeten samenvoegen naar het R nummer van de persoon.   Gebruik je het IC nummer of RX wanneer je met één account wilt gaan werken? Dat is afhankelijk van hoe jullie dit hebben ingesteld. Als een gebruiker twee accounts heeft, 1 voor de medewerker en 1 voor het professional account, dan zou je voor dit profiel waarschijnlijk het IC account toevoegen. Dit betreft meestal het professional account.   Waarom heb ik rollen op org eenheid en rollen op org eenheid Raet. Is dat voor consultancy? Dit is inderdaad alleen voor consultants van Raet. Als beheer kan je de functionaliteit rollen op org eenheid gebruiken.    Zie dat in deze sessie de rollen worden aanmaakt. betekent dat Beaufort in de toekomst gaat verdwijnen en dit in Autorisatiebeheer wordt gedaan? Je blijft de rollen aanmaken in Beaufort. Deze rollen gebruik je dan binnen autorisatiebeheer. We gaan in de toekomst stap voor stap autorisatiebeheer verder uitbreiden Specifieke gebruikers Is het ook mogelijk om autorisaties toe te wijzen op basis van arbeidsrelatie? Op dit moment kan je niet op arbeidsrelatie autoriseren. Tijdens de webinar hebben we uitgelegd dat we op termijn meer diepgang willen gaan leveren op autorisaties. Er is inmiddels al wel een idee bekend op de Community. Je kunt er meer over lezen en op stemmen via Autorisatiebeheer uitbreiden naar arbeidsrelatie     Hoe richt ik de aparte rechten voor pnil in? Je zou kunnen kiezen voor alle gebruikers mochten zij algemene rechten hebben die iedereen zou mogen hebben. Gaat het om meer specifiekere rechten, dan kan je kiezen voor een autorisatie voor specifieke gebruikers, je zult dan wel deze specifieke gebuiker handmatig moeten toevoegen/verwijderen. Is PNIL daarnaast een speciale arbeidsrelatie binnen jullie organisatie? Dan is het verstandig om eens het volgende idee te lezen: https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/Autorisatiebeheer-uitbreiden-naar-arbeidsrelatie/idi-p/567448 en wellicht daar ook op te stemmen.   Ik heb nu een professional aangemaakt voor 3 gebruikers, hoe zie ik makkelijk welke gebruikers hieraan hangen? Die kan ik alleen zoek maar zie ze niet staan? Onder de autorisatie kan je vinden welke gebruikers je daaraan hebt toegevoegd. Je kan de volgende stappen volgen: Klik op ‘open details’ achter de autorisatie Klik op ‘wijzigen’ rechts bovenin Klik op wijzigen bij Toegepast op '3' gebruikers Hier zie je iedereen die je hebt toegevoegd aan de autorisatie.  Specifieke gebruikers kan je niet gebruiken voor bv declaratie goedkeuren, dan is alleen toegankelijk voor rol autorisaties. In principe zou je dit recht moeten kunnen toekennen aan alle groepen. Echter raden wij aan dit toe te kennen aan de groep medewerkers. Je kan eventueel ook zoeken bij het toevoegen van een applicaties. Wellicht dat declaratie dan wel naar voren komt.    Krijgt een specifieke gebruiker altijd toegang tot alle OE's? Dat verschilt enorm per module/recht. Voor diverse onderdelen (denk aan Self Service, HR Core Beaufort of Personeelsdossier) moet je nog rechten binnen die module vastleggen. Dus het is niet automatisch toegang tot alle OE's.   Kunnen we er ook voor kiezen om een autorisatieprofiel te maken met specifieke medewerkers in plaats van een roltoewijzing in Beaufort? Voor welke YF modules werkt dat wel en in welke niet? Dat kan inderdaad. Je zou ervoor kunnen kiezen om een profiel aan te maken voor specifieke medewerkers. In principe kan dat voor alle modules. Houdt er wel rekening mee dat je dan bij wijzigingen/nieuwe gebruikers, je deze gebruiker wel zal moeten toevoegen aan het autorisatieprofiel.   Waarom zou je de functioneel ook niet inrichten als ROL, maar als specifieke rechten? Dit is een keuze zijn voor jouw organisatie. Wat voor jullie dus het beste van toepassing is. Als je het doet op basis van rol betekent het natuurlijk dat je na het toewijzen van rol in beaufort automatisch de rechten toekent aan die gebruiker. Dit zou dus wel een minder handmatige stap zijn. Mocht je dus veel afwijken van de standaard, dan zou wellicht een groep op specifieke gebruikers meer van toepassing zijn. Kijk dus goed wat voor jouw organisatie het beste werkt.   Onder toegepast op zie ik een aantal gebruikers staan. Hoe kom ik erachter welke gebruikers dit zijn? Als je op bekijk details klikt, dan kom ik je in de detail pagina van de autorisatie. Als je dan op bewerken klikt, dan zie je bovenin bij het tweede vakje toegepast op. Klik daar op bewerken en dan krijg je inzicht in welke gebruikers er zijn toegevoegd in de autorisatie. Wijzigen autorisaties Nadat je de autorisaties hebt ingesteld, kan het zijn dat je bijvoorbeeld verschillende onderdelen wil wijzigen. Hoe kan je na het aanmaken wijzigingen doorvoeren in de autorisaties?   Extra rechten toevoegen: Ben je toevallig toch een recht vergeten om toe te voegen aan de autorisatie, dan kan je makkelijk rechten toevoegen of wijzigen door de volgende stappen te volgen: Klik op ‘open details’ achter de autorisatie Klik op ‘wijzigen’ rechts bovenin Klik op applicatie toevoegen (voor extra rechten) Zoek op de naam van de applicatie, selecteer deze  Klik de rechten aan die je wilt toevoegen  Klik op opslaan.  Als je het autorisatieprofiel opent door op open details te klikken. Klik dan op wijzigen. Je kan dan op een applicatie toevoegen of de rechten van de applicaties aanpassen/verwijderen.   Naam wijzigen Je kan de naam wijzigen van een autorisatie.  Klik op ‘open details’ achter de autorisatie Klik op ‘wijzigen’ rechts bovenin Klik linksboven op titel bewerken Wijzigen van ‘toekennen aan’: Je kan toekennen aan niet aanpassen. Mocht je de rol bijvoorbeeld willen wijzigen, zal je een nieuwe autorisatie moeten aanmaken. Je kan wel binnen een autorisatie bij toekennen aan de toewijzing op OE aanpassen, mocht er een nieuwe afdeling bij zijn gekomen off wellicht één die komt te vervallen.   Na het aanmaken of wijzigen van mijn autorisatie, zie ik bij status Berekenen staan. Wat betekent dit precies? Bereken houdt in dat de wijzigingen nog niet verwerkt zijn. Dit laat zien dat de gebruikers nog niet de nieuwe rechten heeft. Zodra deze verwerkt is krijgt de autorisatie de status actief en vanaf dat moment kan de gebruiker de nieuwe rechten zien. De verwerkingstijd is afhankelijk van de grootte van de applicaties en het aantal gebruikers in de groep. Gedetailleerde uitleg kun je ook nog lezen in het volgende nieuwsartikel: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Portaal/Wijzigingen-Autorisatiebeheer/ba-p/567931   Kan ik een profiel ook kopiëren en opslaan met andere naam ? Op dit moment is dit niet mogelijk. Indien gewenst kun je een wens indienen op het ideeen portaal op de community.   Klopt het dat het bijwerken lang kan duren? In Autorisatiebeheer laten we je zien of de autorisaties al zijn doorgevoerd of nog worden berekend. Hoe groter de groep gebruikers hoe langer het kan duren. Maar meestal is het slechts een kwestie van minuten.   Visma | Raet heeft voor ons de eerste autorisaties toegevoegd. Ik loop er tegen aan dat wij niet als autorisaties de gebruikersrollen hebben maar de applicatie zoals youforce Reporting en zelf en vervolgens hier de gebruikers voor moet inrichten? De webinar geeft uitlegt hoe je de autorisaties netjes en gestructureerd inricht. Als je na de webinar alles netjes hebt ingericht kan je er voor kiezen om de eerder gemigreerde rechten voor Youforce Reporting (die waarschijnlijk nu niet zo overzichtelijk zijn) te verwijderen.   Overzicht Applicaties en Rechten Is er een overzicht van welke applicatie en vervolgens de rechten daaronder met wat ze doen? Hierbij een overzicht van alle applicaties, rechten en welke processen van Mijn Youforce daarachter zitten.    Wat houdt de autorisatie profiel wijzigen in? Wat zou de medewerker dan allemaal kunnen? Dat recht zorgt ervoor dat medewerkers via de Youforce app hun 'adres gegevens' en 'contact gegevens' kunnen wijzigen. Dat kunnen ze ook doen via Mijn Youforce. Je leest ook in het artikel Meerdere rechten 'profiel' zichtbaar in 'Autorisatiebeheer'. Bruikbaar na de zomervakantie, welke plannen Visma|Raet hier mee heeft.   Kan bij de selectie of zoeken van gebruikers de voorletter(s) meegenomen worden? Bijv. Jansen komt veelvuldig voor. Dat is op dit moment niet het geval. Het idee is wel al ingediend door iemand anders: Bij gebruikers in Autorisatiebeheer voorletters toevoegen . We willen je vragen om te stemmen op dit idee zodat we kunnen zien of dit ook een wens is van meerdere klanten.   Youforce app Het recht Youforce app, wat houdt dit precies in: Dit zijn de rechten tot het inloggen van de Youforce App.  Voor de functionaliteiten binnen de app, voeg je de rechten specifiek toe voor die module, zoals declaraties indienen, ziek melden, vervanging, adresgegevens en contactgegevens etcetera.   Welke functionaliteiten zijn er allemaal mogelijk in de Youforce app? Op onze community kan je terug vinden welke functionaliteiten beschikbaar zijn: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Welkom-bij-Youforce-app-amp-desktop/ba-p/567906   Je hoeft dus niet de Youforce app te autoriseren voor de beheerder? Nee, niet als je deze al heb toegevoegd aan de autorisatie Alle gebruikers. Alle gebruikers hebben dan automatisch recht tot de Youforce app. Hier kan je het pyramide model ook nog even rustig nalezen.    Wij maken al wel gebruik van de app en dit is ook ingericht in autorisatiebeheer, staat het dan al aan bij onze organisatie? Hoe moet ik dat zien? Ja, als je dit recht al heb ingericht dan is deze al geactiveerd voor jouw medewerkers. Zodra jij jouw groepen hebt toegevoegd met de juiste rechten en dus ook Youforce APP gekoppeld hebt aan Alle gebruikers/actieve medewerkers dan kan je dit oude profiel verwijderen zodat je jouw autorisatiebeheer overzichtelijk houdt.   Als de Salarisadministratie in de Youforce app & desktop declaraties moet fiatteren, moet ik hiervoor de roltoewijzing in HR Core Beaufort gebruiken. Als je de rol 'salarisadministratie' toevoegt aan HR Core Beaufort kan je het het recht 'declaraties bulk controleren' toekennen. Daarmee kan de salarisadministratie eenvoudig meerdere declaraties per keer beoordelen en goedkeuren.   Wil je niet met de rol werken vanuit HR Core Beaufort? Dan kun je overwegen om het recht ''configuratie declaraties'' toe te kennen. Dat betekent dat de Salarisadministratie wel erg veel rechten krijgt. Ook bijvoorbeeld om een declaraties te verwijderen (dus niet afkeuren, maar écht verwijderen). Je zou zelf moeten bepalen of dat gewenst is binnen jouw organisatie. Begrijp ik goed dat verzuim vanaf 1 december niet meer in self service kan? Het klopt dat we inderdaad over zullen gaan naar de nieuwe verzuim module in plaats van Self Service omdat deze zowel beschikbaar is op desktop als in de youforce app. Met de introductie van Mijn Youforce wordt het nóg makkelijker om managers en andere gebruikers toegang te geven via Mijn Youforce (desktop) en de Youforce app. We zullen hier ook nieuwe mooi functionaliteiten op aanbieden. Dus het is zeer nuttig om gelijktijdig met de overgang op Mijn Youforce ook 'verzuim' via de Youforce app & Mijn Youforce desktop in gebruik te nemen. Als je hier meer informatie over wil kan je het artikel HR Core online: Makkelijk en snel ziek- en herstelmelden? lezen of je eigen CSM-er om ondersteuning vragen. Rechten Self Service workflows Tijdens het webinar heb ik het recht toegekend tot Self Service, maar blijven de rechten binnen Self Service op de verschillende workflows geregeld vanuit Self Service?  Ja de rechten voor de specifieke workflows worden inderdaad nog steeds geregeld vanuit de rechten die je hebt ingericht in Self Service.  Binnen autorisatiebeheer ken je het algemene recht toe tot de link naar Self Service. Binnen Self Service bepaal je welke workflows ze mogen zien en voor wie. Dit blijft hetzelfde zoals het nu is.   Wat zijn de consequenties binnen self service als je overgaat tot het gebruik van rollen binnen Beaufort (bv PSA) die je dan gebruikt voor autorisatiebeheer ipv specifieke gebruikers toekennen? blijven de gebruikersrollen gehandhaafd?  De werking van de autorisaties binnen Self Service gaat niet veranderen met de introductie van Autorisatiebeheer. Je blijft de autorisaties van Self Service vastleggen zoals je nu al doet. Autorisatiebeheer vervangt in dit voorbeeld alleen het éne vinkje uit 'Toegangsbeheer'."   Gebruikers die via Beaufort een rol hebben gekregen landen in Self Service onder 'Eindgebruikers'. Hierdoor zijn de rubrieken die in formulieren zijn opengesteld voor voor PSA/AK niet zichtbaar. Is hier een oplossing voor? anders heeft het werken met professionalrollen niet zo veel zin. Op basis van deze vraag hebben we het volgende kennisbank artikel aangemaakt Gebruik rol zoals 'Salarisadministratie' in 'Autorisatiebeheer', hoe werkt dit door in Self Service?   Wat is de definitie voor toegang tot HRSS voor anderen? Dit betreft het recht voor degenen die een start actitviteit mogen doen voor iemand anders. Toegang Self Service voor professionals is voor de beheerders.   Welke toegang tot self service krijgen hr adviseurs ? Toegang tot Self Service voor anderen    Is een rol nu het zelfde als een activiteitenprofiel? Nee de rollen komen uit Beaufort en niet uit Self Service. Veelal zal je in Self Service ook 'activiteitenprofielen' hebben die niet gekoppeld zijn aan een rol.   Valt het oude recht "Mijn taken" onder de applicatie "self Service"? Het recht tot Mijn taken is een algemeen recht en hoef je niet toe te kennen in autorisatiebeheer. Tevens kan je Mijn Youforce straks gebruik maken van een nieuwe inbox!   Is er nog een mogelijkheid dat in Self Service de autorisaties nog uitgebreid worden, zoals nu staat er mw/mgr en psa als mogelijkheid. Kan mw/mgr apart worden genoteerd, zodat soms de input door een mw gedaan kan worden en niet meer gewijzigd door een mgr en andersom? De webinar gaat natuurlijk over Autorisatiebeheer. Maar we helpen je ook  graag met andere vragen. Op het ideeën forum van Self Service kun je filteren op het label 'formulierinrichting'. Daar vind je al ideeën die lijken op jouw vraag. Daarin hebben we ook toegelicht wat de actuele status is van dergelijke ideeën. Stem gerust op het idee als dit overeenkomt met jouw wensen. Dan blijf je op de hoogte van de voortgang.   Proforma advanced wat is proforma advanced? Dit is de optie vanuit Youforce om een bruto - netto berekening te maken.   Declaraties Wat doet het "bulkcontroleren", dat staat bij ons niet aan Dit is de functionaliteit voor de manager om meerdere declaraties in één keer goed te keuren. In dit community artikel leggen we het concept uit: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Bulk-controleren-declaraties-beschikbaar/ba-p/508053 Vervanging Vervanging is alleen voor Self Service? De vervanging voor Self Service regel je in Self Service. De autorisatie vervanging heeft betrekking op de Youforce App, Declaraties en Ziek- en herstelmelden. Meer informatie over onze plannen voor één centrale vervangingsfunctionaliteit kun je lezen op: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Vervolgstappen-vervanging/ba-p/532638 Rechten Verzuim Ziekte registreren alle medewerkers geldt alleen voor medewerkers die de MGR kan zien? Ziekte registeren alle medewerkers is een recht om ook de hele organisatie te zien. Die geef je dus alleen aan bijvoorbeeld een HR ServiceDesk of beheerder. In de handleiding van de Youforce app Verzuim leggen we precies uit welk recht wat betekent. Deze kun je vinden op: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-APP/Handleiding-Youforce-app-amp-desktop-Ziekteverzuim/ta-p/546892   Toegang tot verzuim Management, betreft dit 1.0 en 2.0? Nee, We hebben zowel verzuim management 1.0 als verzuim management 2.0 opgenomen. Neem jij verzuim management 2.0 af, kies dan in dat geval voor applicatie 'verzuim management 2.0.    Wat is bij Verzuim Management Toegewezen taken uitvoeren? Dat is nieuw. Je leest hier alles over in: Nieuws Youforce Verzuim Recht Toegewezen taken uitvoeren wordt toegevoegd aan autorisatiebeheer.  Salarisdossier Ik heb onder Personeelsdossier geen optie voor Salarisdossier, wel zie ik Salarisdossier Gemal. Is dit de applicatie voor de medewerker of de professional? Voor de medewerker heb je applicatie Medewerkerdossier nodig. Dit  betreft de rechten puur voor de medewerker. Hier kan je ervoor kiezen om alleen salarisdossier of ook personeeldossier toe te kennen als recht. Salarisdossier Gemal is inderdaad voor de professional.    Wat is het verschil tussen het recht binnen het Medewerker dossier en Personeelsdossier inzake 'toegang tot personeelsdossier'? Applicatie medewerkerdossier betreft de rechten voor een medewerker. Hier kan je dus kiezen of je het recht geeft tot salarisdossier wat de salarisstroken en jaaropgave betreft. Waarbij het personeelsdossier de documenten betreft zoals een arbeidsovereenkomst, contractwijzigngen, diploma's etcetera. Youforce Reporting De autorisaties voor Youforce Reporting worden uit Self Service gehaald maar dit gaat nog niet juist. Hoe moet ik deze autorisaties inrichten? Met de introductie van Autorisatiebeheer verandert er niets aan de werking van de autorisaties (recht op welke afdeling) vanuit Self Service naar Youforce Reporting. Dit is ook niet veranderd met de overgang van ReportBuilder naar Youforce Reporting. Op de Community van Youforce Reporting leggen we nader uit hoe de autorisaties werken: https://community.visma.com/t5/Youforce-Reporting-Analytics/ct-p/nl_ra_youforce_reporting   Waar vind ik de ad-hoc rapportage? Dit recht zit onder de applicatie management rapportage. Hierbij een link naar het overzicht van alle rechten en tot waar je dan precies rechten geeft: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618   Als je nog gebruik maakt van bijv report builder, kun je dan toch kiezen voor autorisatiebeheer leidend maken? Maw kun je de report builder ook regelen binnen autorisatiebeheer? Ja hoor. In autorisatiebeheer kan je ook de rechten voor 'Managementinformatie' toekennen. Dat is report builder. Personeelsdossier Ik heb een vraag over autorisatiebeheer van PDOL (personeelsdossier online). In onze organisatie hebben medewerkers van het archief een rol bij personeelsdossiers. Moet je dit inrichten via autorisatiebeheer of via autorisatiebeheer PDOL. Met andere woorden: blijft autorisatiebeheer PDOL bestaan? Ja, de autorisatie binnen PDOL blijft bestaan. Met autorisatiebeheer geef je in dit geval alleen toegang tot het personeelsdossier. Medewerkerkaart Is het profiel hetzelfde als mijn gegevens op de medewerkerkaart? In de medewerkerkaart kunnen geen wijzigingen worden doorgevoerd. Nu in 'mijn profiel' wel? Komt dit dan wel goed door naar Beaufort? In de medewerkerkaart van Self Service kan je inderdaad alleen maar raadplegen. In mijn profiel heeft de medewerker de mogelijkheid om bijvoorbeeld zijn adresgegevens of contactpersonen te wijzigen. Deze wijzigingen worden verwerkt in Beaufort". Single Sign On Hoe werkt autorisatiebeheer met SSO? De ervaring leert dat de meeste beheerders een @onyouforce.com account hebben. Dit heb je bijvoorbeeld nodig voor Gemal of HR Core Beaufort. Met je @onyouforce.com account kan je altijd bij 'Autorisatiebeheer'. Daarnaast kan je ook inloggen met SSO. Maar wij denken dat het als beheerder makkelijker is om gebruik te maken van je @onyouforce.com account.   Weten jullie toevallig of een Single Sign On koppeling ook invloed heeft op de Youforce app? Alle medewerkers kunnen gewoon inloggen met hun organisatiesaccount in de app. Dus hiervoor is ook Single Sign On gewoon actief. Tijdens de webinar hebben we het volgende kennisartikel laten zien waarin dit wordt uitgelegd: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-APP/Hoe-kunnen-medewerkers-inloggen-op-de-Youforce-app/ta-p/429647 Op welke manier (en hoe lang) je ex-medewerkers toegang wil blijven geven tot Youforce kan verschillen per organisatie. Er zijn ook organisaties die na uitdienst voor een medewerker een @onyouforce.com account aanmaken zodat je de volledige Signle Sign On rechten kunt opheffen. Bespreek eventueel met je Customer Success Manager / vaste consultant welke werkwijze het beste past bij jouw organisatie. Werkt het overhoopt niet zoals beschreven in onderstaande kennisbank artikel maak gerust een ticket aan bij het Service Center. Dan helpen we je graag verder.   Wij werken met SSO en nieuwe medewerkers hebben geen toegang tot onze organisatie en dus ook tot Youforce tot dag van start dienstverband. Inrichting van onderste laag alle gebruikers heeft dan toch geen zin?? Waarschijnlijk inderdaad niet. Wat we wel vaak zien is dat medewerkers die uit dienst gaan dat ze nog toegang mogen tot hun medewerker dossier. Uiteraard ken jij jouw organisatie het beste dus kies wat voor jouw organisatie van toepassing is.   Ontbreken van applicaties in autorisatiebeheer In principe zijn alle rechten geactiveerd die jullie bij ons afnemen. We leggen dit uit in het artikel Al jouw applicaties zichtbaar in Autorisatiebeheer. Zijn er rechten die je mist binnen autorisatiebeheer die je wel afneemt, neem dan contact op met de service desk of jouw customer success manager. Zij kunnen dit dan verder voor je uitzoeken.    Algemene Webinar vragen Is al bekend wanneer toegangsbeheer komt te vervallen? Gaat dit gefaseerd per Youforce module? Voor nu hebben we hier nog geen definitieve deadline voor. De datum wordt mede bepaald op basis van de uitkomst van de webinar's. Maar tijdens de webinar hebben we uitgelegd dat als je wil al volledig over kunt op Autorisatiebeheer. Hoe je dat kunt aanvragen lees je in Hoe maak ik Autorisatiebeheer leidend zodat ik Toegangsbeheer niet meer nodig heb? Mocht je nog verdere vragen over onze planning hebben, dan kan je ook altijd contact opnemen met jouw customer success manager.   Wanneer moet autorisatiebeheer leidend gemaakt worden? Uiterlijke datum? Er is nog geen uiterlijke datum van autorisatiebeheer. In de volgende webinar gaan we in op Mijn Youforce. Om de procesweergave van Mijn Youforce te kunnen gebruike heb je autorisatiebeheer nodig. Dat zal betekenen dat het gereed zal moeten zijn op 1 december 2023. Ben je eerder klaar? Maak dan een 4me ticket aan 'maak autorisatiebeheer leidend'.   Het is de bedoeling dat we op 1 december over zijn naar Mijn Youforce. Betekent dit ook dat Autorisatiebeheer uiterlijk deze datum op orde en geactiveerd moet zijn? We raden het wel aan om Autorisatiebeheer al in te richten omdat je dan kan werken met Mijn Youforce en de processen. Wanneer dit nog niet lukt is dit geen probleem. Dan krijg je op 1 december Mijn Youforce met de applicatieweergave gebasseerd op Toegangsbeheer. De verschillen in Mijn Youforce worden toegelicht in de webinar aan de slag met Mijn Youforce.   Omzetting van toegangsbeheer naar autorisatiebeheer, moet dat via 4me support? Ja, klopt. Zie ook dit kennisartikel: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Hoe-maak-ik-Autorisatiebeheer-leidend-zodat-ik-Toegangsbeheer/ta-p/586359   Voor Mijn Youforce is autorisatiebeheer wel leidend op het moment dat we de rechten daar testen? In de huidige situatie is autorisatiebeheer leidend voor Mijn Youforce. Je kan daar dus inloggen met een gebruiker om te zien wat je allemaal mag zien.   Krijgen we presentatie ook per mail? Ja, de presentatie inclusief opname wordt nog nagestuurd.    Krijgen wij na afloop van dit webinar alle vragen en antwoorden toegestuurd of zijn die op te vragen? Ja, de vragen en antwoorden worden doorgestuurd.    Hoe kom ik bij de kennisbank op de community? Hierbij de link naar de kennisartikelen op de community: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/tkb-p/nl_ra_YF_Portaal_knowledge

Organisaties die gebruik maken van Mijn Youforce beheren de autorisaties via 'Autorisatiebeheer'. Vervolgens configureren ze de links in Mijn Youforce. Op dit moment zijn de volgende rechten gekoppeld aan de volgende links:  Dit overzicht inclusief zoekwoorden is ook toegevoegd als excel bestand in de bijlage.   HR voor anderen Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Declaraties Declaraties bulk controleren Controleren declaraties HR voor anderen Easycruit Toegang tot Werving en Selectie Werving en Selectie HR voor anderen Flex Benefits Flex Benefits voor anderen Flex Benefits HR voor anderen Gesprekscyclus Toegang tot Gesprekscyclus voor anderen Gesprekscyclus HR voor anderen HR Core Toegang HR Core Beaufort Online HR Core Online HR voor anderen Managementinformatie Toegang tot Rapportages Rapportages HR voor anderen Toegang tot Ad-hoc Rapportages Ad-hoc Rapportages HR voor anderen Opleiden en ontwikkelen Toegang tot Leren & ontwikkelen voor anderen Leren & ontwikkelen HR voor anderen Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen Opleidings-management HR voor anderen People Analytics Toegang tot People Analytics People Analytics HR voor anderen Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen Performance Management HR voor anderen Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier Personeelsdossier HR voor anderen Proforma Toegang tot Proforma Web Proforma Web HR voor anderen Toegang tot Proforma Advanced voor anderen Proforma Advanced HR voor anderen Rooster Planning Toegang tot Rooster Planning voor anderen Rooster Planning HR voor anderen Salarisdossier Toegang tot Salarisdossier Gemal Salarisdossier Gemal HR voor anderen Scenario Planning Insights Toegang tot Scenario Planning Insights Scenario Planning Insights HR voor anderen Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Self Service * In de module Self Service blijf je de autorisaties tot functionaliteiten vastleggen. Veelal zal in Self Service rechten hebben gegeven tot de volgende functionaliteiten die je als link kan opnemen in Mijn Youforce: Batch signing Bezettingsoverzicht Ik vervang Medewerkerkaart Mijn vervanging Vacature overzicht Verlofsaldo per afdeling HR voor anderen Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen Skills Management HR voor anderen Succession Planning Toegang tot Succession Planning Succession Planning HR voor anderen Vervanging en delegatie Vervanging instellen Overzicht vervanging HR voor anderen Vervanger instellen HR voor anderen Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management Verzuim Management HR voor anderen Toegewezen taken uitvoeren Verzuimtaken HR voor anderen Verzuim Management 2.0 Toegang tot Verzuim Management 2.0 Verzuim Management (2.0) HR voor anderen Youforce Reporting Toegang tot Youforce reporting Youforce Reporting HR voor anderen Ziekteverzuim Ziekte registeren (gedeeltelijk) Hersteld melden HR voor anderen Overzicht ziekteverzuim HR voor anderen Ziek melden HR voor anderen Persoonlijk Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Afstandsberekening Toegang tot Afstandsberekening Afstandsberekening Persoonlijk Declaraties Declaraties indienen en controleren Declaratie indienen Onkostendeclaratie indienen* Reiskostendeclaratie indienen* * Lees 'Sneller naar declareren onkosten of kilometers' wanneer het verstandig is om deze optie te gebruiken Persoonlijk Flex Benefits Flex Beneftis medewerker Flex Benefits Persoonlijk Gesprekscyclus Toegang tot Gesprekscyclus medewerker Gesprekscyclus Persoonlijk Gewerkte dagen Gewerkte dagen indienen Gewerkte dagen indienen Persoonlijk Jouw ziekteverzuim (=  onderdeel van Verzuim Management 2.0) Toegang tot Verzuim Medewerkersportaal Mijn Ziekteverzuim Persoonlijk Leerportaal Toegang tot Leerportaal Leerportaal Persoonlijk Medewerkerdossier Toegang tot personeelsdossier Medewerkerdossier Persoonlijk Toegang tot salarisdossier Salarisdossier Persoonlijk Opleiden en ontwikkelen Toegang tot Leren & ontwikkelen medewerker Leren & ontwikkelen Persoonlijk Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement medewerker Opleidings-management Persoonlijk Performance Management Toegang tot Performance Management medewerker Performance Management Persoonlijk Profiel Adres wijzigen Adresgegevens Persoonlijk Profiel Bankrekening wijzigen Betalingsgegevens wijzigen Persoonlijk Profiel Contact gegevens wijzigen Contactgegevens Persoonlijk Profiel Contactpersonen in geval van nood wijzigen Contactpersonen bij nood Persoonlijk Profiel Persoonsgegevens wijzigen Persoonsgegevens wijzigen Persoonlijk Profiel Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Uploaden en declareren VOG Persoonlijk Proforma Toegang tot Proforma Advanced medewerker Proforma Advanced Persoonlijk Rooster Planning Toegang tot Rooster Planning medewerker Rooster Planning Persoonlijk Salarisdossier - E-mailservice Instellen ontvangen salarisspecificatie per e-mail Instellen email salarisspecificatie Persoonlijk Self Service Toegang tot Self Service medewerker Self Service * In de module Self Service blijf je de autorisaties tot functionaliteiten vastleggen. Veelal zal in Self Service rechten hebben gegeven tot de volgende functionaliteiten die je als link kan opnemen in Mijn Youforce: Bezettingsoverzicht Mijn gegevens Verlofoverzicht Persoonlijk Skills management Toegang tot Skills Management medewerker Skills Management Persoonlijk Ziekteverzuim Toegang tot eigen verzuim Persoonlijk verzuim Persoonlijk Beheer Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Aangifte Monitor Toegang tot UPA UPA Beheer Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer       Toegang tot Autorisatiebeheer Autorisatiebeheer Beheer Toegang tot Toegangsbeheer Youforce Portaal Toegangsbeheer Beheer Toegangsbeheer - Autorisatieprofielen beheren Beheer Gebruikersoverzichten aanmaken Beheer Gebruikersoverzicht downloaden Beheer Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Bestandsuitwisseling Beheer Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Betaalmanager Beheer Declaraties Configuratie declaraties Configuratie declaraties Beheer Export Service Beaufort Online Toegang tot Beheer HR Data Feed Beheer HR Data Feed Beheer Flex Benefits Configuratie Flex Benefits Flex Benefits Beheer Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Beheer Loonaangifte Gemal Toegang tot Loonaangifte Gemal Loonaangifte Gemal Beheer Managementinformatie Beheer Autorisaties Autorisatie Managementinformatie Beheer Mijn Youforce Configuratie links Configuratie links Mijn Youforce Beheer Configuratie huisstijl Configuratie huisstijl Beheer Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Payroll Gemal Direct Beheer Pensioenaangifte APG Toegang tot Pensioenaangifte APG Gemal Pensioenaangifte APG Beheer Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Beheer Configuratie Personeelsdossier Personeelsdossier Configuratie Beheer Profiel Configuratie profiel Configuratie profiel Beheer Prognose Toegang tot Pointlogic Prognose Beheer Salarisdossier - E-mailservice Beheer Configureer e-mailtekst salarisspecificatie Configuratie Salarisdossie Email-tekst Beheer Self Service Toegang tot Self Service professional Self Service Beheer Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager Specificatie Manager Beheer Templatebeheer Toegang tot Templatebeheer Templatebeheer Beheer UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM UWV Digi-ZSM Beheer Vervanging en delegatie Vervanging beheren Vervanging beheren Beheer Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional Verzuim Management Beheer Youforce Account Beheer Toegang tot Youforce Account Beheer Youforce Account Beheer Beheer Toegang tot Gebruikersbeheer Individueel gebruikersbeheer Beheer Groepsgewijs toegang verlengen Beheer Groepsgewijs gebruikers verwijderen Beheer Dienstverband verplaatsen Beheer Gebruikersinstellingen beheren Beheer Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer Beheer Configuratie Single sign-on Beheer service-certificaat Beheer Groepsgewijs Netwerknamen Opvoeren Beheer Toegang tot Beheerdersoverzichten Algemene uitleg audit console Beheer Aanmeldhistorie Beheer Identitymapping historie Beheer Synchronisatiehistorie Beheer Klantbeheerhistorie Beheer Mailoverzicht salarisspecificatie Beheer Overnamegebruikhistorie Beheer Certificaathistorie Beheer Historie organisatiestructuur Beheer Historie roltoewijzing Beheer Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen Zenden en Ontvangen Beheer Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Beheer  

Hier vind je alle relevante informatie over het 'nieuwe inloggen'. Met deze methodiek log je met behulp van 2 Factor authenticatie (2FA). In onderstaand overzicht staat alle informatie voor beheerders en gebruikers met betrekking tot de migratie, configuratie en gebruik van deze methode.  Handleiding inloggen Mijn Youforce  Handleiding Youforce Single Sign On (PDF) Veelgestelde vragen 2FA voor gebruikers Veelgestelde vragen 2FA voor beheerders  

Naast de Quick Reference Cards hebben we hier ook nog een korte uitlegvideo voor de medewerkers omtrent Mijn Youforce.      Wil je de video downloaden voor op intranet? Dat kan! Door op de naam van de video te klilkken of rechtstreeks naar deze link te gaan, heb je de mogelijkheid om de video te downloaden.     

We hebben veel vragen gehad of we een Best Practice hebben voor Mijn Youforce. Deze hebben wij inmiddels voor jullie ontwikkeld. Hierbij een overzicht van alle categorieën en de daaraan gekoppelde processen.    Voor de processen hebben wij de Best Practices van de modules vanuit Visma | Raet als leidraad genomen. Voor jullie eigen processen, zul je dus even moeten kijken of ze passen binnen één van de categorieën of wellicht een extra categorie toevoegen.    Hierbij een aantal afbeeldingen om je een gevoel te geven hoe het overzicht van de categorieën eruit ziet in Mijn Youforce voor de eindgebruikers   Persoonlijk HR voor anderen        

In Autorisatiebeheer hebben we een aantal verschillen in de benamingen in vergelijking met Toegangsbeheer. Een reden hiervoor kan zijn dat de modules in Toegangsbeheer verwijzen naar een recht in Autorisatiebeheer. Om de overstap naar Autorisatiebeheer zo makkelijk mogelijk te maken hebben we deze verschillen voor je op een rij gezet.    De modules die één op één zijn overgenomen qua benaming worden niet in deze lijst opgenomen.    Module in Toegangsbeheer Module in Autorisatiebeheer Recht in Autorisatiebeheer Declaraties indienen en controleren Declaraties Declaraties indienen en controleren Digitale handtekening extended Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended Managementinf. - Export Service Beaufort Online Managementinformatie Toegang tot Rapportages Managementinfo - Ad-hoc Rapportages Managementinformatie Toegang tot Ad-hoc Rapportages Managementinfo - Dashboardmodule [Beheer] Managementinformatie Beheer Autorisaties Mijn Taken Deze vervalt. De inbox is voor alle gebruikers beschikbaar in Mijn Youforce     Personeelsdossier - Medewerker Medewerker dossier Toegang tot personeelsdossier Proforma Advanced Proforma Toegang tot Proforma Advanced Salarisdossier - Medewerker (GEMAL) Medewerker dossier Toegang tot salarisdossier Salarisdossier - Professional (Gemal) Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal Configuratie declaraties Declaraties Configuratie declaraties Configuratie gewerkte dagen Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Configuratie profiel Profiel Configuratie profiel Configuratie ziekteverzuim Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Huisstijlkenmerken beheren Mijn Youforce Configuratie huisstijl Payroll Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Personeelsdossier - Autorisatie Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Personeelsdossier - Configuratie Personeelsdossier Configuratie Personeelsdossie Raet Betalingsverkeer Module Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Raet Betalingsverkeer Module Beheer Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager UPA Aangifte Monitor Toegang tot UPA Werving en selectie EasyCruit Toegang tot Werving en Selectie

Hieronder volgt een handige checklist voor de te nemen stappen in het inrichten van Autorisatiebeheer en Mijn Youforce.   Voordat je begint, zorg dat je alle informatie hebt doorgenomen op de community of meld je aan voor de workshops:   Schrijf je in voor de workshops ‘Autorisatiebeheer’ en ‘Mijn Youforce’ waarin we je stap voor stap meenemen in de inrichting.  Kun je niet aanwezig zijn bij de workshops, dan hebben we ook de volgende documentatie om je te helpen:   Terugkijken workshops Uitleg opbouw Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer Best Practice Autorisatiebeheer Welk recht in Autorisatiebeheer geeft toegang tot welk proces in Mijn Youforce? E-learning Autorisatiebeheer Handleiding Mijn Youforce Best Practice Mijn Youforce    

In Self Service kan je een gebruiker koppelen als 'Eindgebruiker' of 'PSA-gebruiker'. Als je in HR Core Beaufort werkt met roltoewijzing en dezelfde rol hebt gekoppeld aan een 'activiteitenprofiel' dan worden gebruikers automatisch gekoppeld als 'eindgebruiker'. Dit werkt met iedere rol, bijvoorbeeld:     Er kunnen rollen zijn die je specifiek wil aanmaken als 'PSA-gebruiker'. Dit kan bijvoorbeeld gaan om specialistische rollen zoals 'Salarisadministratie'. Voor die rollen raden we je aan om deze gebruikers handmatig te koppelen aan de 'PSA-gebruiker'. Daar vul je als volgt het 'Gebruikersnummer':   Belangrijk is om te weten hoe ingevulde 'verbijzondering' in het activiteitenprofiel werkt. Stel je hebt het activiteitenprofiel de rol 'SA' gekoppeld. Dan heb je in Self Service de volgende inrichting:     Stel er start een nieuwe collega Salarisadministrateur. Als hij/zij nog niet is aangemaakt als 'PSA-gebruiker' dan wordt hij/zij automatisch aangemaakt als 'Eindgebruiker'. Wil je dat niet? Zorg er dan voor dat je deze nieuwe collega opvoert als 'PSA-gebruiker' voordat je de roltoewijzing in HR Core Beaufort vastlegd?   Wat zijn de voordelen om rollen als Salarisadminstratie op te nemen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort? Alleen Self Service kent dit specifieke onderscheid tussen 'Eindgebruiker' en 'PSA-gebruiker'. Voor andere onderdelen van Youforce is het eenvoudig dat de rollen vanuit HR Core Beaufort kunnen worden beheerd. Denk aan Personeelsdossier, Declaraties (via Youforce app & desktop) of Ziekteverzuim. Ook kunnen deze rollen, zoals Salarisadministratie, gebruik gaan maken van 'vervanging'.   Tot slot heb je hiermee veel meer controle op de autorisaties als een collega weer uitdienst gaat. Je kunt bijvoorbeeld in Youforce Reporting controleren welke collega's uitdienst zijn gegaan en toch nog een actieve roltoewijziging hebben. Dus met het vastleggen van rollen in Salarisadministratie vervalt niet het toekennen van de 'PSA-gebruiker-rechten' in Self Service. Maar op vele andere plekken in Youforce werkt de roltoewijzing van een rol 'Salarisadministratie' eenvoudig door.

Samen met een grote groep organisaties, die Youforce gebruiken, hebben wij Mijn Youforce ontwikkeld. Op dit moment zijn we actief de feedback van deze organisaties aan het realiseren, zoals bijv. het direct kunnen navigeren naar de specifieke self service workflows vanuit Mijn Youforce. Vanuit de verkregen feedback, hebben wij als Visma | Raet helder welke functionaliteiten nog zullen worden toegevoegd. Daarom noemen we de huidige fase ‘controlled available’.   Vanuit deze fase willen we graag meer organisaties gebruik laten maken van Mijn Youforce.  Wil jij óók gebruik maken van Mijn Youforce? Dan regelen wij dit als volgt:   Wij vanuit Visma | Raet Gebruik je HR Core Beaufort Online? Dan hebben wij gezorgd dat jouw klantnummer toevoeg heeft tot https://mijn.youforce.com/ In ‘Autorisatiebeheer’ hebben wij voor jou al de applicatie ‘Mijn Youforce’ met het rechten zoals ‘Configuratie links’ en 'Configuratie huisstijl' toegevoegd Wij hebben gezorgd dat je op https://mijn.youforce.com/ nog maar één keer je e-mailadres hoeft in te vullen bij inloggen   Jij Richt 'Autorisatiebeheer' volledig in (mogelijk met behulp van terugkijken van deze webinar(s)) Volg de e-learning en lees de handleiding Richt je eigen categorieën voor Mijn Youforce in en richt alle autorisatie in via ‘Autorisatiebeheer’ Start een pilot binnen jouw organisatie (mogelijk met behulp van onze voorbeeld Quick Reference Cards) Verzoekt Visma|Raet om 'Autorisatiebeheer' leidend te maken. Je hoeft dan nooit meer iets toe doen in 'Toegangsbeheer' Je gaat volledig live met Mijn Youforce  

In sommige gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor Youforce. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). De reden hiervoor zijn divers. Denk aan: Een HR-professional werkt al erg lange tijd met Youforce. Misschien zelfs al vóór de introductie van de digitale salarisstrook en Self Service. Vroeger hadden medewerkers nog geen toegang tot Youforce. Enkel en alleen HR-professional hadden toegang, voor bijvoorbeeld Gemal of Betaalmanager. In de loop van de jaren hebben medewerkers toegang gekregen tot Youforce, waarmee deze HR-professional ook automatisch een extra tweede Youforce account kreeg. Een HR-professional is gestart op interim basis. Mogelijk worden/werden externe/ZZp-ers niet vastgelegd in HR Core. Daarom was het logisch om een los IC-account aan te maken voor deze interim collega. Maar na verloop van tijd bevalt deze interim collega het werk zo goed dat hij/zij besluit om indienst te komen. De indiensttreding als medewerker heeft gezorgd voor een nieuw extra account als medewerker.   Naast deze scenario’s zijn er nog diverse redenen te bedenken zoals, fusies, splitsingen, outsourcing etc. etc. Maar allen met dezelfde uitkomst. Iemand heeft zowel een IC-account als een R-account voor Youforce. Er zijn diverse reden waarom je voortaan wil dat de HR-professional voortaan nog maar één account heeft. Relevante argumenten kunnen zijn: Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing. Steeds meer onderdelen binnen Youforce maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan enkel en alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen.   Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam om na te lopen. We verdelen het in: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker   Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel je hebt binnen je organisatie meerdere ‘salarisadministrateurs’ die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit:  Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Online Ga naar Organisatie / Tabellen org. eenheid / Rollen org. eenheid (170005) Maak een nieuwe rol aan. Zoals ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ HR Core Online Ga naar Organisatie / Roltoewijzing persoon (70010) Geef de collega HR-professionals in één keer de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Autorisatiebeheer Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer Maak een nieuw autorisatieprofiel aan voor de rol  ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’.  Gebruik ter inspiratie de Best Practice Autorisatiebeheer Personeelsdossier Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatie Personeelsdossier Ga naar de nieuwe rol ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ en ken alle relevante privileges toe Configuratie Youforce Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie Youforce Overweeg, op basis van het artikel over SSO voor Professionals, om Single Sign On voor Professionals toe te staan.     Stappen per gebruiker Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘salarisadministrateur’. Natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt. Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn Conform het idee 'meerdere gebruikers inzage in digtale handtekening portaal' kan je nu geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn Visma|Raet Maak een ticket aan onder HR Core Beaufort Online via de optie ‘SC2 New Account HR Core online’ Vul de aanvraag in met de gegevens van het R-account. HR Core Online Ga naar Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers (100001) Zorg ervoor dat bij de gebruiker ‘Netwerk id’ wordt gevuld met het R-account Self Service Ga naar Beheer / Gebruikers Definitie / PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account wordt opgenomen in deze lijst Self Service Ga naar Beheer / Autorisatie / Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Payroll Gemal Direct Ga naar Autorisatie / Autorisatie Algemeen / Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte Gemal Ga naar Beheer / Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Betaalmanager Ga naar Beheer / Autorisaties toekennen Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On. Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' gevuld? Dan is het goed. Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits / Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn  R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID Reporting Heeft gebruiker 'eigen rapporten'? Laat de gebruiker zijn/haar eigen rapporten promoveren. Of laat hem/haar rapporten als bulk exporteren en vervolgens importeren op het nieuwe R-account. Performance Management Ga naar / Performance Management / Beheer / Beheerders. Zoek "oude" IC nummer op, en verwijder dat. Klik nieuwe beheerder Zoek de nieuwe beheerder op, door de eerste drie letters van de naam in te typen, Selecteer die gebruiker en sla op.   💡Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer mee per ongeluk kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voor dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als die collega uitdienst was gegaan.

In Mijn Youforce kan je onder 'HR voor anderen' de directe links naar de Self Service workflows koppelen. Het kan voorkomen dat je 2x dezelfde workflow ziet, zoals:   Waarom gebeurt dit? Mijn Youforce krijgt vanuit Self Service alle beschikbare workflows door. Dit wordt gedaan op gebruikerstype. Self Service kent 3 gebruikerstypes: ESS (Employee Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'Persoonlijk' MSS (Management Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen' PRO (PSA-gebruikers) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen'   Hierdoor zijn er 2 redenen waardoor een workflow 2x zichtbaar kan worden tijdens het configureren van de links in Mijn Youforce. Hieronder leggen we beide redenen uit.   Reden 1) Zelfde workflow & startactiviteit geautoriseerd voor zowel 'PSA-gebruiker' als 'Eindgebruiker'  In bovenstaande voorbeeld is de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' in Self Service zowel geautoriseerd voor minimaal één gebruiker met MSS-rechten. Dit is bijvoorbeeld een gebruiker met de rol 'manager' (MGR) die in Self Service bekend is als 'eindgebruiker'. Daarnaast is dezelfde workflow ook bij minimaal één gebruiker in Self Service geautoriseerd die bekend staat als PRO (PSA-gebruikers). Bijvoorbeeld omdat de activiteit 'fiatteren salarisadministratie' óók als startactiviteit is toegestaan. Of omdat een collega van de Salarisadministratie voor een test óók rechten heeft gekregen om de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' te kunnen indienen.   Reden 2) Zelfde workflow & met meerdere startactiviteiten Self Service biedt een enorme flexibiliteit in de inrichting van workflows. Het is mogelijk om dezelfde workflow meerdere startactiviteiten te geven. Bijvoorbeeld zoals hieronder zijn zowel 'Behandelen PA' als 'Fiatteren SA'  een start activiteit:   In dit voorbeeld zal hierdoor de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' 2x zichtbaar zijn in het configureren van de links in Mijn Youforce.   Hoe richt ik dit in? Je kunt 2x dezelfde workflow in Mijn Youforce koppelen. Bijvoorbeeld als volgt:     De gebruikers van Mijn Youforce zullen nooit 2x dezelfde link zien. Degene met MSS-rechten (zoals de manager) zal alleen de juiste directe link naar de workflow zien in Mijn Youforce. En de collega met PRO (PSA-gebruikers-rechten) zal óók direct naar de juiste workflow en activiteit worden geleid.    Hetzelfde geldt voor de 'startactiviteit'. De gebruiker met rechten op 'Behandelen PA' als start activiteit komt rechtstreeks in de juiste workflow en activiteit. En de collega met rechten op 'Fiatteren SA' zal als hij/zij vanuit Mijn Youforce op 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' klikt direct in deze activiteit uitkomen.

Binnen Mijn Youforce wordt de configuratie van de beheer tab beheerd door Visma | Raet. In dit artikel vind je de verdeling van categorieën en processen binnen de tab Beheer. 

Je hebt al je autorisaties ingericht in Autorisatiebeheer en nu?  Je begeeft je nu in een hybride situatie. Met de huidige inrichting zijn de autorisaties van Autorisatiebeheer alleen zichtbaar in Mijn Youforce. Voor Youforce Portal en Home is Toegangsbeheer leidend voor de autorisaties.   Let op: als je Autorisatiebeheer nog niet leidend hebt gemaakt op 1 december, zal Toegangsbeheer leidend worden voor jouw autorisaties in Mijn Youforce. Wanneer Toegangsbeheer leidend is heb je alsnog Autorisatiebeheer nodig voor Youforce Reporting, de Youforce App en bestandsuitwisseling.    Waarom kan ik mijn autorisaties niet op één plek vastleggen?  Gelukkig kun je je autorisaties wel op één plek vastleggen, maar daarvoor moet je Autorisatiebeheer leidend maken. Zodra Autorisatiebeheer leidend is, heb je Toegangsbeheer niet meer nodig en Autorisatiebeheer wordt leidend voor Youforce Portal, Home en Mijn Youforce.    Hoe kan ik Autorisatiebeheer leidend maken?  Je kan heel gemakkelijk aanvragen om Autorisatiebeheer leidend te maken. Ga hiervoor naar Mijn Visma | Raet en selecteer Youforce (Portal). Kies voor ‘Maak Autorisatiebeheer leidend voor autorisaties Youforce’. Vul vervolgens de datum vanaf wanneer je wilt dat Autorisatiebeheer leidend te maken. Vervolgens verzend je de aanvraag. Let op: kies een datum die jouw organisatie het beste schikt. Kies altijd een datum een paar dagen in de toekomst, niet vandaag, zodat wij als Visma|Raet rekening kunnen houden met de door jouw gewenste datum.     Zodra we voor jouw omgeving Autorisatiebeheer leidend hebben gemaakt, krijg je hiervan bevestiging in jouw aanvraag. Vanaf dat moment ben je live met Autorisatiebeheer en kan je Toegangsbeheer niet meer gebruiken. Je kunt de autorisaties in Toegangsbeheer nog wel inzien. Maar aanpassingen in de autorisaties van Toegangsbeheer worden niet meer verwerkt. 

Organisaties die gebruik maken van Mijn Youforce nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youforce.com/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn Youforce.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn Youforce? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Youforce. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youforce.com/  & vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een Youforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.      Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie. Maar bij de medewerkers van Visma|Raet ziet dit er als volgt uit:    Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft:   Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce     Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youforce.com/     Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:  

Als je Mijn Youforce gaat gebruiken zonder inrichting krijg je toegang tot de volgende variant van Mijn Youforce. Dit noemen we ook wel de Applicatieweergave.      Om het optimale rendement uit Mijn Youforce te halen, richt je als beheerder je eigen categorieën in voor HR voor anderen en Persoonlijk.  Op de beheer pagina creer je deze categorien en voeg je daarin de processen toe. Het voordeel is dat gebruikers zo niet meer eerst naar Self Service  hoeven te navigeren maar gelijk vanuit Mijn Youforce de processen kunnen starten. Denk bijvoorbeeld aan 'verlof aanvragen'.      Op die manier worden de processen en categorieën in Mijn Youforce als volgt zichtbaar: *De procesweergave is alleen beschikbaar voor klanten met Beaufort Online. 

Op deze pagina vind je alle gestelde vragen tijdens workshop Mijn Youforce. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:    Autorisaties Ik krijg toegang geweigerd als ik naar mijn.youforce.com ga. Hoe kan ik toegang krijgen? Neem contact met jouw CSM op om te zorgen dat jij toegang krijgt tot Mijn.Youforce.com.   Kunnen we de huidige authorisatie die in YF is ingericht meenemen? Als je hiermee doelt op de autorisaties in Toegangsbeheer, dan kan dit niet. Mijn Youforce werkt samen met Autorisatiebeheer. Dit hebben we ook toegelicht in de Workshop aan de slag met Autorisatiebeheer. Heb je deze gemist? Je kunt deze terug kijken op de community.    Ik kan autorisatiebeheer niet vinden onder het tabblad beheer. Hoe kan ik die toevoegen? In principe zou de link naar autorisatiebeheer te vinden moetn zijn onder het tabblad beheer. Mocht dat niet het geval zijn, dan zou je eerst even kunnen kijken of je de tegel hebt in het oude portaal. Mocht dat ook niet het geval zijn, log dan een ticket bij het Service Center om toegang te vragen voor Autorisatiebeheer.    Na het inloggen in Mijn.youforce.com ga ik naar het tabblad beheer. Als ik zoek op 'configuratie links' dan zie ik het proces 'configuratie links Mijn Youforce' niet. Hoe kan ik zorgen dat ik toegang krijg? Matthias legt dit uit tijdens de webinar. Check de opname om dit terug te kijken. Hier ook nog even de korte uitleg: Je zult hiervoor in autorisatiebeheer de beheerdersgroep toegang moeten geven tot 'configuratie links'. Deze staat onder applicatie Mijn Youforce.     Kan ik vanuit een andere autorisatie kijken in Mijn Youforce? Nee, je kan alleen datgene zien waar je zelf rechten toe hebt. Je zou voor het testen een pilotgroep aan kunnen maken of misschien voor jezelf extra gebruikers aanmaken met bepaalde rechten.    Ik zie niet alle tegels die ik in Toegangsbeheer heb toegevoegd, hoe kan dit?  Dit is afhankelijk van jouw inrichting in Autorisatiebeheer. Mijn Youforce kijkt op dit moment alleen naar Autorisatiebeheer voor jouw autorisaties. Wanneer je Autorisatiebeheer hebt ingericht dan zul je ook de andere processen en tegels zien URL  Hoe krijg ik de nieuwe look en feel te zien? Als je inlogt in mijn.youforce.com zul je automatisch de nieuwe look and feel te zien krijgen.    Ik kan niet inloggen omdat mijn gebruikersnaam niet te vinden is Je kunt dezelfde gebruikersnaam gebruiken als waarmee je inlogt met portal.youforce.com of via admin.youforce.com. Is het inmiddels gelukt?   Als je het ingericht hebt blijft de link hetzelfde toch? Dan pakt het toch automatisch de versie met configuratie?  Ja de link mijn.youforce.com blijft hetzelfde. Door de switch Proces weergave te activeren bepaal je of je de applicatieweergave of de procesweergave van Mijn Youforce ziet.    Betekent dit dat inloggen (buiten SSO) alleen via mijn.youforce.com kan ipv portal.youforce.com ? Om met mijn Mijn Youforce te kunnen werken wordt de nieuwe URL om in te loggen inderdaad mijn.youforce.com. Op termijn zal portal.youforce.com en daarmee ook de oude portal gaan vervallen.    Waarom opent alles in een nieuw tabblad? is dat in te stellen dat alles in 1 scherm blijft? In het verleden waren er sommige modules die openden in hetzelfde scherm (zoals Self Service) in een tabblad (zoals HR Core Beaufort) of in een nieuw venster (VerzuimManagement). Om MijnYouforce logischer te maken hebben we er voor gekozen om altijd een nieuw tabblad te openen voor ieder proces/module. Dat maakt het voor gebruikers logischer in gebruik." Rolswitch  Ik word steeds met mijn persoonlijke account ingelogd en kan niet switchen naar mijn rol professional? Wanneer je een Youforce account hebt waarbij medewerker en professional gekoppeld zijn, dan hoef je niet te switchen. Door middel van het gebruiken van de tabbladen zie jij de processen voor die verschillende rollen. Onder persoonlijk vind jij al jouw medewerker processen en onder beheer vind jij alle processen als applicatiebeheerder.    Ik begrijp dat je HR voor anderen ook kan gebruiken voor processen van professionals, bv. de salarisadministratie. Daar werken we nu met een handmatig aangemaakt IC-account met certificaat naast het automatisch aangemaakte medewerkeraccount. Het zou fijn zijn als alles gestart kan worden vanuit dit automatische medewerkeraccount. Als dat kan, is het dan nog nodig om een certificaat aan te maken? Verder zie ik dat je ook vanuit Autorisatiebeheer rollen kunt aanmaken. Wanneer doe je dat in Beaufort en wanneer in Autorisatiebeheer? Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. In Autorisatiebeheer kun je geen rollen aanmaken. De rollen uit Autorisatiebeheer komen uit Beaufort.    Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. Geldt dat ook voor beheerders?  Ja, dit geldt voor alle gebruikers. Het kan zijn dat als een beheerder een 'level 2' applicatie opent, er nogmaals wordt gevraagd om even te verifiëren met PingID zodat we zeker weten dat jij het echt mag openen.    Je hebt nu enkel de rol 'hr voor anderen'. krijg je dan alle rechten te zien van alle rollen door elkaar? nu kun je de afdelingen verdelen over verschillende rollen. wij maken hier gebruik van mbv back up managers Onder HR voor anderen zie je inderdaad alle rechten die je hebt om HR taken voor anderen uit te voeren HR voor anderen Ik zie het tabblad HR voor anderen niet. Ik ben even kwijt hoe ik ervoor zorg dat ik deze optie te zien krijg in mijn youforce? Er zijn twee opties waardoor je het tabblad niet kan zien. 1. Over het algemeen heb je als beheerder geen rol als manager. De rechten die je gekoppelt hebt aan die rol, zul je daardoor ook niet terug zien in Mijn Youforce. Check hiervoor ook even de uitleg rondom de pyramide van autorisatiebeheer.  2. Het kan zijn dat je wel deze rechten hebt in de processen van Self Service of in autorisatiebeheer die op hr voor anderen zichtbaar zouden moeten zijn. Dan kan je controleren of je op de pagina 'configuratie links mijn youforce' of je onder HR voor anderen categorieën hebt gekoppeld en daaraan ook processen hebt toegvoegd (waar je recht op hebt om te zien).   Wat is functie Flex Benefits voor anderen? Flex Benefits voor andere is de toegang tot de module Flex Benefits, maar is zichtbaar op de tab in Mijn Youforce HR voor anderen. Dit is de plek waar de manager bijvoorbeeld de taken voor een ander op kan pakken. Categorieën Waarom voeg je bij HR voor anderen Declaraties toe? Bij ons worden deze alleen ingediend door de medewerker.  In de  declaratie module kan je stappen inbouwen om goed te keuren. Degenen die moeten goedkeuren zijn over het algemeen managers of salarisadministrateurs. Wij voegen onder declaraties het proces: declaraties in bulk controleren zodat bijv. de manager alle declaraties van zijn team tegelijk kan goedkeuren.    Kun je de naam van een categorie achteraf nog aanpassen? Nee, helaas niet. Je kan wel processen verwijderen of toevoegen maar het wijzigen van de naam is momentele niet mogelijk. Hiervoor zul je de categorie dus moeten verwijderen en weer toevoegen. Er bestaat een idee op de community waar je op zou kunnen stemmen   Ik zie niet alle aangemaakte categorieën terug bij HR voor anderen en Persoonlijk. Terwijl ik hier wel autorisatie voor heb.  Als je een categorie hebt toegevoegd maar nog geen processen hebt toegevoegd aan de categorie, dan zal de categorie ook niet getoond worden.  Processen Moet je bij meerdere rollen in een proces het proces bekend maken bij zowel HR voor anderen als Persoonlijk? Ja, in principe is het de bedoeling dat je per tabblad aangeeft welke processen zichtbaar zullen zijn. Mocht er dus inderdaad een Self Service proces zowel ingediend kunnen worden door de medewerker maar ook door de manager en salarisadminstrateur dan zul je het proces moeten toevoegen HR voor anderen (2x) en aan persoonlijk.    Kan je de volgorde van weergeven ook beinvloeden bij de processen? Op dit moment kun je de volgorde nog niet beinvloeden. Het wordt getoond op alfabetische volgorder voor de eindgebruiker. Mocht je dit graag willen kunnen, stem dan op dit idee.    Zijn de processen voor Flex Benefits straks wel te benaderen via iPad? We zullen op dit moment niets aanpassen aan de werking van de processen. Dit zal dus blijven zoals het nu ook werkt.    Kunnen de processen vanuit Verzuimmanagement 2.0, dus de Dotweb cloud ook toegevoegd worden? Op dit moment zijn de zogenaamde deeplinks, de links naar rechstreekse processen, beschikbaar voor Self Service en voor Flex Benefits. Voor verzuim 2.0 is alleen toegang tot de applicatie beschikbaar. Je kunt wel met zoektermen het de gebruikers gemakkelijker maken om snel bij het proces uit te komen.    Hoe krijg je een overzicht van alle processen, zodat je zeker weet dat je niets vergeet om aan te bieden via de links? We hebben geen overzicht vanuit de configuratie links Mijn Youforce. Wel kan je natuurlijk checken of je alles hebt toegevoegd vanuit het inrichtingsrapport vanuit Self Service (en dan filteren op uitsluiten startmenu 'nee').    Als je nu controleren declaraties toevoegt, werkt dit dan wel op al onze eigen declaratieworkflows die wij hebben die niet standaard visma flows zijn? Ik vind dit nog erg verwarrend. Als je dit nu toevoegt dat geldt het voor de declaraties vanuit de nieuwe declaratie module.Dit gaat nog niet over de declaraties in Self Service. Self Service Processen Ik zie bij toevoegen van processen twee nieuwe medewerker. Hoe weet je welke juist is? In dit Kennisartikel leggen we je verder uit hoe dit werkt en wat je het beste kan doen.    Klopt het dat niet alle workflows die je in selfservice hebt hier zichtbaar zijn om als proces te kiezen? Je zou alle workflows die een startactiviteit hebben en actief zijn moeten zien om te kunnen koppelen.   Zitten niet actieve workflows vanuit HRSS ook in de keuzelijst processen? Nee, deze zijn uitgesloten.   Hoe zie ik het archief in Self Service? Je kunt bij processen de module Self Service toevoegen en dan kan je de applicatie benaderen zoals je dat nu gewend bent. Op die manier kan je ook archief benaderen. Tevens werken we er nu aan om ervoor te zorgen dat Gedaan/Archief zichtbaar wordt onder HR voor anderen.    Hoe weet je of voor een gekoppeld proces de deeplink al werkt? Dit kun je testen door erop te klikken. Als het goed is wordt je vanuit Mijn Youforce doorgelinkt naar het juiste proces binnen Self Service en Flex Benefits.   In Home kun je je eigen favorieten binnen Self Service toevoegen. Kan dit straks ook binnen Mijn Youforce, zodat je een aantal processen vast kunt zetten, onafhankelijk van "recent gebruikt"? Op dit moment is dit nog niet mogelijk. Maar je kunt dit idee delen op ons ideeën portaal. Wij zullen dan onderzoeken of we dit aan Mijn Youforce toe kunnen voegen.   Ik zie ook Gedaan onder de processen staan. Is het handig om ook die toe te voegen aan Persoonlijk? Dat is een eigen keuze. Als je jouw medewerkers toegang wilt geven aan de lijst gedaan van HRSS dan kun je deze toegang geven door het proces toe te voegen. Autorisaties directe links Ik heb onder Persoonlijk de categorie "Individueel Keuzebudget" ingericht met 3 processen (fiets, vakbondscontributie en Flex Benefits), maar ik zie deze niet terug onder "Persoonlijk". Hoe kan dit? Zijn dit wellicht processen in de app? Voor de processen van Flex Benefits kijken we naar de rechten binnen de Flex Benefits, dus afhankelijk van wat er in jouw flex package zit zal getoond worden.  Inbox Wanneer worden de notificaties gesplitst in HR voor anderen en Persoonlijk. Nu staat alles bij elkaar. Voor PSA-medewerkers ondoenlijk om hun persoonlijke processen te herkennen. We zullen stap voor stap de inbox verder gaan verbeteren. Hiervoor moeten ook achter de schermen nog een aantal zaken worden aangepast. Zodra die zijn uitgevoerd kunnen we volgende stappen zetten, wij houden jullie daarvan via de community en pilot groep op de hoogte. Mocht jij dit idee ook graag willen zien binnen de inbox, stem dan op dit idee.    Wij lopen er tegenaan dat de actieve signalen uit HR Core die alleen bij de inbox terecht komen niet afgehandeld kunnen worden. Is dat een bekend issue? Dit is niet bij ons bekend en wij hebben hier tot op heden nog geen issues van ontvangen. Zou je een support ticket willen aanmaken in het Service Center. Dan kunnen we kijken naar jouw specifieke situatie.   Kan ik ook zoeken in de ''Inbox''? naar bijvoorbeeld een medewerker of een formulier soort.  We zullen de functionaliteiten geleidelijk aan uitbreiden en dit ook via de community aangeven. Feedback is welkom, we zien jouw idee graag tegemoet op:  https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/idb-p/nl_ra_YF_Portaal_ideas Handige links Kan je de links vastzetten zodat deze niet gewijzigd kan worden? Stel ik wil daar de link naar de community inzetten, zodat iedereen kan checken of er een storing is in SelfService. Het zou dan fijn zijn dese vast te kunnen zetten voor alle medewerkers en dat zij deze niet kunnen verwijderen. Medewerkers kunnen handige links niet verwijderen. Dit kan alleen een beheerder.   Link naar Studytube ook mogelijk? Ja, deze link kun je plaatsen in de handige links. Banner Kun je een banner per CEA nummer uploaden? Nee, dit kan niet, de banner is voor heel Mijn Youforce. Je zou hiervoor altijd een idee kunnen aanmaken op de community en vanuit daar kunnen we kijken of deze wens ook leeft bij andere klanten.  Zoekwoorden Als hij niet recent gebruikt is, weet je toch niet direct op welke term je moet zoeken? Is er ergens een overzicht? Ja, we hebben op deze pagina ook een excel sheet bijgevoegd waar je kan zien welke zoekwoorden zijn toegevoegd per link. Dit betreft uiteraard niet de directe links vanuit flex benefits en self service. Tevens kan je per link ook onder configuratie link Mijn Youforce ook zien per proces welke zoekwoorden door Visma | Raet zijn toegevoegd.    Hebben jullie een lijst met meest geraadpleegde zoektermen in het systeem beschikbaar die we als voorbeeld al mee kunnen nemen? De meest logische hebben we al toegevoegd. In het volgende artikel kan je een Excel downloaden met alle zoekwoorden die wij al hebben ingericht. Hopelijk geeft dat inspiratie: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618"   Als een deel van een zoekwoord wordt ingetypt, wordt het dan ook gevonden? Of bv als een zoekwoord uit 2 woorden bestaat en men zoekt op 1 van deze 2 woorden? Bij een deel van het zoekwoord vindt je het inderdaad ook al.   En hoofdletter kleine letter, moet dat ook apart worden toegevoegd? Dit zou niet uit moeten maken. Single Sign On  Wij werken met SSO moet dan de link alleen aangepast worden om over te gaan naar Mijn.youforce ? Je moet inderdaad de link aanpassen en dan ben je over op Mijn Youforce zonder configuratie. Zoals je straks zult zien kun je Mijn Youforce ook inrichten zodat je met de nieuwe werkwijze aan de slag kunt.   Hoe gaat het als je organisatie specifieke SSO URL hebt? Krijgen we hier dan een andere URL voor als we over willen naar Mijn Youforce? Deze komt te vervallen. We hebben wel een login hint toegevoegd dus zo wordt je gebruikersnaam wel ingevuld en hoef je deze niet meer meerdere keren te doen.   Wij maken op dit moment bewust geen gebruik van een onyouforce account voor medewerkers, deze kunnen met ons bedrijfsaccount automatisch inloggen. Begrijp ik het goed dat dit dus gaat verwijderen? Nee je kunt wel nog inloggen via SSO. Je vult dan op mijn.youforce.com de gebruikersnaam die jullie hebben uitgegeven (vermoedelijk het zakelijk mailadres). Daarmee herkennen wij dat het geen onyouforce account is en wordt je doorgestuurd naar jullie inlogpagina. Met de login hint wordt je gebruikersnaam automatisch gevuld en moet de gebruiker alleen nog een wachtwoord invullen. Daarna is de gebruiker ingelogd in Mijn Youforce. Youforce app Processen (nieuwe modules) Het is niet altijd duidelijk wat een proces is wat bij de youforce app hoort. Zeker voor degenen die de app nog niet gebruiken. Misschien door het woord "app" aan die processen toe te voegen? In principe zijn de processen niet specifiek voor de app. De  nieuwe modules zijn zowel voor de desktop als in de app beschikbaar. In de best practice hebben we opgenomen welke processen vanuit welke module komen.    Komt dit ook allemaal in de app? We ontsluiten specifieke processen in de app om HR taken snel en eenvoudig af te kunnen handelen. Van deze processen is dan ook in de meeste gevallen een desktop variant beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan het indienen van een declaratie woonwerk. In Mijn Youforce zijn meer processen beschikbaar dan in de Youforce app, denk aan de Flex Benefits processen en Self Service.   Wat is het proces Controleren declaraties? Dit is een proces met betrekking tot de module Declaraties. Met dit proces kan je de declaraties controleren en goedkeuren. De nieuwe ziekmelden module Kan een medewerker zichzelf ook ziekmelden in de app? Dit is een van de onderdelen die op de roadmap staat, dus houd de community in de gaten!   Werkt dit ook als je nog geen APIkoppeling hebt? Wat Matthias nu laat zien is beschikbaar voor alle klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort Online. Je kunt dan de Youforce app gaan gebruiken en de beschreven stappen volgen.   Wat is het verschil tussen Mijn Youforce en de Youforce App? Alleen de weergave voor resp. desktop en smartphone? Mijn Youforce is de vervanging van het huidige Youforce en is het portaal waar een gebruiker bij inloggen 'binnenkomt'. De Youforce App is in dezelfde look and feel als Mijn Youforce maar heeft niet alle processen als in desktop beschikbaar zijn. Hierin staan alleen de processen die je gemakkelijk en snel moet kunnen opstarten vanaf je telefoon. Deze processen kun je ook vanuit Mijn Youforce en het huidige Youforce oppakken.   Bij bijzonderheden kun je aangeven of de MGR dit mag registreren, maar ik neem aan dat als ik een andere rol toevoeg bij ziekmelden dat deze dit dan ook mag registreren? Dat klopt inderdaad.    klopt het dat je een herstelmelding doet via de app dit niet terug vind in Selfservice? Dat klopt inderdaad, maar in Ziekteverzuim hebben we hier ook mooie mogelijkheden voor. Ons advies is wel dat zodra je met Ziekteverzuim gaat werken, je de workflow in Self Service uitzet.    kan de beheerder ook evenuteel de ziekmeldingen zien zoals in self service? Als je als beheerder rechten hebt tot ziekte registreren voor alle medewerker, kan je ook de ziekmeldingen zien van alle gebruikers.. Deadline Wat is de uiterlijke datum dat je over moet naar Mijn Youforce? Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers.    Bepaal jezelf wanneer je overgaat naar mijn.youforce ? Tot 1 december kun je nog zelf bepalen wanneer je live gaat met Mijn Youforce.    Wat als je niets doet? Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers.  Dit is een directe vervanger van het huidige portaal alleen dan wel in een moderne ‘look and feel’. Als je niets doet kun je geen gebruik maken van de waardevolle functionaliteiten zoals: Directe links naar de processen van Self Service en Flex Benefits  Handige organisatie specifieke URL’s Verschil tussen ‘Persoonlijk’ en ‘HR voor anderen’  Directe weergave van ‘Recent gebruikte processen’ En alle verdere toekomstige ontwikkelingen die toegevoegd worden op Mijn Youforce   Hoe kunnen wij dan checken hoe het voor de werknemers er uit komt te zien? Dit kan je testen met een test gebruiker en door eventueel een medewerker te vragen om samen in te loggen. Maar je kan ook jouw gebruikers samenvoegen en dan krijg je net als ons drie tabjes te zien.

Snel en eenvoudig je HR zaken regelen met Mijn Youforce. Navigeer gemakkelijk binnen Mijn youforce naar het juiste HR proces zodat je in 60 seconden jouw HR taken hebt afgerond. Zo heb je tijd over voor wat écht belangrijk is!

Hier vind je de veel gestelde vragen voor gebruikers van Mijn Youforce. Waar kan ik de gebruikershandleiding vinden? Klik hier voor de handleiding inloggen met twee factor authenticatie. Maar we hebben ook videos beschikbaar waarin we je stap voor stap meenemen met het activeren van jouw account, het inloggen en het wijzigen van je telefoon voor de twee factor authenticatie.  Waar kan ik de juiste link vinden voor het inloggen op Youforce? Inloggen kan via https://mijn.youforce.com of  via https://www.vismaraet.nl/inloggen/. Advies: voeg deze URL direct toe aan je favorieten. Hoe log ik in met Single Sign On (SSO)? Als jouw organisatie gebruikmaakt van SSO, kun je daarbij de URL gebruiken die je van jouw beheerder hebt ontvangen. Inloggen kan ook via https://www.vismaraet.nl/inloggen/.  Kies dan voor Inloggen Youforce en vervolgens voor Inloggen via je organisatie.   Waaraan moeten wachtwoorden voldoen? Wachtwoorden moeten langer zijn dan 8 karakters, en niet voorkomen in bekende lijsten van uitgelekte en standaard wachtwoorden (bijvoorbeeld welkom123). Er gelden geen regels voor het gebruik van hoofdletters en speciale tekens. Wat kan ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten? Vul eerst in dit scherm je gebruikersnaam in.   Vervolgens kan je jouw wachtwoord zelf herstellen. Klik op Problemen met aanmelden.       Vul je gebruikersnaam in en klik op Verstuur.   Je ontvangt een e-mail met een eenmalige code. Let op: deze code verloopt na 15 minuten.   Voer de eenmalige code in en klik op bevestigen.      Je kunt nu een nieuw wachtwoord invoeren. Daarna kun je opnieuw proberen in te loggen.  Wat kan ik doen als ik mijn gebruikersnaam ben vergeten? Om je gebruikersnaam te achterhalen dien je eerst een gebruikersnaam in te vullen in dit scherm zodat je doorverwezen wordt naar het inlogscherm voor jouw onyouforce account. Probeer bijvoorbeeld voornaam@onyouforce.com.      Vervolgens kan je jouw gebruikersnaam opvragen door op de knop problemen met aanmelden te klikken?.    Klik vervolgens op Problemen met gebruikersnaam?.      Vul je geregistreerde e-mailadres in en klik op Verstuur.     Als het e-mailadres bekend is, ontvang je de gebruikersnaam via dit gevalideerde e-mailadres. Wanneer meerdere accounts aan je e-mailadres zijn gekoppeld, ontvang je al deze gebruikersnamen.    Hoe koppel ik de 2-factor authenticatie aan mijn Youforce account? Bij de eerste keer inloggen met je nieuwe account, wordt gevraagd de 2-factor authenticatie te koppelen aan jouw account.   Om de 2-factor authenticatie te activeren, moet je de volgende stappen doorlopen. Download en installeer de PingID app via GooglePlay (Androïd) of de AppStore (iOS). Tijdens de installatie wordt je toestemming gevraagd voor het gebruik van functies op je telefoon. Om de app te kunnen gebruiken, is acceptatie noodzakelijk. De app gaat de camera gebruiken om de QR code te scannen. Houd je mobiele telefoon - met de PingID app actief - bij de hand en klik op Ik had de Ping ID app al geïnstalleerd. Richt nu de camera van je mobiel op de QR code. Je wordt nu gevraagd om je de eerste keer te authenticeren met de versie van je telefoon. Schuif de rode knop iD omhoog en de koppeling is tot stand gebracht.

Zoals in dit artikel gemeld, gaan we vanaf 14 mei een nieuw Gebruikersbeheer aanbieden. Daarom hebben we ook een nieuwe handleiding geschreven.    In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Deze handleiding is geschreven voor beheerders.   

Vrijwel alle gebruikers van Youforce werken in één omgeving met één account/inlog. Maar gebruik jij op één pc/laptop meerdere Youforce-omgevingen (bijvoorbeeld je Productie en Test-omgeving). Dan leggen we in dit artikel uit hoe je dit eenvoudig kunt onderscheiden.