Mijn Communities
Help

Kennisbank Youforce Portaal

Sorteren op:
Hier vind je de veel gestelde vragen voor gebruikers van Mijn Youforce. Waar kan ik de gebruikershandleiding vinden? Klik hier voor de handleiding inloggen met twee factor authenticatie. Maar we hebben ook videos beschikbaar waarin we je stap voor stap meenemen met het activeren van jouw account, het inloggen en het wijzigen van je telefoon voor de twee factor authenticatie.  Waar kan ik de juiste link vinden voor het inloggen op Youforce? Inloggen kan via https://mijn.youforce.com of  via https://www.vismaraet.nl/inloggen/. Advies: voeg deze URL direct toe aan je favorieten. Hoe log ik in met Single Sign On (SSO)? Als jouw organisatie gebruikmaakt van SSO, kun je daarbij de URL gebruiken die je van jouw beheerder hebt ontvangen. Inloggen kan ook via https://www.vismaraet.nl/inloggen/.  Kies dan voor Inloggen Youforce en vervolgens voor Inloggen via je organisatie.   Waaraan moeten wachtwoorden voldoen? Wachtwoorden moeten langer zijn dan 8 karakters, en niet voorkomen in bekende lijsten van uitgelekte en standaard wachtwoorden (bijvoorbeeld welkom123). Er gelden geen regels voor het gebruik van hoofdletters en speciale tekens. Wat kan ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten? Vul eerst in dit scherm je gebruikersnaam in.   Vervolgens kan je jouw wachtwoord zelf herstellen. Klik op Problemen met aanmelden.       Vul je gebruikersnaam in en klik op Verstuur.   Je ontvangt een e-mail met een eenmalige code. Let op: deze code verloopt na 15 minuten.   Voer de eenmalige code in en klik op bevestigen.      Je kunt nu een nieuw wachtwoord invoeren. Daarna kun je opnieuw proberen in te loggen.  Wat kan ik doen als ik mijn gebruikersnaam ben vergeten? Om je gebruikersnaam te achterhalen dien je eerst een gebruikersnaam in te vullen in dit scherm zodat je doorverwezen wordt naar het inlogscherm voor jouw onyouforce account. Probeer bijvoorbeeld voornaam@onyouforce.com.      Vervolgens kan je jouw gebruikersnaam opvragen door op de knop problemen met aanmelden te klikken?.    Klik vervolgens op Problemen met gebruikersnaam?.      Vul je geregistreerde e-mailadres in en klik op Verstuur.     Als het e-mailadres bekend is, ontvang je de gebruikersnaam via dit gevalideerde e-mailadres. Wanneer meerdere accounts aan je e-mailadres zijn gekoppeld, ontvang je al deze gebruikersnamen.    Hoe koppel ik de 2-factor authenticatie aan mijn Youforce account? Bij de eerste keer inloggen met je nieuwe account, wordt gevraagd de 2-factor authenticatie te koppelen aan jouw account.   Om de 2-factor authenticatie te activeren, moet je de volgende stappen doorlopen. Download en installeer de PingID app via GooglePlay (Androïd) of de AppStore (iOS). Tijdens de installatie wordt je toestemming gevraagd voor het gebruik van functies op je telefoon. Om de app te kunnen gebruiken, is acceptatie noodzakelijk. De app gaat de camera gebruiken om de QR code te scannen. Houd je mobiele telefoon - met de PingID app actief - bij de hand en klik op Ik had de Ping ID app al geïnstalleerd. Richt nu de camera van je mobiel op de QR code. Je wordt nu gevraagd om je de eerste keer te authenticeren met de versie van je telefoon. Schuif de rode knop iD omhoog en de koppeling is tot stand gebracht.
Volledig artikel weergeven
26-01-2022 11:34 (Bijgewerkt op 06-03-2024)
  • 1 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 154528 Weergaven
Hier vind je alle relevante informatie over het 'nieuwe inloggen'. Met deze methodiek log je met behulp van 2 Factor authenticatie (2FA). In onderstaand overzicht staat alle informatie voor beheerders en gebruikers met betrekking tot de migratie, configuratie en gebruik van deze methode.  Handleiding inloggen Mijn Youforce  Handleiding Youforce Single Sign On (PDF) Veelgestelde vragen 2FA voor gebruikers Veelgestelde vragen 2FA voor beheerders  
Volledig artikel weergeven
31-01-2022 17:34 (Bijgewerkt op 29-05-2024)
  • 25 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 30210 Weergaven
Q: Waarom moet ik een nieuw account aanmaken? A: Per 1 juli 2021 kun je niet meer met je oude account inloggen en is de nieuwe manier van inloggen in Youforce extra beveiligd met een 2-factor authenticatie. We hebben het “nieuwe inloggen” al bijna twee jaar beschikbaar en gaan de huidige manier van inloggen (dus zonder de 2e factor) op 1 juli aanstaande deactiveren. Het nieuwe inloggen vereist niet alleen een wachtwoord (iets dat je weet), maar ook een 2e factor (iets wat je hebt). Q: Wat gebeurt er als ik kies voor “ik doe het later”? A: Je logt dan nog in op de oude manier. Dat is nog mogelijk tot 1 juli 2021. Als je na die datum nog geen account hebt aangemaakt dan kan alleen nog de Youforce beheerder binnen je organisatie een nieuw account voor je aanmaken. Q: Ik krijg de melding dat ik al een nieuw account heb, maar wat zijn de gebruikersnaam en wachtwoord van dat account? A: Als je op de button klikt om naar het nieuwe inloggen te gaan, dan wordt je doorverwezen naar het inlogscherm. Via deze pagina kun je je gebruikersnaam opvragen of je wachtwoord resetten met behulp van het herstel e-mailadres dat je bij het maken van het account hebt opgegeven. Q: De gebruikersnaam die ik wil kiezen bestaat al, waarom moet ik een andere kiezen? A: De gebruikersnaam is een uniek gegeven en deze is waarschijnlijk al eerder door iemand anders gekozen. Je moet dus een andere gebruikersnaam kiezen voor het nieuwe account. Mocht je deze later vergeten zijn dan is deze altijd weer op te vragen via de nieuwe login pagina. Q: Geldt dit ook voor professionals? A: Nee, alleen voor managers en medewerkers die inloggen via https://login.youforce.biz . Professionals die met een certificaat inloggen worden pas op een later moment gemigreerd. Publishing Date : 5/19/2021
Volledig artikel weergeven
10-05-2021 17:51 (Bijgewerkt op 23-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 19012 Weergaven
Organisaties die gebruik maken van Mijn Youforce beheren de autorisaties via 'Autorisatiebeheer'. Vervolgens configureren ze de links in Mijn Youforce. Op dit moment zijn de volgende rechten gekoppeld aan de volgende links:  Dit overzicht inclusief zoekwoorden is ook toegevoegd als excel bestand in de bijlage.   HR voor anderen Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Declaraties Declaraties bulk controleren Controleren declaraties HR voor anderen Easycruit Toegang tot Werving en Selectie Werving en Selectie HR voor anderen Flex Benefits Flex Benefits voor anderen Flex Benefits HR voor anderen Gesprekscyclus Toegang tot Gesprekscyclus voor anderen Gesprekscyclus HR voor anderen HR Core Toegang HR Core Beaufort Online HR Core Online HR voor anderen Managementinformatie Toegang tot Rapportages Rapportages HR voor anderen Toegang tot Ad-hoc Rapportages Ad-hoc Rapportages HR voor anderen Opleiden en ontwikkelen Toegang tot Leren & ontwikkelen voor anderen Leren & ontwikkelen HR voor anderen Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen Opleidings-management HR voor anderen People Analytics Toegang tot People Analytics People Analytics HR voor anderen Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen Performance Management HR voor anderen Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier Personeelsdossier HR voor anderen Proforma Toegang tot Proforma Web Proforma Web HR voor anderen Toegang tot Proforma Advanced voor anderen Proforma Advanced HR voor anderen Rooster Planning Toegang tot Rooster Planning voor anderen Rooster Planning HR voor anderen Salarisdossier Toegang tot Salarisdossier Gemal Salarisdossier Gemal HR voor anderen Scenario Planning Insights Toegang tot Scenario Planning Insights Scenario Planning Insights HR voor anderen Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Self Service * In de module Self Service blijf je de autorisaties tot functionaliteiten vastleggen. Veelal zal in Self Service rechten hebben gegeven tot de volgende functionaliteiten die je als link kan opnemen in Mijn Youforce: Batch signing Bezettingsoverzicht Ik vervang Medewerkerkaart Mijn vervanging Vacature overzicht Verlofsaldo per afdeling HR voor anderen Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen Skills Management HR voor anderen Succession Planning Toegang tot Succession Planning Succession Planning HR voor anderen Vervanging en delegatie Vervanging instellen Overzicht vervanging HR voor anderen Vervanger instellen HR voor anderen Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management Verzuim Management HR voor anderen Toegewezen taken uitvoeren Verzuimtaken HR voor anderen Verzuim Management 2.0 Toegang tot Verzuim Management 2.0 Verzuim Management (2.0) HR voor anderen Youforce Reporting Toegang tot Youforce reporting Youforce Reporting HR voor anderen Ziekteverzuim Ziekte registeren (gedeeltelijk) Hersteld melden HR voor anderen Overzicht ziekteverzuim HR voor anderen Ziek melden HR voor anderen Persoonlijk Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Afstandsberekening Toegang tot Afstandsberekening Afstandsberekening Persoonlijk Declaraties Declaraties indienen en controleren Declaratie indienen Onkostendeclaratie indienen* Reiskostendeclaratie indienen* * Lees 'Sneller naar declareren onkosten of kilometers' wanneer het verstandig is om deze optie te gebruiken Persoonlijk Flex Benefits Flex Beneftis medewerker Flex Benefits Persoonlijk Gesprekscyclus Toegang tot Gesprekscyclus medewerker Gesprekscyclus Persoonlijk Gewerkte dagen Gewerkte dagen indienen Gewerkte dagen indienen Persoonlijk Jouw ziekteverzuim (=  onderdeel van Verzuim Management 2.0) Toegang tot Verzuim Medewerkersportaal Mijn Ziekteverzuim Persoonlijk Leerportaal Toegang tot Leerportaal Leerportaal Persoonlijk Medewerkerdossier Toegang tot Medewerkerdossier (personeelsdocumenten) Medewerkerdossier Persoonlijk Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten) Salarisdossier Persoonlijk Opleiden en ontwikkelen Toegang tot Leren & ontwikkelen medewerker Leren & ontwikkelen Persoonlijk Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement medewerker Opleidings-management Persoonlijk Performance Management Toegang tot Performance Management medewerker Performance Management Persoonlijk Profiel Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek Aanvragen werkgeversverklaring woning Persoonlijk Profiel Adres wijzigen Adresgegevens Persoonlijk Profiel Bankrekening wijzigen Betalingsgegevens Persoonlijk Profiel Contact gegevens wijzigen Contactgegevens Persoonlijk Profiel Contactpersonen in geval van nood wijzigen Contactpersonen bij nood Persoonlijk Profiel Persoonsgegevens wijzigen Persoonlijke gegevens  Persoonlijk Profiel Uploaden diploma of certificaat Uploaden diploma of certificaat Persoonlijk Profiel Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Uploaden en declareren VOG Persoonlijk Proforma Toegang tot Proforma Advanced medewerker Proforma Advanced Persoonlijk Rooster Planning Toegang tot Rooster Planning medewerker Rooster Planning Persoonlijk Salarisdossier - E-mailservice Instellen ontvangen salarisspecificatie per e-mail Instellen email salarisspecificatie Persoonlijk Self Service Toegang tot Self Service medewerker Self Service * In de module Self Service blijf je de autorisaties tot functionaliteiten vastleggen. Veelal zal in Self Service rechten hebben gegeven tot de volgende functionaliteiten die je als link kan opnemen in Mijn Youforce: Bezettingsoverzicht Mijn gegevens Verlofoverzicht Persoonlijk Skills management Toegang tot Skills Management medewerker Skills Management Persoonlijk Ziekteverzuim Toegang tot eigen verzuim Persoonlijk verzuim Persoonlijk Beheer Autorisatiebeheer Configuratie links Mijn Youforce Applicatie Recht Mijn Youforce link Zichtbaar in weergave Aangifte Monitor Toegang tot UPA UPA Beheer Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer       Toegang tot Autorisatiebeheer Autorisatiebeheer Beheer Toegang tot Toegangsbeheer Youforce Portaal Toegangsbeheer Beheer Toegangsbeheer - Autorisatieprofielen beheren Beheer Gebruikersoverzichten aanmaken Beheer Gebruikersoverzicht downloaden Beheer Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Bestandsuitwisseling Beheer Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Betaalmanager Beheer Declaraties Configuratie declaraties Configuratie declaraties Beheer Export Service Beaufort Online Toegang tot Beheer HR Data Feed Beheer HR Data Feed Beheer Flex Benefits Configuratie Flex Benefits Flex Benefits Beheer Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Beheer Loonaangifte Gemal Toegang tot Loonaangifte Gemal Loonaangifte Gemal Beheer Managementinformatie Beheer Autorisaties Autorisatie Managementinformatie Beheer Mijn Youforce Configuratie links Configuratie links Mijn Youforce Beheer Configuratie huisstijl Configuratie huisstijl Beheer Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Payroll Gemal Direct Beheer Pensioenaangifte APG Toegang tot Pensioenaangifte APG Gemal Pensioenaangifte APG Beheer Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Beheer Configuratie Personeelsdossier Personeelsdossier Configuratie Beheer Profiel Configuratie profiel Configuratie profiel Beheer Prognose Toegang tot Pointlogic Prognose Beheer Salarisdossier - E-mailservice Beheer Configureer e-mailtekst salarisspecificatie Configuratie Salarisdossie Email-tekst Beheer Self Service Toegang tot Self Service professional Self Service Beheer Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager Specificatie Manager Beheer Templatebeheer Toegang tot Templatebeheer Templatebeheer Beheer UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM UWV Digi-ZSM Beheer Vervanging en delegatie Vervanging beheren Vervanging beheren Beheer Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional Verzuim Management Beheer Youforce Account Beheer Toegang tot Youforce Account Beheer Youforce Account Beheer Beheer Toegang tot Gebruikersbeheer Individueel gebruikersbeheer Beheer Groepsgewijs toegang verlengen Beheer Groepsgewijs gebruikers verwijderen Beheer Dienstverband verplaatsen Beheer Gebruikersinstellingen beheren Beheer Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer Beheer Configuratie Single sign-on Beheer service-certificaat Beheer Groepsgewijs Netwerknamen Opvoeren Beheer Toegang tot Beheerdersoverzichten Algemene uitleg audit console Beheer Aanmeldhistorie Beheer Identitymapping historie Beheer Synchronisatiehistorie Beheer Klantbeheerhistorie Beheer Mailoverzicht salarisspecificatie Beheer Overnamegebruikhistorie Beheer Certificaathistorie Beheer Historie organisatiestructuur Beheer Historie roltoewijzing Beheer Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen Zenden en Ontvangen Beheer Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Beheer  
Volledig artikel weergeven
03-11-2022 13:59 (Bijgewerkt op 19-06-2024)
  • 24 Antwoorden
  • 15 kudos
  • 7333 Weergaven
Op deze pagina vind je alle gestelde vragen tijdens workshop Autorisatiebeheer. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:    Testen  Tijdens het Webinar hebben we samen de rechten ingericht, wat is het gevolg van het inrichten van deze rechten? Heeft dit invloed op de rechten van onze gebruikers? Alles wat je nu in Autorisatiebeheer doet, heeft geen directe gevolgen voor jouw gebruikers. Het portaal blijft voor nu nog werken op basis van Toegangsbeheer. De rechten die je nu inricht zullen wel binnen Mijn Youforce getoond worden. Denk er echter wel goed over na welke rechten je toe wilt kennen aan de juiste groepen zoals je dat in jouw werkelijke situatie zou doen.   Hoe kan ik controleren of ik alles goed heb ingericht? Kan ik dit testen voordat ik het vrijgeef aan mijn gebruikers? Ja, je ziet alles wat je inricht in autorisatiebeheer terug in Mijn Youforce. Door in te loggen op Mijn.youforce.com zul je zien wat het inrichten van de rechten doet voor jouw gebruiker. Je kan eventueel met een medewerker of manager account ook testen in Mijn Youforce.    Ik zie in autorisatiebeheer al een aantal autorisaties ingericht, kan ik deze gewoon verwijderen? Het kan zijn dat je al een aantal autorisaties in autorisatiebeheer ziet staan. Dit komt omdat rechten zoals de app, declaraties, vervanging en ziekmelden in de huidige werkwijze al worden vastegelegd in autorisatiebeheer. Zorg eerst dat je alle rechten toekent aan de juiste groepen gebruikers. Ben je helemaal klaar en weet je zeker dat je alle rechten hebt toegekend, dan kan je de oude autorisaties verwijderen. Zo hou je autorisatiebeheer schoon en overzichtelijk. Rechten zoals de app, declaraties, vervanging en ziekmelden worden namelijk in de huidige werkwijze vastegelegd in autorisatiebeheer.   Overschrijft autorisatiebeheer de reeds ingerichte profielen vzoals hrss en personeelsdossier? Nee, de rechten binnen HRSS en Personeelsdossier blijven gelden. Daarin bepaal je dus welke workflows zichbaar zijn voor jouw gebruikers.   Rapport autorisatiebeheer Hoe kun je snel zien welke autorisaties je nog niet hebt toegevoegd. Bijv. als beheerder wil ik alle autorisaties, maar zie niet in 1 oogopslag wat nog ontbreekt. bij toegansbeheer kon je dat wil gelijk zien. Op gebruikersniveau kan je dit zien via het tab 'Gebruikers'. Hier zie je welke rechten je hebt toegekend. OM te zien wat jij nog niet hebt toegevoegd, kan je de rapportages downloaden. Alles wat op 'nee' staat bij jou als gebruiker, is nog niet toegekend.    Je kunt bij het toevoegen van rechten hoger in de piramide niet zien dat bepaalde rechten al lager zijn toegevoegd, dit zou een handige verbetering zijn zodat je dit niet hoeft te onthouden of op te zoeken. Dit zou inderdaad een mooie toevoeging zijn op het tabblad 'Gebruikers'. Er is hiervoor een idee aangemaakt. Geeft dit idee Kudos en hopelijk kunnen wij dit idee realiseren.    Is er ook een overzicht zodat je autorisaties op rol-niveau kunt inzien?  Op dit moment nog niet. Er bestaat al wel een idee dat men graag zou willen zien uit welke autorisatie de rechten komen per gebruiker. Mocht dit niet helemaal voldoen, maak dan een idee aan op de community en hopelijk kunnen wij dit dan oppakken.    In het autorisatierapport per gebruiker zie je alleen alle applicaties en rechten. Is het mogelijk om ook de namen van de autorisaties toe te voegen, zodat je snel ziet of je iets mist? Voor nu is dit inderdaad nog niet toegevoegd. Er zijn al een aantal ideeën aangemaakt op de community met dit voorstel. Ik wil je uitnodigen om dit idee kudos te geven en hopelijk kunnen we dit dan oppakken.    Hoe kun je kijken of je alle rechten een op een hebt overgenomen ? Je zou eventueel een uitdraai kunnen maken van het overzicht vanuit toegangsbeheer 'overzicht aanmaken' onder rapportages in het oude portaal. Deze uitdraai 'rapport' kan je ook doen in autorisatiebeheer. Als je deze naast elkaar neerlegd of wellicht een steekproef doet, kan je goed zien of alle autorisaties voor jouw gebruikers overeenkomen.   Waarom wordt het CSV bestand niet gelijk overzichtelijk getoond ipv dat je dit zelf nog moet bewerken? Dat komt omdat het een CSV bestand is en geen Excel bestand. We hebben ook bewust voor een CSV bestand gekozen omdat deze voor iedereen toegankelijk is. Voor een excel bestand heb je ook een betaald account in Excel nodig om deze te mogen openen. Aangezien niet elke organisatie met Excel werkt is gekozen voor een CSV bestand. Deze kan je gemakkelijk inlezen in zowel Excel als bijvoorbeeld Google Sheets. Opbouwen autorisaties Hoe werkt de opbouw van de pyramide precies? Moet ik rechen dubbel toekennen of wordt dit daadwerkelijk opgeteld? In dit artikel hebben we geprobeerd zo goed mogelijk uit te leggen hoe de rechten in elkaar zitten en hoe de opbouw precies werkt.    Nu wordt er bij Manager hetzelfde recht gegeven voor het personeelsdossier als bij alle gebruikers, dit is dan toch niet meer nodig ivm de pyramide? Dat is niet helemaal het geval. We hebben de applicatie Medewerkerdossier met daaronder liggend zit personeelsdossier en salarisdossier specifiek voor de medewerker. Voor de manager hebben we de applicatie 'personeelsdossier'. Dit is specifiek voor de manager. Hier een link naar het overzicht van alle rechten en de gekoppelde modules. Daarin maken we ook onderscheid of dit op persoonlijk (dus de medewerkers) of voor HR voor anderen (alles betreffende dat niet voor jezelf is) https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618   Is er een voorbeeld beschikbaar van de meest gebruikelijke autorisaties in 'Autorisatiebeheer'? Naar aanleiding van deze vraag hebben wij dit kennisartikel geschreven met de meest voorkomende autorisaties per rol/groep.    Dus de autorisatibeheer werkt cascading. Betekent dat de beheerder ook declaratie bulk controleren kunnen afronden? Dat is niet helemaal het geval, het werkt eigenlijk andersom. Alle rechten binnen de groep 'alle gebruikers' zijn inderdaad toepasbaar op alle gebruikers. Met een actief dienstverband ontvang je daarbovenop de rechten van de groep toegekend aan actieve medewerkers. Daarbij komen de autorisaties op rollen, welkej e alleen krijgt als de gebruiker de rol toegekend heeft. Daarbovenop kan deze persoon eventueel nog rechten krijgen mocht deze toegevoegd zijn aan een autorisatie toegekend aan specifieke gebruikers.    Kunnen we twee profielen voor SA inrichten? Één uit HR Core en andere als specifieke gebruiker? Vullen deze twee elkaar aan? Als jij voor degenen met de rol SA een autorisatie inricht en je deze personen ook toekent aan een autorisatie op specifieke gebruikers, dan zullen die twee elkaar inderdaad aanvullen. Echter raden we aan om alle rechten voor SA in hetzelfde profiel aan te maken en zo min mogelijk specifieke gebruikers autorisaties aan te maken. Dit zal namelijk handmatig een actie vereisen terwijl bij een autorisatie op rol, de rechten automatisch worden toegekend zoals bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers SA of Functiewijzigingen.   Is het, of is het in de toekomst mogelijk om ook op basis van functie autorisaties toe te kennen? Op dit moment kan je niet op functie/arbeidsrelatie of iets anders autoriseren. In het verhaal van Sabine heb je vernomen dat we op termijn meer diepgang willen gaan leveren op autorisaties. Er is inmiddels al wel een idee bekend op de Community. Je kunt er meer over lezen en op stemmen via https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce- Maar op het gebied van functie is nog geen bekende wens en klink voor veel organisaties erg bewerkelijk. Maar schroom niet om dit als nieuw idee te posten"Portaal/Autorisatiebeheer-uitbreiden-naar-arbeidsrelatie/idi-p/567448 Alle gebruikers Wat betreft alle gebruikers? Zijn dit alle personen met een account die nog niet in dienst, in dienst en uit dienst zijn? Dat klopt, dit betreft alle gebruikers met een account. Als je dus al wel een account hebt omdat je al wat taken moet uitvoeren alvorens jouw dienstverband, dan heb je de rechten uit profiel  ‘alle gebruikers’.    Kan je een autorisatie aanmaken voor medewerkers uit dienst?  Je kunt een profiel maken voor ''alle actieve gebruikers'' en voor ''alle actieve medewerkers''. In het profiel ''alle actieve gebruikers'' stop je ook de rechten voor medewerkers uitdienst. Bijvoorbeeld zodat ze nog hun jaaropgave kunnen blijven raadplegen.   Wij hebben ingericht dat medewerkers uit dienst na een bepaalde tijd niet meer in youforce kunnen. Blijft dit gewoon zo of moet dat hier ook weer apart ingericht worden Dit blijft hetzelfde werken zoals het nu ook doet. Mocht je dus ingesteld hebben dat de gebruikers na een bepaalde tijd niet meer kunnen inloggen, dan zou dit ook  zo werken in de nieuwe situatie.   Krijgen alle gebruikers standaard toegang tot Mijn instellingen en Mijn profiel? Ja, in Mijn Youforce krijgt de medewerker dit standaard.   Wat kan een reden zijn om niet-actieve werknemers toegang te geven tot Self-Service? Het kan zijn dat je voor nieuwe medewerkers alvast een aantal workflows beschikaar wilt stellen zoals het uploaden van diploma's of het aanvullen van de persoonlijke gegevens. Daarnaast kan het voor medewerkers die uit dienst zijn gegaan, dat zij tot een maand na uit dienst treding nog de laatste bonnetjes mogen declareren.   Wat bepaald dat een medewerker een actief dienstverband heeft? Autorisatiebeheer kijkt hiervoor naar Beaufort. Wanneer in Beaufort een dienstverband zonder einddatum staat is dit een actief dienstverband. Organisatorische Eenheid Kan je twee autorisatieprofielen aanmaken op dezelfde rol maar deze toewijzen aan verschillende organisaties/afdelingen (bijvoorbeeld als je met twee verschillende organisaties in één omgeving zit en de rechten verschillen per organisatie)? Door een autorisatie toe te kennen aan bijvoorbeeld 'actieve medewerkers' heb je ook de keuze om dit toe te wijzen op een specifieke organisatorische eenheid. Hier kan je er dan voor kiezen om het toe te wijzen per afdeling of een afdeling te kiezen en alle onderliggende afdelingen automatisch ook te selecteren. Let op! als je twee of meer profielen toekent aan dezelfde groep zoals 'actieve medewerkers', zorg ervoor dat je in de titel van de autorisatie duidelijk onderscheid maakt.  Wanneer je met meerdere organisaties zit en de ene organisatie maakt wel gebruik van performance management en de ander niet moet je dan de de autorisatie van de manager dan apart doen? In dit geval is het inderdaad verstandig om twee autorisaties aan te maken waarbij je ze allebei toekent aan de rol manager. Het onderscheid maak je hier op Organisatorische Eenheid, zo kan je verschil maken in de rechten voor verschillende organisaties en afdelingen. Let op! als je twee profielen toekent aan dezelfde rol zoals manager zorg er danvoor dat je in de titel van de autorisatie duidelijk onderscheid maakt.    Bij het selecteren van een organisatorische eenheid, worden dan automatisch de onderliggende afdelingen geselecteerd? Als je alleen op de checkbox klikt voor de desbetreffende afdeling, dan wordt alleen die specifieke afdeling geselecteerd. Om alle onderliggende afdelingen ook te selecteren, kan je over de afdeling met de muis bewegen en dan krijg je de optie: 'alle onderliggende afdelingen te (de)selecteren'.   Als je een nieuwe OE toevoegd in BO4 en je hebt bij autorisatie gekozen voor toekennen aan geselecteerde OE (selecteer met alle onderstaande OE), komt de nieuwe OE dan automatisch hierbij te staan? Nee, deze zul je dan zelf toe moeten voegen. Je kunt op dit moment namelijk ook afdelingen uitsluiten en als we dit gaan automatiseren, zou de optie van uitsluiten vervallen. Rol autorisatie bv salarisadm is eigenlijk autorisatie op dat moment van de actieve OE codes. Hoe gaan dan nieuwe OE codes voor de bestaande rol autorisaties? Handmatig toevoegen? Heb je ervoor gekozen om de autorisatie toe te passen op een geselecteerd aantal Organisatorische Eenheden, dan zal je inderdaad de nieuwe OE handmatig moeten toevoegen aan het profiel. Heb je de autorisatie toegepast op alle OE's dan hoef je niets te doen.    Koppelt het systeem niet automatisch de MGR aan de OE's zoals ingericht in de organisatiestructuur in HR Core Beaufort? Autorisatiebeheer vervangt Toegangsbeheer. Dat gaat dus om 'wat een manager (of andere rol)' mag doen. Zoals ziekmelden declaraties goedkeuren of Verzuimmanagement. Voor welke medewerkers een manager dit mag doen bepaal je nog steeds in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. Dat verandert niet."   In de lijst met OE staan ook nog oude organisatorische eenheden. Hoe kun je die uitsluiten? Het overzicht van OE's zou gelijk moeten zijn aan het overzicht in HR Core Beaufort. Je ziet zowel actieve als inactieve OE's. Er is wel een idee/wens aangemaakt op de Community om dat mogelijk aan te passen. Deze kan je lezen via Alleen actieve onderdelen zien  en mogelijk ook Zie je toch iets raars? Bijvoorbeeld dat afdelingen missen in Autorisatiebeheer die wel in Beaufort staan? Maak dan even een ticket aan bij het ServiceCenter"op stemmen.   In de lijst met OE's zie ik alleen de namen staan, is het ook mogelijk om hier de nummers van de OE's aan toe te voegen? Dit is op dit moment inderdaad niet het geval. Ik zou je willen vragen om een idee in te dienen op ons ideeënportaal. Dan kunnen we kijken of andere klanten deze wens ook hebben. https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/idb-p/nl_ra_YF_Portaal_ideas   Klopt het dat je max 200 afdelingen kan autoriseren? Dat klopt inderdaad. Eerder was het zelfs maar 50 afdelingen en deze zijn dus nu uitgebreid naar 200. Mocht je een grote organisatie hebben, dan kan het dus zijn dat je meerdere autorisaties aanmaakt voor dezelfde rol maar toepast op verschillende OE's. Hierbij de link naar het community artikel: Limiet 50 gebruikers en of afdelingen in Autorisatiebeheer  Toekennen aan rollen (Beaufort rollen) Worden de rechten van een manager niet meer toegekend via usermanagement? Het autoriseren van een manager is met de introductie van Autorisatiebeheer niet veranderd. Je legt per organistorische eenheid/afdeling in HR Core Beaufort vast wie de rol MGR (manager) heeft. Dit werkt vervolgens door in Autorisatiebeheer, maar ook in onderdelen als Self Service, Personeelsdossier, Youforce app of Verzuim Management.   Hoe maak je een nieuwe rol aan? Een nieuwe rol maak je aan in Beaufort. In de opname van de webinar kan je terugkijken hoe Matthias dit stap voor stap doet.   Hoef je deze niet meer te koppelen aan 1 persoon om de rol in autorisatiebeheer te krijgen? Autorisatiebeheer heeft het inderdaad niet nodig dat je het minimaal aan 1 persoon koppelt. Dat was in het verleden wel zo maar sinds dit voorjaar hoeft dat niet meer."   Ik zie minder/andere rollen dan werden getoond in het webinar De rollen die worden getoond komen uit Beaufort online. Mocht jij dus minder of andere rollen zien binnen autorisatiebeheer, dan betekent dat dat je alleen die rollen in hebt gericht in Beaufort. In de opname van de webinar kan je terugkijken hoe Matthias een nieuwe rol toevoegt.    Nu je in autorisatiebeheer de rechten toekent aan de beaufort rollen, blijft het dan ook nog noodzakelijk om ook nog noodzakelijk om in BO4 roltoewijzing aan medewerkers op OE toe te kennen? Het is inderdaad van belang dat je in beaufort nog steeds de roltoewijzing blijft doen zoals je dat nu ook doet. In Autorisatiebeheer bepaal je wat iemand mag zien. In Beaufort leg je vast wie iemand mag zien. Dit doe je in Beaufort door iemand te koppelen aan één of meerdere afdelingen/organisatorische eenheden.   Moet je deze rollen dan ook op OE toe kennen in Beaufort? Dat is inderdaad wel het geval. Je kan uiteraard wel de boomoptie toepassen voor deze rollen zodat het je het snel kan toewijzen. In Youforce reporting heb je een standaardrapport voor roltoewijzing. Hopelijk hebt dat bij het overzicht houden.   Als ik wil zien welke managers de rol managers heeft in Autorisatiebeheer. Waar kan ik dit vinden? Het staat toch niet in overzicht autorisatie? Het is op dit moment niet mogelijk om vanuit autorisatiebeheer te kunnen zien welke gebruikers de manager rol hebben. Je kan uiteraard wel in beaufort kijken wie deze rol toegewezen heeft gekregen. Echter is dit idee ook door andere klanten, stem op het idee en wie weet pakken wij dit idee op!    Hoe werkt het met iemand die in Beaufort meerdere rollen heeft en als je die rollen verschillende autorisaties geeft? (bijvoorbeeld een salarisadministrateur die ook manager is) Deze rechten tellen in principe bij elkaar op. Bijvoorbeeld deze gebruiker is een actieve medewerker, rol manager en rol salarisadministrateur. In dit geval zal deze gebruiker de rechten zien uit de autorisatie alle gebruikers + de autorisatie actieve medewerkers + autorisatie Manager + autorisatie Salarisadministrateur.    Kan je een extra rol uit beaufort aanmaken en deze exporteren via BINT naar een ander pakket? Ja, dit gaat mee in de roltoewijzing. Als je dit via BINT doet, zal deze rol wel aan iemand toegekend moeten zijn.   Hoe kan ik een Manager invoeren die niet in loondienst is? Als een Manager niet in loondienst gewoon wel geregistreerd is in HR Core Beaufort als persoon met een dienstverband kan je hem/haar gewoon via de roltoewijzing de rol MGR geven.   Als manager niet uit Beaufort komt maar in Self-Service is wordt toegevoegd. Werkt dit hetzelfde? Nee, er wordt alleen gekeken naar de rollen vanuit Beaufort.    Is het de bedoeling voor salarisadministrateurs dat je in HRSS de rol uit BOL koppelt aan het activiteitenprofiel? Self Service kent onderscheid tussen 'PSA-gebruikers' en 'Eindgebruikers'. Als een Salarisadminstrateur binnen Self Service rechten moet hebben als 'PSA-gebruiker' dan kun je dit niet via de roltoewijzing in HR Core Beaufort regelen. Je moet het in dit geval in Self Service blijven doen. Op de Community van Self Service is er wel een idee bekend om dit aan te passen, maar we kunnen daar op dit moment geen uitspraak over doen of dit gaan veranderen. Maar je kunt het idee wel lezen op: https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Centraal-user-management-voor-PSA-gebruikers-in-Self-Service-YOU/idi-p/455659   Is het zo dat ik salarisadministratie dus voor alle afdeling moet autoriseren in beaufort? Ja, dat klopt. Dat doe je eenvoudig via 'roltoewijzing persoon' in HR Core Beaufort. Je hoeft het dus niet afdeling voor afdeling te doen.   Heb ik het goed begrepen dat als ik voor bijvoorbeeld de groep beheerders een autorisatie op specifieke gebruikers heb toegekend, dat ik hiervoor dus geen rol in beaufort hoef vast te leggen?  Je hebt eigenlijk twee opties. Je kan inderdaad gebruik maken van een autorisatie op specifieke gebruikers of je kan een rol in beaufort aanmaken en deze dan toewijzen aan de gebruiker. De tweede optie is onderhoudsvriendelijker omdat je bij nieuwe medewerkers je niet handmatig hen hoeft toe te voegen aan de autorisatie.   Bij het toevoegen van een autorisatie heb ik een rol toegekend. Nu wil ik deze rol wijzigen, hoe en waar doe ik dat? In principe kan je niet de rol meer aanpassen nadat je een autorisatie hebt opgeslagen. Je zou dan dus een nieuwe autorisatie moeten aanmaken. Je kan wel de toepassing op OE aanpassen binnen het bestaande autorisatieprofiel.   Wij hebben een aantal standaard groepen zoals HR-administratie, maar we kunnen die niet als rol in Beaufort toevoegen omdat de autorisaties per module afwijken. In Self Service rechten voor alle medewerkers, maar in Personeelsdossier mogen ze niet alle dossiers zien? Bij een dergelijk vraagstuk is het altijd verstandig om een consultant van Visma|Raet te vragen om advies. Mogelijk is in jullie situatie het gewenst om 2 rollen aan te maken. Bijvoorbeeld de rol HRA (HR-administratie) en HRD (HR-dossier). Daarmee kan je zorgen dat collega's met de rol HRD méér rechten krijgen in Personeelsdossier dan collega's met de rol HRA. Maar vraag gerust onze consultants voor het meest passende advies.   Moet je perse met rollen werken of kan dit ook met specifieke gebruikers? Je kan uiteraard ook met specifieke gebruikers werken. Echter is het wel beheersbaarder als je het doet op basis van rollen. Tevens werken we met alle nieuwe modules ook met de rollen van Beaufort. Specifieke gebruikers betekent dus dat je wel altijd moet denken aan het toevoegen van een nieuwe gebruiker aan een autorisatie.   Gebruikers hebben nu vaak een medewerker account via beaufort en een professional account rechtstreeks aangemaakt in Youforce. Kunnen deze 2 accounts blijven bestaan en naast elkaar worden geautoriseerd? Kan je in mijnyouforce nog steeds professionals (zonder account in beaufort) invoeren? Je kan de accounts naast elkaar laten bestaan maar dit hoeft niet meer. Je zou dus gebruikers die zowel medewerker als professional zijn, kunnen samenvoegen. Dan zou je dus dit account moeten samenvoegen naar het R nummer van de persoon.   Gebruik je het IC nummer of RX wanneer je met één account wilt gaan werken? Dat is afhankelijk van hoe jullie dit hebben ingesteld. Als een gebruiker twee accounts heeft, 1 voor de medewerker en 1 voor het professional account, dan zou je voor dit profiel waarschijnlijk het IC account toevoegen. Dit betreft meestal het professional account.   Waarom heb ik rollen op org eenheid en rollen op org eenheid Raet. Is dat voor consultancy? Dit is inderdaad alleen voor consultants van Raet. Als beheer kan je de functionaliteit rollen op org eenheid gebruiken.    Zie dat in deze sessie de rollen worden aanmaakt. betekent dat Beaufort in de toekomst gaat verdwijnen en dit in Autorisatiebeheer wordt gedaan? Je blijft de rollen aanmaken in Beaufort. Deze rollen gebruik je dan binnen autorisatiebeheer. We gaan in de toekomst stap voor stap autorisatiebeheer verder uitbreiden Specifieke gebruikers Is het ook mogelijk om autorisaties toe te wijzen op basis van arbeidsrelatie? Op dit moment kan je niet op arbeidsrelatie autoriseren. Tijdens de webinar hebben we uitgelegd dat we op termijn meer diepgang willen gaan leveren op autorisaties. Er is inmiddels al wel een idee bekend op de Community. Je kunt er meer over lezen en op stemmen via Autorisatiebeheer uitbreiden naar arbeidsrelatie     Hoe richt ik de aparte rechten voor pnil in? Je zou kunnen kiezen voor alle gebruikers mochten zij algemene rechten hebben die iedereen zou mogen hebben. Gaat het om meer specifiekere rechten, dan kan je kiezen voor een autorisatie voor specifieke gebruikers, je zult dan wel deze specifieke gebuiker handmatig moeten toevoegen/verwijderen. Is PNIL daarnaast een speciale arbeidsrelatie binnen jullie organisatie? Dan is het verstandig om eens het volgende idee te lezen: https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/Autorisatiebeheer-uitbreiden-naar-arbeidsrelatie/idi-p/567448 en wellicht daar ook op te stemmen.   Ik heb nu een professional aangemaakt voor 3 gebruikers, hoe zie ik makkelijk welke gebruikers hieraan hangen? Die kan ik alleen zoek maar zie ze niet staan? Onder de autorisatie kan je vinden welke gebruikers je daaraan hebt toegevoegd. Je kan de volgende stappen volgen: Klik op ‘open details’ achter de autorisatie Klik op ‘wijzigen’ rechts bovenin Klik op wijzigen bij Toegepast op '3' gebruikers Hier zie je iedereen die je hebt toegevoegd aan de autorisatie.  Specifieke gebruikers kan je niet gebruiken voor bv declaratie goedkeuren, dan is alleen toegankelijk voor rol autorisaties. In principe zou je dit recht moeten kunnen toekennen aan alle groepen. Echter raden wij aan dit toe te kennen aan de groep medewerkers. Je kan eventueel ook zoeken bij het toevoegen van een applicaties. Wellicht dat declaratie dan wel naar voren komt.    Krijgt een specifieke gebruiker altijd toegang tot alle OE's? Dat verschilt enorm per module/recht. Voor diverse onderdelen (denk aan Self Service, HR Core Beaufort of Personeelsdossier) moet je nog rechten binnen die module vastleggen. Dus het is niet automatisch toegang tot alle OE's.   Kunnen we er ook voor kiezen om een autorisatieprofiel te maken met specifieke medewerkers in plaats van een roltoewijzing in Beaufort? Voor welke YF modules werkt dat wel en in welke niet? Dat kan inderdaad. Je zou ervoor kunnen kiezen om een profiel aan te maken voor specifieke medewerkers. In principe kan dat voor alle modules. Houdt er wel rekening mee dat je dan bij wijzigingen/nieuwe gebruikers, je deze gebruiker wel zal moeten toevoegen aan het autorisatieprofiel.   Waarom zou je de functioneel ook niet inrichten als ROL, maar als specifieke rechten? Dit is een keuze zijn voor jouw organisatie. Wat voor jullie dus het beste van toepassing is. Als je het doet op basis van rol betekent het natuurlijk dat je na het toewijzen van rol in beaufort automatisch de rechten toekent aan die gebruiker. Dit zou dus wel een minder handmatige stap zijn. Mocht je dus veel afwijken van de standaard, dan zou wellicht een groep op specifieke gebruikers meer van toepassing zijn. Kijk dus goed wat voor jouw organisatie het beste werkt.   Onder toegepast op zie ik een aantal gebruikers staan. Hoe kom ik erachter welke gebruikers dit zijn? Als je op bekijk details klikt, dan kom ik je in de detail pagina van de autorisatie. Als je dan op bewerken klikt, dan zie je bovenin bij het tweede vakje toegepast op. Klik daar op bewerken en dan krijg je inzicht in welke gebruikers er zijn toegevoegd in de autorisatie. Wijzigen autorisaties Nadat je de autorisaties hebt ingesteld, kan het zijn dat je bijvoorbeeld verschillende onderdelen wil wijzigen. Hoe kan je na het aanmaken wijzigingen doorvoeren in de autorisaties?   Extra rechten toevoegen: Ben je toevallig toch een recht vergeten om toe te voegen aan de autorisatie, dan kan je makkelijk rechten toevoegen of wijzigen door de volgende stappen te volgen: Klik op ‘open details’ achter de autorisatie Klik op ‘wijzigen’ rechts bovenin Klik op applicatie toevoegen (voor extra rechten) Zoek op de naam van de applicatie, selecteer deze  Klik de rechten aan die je wilt toevoegen  Klik op opslaan.  Als je het autorisatieprofiel opent door op open details te klikken. Klik dan op wijzigen. Je kan dan op een applicatie toevoegen of de rechten van de applicaties aanpassen/verwijderen.   Naam wijzigen Je kan de naam wijzigen van een autorisatie.  Klik op ‘open details’ achter de autorisatie Klik op ‘wijzigen’ rechts bovenin Klik linksboven op titel bewerken Wijzigen van ‘toekennen aan’: Je kan toekennen aan niet aanpassen. Mocht je de rol bijvoorbeeld willen wijzigen, zal je een nieuwe autorisatie moeten aanmaken. Je kan wel binnen een autorisatie bij toekennen aan de toewijzing op OE aanpassen, mocht er een nieuwe afdeling bij zijn gekomen off wellicht één die komt te vervallen.   Na het aanmaken of wijzigen van mijn autorisatie, zie ik bij status Berekenen staan. Wat betekent dit precies? Bereken houdt in dat de wijzigingen nog niet verwerkt zijn. Dit laat zien dat de gebruikers nog niet de nieuwe rechten heeft. Zodra deze verwerkt is krijgt de autorisatie de status actief en vanaf dat moment kan de gebruiker de nieuwe rechten zien. De verwerkingstijd is afhankelijk van de grootte van de applicaties en het aantal gebruikers in de groep. Gedetailleerde uitleg kun je ook nog lezen in het volgende nieuwsartikel: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Portaal/Wijzigingen-Autorisatiebeheer/ba-p/567931   Kan ik een profiel ook kopiëren en opslaan met andere naam ? Op dit moment is dit niet mogelijk. Indien gewenst kun je een wens indienen op het ideeen portaal op de community.   Klopt het dat het bijwerken lang kan duren? In Autorisatiebeheer laten we je zien of de autorisaties al zijn doorgevoerd of nog worden berekend. Hoe groter de groep gebruikers hoe langer het kan duren. Maar meestal is het slechts een kwestie van minuten.   Visma | Raet heeft voor ons de eerste autorisaties toegevoegd. Ik loop er tegen aan dat wij niet als autorisaties de gebruikersrollen hebben maar de applicatie zoals youforce Reporting en zelf en vervolgens hier de gebruikers voor moet inrichten? De webinar geeft uitlegt hoe je de autorisaties netjes en gestructureerd inricht. Als je na de webinar alles netjes hebt ingericht kan je er voor kiezen om de eerder gemigreerde rechten voor Youforce Reporting (die waarschijnlijk nu niet zo overzichtelijk zijn) te verwijderen.   Overzicht Applicaties en Rechten Is er een overzicht van welke applicatie en vervolgens de rechten daaronder met wat ze doen? Hierbij een overzicht van alle applicaties, rechten en welke processen van Mijn Youforce daarachter zitten.    Wat houdt de autorisatie profiel wijzigen in? Wat zou de medewerker dan allemaal kunnen? Dat recht zorgt ervoor dat medewerkers via de Youforce app hun 'adres gegevens' en 'contact gegevens' kunnen wijzigen. Dat kunnen ze ook doen via Mijn Youforce. Je leest ook in het artikel Meerdere rechten 'profiel' zichtbaar in 'Autorisatiebeheer'. Bruikbaar na de zomervakantie, welke plannen Visma|Raet hier mee heeft.   Kan bij de selectie of zoeken van gebruikers de voorletter(s) meegenomen worden? Bijv. Jansen komt veelvuldig voor. Dat is op dit moment niet het geval. Het idee is wel al ingediend door iemand anders: Bij gebruikers in Autorisatiebeheer voorletters toevoegen . We willen je vragen om te stemmen op dit idee zodat we kunnen zien of dit ook een wens is van meerdere klanten.   Youforce app Het recht Youforce app, wat houdt dit precies in: Dit zijn de rechten tot het inloggen van de Youforce App.  Voor de functionaliteiten binnen de app, voeg je de rechten specifiek toe voor die module, zoals declaraties indienen, ziek melden, vervanging, adresgegevens en contactgegevens etcetera.   Welke functionaliteiten zijn er allemaal mogelijk in de Youforce app? Op onze community kan je terug vinden welke functionaliteiten beschikbaar zijn: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Welkom-bij-Youforce-app-amp-desktop/ba-p/567906   Je hoeft dus niet de Youforce app te autoriseren voor de beheerder? Nee, niet als je deze al heb toegevoegd aan de autorisatie Alle gebruikers. Alle gebruikers hebben dan automatisch recht tot de Youforce app. Hier kan je het pyramide model ook nog even rustig nalezen.    Wij maken al wel gebruik van de app en dit is ook ingericht in autorisatiebeheer, staat het dan al aan bij onze organisatie? Hoe moet ik dat zien? Ja, als je dit recht al heb ingericht dan is deze al geactiveerd voor jouw medewerkers. Zodra jij jouw groepen hebt toegevoegd met de juiste rechten en dus ook Youforce APP gekoppeld hebt aan Alle gebruikers/actieve medewerkers dan kan je dit oude profiel verwijderen zodat je jouw autorisatiebeheer overzichtelijk houdt.   Als de Salarisadministratie in de Youforce app & desktop declaraties moet fiatteren, moet ik hiervoor de roltoewijzing in HR Core Beaufort gebruiken. Als je de rol 'salarisadministratie' toevoegt aan HR Core Beaufort kan je het het recht 'declaraties bulk controleren' toekennen. Daarmee kan de salarisadministratie eenvoudig meerdere declaraties per keer beoordelen en goedkeuren.   Wil je niet met de rol werken vanuit HR Core Beaufort? Dan kun je overwegen om het recht ''configuratie declaraties'' toe te kennen. Dat betekent dat de Salarisadministratie wel erg veel rechten krijgt. Ook bijvoorbeeld om een declaraties te verwijderen (dus niet afkeuren, maar écht verwijderen). Je zou zelf moeten bepalen of dat gewenst is binnen jouw organisatie. Begrijp ik goed dat verzuim vanaf 1 december niet meer in self service kan? Het klopt dat we inderdaad over zullen gaan naar de nieuwe verzuim module in plaats van Self Service omdat deze zowel beschikbaar is op desktop als in de youforce app. Met de introductie van Mijn Youforce wordt het nóg makkelijker om managers en andere gebruikers toegang te geven via Mijn Youforce (desktop) en de Youforce app. We zullen hier ook nieuwe mooi functionaliteiten op aanbieden. Dus het is zeer nuttig om gelijktijdig met de overgang op Mijn Youforce ook 'verzuim' via de Youforce app & Mijn Youforce desktop in gebruik te nemen. Als je hier meer informatie over wil kan je het artikel HR Core online: Makkelijk en snel ziek- en herstelmelden? lezen of je eigen CSM-er om ondersteuning vragen. Rechten Self Service workflows Tijdens het webinar heb ik het recht toegekend tot Self Service, maar blijven de rechten binnen Self Service op de verschillende workflows geregeld vanuit Self Service?  Ja de rechten voor de specifieke workflows worden inderdaad nog steeds geregeld vanuit de rechten die je hebt ingericht in Self Service.  Binnen autorisatiebeheer ken je het algemene recht toe tot de link naar Self Service. Binnen Self Service bepaal je welke workflows ze mogen zien en voor wie. Dit blijft hetzelfde zoals het nu is.   Wat zijn de consequenties binnen self service als je overgaat tot het gebruik van rollen binnen Beaufort (bv PSA) die je dan gebruikt voor autorisatiebeheer ipv specifieke gebruikers toekennen? blijven de gebruikersrollen gehandhaafd?  De werking van de autorisaties binnen Self Service gaat niet veranderen met de introductie van Autorisatiebeheer. Je blijft de autorisaties van Self Service vastleggen zoals je nu al doet. Autorisatiebeheer vervangt in dit voorbeeld alleen het éne vinkje uit 'Toegangsbeheer'."   Gebruikers die via Beaufort een rol hebben gekregen landen in Self Service onder 'Eindgebruikers'. Hierdoor zijn de rubrieken die in formulieren zijn opengesteld voor voor PSA/AK niet zichtbaar. Is hier een oplossing voor? anders heeft het werken met professionalrollen niet zo veel zin. Op basis van deze vraag hebben we het volgende kennisbank artikel aangemaakt Gebruik rol zoals 'Salarisadministratie' in 'Autorisatiebeheer', hoe werkt dit door in Self Service?   Wat is de definitie voor toegang tot HRSS voor anderen? Dit betreft het recht voor degenen die een start actitviteit mogen doen voor iemand anders. Toegang Self Service voor professionals is voor de beheerders.   Welke toegang tot self service krijgen hr adviseurs ? Toegang tot Self Service voor anderen    Is een rol nu het zelfde als een activiteitenprofiel? Nee de rollen komen uit Beaufort en niet uit Self Service. Veelal zal je in Self Service ook 'activiteitenprofielen' hebben die niet gekoppeld zijn aan een rol.   Valt het oude recht "Mijn taken" onder de applicatie "self Service"? Het recht tot Mijn taken is een algemeen recht en hoef je niet toe te kennen in autorisatiebeheer. Tevens kan je Mijn Youforce straks gebruik maken van een nieuwe inbox!   Is er nog een mogelijkheid dat in Self Service de autorisaties nog uitgebreid worden, zoals nu staat er mw/mgr en psa als mogelijkheid. Kan mw/mgr apart worden genoteerd, zodat soms de input door een mw gedaan kan worden en niet meer gewijzigd door een mgr en andersom? De webinar gaat natuurlijk over Autorisatiebeheer. Maar we helpen je ook  graag met andere vragen. Op het ideeën forum van Self Service kun je filteren op het label 'formulierinrichting'. Daar vind je al ideeën die lijken op jouw vraag. Daarin hebben we ook toegelicht wat de actuele status is van dergelijke ideeën. Stem gerust op het idee als dit overeenkomt met jouw wensen. Dan blijf je op de hoogte van de voortgang.   Proforma advanced wat is proforma advanced? Dit is de optie vanuit Youforce om een bruto - netto berekening te maken.   Declaraties Wat doet het "bulkcontroleren", dat staat bij ons niet aan Dit is de functionaliteit voor de manager om meerdere declaraties in één keer goed te keuren. In dit community artikel leggen we het concept uit: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Bulk-controleren-declaraties-beschikbaar/ba-p/508053 Vervanging Vervanging is alleen voor Self Service? De vervanging voor Self Service regel je in Self Service. De autorisatie vervanging heeft betrekking op de Youforce App, Declaraties en Ziek- en herstelmelden. Meer informatie over onze plannen voor één centrale vervangingsfunctionaliteit kun je lezen op: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Vervolgstappen-vervanging/ba-p/532638 Rechten Verzuim Ziekte registreren alle medewerkers geldt alleen voor medewerkers die de MGR kan zien? Ziekte registeren alle medewerkers is een recht om ook de hele organisatie te zien. Die geef je dus alleen aan bijvoorbeeld een HR ServiceDesk of beheerder. In de handleiding van de Youforce app Verzuim leggen we precies uit welk recht wat betekent. Deze kun je vinden op: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-APP/Handleiding-Youforce-app-amp-desktop-Ziekteverzuim/ta-p/546892   Toegang tot verzuim Management, betreft dit 1.0 en 2.0? Nee, We hebben zowel verzuim management 1.0 als verzuim management 2.0 opgenomen. Neem jij verzuim management 2.0 af, kies dan in dat geval voor applicatie 'verzuim management 2.0.    Wat is bij Verzuim Management Toegewezen taken uitvoeren? Dat is nieuw. Je leest hier alles over in: Nieuws Youforce Verzuim Recht Toegewezen taken uitvoeren wordt toegevoegd aan autorisatiebeheer.  Salarisdossier Ik heb onder Personeelsdossier geen optie voor Salarisdossier, wel zie ik Salarisdossier Gemal. Is dit de applicatie voor de medewerker of de professional? Voor de medewerker heb je applicatie Medewerkerdossier nodig. Dit  betreft de rechten puur voor de medewerker. Hier kan je ervoor kiezen om alleen salarisdossier of ook personeeldossier toe te kennen als recht. Salarisdossier Gemal is inderdaad voor de professional.    Wat is het verschil tussen het recht binnen het Medewerker dossier en Personeelsdossier inzake 'toegang tot personeelsdossier'? Applicatie medewerkerdossier betreft de rechten voor een medewerker. Hier kan je dus kiezen of je het recht geeft tot salarisdossier wat de salarisstroken en jaaropgave betreft. Waarbij het personeelsdossier de documenten betreft zoals een arbeidsovereenkomst, contractwijzigngen, diploma's etcetera. Youforce Reporting De autorisaties voor Youforce Reporting worden uit Self Service gehaald maar dit gaat nog niet juist. Hoe moet ik deze autorisaties inrichten? Met de introductie van Autorisatiebeheer verandert er niets aan de werking van de autorisaties (recht op welke afdeling) vanuit Self Service naar Youforce Reporting. Dit is ook niet veranderd met de overgang van ReportBuilder naar Youforce Reporting. Op de Community van Youforce Reporting leggen we nader uit hoe de autorisaties werken: https://community.visma.com/t5/Youforce-Reporting-Analytics/ct-p/nl_ra_youforce_reporting   Waar vind ik de ad-hoc rapportage? Dit recht zit onder de applicatie management rapportage. Hierbij een link naar het overzicht van alle rechten en tot waar je dan precies rechten geeft: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618   Als je nog gebruik maakt van bijv report builder, kun je dan toch kiezen voor autorisatiebeheer leidend maken? Maw kun je de report builder ook regelen binnen autorisatiebeheer? Ja hoor. In autorisatiebeheer kan je ook de rechten voor 'Managementinformatie' toekennen. Dat is report builder. Personeelsdossier Ik heb een vraag over autorisatiebeheer van PDOL (personeelsdossier online). In onze organisatie hebben medewerkers van het archief een rol bij personeelsdossiers. Moet je dit inrichten via autorisatiebeheer of via autorisatiebeheer PDOL. Met andere woorden: blijft autorisatiebeheer PDOL bestaan? Ja, de autorisatie binnen PDOL blijft bestaan. Met autorisatiebeheer geef je in dit geval alleen toegang tot het personeelsdossier. Medewerkerkaart Is het profiel hetzelfde als mijn gegevens op de medewerkerkaart? In de medewerkerkaart kunnen geen wijzigingen worden doorgevoerd. Nu in 'mijn profiel' wel? Komt dit dan wel goed door naar Beaufort? In de medewerkerkaart van Self Service kan je inderdaad alleen maar raadplegen. In mijn profiel heeft de medewerker de mogelijkheid om bijvoorbeeld zijn adresgegevens of contactpersonen te wijzigen. Deze wijzigingen worden verwerkt in Beaufort". Single Sign On Hoe werkt autorisatiebeheer met SSO? De ervaring leert dat de meeste beheerders een @onyouforce.com account hebben. Dit heb je bijvoorbeeld nodig voor Gemal of HR Core Beaufort. Met je @onyouforce.com account kan je altijd bij 'Autorisatiebeheer'. Daarnaast kan je ook inloggen met SSO. Maar wij denken dat het als beheerder makkelijker is om gebruik te maken van je @onyouforce.com account.   Weten jullie toevallig of een Single Sign On koppeling ook invloed heeft op de Youforce app? Alle medewerkers kunnen gewoon inloggen met hun organisatiesaccount in de app. Dus hiervoor is ook Single Sign On gewoon actief. Tijdens de webinar hebben we het volgende kennisartikel laten zien waarin dit wordt uitgelegd: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-APP/Hoe-kunnen-medewerkers-inloggen-op-de-Youforce-app/ta-p/429647 Op welke manier (en hoe lang) je ex-medewerkers toegang wil blijven geven tot Youforce kan verschillen per organisatie. Er zijn ook organisaties die na uitdienst voor een medewerker een @onyouforce.com account aanmaken zodat je de volledige Signle Sign On rechten kunt opheffen. Bespreek eventueel met je Customer Success Manager / vaste consultant welke werkwijze het beste past bij jouw organisatie. Werkt het overhoopt niet zoals beschreven in onderstaande kennisbank artikel maak gerust een ticket aan bij het Service Center. Dan helpen we je graag verder.   Wij werken met SSO en nieuwe medewerkers hebben geen toegang tot onze organisatie en dus ook tot Youforce tot dag van start dienstverband. Inrichting van onderste laag alle gebruikers heeft dan toch geen zin?? Waarschijnlijk inderdaad niet. Wat we wel vaak zien is dat medewerkers die uit dienst gaan dat ze nog toegang mogen tot hun medewerker dossier. Uiteraard ken jij jouw organisatie het beste dus kies wat voor jouw organisatie van toepassing is.   Ontbreken van applicaties in autorisatiebeheer In principe zijn alle rechten geactiveerd die jullie bij ons afnemen. We leggen dit uit in het artikel Al jouw applicaties zichtbaar in Autorisatiebeheer. Zijn er rechten die je mist binnen autorisatiebeheer die je wel afneemt, neem dan contact op met de service desk of jouw customer success manager. Zij kunnen dit dan verder voor je uitzoeken.    Algemene Webinar vragen Is al bekend wanneer toegangsbeheer komt te vervallen? Gaat dit gefaseerd per Youforce module? Voor nu hebben we hier nog geen definitieve deadline voor. De datum wordt mede bepaald op basis van de uitkomst van de webinar's. Maar tijdens de webinar hebben we uitgelegd dat als je wil al volledig over kunt op Autorisatiebeheer. Hoe je dat kunt aanvragen lees je in Hoe maak ik Autorisatiebeheer leidend zodat ik Toegangsbeheer niet meer nodig heb? Mocht je nog verdere vragen over onze planning hebben, dan kan je ook altijd contact opnemen met jouw customer success manager.   Wanneer moet autorisatiebeheer leidend gemaakt worden? Uiterlijke datum? Er is nog geen uiterlijke datum van autorisatiebeheer. In de volgende webinar gaan we in op Mijn Youforce. Om de procesweergave van Mijn Youforce te kunnen gebruike heb je autorisatiebeheer nodig. Dat zal betekenen dat het gereed zal moeten zijn op 1 december 2023. Ben je eerder klaar? Maak dan een 4me ticket aan 'maak autorisatiebeheer leidend'.   Het is de bedoeling dat we op 1 december over zijn naar Mijn Youforce. Betekent dit ook dat Autorisatiebeheer uiterlijk deze datum op orde en geactiveerd moet zijn? We raden het wel aan om Autorisatiebeheer al in te richten omdat je dan kan werken met Mijn Youforce en de processen. Wanneer dit nog niet lukt is dit geen probleem. Dan krijg je op 1 december Mijn Youforce met de applicatieweergave gebasseerd op Toegangsbeheer. De verschillen in Mijn Youforce worden toegelicht in de webinar aan de slag met Mijn Youforce.   Omzetting van toegangsbeheer naar autorisatiebeheer, moet dat via 4me support? Ja, klopt. Zie ook dit kennisartikel: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Hoe-maak-ik-Autorisatiebeheer-leidend-zodat-ik-Toegangsbeheer/ta-p/586359   Voor Mijn Youforce is autorisatiebeheer wel leidend op het moment dat we de rechten daar testen? In de huidige situatie is autorisatiebeheer leidend voor Mijn Youforce. Je kan daar dus inloggen met een gebruiker om te zien wat je allemaal mag zien.   Krijgen we presentatie ook per mail? Ja, de presentatie inclusief opname wordt nog nagestuurd.    Krijgen wij na afloop van dit webinar alle vragen en antwoorden toegestuurd of zijn die op te vragen? Ja, de vragen en antwoorden worden doorgestuurd.    Hoe kom ik bij de kennisbank op de community? Hierbij de link naar de kennisartikelen op de community: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/tkb-p/nl_ra_YF_Portaal_knowledge
Volledig artikel weergeven
12-06-2023 21:26 (Bijgewerkt op 28-03-2024)
  • 26 Antwoorden
  • 5 kudos
  • 7071 Weergaven
  Inloggen algemeen Q: Wat verandert er aan de inlogprocedure? A:  De basis informatie over de nieuwe inlogprocedure vind je op de Visma | Raet website. Q: Wanneer stap ik over? A:  De basis informatie over de nieuwe inlogprocedure vind je op de Visma | Raet website. Q: Hoe log je straks in op Youforce? A: Dit zijn de opties: Youforce accounts Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en - verplicht - de 2-factor authenticatie van Youforce. Single Sign-On (SSO) Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en optioneel de 2-factor authenticatie van jouw organisatie. Q: Wat is Single Sign-On (SSO)? A: SSO betekent dat je dezelfde gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie gebruikt voor zowel Youforce als andere applicaties binnen jouw bedrijfsomgeving. Je logt in via het inlogproces van jouw organisatie. Vaak is dat Active Directory. SSO betekent ook dat je niet nog een keer moet inloggen om andere applicaites te gebruiken als je al bent ingelogd op een systeem. Als je vanaf een bedrijfssysteem Youforce start, kun je vaak zonder opnieuw in te inloggen met Youforce werken. Dit hangt echter af van de gebruikte technologie en de inrichting van jouw bedrijfprocessen. Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt). Q: Waarom voegt Visma | Raet verplicht 2-factor authenticatie toe aan Youforce Accounts? A: Visma | Raet voegt verplicht 2-factor authenticatie toe voor extra beveiliging van Youforce. Wij voegen deze controle toe voor een optimale bescherming van de persoonsgegevens van jouw organisatie en zodat de je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Youforce zit namelijk vol met gevoelige persoonsgegevens als burgerservicenummers, verzuiminformatie, salarisinformatie, et cetera. De AVG verplicht tot het nemen van beveiligingsmaatregelen, ‘rekening houdend met de stand van de techniek’. Dit betekent vandaag de dag: inloggen mét een 2-factor authenticatie. De toegangsbeveiliging is een gedeelde verantwoordelijkheid. Bij het inloggen via Youforce accounts ligt er een grote rol voor veilig inloggen bij Visma | Raet. Zo vereist Visma | Raet al jaren een 2-factor authenticatie voor HR Professionals in de vorm van een certificaat. Tot voor kort was 2-factor authenticatie inloggen via Youforce Accounts voor medewerker en managers optioneel. Door toegenomen risico's en nieuwe beveiligingstechnieken wordt ook de toegang van medewerkers en managers via Youforce Accounts verplicht met 2-factor authenticatie beveiligd. Op deze manier blijft je ook als klant voldoen aan de AVG. Q: Wij willen geen 2-factor authenticatie voor medewerkers en managers. Wat nu? A: Als jullie geen 2-factor authenticatie willen gebruiken, moeten jullie overstappen naar Single Sign-On (SSO). SSO biedt een grotere vrijheid maar ook een grotere verantwoordelijkheid voor jullie als klant om jullie medewerkers vellig te laten inloggen. Jullie regelen zelf de gepaste inlogbeveiliging met zijn eigen 2-factor authenticatie-oplossing in jullie inlogsysteem. Jullie kunnen als klant zelf bepalen waar en wanneer de gebruiker met een 2-factor authenticatie moet inloggen. Zo kun je inlogsystemen inregelen dat medewerkers alleen buiten het bedrijfsnetwerk via een 2-factor authenticatie moeten inloggen. We kunnen, indien gewenst, jullie zo laat mogelijk migreren. Dit geeft de mogelijkheid over te stappen als jullie IT infrastructuur SSO nog niet ondersteund. Zie 'Wij willen op een specifiek moment overstappen, kan dat?' Q: Welke inlogmethode adviseert Visma | Raet? A: Visma | Raet adviseert je om SSO te gebruiken voor toegang tot Youforce. Dit geeft de beste gebruikerservaring:  Eén login voor alle applicaties Slechts één keer inloggen om toegang te krijgen tot verschillende applicaties. Eén 2-factor authenticatie voor alle applicaties Geen verschillende apps op je telefoon of desktop. Centraal beveiligingsbeleid Slechts op één applicatie moet het beveiligingsbeleid worden onderhouden. Tijdbesparing Ook bespaart het de applicatiebheerders veel tijd voor het afhandelen van inlogproblemen door vergeten gebruikersnamen en wachtwoorden. Q: Wat is het verschil tussen Youforce accounts en Single Sign-On? A: De verschillen: Bij Youforce accounts regelt Visma | Raet de toegangsbeveiliging inclusief de 2-factor authenticatie. De 2-factor authenticatie is beperkt tot Youforce. De 2-factor authenticatie is verplicht. Visma | Raet bepaalt welke soorten 2-factor authenticatie worden gebruikt. Visma | Raet bepaalt wanneer de 2-factor authenticatiewordt gebruikt. Bij Single Sign-On regelt de klant de inlogbeveiliging inclusief de 2-factor authenticatie: De 2-factor authenticatie geldt in principe voor de volledige klantomgeving: webmail, Youforce, et cetera. De klant bepaalt welke applicaties 2-factor authenticatie hebben. De 2-factor authenticatie is niet verplicht maar wordt geadviseerd voor een optimaal beveiligingsniveau. De klant bepaalt welke soorten 2-factor authenticatie de gebruikers kunnen gebruiken. De klant bepaalt wanneer de 2-factor authenticatie wordt gebruikt. Q: Kan ik Youforce accounts in combinatie met Single Sign-On gebruiken? A: Ja, je kunt binnen één omgeving zowel Youforce accounts als SSO toepassen. Ook kan een medewerker zowel via SSO als Youforce accounts inloggen. Q: Werkt de mobiele Youforce app ook met het nieuwe inloggen? A: Ja, je kunt zowel via Youforce accounts als via Single Sign-On inloggen op de mobiele Youforce app. Die beschikbaar is voor iOS en Android van HR Core Beaufort Online klanten. Single Sign-On ondersteuning is nieuw ten op zichte van de oude oplossing voor inloggen. Q: Wat verandert er nog meer? A: Naast de introductie van de verplichte 2-factor authenticatie, veranderen de volgende zaken: XSSO wordt vervangen door SSO op basis van SAML of OpenID Connect. TLS 1.2 verplicht. Dit is het beveiligingsniveau tussen Youforce en jouw bedrijfsomgeving (het ‘slotje’ in de browser). De URL's om Youforce te benaderen veranderen. De bestanduitwisseling applicatie (IBU) authenticeert zich ook bij Youforce en vereist een update naar de laatste versie. Single Sign-On Q: Hoe kunnen we SSO realiseren voor Youforce? A: Youforce ondersteunt SAML en OpenID Connect voor het inrichten van Single Sign-On met het inlogsysteem van de klant. De inrichting van SSO bevat veel technische stappen die waarschijnlijk door je IT afdeling of IT leverancier worden uitgevoerd. Bespreek de stappen daarom met een IT verantwoordelijke. De samenvatting van de te nemen stappen: Je logt een 4me ticket via Serviceplein > Support voor de SSO inrichting of je hebt van Visma | Raet een (migratie) ticket gekregen Je levert de SSO configuratie van jullie identity-systeem. Dit moet iemand van jouw IT-afdeling voor je opzoeken. Visma | Raet doet de SSO inrichting van Youforce naar jullie identity-systeem Jullie doen de SSO inrichting van de klant-omgeving naar Youforce. Dit moet iemand van jouw IT-afdeling doen Je test of SSO goed werkt door met een paar gebruikers in te loggen. Doe dit samen met iemand van jouw IT-afdeling Je past eventuele links naar Youforce vanuit systemen of e-mails aan  Je koppelt alle Youforce gebruikers aan de gebruikers in jullie inlog-systeem (via het identity veld) Je informeert alle gebruikers over de nieuwe manier van inloggen Deze stappen staan in detail beschreven in onze SSO handleiding. Lees meer... Voor de inrichting van SSO kun je een beroep doen op onze partners. Bijvoorbeeld als je dit wilt uitbesteden of ondersteuning nodig hebt. Surfconext (hoger onderwijs) Tools4ever (overige markten) Voor Single Sign-On met 2-factor authenticatie hebben onze partners solide oplossingen die goed integreren met Youforce. Q: Wat is het verschil tussen SSO, XSSO en SAML? A: De verschillen: SSO: Gebruikers kunnen na één keer inloggen zowel Youforce als andere applicaties van de organisatie gebruiken. XSSO en SAML: Hiermee kun je SSO realiseren. XSSO en SAML zijn methoden / protocollen waarop Youfoce met jouw inlogsysteem communiceert. Q: Welke Single Sign-On protocollen ondersteunt Youforce? A: De protocollen: SAML en OpenId Connect, inclusief ondersteuning van de laatste encryptie standaarden. XSSO wordt niet meer ondersteund als onderdeel van het nieuwe inloggen. Q: Werkt Single Sign-On ook met Google als Identity Provider? A: Ja, voor de Google Business oplossing. De GSuite werkt op basis van SAML. Youforce kan dus inloggen met SAML. Het is op dit moment niet mogelijk om via je privé Google account in te loggen bij Youforce. Q: Werkt Single Sign-On ook met Microsoft Office 365 of Azure AD als Identity Provider? A: Microsoft Office 365 en Azure AD werken met OpenId Connect. SSO werkt dus ook in dit geval. Q: Werkt de Youforce 2-factor authenticatie ook voor verbindingen met SSO? A: Nee, de 2-factor authenticatie voor Youforce accounts werkt niet bij Single Sign-On verbindingen. Bij SSO ligt de verantwoordelijkheid van het inloggen bij de klant. Bij Youforce accounts ligt die verantwoordelijkheid bij Visma | Raet. Combinatie van deze twee maakt het onduidelijk wie verantwoordelijk is voor afhandeling van eventuele inlogproblemen. Denk aan "Help! Ik kan niet meer inloggen", "Help! Ik ben mijn 2-factor authenticatie kwijt, et cetera. De 2-factor authenticatie is onderdeel van een samenhangend pakket aan beveiligingsmaatregelen: wachtwoordlengte, wachtwoord verlooptijd, waarom accounts met 2-factor authenticatie worden uitgegeven, de soorten 2-factor authenticatie, herstel van verloren 2-factor authenticaties, et cetera. Het is niet mogelijk hier één specifiek onderdeel uit te nemen; je moet de maatregelen in samenhang toepassen. Je wilt voorkomen dat de gebruiker te maken krijgt met dubbele 2-factor authenticatie: de 2-factor authenticatie van de klant én de 2-factor authenticatie van Youforce. Q: Hoe beïnvloedt SSO mijn indiensttredingsproces? A: Als onderdeel van het indiensttredingsproces moet er: een gebruiker worden aangemaakt in jullie inlogsysteem (vaak Active Directory) moet deze gebruiker gekoppeld worden aan de medewerker in Youforce. Dit wordt vaak geautomatiseerd via een Identity & Access Management (IAM) systeem. Zie ook 'Kunnen we het aanmaken van gebruikers in ons inlogsysteem automatiseren?' en 'Kunnen we het koppelen van gebruikers aan medewerkers automatiseren?' IAM systemen werken op basis van 'goedgekeurde' medewerkers in het HR Core systeem, of wel de medewerkers waarvoor het indienstredingsproces is afgerond. Het is van belang dit proces zo snel mogelijk af te ronden. In ieder geval voor de indiensttredingsdatum. Vaak zijn er onboarding activeiten opgenomen in het het indiensttredingsproces. Denk aan het regelen van de lease auto, de toegangspas, et cetera. Soms lopen deze activeiten zelfs door tot na de daadwerkelijke indiensttreding met als gevolg dat de medewerker geen toegang heeft tot Youforce en andere IT-systemen. Om dit te voorkomen, moeten deze onboardingsactiveiten worden ondergebracht in een speciaal onboardingsproces. Soms moeten toekomstige medewerkers al voor hun daadwerkelijke indiensttreding toegang hebben tot Youforce of één van haar partnermodules. In dit geval moet je zorgen dat gebruikers op tijd kunnen inloggen. Een Visma | Raet consultant kan je helpen bij de aanpassingen van dit proces. Neem hiervoor contact op met uw account manager. Q: Hoe beïnvloedt SSO mijn uitdiensttredingsproces? A: Bij het uitdiensttredingproces moet er vaak toegang worden geregeld voor historische medewerkers. Zie 'Hoe geef bij SSO historische medewerkers toegang tot Youforce?' Een Visma | Raet consultant kan je helpen bij de aanpassingen van dit proces. Neem hiervoor contact op met uw account manager. Q: Hoe koppel ik gebruikers van een inlogsysteem aan medewerkers in Youforce? A: Na het aanmaken van de gebruiker in het klantinlogsysteem moet je deze koppelen aan de medewerker in Youforce, zodat de medewerker inzage heeft in zijn gegevens. Dit kan op drie manieren: Per individuele gebruiker in Youforce portaalbeheer. Lees meer... Via een bulk-import zijn meerdere medewerkers tegelijkertijd aan de gebruiker te koppelen. Lees meer... Vanuit een geautomatiseerd proces via onze IAM API. Zie ook 'Kunnen we het koppelen van gebruikers aan medewerkers automatiseren?' Q: Kunnen we het aanmaken van gebruikers in ons inlogsysteem automatiseren? A: Ja, dat kan via een Identity & Access Management (IAM) systeem. Een voorbeeld is te vinden op de website van Tools4ever. Youforce heeft de benodige interfaces voor een koppeling met een IAM systeem.  Q: Kunnen we het koppelen van gebruikers aan medewerkers automatiseren? A: Ja, Youforce heeft een IAM API waarmee je dit kan automatiseren via een Identity & Access Manager (IAM) systeem. Een voorbeeld is te vinden op de website van Tools4ever. Youforce en Tools4ever hebben een diepgaande integratie. Zie ook 'Partner Tools4ever'. Maar ook andere systemen of scripts kunnen de API gebruiken om gebruikers uit het inlogsysteem te koppelen aan medewerkers in Youforce.  Let op: de beschikbaarheid van de API verschilt per HR Core systeem.  Q: Hoe geef ik bij SSO historische medewerkers toegang tot Youforce? A: Na uitdiensttreding moeten er vaak nog HR zaken met de historische medewerker worden afgewikkeld. Meestal gaat dit om salarisstroken en jaaroverzichten. Soms gaat het echter om andere zaken. Veel IT-afdelingen hebben ingericht dat de gebruiker standaard zijn inlogrechten verliest zodra hij uitdienst is. Daardoor kan de gebruiker, bij toepassing van SSO, na zijn uitdiensttreding niet meer in Youforce. Er zijn drie manieren om hiermee om te gaan: Historische medewerkers kunnen niet meer inloggen. Communicatie vindt na uitdiensttreding plaats per telefoon, e-mail of post. Historische medewerkers kunnen blijven inloggen op het inlogsysteem van de klant, zoals ze gewend waren toen ze nog in dienst waren. Ze krijgen in het inlogsysteem een aangepast profiel met beperkingen waarmee ze: a) alleen nog toegang tot Youforce hebben b) hun wachtwoord niet meer hoeven te wijzigen. IAM systemen kunnen dit proces automatiseren. Zie ook 'Partner Tools4ever' Historische medewerkers krijgen een Youforce account. Vaak gebeurt dit - als onderdeel van het uitdiensttredingsproces - een aantal weken voor de daadwerkelijke uitdiensttreding. Het is mogelijk om SSO en Youforce accounts tegelijk te gebruiken, dus in de weken voor uitdiensttreding kan de gebruiker het systeem benaderen via SSO en via een Youforce account. Na uitdiensttreding echter alleen nog met Youforce account. Opmerking: In Youforce krijgen historische medewerkers automatisch een beperkt toegangsprofiel. Q: Waarom moet een gebruiker bij het inloggen via SSO een e-mailadres opgeven? Via het e-mailadres bepalen wij waar de gebruiker moet inloggen. Via het domein van het e-mailadres (@klant.nl) bepalen wij dat de gebruiker moet inlogen bij het klant specifieke inlogsysteem. Dit e-mailadres wordt op het systeem van de gebruiker opgeslagen en daarna hoeft een gebruiker het niet meer in te vullen. Bieden jullie IDP-initiatied SSO aan? Q: Kan ik het opgeven van het e-mailadres vermijden bij het inloggen? A: Ja, dat is mogelijk via een klantspecifieke SSO URL: https://youforce.raet.com/sso/<klantnaam>. Deze plaats je in jouw portaal. Dit staat ook bekend als 'unattended SSO'. We adviseren je echter, dit niet toe te passen! Q: Waarom adviseert Visma | Raet om de klantspecifieke SSO URL niet te gebruiken? A: In veel gevallen komen gebruikers bij inloggen in Youforce op de algemene inlogpagina waar zij alsnog hun e-mailadres moeten opgeven: Wanneer zij Youforce benaderen via de algemene inlogpagina, bijvoorbeeld na te hebben gezocht in Google op 'Youforce inloggen' Wanneer zij een directe link krijgen uit een e-mail van Youforce Wanneer zij een Youforce partner product openen Wanneer zij een link van Youforce of haar partner producten als favoriet opslaan Wanneer zij een rolwissel doen Hierdoor ervaren gebruikers verschillende inlog-mogelijkheden; namelijk afhankelijk van hoe zij Youforce benaderen. Om deze verwarring te voorkomen, adviseren wij geen gebruik te maken van de klantspecifieke SSO URL's. Q: Ik wil toch graag een klantspecifieke SSO URL. Hoe vraag ik dit aan? A: Als je toch een klantspecifieke SSO URL wilt toepassen, kan je een ticket indienen via 4me op het Serviceplein. Q: Onze IT-leverancier vraagt om IdP-initiated Single Sign-On, bieden jullie dit aan? A: Nee, wij bieden geen IdP-initiated SSO aan, omdat dit een onveilige inlogmethode is. IdP-initiated SSO is een techniek om Youforce te benaderen vanuit een inlogportaal. De gebruiker klikt in dit inlogportaal Youforce aan en is direct ingelogd. Hij hoeft dus ook geen e-mailadres op te geven. Zie Waarom moet een gebruiker bij het inloggen via SSO een e-mailadres opgeven? Bij deze techniek kan een hacker echter relatief eenvoudig een gebruiker misleiden, zijn sessie stelen en zich vervolgens voordoen als de gebruiker. Met een klantspecifieke SSO URL kan je functioneel hetzelfde bereiken. Deze methode is wél veilig. Zie Kan ik het opgeven van het e-mailadres vermijden bij het inloggen? Youforce accounts Q: Kan een gebruiker zijn wachtwoord wijzigen? A: Ja, op het inlogscherm heeft de gebruiker de optie om het wachtwoord te wijzigen. Q: Met welke 2-factor authenticatie-methoden werken de Youforce accounts? A: Youforce ondersteunt: Een app op de mobiele telefoon (voor Apple of Android) Een app op de desktop/laptop (voor Windows of de Mac) Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of een Yubikey Meer informatie over deze oplossing vind je onder het kopje 'PingID'. Q: Kan ik mijn 2-factor authenticatiemethode kiezen? A: Nee, dat kan niet. Visma | Raet bepaalt welke 2-factor authenticatiemethoden worden ondersteund.  Q: Kan ik meerdere 2-factor authenticatiemethoden koppelen aan één gebruiker? A: Ja, je kunt meerdere mobiele telefoons koppelen aan je account.  Ook kun je de verschillende methoden door elkaar gebruiken. Q: Is voor de nieuwe 2-factor authenticatieoplossing straks een mobiel telefoonnummer nodig? A: Nee, de oplossing werkt met meerdere methoden: een mobiele telefoon app, een desktop app of een fysieke sleutel. Q: Waarom bieden jullie geen SMS als 2e factor meer aan? A: Het Nationaal Cyber Security Center (NCSC) en het National Institute of Standards and Technology (NIST) adviseren internet aanbieders terughoudend te zijn met het publieke telefoonnetwerk (SMS en spraak) als authenticatiemiddel voor tweefactorauthenticatie. NCSC geeft dit advies vanwege de waarschijnlijke ontwikkelingen van dreigingen. Zo is het relatief eenvoudig SMS berichten te ondervangen. Daarnaast is SMS is gevoelig voor phishing. Zie factsheet Gebruik tweefactorauthenticatie van het NCSC. Bij de introductie van het nieuwe inloggen houden daarom rekening met dit advies.  Q: Hoe koppelt een gebruiker zijn mobiele telefoon aan zijn account? A: Bekijk deze korte video: https://www.youtube.com/watch?v=w7dh-YwsZUQ Q: Wat als de gebruiker zijn mobiele telefoon kwijt is? A: Als een gebruiker zijn mobiele telefoon kwijt is, kan hij via een andere 2-factor authenticatiemethode toch inloggen. Als hij geen andere methode heeft, kan hij op dit moment zijn 2-factor authenticatie herstellen via zijn beheerder.  Q: Een nieuwe mobiele telefoon, wat nu? A: Zolang de gebruiker zijn oude mobiele telefoon heeft, kan hij daarmee zijn nieuwe telefoon koppelen. Dit kan op de volgende manieren: Vanuit de mobiele app via Apparaat wijzigen Door tijdens het inloggen Instellingen te selecteren Q: Hoe gaat de 2-factor authenticatie bij inloggen van de professional omgeving? A: Via de app op de mobiele telefoon of met een fysieke sleutel. HR Professionals moeten echter vaker (1x per dag) hun 2-factor authenticatie bevestigen dan managers en medewerkers. Q: Hoe vaak moeten medewerkers de 2-factor authenticatie gebruiken? A: Als medewerkers inloggen via hetzelfde apparaat is dit één keer per 30 dagen. Q: Kan ik een Youforce account tijdelijk blokkeren? A: Ja, in het User account management scherm, kan je het inloggen via een Youforce account tijdelijk blokkeren. De gebruikersnaam, wachtwoord en de 2-factor authenticatie blijven bestaan. De beheerder moet de blokkering opheffen; de gebruiker kan in dit geval niet zelf deblokkeren. Q: Kan ik het aanmaken van Youforce accounts automatiseren? A: Ja, dat kan een beheerder instellen. Alle nieuwe medewerkers krijgen bij onboarding automatisch een e-mail over hun account. Q: Zijn Youforce accounts automatisch te blokkeren zodra de gebruiker via SSO kan inloggen? A: Nee, dat is op dit moment niet mogelijk. Het is nu dus een handmatige handeling om de Youforce accounts te blokkeren nadat de Youforce gebuiker is gekoppeld aan de gebruiker in het inlogsysteem van de klant. Q: Kunnen we Youforce accounts verhuizen naar een andere omgeving? Nee, dit wordt niet ondersteund. Als gebruikers door bijvoorbeeld een fusie of splitsing naar een andere omgeving moeten verhuizen, moeten zij een nieuwe gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie koppelen. Je kunt de impact voor de eindgebruikers wél minimaliseren door over te stappen op Single Sign On. Overstappen naar het nieuwe inloggen Q: Wij gebruiken XSSO, wat betekent het nieuwe inloggen voor ons? A: Het oude XSSO protocol vervangen door een modern protocol: SAML of OpenID Connect. Daarnaast verandert het adres waarop jullie gebruikers Youforce benaderen. De stappen zijn als volgt: Jullie contactpersoon krijgt van Visma | Raet een ticket toegekend voor de migratie van XSSO. Dit ticket is te benaderen via Serviceplein > Support Samen met Visma | Raet volg je de stappen die nodig zijn voor een reguliere SSO inrichting. Zie FAQ-item Hoe kunnen we SSO realiseren voor Youforce? Tot slot verwijder je XSSO uit je identity systeem (IT afdeling van de klant). Hierna kunnen gebruikers niet meer via XSSO inloggen Q: Wij gebruiken SAML, wat betekent het nieuwe inloggen voor ons? A: De SAML configuratie vernieuwen. Daarnaast verandert het adres waarop jullie gebruikers Youforce benaderen. De stappen zijn als volgt: Jullie contactpersoon krijgt van Visma | Raet een ticket toegekend voor de migratie van SAML. Dit ticket is te benaderen via Serviceplein > Support Samen met Visma | Raet volg je de stappen die nodig zijn voor een reguliere SSO inrichting. Zie FAQ-item Hoe kunnen we SSO realiseren voor Youforce? Tot slot verwijder je de oude SSO configuratie uit je identity systeem Q: Wij gebruiken Youforce accounts en willen overstappen op SSO. Hoe gaat dit in zijn werk? De stappen zijn als volgt: Jullie contactpersoon krijgt van Visma | Raet een ticket toegekend voor de migratie van Youforce accounts. Dit ticket is te benaderen via Serviceplein > Support Je geeft in het ticket aan dat je wilt overstappen naar Single Sign-on Samen met Visma | Raet volg je de stappen die nodig zijn voor een reguliere SSO inrichting. Zie FAQ-item Hoe kunnen we SSO realiseren voor Youforce? Je deactiveert de oude Youforce accounts Dit doe je via het Youforce portaal. Je kunt binnenkort inloggen en de oude Youforce accounts uitschakelen. Q: Wij gebruiken Youforce accounts en willen overstappen naar de nieuwe Youforce accounts. Hoe gaat dit in zijn werk? A: De stappen zijn als volgt: Jullie contactpersoon krijgt van Visma | Raet een ticket toegekend voor de migratie van Youforce accounts. Dit ticket is te benaderen via Serviceplein > Support Visma | Raet activeert de nieuwe Youforce accounts Je test de nieuwe Youforce accounts Via het Youforce portaal kun je enkele gebruikers binnen jouw organisatie een nieuwe Youforce account toewijzen en testen of dit goed werkt Je zet de uitgifte van oude Youforce accounts uit Via het Youforce portaal kun je de uitgifte van de oude Youforce accounts voor nieuwe medewerkers uitzetten Je activeert de nieuwe login voor alle gebruikers Via het Youforce portaal kun je alle gebruikers met één druk op de knop een nieuwe Youforce account geven Je schakelt het inloggen via de oude Youforce accounts uit Dit doe je via het Youforce portaal. Je kunt binnenkort inloggen en de oude Youforce accounts voor medewerkers en managers (Level 1) uitschakelen. De details publiceren we binnenkort in een handleiding. Berichtgeving hierover volgt spoedig. Q: Wanneer worden wij ingepland voor de overstap? A: De planning is afhankelijk van de beschikbare capaciteit en de klantvragen. Eind 2020 moeten alle klanten zijn overgezet. We beginnen met XSSO configuraties omdat XSSO geen TLS 1.2 ondersteund. Het is vanuit beveiligingsoogpunt belangrijk dat oude TLS versies zo snel mogelijk worden vervangen door TLS 1.2-versies. Zie FAQ-item Waarom is TLS 1.2 verplicht? We streven er naar alle XSSO configuraties in 2019 te hebben vernieuwd. De uitrol van Youforce accounts voor HR Professionals plannen we vanaf de eerste helft 2020. Q: Wij gebruiken meerdere manieren van inloggen, kunnen wij in één keer overstappen? A: Als je meerdere manieren van inloggen gebruikt, ontvang je hiervoor ook verschillende migratie tickets. Bijvoorbeeld één voor het migreren van XSSO en een andere voor het migreren van Youforce accounts. Wij proberen deze twee migraties zo dicht mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Q: Wij willen op een specifiek moment overstappen, kan dat? A: Je kunt je verzoek indienen bij Visma | Raet. Log hiervoor een ticket in 4me via Serviceplein > Support of vraag je account manager dit namens jullie door te geven. We houden zoveel mogelijk rekening met je verzoek. PingID Q: Wat is PingID? A: PingID is de 2-factor authenticatieoplossing die wij voor Youforce accounts aanbieden om gebruikers te laten inloggen via hun mobiele telefoon, hun desktop applicatie of een fysieke sleutel. Dit systeem wordt aangeboden door Ping Identity, een leverancier van oplossingen op het gebied van inloggen. Meer informatie over deze oplossing kan je vinden op deze pagina: https://www.pingidentity.com/en/platform/multi-factor-authentication.html Deze oplossing wordt niet gebruikt voor Single Sign-On. Q: Welke persoonsgegevens verwerkt PingID in verband met het nieuwe inloggen? A: PingID heeft enkele technische sleutels van de gebruiker. Daarnaast verwerkt PingID het e-mailadres van de gebruiker, als hij daarvoor kiest bij het aanmaken van zijn account. Alle andere gegevens voor Youforce accounts worden opgeslagen in de data centers van Visma | Raet. Q: Waar wordt het e-mailadres opgeslagen? A: Dit persoonsgegeven wordt opgeslagen in Europa. Dit is conform de AVG. Q: Hebben jullie een verwerkersovereenkomst met Ping Identity? A: Ja, Visma | Raet heeft een formele overeenkomst. Shared Service Centers Q: Wat is een Shared Service Center? A: Een Shared Service Center is een bedrijf dat de HR administratie doet voor meerdere organisaties. Dit is bijvoorbeeld een administratiekantoor in het onderwijs dat voor verschillende scholen de HR administratie doet. Maar het kan ook een grote gemeente zijn die voor de kleinere omringende gemeentes de HR administratie doet. De afdeling BPO van Visma | Raet is ook een Shared Service Center want die afdeling doet de HR afdministratie voor veel Visma | Raet klanten. Q; Werkt Single Sign-On voor een Youforce omgeving met meerdere klanten? A: Ja, met het nieuwe inloggen ondersteunt Visma | Raet meerdere identity providers per klantomgeving. Er zijn dus meerdere SSO koppelingen per klantomgeving. Q: Kan ik het login systeem van ons Shared Service Center gebruiken om op verschillende klantomgevingen in te loggen? A: Nee, dit is (nog) niet mogelijk. Elke Single Sign-On koppeling is op dit moment gekoppeld aan maximaal één klantomgeving. Deze mogelijkheid is momenteel in onderzoek. Q: Kan - in een gedeelde omgeving - het ene deel van de organisaties gebruik maken van Single Sign-On en het andere deel van Youforce accounts? A: Ja, dit is mogelijk. Binnen één omgeving kunnen er gebruikers zijn die inloggen via Youforce accounts en andere via Single Sign-On. Het Shared Service Center zal voor de medewerkers die een Youfoce account nodig hebben, het activeringsproces van het account handmatig moeten starten. Q: Kan ik het aanmaken Youforce accounts automatisch triggeren voor een specifiek bedrijf? A: Nee, dit is nog niet mogelijk. Je kan het automatisch aanmaken van Youforce accounts alleen aanzetten voor de hele omgeving. Q: Moet alle organisaties te gelijk overstappen naar het nieuwe inloggen? A: Nee, je kunt organisatie voor organisatie overstappen. De bestaande inlogmethode blijft namelijk werken tot je deze uitzet. Beveiligingsbeleid Q: Hoe garandeert Visma | Raet veilig inloggen? A: Visma | Raet baseert zijn inlogbeleid op de NIST 800-63. Dit is een standaard in toegangsbeveiliging die beschrijft: waar wachtwoorden aan moeten voldoen wanneer 2-factor authenticatie moet worden gebruikt welke 2-factor authenticatie loginmethoden veilig zijn hoe vaak je opnieuw moet inloggen welke protocollen veilig zijn hoe je gebruikersaccounts veilig uitgeeft hoe je op een veilige manier Single Sign-On koppelingen maakt (federeren) Visma | Raet heeft gekozen voor de NIST 800-63 als uitgangspunt voor toegangsbeveiliging van Youforce omdat dit een gevalideerd en samenhangend pakket is van concrete beheersmaatregelen, en staat bekend als een industrie standaard en wordt onderschreven door Nederlandse overheid. Daarnaast is Youforce, net als de inlogprocedure, onderdeel van regelmatige audit door externe partijen. Lees meer... Q: Hoe relateert de NIST 800-63 aan de Nederlandse overheid? A: De Nederlandse overheid schrijft geen concrete beveilgingsmaatregelen voor maar adviseert om op basis van een gedegen risico afweging passende beveiligingsmaatregelen te treffen. Deze adviezen zijn door de Nederlandse overheid nader uitgewerkt in gepubliceerde richtlijnen en handreikingen. In dergelijke richtlijnen wordt veelvuldig verwezen naar bestaande richtlijnen, waaronder de NIST 800-63. Zie bijvoorbeeld de factsheet Gebruik tweefactorauthenticatie van het NCSC. Het is mogelijk dat NIST 800-63 niet overeenstemming is met het toegangsbeveiligingsbeleid van jouw organisatie. We gaan graag in gesprek met je als je het idee hebt dat de nieuwe oplossing minder veilig is. Neem in dat geval contact op met je account manager.  Daarnaast heb je via Single Sign-On wél de volledige controle én verantwoordelijkheid over de toegangsbeveiliging. We adviseren dan ook SSO toe te passen. Zie ook Welke inlogmethode adviseert Visma | Raet?' in deze FAQ. Q: Hoe vaak moet een gebruiker zijn wachtwoord wijzigen? A: Nooit, tenzij we ontdekken dat het wachtwoord is uitgelekt. De NIST 800-63b beschrijft in artikel 5.1.1.2 dat het veiliger is om wachtwoorden niet te laten verlopen. Bij het verlopen van wachtwoorden hebben mensen de neiging hebben om simpele wachtwoorden te kiezen. Q: Waarom hoeven gebruikers hun 2-factor authenticatie niet bij elke login te gebruiken? A: Als de gebruiker inlogt via een nieuw apparaat moet hij altijd een 2-factor authenticatie gebruiken. Maar wanneer hij hetzelfde apparaat gebruikt, hoeft hij dat maar eenmaal per 30 dagen te doen. Dit maakt de applicatie toegangelijker. Dit is vergelijkbaar met het proces op je mobiele telefoon om een app van de bank in gebruik te nemen. De eerste keer koppel je hem bijvoorbeeld via je bankpas aan je mobiel, daarna zijn de gegevens te benaderen met slechts een 1-factor auhtenticatie, bijvoorbeeld een toegangscode. Dit is in lijn met de NIST 800-63b. Deze beschijft dat een gebruiker zich elke 12 uur moet authenticeren en dat bij een dergelijke 'her-authenticatie' een 1-factor authenticatie voldoende is. Qua beleid gaat Visma | Raet hier dus net iets verder dan wat NIST 800-63b voorschrijft. Voor HR professionals geldt dat ze wel elke dag een 2-factor authenticatie moeten gebruiken. Q: Kan ik eisen aan wachtwoorden en andere beveiligingsregels aanpassen? A: Nee, dat is niet mogelijk. Voor Youforce bepaalt Visma | Raet de beveiligingsregels. Dit is een samenhangend pakket van maatregelen op basis van de NIST 800-63. Over Single Sign-On heb je wél de volledige controle. Q: Ondersteunt Youforce het werken van personen op dezelfde computer? A: Ja, dat is mogelijk. Zolang ze op de gedeelde computer met verschillende user accounts werken (bijvoorbeeld als users piet@bedrijf.nl & arie@bedrijf.nl). Let op: dit zijn de user accounts van het besturingsysteem. Het gebruik van een gedeeld user account (bijvoorbeeld de user: receptie@bedrijf.nl) leidt vrijwel altijd tot het lekken van gegevens. De kans is namelijk groot dat de medewerkers elkaars HR informatie zien. Oorzaken Het uitloggen gebeurt in de praktijk niet Het sessiegedrag van de browser is niet altijd helder: "ik had de browser toch afgesloten!?" terwijl de sessie op de achtergrond actief bleef Documenten als salarisstroken of contracten worden opgeslagen in de voor iedereen bereikbare download folder Let op: Het gebruik van gedeelde computers en de inrichting daarvan is de verantwoordelijkheid van de klant. Q: Waarom is TLS 1.2 verplicht? A: De NIST 800-63 standaard en ook een overheidsinstantie als de Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) schrijven TLS 1.2 voor. Daarnaast heeft de autoriteit Persoonsgegevens hierover een waarschuwing gegeven: als organisaties niet overstappen op TLS 1.2, lopen ze het risico niet te voldoen aan artikel 24 en 32 van de AVG. Lees meer... Q: Is het mogelijk om een geografische of IP beperking te configureren? A: Nee, dit is bij Youforce accounts niet mogelijk. Het is vaak wél mogelijk via Single Sign-On. Dit is echter afhankelijk van de mogelijkheden van uw identity systeem (zoals active directory). Partner Tools4ever Q: Hoe kan Tools4ever IT-afdelingen helpen? A: Tools4ever is een Visma | Raet partner die IT-afdelingen kan helpen. Het realiseren van Single Sign-On, met 2-factor authenticatie voor alle applicaties in het software-landschap. Dit om te voorkomen dat eindgebruikers problemen hebben met de 2-factor authenticatie van apps om toegang te krijgen tot hun diensten. Tools4ever kan dit oplossen via HelloID. Naar Tools4ever. Het automatiseren van processen binnen het gebruikersbeheer die volgen op de HR processen instroom, doorstroom en uitstroom. Tools4ever automatiseert deze processen via IAM (ook bekend als UMRA). Naar Tools4ever. Q: Kan Identity Access Management ook de processen van gebruikersbeheer Youforce automatiseren? A: Ja, dat kan. Tools4ever kan twee processen van gebruikersbeheer automatiseren in Youforce. Automatisch koppelen van gebruiker aan medewerker Automatisch bijwerken van de contact gegevens van een medewerker Let op: de beschikbaarheid van deze opties hangt af van het HR Core systeem. Surfconext en Surf SecureID Q: Wie is Surf? A: SURF is een coöperatie met ruim 100 leden, in met name het hogere onderwijs. Q: Hoe kan Surf helpen? A: Surf biedt diverse oplossingen voor het inloggen. Inloggen via Surfconext betekent één login voor meer dan 1000 diensten. Surf SecureID is de 2-factor authenticatieoplossing. Surf biedt hier sms, tiqr (smartphone-app) of Yubikey (usb-sleutel). Q: Waarom zou ik voor Surf kiezen? A: SURFsecureID biedt een hoog betrouwbaarheidsniveau: de identiteit van de gebruiker wordt gecontroleerd voordat de 2-factor authenticatie kan worden gebruikt. Youforce heeft een extra veilige aansluiting op SURFsecureID. Deze is gebaseerd op NIST 800-63C standaard voor SSO koppelingen. Publishing Date : 2/7/2020
Volledig artikel weergeven
31-01-2022 11:37 (Bijgewerkt op 12-09-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 5011 Weergaven
We hebben veel vragen gehad of we een Best Practice hebben voor Mijn Youforce. Deze hebben wij inmiddels voor jullie ontwikkeld. Hierbij een overzicht van alle categorieën en de daaraan gekoppelde processen.    Voor de processen hebben wij de Best Practices van de modules vanuit Visma | Raet als leidraad genomen. Voor jullie eigen processen, zul je dus even moeten kijken of ze passen binnen één van de categorieën of wellicht een extra categorie toevoegen.    Hierbij een aantal afbeeldingen om je een gevoel te geven hoe het overzicht van de categorieën eruit ziet in Mijn Youforce voor de eindgebruikers   Persoonlijk HR voor anderen        
Volledig artikel weergeven
08-06-2023 09:26 (Bijgewerkt op 16-05-2024)
  • 15 Antwoorden
  • 10 kudos
  • 4652 Weergaven
Naast de Quick Reference Cards hebben we hier ook nog een korte uitlegvideo voor de medewerkers omtrent Mijn Youforce.      Wil je de video downloaden voor op intranet? Dat kan! Door op de naam van de video te klilkken of rechtstreeks naar deze link te gaan, heb je de mogelijkheid om de video te downloaden.     
Volledig artikel weergeven
29-08-2023 10:58 (Bijgewerkt op 13-09-2023)
  • 19 Antwoorden
  • 7 kudos
  • 4391 Weergaven
Hieronder volgt een handige checklist voor de te nemen stappen in het inrichten van Autorisatiebeheer en Mijn Youforce.   Voordat je begint, zorg dat je alle informatie hebt doorgenomen op de community of meld je aan voor de workshops:   Schrijf je in voor de workshops ‘Autorisatiebeheer’ en ‘Mijn Youforce’ waarin we je stap voor stap meenemen in de inrichting.  Kun je niet aanwezig zijn bij de workshops, dan hebben we ook de volgende documentatie om je te helpen:   Terugkijken workshops Uitleg opbouw Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer Best Practice Autorisatiebeheer Welk recht in Autorisatiebeheer geeft toegang tot welk proces in Mijn Youforce? E-learning Autorisatiebeheer Handleiding Mijn Youforce Best Practice Mijn Youforce    
Volledig artikel weergeven
03-08-2023 13:53 (Bijgewerkt op 12-01-2024)
  • 13 Antwoorden
  • 5 kudos
  • 3741 Weergaven
Samen met een grote groep organisaties, die Youforce gebruiken, hebben wij Mijn Youforce ontwikkeld. Op dit moment zijn we actief de feedback van deze organisaties aan het realiseren, zoals bijv. het direct kunnen navigeren naar de specifieke self service workflows vanuit Mijn Youforce. Vanuit de verkregen feedback, hebben wij als Visma | Raet helder welke functionaliteiten nog zullen worden toegevoegd. Daarom noemen we de huidige fase ‘controlled available’.   Vanuit deze fase willen we graag meer organisaties gebruik laten maken van Mijn Youforce.  Wil jij óók gebruik maken van Mijn Youforce? Dan regelen wij dit als volgt:   Wij vanuit Visma | Raet Gebruik je HR Core Beaufort Online? Dan hebben wij gezorgd dat jouw klantnummer toevoeg heeft tot https://mijn.youforce.com/ In ‘Autorisatiebeheer’ hebben wij voor jou al de applicatie ‘Mijn Youforce’ met het rechten zoals ‘Configuratie links’ en 'Configuratie huisstijl' toegevoegd Wij hebben gezorgd dat je op https://mijn.youforce.com/ nog maar één keer je e-mailadres hoeft in te vullen bij inloggen   Jij Richt 'Autorisatiebeheer' volledig in (mogelijk met behulp van terugkijken van deze webinar(s)) Volg de e-learning en lees de handleiding Richt je eigen categorieën voor Mijn Youforce in en richt alle autorisatie in via ‘Autorisatiebeheer’ Start een pilot binnen jouw organisatie (mogelijk met behulp van onze voorbeeld Quick Reference Cards) Verzoekt Visma|Raet om 'Autorisatiebeheer' leidend te maken. Je hoeft dan nooit meer iets toe doen in 'Toegangsbeheer' Je gaat volledig live met Mijn Youforce  
Volledig artikel weergeven
27-03-2023 13:21 (Bijgewerkt op 14-06-2023)
  • 9 Antwoorden
  • 5 kudos
  • 3716 Weergaven
In de kennisbank leggen we in het artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'? uit hoe je stap voor stap autorisatiebeheer inricht. Welke rechten je aan welke rollen toekent is natuurlijk afhankelijk van de werkwijze in jouw organisatie. Heeft een Manager bijvoorbeeld wel/geen rol in het Verzuim Management? Gebruiken jullie Preformance Management of is de gesprekscyclus anders geregeld. Bepaal dus vooral wat bij jouw organisatie past.   Ter inspiratie hebben we hieronder een voorbeeld uitgewerkt hoe je autorisaties in autorisatiebeheer kunt toepassen. Dit is dus vooral ter inspiratie, jij bepaald zelf hoe het binnen jouw organisatie ingericht moet zijn.   Alle gebruikers Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Medewerker dossier Toegang tot Medewerkerdossier (personeelsdocumenten) Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)   Mijn Youforce Toegang tot handige links persoonlijk   Profiel Adres wijzigen Contact gegevens wijzigen Contactpersonen in geval van nood wijzigen Persoonsgegevens wijzigen Deze rechten geven zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Self Service Toegang tot Self Service medewerker Wij gaan ervanuit dat gebruikers al vóór de eerste dag indienst en ook na de laatste werkdag acties moeten uitvoeren in Self Service. Daarom wordt dit recht gegeven aan 'alle gebruikers'. Is dat niet van toepassing bij jouw organisatie? Geef dan het recht aan 'alle medewerkers' YouforceApp Youforce app       Alle actieve medewerkers  Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Declaraties Declaraties indienen en controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Flex Benfefits medewerker Het in HR Core Beaufort vastgelegde "flex pakket" zal uiteindelijk bepalen welke doelen een gebruiker tot zijn/haar beschikking heeft. Gewerkte dagen Gewerkte dagen indienen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement medewerker   Performance Management Toegang tot Performance Management medewerker   Profiel Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek Uploaden diploma of certificaat Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Deze rechten geven zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Salaris Simulator Toegang tot Salaris Simulator   Skills management Toegang tot Skills Management medewerker   Ziekteverzuim Toegang tot eigen verzuim       Rol: Managers (MGR) Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Declaraties Declaraties bulk controleren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Mijn Youforce Toegang tot handige links HR voor anderen   Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen   Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service. Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen   Vervanging en delegatie Vervanging instellen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management Toegewezen taken uitvoeren   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Managers gebruikersgroep   Ziekteverzuim Ziekte registreren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop     Rol: Back-up manager Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Declaraties Declaraties bulk controleren   Mijn Youforce Toegang tot handige links HR voor anderen   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service. Vervanging en delegatie Vervanging instellen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management   Ziekteverzuim Ziekte registreren Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop     Rol: HR-adviseur Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Easycruit Toegang tot Werving en Selectie   Mijn Youforce Toegang tot handige links HR voor anderen   Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen   Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Proforma Toegang tot Proforma Advanced voor anderen   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service. Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen   Vervanging en delegatie Vervanging instellen Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Managers gebruikersgroep       Rol: Salarisadministratie Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Aangifte Monitor Toegang tot UPA   Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling   Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal   Declaraties Configuratie declaraties Declaraties bulk controleren Declaraties indienen en controleren   Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Flex Benefits voor anderen   Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen   HR Core Toegang tot HR Core Beaufort Online Ontvang bestanden van HR Core Online Zend bestanden naar HR Core Online   Loonaangifte Gemal Toegang tot Loonaangifte Gemal   Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct   Pensioenaangifte APG Toegant to Pensieonaangifte APG Gemal   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Proforma Toegang tot Proforma Web Toegang tot Proforma Advanced voor anderen   Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Als deze rol in Self Service is aangemerkt als "PSA-gebruiker" dan is de in Self Sevice vastgelegde autorisatie leidend. De combinatie van rol en afdeling vanuit HR Core Beaufort vervangt deze autotisatie niet. Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager   Vervanging en delegatie Vervanging instellen   UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Professionals gebruikersgroep   Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen        Rol: Personeelsadministratie Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended   Easycruit Toegang tot Werving en Selectie   Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Flex Benefits voor anderen   HR Core Toegang tot HR Core Beaufort Online   Opleidingsmanagement Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen   Performance Management Toegang tot Performance Management voor anderen   Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen  Als deze rol in Self Service is aangemerkt als "PSA-gebruiker" dan is de in Self Sevice vastgelegde autorisatie leidend. De combinatie van rol en afdeling vanuit HR Core Beaufort vervangt deze autorisatie niet. Skills management Toegang tot Skills Management voor anderen   UWV Digi-ZSM Toegang tot UWV Digi-ZSM   Vervanging en delegatie Vervanging beheren Vervanging instellen   Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Professionals gebruikersgroep   Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen   Ziekteverzuim Ziekte registeren Ziekte registeren alle medewerkers       Rechten 'specifieke gebruikers' Functioneel beheerders Applicatie/module Recht Bijzondere toelichting Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer Toegang tot Autorisatiebeheer Toegang tot Toegangsbeheer   Bestandsuitwisseling Toegang tot Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling   Declaraties Configuratie declaraties Categorieen beheren   Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended   Flex Benefits Toegang tot Flex Benefits Configuratie Flex Benefits   HR Core Toegang tot HR Core Beaufort Online Ontvang bestanden van HR Core Online Zend bestanden naar HR Core Online   Mijn Youforce Configuratie huisstijl Configuratie links Toegang tot handige links HR voor anderen   Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Configuratie Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier   Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct   Profiel Configuratie profiel   Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal   Self Service Toegang tot Self Service voor anderen Toegang tot Self Service professional   Specificatie Manager Payroll Gemal Toegang tot Specificatie Manager   Templatebeheer Toegang tot Templatebeheer   Vervanging en delegatie Vervanging beheren   Verzuim Management Toegang tot Verzuim Management HR Professional   Youforce Account Beheer Configuratie Single sign-on Toegang tot Beheerdersoverzichten Toegang tot Gebruikersbeheer Toegang to Youforce Account Beheer   Youforce Reporting Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Rapporten promoveren Rapporten verwijderen Professionals gebruikersgroep Toegang tot alle data (beheerders)   Zenden en Ontvangen Toegang tot Zenden en Ontvangen   Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim  
Volledig artikel weergeven
07-06-2023 10:50 (Bijgewerkt op 30-05-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 10 kudos
  • 3653 Weergaven
Hier kan je de IBU.exe in zip-formaat downloaden. De handleiding - in Nederlands en Engels - vind je hier.
Volledig artikel weergeven
01-04-2020 02:00 (Bijgewerkt op 12-01-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 3154 Weergaven
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van Mijn Youforce.   Dit document geeft inzicht in welke inrichting mogelijk is om Mijn Youforce volledig passend bij jouw organisatie in te richten.    
Volledig artikel weergeven
16-11-2022 14:03 (Bijgewerkt op 31-05-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 6 kudos
  • 3145 Weergaven
In de bijlage vind je documenten vinden waarin we uitleg geven voor gebruikers binnen Mijn Youforce. Hierin proberen we het de gebruikers makkelijker te maken wanneer zij beginnen met het gebruik van Mijn Youforce en dat zij weten hoe ze moeten navigeren naar de juiste processen. Deze kan je gebruiken als basis voor uitleg naar jouw gebruikers.  Je kan deze documenten eventueel aanpassen naar meer specifieke onderdelen van jouw organisatie zoals bijvoorbeeld de printscreens met jullie eigen banner en het logo. 
Volledig artikel weergeven
27-03-2023 13:36
  • 0 Antwoorden
  • 10 kudos
  • 2927 Weergaven
Het beste kun je de autorisaties opbouwen als een pyramide. De autorisaties worden vanaf onderaan de pyramide opgebouwd.   Je begint met in autorisatiebeheer de rechten toe te kennen die alle gebruikers van Youforce moeten hebben. Denk aan de rechten op bijvoorbeeld het eigen personeelsdossier. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit   Maar waarschijnlijk hebben medewerkers met een actief dienstverband méér functionaliteiten in Mijn Youforce nodig. Daarom voeg je de volgende laag toe:     In het profiel voor alle actieve medewerkers voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' komen. Denk aan:     Daarnaast onderscheid jouw organisatie in HR Core Beaufort één of meerdere rollen. Een veel voorkomende rol is de rol 'manager' (MGR).  Ook deze laag voeg je toe.   In het profiel voor manager (of andere rol) voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die alleen gebruikers met die rol moeten hebben. Denk bijvoorbeeld aan: Naast de rol manager kan het goed dat je andere rollen hebt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de rol van 'salarisadministratie'. Een dergelijke rol heeft hele andere toegangen nodig dan andere gebruikers. Een salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld toegang tot:   Tot slot maak je de pyramide compleet. Er zijn altijd een aantal gebruikers binnen jouw organisatie die uniek zijn. Deze krijgen op gebruiker niveau rechten.    Deze specifieke gebruikers krijgen specifieke rechten. Dit kunnen bijvoorbeeld de functioneel beheerders zijn. Rechten die veel beheerders zullen krijgen zijn bijvoorbeeld: Worden de autorisatie ingericht volgens bovenstaande stappen? En bestaat jouw organisaties uit de volgende 'soorten' gebruikers: Alle gebruikers Alle actieve medewerkers Managers (op basis van rol in HR Core Beaufort) Back-up managers (op basis van rol in HR Core Beaufort) HR Professionals (op basis van rol in HR Core Beaufort) Salarisadministratie (op basis van rol in HR Core Beaufort) Beheerders (op basis van specifieke gebruikers) Dan bestaan autorisatiebeheer uit totaal 7 regels, zoals hieronder  
Volledig artikel weergeven
29-11-2022 20:55 (Bijgewerkt op 14-02-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 14 kudos
  • 2821 Weergaven
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die autorisaties beheren voor gebruikers. Dit document is niet geschreven voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteiten beschikbaar zijn en hoe dit gebruikt kan worden. 
Volledig artikel weergeven
01-05-2023 15:01
  • 3 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 2641 Weergaven
Op deze pagina vind je alle gestelde vragen tijdens workshop Mijn Youforce. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp:    Autorisaties Ik krijg toegang geweigerd als ik naar mijn.youforce.com ga. Hoe kan ik toegang krijgen? Neem contact met jouw CSM op om te zorgen dat jij toegang krijgt tot Mijn.Youforce.com.   Kunnen we de huidige authorisatie die in YF is ingericht meenemen? Als je hiermee doelt op de autorisaties in Toegangsbeheer, dan kan dit niet. Mijn Youforce werkt samen met Autorisatiebeheer. Dit hebben we ook toegelicht in de Workshop aan de slag met Autorisatiebeheer. Heb je deze gemist? Je kunt deze terug kijken op de community.    Ik kan autorisatiebeheer niet vinden onder het tabblad beheer. Hoe kan ik die toevoegen? In principe zou de link naar autorisatiebeheer te vinden moetn zijn onder het tabblad beheer. Mocht dat niet het geval zijn, dan zou je eerst even kunnen kijken of je de tegel hebt in het oude portaal. Mocht dat ook niet het geval zijn, log dan een ticket bij het Service Center om toegang te vragen voor Autorisatiebeheer.    Na het inloggen in Mijn.youforce.com ga ik naar het tabblad beheer. Als ik zoek op 'configuratie links' dan zie ik het proces 'configuratie links Mijn Youforce' niet. Hoe kan ik zorgen dat ik toegang krijg? Matthias legt dit uit tijdens de webinar. Check de opname om dit terug te kijken. Hier ook nog even de korte uitleg: Je zult hiervoor in autorisatiebeheer de beheerdersgroep toegang moeten geven tot 'configuratie links'. Deze staat onder applicatie Mijn Youforce.     Kan ik vanuit een andere autorisatie kijken in Mijn Youforce? Nee, je kan alleen datgene zien waar je zelf rechten toe hebt. Je zou voor het testen een pilotgroep aan kunnen maken of misschien voor jezelf extra gebruikers aanmaken met bepaalde rechten.    Ik zie niet alle tegels die ik in Toegangsbeheer heb toegevoegd, hoe kan dit?  Dit is afhankelijk van jouw inrichting in Autorisatiebeheer. Mijn Youforce kijkt op dit moment alleen naar Autorisatiebeheer voor jouw autorisaties. Wanneer je Autorisatiebeheer hebt ingericht dan zul je ook de andere processen en tegels zien URL  Hoe krijg ik de nieuwe look en feel te zien? Als je inlogt in mijn.youforce.com zul je automatisch de nieuwe look and feel te zien krijgen.    Ik kan niet inloggen omdat mijn gebruikersnaam niet te vinden is Je kunt dezelfde gebruikersnaam gebruiken als waarmee je inlogt met portal.youforce.com of via admin.youforce.com. Is het inmiddels gelukt?   Als je het ingericht hebt blijft de link hetzelfde toch? Dan pakt het toch automatisch de versie met configuratie?  Ja de link mijn.youforce.com blijft hetzelfde. Door de switch Proces weergave te activeren bepaal je of je de applicatieweergave of de procesweergave van Mijn Youforce ziet.    Betekent dit dat inloggen (buiten SSO) alleen via mijn.youforce.com kan ipv portal.youforce.com ? Om met mijn Mijn Youforce te kunnen werken wordt de nieuwe URL om in te loggen inderdaad mijn.youforce.com. Op termijn zal portal.youforce.com en daarmee ook de oude portal gaan vervallen.    Waarom opent alles in een nieuw tabblad? is dat in te stellen dat alles in 1 scherm blijft? In het verleden waren er sommige modules die openden in hetzelfde scherm (zoals Self Service) in een tabblad (zoals HR Core Beaufort) of in een nieuw venster (VerzuimManagement). Om MijnYouforce logischer te maken hebben we er voor gekozen om altijd een nieuw tabblad te openen voor ieder proces/module. Dat maakt het voor gebruikers logischer in gebruik." Rolswitch  Ik word steeds met mijn persoonlijke account ingelogd en kan niet switchen naar mijn rol professional? Wanneer je een Youforce account hebt waarbij medewerker en professional gekoppeld zijn, dan hoef je niet te switchen. Door middel van het gebruiken van de tabbladen zie jij de processen voor die verschillende rollen. Onder persoonlijk vind jij al jouw medewerker processen en onder beheer vind jij alle processen als applicatiebeheerder.    Ik begrijp dat je HR voor anderen ook kan gebruiken voor processen van professionals, bv. de salarisadministratie. Daar werken we nu met een handmatig aangemaakt IC-account met certificaat naast het automatisch aangemaakte medewerkeraccount. Het zou fijn zijn als alles gestart kan worden vanuit dit automatische medewerkeraccount. Als dat kan, is het dan nog nodig om een certificaat aan te maken? Verder zie ik dat je ook vanuit Autorisatiebeheer rollen kunt aanmaken. Wanneer doe je dat in Beaufort en wanneer in Autorisatiebeheer? Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. In Autorisatiebeheer kun je geen rollen aanmaken. De rollen uit Autorisatiebeheer komen uit Beaufort.    Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. Geldt dat ook voor beheerders?  Ja, dit geldt voor alle gebruikers. Het kan zijn dat als een beheerder een 'level 2' applicatie opent, er nogmaals wordt gevraagd om even te verifiëren met PingID zodat we zeker weten dat jij het echt mag openen.    Je hebt nu enkel de rol 'hr voor anderen'. krijg je dan alle rechten te zien van alle rollen door elkaar? nu kun je de afdelingen verdelen over verschillende rollen. wij maken hier gebruik van mbv back up managers Onder HR voor anderen zie je inderdaad alle rechten die je hebt om HR taken voor anderen uit te voeren HR voor anderen Ik zie het tabblad HR voor anderen niet. Ik ben even kwijt hoe ik ervoor zorg dat ik deze optie te zien krijg in mijn youforce? Er zijn twee opties waardoor je het tabblad niet kan zien. 1. Over het algemeen heb je als beheerder geen rol als manager. De rechten die je gekoppelt hebt aan die rol, zul je daardoor ook niet terug zien in Mijn Youforce. Check hiervoor ook even de uitleg rondom de pyramide van autorisatiebeheer.  2. Het kan zijn dat je wel deze rechten hebt in de processen van Self Service of in autorisatiebeheer die op hr voor anderen zichtbaar zouden moeten zijn. Dan kan je controleren of je op de pagina 'configuratie links mijn youforce' of je onder HR voor anderen categorieën hebt gekoppeld en daaraan ook processen hebt toegvoegd (waar je recht op hebt om te zien).   Wat is functie Flex Benefits voor anderen? Flex Benefits voor andere is de toegang tot de module Flex Benefits, maar is zichtbaar op de tab in Mijn Youforce HR voor anderen. Dit is de plek waar de manager bijvoorbeeld de taken voor een ander op kan pakken. Categorieën Waarom voeg je bij HR voor anderen Declaraties toe? Bij ons worden deze alleen ingediend door de medewerker.  In de  declaratie module kan je stappen inbouwen om goed te keuren. Degenen die moeten goedkeuren zijn over het algemeen managers of salarisadministrateurs. Wij voegen onder declaraties het proces: declaraties in bulk controleren zodat bijv. de manager alle declaraties van zijn team tegelijk kan goedkeuren.    Kun je de naam van een categorie achteraf nog aanpassen? Nee, helaas niet. Je kan wel processen verwijderen of toevoegen maar het wijzigen van de naam is momentele niet mogelijk. Hiervoor zul je de categorie dus moeten verwijderen en weer toevoegen. Er bestaat een idee op de community waar je op zou kunnen stemmen   Ik zie niet alle aangemaakte categorieën terug bij HR voor anderen en Persoonlijk. Terwijl ik hier wel autorisatie voor heb.  Als je een categorie hebt toegevoegd maar nog geen processen hebt toegevoegd aan de categorie, dan zal de categorie ook niet getoond worden.  Processen Moet je bij meerdere rollen in een proces het proces bekend maken bij zowel HR voor anderen als Persoonlijk? Ja, in principe is het de bedoeling dat je per tabblad aangeeft welke processen zichtbaar zullen zijn. Mocht er dus inderdaad een Self Service proces zowel ingediend kunnen worden door de medewerker maar ook door de manager en salarisadminstrateur dan zul je het proces moeten toevoegen HR voor anderen (2x) en aan persoonlijk.    Kan je de volgorde van weergeven ook beinvloeden bij de processen? Op dit moment kun je de volgorde nog niet beinvloeden. Het wordt getoond op alfabetische volgorder voor de eindgebruiker. Mocht je dit graag willen kunnen, stem dan op dit idee.    Zijn de processen voor Flex Benefits straks wel te benaderen via iPad? We zullen op dit moment niets aanpassen aan de werking van de processen. Dit zal dus blijven zoals het nu ook werkt.    Kunnen de processen vanuit Verzuimmanagement 2.0, dus de Dotweb cloud ook toegevoegd worden? Op dit moment zijn de zogenaamde deeplinks, de links naar rechstreekse processen, beschikbaar voor Self Service en voor Flex Benefits. Voor verzuim 2.0 is alleen toegang tot de applicatie beschikbaar. Je kunt wel met zoektermen het de gebruikers gemakkelijker maken om snel bij het proces uit te komen.    Hoe krijg je een overzicht van alle processen, zodat je zeker weet dat je niets vergeet om aan te bieden via de links? We hebben geen overzicht vanuit de configuratie links Mijn Youforce. Wel kan je natuurlijk checken of je alles hebt toegevoegd vanuit het inrichtingsrapport vanuit Self Service (en dan filteren op uitsluiten startmenu 'nee').    Als je nu controleren declaraties toevoegt, werkt dit dan wel op al onze eigen declaratieworkflows die wij hebben die niet standaard visma flows zijn? Ik vind dit nog erg verwarrend. Als je dit nu toevoegt dat geldt het voor de declaraties vanuit de nieuwe declaratie module.Dit gaat nog niet over de declaraties in Self Service. Self Service Processen Ik zie bij toevoegen van processen twee nieuwe medewerker. Hoe weet je welke juist is? In dit Kennisartikel leggen we je verder uit hoe dit werkt en wat je het beste kan doen.    Klopt het dat niet alle workflows die je in selfservice hebt hier zichtbaar zijn om als proces te kiezen? Je zou alle workflows die een startactiviteit hebben en actief zijn moeten zien om te kunnen koppelen.   Zitten niet actieve workflows vanuit HRSS ook in de keuzelijst processen? Nee, deze zijn uitgesloten.   Hoe zie ik het archief in Self Service? Je kunt bij processen de module Self Service toevoegen en dan kan je de applicatie benaderen zoals je dat nu gewend bent. Op die manier kan je ook archief benaderen. Tevens werken we er nu aan om ervoor te zorgen dat Gedaan/Archief zichtbaar wordt onder HR voor anderen.    Hoe weet je of voor een gekoppeld proces de deeplink al werkt? Dit kun je testen door erop te klikken. Als het goed is wordt je vanuit Mijn Youforce doorgelinkt naar het juiste proces binnen Self Service en Flex Benefits.   In Home kun je je eigen favorieten binnen Self Service toevoegen. Kan dit straks ook binnen Mijn Youforce, zodat je een aantal processen vast kunt zetten, onafhankelijk van "recent gebruikt"? Op dit moment is dit nog niet mogelijk. Maar je kunt dit idee delen op ons ideeën portaal. Wij zullen dan onderzoeken of we dit aan Mijn Youforce toe kunnen voegen.   Ik zie ook Gedaan onder de processen staan. Is het handig om ook die toe te voegen aan Persoonlijk? Dat is een eigen keuze. Als je jouw medewerkers toegang wilt geven aan de lijst gedaan van HRSS dan kun je deze toegang geven door het proces toe te voegen. Autorisaties directe links Ik heb onder Persoonlijk de categorie "Individueel Keuzebudget" ingericht met 3 processen (fiets, vakbondscontributie en Flex Benefits), maar ik zie deze niet terug onder "Persoonlijk". Hoe kan dit? Zijn dit wellicht processen in de app? Voor de processen van Flex Benefits kijken we naar de rechten binnen de Flex Benefits, dus afhankelijk van wat er in jouw flex package zit zal getoond worden.  Inbox Wanneer worden de notificaties gesplitst in HR voor anderen en Persoonlijk. Nu staat alles bij elkaar. Voor PSA-medewerkers ondoenlijk om hun persoonlijke processen te herkennen. We zullen stap voor stap de inbox verder gaan verbeteren. Hiervoor moeten ook achter de schermen nog een aantal zaken worden aangepast. Zodra die zijn uitgevoerd kunnen we volgende stappen zetten, wij houden jullie daarvan via de community en pilot groep op de hoogte. Mocht jij dit idee ook graag willen zien binnen de inbox, stem dan op dit idee.    Wij lopen er tegenaan dat de actieve signalen uit HR Core die alleen bij de inbox terecht komen niet afgehandeld kunnen worden. Is dat een bekend issue? Dit is niet bij ons bekend en wij hebben hier tot op heden nog geen issues van ontvangen. Zou je een support ticket willen aanmaken in het Service Center. Dan kunnen we kijken naar jouw specifieke situatie.   Kan ik ook zoeken in de ''Inbox''? naar bijvoorbeeld een medewerker of een formulier soort.  We zullen de functionaliteiten geleidelijk aan uitbreiden en dit ook via de community aangeven. Feedback is welkom, we zien jouw idee graag tegemoet op:  https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/idb-p/nl_ra_YF_Portaal_ideas Handige links Kan je de links vastzetten zodat deze niet gewijzigd kan worden? Stel ik wil daar de link naar de community inzetten, zodat iedereen kan checken of er een storing is in SelfService. Het zou dan fijn zijn dese vast te kunnen zetten voor alle medewerkers en dat zij deze niet kunnen verwijderen. Medewerkers kunnen handige links niet verwijderen. Dit kan alleen een beheerder.   Link naar Studytube ook mogelijk? Ja, deze link kun je plaatsen in de handige links. Banner Kun je een banner per CEA nummer uploaden? Nee, dit kan niet, de banner is voor heel Mijn Youforce. Je zou hiervoor altijd een idee kunnen aanmaken op de community en vanuit daar kunnen we kijken of deze wens ook leeft bij andere klanten.  Zoekwoorden Als hij niet recent gebruikt is, weet je toch niet direct op welke term je moet zoeken? Is er ergens een overzicht? Ja, we hebben op deze pagina ook een excel sheet bijgevoegd waar je kan zien welke zoekwoorden zijn toegevoegd per link. Dit betreft uiteraard niet de directe links vanuit flex benefits en self service. Tevens kan je per link ook onder configuratie link Mijn Youforce ook zien per proces welke zoekwoorden door Visma | Raet zijn toegevoegd.    Hebben jullie een lijst met meest geraadpleegde zoektermen in het systeem beschikbaar die we als voorbeeld al mee kunnen nemen? De meest logische hebben we al toegevoegd. In het volgende artikel kan je een Excel downloaden met alle zoekwoorden die wij al hebben ingericht. Hopelijk geeft dat inspiratie: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce-is-gekoppeld-aan-welk/ta-p/532618"   Als een deel van een zoekwoord wordt ingetypt, wordt het dan ook gevonden? Of bv als een zoekwoord uit 2 woorden bestaat en men zoekt op 1 van deze 2 woorden? Bij een deel van het zoekwoord vindt je het inderdaad ook al.   En hoofdletter kleine letter, moet dat ook apart worden toegevoegd? Dit zou niet uit moeten maken. Single Sign On  Wij werken met SSO moet dan de link alleen aangepast worden om over te gaan naar Mijn.youforce ? Je moet inderdaad de link aanpassen en dan ben je over op Mijn Youforce zonder configuratie. Zoals je straks zult zien kun je Mijn Youforce ook inrichten zodat je met de nieuwe werkwijze aan de slag kunt.   Hoe gaat het als je organisatie specifieke SSO URL hebt? Krijgen we hier dan een andere URL voor als we over willen naar Mijn Youforce? Deze komt te vervallen. We hebben wel een login hint toegevoegd dus zo wordt je gebruikersnaam wel ingevuld en hoef je deze niet meer meerdere keren te doen.   Wij maken op dit moment bewust geen gebruik van een onyouforce account voor medewerkers, deze kunnen met ons bedrijfsaccount automatisch inloggen. Begrijp ik het goed dat dit dus gaat verwijderen? Nee je kunt wel nog inloggen via SSO. Je vult dan op mijn.youforce.com de gebruikersnaam die jullie hebben uitgegeven (vermoedelijk het zakelijk mailadres). Daarmee herkennen wij dat het geen onyouforce account is en wordt je doorgestuurd naar jullie inlogpagina. Met de login hint wordt je gebruikersnaam automatisch gevuld en moet de gebruiker alleen nog een wachtwoord invullen. Daarna is de gebruiker ingelogd in Mijn Youforce. Youforce app Processen (nieuwe modules) Het is niet altijd duidelijk wat een proces is wat bij de youforce app hoort. Zeker voor degenen die de app nog niet gebruiken. Misschien door het woord "app" aan die processen toe te voegen? In principe zijn de processen niet specifiek voor de app. De  nieuwe modules zijn zowel voor de desktop als in de app beschikbaar. In de best practice hebben we opgenomen welke processen vanuit welke module komen.    Komt dit ook allemaal in de app? We ontsluiten specifieke processen in de app om HR taken snel en eenvoudig af te kunnen handelen. Van deze processen is dan ook in de meeste gevallen een desktop variant beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan het indienen van een declaratie woonwerk. In Mijn Youforce zijn meer processen beschikbaar dan in de Youforce app, denk aan de Flex Benefits processen en Self Service.   Wat is het proces Controleren declaraties? Dit is een proces met betrekking tot de module Declaraties. Met dit proces kan je de declaraties controleren en goedkeuren. De nieuwe ziekmelden module Kan een medewerker zichzelf ook ziekmelden in de app? Dit is een van de onderdelen die op de roadmap staat, dus houd de community in de gaten!   Werkt dit ook als je nog geen APIkoppeling hebt? Wat Matthias nu laat zien is beschikbaar voor alle klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort Online. Je kunt dan de Youforce app gaan gebruiken en de beschreven stappen volgen.   Wat is het verschil tussen Mijn Youforce en de Youforce App? Alleen de weergave voor resp. desktop en smartphone? Mijn Youforce is de vervanging van het huidige Youforce en is het portaal waar een gebruiker bij inloggen 'binnenkomt'. De Youforce App is in dezelfde look and feel als Mijn Youforce maar heeft niet alle processen als in desktop beschikbaar zijn. Hierin staan alleen de processen die je gemakkelijk en snel moet kunnen opstarten vanaf je telefoon. Deze processen kun je ook vanuit Mijn Youforce en het huidige Youforce oppakken.   Bij bijzonderheden kun je aangeven of de MGR dit mag registreren, maar ik neem aan dat als ik een andere rol toevoeg bij ziekmelden dat deze dit dan ook mag registreren? Dat klopt inderdaad.    klopt het dat je een herstelmelding doet via de app dit niet terug vind in Selfservice? Dat klopt inderdaad, maar in Ziekteverzuim hebben we hier ook mooie mogelijkheden voor. Ons advies is wel dat zodra je met Ziekteverzuim gaat werken, je de workflow in Self Service uitzet.    kan de beheerder ook evenuteel de ziekmeldingen zien zoals in self service? Als je als beheerder rechten hebt tot ziekte registreren voor alle medewerker, kan je ook de ziekmeldingen zien van alle gebruikers.. Deadline Wat is de uiterlijke datum dat je over moet naar Mijn Youforce? Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers.    Bepaal jezelf wanneer je overgaat naar mijn.youforce ? Tot 1 december kun je nog zelf bepalen wanneer je live gaat met Mijn Youforce.    Wat als je niets doet? Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers.  Dit is een directe vervanger van het huidige portaal alleen dan wel in een moderne ‘look and feel’. Als je niets doet kun je geen gebruik maken van de waardevolle functionaliteiten zoals: Directe links naar de processen van Self Service en Flex Benefits  Handige organisatie specifieke URL’s Verschil tussen ‘Persoonlijk’ en ‘HR voor anderen’  Directe weergave van ‘Recent gebruikte processen’ En alle verdere toekomstige ontwikkelingen die toegevoegd worden op Mijn Youforce   Hoe kunnen wij dan checken hoe het voor de werknemers er uit komt te zien? Dit kan je testen met een test gebruiker en door eventueel een medewerker te vragen om samen in te loggen. Maar je kan ook jouw gebruikers samenvoegen en dan krijg je net als ons drie tabjes te zien.
Volledig artikel weergeven
29-06-2023 15:52 (Bijgewerkt op 03-10-2023)
  • 1 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 2381 Weergaven
In Autorisatiebeheer hebben we een aantal verschillen in de benamingen in vergelijking met Toegangsbeheer. Een reden hiervoor kan zijn dat de modules in Toegangsbeheer verwijzen naar een recht in Autorisatiebeheer. Om de overstap naar Autorisatiebeheer zo makkelijk mogelijk te maken hebben we deze verschillen voor je op een rij gezet.    De modules die één op één zijn overgenomen qua benaming worden niet in deze lijst opgenomen.    Module in Toegangsbeheer Module in Autorisatiebeheer Recht in Autorisatiebeheer Declaraties indienen en controleren Declaraties Declaraties indienen en controleren Digitale handtekening extended Digitale handtekening Toegang tot Digitale handtekening extended Managementinf. - Export Service Beaufort Online Managementinformatie Toegang tot Rapportages Managementinfo - Ad-hoc Rapportages Managementinformatie Toegang tot Ad-hoc Rapportages Managementinfo - Dashboardmodule [Beheer] Managementinformatie Beheer Autorisaties Mijn Taken Deze vervalt. De inbox is voor alle gebruikers beschikbaar in Mijn Youforce     Personeelsdossier - Medewerker Medewerker dossier Toegang tot personeelsdossier Proforma Advanced Proforma Toegang tot Proforma Advanced Salarisdossier - Medewerker (GEMAL) Medewerker dossier Toegang tot salarisdossier Salarisdossier - Professional (Gemal) Salarisdossier Gemal Toegang tot Salarisdossier Gemal Configuratie declaraties Declaraties Configuratie declaraties Configuratie gewerkte dagen Gewerkte dagen Configuratie gewerkte dagen Configuratie profiel Profiel Configuratie profiel Configuratie ziekteverzuim Ziekteverzuim Configuratie ziekteverzuim Huisstijlkenmerken beheren Mijn Youforce Configuratie huisstijl Payroll Payroll Gemal Direct Toegang tot Payroll Gemal Direct Personeelsdossier - Autorisatie Personeelsdossier Autorisatie Personeelsdossier Personeelsdossier - Configuratie Personeelsdossier Configuratie Personeelsdossie Raet Betalingsverkeer Module Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager Raet Betalingsverkeer Module Beheer Betaalmanager Toegang tot Betaalmanager UPA Aangifte Monitor Toegang tot UPA Werving en selectie EasyCruit Toegang tot Werving en Selectie
Volledig artikel weergeven
13-07-2023 15:26 (Bijgewerkt op 13-12-2023)
  • 14 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 2314 Weergaven
Organisaties die gebruik maken van Mijn Youforce nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youforce.com/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn Youforce.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn Youforce? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Youforce. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youforce.com/  & vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een Youforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.      Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie. Maar bij de medewerkers van Visma|Raet ziet dit er als volgt uit:    Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft:   Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce     Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youforce.com/     Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:  
Volledig artikel weergeven
19-12-2022 14:15 (Bijgewerkt op 19-09-2023)
  • 2 Antwoorden
  • 6 kudos
  • 2364 Weergaven
Snel en eenvoudig je HR zaken regelen met Mijn Youforce. Navigeer gemakkelijk binnen Mijn youforce naar het juiste HR proces zodat je in 60 seconden jouw HR taken hebt afgerond. Zo heb je tijd over voor wat écht belangrijk is!
Volledig artikel weergeven
05-12-2022 16:20 (Bijgewerkt op 29-08-2023)
  • 1 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 2056 Weergaven