Releases Youforce Opleidingsmanagement

This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. New Calendar upgrade  Message Learning management has a feature to mark an employee as followed the training for future training sessions. Learning Management first page training session data widget shows the total number of employees assigned to a training session, but the training calendar page shows only those employees who are not marked as followed the training. To align the displayed information in the first-page widget and in training calendar, training calendar should be updated with a column to show data of employees which were marked as followed the training.   Solution To solve this issue, we have made the necessary adjustments to the training calendar. The Attendees (Deelnemers) column has been renamed Assigned. The Assigned section contains employees who are assigned to the session and who have not been marked as "followed" (existing functionality). We have added a Followed column next to the Assigned column. The Followed section contains employees assigned to a particular session who have been marked as "followed."   Solved Changes Inactive courses are still visible (request #1586583) Previously started E-learning modules cannot be continued (request #11428477) Message An employee is unable to start inactive E-learning modules from My E-learning programs. Solution E-learning modules that have been marked as "Inactive" now appear in My E-learning programs only if the E-learning status is "Started." The Launch E-learning button will be active and the employee will be able to continue previously started E-learning modules. When the status of the E-learning module is "Failed," "Completed," or "Passed," the Launch E-learning button will be disabled, and the employee will not be able to continue the module.  Learning management notification e-mails were not being sent to employees (request #11124545) Message Notification e-mails about learning requests, request acceptance, etc. are not sent to employees. Solution This issue has been solved, and e-mails will now be sent to the employees. Publishing Date : 7/25/2019

Dit document beschrijft de nieuwe functionaliteit en verbeteringen in deze release. Een deel van deze veranderingen is geïnspireerd door berichten en meldingen van klanten. Waar relevant staat er een nummer in de paragraaftitel die verwijst naar de betreffende boodschap in ons systeem (change .....). Nieuw Upgrade kalender  Bericht In Opleidingsmanagement is een optie om een werknemer voor een toekomstige trainingsessie, de status Gevolgd te geven.  Op de eerste pagina van de trainingsessie widget van Learning Management wordt het totale aantal werknemers weergegeven dat aan een trainingssessie is toegewezen. Echter op de pagina met de trainingskalender worden alleen die werknemers weergegeven die niet zijn gemarkeerd als gevolgd. Om de informatie in de widget en in de trainingskalender in overeenstemming met elkaar te brengen hebben wij de trainingskalender uitgebreid met een extra kolom Gevolgd. Oplossing Om dit probleem op te lossen hebben we de nodige aanpassingen in de trainingskalender doorgevoerd. De kolom Deelnemers heet nu Aangemeld. Het onderdeel Ingedeeld bevat medewerkers die toegewezen zijn aan de sessie en die niet gemarkeerd zijn als "gevolgd" (bestaande functionaliteit). We hebben de kolom Gevolgd toegevoegd naast de kolom Aangemeld. Het gedeelte Gevolgd bevat medewerkers die aan een bepaalde sessie zijn toegewezen en die zijn gemarkeerd als Gevolgd. Opgeloste wijzigingen Inactieve cursussen zijn nog steeds zichtbaar (verzoek #1586583) Eerder gestarte e-learnings kunnen niet worden voortgezet (verzoek # 11428477) Bericht Een medewerker kan geen inactieve e-learnings opstarten vanuit Mijn e-learningprogramma's Oplossing E-learnings die zijn gemarkeerd als "Inactief" verschijnen nu alleen in Mijn e-learningprogramma's als de e-learningstatus Gestart" is. De Start e-learning knop is actief en de werknemer kan verder met de eerder gestarte e-learnings. Als de status van de e-learning "Gezakt," "Voltooid," of "Geslaagd" is, dan is de knop Start e-learning uitgeschakeld en kan de medewerker niet verder met de module.  Opleidingsmanagement notificatieberichten werden niet verstuurd naar medewerkers (verzoek # 11124545) Bericht Notificatieberichten over opleidingsaanvragen, goedkeuring van aanvragen enz. werden niet naar medewerkers verstuurd. Oplossing Dit probleem is opgelost en e-mails zullen nu naar de werknemers worden verstuurd. Publishing Date : 7/25/2019

Modified and Improved Settings Users with access not loaded Why When navigating to the Users with access page the page keeps loading without displaying data. How After this release, the page loads properly and content is presented as designed. Action No action is needed. Publishing Date : 7/23/2021

Aangepast en verbeterd Pagina Gebruikers met toegang toont geen gegevens. Waarom Deze pagina blijft zoeken naar gebruikersdata maar deze wordt niet getoond. Hoe Na deze release wordt de gebruikersdata weer getoond.  Actie Geen actie noodzakelijk. Publishing Date : 7/23/2021

Solved messages Deletion of an ad-hoc training (change #2694154) Message Ad-hoc training, when they are created, was permanently visible in the system and users were never able to remove them. Solution The administrators of the company are now able to remove employee-created ad-hoc training with the following pop-up message. In the background, Learning Management will save the information about the deletion. Action No action required. Publishing Date : 6/25/2021

Opgeloste meldingen Verwijderen van een Adhoc training (change #2694154) Melding Gebruikers hadden geen mogelijheid om Adhoc trainingen te verwijderen. Oplossing Beheerders hebben nu de mogelijheid Adhoc trainingen die door medewerkers zijn toegevoegd te verwijderen via onderstaand scherm. In Opleidingsmanagement wordt geregistreerd dat de Adhoc betreffende training is verwijderd en door wie. Jouw actie Geen. Publishing Date : 6/25/2021

Solved messages An employee with a terminated employment remains visible with the status 'Asap' (change #2020497) Message The employee remains active in the 'assign asap' category, even with a terminated employment contract. Solution The employee with no actual contract service will no longer be visible under assign ASAP for any training. Your action No action is required. E-learning duration time calculation question (change #2022275) Message Column e-learning duration can be hidden from page.   Solution The column showing duration of the e-learning can be removed from the page Below you find the samples of this page when with or without this column. Action On the settings page, you have an option to hide or show this column. Publishing Date : 5/21/2021

Opgeloste meldingen Een medewerker met een beëindigd dienstverband blijft zichtbaar met actie Indelen (change 2020497) Melding Een mederwerker zonder actief dienstverband blijft actief aanwezig met actie Indelen. Oplossing Medewerkers zonder actief dienstverband tonen wij niet meer in onderstaande pagina Jouw actie Geen actie noodzakelijk. Bestede tijd aan e-learning kan getoond of verborgen worden (change 2022275) Melding De kolom Tijd besteed (uu:mm) wordt altijd getoond en is niet altijd wenselijk.   Oplossing Naar wens kan je deze kolom nu tonen  of verbergen. Zie onderstaande schermen voor de verschillende opties. Jouw actie In de stuurgegevens geef je aan of je de tijd besteed aan e-learning al dan niet wilt tonen. Standaard wordt deze rubriek getoond.  Publishing Date : 5/21/2021

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Opgeloste wijzigingen De namen van rapporten zijn afhankelijk van de gekozen taalinstellingen Melding De bestandsnamen van gedownloade rapporten komen niet overeen met de gekozen taal in de Youforce Portal.  Oplossing  Voortaan verschillen de bestandsnamen van gedownloade rapporten in Opleidingsmanagement, afhankelijk van de gekozen talen in de Youforce Portal. De herinneringsmail voor een opleiding is gebaseerd op een onjuiste datum. Melding De herinneringsmail voor een opleiding werd geactiveerd op de datum van de laatste bewerking in plaats van op Laatst gevolgd. Voorbeeld: Een medewerker is eerst gemarkeerd voor de volgende sessie op 24/01/2019 en daarna voor een volgende sessie op 03/12/2018. Hierbij wordt 03/12/2018 beschouwd als de datum waarop de opleiding voor het laatst is gevolgd. Dit moet 24/01/2019 zijn. Oplossing  In plaats van te verwijzen naar de laatst gemarkeerde sessie, wordt voortaan gecontroleerd op de laatst gevolgde sessie. Het samenvoegveld voor de algemene naam wordt onjuist weergegeven in trainingscertificaten. Melding De naam van de medewerker wordt onjuist weergegeven wanneer een certificaat wordt gemaakt voor een training. Oplossing  De juiste medewerkernaam wordt nu verzonden naar het sjabloon voor het trainingscertificaat. De naam van de medewerker wordt nu juist weergegeven. Publishing Date : 2/22/2019

This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. Some of these changes have been inspired by messages and reports from customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. Solved Changes Report names depend on the chosen language settings Message File names of downloaded reports do not correspond with the chosen language in Youforce Portal.  Solution  From now on the file names of downloaded reports from Learning Management will vary, depending on the chosen languages in Youforce portal.   Training Email reminder is based on a incorrect date. Message The training reminder email was triggered on the last edited date, not on the last followed date. Example: An employee is first marked as following session on 24/01/2019 and after that marked for a next session on 03/12/2018, the date 03/12/2018 is considered as the latest followed date. This should be 24/01/2019 Solution  Instead of referring to last marked session, we now will check on the last followed session. Merge field common name is displayed incorrectly in training certificates. Message Employee name is displayed incorrectly when creating the certificate for a training. Solution  The correct employee name is now sent to the training certificate template. The employee's name will now be displayed correctly. Publishing Date : 2/22/2019

Gewijzigd en verbeterd Wijzigingen in rapporten van kandidaten die zijn toegewezen aan een sessie Melding Dit rapport heeft een nieuw datumfilter en de nieuwe kolom Ingedeeld datum.  Oplossing We hebben een filter Sessiedatum (Notatie: maand, dag, jaar) toegevoegd aan het rapport "Kandidaten die momenteel zijn ingedeeld", zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding. Bovendien bevat het rapport nu de kolom Ingedeeld datum. Opgeloste wijzigingen Wanneer een herhaalde instantie van dezelfde opleiding wordt ingevoerd, wordt de bestaande opleiding overschreven (981785, 1097697) Waarom Wanneer een herhaalde instantie van een opleiding van een medewerker wordt ingevoerd, wordt de bestaande opleiding in het systeem overschreven. Oplossing Er is een extra controle toegevoegd voor "Laatst gevolgd". Hierdoor verschijnt er een nieuwe vermelding in de opleiding geschiedenis van de medewerker. De nieuwe opleiding is zichtbaar in de opleidingsgeschiedenis. De kolom Naam opleiding is toegevoegd aan het rapport Deelnemers per opleiding Waarom De naam van de opleiding wordt niet weergegeven in het rapport Deelnemers per opleiding. Oplossing De naam van de opleiding wordt samen met de details van de medewerker weergegeven in dit rapport. Anonieme e-mailadressen in het scherm Opleidingsmanagement bij het versturen van een e-mail naar alle kandidaten Waarom Het e-mailadres van kandidaten was zichtbaar in de lijst met ontvangers in de e-mail van Opleidingsmanagement. Oplossing De lijst met ontvangers wordt nu verborgen in de e-mail van Opleidingsmanagement. Agenda-uitnodigingen in Opleidingsmanagement (Change 1080798) Melding De tijdzone van de gebruiker wordt in alle agendavermeldingen geconverteerd naar UTC, wat leidt tot onjuiste aanvragen in de agenda. Oplossing De tijdzone van de gebruiker wordt voortaan gebruikt als de standaardinstelling en onjuiste tijdsinstellingen worden geconverteerd naar de tijdzone van het bedrijf. De aanvragen in de agenda worden geconverteerd naar de tijdzone van de gebruiker en vervolgens verzonden naar de genodigden. Duidelijke beschrijvingen toevoegen aan certificaten die worden geüpload naar Dossier. Melding Certificaten die vanuit Opleidingsmanagement worden geüpload, hebben alleen de vermelding Certificaat. Oplossing De naam van de opleiding is toegevoegd in de beschrijving van het certificaat. Known issue Tijdens de upload van het certificaat blijft het percentage van status bar (Voortgang documenten in Personeelsdossier plaatsen) op nul staan. Het certificaat wordt echter wel direct afgeleverd bij Personeelsdossier. U kunt dit eventueel in deze applicatie controleren. Publishing Date : 2/1/2019

Modified and Improved Changes to Report Candidates assigned to the session Message This report has a new Date filter and we have added the column Assigned Date. Solution We have added a new filter Session date to report Candidates report classified for training (Format: Month, Day and Year) as shown below. Also this report contains a new column Assigned Date.   Solved Changes Entering a repeated instance of the same training overwrites the existing training  (981785, 1097697) Why Entering a repeated instance of an employee's training overwrites the employee's existing training in the system. Solution An extra check has been added for the Last followed date. This will create a new entry in the employee's training history. Now the new training will be visible in Training History. Add 'Training name' column to Participants per training program report Why The training name is not presented in the Participants per training programme report. Solution The training name along with the employee details are now shown in this report. Anonymizing emails in Learning Management screen when sending an email to all candidates Why The Candidate's email address was visible in the Recipients' list of the Learning Management mail. Solution The Recipient's List is now hidden in the Learning management mail. Calendar invites in Learning Management (Change 1080798) Message All calendar entries are converted to UTC from the user's own time zone, resulting in incorrect calendar requests. Solution The customer's time zone will be used as the default setting, and incorrect time settings will be converted to the company's time zone. The Calendar requests will be converted to the customer-specific time zone and then sent to the invitees. Add meaningful descriptions to certificates uploaded to Dossier. Message Certificates uploaded from Learning management are identified only as Certificate . Solution We have added the Training Name as a part of Certificate description. Known Issue During uploading the certificate to Personnel File, the status bar (Voortgang documenten in Personeelsdossier plaatsen) will only show 0 % progress. However, the certificate will be uploaded to Personnel File. You can check this in Personnel File. Publishing Date : 2/1/2019

Solved messages Tile Own choice training is visible, even if it is disabled in settings (change #2616875) Message Tile Own choice training is visible, despite blocking this option in Settings | Parameters | Traning request wizard. Solution If logged in as manager or employee and settings to view own choice training is disabled, the tile is not visible. In this case, this option is only visible to the administrator. Action No action needed Publishing Date : 10/22/2021

Opgeloste meldingen Tegel Eigen keuze opleiding is zichtbaar, ook al is deze keuze geblokkeerd. (change #2616875) Melding De tegel Eigen keuze opleiding is nog steeds zichtbaar, terwijl in het onderdeel Beheer | Stuurgegevens | Aanvraagwizard opleidingen is vermeld dat de keuze is geblokkeerd. Oplossing Als je bent ingelogd als manager of medewerker zal deze tegel niet meer getoond worden als deze in de stuurgegevens is vermeld dat keuze voor eigen opleidingen niet toegestaan is. Deze optie is alleen nog zichtbaar voor de beheerder. Actie Geen actie nodig Publishing Date : 10/22/2021

Solved changes Training reminder e-mail notification is sent to employees even after they have registered for a training session (change 1350800) Message In case of an expired employee certificate in combination with an employee training registration, training reminder e-mails were sent to employees continuously according to the configured period of time. Solution Reminders were sent without checking if the employee had already been assigned to a new training session – only the certificate status was checked, hence the e-mail reminders were sent. A condition to ensure that e-mail notifications are no longer sent continuously has been added: The new training session date should be between the certificate expiration reminder start date and the certificate expiration date. If there are multiple certificate training sessions, the date of the first session is used. If the employee is assigned to a training session for which the start date is before the certificate expiration date, the reminder e-mail notification will not be sent. The same e-learning appears several times (change 1371123) Message For some employees, the same e-learning course appears several times. When the "Start e-learning" button for passed/completed e-learnings is pressed, the page will not refresh. As a result, it is possible to press it several times and create multiple new e-learning rows. Solution Page refresh functionality has been updated. After the "Start e-learning" button is pressed, the page will be refreshed and the button disabled. It is no longer possible to create multiple records. After the release, duplicate e-learning records will be removed and e-learning records, which were duplicated, will be updated. E-learning training status, score, etc. will also be synchronized with the e-learning provider. Publishing Date : 5/24/2019

Opgeloste meldingen Herinneringsmails voor training verstuurd aan medewerkers na aanmelding voor trainingssessie (change 1350800) Melding Wanneer een werknemerscertificaat is verlopen en een medewerker zich heeft aangemeld voor een training, worden continu herinneringsmails verstuurd tijdens de opgegeven periode. Oplossing Er werden herinneringsmails gestuurd zonder dat werd gecontroleerd of de medewerker zich al had aangemeld voor een nieuwe trainingssessie. Dit kwam doordat alleen de certificaatstatus werd gecontroleerd. Er is een voorwaarde toegevoegd om te voorkomen dat herinneringsmails worden verstuurd: de datum van de nieuwe trainingssessie moet liggen tussen de begindatum voor de herinnering voor het verlopen van het certificaat en de vervaldatum van het certificaat. Als er meerdere trainingssessies zijn, wordt de datum van de eerste sessie gebruikt. Als de medewerker is toegewezen aan een trainingssessie waarvan de begindatum vóór de verloopdatum van het certificaat ligt, wordt de herinneringsmail niet verstuurd. E-learningcursus wordt meerdere keren weergegeven (change 1371123) Melding Voor sommige medewerkers wordt dezelfde e-learningcursus meerdere keren weergegeven. Wanneer op de knop 'Start e-learning' wordt geklikt voor verstreken/voltooide e-learningcursussen, wordt de pagina niet vernieuwd. Hierdoor kan meerdere malen op de knop worden geklikt en kunnen meerdere nieuwe rijen voor e-learning worden aangemaakt. Oplossing De vernieuwingsfunctie is bijgewerkt. Nadat op de knop 'Starten e-learning' is geklikt, wordt de pagina vernieuwd en wordt de knop uitgeschakeld. Hierdoor is het maken van meerdere records niet meer mogelijk.Na de release worden dubbele e-learningrecords verwijderd en worden e-learningrecords, die gedupliceerd waren, bijgewerkt. E-learning trainingsstatus, score, etc. worden ook gesynchroniseerd met de e-learningprovider. Publishing Date : 5/24/2019

Solved changes The employee does not receive a training agenda e-mail (change #7086571) Message This problem occurred for employees with a simultaneous employee role and manager role. If employee role specific emails were turned on, but manager role specific emails off and the employee requested a training, the agenda e-mail was not sent. Solution By default, every employee has an employee role, but some of them have also a manager role, In this case, Learning Management decided to set the manager role as default for this employee. After this release, the additional role check mechanism will check the settings for each of the roles separately, not only for the default role. In the same situation (employee role specific email setting is on, manager role specific email setting is off), if the employee is logged in as manager he will now receive a training agenda e-mail. The employee cannot be placed into training session despite available places (request #6583371) Message During the request process is shown that there are available places, but when the employee is assigned to the session, error message The place is already occupied, choose a different date is shown Solution Employees could not be assigned to the session, despite available places in it, because the system did check the total count of training requests for that session without checking training request status. After this release, only those training requests which have a status Approved are taken into account for determining available places. Publishing Date : 4/18/2019

Opgeloste meldingen Medewerkers ontvangen geen e-mails over trainingen vanuit de agenda (change #7086571) Melding Dit probleem heeft betrekking op medewerkers die zowel een medewerkersrol als een managerrol hebben. Wanneer e-mail voor de medewerkersrol is ingeschakeld en e-mail voor de managerrol is uitgeschakeld, worden er geen e-mails vanuit de agenda verstuurd wanneer de medewerker een trainingsaanvraag doet. Oplossing Elke medewerker krijgt standaard een medewerkersrol toegewezen. Sommige medewerkers hebben daarnaast een managerrol. In dit geval wordt de managerrol de standaardrol. Vanaf deze release worden de instellingen voor beide rollen afzonderlijk gecontroleerd, niet alleen voor de standaardrol. Hierdoor ontvangt een medewerker in dezelfde situatie (waarin e-mail voor de medewerkerrol is ingeschakeld terwijl e-mail voor de managerrol is uitgeschakeld) ook een e-mail over de training wanneer hij is aangemeld als manager. Medewerkers kunnen niet worden toegevoegd aan een trainingssessie, terwijl er nog wel plaatsen beschikbaar zijn (request #6583371) Melding Wanneer een medewerker een trainingsaanvraag verstuurt, zijn er nog plaatsen beschikbaar. Wanneer de medewerker echter aan de sessie wordt toegewezen, verschijnt de volgende foutmelding: De plaats is al bezet, kies een andere datum. Oplossing Medewerkers konden niet worden toegewezen aan een trainingssessie, terwijl er nog wel plaatsen beschikbaar waren. Dit komt doordat het systeem het totale aantal trainingsaanvragen voor de sessie controleerde zonder de status te controleren. Vanaf deze release worden alleen trainingsaanvragen met de status Goedgekeurd geteld bij het bepalen van het aantal beschikbare plaatsen. Publishing Date : 4/18/2019