Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Snel en efficient invoeren met uw eigen kolomindeling.

Btw voor  privégebruik, zoals een auto van de zaak, boekt u in Visma.net in het venster  Btw-correctie.

In Visma.net Financials zijn diverse sneltoetsen tot uw beschikking voor veelgebruikte functies.

Ontvangt u nog uw facturen van PostNL als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Sinds enige tijd is het mogelijk om van PostNL een e-factuur te ontvangen.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het besparen van kosten en tijd door de snellere verwerking . Hiermee kunt u uw administratie dus nog verder automatiseren.   Bovendien komen e-facturen vrijwel direct na het versturen door uw leverancier in Visma.net terecht. Dit voorkomt onnodige stress vlak voor een btw of rapportage deadline.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   U kunt om een e-factuur vragen via uw vaste aanspreekpunt bij PostNL.   Heeft u geen vast aanspreekpunt dan kunt u terecht bij de klantenservice van PostNL via 088-8686868 of per email via business@postnl.nl   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Heeft u nog vragen? Stel deze dan via uw vaste aanspreekpunt.   Update Ons is inmiddels duidelijk geworden dat voor de self-billing facturenstroom PostNL op dit moment helaas nog geen e-factuur kan sturen en dat voorlopig ook niet van plan is. Ontvangt u self-billing facturen? Dan is het wel goed om aan te geven bij PostNL dat u ook voor deze facturenstroom graag een e-factuur zou willen ontvangen. Wellicht wordt deze keuze van dan heroverwogen door PostNL. Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Wist u dat het mogelijk is om een eigen tekst als betalingsreferentie mee te geven bij betalingen aan uw leveranciers? 

In Visma.net ERP is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Met 1-klik het venster Afschriftregels verwerken openen met specifieke bank-/kasrekening... ?

Als beheerder kan het handig zijn om een overzicht te hebben van alle gebruikers binnen de organisatie die werken met de software van Visma. Hiervoor is nu het self service portaal Authentication Settings beschikbaar. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten. Wanneer je een authenticatie beleid wilt instellen dat afwijkt van het door Visma ingestelde standaardbeleid, dan zijn hiervoor nu mogelijkheden beschikbaar.   In dit artikel laten we zien hoe gebruik gemaakt kan worden van de basisfunctionaliteit. De basisfunctionaliteit maakt het mogelijk om vanuit Authentication Settings een lijst met alle beschikbare gebruikers op te vragen binnen een bepaald domein (tab Gebruikers) waarbij gebruikersgegevens direct bewerkt kunnen worden (voornaam, achternaam, e-mailadres, land, taal). Ook is er informatie te vinden wanneer een gebruiker voor het laatst ingelogd is en het aantal keer dat een gebruiker in een bepaalde applicatie heeft ingelogd.   De beheerder krijgt tevens uitgebreide informatie te zien over het wachtwoord en de tweestapsverificatie (2FA)-opties van de desbetreffende gebruiker. Ook kan hij vanuit het venster gebruikers een aantal acties uitvoeren, zoals;   Verzenden reset wachtwoord e-mail (Send reset password e-mail) Genereer een eenmalig wachtwoord (Generate a one-time password) Genereer een eenmalige 2FA-backupcode (Generate a one-time emergency code) De Visma.net-gebruiker kan toegang krijgen door voor de verantwoordelijke medewerker de Authentication Settings service op klantniveau in te schakelen. Dit doe je door via Visma.net Admin de rol Authentication administrator toe te voegen aan het bedrijf waar (klant) achter staat. Indien je voor verschillende bedrijven een apart authenticatiebeleid wilt instellen kan de service ook op bedrijfsniveau worden ingeschakeld via Visma.net Admin. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld per bedrijf met een ander domein werkt waarvoor je ook een apart beleid wilt instellen.   Schakel in dit geval eerst de service authentication settings in op bedrijfsniveau. Hierna kan op gebruikersniveau de rol Authentication administrator worden toegekend waarna de gebruiker rechten zal krijgen tot Authentication Settings voor de specifieke bedrijven. De verantwoordelijke medewerker kan nu inloggen in Visma Home waar de tegel Authentication Settings zichtbaar is geworden. Om gebruik te maken van de functionaliteit moet via Authentication Settings een domein geregistreerd worden. Na het registreren van het domein is de hierboven beschreven basisfunctionaliteit direct beschikbaar..    Wanneer je gebruik wilt maken van de geavanceerde opties zoals Single Sign-On dan kan een koppeling met een eigen identiteitsprovider opgezet worden op de tab Single Sign-On. Lees hierover meer in de volgende veelgestelde vraag. Let op: deze geavanceerde opties zijn niet gratis.   Binnen het portaal in het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden hoe het domein vastgelegd en geverifieerd kan worden, deze is ook beschikbaar via de volgende link.

Een factuur kopiëren naar een andere debiteur of crediteur

Het gebruik van filters is een veelgebruikte functie in Visma.net, maar wist je dat er ook diverse voorgedefinieerde parameters beschikbaar zijn voor het maken van gebruikers- en/of datum-afhankelijke condities? Onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare parameters:   Parameter Betekenis @Me De huidige ingelogde gebruiker @MyGroups De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (exclusief onderliggende groepen). Gebruik hierbij de condities "In" en "Niet In". De inrichting van de werkgroepen is terug te vinden in het venster Organisatiestructuur.  @MyWorkTree De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (inclusief onderliggende groepen).  @Today Huidige datum @WeekStart Startdatum van de huidige week. Het is mogelijk om te rekenen met parameters, door simpelweg optellen en aftrekken (zie illustratie voor een vervaldatum volgende week). @WeekEnd Einddatum van de huidige week.  @MonthStart Startdatum van de huidige maand @MonthEnd Einddatum van de huidige maand @QuarterStart Startdatum van het huidige kwartaal @QuarterEnd Einddatum van het huidige kwartaal @PeriodStart Startdatum van de huidige financiële periode @PeriodEnd Einddatum van de huidige financiële periode @YearStart Startdatum van het huidige jaar @YearEnd Einddatum van het huidige jaar  

U bent aan het werk in een venster en u wilt even iets opzoeken in een ander venster... wist u dat het heel eenvoudig is om het venster in een nieuwe tab te openen?

Door gebruik te maken van een invoermasker voor IBAN's zorgt u ervoor dat deze altijd met hoofdletters zijn ingevoerd.

In deze procedure wordt het proces van automatische incasso doorlopen.  Hierbij gaan we ervan uit dat een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg. Het incassoproces wordt aan de hand van een aantal stappen verder toegelicht: Vastleggen incassogegevens bij de debiteur Verwerken van de verkoopfacturen Verwerken van de incasso’s Verwerken van incasso’s in de bank Verwerken van storneringen in de bank Overzicht Overige zaken Vastleggen incassogegevens bij de debiteur  Ga naar het venster Debiteuren Open de stamgegevens van een debiteur Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in Er kunnen per debiteur meerdere machtigingen actief zijn.  Denk hierbij ook aan  eenmalige incasso’s. Zet bij de meest gebruikte overeenkomst een vinkje in de kolom Is standaard. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld Is Standaard bij de juiste incasso methode (CORE of B2B). Verwerken van de verkoopfacturen Maak uw verkoopfacturen op de reguliere manier aan. Op het tabblad  Factuuradres  kan de machtiging voor een incasso worden gekoppeld. Als de machtiging als standaard is gemarkeerd in de debiteur dan zal deze automatisch al geselecteerd zijn. Wanneer de debiteur meerdere machtigingen heeft kan hier worden aangegeven welke machtiging gebruikt moet worden. Op het tabblad  Financiële gegevens is de betaalmethode zichtbaar. Zorg ervoor dat hier een van de twee incasso methoden is geselecteerd (CORE of B2B) Voordat een incasso verwerkt kan worden moeten de facturen zijn vrijgegeven. Afhankelijk van de  Afdruk- en e-mailopties  moet de factuur zijn gemaild, afgedrukt of verzonden naar Autopay. Verwerken van de incasso Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat max. 4 batches worden aangemaakt bij de verwerking van twee verschillende betaalmethoden. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele maximale limiet per batch die door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incassodatum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt). Open het venster Automatische incasso’s verwerken Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening ingevuld. Pas deze, indien gewenst, aan.  Met het veld Tot aan vervaldatum kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum lager dan deze datum worden getoond. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank (vastgelegd bij de betaalmethode). Vink de gewenste incasso’s aan en klik op Verwerken of kies voor Alle verwerken.  Let op: bij veel facturen kan de verwerking veel tijd in beslag nemen. Wacht daarom altijd totdat het proces volledig is afgerond, alvorens een nieuwe verwerking te starten. Direct na het verwerken wordt een incassobestand aangemaakt en ter download aangeboden. Deze kan worden ingelezen in uw bankprogramma. Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Na het verwerken van de incasso's zijn  Debiteurbetalingen  aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende facturen. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de bank-/kasrekening  Incasso Onderweg . Daarnaast is een Inkomende betaling onderweg aangemaakt waarin alle debiteurbetalingen gekoppeld zijn. Deze inkomende betaling onderweg wordt gebruikt om te matchen met de afschriftregel van de ontvangst van deze incassobatch.  Let op:  geef deze inkomende betaling nooit zelf vrij, dit gebeurd automatisch na het koppelen aan de afschriftregel.  Verwerken van incasso’s in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken en klik op Matchen Selecteer de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt.  Controleer in het rechterdeel van het scherm of de juiste incassobatch (inkomende betaling onderweg) is geselecteerd. De herkenning van de incasso in de bank gaat in principe automatisch omdat  op basis van de bankreferentie automatisch de regel wordt herkend. Indien geen automatische match is gemaakt, kunt u een vinkje zetten bij Gekoppeld. Kies Verwerken .  De Inkomende betalingen onderweg heeft nu de status "Vrijgegeven" gekregen. Verwerken van storneringen in de bank Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de afschriftregel een EREF nummer staat.  Kies voor Storneringen verwerken. De betreffende openstaande post wordt hierbij automatisch gematcht Klik op Verwerken.  Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur beschikbaar om opnieuw te incasseren. Let op: Het automatisch storneren van incasso's is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: Incasso's zijn aangemaakt vanuit Visma.net Incasso is ook daadwerkelijk op de vervaldatum uitgevoerd Afschrifregels zijn ingelezen via een CAMT bestand of directe bankkoppeling Incassobatch is verwerkt (ontvangst) Instelling Annuleren via de vereffeningsrekening is niet gemarkeerd in de betaalmethode voor incasso Instelling Annuleringsdatum standaard gelijk aan documentdatum is niet gemarkeerd in de betaalmethode die voor de incasso is gebruikt. Overzicht In het venster  Overzicht automatische incasso’s  is een historie van alle incasso’s terug te vinden. Bij eventuele foutmeldingen kunnen incasso's opnieuw worden aangeboeden. Let op: om opnieuw te kunnen versturen moet de status "Fout bij verzenden naar Autopay" worden geselecteerd en moet een Betaalmethode gekozen zijn.    Overige zaken Incassant-ID Controleer in het venster  Organisaties  en/of  Vestigingen  in het tabblad Betalingsinstellingen  of het veld  Incassant is ingevuld. Dit veld is verplicht om een incasso te kunnen verwerken.  Uitvoeringstermijn Houd rekening met de uitvoeringsstermijn van de incasso’s bij de bank. Bij de meeste banken is dit de volgende werkdag, indien de incasso's tijdig zijn aangeleverd. Hierbij is tegenwoordig geen onderscheid tussen een eerste of doorlopende incasso. Meer informatie hierover kunt u navragen bij uw bank.  In de betaalmethode kan de uitvoeringstermijn worden vastgelegd voor zowel eerste als doorlopende incasso's.  Datum laatste incasso De eerste keer bij het verwerken van de incasso's verschijnt een melding rechts bovenin het venster. Deze melding geeft aan dat bij machtigingen waarbij al eerder (via een vorig systeem) geïncasseerd werd, de datum laatste incasso moet worden ingevoerd. Na het verwerken van de incasso's is het niet meer mogelijk deze datum aan te passen.   

Eenvoudig regelmatig terugkerende transacties aanmaken in Visma.net

Uw eigen kenmerken definieren en koppelen aan de artikelen.

Er zijn verschillende redenen om periodes te blokkeren voor invoer. Denk hierbij aan periodes in een nieuw boekjaar waarin nog geen boekingen mogen worden gemaakt, of aan een periode waarover al is gerapporteerd. Inactieve/actieve periodes Door een periode inactief te maken, wordt deze niet meer beschikbaar voor het invoeren van transacties. Echter blijft het nog steeds mogelijk om de inactieve periode te gebruiken in rapportages en analyses door deze te selecteren. Perioden blokkeren: Open het venster Perioden. Verwijder het vinkje bij Actief voor de periodes die inactief moeten worden gemaakt. Klik op Opslaan. Het is later mogelijk om inactieve perioden weer te activeren. Het is ook mogelijk om willekeurige perioden inactief te maken zonder een logische volgorde te volgen. Afsluiten van periodes (Grootboek) Door een periode af te sluiten, wordt deze niet langer beschikbaar voor nieuwe boekingen. Het is niet mogelijk om een afgesloten periode te heropenen. Let op: Het afsluiten van een periode moet in opeenvolgende volgorde gebeuren. Open het venster Perioden afsluiten Selecteer de periode die moet worden afgesloten. Kies Perioden afsluiten. Hierdoor worden ook de deelprocessen Crediteuren, Debiteuren, Voorraad, Bank/Kas en Vaste activa afgesloten. Afsluiten van periodes (Deelprocessen) Ga naar het venster Perioden afsluiten van het betreffende deelproces. Stappen: Kies Voorbereiden voor afsluiting als niet-verwerkte documenten moeten worden verplaatst naar een andere periode. Markeer de periode die moet worden afgesloten. Kies Perioden afsluiten. Boeken in afgesloten perioden Er is geen mogelijkheid om periodes te heropenen. Door het toestaan van journaliseren naar gesloten perioden is het echter wel mogelijk om boekingen in afgesloten perioden te verwerken. Er volgt nog wel een melding dat de periode is afgesloten. Deze instelling is te vinden in het venster Voorkeuren grootboek.    

Het invoeren van budgetten bestaat uit de volgende stappen: Vastleggen van een budgetstructuur (optioneel) Budget grootboek beschikbaar maken Budget Invoeren Budget vrijgeven  1. Budgetstructuur vastleggen (optioneel) Door een budgetstructuur te gebruiken wordt beter inzicht verkregen in de opbouw van het budget. Open het venster Budgetinstellingen Selecteer het hoogste niveau in de Budgetstructuur Voeg een nieuwe Variant toe met + Markeer Knooppunt en vul een omschrijving in Voeg met de + extra varianten toe Sla de wijzigingen op met   Selecteer een Variant in de Budgetstructuur (linkerzijde) Voeg rekeningen en/of subrekeningen toe met de + of via de knop Rekeningen ophalen Iedere combinatie van rekening en subrekening kan vooraf worden vastgelegd. 2. Budget grootboek beschikbaar maken Open het venster Grootboeken   Open het grootboek Budget Koppel de Organisatie(s) aan het grootboek. Door het koppelen komt het grootboek beschikbaar. Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk om een nieuw grootboek van het soort Budget  aan te maken, zodat er meerdere budgetten beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van een "rolling forecast" 3. Budget invoeren Open het venster Budgetten  Selecteer een Vestiging Selecteer een Grootboek Selecteer een Boekjaar Selecteer een map uit de budgetstructuur Voer in de kolom Bedrag het gewenste bedrag in Kies Verdelen om de ingevoerde bedragen te verdelen over de perioden. Het is ook mogelijk om handmatig per periode de bedragen in te voeren. Sla het budget op Tip: Budgetbedragen kunnen eenvoudig worden geïmporteerd via de upload-functie ( ) 4. Budgetten vrijgeven Open het venster Budgetten vrijgeven  Markeer de gewenste budgetregels en kies voor Vrijgeven of kies Alle vrijgeven om alle budgetregels ineens vrij te geven

Voor het gebruik van Visma.net AutoInvoice ontvangt u van ons regelmatig een factuur met de kosten voor het totaalverbruik per periode. U kunt hiervan zelf een specificatie downloaden. We leggen u in het bijgevoegde document stap-voor-stap uit hoe u dit doet.

Voor het betalen van inkoopfacturen zijn drie datums beschikbaar op de factuur: Vervaldatum, Kortingsdatum en Betaaldatum.  Hoe worden deze datums bepaald en op welke manier kunnen ze gebruikt worden bij het betalen van de facturen? Toelichting datums Vervaldatum De vervaldatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de vervaltermijn zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Kortingsdatum De kortingsdatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de kortingstermijn, zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Betaaldatum De betaaldatum in een inkoopfactuur (tabblad Financiële gegevens) wordt bepaald aan de hand van de instelling Betalen op in het venster Crediteuren: Kortingsdatum; betaaldatum is de kortingsdatum Vervaldatum; betaaldatum is de vervaldatum Daarnaast heb je nog te maken met de doorlooptijd voor betalingen in het venster Crediteuren. De doorlooptijd is een aantal extra dagen die nodig zijn om de betalingen daadwerkelijk uitgevoerd te hebben. Normaal gesproken is de doorlooptijd ingesteld op 0 dagen; in die situatie is de betaaldatum dus hetzelfde als de korting- of vervaldatum.  Voorbeeld: De doorlooptijd betalingen is voor een crediteur ingesteld op 1 dag en het betalen op is ingesteld op de Vervaldatum. De betalingsvoorwaarde voor deze crediteur is ingesteld op 30 dagen vervaltermijn. Voor een inkoopfactuur die wordt ingeboekt op datum 10-04-2021 is het gevolg: Vervaldatum staat op 10-05-2021  Betaaldatum staat op 09-05-2021 Betalingen verwerken In het venster Betalingen verwerken kunnen de inkoopfacturen geselecteerd worden die betaald moeten worden. Over het algemeen kan hier volstaan worden met een selectie op de Betaaldatum. Deze datum is immers op de juiste manier ingesteld volgens bovenstaande criteria. Je filtert hiermee alle facturen op de datum waarop de betaling uitgevoerd moet gaan worden.  Wil je facturen meenemen die pas volgende week betaald hoeven te worden, is het dus voldoende om de Betaaldatum op volgende week in te stellen. Een aanvullende filtering is mogelijk op de Kortingsdatum, maar bij een juiste inrichting zal deze in de praktijk nooit nodig zijn.    Let op: in het venster Betalingen verwerken is naast een filter op Betaaldatum ook de mogelijkheid aanwezig om alle facturen op dezelfde Betaaldatum uit te voeren via een groepsgewijze actie. Deze datum staat dus los van de selectie op Betaaldatum! De kolom Betaaldatum staat hier voor de uitvoerdatum van de betaling, terwijl de kolom Oorsponkelijke betaaldatum de betaaldatum weergeeft van de inkoopfactuur.   TIP: wil je altijd de uitvoerdatum op de huidige datum laten uitvoeren (en dus geen geagendeerde betalingen uitvoeren), kan de instelling Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren in het venster Voorkeuren crediteuren gemarkeerd worden.     

Via de snelselectie voorkomt u eindeloos scrollen door lijsten