Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel 

Als u aan de (semi)overheid factureert bent u in de meeste gevallen verplicht om een zogenaamde e-factuur te versturen.   Vanuit Visma.net ERP kunt u gemakkelijk een e-factuur versturen, met behulp van de AutoInvoice service, op bijna identieke wijze als dat u een factuur per e-mail zou sturen. Bij het versturen kiest u, in plaats van Factuur e-mailen, vanuit de verkoopfactuur onder Acties voor Naar AutoInvoice verzenden.   Belangrijk bij het versturen van facturen naar de overheid is dat er in het venster Organisaties in de betreffende organisatie onder het kopje Hoofdcontactpersoon altijd een e-mail adres is vastgelegd.   De overheid voert namelijk een aanvullende controle uit op basis van eigen criteria die zijn vastgelegd in de Basisfactuur Rijk. Indien er een foutmelding komt in deze aanvullende controle dan wordt u daar via het vastgelegde e-mail adres van op de hoogte gesteld. Heeft u geen e-mail adres vastgelegd dan ontvangt u dus geen terugkoppeling indien er aan de kant van de overheid een foutmelding optreedt. De factuur zal in dat geval niet bij de ontvanger aankomen.   Om aan de criteria van de basisfactuur Rijk te voldoen moet u ook een aantal aanvullende gegevens meesturen zoals een inkoopordernummer. Hoe u deze en andere gegevens vastlegt kunt u nog terugvinden in onze eLearning AutoInvoice koppelen met Visma.net ERP. Meer informatie daarover kunt u in de volgende post terugvinden:   Online cursus: Visma.net ERP en AutoInvoice   Komt u er niet uit of is AutoInvoice bij u nog niet ingericht? Neem dan contact op met uw vaste implementatiepartner voor verdere ondersteuning.

Je wilt je leveranciers gaan benaderen zodat zij je een e-factuur kunnen sturen.   Om u hierbij te helpen, hebben wij onderstaande voorbeeld tekst voor je opgesteld.    Elektronisch factuuradres   In de voorbeeldtekst moet je ook je elektronisch factuuradres opgeven, in deze veelgestelde vraag lees je hoe je deze kunt terugvinden: Uw elektronisch factuuradres opzoeken   Voorbeeldtekst   Geachte {naam van de contactpersoon bij uw leverancier},   Graag ontvangen wij in de toekomst uw factuur als e-factuur (dus niet als pdf bestand per e-mail maar system-to-system via Peppol). Dit helpt ons in de correcte en vlotte verwerking van uw facturen.   De meeste standaard boekhoud-/facturatiesystemen kunnen e-facturen versturen via Peppol, mits deze de juiste gegevens hebben. Hieronder treft u de gegevens aan waarmee u ons vanuit uw systeem een e-factuur kan sturen:   Bedrijfsnaam:  KvK nummer:  BTW nummer:  Elektronisch Factuur Adres/PEPPOL id:    We stellen het zeer op prijs wanneer u ons in de toekomst elektronisch factureert.   Met vriendelijke groet,   {uw eigen gegevens}   P.S. wil je meer weten over e-facturatie? Over e-factureren is online veel te lezen. Enkele interessante websites zijn: Video Nederlandse Peppol Autoriteit https://nl.visma.com/elektronisch-factureren/ https://cmweb.nl/2018/10/de-belangrijkste-tip-maak-e-factureren-toegankelijk/   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Deze procedure betreft het inlezen van bankafschriften via een bestand. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de koppeling via Autopay, waardoor deze procedure overbodig is. Voor bankrekeningen waarvoor geen directe bankkoppeling beschikbaar is, kunnen bankafschriften worden ingelezen in het CAMT053 of MT940 formaat. Vooraf dient het volgende gecontroleerd te worden Navigeer naar het venster Bank-/kasrekeningen  Selecteer de bank-/kasrekening waarop een handmatig bestand moet worden geïmporteerd Controleer of het vinkje Bestanden handmatig uploaden is gemarkeerd Selecteer het juiste bestandsformaat Let op: MT940 bestanden van banken die niet in de lijst staan zijn vaak alsnog te importeren via één van de banken die in de standaardlijst staan Importeren bankafschriften Navigeer naar het venster Import afschriftregels Klik op het + icoon Selecteer de bank-/kasrekening waarop het bestand geïmporteerd dient te worden Klik op de knop Bestand uploaden Selecteer het bestand dat ingelezen moet worden Let op: een MT940 bestand dient van het formaat .txt te zijn. Dit is vast te leggen in de eigenschappen van het bestand. Klik na verwerking op Opslaan De afschriftregels zijn beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken  

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling van een crediteur kan worden verwerkt zonder dat er al een debetcorrectie is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen: 1. Terugbetaling crediteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (ontvangst). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Kies de Crediteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling crediteur afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande crediteurbetaling van het type Restitutie crediteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een Debetcorrectie of Vooruitbetaling Open het venster Crediteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie crediteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.  

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken. Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma.net ERP. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL voor inkoopfacturen  ARINVOICE voor verkoopfacturen Voeg een nummerreeks toe met als ingangsdatum 01-01-2023  (ter illustratie voor het boekjaar 2023) 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.  

Afhankelijk van de situatie kan een een inkoopfactuur op meerdere manieren worden gecorrigeerd: Tegenboeken; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en kan vervolgens verrekend worden met de oorspronkelijke inkoopfactuur. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur niet meer van toepassing is. Document corrigeren; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en verrekend en er wordt een nieuwe inkoopfactuur als volledige kopie aangemaakt. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur wel van toepassing is, echter er moeten een aantal zaken gecorrigeerd worden zoals de crediteur of de boekingsperiode. Tegenboeken Open het venster Inkoopfacturen Open de factuur die moet worden tegengeboekt Selecteer Acties/Tegenboeken Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt van het soort Debetcorrectie Kies Vrijgeven De volgende stappen kunnen gebruikt worden om de debetcorrectie te verrekenen: Selecteer Acties/Crediteurbetaling aanmaken Het venster Crediteurbetalingen wordt geopend Bij Te koppelen documenten kan de te verrekenen inkoopfactuur worden toegevoegd (+) Na vrijgeven krijgen beide documenten de status Gesloten Document corrigeren Let op: Document corrigeren is alleen mogelijk als de factuur de status Open heeft en er nog geen betalingen zijn gekoppeld Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies voor Acties/Document corrigeren Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt met een koppeling naar het oorspronkelijke document Wijzig de gegevens die gecorrigeerd moeten worden, zoals de Crediteur of de Boekingsperiode.  Kies Vrijgeven Op de achtergrond is een debetcorrectie aangemaakt voor de oorspronkelijke factuur. De inkoopfactuur en de debetcorrectie zijn ook meteen met elkaar verrekend.

Om via een eigen identiteitsprovider (Zoals Azure AD, ADFS, Google Workspace, HelloID, Okta, Surfconext, Ping Identity en OneLogin) door middel van Single Sign On in te loggen in Visma moet eerst toegang verkregen worden tot Authentication Settings. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten.    In onze veelgestelde vraag ‘Hoe kan ik als beheerder onze gebruikers beheren?’ wordt beschreven hoe je de beheerder toegang kan geven tot Authentication Settings en hoe een domein kan worden geregistreerd. Doorloop deze stappen eerst.    Na het registreren van het domein kan gegaan worden naar de tab Single Sign-On waar gekozen kan worden voor ‘Identiteitsprovider toevoegen’. Kies vervolgens jouw identiteitsprovider uit de lijst. Indien jouw identiteitsprovider er niet tussen staat kan gekozen worden voor de optie ‘Your Identity Provider’ hiermee komt u in een algemene setup wizard.   Nadat de identiteitsprovider is gekozen kan deze toegevoegd worden. Via het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden waar per provider een uitgebreid stappenplan beschikbaar is over hoe SSO in te stellen. Het activeren van Single Sign-On via een externe identiteitsprovider valt onder de geavanceerde opties van Authentication Settings. Andere geavanceerde opties zijn onder andere het zelf uitschakelen van de Visma.net-credentials en via SCIM, ofwel System for Cross-domain Identity Management, geautomatiseerde provisioning van gebruikers mogelijk maken. Let op: de geavanceerde opties zijn niet gratis. De geavanceerde opties zijn op dit moment onderdeel van de Basisbundel Visma.net ERP. Indien dit in de toekomst wijzigt zullen we hier opnieuw over berichten.

Een debiteurenrestitutie is een (terug)betaling aan de debiteur. Dit kan een creditnota zijn, een dubbele betaling of een combinatie van beide. Bankrekeningnummer debiteuren controleren voor de betaling In de debiteurenrestitutie wordt bij het aanmaken van de restitie een betaalmethode gebruikt. Voor een uitbetaling aan een debiteur wordt het bankrekeningnummer gebruikt uit de betalingsmethode voor de restitutie. Open het venster Debiteuren Bekijk de stamgegevens van de debiteur waaraan de restitutie moet worden gedaan Selecteer het tabblad Betaalmethoden Als de betaalmethode in het overzicht staat kies dan voor Betaalmethode weergeven. Het IBAN nummer is hier zichtbaar. Bij het ontbreken van de betaalmethode kan de knop Betaalmethode toevoegen worden gekozen om de ontbrekende gegevens vast te leggen.  Aanmaken van een debiteurenrestitutie Open het venster Debiteurenrestitutie verwerken De velden onder Documenten selecteren  geven de mogelijkheid om de getoonde regels te filteren, terwijl de velden onder Invoer gebruikt worden in de verwerking.  Selecteer in het veld Debiteur de gewenste debiteur of laat het veld leeg om transacties van alle debiteuren te zien Pas eventueel de Betaaldatum aan van de te betalen post. Let op:  Dit moet in de afzonderlijke regel gedaan worden en niet in het veld Betaaldatum in de kop.  Demarkeer eventueel Afzonderlijk betalen om meerdere posten als één bedrag terug te betalen Markeer de te verwerken regels en kies Debiteurenrestituties aanmaken De betalingsopdracht wordt op vergelijkbare wijze als bij crediteurenbetalingen aangemaakt voor verwerking door de bank en is terug te vinden in het venster Betalingsopdrachten In het venster Debiteurbetalingen  is deze betaling nu terug te vinden onder het tabblad Terugbetalingen       

Verwerk uw inkoopfacturen sneller met e-facturen U kunt uw inkoopfacturen vele malen sneller en efficiënter verwerken als u deze als e-factuur ontvangt. Een e-factuur heeft als voordelen o.a minder kosten, meer automatiseringsmogelijkheden en een snellere en veiligere verwerking via het beveiligde Peppol netwerk.   Eerder hebben wij u al verteld hoe u facturen van PostNL en MKB Brandstof sneller kunt verwerken in uw administratie door de facturen als e-factuur te ontvangen.   Maar wat nou als u nog andere leveranciers heeft waarvan u de facturen ook graag sneller zou willen verwerken?   Sindskort is in AutoInvoice, de e-facturatie software van Visma, een extra service beschikbaar gekomen die het mogelijk maakt om inzicht te krijgen in de leveranciers die e-facturen kunnen sturen. Dit wordt gedaan op basis van de facturen die worden ingestuurd naar de scanservice van AutoInvoice (basis of premium) . Deze service is nu ook beschikbaar voor Visma.net klanten.   Hoe werkt het? Op basis van de PDF facturen die u naar één van de scan services heeft gestuurd ontvangt u een overzicht per e-mail. In dit overzicht staan de leveranciers die in de afgelopen 6 maanden ook al een e-factuur naar een andere ontvanger binnen het netwerk van Visma hebben gestuurd.   Zo weet u dus dat er een grote kans is dat deze leveranciers ook u een e-factuur kunnen sturen en kunt u contact met deze leveranciers opnemen. Stappen om de service te activeren Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken     Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Extra services>Ontvang elektronische facturen van leveranciers (1 en 2) Stel de frequentie in (3) en geef het email adres op waar het rapport naar toe gestuurd dient te worden (4). Het is mogelijk om meerdere email adressen vast te leggen. Kies hierna voor Opslaan.   Indien er leveranciers gevonden worden, die u ook een elektronische factuur kunnen sturen, zult u hiervan onderstaande melding per email ontvangen.        Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Voor het afboeken van een reguliere inkoopfactuur is een directe actie beschikbaar in de inkoopfactuur. In deze procedure zijn de stappen beschreven voor het uitvoeren van deze actie. Voor het afboeken van een Debetcorrectie kunnen de stappen uit deze procedure worden gevolgd.  Het instellen van de afboekingslimiet Open het venster Voorkeuren crediteuren Leg de Afboekingslimiet vast Selecteer een Redencode; de redencode bevat de informatie voor de tegenrekening van de afboeking. Kies Opslaan Het afboeken van een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen Open de inkoopfactuur die afgeboekt moet worden Kies voor Acties/Afboeken Een Crediteurbetaling van het type Debetcorrectie wordt gegenereerd voor het openstaande saldo, waarbij ook de optie 'Afboeken' is gemarkeerd om aan te geven dat dit geen standaard debetcorrectie betreft. Onder Te koppelen documenten is de factuur geselecteerd, waarbij ook de redencode zichtbaar is zoals deze eerder is ingesteld in de voorkeuren en kan deze indien nodig nog worden aangepast. Kies Vrijgeven om het openstaande saldo af te boeken

Om een reguliere inkoopfactuur af te boeken, is er een directe actie beschikbaar vanuit de inkoopfactuur. Voor inkoopfacturen van het type Debetcorrectie is deze actie echter niet beschikbaar. Om een restantsaldo bij een debetcorrectie toch af te kunnen boeken, volg je de onderstaande procedure. Restitutie crediteur aanmaken Zorg voor een "fictieve" bank-/kasrekening die kan worden gebruikt voor dergelijke afboekingen. Eventueel kan hiervoor ook de Bank-/kasrekening “VRF - Vereffeningsrekening” gebruikt worden.  Open het venster Crediteurbetalingen  Maak een nieuwe betaling aan en selecteer het Soort Restitutie crediteur Selecteer de betreffende crediteur Selecteer Handmatige betalingen voor de Betaalmethode  Selecteer de eerder genoemde "fictieve" Bank-/kasrekening  Onder Te koppelen documenten, selecteer de debetcorrectie die je wilt afboeken  Vul het Te betalen bedrag in, zodat het Onverwerkt saldo op 0,00 komt te staan Kies Vrijgeven om de afboeking te voltooien Journaaltransactie aanmaken voor het afgeboekte bedrag Nadat de crediteurenrestitutie is verwerkt, zal er een saldo zijn ontstaan op de rekening die gekoppeld is aan de gebruikte “fictieve” bank-/kasrekening. Om dit saldo over te boeken naar de gewenste kostenrekening, moet een journaaltransactie worden aangemaakt." Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe journaaltransactie aan Selecteer op de eerste regel de kostenrekening voor het geboekte bedrag van de afboeking Selecteer op de tweede regel de grootboekrekening, gekoppeld aan de gebruikte bank-/kasrekening, voor de tegenboeking Kies Vrijgeven om de journaaltransactie te verwerken Controleer ter volledigheid of het saldo van de gekoppelde grootboekrekening nu gelijk is aan 0. Er zijn ook twee alternatieve werkwijzen beschikbaar In de eerste stap wordt een restitutie crediteur aangemaakt in het venster Crediteurbetalingen. Vanuit de debetcorrectie kan dit ook worden gerealiseerd te kiezen voor de actie Restitutie aanmaken. Hierdoor wordt het af te boeken document direct gekoppeld. Let op: Zorg ervoor dat de juiste Betaalmethode en Bank-/kasrekening zijn geselecteerd Door gebruik te maken van een fictieve bank-/kasrekening kan het afboeken van een debetcorrectie ook worden behandeld als het verwerken van een bankafschrift. In het venster Import afschriftregels is het mogelijk om specifieke afschriftregels voor deze verwerking toe te voegen. Maak een nieuw afschrift aan met minimaal twee regels: een uitgave en een ontvangst. De uitgave kan worden gebruikt om de debetcorrectie af te boeken en de ontvangst om een kostenboeking te maken. Door deze werkwijze zal het saldo van de fictieve kas-/bankrekening altijd op 0 blijven staan.   

Bij het het versturen van een grote hoeveelheid mails ineens kan het voorkomen dat niet alle mails worden uitgevoerd. Een oorzaak hiervan kan liggen aan het feit dat de hoeveelheid mails wordt gezien als een poging tot spam of dat de uitgaande mailserver het aantal mails niet binnen 1 sessie kan uitvoeren. Om dit te voorkomen kan Visma.net de uitgaande mails groeperen in batches tot een maximaal ingestelde hoeveelheid.    Ga hiervoor naar het venster E-mail accounts (systeem) en selecteer de door u gebruikte mailprovider. In het veld Groep e-mail legt u een maximaal aantal mails per batch vast . Dit aantal zal vervolgens door de uitgaande mailserver per sessie verwerkt worden (bijvoorbeeld 100).        

Via het venster Bijlagen downloaden is het mogelijk om alle gekoppelde bijlagen in crediteuren-, debiteuren-, bank-/kas- en journaal-transacties op te halen.  Hiermee worden alle bijlagen in een zip-archief aangeboden ter download.  Stappen downloaden bijlagen Open het venster Bijlagen downloaden Klik op de + Vul een waarde in het veld Archiveringstaak en geef de taak een omschrijving. Selecteer het soort documenten (debiteuren, crediteuren, bank/kas of journaal) Selecteer het periode-bereik. Ons advies is om maximaal 12 perioden per archief te selecteren. Kies Opslaan Kies Archieven aanmaken. Bij veel bijlagen kan het proces enige tijd duren. Je kan Taakstatus opvragen kiezen om de voortgang op te vragen.   Zodra het archief gereed is, wijzigt de status naar Het proces is voltooid. Download de zip-bestanden één voor één door de regel te markeren en te kiezen voor Downloaden. Let op: wanneer het archief veel bijlagen bevat kunnen meerdere zip-bestanden beschikbaar zijn.     

Ontvangt u nog uw facturen van MKB Brandstof als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Al langere tijd is het mogelijk om van MKB Brandstof een e-factuur te ontvangen. Veel van onze klanten ontvangen al de inkoopfacturen van MKB Brandstof als e-factuur.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Een e-factuur komt bijvoorbeeld direct in het Postvak In van Visma.net Financials terecht, inclusief alle details zoals deze door de leverancier zijn meegestuurd. Het gaat dan bijvoorbeeld om factuurregel informatie, kostenplaatsen, projectcodes enzovoort.   Het is bij een e-factuur niet meer nodig om de factuur nog naar een scanservice te sturen, dit scheelt dus in het aantal handelingen maar ook zeker qua kosten. Ter vergelijk; op dit moment betaald u 39 cent om een factuur door de premium scanservice te laten verwerken terwijl het ontvangen van een e-factuur u slechts 20 cent kost.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   Met 3 simpele stappen op de website van MKB Brandstof kunt u ervoor zorgen dat u in het vervolg e-facturen van MKB Brandstof ontvangt.   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Hiermee heeft u dus al 2 van de 3 stappen doorlopen om een e-factuur van MKB Brandstof te ontvangen.    Heeft MKB Brandstof het juiste kvk-nummer? Dan zult u hierna automatisch e-facturen van MKB Brandstof ontvangen. Indien dit niet het geval is, dan kunt u via uw MKB Brandstof Dashboard nagaan of het juiste kvk-nummer bekend is.  Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice Welke leveranciers kunnen al e-facturen sturen?

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

In de praktijk is het vaak wenselijk om journaaltransacties onder te kunnen brengen in verschillende categorieën. Hoewel het al mogelijk is om middels een deelproces onderscheid te maken (zoals debiteuren, crediteuren, bank/kas), ontbreekt er binnen het deelproces grootboek een verdere specificatie. Zo is het lastig om bijvoorbeeld loonjournaalposten en correcties apart te kunnen identificeren. Hiervoor kun je een extra veld, Transactiecode, beschikbaar maken in de journaaltransactie. Functionaliteit activeren Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Selecteer de optie Transactiecodes onder Financieel Klik op Inschakelen Transactiecodes aanmaken Open het venster Transactiecodes Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen Selecteer de module Grootboek Kies Grootboekinvoer in Transacties module  Voer een code en een omschrijving in Klik opOpslaan Transactiecodes gebruiken Open het venster Journaaltransacties Klik op + om een nieuwe transactie aan te maken Selecteer de gewenste transactiecode Voer, zoals gebruikelijk, de transacties in  

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling aan een debiteur kan worden verwerkt zonder dat er al een creditnota is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen: 1. Terugbetaling debiteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (uitgave). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Debiteuren. Kies de debiteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling debiteuren afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande debiteurbetaling van het type Restitutie debiteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een creditnota, betaling of vooruitbetaling. Open het venster Debiteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie debiteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.  

Mogelijk ben je al bekend met termen als e-facturatie, Peppol en UBL. Maar wist je dat het uiterst eenvoudig is om e-facturen te verzenden via Visma.net ERP? In dit bericht leggen we uit hoe je dat zelf kunt doen. Onze service AutoInvoice, ingebouwd in Visma.net ERP, stelt je in staat om eenvoudig e-facturen te verzenden. Omdat deze service standaard is inbegrepen bij Visma.net ERP, hoef je verder niets te doen om deze te gebruiken. Stap 1: Facturen via Autoinvoice E-facturen via Peppol versturen is eenvoudig te realiseren vanuit Visma.net ERP. Dit gebeurt via dezelfde vensters als bij het verzenden van verkoopfacturen per e-mail. Het is slechts een kwestie van instellen dat de facturen via AutoInvoice verstuurd worden door de instelling Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteuren. Zorg er daarnaast voor dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn. Aangezien de meeste bedrijven in het Peppol-adresboek geregistreerd staan met hun KVK-nummer, is het vaak al voldoende om dit nummer ingevuld te hebben. Dit geeft aan of een bedrijf e-facturen kan ontvangen. De KvK-service maakt dit proces nog eenvoudiger. Met deze service kun je direct de brongegevens, inclusief KvK-nummer, volledig invullen en controleren of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Als dat het geval is, wordt de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice automatisch gemarkeerd bij de betreffende debiteur. In dit bericht lees je terug hoe je dat kunt doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   Stap 2: Eigen gegevens invullen Vergeet niet de volgende gegevens in te vullen in het venster Organisaties of Vestiging (deze worden meegestuurd met de e-factuur): Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en e-mailadres). Let op: Voor facturering aan de overheid is een emailadres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden IBAN en BIC. Deze gegevens worden meegestuurd met de e-factuur. Verkoopfacturen verstuur je simpelweg vanuit het venster Verkoopfacturen via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden in bulk (Actie: naar AutoInvoice versturen). Dit proces is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice vind je door de AutoInvoice service te starten vanuit Visma.net Home .   Tips Door de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren te markeren, kun je meer gegevens met je factuur meesturen. Dit maakt het in de verkoopfactuur mogelijk om meerdere referenties voor de ontvanger toe te voegen, zoals een extern projectnummer of kostenplaats. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Je kunt deze referenties op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties toevoegen. Wanneer je factureert naar de (semi-)overheid, zijn er verschillende aanvullende gegevens die moeten worden bijgevoegd. Lees hier meer over in onze post genaamd E-facturen sturen aan de overheid. Het is ook mogelijk om alle facturen via AutoInvoice te verzenden. Je activeert dit door Facturen naar AutoInvoice verzenden in het venster Debiteurtypen te markeren. Hiermee wordt AutoInvoice ingezet om de geschiktheid van een factuur voor verzending als e-factuur te bepalen. Als het niet mogelijk is om de factuur als e-factuur te verzenden, wordt deze automatisch per e-mail verzonden door AutoInvoice. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Het verdelen van kosten en opbrengsten over meerdere perioden kan worden gerealiseerd door het gebruik van Transitoriacodes. In veel gevallen dient een inkoopfactuur als de oorsprong, maar uiteraard kan dit ook vanuit de verkoopfactuur worden toegepast. Hier beschrijven we de stappen voor het aanmaken van een transitoriacode, het toepassen ervan, het verwerken van de transitora, en het rapporteren over transitoria. Aanmaken van transitoriacodes Een transitoriacode is een standaardinstelling voor het verdelen van transacties over meerdere perioden. In dit voorbeeld maken we gebruik van een transitoriacode van het type Flexibel, waarmee een begin- en einddatum kan worden gebruikt voor de toerekening. Er zijn uiteraard meer mogelijkheden om de verdeling te configureren, maar in dit artikel beperken we ons tot de flexibele toewijzing. Open het venster Transitoriacodes Voeg een nieuwe transitoriacode toe met de naam “FLEX” (+) Gebruik de toerekeningsmethode Flexibel over perioden, prorata van dagen Gebruik een tussenrekening in het veld Rekening transitoria om het saldo van de nog te verdelen kosten bij te houden. Het toepassen van een transitoriacode Open het venster Inkoopfacturen Voeg een inkoopfactuur toe (+) Voer in de kolom Transitoriacode de code “FLEX” in Vul vervolgens de kolommen begin- en einddatum in om de datum te bepalen vanaf wanneer de kosten worden verdeeld tot welke datum.  Verwerk de inkoopfactuur door te kiezen voor Vrijgeven  Kies Transitoriaschema om het aangemaakte schema te tonen Sluit het venster Transitoriaschema TIP: Het is mogelijk om voor het vrijgeven van de inkoopfactuur het transitoriaschema in te zien. Kies in dat geval nog voor de actie Transacties aanmaken in het transitoriaschema.  Hiermee kun je controleren of de verdeling over de verschillende perioden naar verwachting is. De gebruikte subrekening voor de transitoria-transacties worden hier ook getoond. Het verwerken van transitorische boekingen Open het venster Transitoria verwerken De Toerekeningsdatum wordt gebruikt om een selectie te maken van de nog te verwerken transitoria. Gebruik hiervoor de laatste datum van de periode waarover de transitoria verwerkt moeten worden. De datum wordt tevens de transactiedatum van de journaaltransacties. Eventueel kan aanvullend een filter worden gezet op een specifieke Transitoriacode Markeer de regels die verwerkt moeten worden en kies Verwerken (of kies Alle verwerken om alle schema's te verwerken) In het transitoriaschema is de verwerking zichtbaar dankzij de verwerkingsdatum en het batchnummer van de verwerking.  Let op: De verwerking vindt plaats per periode en zal daarom voor toekomstige perioden herhaald moeten worden.  Overzicht toe te wijzen kosten per rekening Open het venster Toe te wijzen kosten per rekening Selecteer het periodebereik Markeer het veld Kosten opnemen die in dezelfde periode worden toegerekend als transitorische kosten om reeds verdeelde kosten ook te tonen Kies Rapport genereren In het betreffende rapport worden nu voor de afzonderlijke rekeningen per periode de kosten weergegeven die transitorisch verwerkt worden.