Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

In dit item lees je meer over de budgetten die te vinden zijn in het Overzicht in Visma Financial Overview. 

Vraag Hoe richt ik de btw-codes in nadat ik mijn bedrijf ben gestart met een Auditfile-import?   Antwoord Je kunt op twee manieren starten met Visma eAccounting: met de standaardinrichting, of met een eigen inrichting door middel van Auditfile-import. Wanneer je voor de standaardinrichting hebt gekozen, zijn de btw-codes al volledig voor je ingericht op basis van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.  Wanneer je bent gestart met een eigen inrichting is het belangrijk dat je grootboekrekeningen koppelt aan de btw-codes voordat je begint met boeken, om ervoor te zorgen dat de btw-aangifte de juiste boekingen en bedragen toont.   Het koppelen van de btw-codes kan via Instellingen - Bedrijf in het tabblad Btw-codes.   Hieronder is een voorbeeldinrichting te zien aan de hand van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.   Belangrijke aandachtspunten   1) Grootboekrekeningen mogen niet op meerdere aangifterubrieken worden gebruikt Op de btw-aangifte in Visma eAccounting worden de gegevens opgehaald op basis van de inrichting van de btw-codes en het saldo van de bijbehorende grootboekrekeningen. Het is daarbij van belang dat je dezelfde grootboekrekening niet koppelt aan btw-codes die op verschillende aangifterubrieken terechtkomen. Als dat het geval is, kunnen de boekingsgegevens niet correct op de btw-aangifte worden gepresenteerd.   In de bovenstaande voorbeeldinrichting zie je bijvoorbeeld dat rekening 1641 aan twee btw-codes is gekoppeld, namelijk btw-code F en G. Dat is geen probleem, aangezien die btw-codes beide op dezelfde aangifterubriek terechtkomen, namelijk 4A. Zo levert het ook geen problemen op dat rekening 1642 als tweede (verlegde) rekening bij deze twee btw-codes is gekoppeld, aangezien de tweede rekening in beide gevallen op aangifterubriek 5B uitkomt. Het zou wel problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld rekening 1600 naast btw-code 1, ook aan btw-code 2 zou zijn gekoppeld. Omdat die btw-codes op verschillende aangifterubrieken terechtkomen (respectievelijk 1A en 1B), zouden boekingen op 1600 op basis van de koppeling dan op beide aangifterubrieken worden getoond. Om dergelijke dubbeltellingen te voorkomen mogen grootboekrekeningen dus alleen aan meerdere btw-codes worden gekoppeld, indien die btw-codes bij dezelfde aangifterubriek horen.   Tip: In dit overzicht uit het Help Centre kun je eenvoudig controleren welke aangifterubrieken bij de btw-codes horen.   2) Het is niet verplicht om grootboekrekeningen in te vullen bij btw-codes je niet gebruikt Bij btw-codes die niet worden gebruikt in je administratie is het niet nodig om een grootboekrekening te koppelen. Bij de betreffende btw-codes kan het veld voor de grootboekrekening dus leeg worden gelaten. Mocht een ongekoppelde btw-code later toch gebruikt worden bij facturen of boekstukken, dan verschijnt er automatisch een scherm in Visma eAccounting waarin je alsnog de grootboekrekening kunt opgeven. Houd daarbij uiteraard rekening met het hiervoor beschreven aandachtspunt omtrent de aangifterubrieken.   3) Raadpleeg je boekhouder/accountant bij twijfel over de btw-inrichting Indien je niet zeker weet welke grootboekrekeningen er gekoppeld moeten worden aan bepaalde btw-codes, adviseren wij dit af te stemmen met je boekhouder/accountant. Aangezien er is gekozen voor een eigen inrichting met een eigen rekeningschema, kan de supportafdeling van Visma eAccounting niet bepalen hoe de btw-inrichting eruit moet zien en is de boekhouder/accountant daarvoor de aangewezen partij. De toelichting in dit artikel kan dan van pas komen bij het inrichten van de btw-codes.   Tip: Heb je geen boekhouder/accountant en wil je graag samenwerken met een kantoor waar men bekend is met Visma eAccounting? Op onze website vind je een overzicht van de geschikte kantoren bij jou in de buurt.

Volg dit stappenplan om eenvoudig uitgaande betalingen te registreren in Visma eAccounting.

Wanneer u te maken heeft met btw-tarieven die afwijken van de standaard btw-tarieven in Visma eAccounting; is onderstaande workaround wellicht een oplossing voor u om toch een correcte btw-aangifte te kunnen boeken en verzenden vanuit Visma eAccounting naar de Belastingdienst.   In dit voorbeeld gaan we uit van een kantine van een sportvereniging waarbij een afwijkend btw tarief is afgesproken: 13% exclusief van de omzet.   In eAccounting zijn de btw tarieven van 0%, 9% en 21% vaste gegevens welke niet aangepast kunnen worden. Indien u een ander tarief wilt hanteren dan dient u een omzetrekening te gebruiken waar btw code 7 (Btw verkoop, overig tarief) aan gekoppeld is:        Vervolgens kunt u de omzet als volgt boeken (afhankelijk van waar u de omzet boekt kan dat de kas, bank of via een handmatig boekstuk zijn):     In het laatste veld "Btw" dient u handmatig het btw bedrag zelf te berekenen en in te vullen.    Vervolgens ziet u in rubriek 1C van de btw-aangifte dit bedrag terugkomen (via Boekhouding,  Btw aangifte)              

Als je bank- en/of grootboek saldo in Visma eAccounting niet meer aansluit met het banksaldo in je online bankomgeving, dan kan dit de volgende oorzaken hebben.   Er is geen juist beginsaldo ingevoerd in de openingsbalans.   Dit controleert je door via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans het oudste boekjaar te selecteren en te kiezen voor Openingsbalans. Vervolgens bekijk je of bij de betreffende grootboekrekening het juiste beginsaldo is opgegeven. Mocht het niet duidelijk voor je zijn welke grootboekrekening is gekoppeld aan je bankrekening, dan kun je dat inzien via Instellingen - Kas- en bankrekeningen.     Er zijn nog niet-afgestemde banktransacties aanwezig. Het banksaldo in Kas- en banktransacties in Visma eAccounting wordt getoond op basis van alle aanwezige (afgestemde en niet-afgestemde) banktransacties. Echter wordt er pas bij de verwerking van een banktransactie op de gekoppelde grootboekrekening geboekt. Daardoor kan het zijn dat je banksaldo in Visma eAccounting tijdelijk niet overeenkomt met je grootboeksaldo, zolang niet alle transacties zijn afgestemd.   Er ontbreken banktransacties of er zijn onterecht geboekte banktransacties in Visma eAccounting.   Om te achterhalen in welke periode het saldoverschil is ontstaan, is het handig om eerst te bepalen op welk moment er wel een aansluiting was met het banksaldo in Visma eAccounting. Vanaf deze peildatum vergelijk je (per maand/week/dag) het banksaldo in Visma eAccounting met het saldo in je online bankomgeving. Om in Visma eAccounting het saldo tot een bepaalde periode op te vragen kies je via Kas en banktransacties, bij het veld Rekening, de betreffende bankrekening. Om te beginnen kun je via het veld Periode eerst de stand van de bankrekening per maand opvragen. Indien je hebt achterhaald in welke maand het verschil is ontstaan, dan verklein je vervolgens de periode (bijvoorbeeld van maand, naar per week, en vervolgens per dag). Dit doet je door de periode handmatig op te geven via het veld Boekingsdatum. Nadat je de gegevens in Visma eAccounting heeft vergeleken met die van je online bankomgeving, zal zichtbaar worden op welke specifieke dag/dagen er banktransacties missen of onterecht zijn opgenomen in Visma eAccounting.   Om een onterecht verwerkte banktransactie uit Visma eAccounting te verwijderen is het van belang dat deze eerst wordt geannuleerd. Meer daarover lees je terug via deze helpcenter-pagina. Vervolgens verwijder je de banktransactie door op het prullenbak-icoontje aan de rechterzijde te klikken.     Mist er één of meerdere banktransacties, dan voeg je die toe. Dit kan handmatig of door een bankbestand te importeren. Extra aandachtspunten Na het inschakelen van een bankkoppeling kan het gebeuren dat er banktransacties met terugwerkende kracht worden geïmporteerd, terwijl deze mogelijk al handmatig zijn ingebracht in Visma eAccounting. In deze situatie is het van belang om de banktransacties die handmatig zijn ingebracht te verwijderen via het prullenbak-icoontje. Indien de banktransacties al zijn verwerkt, zal de afstemming eerst moeten worden geannuleerd. Als een afgestemde banktransactie achteraf via een correctieboeking is gewijzigd, dan is annulering van de afstemming niet meer mogelijk. In dat geval zal er een correctieboeking moeten plaatsvinden.

Hieronder vind je de mogelijkheden om in Visma eAccounting een correctie te maken.   Inkopen   Wanneer er voor een inkoopfactuur een correctie gemaakt moet worden dan kan dit als volgt   Ga naar Inkoop > Inkoopfacturen > Alle. Selecteer de factuur die u wilt corrigeren. Klik op Open. Mocht het niet mogelijk zijn om de gegevens te wijzigen dan kun je de factuur annuleren en opnieuw boeken.    Het annuleren van een inkoopfactuur is niet mogelijk indien de BTW-aangifte is gedaan of factuur is al betaald (of de betaling is onderweg doordat deze via een betalingsbestand aan de bank is verzonden), dan kun je een creditfactuur maken.   Verkopen   Is er een verkoopfactuur gemaakt en verzonden aan de klant? Dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur te aan te maken en te verzenden.   Om een creditfactuur aan te maken begin je altijd vanuit een factuur die eerder is aangemaakt. Je kan artikelen en regels verwijderen of de bedragen wijzigen, maar het totaal mag nooit meer zijn dan het totaal van de oorspronkelijke factuur.   Wanneer er voor gekozen is om bij het boeken de facturen niet met elkaar te verrekenen dan kun je dit later doen door creditfactuur selecteren en bij Acties te kiezen voor Verreken met.   Met de optie Annuleer factuur als actie te kiezen voor een verkoopfactuur die moet worden gecrediteerd, bespaart u veel tijd. Deze actie zorgt ervoor dat Visma eAccounting een creditfactuur voor u aanmaakt waarmee de verkoopfactuur wordt verrekend. U ontvangt een melding over het boekstuk en daarna kan er een nieuwe verkoopfactuur worden gemaakt. Gebruik deze optie alleen indien de verkoopfactuur wel is geboekt, maar niet bij de klant is. Is de factuur wel bij de klant dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur op te stellen en aan de klant te zenden.   Bank/Kas   Als u een banktransactie van uw rekeningafschrift niet juist heeft afgestemd, kun je dit ongedaan maken, door de afstemming te annuleren. Wanneer u de afstemming van een banktransactie annuleert, wordt er automatisch een boekstuk aangemaakt waarmee de oorspronkelijke afstemming wordt gecorrigeerd.   We raden je aan om bij een verkeerd afgestemde bank- kastransactie niet te kiezen om een correctie boekstuk aan te maken maar altijd om de banktransactie te annuleren. Wanneer er is gekozen voor een correctie boekstuk is het daarna niet meer mogelijk om de afstemming van de banktransactie te annuleren.   Handmatig boekstuk   Wanneer het niet mogelijk is om een Inkoopfactuur of Verkoopfactuur  te crediteren of een banktransactie te annuleren dan is er de mogelijkheid om dit via een handmatig boekstuk te corrigeren. Heb je vragen over hoe je een correctieboekstuk boekt neem dan contact op met je boekhouder of accountant.   Een handmatig boekstuk kan bijvoorbeeld ook Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? zijn.

  FAQ Visma Scanner app   Meer nuttige informatie gebruik/werking en de laatste versies, downloads, etc vindt u terug op onze website.   Hieronder vindt u de antwoorden op vragen die vaak aan ons worden gesteld over inloggen en het gebruik van de Visma Scanner app.  Waarom lukt het inloggen niet? Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account? Hoe kan ik bedrijven toevoegen of wisselen tussen bedrijven?  Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)? Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?  Worden gegevens die ik verzend via (e-mailadres) Scanner app automatisch geïnterpreteerd? Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting? Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app? Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar het inkomende e-mailadres van de Scanner app? Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app? Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app? Is het mogelijk om het kader nadat foto is gemaakt om omgeving weg te laten?     Autoinvoice    Naast de Scanner app bieden we ook de dienst Autoinvoice aan. Hiermee kunt u tijd/kosten besparen omdat:   Ook pdf-facturen bij het verzenden per email worden geïnterpreteerd. De facturen in eAccounting direct klaargezet worden bij de module Inkoop - Concepten.  Er een boekingsvoorstel wordt getoond. Er automatisch nieuwe crediteuren kunnen worden toegevoegd.    Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre. Op onze Visma eAccounting Community vindt u tevens de FAQ Visma eAccounting Autoinvoice terug.  Waarom lukt het inloggen niet?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Geen e-mail met activeringslink ontvangen om een wachtwoord aan te maken. Neemt u contact op met onze supportafdeling Visma eAccounting.   U bent het wachtwoord vergeten. Volg de stappen in Ik ben mijn wachtwoord voor Visma Online vergeten U heeft nog een proeflicentie. De Scanner app werkt alleen in kooplicenties. De Visma voorwaarden zijn niet geaccepteerd in de webbrowser. Log in via www.vismaonline.com en selecteer rechtsboven in het veld Bedrijf de betreffende licentie. Accepteer de voorwaarden die in beeld verschijnen. Fout bij kopiëren/plakken e-mailadres/wachtwoord. Er kan bijvoorbeeld een spatie is mee gekopieerd wat niet zichtbaar is. Tip: voer het wachtwoord handmatig in. Typefout bij invoeren e-mailadres/wachtwoord. Let op hoofd/kleine letters, speciale leestekens, de toetsen Caps Lock/Num Lock op uw toetsenbord.  Geen toegang tot de dienst Scanner app. Neem contact op met uw accountant waar u een samenwerking mee heeft of uw hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie. Zij kunnen via het Visma Online Network (VON) in het veld Bedrijf uw licentie selecteren en vervolgens via Gebruikers en diensten u als gebruiker toegang geven tot Visma Scanner. Verkeerde app gedownload of een verkeerd product geselecteerd in de app. De juiste app is: Visma Scanner. Vervolgens selecteer je de dienst Visma eAccounting (zie printscreen hieronder).       Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account?    Officieel wordt inloggen onder hetzelfde account in de Scanner app op meerdere smartphones tegelijkertijd niet ondersteund. Wij adviseren u om kosteloos een extra gebruiker aan te maken en deze toegang te geven tot de dienst Visma Scanner. Hoe kan ik bedrijven toevoegen of switchen tussen bedrijven?    Wanneer u bent ingelogd in de Scanner app, kan er linksboven gekozen worden voor de drie witte bolletjes/streepjes. Selecteer vervolgens Bedrijven en hier + Bedrijf toevoegen of het juiste bedrijf selecteren.   Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)?   De app is ontwikkeld voor smartphones dus tablet (iPad) wordt officieel niet ondersteund.  Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Als in de Scanner app onder Instellingen de optie Verstuur automatisch/naar boekhoudsoftware is uitgeschakeld dan komt de pdf of het fotobestand niet in Visma eAccounting terecht. Echter is deze wel in de Scanner app aanwezig, waarna deze alsnog handmatig kan worden verzonden naar Visma eAccounting.  Een oorzaak kan zijn dat u het verkeerde e-mailadres (bedrijf) heeft gebruikt. Via Instellingen - Inkomend e-mailadres kunt u dit controleren. Dit e-mailadres mag niet in het veld 'CC/BCC' van de email aanwezig zijn maar moet in het veld 'Aan' staan. De e-mails die geforward worden naar het e-mailadres van de Scanner app, komen niet aan in eAccounting. De e-mails zullen direct verzonden moeten worden naar het inkomend e-mailadres van de Scanner app. Het (automatisch) forwarden van pdf-facturen wordt officieel niet ondersteund. Controleer of u het juiste e-mailadres heeft ingevoerd. Ons advies om deze handmatig in te voeren.  U beschikt zelf niet over de juiste uitvoering van het pakket. Wanneer u een samenwerking met een accountant heeft dan zijn deze voor hem/haar wel zichtbaar in Visma eAccounting. Er is een technisch probleem met de app. Probeer de app te verwijderen en opnieuw te downloaden en installeren. Lukt dat niet, neem dan contact op met onze supportafdeling.  Worden gegevens die ik verzend via Scanner app automatisch geïnterpreteerd?   Van belang is dat de optie Automatische interpretatie is ingeschakeld onder Instellingen in de Scanner app.   Bij het mailen van foto's/facturen naar het e-mailadres van de Scanner app (eindigend op vismadoc.net) worden de gegevens niet automatisch geïnterpreteerd. Dit wordt op het moment officieel niet ondersteund. Alleen als pdf-bestanden handmatig worden geupload in Visma eAccounting of als er een foto wordt gemaakt (bon of factuur) via de Scanner app zelf, worden de gegevens automatisch gescand. Als u wilt dat er een herkenning plaatsvindt bij het uploaden per email, dan adviseren wij om daarvoor gebruik te maken van onze betaalde dienst AutoInvoice. Ten opzichte van de standaard Scanner app dienst waarbij de foto’s in geüploade foto’s staan, zet Autoinvoice ook automatisch de concept inkoopfactuur klaar bij de module Inkoop - Concepten. Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting?   Onder Inkoop - Geuploade foto’s.     Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Er wordt dan een document toegevoegd in eAccounting. Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Echter worden er wel aparte documenten toegevoegd in eAccounting.  Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app?   Dit is helaas (nog) niet mogelijk. Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app?    Gebruikt u hiervoor het veld Btw. Wanneer u te maken heeft met een laag en hoog btw-tarief adviseren wij om het totaalbedrag aan btw in te voeren in de Scanner app en vervolgens in eAccounting de splitsing te maken.     Is het mogelijk om de foto in te kaderen?   Wanneer de Scanner app op een smartphone met iOS (Apple/Iphone) is geïnstalleerd is deze optie wel aanwezig en bij telefoons die werken op Android (Samsung, Huawei, etc) niet.  

Hoe kan ik een kadobon in Visma eAccounting registreren en verwerken? Antwoord: Maak grootboekrekening omzet kadobon aan Maak verkoop categorie aan kadobon Maak artikel aan kadobon met verkoop categorie kadobon gekoppeld Daarna: Verkoop kadobon> Verkoopfactuur kadobon (Bon wordt uitgegegeven) Bank: afstemmen onvangst met factuur kadobon Bon wordt ingeleverd > artikel wordt meegegeven Maak verkoopfactuur artikel aan dat meegegeven is  Maak creditfactuur aan van de kadobon Verreken de factuur met de creditfactuur van de kadobon