Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

In deze video legt Dudu uit wat een verkoopcategorie is. Ook legt ze uit hoe je daarmee de omzet van je verkoopfactuur kan splitsen over meerdere omzetrekeningen.   

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van Davilex naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van Davilex en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Voor het exporteren vanuit Davilex heb je minimaal versie 9.14 nodig. Heb je een lagere versie, neem dan contact op met Davilex support. Als je in Davilex veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   kies in het menu van Davilex Import en Export voor Exporteren nadat je Export Visma eAccounting hebt aangeklikt. Hierna volg je de instructies en sla je de relevante gegevens op als CSV-bestand voor Visma eAccounting. Voor stamgegevens uit eerdere boekjaren kun je een export maken voor referentiedoeleinden. Klik hier voor een exporthandleiding.   2. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   3. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1 zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   4. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit via snelle factuurinvoer doen. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk.  Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldatums geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op.   5. Bankkoppelingen activeren Als je een bankkoppeling hebt met Davilex, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je deze gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je aanmeldcode van Davilex: dit vind je in de Help van Davilex.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Jaarverwerking in Visma eAccounting

In Visma eAccounting is het mogelijk om bij de verzending van verkoopfacturen bijlagen toe te voegen. Erg handig voor als je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden wil meesturen naar de debiteur. 

Je kunt in Visma eAccounting betalingsbestanden aanmaken. Daarvoor dient deze optie eerst te worden ingeschakeld. Lees hier hoe je dat doet.

AutoInvoice is een uitbreidingsdienst voor eAccounting waarmee je e-facturen kunt versturen en inkoopfacturen kunt ontvangen via de scanservice. Hieronder vind je de veelgestelde vragen over AutoInvoice.     Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Kan ik facturen meerdere keren insturen? Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice?     1. Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? Nee, dan kan er geen gebruik worden gemaakt van Autoinvoice. ( Terug naar boven) 2. De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen. ( Terug naar boven) 3. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Het wijzigen van het KvK nummer kan de werking van Autoinvoice beïnvloeden. Neem hiervoor contact op met onze Support afdeling om dit te voorkomen. ( Terug naar boven) 4. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? De eerste 100 facturen (business to business) zijn kosteloos, daarna betaal je per factuur. Voor de actuele tarieven klik hier: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/ ( Terug naar boven)   5. Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 6. Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Het e-invoicingadres van je debiteur leg je vast bij de debiteurinstellingen (Verkoop > Debiteuren). Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678. Voor het versturen van facturen naar (semi)overheid wordt er gebruik gemaakt van het overheidsidentificatienummer (OIN), dit adres vul je dan in als e-invoicingadres. Ook het e-invoicingadres van de overheid kun je zoeken op de website van PEPPOL. De optie controleer ontvanger zoekt alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven die niet via Visma Autoinvoice zijn aangesloten eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of KvK nummer. ( Terug naar boven) 7. Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 8. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief. ( Terug naar boven) Scan en herken service 9. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? De documenten worden 24/7 verwerkt,  de verwerkingstijd voor facturen is gemiddeld rond de vier uur, echter zijn er soms uitzonderingen tot 24 uur mogelijk. De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren: - Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt. - Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt. ( Terug naar boven) 10. Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? De bestandstypes pdf, png, doc(x), xls(x), ubl kunnen worden ingestuurd. Ook kunnen er bonnen worden ingestuurd. Let op: ook aanmaningen en pakbonnen worden verwerkt als facturen indien deze ingestuurd worden. Wanneer dit niet de bedoeling is, is het advies deze dus ook niet in te sturen. ( Terug naar boven) 11. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? - De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur). - Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende bestandsnamen. - De maximale grootte van de e-mail is 10MB. - De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn. - Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten. - De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat) - De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9 ( Terug naar boven) 12. Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Ja, maar geen facturen die gebruikmaken van het Griekse, Chinese of Arabische alfabet (alleen het Latijnse alfabet). Afhankelijk van de aanwezige gegevens zoals een btw-nummer, zal de crediteur in meer of mindere mate herkend worden. Wij maken gebruik van verschillende registers om de adresgegevens aan te vullen. Deze worden dus niet direct vanaf de factuur zelf herkend. ( Terug naar boven) 13. Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Ja dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. ( Terug naar boven) 14. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen welke als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst worden. Let op: - Indien je een factuur hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe. - Meerdere facturen in één PDF worden altijd uitgesplitst. Door #PD in het onderwerp van de mail toe te voegen zorg je ervoor dat als er verschillende documenten in één PDF zitten deze als 1 document wordt verwerkt. Dit is bijvoorbeeld handig voor declaraties waarbij er meerdere bonnetjes in 1 PDF zitten maar het als 1 totaalbedrag moet worden verwerkt. ( Terug naar boven) 15. Kan ik facturen meerdere keren insturen? Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden. ( Terug naar boven) 16. Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmeldingen niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop waarvan de kosten ook in rekening worden gebracht. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp. ( Terug naar boven) 17. Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice? Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen. ( Terug naar boven)

Tweestapsverificatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan je account, door naast je wachtwoord nog een tweede verificatiestap uit te voeren. Bijvoorbeeld door een code in te voeren die naar je telefoon is gestuurd via de Google Authenticator app of per SMS. Hiermee bescherm je je account beter en zorg je ervoor dat alleen jij toegang hebt, zelfs als iemand anders je wachtwoord weet. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt instellen.   1. Tweestapsverificatie Instellen voor eAccounting   Log in op vismaonline.com met je gebruikersnaam en wachtwoord van eAccounting. Ga in het linkermenu naar Mijn gebruikersprofiel. Zoek onder Inloggen met wachtwoord de optie Tweestapsverificatie inschakelen en klik daarop.     Log vervolgens weer in met je wachtwoord en doorloop de stappen   2. Authenticator app downloaden en instellen    Download via de App Store of Google Play Store de Google Authenticator app op je mobiel. Vervolgens kun je de QR-code scannen door in de app rechtsonder op het plusje te klikken.      Scan met je mobiel de QR-code die je op het beeldscherm ziet, of voer handmatig de groene code in.     Klik op Volgende   3. QR-code bevestigen   Nadat je de QR-code hebt toegevoegd, voer je de 6-cijferige code in die zichtbaar is in de Google authenticator app.       Klik op Volgende   4. SMS voor tweestapsverificatie instellen   Vervolgens krijg je de optie om SMS als tweestapsverificatie in te stellen. Voer je telefoonnummer in zodat je ook kan inloggen met de code die per SMS naar je wordt verstuurd.      Klik op Volgende   Ter bevestiging wordt er een sms naar je verstuurd zodat je dit kunt verifiëren.   5. Back-upcode opslaan   Als laatste krijg je een back-up code te zien. Mocht de telefoon kwijtraken, kapot gaan of gestolen worden, dan kun je met deze noodcode eenmalig inloggen zonder tweestapsverificatie.  Let op: Bewaar deze code goed en deel het met niemand.     Vink Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen aan en klik op Volgende 6. Overige opties voor tweestapsverificatie   Nu de  tweestapsverificatie succesvol is ingeschakeld, kun je hier voortaan mee inloggen. Je kunt ervoor kiezen om het vinkje Onthoud dit apparaat 30 dagen aan te zetten, zodat je de code maar één keer per 30 dagen hoeft in te voeren.      Mocht er toch iets verkeerd gaan met het inloggen of heb je geen toegang tot de Google Authenticator App, dan kun je kiezen voor de optie Probeer het op een andere manier. Hiermee krijg je een overzicht van de beschikbare opties om op andere manieren in te loggen.      

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van AccountView naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van AccountView en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Eindbalans afdrukken Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Als je in AccountView veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   Voor het exporteren kies je in AccountView Bestand > Administraties en ga je op de administratie staan waaruit je deze stamgegevens wilt exporteren. Hierna kies je Document > Exporteren > eAccounting-migratie. Zorg ervoor dat rekeningen voor debiteuren en crediteuren (beginbalans) gevuld zijn en wijzig verder geen instellingen in de dialoog.       Kies Volgende om een doelmap op te geven waarin je wilt exporteren. Nadat je voor Exporteren gekozen hebt, krijg je de beschikking over deze bestanden: Auditfile (XAF) Grootboekrekeningen (CSV) Debiteuren (CSV) Crediteuren (CSV) Artikelen (CSV)    Later bij het importeren in eAccounting gebruik je alleen de bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen. De bestanden Auditfile en Grootboekrekeningen hoef je niet te importeren omdat in eAccounting al een ingericht rekeningschema beschikbaar is en je start met boeken in een nieuw boekjaar.   2. Eindbalans afdrukken Een eindbalans druk je vanuit AccountView af door in de administratie te kiezen voor Bestand > Grootboek en daarna Rapporten > Balans. Zorg ervoor dat je het rapport afdrukt tot en met de laatste periode waarin je mutaties hebt ingevoerd.     Na Volgende > krijg je de mogelijkheid om het rapport af te drukken of op te slaan als bestand. Deze eindbalans gebruik je later bij het invoeren van een openingsbalans in eAccounting.   3. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   4. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1, zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   5. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit doen via snelle factuurinvoer. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk. Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldata geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op. 6. Bankkoppelingen activeren   Als je een bankkoppeling hebt met AccountView, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je serienummer van AccountView: dit vind je via Help > Info in AccountView.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

  FAQ Visma Scanner app   Meer nuttige informatie gebruik/werking en de laatste versies, downloads, etc vindt u terug op onze website.   Hieronder vindt u de antwoorden op vragen die vaak aan ons worden gesteld over inloggen en het gebruik van de Visma Scanner app.  Waarom lukt het inloggen niet? Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account? Hoe kan ik bedrijven toevoegen of wisselen tussen bedrijven?  Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)? Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?  Worden gegevens die ik verzend via (e-mailadres) Scanner app automatisch geïnterpreteerd? Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting? Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app? Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar het inkomende e-mailadres van de Scanner app? Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app? Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app? Is het mogelijk om het kader nadat foto is gemaakt om omgeving weg te laten?     Autoinvoice    Naast de Scanner app bieden we ook de dienst Autoinvoice aan. Hiermee kunt u tijd/kosten besparen omdat:   Ook pdf-facturen bij het verzenden per email worden geïnterpreteerd. De facturen in eAccounting direct klaargezet worden bij de module Inkoop - Concepten.  Er een boekingsvoorstel wordt getoond. Er automatisch nieuwe crediteuren kunnen worden toegevoegd.    Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre. Op onze Visma eAccounting Community vindt u tevens de FAQ Visma eAccounting Autoinvoice terug.  Waarom lukt het inloggen niet?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Geen e-mail met activeringslink ontvangen om een wachtwoord aan te maken. Neemt u contact op met onze supportafdeling Visma eAccounting.   U bent het wachtwoord vergeten. Volg de stappen in Ik ben mijn wachtwoord voor Visma Online vergeten U heeft nog een proeflicentie. De Scanner app werkt alleen in kooplicenties. De Visma voorwaarden zijn niet geaccepteerd in de webbrowser. Log in via www.vismaonline.com en selecteer rechtsboven in het veld Bedrijf de betreffende licentie. Accepteer de voorwaarden die in beeld verschijnen. Fout bij kopiëren/plakken e-mailadres/wachtwoord. Er kan bijvoorbeeld een spatie is mee gekopieerd wat niet zichtbaar is. Tip: voer het wachtwoord handmatig in. Typefout bij invoeren e-mailadres/wachtwoord. Let op hoofd/kleine letters, speciale leestekens, de toetsen Caps Lock/Num Lock op uw toetsenbord.  Geen toegang tot de dienst Scanner app. Neem contact op met uw accountant waar u een samenwerking mee heeft of uw hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie. Zij kunnen via het Visma Online Network (VON) in het veld Bedrijf uw licentie selecteren en vervolgens via Gebruikers en diensten u als gebruiker toegang geven tot Visma Scanner. Verkeerde app gedownload of een verkeerd product geselecteerd in de app. De juiste app is: Visma Scanner. Vervolgens selecteer je de dienst Visma eAccounting (zie printscreen hieronder).       Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account?    Officieel wordt inloggen onder hetzelfde account in de Scanner app op meerdere smartphones tegelijkertijd niet ondersteund. Wij adviseren u om kosteloos een extra gebruiker aan te maken en deze toegang te geven tot de dienst Visma Scanner. Hoe kan ik bedrijven toevoegen of switchen tussen bedrijven?    Wanneer u bent ingelogd in de Scanner app, kan er linksboven gekozen worden voor de drie witte bolletjes/streepjes. Selecteer vervolgens Bedrijven en hier + Bedrijf toevoegen of het juiste bedrijf selecteren.   Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)?   De app is ontwikkeld voor smartphones dus tablet (iPad) wordt officieel niet ondersteund.  Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Als in de Scanner app onder Instellingen de optie Verstuur automatisch/naar boekhoudsoftware is uitgeschakeld dan komt de pdf of het fotobestand niet in Visma eAccounting terecht. Echter is deze wel in de Scanner app aanwezig, waarna deze alsnog handmatig kan worden verzonden naar Visma eAccounting.  Een oorzaak kan zijn dat u het verkeerde e-mailadres (bedrijf) heeft gebruikt. Via Instellingen - Inkomend e-mailadres kunt u dit controleren. Dit e-mailadres mag niet in het veld 'CC/BCC' van de email aanwezig zijn maar moet in het veld 'Aan' staan. De e-mails die geforward worden naar het e-mailadres van de Scanner app, komen niet aan in eAccounting. De e-mails zullen direct verzonden moeten worden naar het inkomend e-mailadres van de Scanner app. Het (automatisch) forwarden van pdf-facturen wordt officieel niet ondersteund. Controleer of u het juiste e-mailadres heeft ingevoerd. Ons advies om deze handmatig in te voeren.  U beschikt zelf niet over de juiste uitvoering van het pakket. Wanneer u een samenwerking met een accountant heeft dan zijn deze voor hem/haar wel zichtbaar in Visma eAccounting. Er is een technisch probleem met de app. Probeer de app te verwijderen en opnieuw te downloaden en installeren. Lukt dat niet, neem dan contact op met onze supportafdeling.  Worden gegevens die ik verzend via Scanner app automatisch geïnterpreteerd?   Van belang is dat de optie Automatische interpretatie is ingeschakeld onder Instellingen in de Scanner app.   Bij het mailen van foto's/facturen naar het e-mailadres van de Scanner app (eindigend op vismadoc.net) worden de gegevens niet automatisch geïnterpreteerd. Dit wordt op het moment officieel niet ondersteund. Alleen als pdf-bestanden handmatig worden geupload in Visma eAccounting of als er een foto wordt gemaakt (bon of factuur) via de Scanner app zelf, worden de gegevens automatisch gescand. Als u wilt dat er een herkenning plaatsvindt bij het uploaden per email, dan adviseren wij om daarvoor gebruik te maken van onze betaalde dienst AutoInvoice. Ten opzichte van de standaard Scanner app dienst waarbij de foto’s in geüploade foto’s staan, zet Autoinvoice ook automatisch de concept inkoopfactuur klaar bij de module Inkoop - Concepten. Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting?   Onder Inkoop - Geuploade foto’s.     Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Er wordt dan een document toegevoegd in eAccounting. Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Echter worden er wel aparte documenten toegevoegd in eAccounting.  Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app?   Dit is helaas (nog) niet mogelijk. Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app?    Gebruikt u hiervoor het veld Btw. Wanneer u te maken heeft met een laag en hoog btw-tarief adviseren wij om het totaalbedrag aan btw in te voeren in de Scanner app en vervolgens in eAccounting de splitsing te maken.     Is het mogelijk om de foto in te kaderen?   Wanneer de Scanner app op een smartphone met iOS (Apple/Iphone) is geïnstalleerd is deze optie wel aanwezig en bij telefoons die werken op Android (Samsung, Huawei, etc) niet.  

Vraag Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? Antwoord Rijdt u als ondernemer een zakelijke auto, maar gebruikt u die auto ook privé? In dat geval mag u niet alle btw die u betaalt zomaar als zakelijke kosten opvoeren. Er moet dan een verrekening uitgevoerd worden voor het privégebruik van de zakelijke auto. Om het btw-bedrag voor het privégebruik in Visma eAccounting in te kunnen voeren, zult u dit bedrag eerst moeten berekenen. Vervolgens kunt u dit in Visma eAccounting verwerken met een handmatig boekstuk.   Let op: Voor de juistheid van de boeking en de te gebruiken grootboekrekeningen verwijzen wij u naar uw boekhouder of accountant. De stappen hieronder kunt u uitsluitend als leidraad gebruiken voor het verwerken van deze correctie in Visma eAccounting. 1. Bereken de btw-correctie. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van de Belastingdienst. 2. Maak een grootboekrekening aan voor het privégebruik van de auto, indien hiervoor nog geen rekening aanwezig is. Via Instellingen - Rekeningschema - Nieuwe grootboekrekening kunt u de rekening toevoegen. Belangrijk is dat u btw-code 8 - Btw privégebruik aan de rekening koppelt. Als rekeningtype zou u bijvoorbeeld Autokosten kunnen selecteren. In het onderstaande voorbeeld hebben we rekening 4650 toegevoegd aan het standaardrekeningschema. 3. Maak een Handmatig boekstuk aan. Hiervoor gaat u naar Boekhouding - Boekstukken - Nieuw boekstuk. U voert de velden Datum (31-12) en Omschrijving in en vinkt Toon boekingen incl. btw aan. Daarna voegt u twee boekstukregels toe. Gebruik als debetrekening de rekening toe die u in de vorige stap heeft aangemaakt, en kies aan de creditzijde voor rekening 1620. Tip: Mocht u bij het selecteren van rekening 1620 de melding krijgen dat handmatige boekingen niet zijn toegestaan, ga dan naar Instellingen - Rekeningschema - bewerk rekening 1620 en deactiveer de instelling Blokkeer handmatige boekingen voor die rekening. 4. De boeking ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: Debet: 4650 Btw privégebruik auto (met btw-code) Credit: 1620 Btw verkoop, privégebruik 5. Voer tenslotte de bedragen in zoals u die in stap 1 heeft berekend. Controleer of de boeking in evenwicht is (verschil 0) en klik op Boek om het boekstuk te verwerken. Let op: In het bovenstaande voorbeeld wordt uitgegaan van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting. Indien u Visma eAccounting bent gestart met een Auditfile-import met eigen rekeningschema, neem dan indien nodig contact op met uw boekhouder om te bepalen welke debetrekening er gebruikt moet worden in de boeking. Als creditrekening gebruikt u de rekening die aan btw-code 8 is gekoppeld in Instellingen - Bedrijf - Btw-codes.   Oplossing voor grondslag als btw bedrag op de btw aangifte Door de onderstaande 4 boekingsregels aan te maken wordt zowel de grondslag als het BTW bedrag juist vermeld op de aangifte.   Voorbeeld In dit voorbeeld is de cataloguswaarde van een (marge) bus € 68.441 x btw correctie 1,5% is het af te dragen BTW bedrag € 996.   Boekstuk:   4650 BTW privé gebruik auto: BTW bedrag (debet) 1620 BTW verkoop, privé gebruik: BTW bedrag (credit) 4650 BTW privé gebruik auto: Grondslag (debet) 4650 BTW privé gebruikt auto: Grondslag (credit) MET btw code 8 (0%)       BTW aangifte 4e kwartaal 2019:   Succes!   

Vraag Hoe richt ik de btw-codes in nadat ik mijn bedrijf ben gestart met een Auditfile-import?   Antwoord Je kunt op twee manieren starten met Visma eAccounting: met de standaardinrichting, of met een eigen inrichting door middel van Auditfile-import. Wanneer je voor de standaardinrichting hebt gekozen, zijn de btw-codes al volledig voor je ingericht op basis van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.  Wanneer je bent gestart met een eigen inrichting is het belangrijk dat je grootboekrekeningen koppelt aan de btw-codes voordat je begint met boeken, om ervoor te zorgen dat de btw-aangifte de juiste boekingen en bedragen toont.   Het koppelen van de btw-codes kan via Instellingen - Bedrijf in het tabblad Btw-codes.   Hieronder is een voorbeeldinrichting te zien aan de hand van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.   Belangrijke aandachtspunten   1) Grootboekrekeningen mogen niet op meerdere aangifterubrieken worden gebruikt Op de btw-aangifte in Visma eAccounting worden de gegevens opgehaald op basis van de inrichting van de btw-codes en het saldo van de bijbehorende grootboekrekeningen. Het is daarbij van belang dat je dezelfde grootboekrekening niet koppelt aan btw-codes die op verschillende aangifterubrieken terechtkomen. Als dat het geval is, kunnen de boekingsgegevens niet correct op de btw-aangifte worden gepresenteerd.   In de bovenstaande voorbeeldinrichting zie je bijvoorbeeld dat rekening 1641 aan twee btw-codes is gekoppeld, namelijk btw-code F en G. Dat is geen probleem, aangezien die btw-codes beide op dezelfde aangifterubriek terechtkomen, namelijk 4A. Zo levert het ook geen problemen op dat rekening 1642 als tweede (verlegde) rekening bij deze twee btw-codes is gekoppeld, aangezien de tweede rekening in beide gevallen op aangifterubriek 5B uitkomt. Het zou wel problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld rekening 1600 naast btw-code 1, ook aan btw-code 2 zou zijn gekoppeld. Omdat die btw-codes op verschillende aangifterubrieken terechtkomen (respectievelijk 1A en 1B), zouden boekingen op 1600 op basis van de koppeling dan op beide aangifterubrieken worden getoond. Om dergelijke dubbeltellingen te voorkomen mogen grootboekrekeningen dus alleen aan meerdere btw-codes worden gekoppeld, indien die btw-codes bij dezelfde aangifterubriek horen.   Tip: In dit overzicht uit het Help Centre kun je eenvoudig controleren welke aangifterubrieken bij de btw-codes horen.   2) Het is niet verplicht om grootboekrekeningen in te vullen bij btw-codes je niet gebruikt Bij btw-codes die niet worden gebruikt in je administratie is het niet nodig om een grootboekrekening te koppelen. Bij de betreffende btw-codes kan het veld voor de grootboekrekening dus leeg worden gelaten. Mocht een ongekoppelde btw-code later toch gebruikt worden bij facturen of boekstukken, dan verschijnt er automatisch een scherm in Visma eAccounting waarin je alsnog de grootboekrekening kunt opgeven. Houd daarbij uiteraard rekening met het hiervoor beschreven aandachtspunt omtrent de aangifterubrieken.   3) Raadpleeg je boekhouder/accountant bij twijfel over de btw-inrichting Indien je niet zeker weet welke grootboekrekeningen er gekoppeld moeten worden aan bepaalde btw-codes, adviseren wij dit af te stemmen met je boekhouder/accountant. Aangezien er is gekozen voor een eigen inrichting met een eigen rekeningschema, kan de supportafdeling van Visma eAccounting niet bepalen hoe de btw-inrichting eruit moet zien en is de boekhouder/accountant daarvoor de aangewezen partij. De toelichting in dit artikel kan dan van pas komen bij het inrichten van de btw-codes.   Tip: Heb je geen boekhouder/accountant en wil je graag samenwerken met een kantoor waar men bekend is met Visma eAccounting? Op onze website vind je een overzicht van de geschikte kantoren bij jou in de buurt.

Een verkoopfactuur voor een buitenlands bedrijf zonder btw boeken? Lees hier hoe je dat doet.

Het registreren van factuurbetalingen in Visma eAccounting is eenvoudig uitgelegd in dit item.

Als bij wijziging van de ondernemingsvorm de stakingswinst moet worden berekend en de oude onderneming wordt ingebracht in een nieuwe onderneming is het advies een tweede licentie voor Visma eAccounting in te schakelen en deze te gebruiken voor de nieuwe onderneming. Meer informatie vind je op de website van de belastingdienst onder "Uw onderneming wijzigt van rechtsvorm".   Je kunt er ook voor kiezen om je bestaande licentie te behouden om de administratie van je oude onderneming af te ronden voordat je deze opzegt. Door het wijzigen van het KvK-nummer blijft je huidige administratie in Visma eAccounting behouden en wordt deze voortgezet onder het nieuwe KvK-nummer.   Hiervoor dien je een verzoek tot wijziging per e-mail te sturen naar support.eaccounting@visma.com en de volgende informatie te verstrekken:   Debiteurnummer Naam van de nieuwe onderneming Naam van de oude onderneming Nieuw KvK-nummer Oud KvK-nummer Zodra we je verzoek met de benodigde gegevens hebben ontvangen, zullen we het KvK-nummer aanpassen. De contractuele verplichtingen en algemene voorwaarden die zijn geaccepteerd onder het oude KvK-nummer blijven ongewijzigd geldig onder het nieuwe KvK-nummer.

Integreer moeiteloos je boekhouding en facturatie met je bank, kassasysteem of webwinkel, en ontdek een uitgebreide selectie van nog eens 50 andere applicaties en integraties om uit te kiezen.   Selecteer "Visma eAccounting koppelingen" om toegang te verkrijgen tot reeds beschikbare integratiemogelijkheden. 

Hoe kan ik een kadobon in Visma eAccounting registreren en verwerken? Antwoord: Maak grootboekrekening omzet kadobon aan Maak verkoop categorie aan kadobon Maak artikel aan kadobon met verkoop categorie kadobon gekoppeld Daarna: Verkoop kadobon> Verkoopfactuur kadobon (Bon wordt uitgegegeven) Bank: afstemmen onvangst met factuur kadobon Bon wordt ingeleverd > artikel wordt meegegeven Maak verkoopfactuur artikel aan dat meegegeven is  Maak creditfactuur aan van de kadobon Verreken de factuur met de creditfactuur van de kadobon

Hieronder vind je de mogelijkheden om in Visma eAccounting een correctie te maken.   Inkopen   Wanneer er voor een inkoopfactuur een correctie gemaakt moet worden dan kan dit als volgt   Ga naar Inkoop > Inkoopfacturen > Alle. Selecteer de factuur die u wilt corrigeren. Klik op Open. Mocht het niet mogelijk zijn om de gegevens te wijzigen dan kun je de factuur annuleren en opnieuw boeken.    Het annuleren van een inkoopfactuur is niet mogelijk indien de BTW-aangifte is gedaan of factuur is al betaald (of de betaling is onderweg doordat deze via een betalingsbestand aan de bank is verzonden), dan kun je een creditfactuur maken.   Verkopen   Is er een verkoopfactuur gemaakt en verzonden aan de klant? Dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur te aan te maken en te verzenden.   Om een creditfactuur aan te maken begin je altijd vanuit een factuur die eerder is aangemaakt. Je kan artikelen en regels verwijderen of de bedragen wijzigen, maar het totaal mag nooit meer zijn dan het totaal van de oorspronkelijke factuur.   Wanneer er voor gekozen is om bij het boeken de facturen niet met elkaar te verrekenen dan kun je dit later doen door creditfactuur selecteren en bij Acties te kiezen voor Verreken met.   Met de optie Annuleer factuur als actie te kiezen voor een verkoopfactuur die moet worden gecrediteerd, bespaart u veel tijd. Deze actie zorgt ervoor dat Visma eAccounting een creditfactuur voor u aanmaakt waarmee de verkoopfactuur wordt verrekend. U ontvangt een melding over het boekstuk en daarna kan er een nieuwe verkoopfactuur worden gemaakt. Gebruik deze optie alleen indien de verkoopfactuur wel is geboekt, maar niet bij de klant is. Is de factuur wel bij de klant dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur op te stellen en aan de klant te zenden.   Bank/Kas   Als u een banktransactie van uw rekeningafschrift niet juist heeft afgestemd, kun je dit ongedaan maken, door de afstemming te annuleren. Wanneer u de afstemming van een banktransactie annuleert, wordt er automatisch een boekstuk aangemaakt waarmee de oorspronkelijke afstemming wordt gecorrigeerd.   We raden je aan om bij een verkeerd afgestemde bank- kastransactie niet te kiezen om een correctie boekstuk aan te maken maar altijd om de banktransactie te annuleren. Wanneer er is gekozen voor een correctie boekstuk is het daarna niet meer mogelijk om de afstemming van de banktransactie te annuleren.   Handmatig boekstuk   Wanneer het niet mogelijk is om een Inkoopfactuur of Verkoopfactuur  te crediteren of een banktransactie te annuleren dan is er de mogelijkheid om dit via een handmatig boekstuk te corrigeren. Heb je vragen over hoe je een correctieboekstuk boekt neem dan contact op met je boekhouder of accountant.   Een handmatig boekstuk kan bijvoorbeeld ook Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? zijn.

Als je bank- en/of grootboek saldo in Visma eAccounting niet meer aansluit met het banksaldo in je online bankomgeving, dan kan dit de volgende oorzaken hebben.   Er is geen juist beginsaldo ingevoerd in de openingsbalans.   Dit controleert je door via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans het oudste boekjaar te selecteren en te kiezen voor Openingsbalans. Vervolgens bekijk je of bij de betreffende grootboekrekening het juiste beginsaldo is opgegeven. Mocht het niet duidelijk voor je zijn welke grootboekrekening is gekoppeld aan je bankrekening, dan kun je dat inzien via Instellingen - Kas- en bankrekeningen.     Er zijn nog niet-afgestemde banktransacties aanwezig. Het banksaldo in Kas- en banktransacties in Visma eAccounting wordt getoond op basis van alle aanwezige (afgestemde en niet-afgestemde) banktransacties. Echter wordt er pas bij de verwerking van een banktransactie op de gekoppelde grootboekrekening geboekt. Daardoor kan het zijn dat je banksaldo in Visma eAccounting tijdelijk niet overeenkomt met je grootboeksaldo, zolang niet alle transacties zijn afgestemd.   Er ontbreken banktransacties of er zijn onterecht geboekte banktransacties in Visma eAccounting.   Om te achterhalen in welke periode het saldoverschil is ontstaan, is het handig om eerst te bepalen op welk moment er wel een aansluiting was met het banksaldo in Visma eAccounting. Vanaf deze peildatum vergelijk je (per maand/week/dag) het banksaldo in Visma eAccounting met het saldo in je online bankomgeving. Om in Visma eAccounting het saldo tot een bepaalde periode op te vragen kies je via Kas en banktransacties, bij het veld Rekening, de betreffende bankrekening. Om te beginnen kun je via het veld Periode eerst de stand van de bankrekening per maand opvragen. Indien je hebt achterhaald in welke maand het verschil is ontstaan, dan verklein je vervolgens de periode (bijvoorbeeld van maand, naar per week, en vervolgens per dag). Dit doet je door de periode handmatig op te geven via het veld Boekingsdatum. Nadat je de gegevens in Visma eAccounting heeft vergeleken met die van je online bankomgeving, zal zichtbaar worden op welke specifieke dag/dagen er banktransacties missen of onterecht zijn opgenomen in Visma eAccounting.   Om een onterecht verwerkte banktransactie uit Visma eAccounting te verwijderen is het van belang dat deze eerst wordt geannuleerd. Meer daarover lees je terug via deze helpcenter-pagina. Vervolgens verwijder je de banktransactie door op het prullenbak-icoontje aan de rechterzijde te klikken.     Mist er één of meerdere banktransacties, dan voeg je die toe. Dit kan handmatig of door een bankbestand te importeren. Extra aandachtspunten Na het inschakelen van een bankkoppeling kan het gebeuren dat er banktransacties met terugwerkende kracht worden geïmporteerd, terwijl deze mogelijk al handmatig zijn ingebracht in Visma eAccounting. In deze situatie is het van belang om de banktransacties die handmatig zijn ingebracht te verwijderen via het prullenbak-icoontje. Indien de banktransacties al zijn verwerkt, zal de afstemming eerst moeten worden geannuleerd. Als een afgestemde banktransactie achteraf via een correctieboeking is gewijzigd, dan is annulering van de afstemming niet meer mogelijk. In dat geval zal er een correctieboeking moeten plaatsvinden.

FAQ Visma eAccounting Autoinvoice   Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over de activatie en het verzenden/ontvangen van e-facturen via Visma.net AutoInvoice in Visma eAccounting.     Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre.    Autoinvoice - Activatie   Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? Foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog?  E-invoice - Verzenden   Kan ik een e-invoice naar een particuliere klant verzenden? Waarom is een factuur verzenden per mail via AutoInvoice veiliger dan een reguliere e-mail met PDF-bijlage? Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Ik wil geen gebruik maken van het verzenden van e-invoices. Hoe schakel ik dit uit? Wat is het e-invoicingadres van mijn debiteur? Ik wil een factuur verzenden naar de (semi-)overheid, waar moet ik op letten? Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Als ik in de debiteurgegevens van eAccounting de ontvanger controleer, verschijnt deze dubbel in de lijst. Welke moet ik gebruiken om te zorgen dat de verzending van e-invoices goed gaat? E-invoice - Ontvangen   Hoe zorg ik dat een crediteur niet opnieuw (dubbel) wordt toegevoegd? Ik zie dat er een crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren, maar deze is nog grijs/inactief Waarom ben ik niet vindbaar op het PEPPOL-netwerk? U heeft een factuur van Visma (Debiteurenbeheer) ontvangen, maar ziet hem niet terug in eAccounting in Inkoopfacturen - Concepten.   Scanservice Autoinvoice   Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? Ondersteunt de scanservice ook andere formaten dan PDF voor mijn facturen? Kan ik ook mijn bonnen doorsturen naar AutoInvoice? Ik ontvang een factuur als UBL-document van mijn leverancier, kan ik daar wat mee?  Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Invalid attachment received” van portal@kollektor.no  Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Invalid document type” van portal@kollektor.no Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Not approved customer” van portal@kollektor.no Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Is het mogelijk om vanuit een eigen email account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één e-mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen?  Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer?   In dat geval kunt u helaas geen gebruik maken van Visma AutoInvoice. Foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice.   Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog?   Nee, neemt u contact op met onze supportafdeling. Kan ik een e-invoice naar een particuliere klant verzenden?   Nee, alleen naar bedrijven (B2B) wordt ondersteund. Waarom is een factuur verzenden per mail via AutoInvoice veiliger dan een reguliere e-mail met PDF-bijlage?   De e-mails vanuit AutoInvoice bevatten een link waarmee de factuur kan worden gedownload in verschillende bestandsformaten (PDF, UBL, CSV, etc).  Zo kunnen er nooit factuurgegevens worden gewijzigd als een e-mail wordt onderschept. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice?   Ja, een overzicht hiervan vindt u op onze website.  Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen?   Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting. Ik wil geen gebruik maken het verzenden van e-invoices. Hoe schakel ik dit uit?   Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. Wat is het e-invoicingadres van mijn debiteur?   Een e-invoicingadres bestaat uit een code/identifier die hoort bij een kenmerk voor het bedrijf, met daarachter de bijbehorende waarde. Voorbeelden van kenmerken zijn het KvK-nummer, het btw-nummer, of het overheidsidentificatienummer (OIN).  Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678. Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of één van de bovengenoemde kenmerken. Het e-invoicingadres legt u vast in de debiteurinstellingen (Verkoop - Debiteuren). Ik wil een factuur verzenden naar de (semi-)overheid, waar moet ik op letten?   Overheidsinstanties gebruiken het overheidsidentificatienummer (OIN) in het e-invoicingadres.    Als het gaat om een Nederlandse overheidsinstantie, dan plaatst u de identifier '9954:' vóór het OIN-nummer. Bijvoorbeeld 9954:00000001001876387000. Een volledige lijst van de OIN-nummers voor de overheidsinstanties vindt u terug via: OIN-nummers overheid.  Wanneer u aan een buitenlandse overheidsinstantie factureert, bijvoorbeeld aan de Belgische overheid, dan kunt u de website van PEPPOL raadplegen voor het opzoeken van het e-invoicingadres.  Daarnaast vraagt de overheid doorgaans om een inkoopordernummer/orderreferentie (zie hiervoor vraag 11). Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen?   Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting. Als ik in de debiteurgegevens van eAccounting de ontvanger controleer, verschijnt deze dubbel in de lijst. Welke moet ik gebruiken om te zorgen dat de verzending van e-invoices goed gaat?   Als een debiteur via de knop Controleer ontvanger twee keer wordt gevonden, kunnen beide worden gebruikt om een goede verzending van e-invoices tot stand te laten komen. Het verschil is dat bij de één het PEPPOL-adres (extern) is geregistreerd en bij de ander het Visma Autoinvoice-adres (intern). Verzending via het interne Autoinvoice gaat echter sneller, aangezien de overdracht van e-invoices dan binnen onze eigen Autoinvoice-netwerk wordt afgehandeld.   NB: Niet alle bedrijven kunnen met de Controleer ontvanger-optie worden gevonden; dit betreft alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. We raden u aan om de website van PEPPOL te gebruiken voor een completer overzicht.  Hoe zorg ik dat een crediteur niet opnieuw (dubbel) wordt toegevoegd?   Leg het KvK-nummer van de crediteur vast in het venster Bewerk crediteur. Nieuwe inkoopfacturen van dezelfde crediteur zullen vervolgens op basis van het KvK-nummer automatisch aan de juiste crediteur in Visma eAccounting worden gekoppeld. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief.   Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief. Waarom ben ik niet vindbaar op het Peppol netwerk?   Dan heeft u vermoedelijk de optie voor het ontvangen van e-invoices geactiveerd vóór oktober 2019. Neem contact op met onze supportafdeling om dit op te lossen. U heeft een factuur van Visma (Debiteurenbeheer) ontvangen, maar ziet hem niet terug in eAccounting in Inkoopfacturen - Concepten.   Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling.  Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service?   De verwerkingstijd is variabel. Doorgaans zijn de facturen binnen een werkdag verwerkt, echter zijn er soms uitzonderingen tot 48 uur mogelijk. In het weekend vindt er geen verwerking van PDF-facturen plaats.    De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren: - Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt. - Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt. Ondersteunt de scanservice ook andere formaten dan PDF voor mijn facturen?   Nee, enkel facturen in PDF-formaat kunnen worden gescand. Kan ik ook mijn bonnen doorsturen naar AutoInvoice?   Nee, alleen inkoopfacturen worden ondersteund. Ik ontvang een factuur als UBL-document van mijn leverancier, kan ik daar wat mee?    Nee, vraag uw leverancier om de factuur direct naar uw e-invoicingadres te sturen, zodat de inkoopfactuur direct in Visma eAccounting kan worden ontvangen zonder tussenkomst van e-mails. Mocht dat niet mogelijk zijn, vraag dan om de factuur in PDF-formaat, zodat deze door de scanservice verwerkt kan worden. . Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? - De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur). - Het totale BTW-bedrag moet op de factuur vermeld staan. De scan- en herken service kan namelijk geen aparte BTW-bedragen bij elkaar optellen. - Een PDF mag maar één factuur per bevatten, eventuele bijlagen moeten in dezelfde PDF worden aangeboden. - Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende bestandsnamen. - De maximale grootte van de e-mail is 10MB. - De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn. - Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten. - De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat) - De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9 - De scanservice zoekt ook op bepaalde Nederlandse trefwoorden om te bepalen of het document een factuur is. Denk hierbij aan woorden als Factuur, Voorschotnota, Voorschot, Nota, Declaratie, Kwitantie, Afrekening, Aanslag   Een goede richtlijn zijn ook de algemene factuureisen die de Belastingdienst stelt. Ik ontvang een email met onderwerp “Invalid attachment received” van portal@kollektor.no    Dat betekent dat de e-mail die naar de scanservice is verzonden, bestanden of bijlagen bevat die niet verwerkt kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een .JPG of .PNG-bestand. In de e-mail zelf wordt aangegeven welk bestand het betreft. De PDF-bestanden in diezelfde mail zullen echter alsnog gewoon behandeld worden door de scanservice. Ik ontvang een email met onderwerp “Invalid document type” van portal@kollektor.no   Dat betekent dat de scanservice een PDF-bestand niet kan verwerken, meestal omdat het geen inkoopfactuur betreft. De scanservice zoekt naar steekwoorden in het PDF-document om te bepalen of het verstuurde document een factuur is. Wanneer geen van deze steekwoorden op de factuur voorkomt of als de PDF een ongebruikelijke layout heeft, dan kan een document dus worden aangemerkt als 'niet-factuur materiaal'. Zie ook de toelichting over de factuureisen bij vraag 21. NB: Als de PDF wel degelijk een valide, reguliere inkoopfactuur lijkt, dan kunnen wij die op onze supportafdeling verder onderzoeken. We hebben dan wel de afkeuringsmail nodig die u heeft ontvangen op het ingestelde adres in de AutoInvoice-instellingen in Visma eAccounting.  Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Not approved customer” van portal@kollektor.no   Na het aanmaken van een scan-en herken account duurt het een werkdag voordat dit account actief wordt. Als er bij het versturen van een factuur naar de scan-en herken service een automatisch antwoord komt met de melding 'E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider', dan is de scan-en herken account nog niet actief en kunnen er nog geen scans worden verwerkt.      Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice?   Ja, echter is herkenning van de crediteurgegevens daarbij lastiger (in verband met ontbreken NAW-gegevens of KvK-nummer voor Nederlandse bedrijven). Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice?   Ja, dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen?   Ja, die worden dan per PDF als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst. Let op: indien je een factuur/PDF hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur/PDF en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe.

Wanneer u te maken heeft met btw-tarieven die afwijken van de standaard btw-tarieven in Visma eAccounting; is onderstaande workaround wellicht een oplossing voor u om toch een correcte btw-aangifte te kunnen boeken en verzenden vanuit Visma eAccounting naar de Belastingdienst.   In dit voorbeeld gaan we uit van een kantine van een sportvereniging waarbij een afwijkend btw tarief is afgesproken: 13% exclusief van de omzet.   In eAccounting zijn de btw tarieven van 0%, 9% en 21% vaste gegevens welke niet aangepast kunnen worden. Indien u een ander tarief wilt hanteren dan dient u een omzetrekening te gebruiken waar btw code 7 (Btw verkoop, overig tarief) aan gekoppeld is:        Vervolgens kunt u de omzet als volgt boeken (afhankelijk van waar u de omzet boekt kan dat de kas, bank of via een handmatig boekstuk zijn):     In het laatste veld "Btw" dient u handmatig het btw bedrag zelf te berekenen en in te vullen.    Vervolgens ziet u in rubriek 1C van de btw-aangifte dit bedrag terugkomen (via Boekhouding,  Btw aangifte)