Vejledninger i Visma Outsourcing

Hjælpevideoer til Visma HR   Opret medarbejder: https://youtu.be/ZWWZrvKSOmA Sådan logger du på første gang: https://youtu.be/gKYZ9ljPTp4 (åbner i nyt vindue) Sådan godkender du løn- og fravær i leder-/medarbejdermodulet: https://youtu.be/zW4NnWSfQ2A (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du påmindelser: https://www.youtube.com/watch?v=2bfWdrbkmqE (åbner i nyt vindue) Sådan retter du medarbejders stamoplysninger: https://www.youtube.com/watch?v=WtelyB2QQsA (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du rapporter: https://www.youtube.com/watch?v=zNEVdiGykIQ(åbner i nyt vindue) Saldi vist i realtid: https://www.youtube.com/watch?v=43gn4qFwfk8&feature=youtu.be(åbner i nyt vindue)  Har du behov for andre hjælpevideoer, så kommentér denne artikel.

1. Indledning Menupunktet ’Fravær via Excel’ bruges til masseindlæsning af fraværsregistreringer og kan eksempelvis bruges til at indlæse fravær fra et tidsregistreringssystem eller fra andre registreringssystemer.   Med ’Fravær via Excel’ kan du indlæse både standard-fraværskoder og de fraværskoder, du selv har oprettet. Hvis de indlæste fraværsregistreringer ikke kræver godkendelse, vil de få status som godkendte og kan umiddelbart integreres til lønbehandling. Fraværsregistrering, som kræver godkendelse, vil få status som ’Afventer’.   2. Beskrivelse af fil-format Når du indlæser fravær i Vma HR, skal det være i Excel-format. Nedenfor kan du se de felter, du kan indlæse i Visma HR. Hvert feltnavn svarer til en kolonneoverskrift. Det er vigtigt, at overskrifterne på kolonnerne skrives på engelsk og nøjagtigt som vist nedenfor, så filen kan indlæses uden valideringsfejl.   Danske feltnavn Engelske feltnavne Felt/kolonne i Excel-fil Personalenr. EmployeeNumber Obligatorisk Fraværskode AbsenceTypeCode Obligatorisk Fraværsenheder AbsenceNumber Obligatorisk Kalender AbsenceCalendarName Er ikke obligatorisk Startdato StartDate Obligatorisk Slutdato EndDate Obligatorisk Beløb Amount Er ikke obligatorisk Bemærkninger Remark Er ikke obligatorisk   3. Eksempel på fraværsfil Kolonnernes placering/rækkefølge har ingen betydning for indlæsningen i Visma HR, så længe kolonnerne har de rigtige engelske overskrifter.   3.1. Formatering af kolonnerne ’Startdato’ og ’Slutdato’ Understøttede datoformater er følgende: dd-mm-åååå dd-mm-åå ddmmåå ddmmåååå. Dog skal du være opmærksom på, at datokolonner skal formateres som tekst ved talformaterne ddmmåå og ddmmåååå for at undgå sletning af foranstillede nuller. På fraværsregistreringer, hvor fraværstypen er i timer, kan du skrive klokkeslæt sammen med datoformatet.   3.2. Formatering af kolonnerne ’Personalenummer’ og ’Fraværsenhed’ Personalenummer og fraværsenhed er alfanumeriske felter i Visma HR. Derfor skal disse kolonner også formateres som tekst i Excel-filen, hvis du vil sikre dig, at for eksempel foranstillede nuller ikke fjernes. Du formatere kolonnerne på følgende måde: Marker kolonnen Vælg ’Formater celler’ (kan vælges ved højreklik på musen) Vælg ’Tekst’ Klik ’OK’ for at gemme formatering   Talformatet i antal- og beløbskolonnerne skal være #,##. Det vil sige, at decimalseparatoren som udgangspunkt skal være ’komma’. Modulet kan dog håndtere punktum som decimalseparator på visse betingelser. Hvis programmet afvikles med internationale indstillinger, er talformatet #.##. Talformatet må ikke indeholde tusindtalsseparatorer.   4. Indlæsning af Excel-fil Log på Orkidé og vælg ’Fravær via Excel’. Se afsnit 4.1, hvis virksomheden består af flere firmaer. Klik på upload-ikonet Klik på "åbn fil med fraværsregistreringer" Hvis filen er uden fejl, vil data blive indlæst, og du får en kvittering for indlæsningen, som ser ud som følgende: I dette billede kan du rette eller slette fravær. Indlæst fravær kan også ses under den enkelte medarbejder eller i menupunktet ’Fælles rapportering fravær’.   Hvis der er fejl i filen som for eksempel overlap på startdato, fravær over årsskifte eller ugyldig fraværskode, vil der komme en validering som vist nedenfor:   Du kan sætte markering/flueben ved ’Importer kun markerede linjer’. Klik på ’Importer fraværsregistreringer’ og indlæs fraværslinjer uden fejl. Du kan også manuelt fjerne nogle af fluebenene ud for fraværslinjerne, hvorefter disse linjer ikke vil blive indlæst i Visma HR.   Fraværslinjer med fejl kan rettes i Excel filen, hvorefter filen indlæses igen. Kun fravær, der ikke allerede er indlæst, vil blive indlæst igen.   4.1. Flere firmaer i virksomheden Hvis der er flere firmaer i virksomheden, vil du se en dropdown menu, hvor du kan vælge det aktuelle firma. Fravær vil kun blive indlæst på medarbejdere, der er ansat i det valgte firma. Du kan ikke indlæse fravær på medarbejdere i forskellige firmaer på én gang. Årsagen er, at der kan være sammenfaldne medarbejdernumre i flere firmaer, og du derfor skal lave én Excel-fil pr. firma.   Ellers vil alt fravær, der er registreret på medarbejdere med sammenfaldne medarbejdernumre, blive indlæst i det først valgte firma.

1. Indledning Adgang til Visma HR er blevet væsentlig udvidet, således at det nu er muligt at give adgang til systemet på en mere fleksibel måde. Dette betyder, at Visma HR kan ’åbnes’ for medarbejdere, der skal have mere eller mindre begrænset adgang til systemet.   Vi imødekommer dermed behovet for at kunne give adgang til andre arbejdsfunktioner, end dem vi allerede har I systemet i dag. Nu kan der opsættes roller, der får adgang til Visma HR på lige netop det niveau, som disse arbejdsfunktioner kræver. Det kan f.eks. være adgang for medarbejdere i en IT afdeling.   Ligeledes kan der gives udvidet adgang til allerede eksisterende brugerroller, f.eks. fraværsregistrator. Denne vejledning beskriver i detaljer, hvorledes opsætning af brugerroller foregår. Endvidere har vi udvidet muligheden for at kunne registrere organisationens afdelingsledere, herunder om lederen har adgang til Visma HR eller ej. Beskrivelse findes i afsnit 6 længere nede.   1.1. Fleksible roller Fremover skelner vi mellem standardroller (brugerrettigheder), som hele tiden har eksisteret, og fleksible roller, som er den nye fleksible måde at få adgang til systemet på. Opsætning af en ny fleksibel rolle kan kun foretages af Visma. Ved opsætning skal adgang til følgende punkter afklares: Menupunkter (moduler) Firma og afdelinger Sikkerhedsfunktioner (adgangsrettigheder)   1.1.1. Adgang til menupunkter Adgang til menupunkterne – modulerne, som vi også kalder dem – kan der efter behov åbnes og lukkes for. I nogle tilfælde er menupunkterne afhængige af hinanden, således at der skal gives adgang til mere end et menupunkt for at opnå den ønskede brugeradgang.   1.1.2. Adgang til firmaer og afdelinger Der kan gives adgang til et eller flere firmaer inkl. underfirmaer, afdelinger og underafdelinger, eller der kan gives adgang til én enkelt afdeling.   1.1.3. Adgang via sikkerhedsfunktioner Vi har indført noget, der hedder sikkerhedsfunktioner (se eksempel i 3.2). Disse bruges kun af Bluegarden til opsætning eller ændring af fleksible roller. Det er via sikkerhedsfunktionen at adgangsrettigheder til menupunkterne tildeles, dvs. de handlinger (Opret, Læs, Ret eller Slet) brugeren må benytte i et bestemt menupunkt.   Med udvikling af sikkerhedsfunktioner kan vi nu give differentieret adgang til Visma HR, der kan kombineres den adgang, der gives via modulerne.   1.2. Bruger / adgang Menupunktet ’Indstillinger’ er udvidet til brug for administration af brugere og brugerrettigheder, herunder adgang til specielle oplysninger. Under ’Bruger/adgang’ er der følgende fire undermenuer: Brugere - Her oprettes nye brugere Specielle opl. adgang - Her defineres, hvem der skal have adgang til hvilke specielle oplysninger Roller - Her vises et overblik over de roller – inkl. fleksible roller – som I har adgang til Bruger/adgang - Her tildeles eller ændres brugerrettigheder til systemet   2. Sådan oprettes en ny bruger I dette afsnit beskrives hvorledes nye brugere får adgang til Visma HR.   2.1. Bruger i Login-modul Inden en ny bruger kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Visma Login-modul. Gå på https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Virksomheder, der anvender vores løsninger, har allerede fået oprettet en Administrator i Login-modulet. Det er denne administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i systemet. Det er det bruger-id, der bliver tildelt i dette system, som skal bruges ved oprettelse af nye brugere i Visma HR. Brugeren modtager en mail med oplysning om adgangskode.   Skærmbillede til oprettelse af ny bruger i Login-modul: 2.2. Bruger i Visma HR Sådan oprettes ny bruger i Visma HR: Vælg menupunktet 'Indstillinger' Vælg undermenuen ’Bruger/adgang' og herefter ’Brugere’ Klik på Ny og opret bruger med Brugernavn og Bruger id fra Login-modulet Vælg evt. også personalenummer og navn på brugeren i Medarbejder dropdown listen. Klik på Gem Efterfølgende er det muligt at rette Brugernavn, Bruger id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver dog, at den pågældende brugers adgangsrettigheder er slettet. Hvis en bruger har oprettet og gemt et Udvalg, rapporter eller lønsimuleringer, kan brugeren heller ikke slettes.   Bruger id skal være identisk med Bruger id i Login-modulet. Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   3. Bruger / adgang (Brugerrettigheder) Brugerrettigheder tildeles i menupunktet, der nu hedder ’Bruger / adgang’. I dette skærmbillede vises medarbejdere med adgang til Visma HR, herunder hvilke rettigheder (roller) de er tildelt, og de firmaer og/eller afdelinger de har adgang til. Der kan foretages søgning på Bruger, Rolle, Personalenr. eller Medarbejder navn.   Ved klik på en medarbejder i kolonnen ’Brugernavn’ vises i nederste del af skærmbilledet de firmaer/afdelingen, den pågældende medarbejder har adgang til.   3.1. Tildel brugerrettighed til en bruger Klik på Ny I dropdown menuen ’Bruger’ vælges den netop oprettede bruger I dropdown menuen ’Rolle’ vælges der mellem standardrollerne eller eventuelle fleksible roller, der er oprettet af Bluegarden  Yderst til højre markeres de firmaer og afdelinger, brugeren skal have adgang til Klik på Gem Flere brugere kan tilknyttes den samme rolle.   3.2. Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres organisation har til rådighed. Pt. indeholder Visma HR følgende elleve standardroller: Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursusadministrator Løn I skærmbilledet nedenfor ses de elleve standardroller samt én fleksibel rolle, Specielle oplysninger. Medarbejdere med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Administrator, firma’ kan klikke på Ret Slet under ’Aktion’, hvorved opsætningen (rolle detaljer) af den enkelte rolle vises - se skærmbilledet på næste side. Du har ikke mulighed for at ændre i denne opsætning, bortset fra navnet på rollen.   Eksempel på opsætning af en rolle: HUSK: Nye fleksible roller kan kun oprettes af Visma   4. Adgang til Specielle oplysninger Menupunktet ’Specielle opl. Adgang’ er udviklet med det formål, at kunne give visse medarbejdere adgang til én eller flere specielle oplysninger. F.eks. vil medarbejderne i en Itafdeling kunne få adgang til den specielle oplysningskategori (fane), der viser registreret it udstyr.   4.1. Opret ny ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Specielle oplysningskategorier’ Klik på Ny Skriv kategori navn Klik på Opdater Når det oprettes en ny ’Speciel oplysningskategori’ får rollen ’Administrator, organisation’ automatisk adgang til oplysningskategorien.   4.2. Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Bruger / adgang’ Vælg Specielle opl. adgang’ (se skærmbilledet nedenfor) Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, f.eks. IT Udstyr Tilføj rollen, der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på Gem   Nu er det kun medarbejdere, der har adgang til Visma HR med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Specielle oplysninger, der har adgang til at se og registrere udleveret IT udstyr.   I dette eksempel er rollen ’Specielle oplysninger’ oprettet som en fleksibel rolle. Bemærk, alle brugere, der har adgang til Specielle oplysninger, har også adgang til Oplysningskategorien ’Diverse’. Derfor bør der ikke registreres fortrolige oplysninger i ’Diverse’. 5. Afdelingsleder med eller uden adgang til Visma HR I menuen ’Afdelingsleder’ under ’Firma’ har vi tilføjet en ny kolonne, med det formål at kunne skelne mellem ’Leder med adgang til Visma HR og ’Leder uden adgang til Visma HR.   Den nye kolonne hedder ’Afd. Leder med brugeradgang’. Kolonnen bliver automatisk opdateret, hver gang en bruger får tildelt adgang til en eller flere afdelinger, samt bliver oprettet med en af følgende roller: Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger   5.1. Opret afdelingsleder uden brugeradgang Vælg menupunktet ’Firma’ Vælg ’Afdelingsledere’ Klik på knappen ’Ret’ ud for den ønskede afdeling Klik på dropdown-menuen og vælg en medarbejder fra listen Klik på ’Opdater’ Bemærk at kun personer, der er oprettet i Visma HR, kan oprettes som afdelingsleder uden brugeradgang.   5.2. Opret afdelingsleder med brugeradgang Afdelingsleder med brugeradgang oprettes som beskrevet i afsnit 3 og 3.1. Flere ledere kan have brugeradgang til den samme afdeling. Når en leder er oprettet med brugeradgang, betyder det, at den pågældende leder har adgang til Visma HR, hvor lederen kan se medarbejdere i relevante afdelinger.   Afdelingslederne blevet automatisk opdateret i følgende to skærmbilleder: Organisationsoversigten  Klik på en afdeling, hvorefter billedet nedenfor vises i højre side   Firma og afdelinger  Klik på Vælg ud for en afdeling, hvorefter afdelingen vises    

1. Introduktion Du bruger ’Påmindelser’ til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til ’Påmindelser’ er rollestyret.   Du kan oprette påmindelser for: Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet ’Påmindelser’, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse.     Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på ’Ny’. Først vælger du et ’Emne’, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i ’Alle undtagen’ og derefter fravælge bestemte stillingskategorier.   På påmindelsen ’Runde fødselsdage’ vil der komme punktet ’Alder’, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen ’Jubilæum’ vil der komme punktet ’Jubilæum’, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om.   Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på ’Ny’ i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet ’Påmindelse’ med et sigende navn. Udfyld evt. feltet ’Beskrivelse’. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes   3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet ’Alder’ og under ’Modtagere’ vil der være en ekstra valgmulighed i form af ’Fødselarens afdeling’.   3.1. Alder Dette punkt findes under ’Runde fødselsdage’, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved.   3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Fødselarens afdeling’, vil fødselaren også selv modtage påmindelsen.   ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud:     4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer.   4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Jubilarens afdeling’, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet ’Organisation’ under ’Indstillinger’ kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje.   5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i ’Alle undtagen’.   Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under ’Udvalgte medarbejdere’. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i ’Medarbejderen’, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i ’Nærmeste leder’, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’.   5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5.4. Opsætning af fraværsregistrering på ’Organisation’ Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg ’Indstillinger’ og ’Organisation’ i venstremenuen og brug derefter feltet ’Fraværsregistrering’ i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder.   Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen ’Send påmindelser til alle’, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden.   Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse’, får medarbejderen en ny knap ’Klar til godkendelse’ på skærmbilledet ’Fravær’. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato – og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer.   Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen.   Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, kan godkender godt godkende registreret fravær.   Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’ Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’’, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær.   Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med ’Klar til godkendelse’.   Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer.   6.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne.   6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde.   7.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion.   7.2. Hvornår? Påmindelsen ’Fravær refusion’ sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte.   7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under ’Indstillinger’ og ’Organisation’:   Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug ’Rapporter’, ’Fraværsliste’.   Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Visma HR. Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode.     7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder:     Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 12 Barns sygedag §81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. §81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats 33 Pasning sygt barn §81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     25 Barn syg     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet       Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion   Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats     18 Sygdom med dagpenge, eg. sats     19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet        

1.         Indledning Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.   Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst. 1.1.       Ikoner I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   2.         Indstillinger Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter. Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Visma HR-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.   2.1.       Mine indstillinger Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Visma HR kan se.     Diverse indstilling Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog. I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet. Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.   Medarbejdersøgning Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma. I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.   Organisationer Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Visma HR. 2.2.       Organisation I Visma HR er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til Visma Løn felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.   Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.           2.3.       Opslagstabeller De fleste skærmbilleder i Visma HR har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.   En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Visma HR har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til Visma Løn.   Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.   2.3.1.        Opret en ny opslagstabel Klik på ’Ny’ Skriv et nummer, der er over 500 Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.     Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder. 2.4.       Opslagskoder Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.   Klik på ’Ny’ Udfyld kode Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:   Klik på ’Ny’ Ved kode skriver du postnummeret Vælg land Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   2.5.       Specielle oplysningskategorier De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.   Eksempler på specielle oplysningskategorier:     Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.   Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Afslut med 'flueben' 2.6.       Specielle felter En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.   Eksempler på specielle oplysningsfelter:   Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:   Klik på ’Ny’ Vælg en kategori i dropdown-menuen Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor) Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel) Afslut med 'flueben'     Specielle oplysninger på medarbejder:   Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.   2.7.       Fraværskalender Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.     2.7.1.        Opret fraværskalender Sådan opretter du en fraværskalender:   Klik på ’Ny’ Giv kalenderen et sigende navn Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej Vælg land i ’Benyt helligdage fra’ Klik på ’Tilføj’ Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag   Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.   I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.      Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun én af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.   Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.   En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.   Integration til Visma Løn Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til Visma Løn som helligdagskalender.   Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’. 2.8.       Kategorier til dokumenter For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.      Ny kategori oprettes således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien) Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her Afslut med ’Gem’ Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.   Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’ Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver ikke automatisk placeret i en kategori.   Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator. 2.9.       Projektnummer Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til Visma Løn.   2.9.1.        Opsætning af Projektnummer Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.   Klik på ’Ny’ Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske) Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.   Eksempel på oprettelse af projektnummer:     2.9.2.        Opsætning af overførsel til Visma Løn Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke på fraværsregistreringer) til input kontering i Visma Løn. Opsætning foretages af Visma.   I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:   For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:   Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i Visma Løn (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer Kontoplanfelt 1 Kontoplanfelt 2 Kontoplanfelt 3 Kontoplanfelt 4 Kontoplanfelt 5 Kontoplanfelt 6   Orkidé kan overføre til én sorteringskode i Visma Løn. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Visma HR har integration til flere forskellige kundeforhold i Visma Løn.   Ændrer du i sorteringskoden i Visma Løn, skal du også ændre kontoplanfelt i Visma HR. Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Visma HR. Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i Visma Løn, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen. 2.10.       Bruger/adgang I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Visma HR. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.   Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Vismas login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.   Det er ikke muligt at få adgang til Visma HR uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.   2.10.1.        Brugere Sådan opretter du en ny bruger:   Klik på ’Ny’ Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet) Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen Klik på ’Gem’     Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.   Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt. 2.10.2.        Adgang til specielle oplysninger Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.   Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.   2.10.2.1.         Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på ’Gem’   Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.   Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger. 2.10.3.        Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.   Orkidé har følgende 11 standardroller:   Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursus administrator Leder Løn Medarbejder   Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.     Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.   Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Visma. 2.10.4.        Bruger/adgang I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Visma HR, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.     Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.   2.10.4.1.         Tildel brugerrettigheder til en bruger  Klik på ’Ny’ Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’ Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’ Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling! Klik på ’Gem’     Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id). 2.10.       Løndele/fraværskoder I forbindelse med konvertering af data fra Visma Løn til Visma HR oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.     Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.     I opslagstabellerne   320 Personalegoder 322 Fraværstype 324 Variable lønregistrering   kan du oprette egne koder, som ikke overføres til Visma Løn. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på Visma Community). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede. 2.12.       Stillingskategori, koder Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.     Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:   Klik på stillingskategorien, så den bliver blå Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side Afslut med ’Gem’   Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.   Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’. 2.13.       Arbejdsplan Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Visma HR er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.   Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):     Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i Visma Løn.   Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne. Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter).  2.13.1.       Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)   Klik på ’Ny’ Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049) Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender) Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge Klik på Gem Klik på ’Overfør til lønsystem’   Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til Visma Løn er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.   Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres. 2.13.2.       Opret arbejdsplan på medarbejder Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.   Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder: Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.   Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.   2.14.       Fravær via e-mail I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.    Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.   Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på firmaniveau. 2.14.1.       Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’ Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:   Det er kun godkendt fravær, der sendes via e-mail til kalenderen I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen. Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Visma HR’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet   Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Visma HR (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.   Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Visma HR som en mødeindkaldelse i Outlook:      Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.   Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.   2.15.       Opsætning af koder I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.       Kræver godkendelse I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.   Skjules for medarbejdere Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.   Kode vises i Visma HR Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Viosma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.   Vises når lønbehandlet Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.   2.16.       Realtidssaldi Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.     2.16.1.       Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.   Minimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:     Advarsel, min. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:     Advarsel, maks. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.     Maksimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.       Undtagelser Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:   Nyansatte medarbejdere Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv. Godkendelse af lønkørsel Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet. Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier: Fravær via Excel Fælles rapportering fravær Godkend fravær og lønregistreringer 2.17.       Costcenter Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.   2.18.       Udbetalingssted Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.    

1. Rapporter Rapporterne vises som udgangspunkt vises i Excel. Enkelte rapporter kan dog også vises i pdf, her vises udvalgte felter, da pdf-formatet har pladsbegrænsninger i forhold til Excel.   Rapportoversigt Når du går ind under ’Rapporter’, kommer du til ’Rapportoversigt’. Som standard vises rapporterne som ikoner, men du kan øverst i højre hjørne skifte mellem visning af ikoner eller på liste.   Rapporter med standardopsætning: Fraværsliste Jubilæer Fødselsdage Medarbejderliste Ansættelser og fratrædelser Lønregistreringsrapport Anciennitet Rapporter med mulighed for at ændre opsætning: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Du kan vælge hvilken typer rapporter du ønsker at få vist i oversigten, ved at bruge denne dropdownmenu i toppen:     Under hver rapport, kan du se et eller flere små ikoner.     Vær opmærksom på, at alle med rettigheder kan slette virksomhedens egne rapporter. Sådan kan et fuldt overblik se ud:   1.1. Adgang til rapporter Adgangen til rapporter styres på roller og afhængig af adgang til afdelinger. For at have adgang skal man som minimum via rollen have læseadgang på ’Ansættelse’ og ’Medarbejder stamdata’ samt have adgang til den eller de afdelinger, man skal kunne se data for.   Skal der være adgang til rapporterne ’Lønregistreringer’ og ’Fraværsliste’, så skal der også være læseadgang til Fravær og Variable. Kontakt dit kundecenter, hvis du har behov for at ændre på en eller flere roller.   2. Standard eller egen definition Alle rapporterne findes i en standardvisning. Nogle rapporter giver mulighed for at definere, hvordan den skal se ud. Det er: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Når du klikker på en rapport, får du muligheden for at definere det, du ønsker at se. Det gør du ved at klikke på ’Til/fravælg kolonner’ og derefter klikke de informationer af, du vil have med i rapporten. Udover til/fravalg af bestemte informationer, kan du også sætte filter på.   Herunder er et eksempel fra rapporten ’Ansættelse’, hvor du kan vælge hvilke afdelinger, rapporten skal gælde for. Hvis du ikke vælger nogen, så vil alle afdelinger være med i rapporten. Når du er færdig kan du klikke på ’Hent Excel’ for at se rapporten. Er det en rapport I skal bruge ofte, kan du nederst under ’Gem opsætning’ give den et navn og derefter gemme den. Herefter vil den kunne ses i rapportoversigten.   Vær opmærksom på, at man ikke kan navngive flere rapporter med samme navn. Hvis du vælger et navn til en rapport, der allerede eksisterer, vil der ske én af følgende ting: Hvis det samme navn som en af standardopsætningerne, vil du ikke kunne vælge det. Du vil få en fejlbesked og skal vælge et andet navn. Hvis det er samme navn som en af jeres egne definerede rapporter, vil du få muligheden for at overskrive. Hvis du vælger dette, så vil den gamle rapport blive erstattet af den du er i gang med at gemme. Skal I beholde begge rapporter, skal du vælge et andet navn.      

 A. Pension contribution for the employee as well as the employer must be withheld each month if applicable. The contribution is calculated upon the actual pensionable salary. In this example employee contribution is 5%, deductible in the taxable income, employer’s contribution is 10%. Please note that pension amounts can be subject to and determined by collective agreements.   B. Compulsory ATP contribution also called “old age pension”. The employee contribution is DKK 94.65 each month and employer contribution is DKK 189.35 each month for a full-time employee in year 2018. See current contribution rates on this link https://lifeindenmark.borger.dk/-/media/LID/Documents/ATP/ATP_Contribution_rates_2016.ashx Payment of withheld contribution for the employee as well as the employer is due every third month on the 7 th in the month of February, May, August and November. If the original due date is in a weekend or on a public holiday, the due date will be changed to the first coming weekday after the original due date.   C. Labor market contribution 8% (AM-bidrag) All working citizens must pay labor market contributions. The employer will deduct the contributions from the employees pay. Labor market contributions are used for the Government's labor market expenses, for example to cover unemployment benefits, supplementary training courses and maternity. It should be noted that the labor market contributions are actually a tax, deducted from employees' gross pay. Company withheld labor market contribution is paid together with the company withheld tax for employees. You can find more information about tax payment and due dates etc. via the following link http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=2244415&ik_navn=transport   D. Tax, as a foreign company liable to pay tax in Denmark, you must withhold labor market contributions and A-tax for your employees according to the same rules that apply to Danish businesses with employees. You must withhold tax from the employees' first day of work in Denmark. Every employee needs to have a Danish civil registration number (CPR number) and their own personnel tax card with a tax percentage and a tax-free amount each month. When you hire a new employee, Visma will automatically request the tax card electronically from SKAT. If an employee gets a new tax card Visma will automatically get the new tax card from SKAT. For more info please visit http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=2244389&ik_navn=transport   E. The tax card Basis for holiday payment is the holiday entitled pay, taxable amount of company car and telephone if applicable. The employee saves up an additional holiday supplement of 1% that is due with the salary in May, if the employee still is employed with the company. It is calculated upon basis for holiday payment earned the previous year. When an employee is terminated, he/she is entitled to 12,5% of basis for holiday payment earned the previous year. In Denmark, you earn the right to 2,08 days of holiday per month during the calendar year, which is 25 days for a whole year = 5 weeks. You take the holiday earned the previous year from May to April. Ex. Holiday earned in 2 January – December 2017 – can be taken from April 2018 – May 2019. Please note that new vacation rules will apply as of September 2019. You can find an description of the new holiday law here: https://community.visma.com/t5/Vejledninger/The-new-Danish-Holiday-Law-English-version/ta-p/133245/jump-to/first-unread-message   The employer’s actual costs are: Gross salary ATP Pension (if applicable) Company car (if applicable) Company telephone (if applicable) Holiday payment 12½ % AER DKK per employee every three month

Folketinget har vedtaget en ny Ferielov. Baggrunden for den nye lov er blandt andet, at EU-Kommissionen vurderede, at den gældende danske ferielov grundlæggende er i strid med EU-retten, da alle lønmodtagere ifølge EU’s regler skal have ret til fire ugers betalt ferie om året. De danske regler om forskudt ferie betyder, at nye på arbejdsmarkedet i dag skal vente op til 16 måneder, før de kan holde betalt ferie. Et ferielovsudvalg fik derfor til opgave at komme med et forslag til en ny ferielov, som skulle tage hensyn til Danmarks internationale forpligtelser. Forslaget fra ferielovsudvalget ligger til grund for den nye lov. Den nye ferielov medfører, at nye på arbejdsmarkedet i fremtiden kan afholde betalt ferie allerede i deres første år af deres ansættelse, hvor de med reglerne i dag kunne risikere at skulle vente op til 16 mdr., før de kan holde betalt ferie.   De nuværende regler[1] I Danmark er der i dag forskudt ferie. Det betyder, at lønmodtageren optjener ferie i kalenderåret fra 1. januar til 31. december, men at ferien først kan afholdes fra 1. maj året efter. Der kan dermed gå op til 16 måneder, fra ferien optjenes, til ferien kan afholdes.   De nye regler[2] Med den nye ferieordning optjener og afvikler lønmodtageren sin ferie på samme tid over en periode på 12 måneder (ferieåret). Det betyder fx, at den ferie, der optjenes i februar måned, allerede kan afholdes i marts måned samme år. Lønmodtageren har dog mulighed for at afholde ferien i yderligere 4 måneder, så der er 16 måneder til at afholde ferien i (ferieafholdelsesperioden). Det giver den enkelte øget fleksibilitet til at afholde ferien.   Der vil fortsat være to former for feriebetaling, nemlig ferie med løn og ferietillæg og ferie med ferie-godtgørelse.   For alle lønmodtagere medfører den nye ferieordning, at ferien optjenes løbende i ferieåret fra den 1. september til den 31. august året efter (12 måneder). Med en ny ferieordning vil lønmodtageren – som i dag – optjene 2,08 feriedage om måneden, og der optjenes fortsat ikke ret til betalt ferie i perioder, hvor arbejdsgiver ikke betaler hel eller delvis løn.   Den optjente ferie kan afholdes i ferieafholdelsesperioden fra den 1. september til den 31. december året efter (16 måneder). Den periode, lønmodtageren kan holde sin ferie i, er således sammenfaldende med optjeningsperioden – men fire måneder længere. Det betyder, at ferien kan planlægges mere fleksibelt.   Se eksempel på person, der er ny på arbejdsmarkedet: https://www.regeringen.dk/nyheder/aftale-om-ny-ferielov/ny-ferielov-eksempel-1/   Se eksempel på person, der allerede er på arbejdsmarkedet: https://www.regeringen.dk/nyheder/aftale-om-ny-ferielov/ny-ferielov-eksempel-2/   Hvordan stiller den nye Ferielov arbejdsgiverne? Den nye Ferielov bibeholder en række af de regler og principper, vi kender fra den eksisterende ferielov. Men ud over indførelsen af samtidighedsferieændrer den på en række områder arbejdsgivernes måde at skulle håndtere ferie på. Herunder har vi listet en række af de regler, der fortsætte uændret, og af ændringerne:   Feriebetaling Den nye ferielov giver fortsat mulighed for enten at give ferie med løn og ferietillæg eller ferie med feriegodtgørelse (udbetaling via Feriekonto eller en feriekortordning). Og grundlaget for beregning af ferietillæg og feriegodtgørelse ændres heller ikke i den nye lov.   Med loven kan arbejdsgiver som noget nyt udstrække en feriekortordning aftalt i én overenskomst, til alle ansatte på samme virksomhed, uanset organiseringsforhold. Arbejdsgiver undgår derved at skulle håndtere feriebetaling på forskellig vis. [3]   I dag skal ferietillægget senest udbetales i takt med, at ferien afholdes, men i praksis udbetales tillægget vanligt én gang årligt med april/maj-lønnen.   Ferietillægget skal fremover udbetales i to portioner i maj og august eller samtidig med, at den dertil svarende ferie begynder.   Afholdelse af ferie Ferie afholdes fortsat med 5 dage om ugen og som udgangspunkt i hele dage. Start- og sluttidspunkt for ferien ændres ikke, og reglerne om sommerferie og øvrig ferie fortsætter også.   Den nye lov ændrer ikke på fristerne for varsling af henholdsvis sommerferie og øvrig ferie, men varslingsfrister kan ikke længere fraviges generelt i en kontrakt; det kan kun ske i den konkrete situation.   Arbejdsgiver og lønmodtager kan aftale, at lønmodtageren holder betalt ferie på forskud. Ferie, der holdes på denne måde, afdrages herefter i takt med, at den optjenes. Fratræder lønmodtageren, inden ferie er ”tilbagebetalt”, kan arbejdsgiver kun modregne sit tilgodehavende i udestående løn.   Desuden indføres et nyt begreb, fondsferiedage, hvorefter nye på arbejdsmarkedet kan få betaling fra fonden for feriedage, lønmodtageren har optjent i 2019, men som er indefrosset på grund af overgangsordningen. Betalingen for disse op til 8,3 feriedage udbetales efter ansøgning, og de vil herefter blive modregnet i den udbetaling, der sker når lønmodtageren når folkepensionsalderen.   Nyt er også, at ferie, der ikke er afholdt på grund af en feriehindring op til ferieafholdelsesperiodens udløb, automatisk overføres til den efterfølgende periode.   Ændret arbejdstid/arbejdsomfang fra optjeningsperiode til udbetalingsperiode De nuværende regler fordrer, at det som udgangspunkt er lønnen på ferieafholdelsestidspunktet (og ikke optjeningsåret), der skal udbetales til lønmodtageren under lønmodtagerens ferie. Undtagelsen er dog Ferielovens § 23 stk. 3, der siger at lønnen skal reguleres, såfremt arbejdstiden/arbejdsomfanget på ferietidspunktet afviger med mere end 20% i forhold til arbejdstiden/arbejdsomfanget i optjeningsåret.   Det er her væsentligt at anføre, at det alene er afvigelsen i arbejdstid/arbejdsomfang, der indgår ved vurderingen af, hvorvidt der skal ske en forholdsmæssig regulering af lønnen på ferieafholdelsestidspunktet. En lønforhøjelse eller lønnedgang har således ingen påvirkning.   Med ændringer i den nye Ferielov forsvinder 20%-reglen. I stedet fremgår det nu, at hvis der sker ændringer i arbejdstid eller -omfang, som kræver et nyt ansættelsesbevis, har lønmodtager ret til løn under ferie, der svarer til arbejdstid/-omfang på optjeningstidspunktet. I disse tilfælde skal den aktuelle løn således altid reguleres, når den udbetales som løn under ferie.   Arbejdsmarkedets parter og kollektive overenskomster Den nye Ferielov træder først i kraft 1. september 2020, idet overgangsordningen dog træder i kraft 1. september 2019 (se nærmere om overgangsordningen herunder). Dette giver arbejdsmarkedets parter tid til at indrette de kollektiver overenskomster efter de nye regler. Derudover giver det tid til at gennemgå og forhandle nye lokalaftaler samt tilrette individuelle ansættelsesaftaler i det omfang, der måtte være behov for dette.   I denne forbindelse skal det også afklares, i hvilket omfang generelle og/eller lokale aftaler om feriefridage og omsorgsdage mv. skal tilpasses de nye regler på ferieområdet.Visma følger spændt dialogen og aftaler om de kollektiver overenskomster samt udviklingen på arbejdsmarkedet i øvrigt, da udfald af beslutninger vil påvirke en stor del af vores kunder. Hertil vil beslutningerne påvirke den nye funktionalitet, som vores lønsystemer skal kunne håndtere.    Overgangsordningen Som nævnt ovenfor indføres der med den nye Ferielov en overgangsordning. Formålet med overgangsordningen er at gøre overgangen fra forskudt ferie til samtidighedsferie så smidig som muligt, at undgå dobbeltdækning, og at tilgodese hensynet til virksomhedernes likviditet.   Overgangsordningen indebærer, at ferie der optjenes i perioden fra 1. september 2019 til 31. august 2020, indefryses og først udbetales til lønmodtageren, når denne har nået folkepensionsalderen eller forlader arbejdsmarkedet.   For at sikre formålet med overgangsordningen oprettes en særlig fond under Lønmodtagernes Dyrtidsfond, som håndterer overgangsordningen. Lønmodtagernes Dyrtidsfond skriver følgende: Ved overgangen til den nye lov får alle lønmodtagere nemlig indefrosset feriepenge for op til 5 ugers ferie i en fond under Lønmodtagernes Dyrtidsfond (LD). De indefrosne feriemidler skal forrentes, ligesom en hvilken som helst anden pensionsopsparing, og bliver udbetalt, når lønmodtageren når folkepensionsalderen eller forlader arbejdsmarkedet. En økonomisk overgangsordning Ved at indefryse feriemidlerne lettes overgangen til den nye ferielov for arbejdsgiverne. Med den nye lov får lønmodtagerne mulighed for at afvikle ferie, så snart den er optjent. Denne samtidighed mellem optjening og afvikling af ferie kan udfordre arbejdsgiverne rent økonomisk. Det er heller ikke hensigtsmæssigt for arbejdsgiverne, hvis lønmodtagerne kan holde dobbelt ferie i overgangsåret fra gammel til ny ferielov. For at undgå at arbejdsgiverne skal udbetale både allerede optjente feriepenge og nye feriepenge inden for samme år, får alle ved overgangen til den nye lov indefrosset deres optjente feriemidler. Lønmodtagernes optjente feriemidler forbliver selvfølgelig lønmodtagernes egne penge. Hver enkelt lønmodtager får en konto i den nye feriemiddelfond under LD, og det bliver fonden, der skal holde styr på lønmodtagernes penge.[4]   Alle arbejdsgivere skal for hver medarbejder opgøre og indberette de feriedage og den feriebetaling, der er optjent i perioden fra 1. september 2019 til 31. august 2020. Feriebetalingen beregnes som 12,5% af lønnen i optjeningsperioden. Oplysningerne skal indberettes til fonden senest 31. december 2020. Hvis oplysningerne allerede er indberettet til FerieKonto eller til en privat feriekasse, vil det dog være FerieKonto eller den private feriekasse, der indberetter oplysningerne.   I det omfang feriebetalingerne er indbetalt til FerieKonto eller en privat feriekasse, vil FerieKon­to/den private feriekasse indbetale feriebetalingerne til fonden. Er pengene ikke indbetalt til FerieKonto/en privat feriekasse, kan arbejdsgiver vælge at beholde indefrosne feriebetalinger i stedet for at indbetale feriebetalingen til fonden. Vælger arbejdsgiver at beholde alle eller en del af feriebetalingen, kan arbejdsgiver efterfølgende på ethvert tidspunkt vælge frivilligt at indbetale én eller flere lønmodtageres tilgodehavende feriebetaling (inkl. indeksregulering) til fonden. Beholder arbejdsgiver feriebetalingen, vil arbejdsgiver få en opkrævning fra fonden, når en lønmodtagers tilgodehavende feriemidler er forfaldet til udbetaling fra fonden.   Hvis man som arbejdsgiver har mulighed for at beholde indefrosne feriebetalinger, skal man overveje fordele og ulemper ved på den ene side at afregne de indefrosne feriebetalinger til fonden ultimo 2020 og på den anden side beholde alle – eller en del af – feriebetalingerne i virksomheden længst muligt. En mulighed er også at vælge en ”afdragsordning”, hvor arbejdsgiver over en årrække indbetaler lønmodtagernes tilgodehavender til fonden.   Kurser i den nye Ferielov En stor del af vores kunder efterspørger vores personalejuridiske kurser, der specifikt klæder dig på hvad angår de nye regler. Flere af de kommende kurser er allerede fuldt bookede, men læs mere om vores kurser og tilmeld dig her: https://kursus.bluegarden.dk/MELE/Event/a587188b-b8e4-e711-80c9-005056bf0147/   Fodnoter [4] https://www.ftf.dk/loen-og-ansaettelse/artikel/ny-ferielov/ [3] https://www.ld.dk/da-DK/Presse/Nyheder/2018/Folketinget-vedtager-ny-ferielov [2] https://www.regeringen.dk/nyheder/aftale-om-ny-ferielov/ [1] https://www.regeringen.dk/nyheder/aftale-om-ny-ferielov/  

The Danish parliament has enacted a new holiday law. The reason for this new law is, among other things, that the EU-Commission have assessed that the current Danish holiday law is fundamentally against the regulations of the EU-court, as all employees according to the EU rules should have the right to four weeks paid vacation per year.  The current Danish rules of staggered holiday (slightly offset), means that today a new member of the labor market would have to wait up to 16 months before they can take any paid holiday. A holiday-law committee was therefore asked to come up with their suggestions for a new holiday law, which should meet the international obligations that Denmark has. These suggestions act as the base of the new holiday law. The new holiday law introduces the possibility that new members of the labor market in the future will be able to take paid holiday within the first year of their employment.   The current holiday rules Today in Denmark we have staggered (slightly offset) holiday. This means that the employed person earns paid holiday per calendar year 1. January to 31. December, but the paid holiday cannot be taken before May 1 st of the next year. As a result of this, up to 16 months can pass from the time the holiday is earned to the time the paid holiday can be taken.  Days is earned in this period.     The new holiday rules With the new holiday law, the employed person will earn and take his/her holiday at the same time in a 12-month period (The holiday year). This means that the holiday earned in February can be taken as soon as March the same year. The employed person will however, have the opportunity to take the earned vacation for an additional 4 months which means that he/she will have 16 months to take the earned holiday (Holiday period). This gives the individual employed person a higher flexibility to take their holiday.     Going forward there will still be two types of holiday payment. Holiday with pay and holiday supplement and holiday with holiday-compensation. For all employed persons the new holiday law will introduce the element that holiday is earned continuously during the holiday year which runs from September 1 st to August 31. The next year (12 months). With the new holiday law, the employed person will earn 2,08 days per month – exactly as they do today – and exactly as before they will not earn the right to paid holiday for periods where their employer does not pay them any salary. The earned holiday can be taken during the “holiday period” which runs from September 1 st to December 31. The next year (16 months). Part of the period where the employees can take their earned holiday is therefore coincident with the earning period – but it is 4 months longer. This makes the holiday planning more flexible.   What does the new law mean to the employer? The new holiday law keeps some of the rules and principles we know from the current holiday law. But apart from the introduction of Same-Time-Holiday it changes some of the ways that the employer handles the holiday. Here below you can find a list of which rules that remain unchanged and which that have been changed:   Holiday payment The new holiday law still provides the opportunity to either give holiday with pay and holiday-supplement or give holiday-compensation (Payment through Holiday account (Feriekonto) or by using a holiday-card-agreement. The calculation of the holiday-supplement and the holiday-compensation will not be changed with the new law.   With the new law the employer will now be able to extract a holiday-card-agreement, agreed upon in a collective agreement, to all employees in the same company regardless of the employee’s organization situation. Thereby the employer can avoid having to handling the holiday payment in various ways.   Today the holiday-supplement should, at the latest, be paid together with the first holiday taken, but in praxis the holiday-supplement is normally paid once a year together with the payroll for April or May. Going forward the holiday-supplement should be paid twice a year in May and in August or together with any taken holiday.   Taking holiday Holiday is still taken as 5 days a week and as whole days as a rule. Start- and end date of the holiday is not changed either and the rules about summer holiday and other holiday also still applies.   The new law does not change the deadlines for notification of the summer holiday and other holiday, but the deadlines can no longer be set aside in general by making a contract; they can only be set aside in the individual concrete situation.   The employer and the employee can agree that the employee can take holiday in advance. Holiday taken in advance is afterwards paid off as it is earned. If the employee is terminated, before the holiday taken in advance have been paid off, the employer can only setoff the balance in their favor in the owed payroll to the same employee.   Further the new term “Foundation-holidays” is introduced, from this foundation new employed persons can get their holiday earned in 2019 paid out. The payment for these max. 8,3 holidays will be paid out by applying for it, and this payment will afterwards be deducted from the payment the employed person where to received when they leave the labor marked to retire.   Another new rule is that holiday which has not be taken as the result of holiday-hindrance will automatically be transferred to the next holiday period.   If your work hours/work load is changed from the time the holiday is earned to the time where the holiday can be taken The current rules demand that it, as a rule, is the salary at the time of taking the holiday (Not the earning time) which should be paid to the employee when any holiday is taken. The exception is however the holiday laws §23 section 3 which states that the salary should be adjusted in case the work hours/work load is changed by more than 20% at the time of taking the holiday compared to the work hours/Work load in the earning period.   It is important to note that it is the change in the work hours/work load alone that is taken into consideration when determining if three would have to be a proportional adjustment of the salary at the time of taking the holiday. Any salary increase or salary deduction will because of this not be taken into consideration.   This 20% rule will disappear when the new holiday law is carried out.  Instead it is now evident that if the work hours or the work load, which would require a new contract, is changed, the employee is entitled to pay during the holiday which matched the work hours and work load at the holiday-earning time.  In these events the current salary should always be adjusted when it is paid as holiday pay.   The labor marked and collective agreements The new holiday law will not become effective until September 1 st 2020, however the transition agreement will become effective on September 1 st 2019 (See more below). This gives the parties of the labor market time to adjust the collective agreements to fit the new rules. At the same time, it gives time to go through and negotiate new local agreements as well as adjusting any individual employment contracts in the extend needed.   In this connection it should also be determined to which extend general and/or local agreements about extra holidays and care days etc. should be amended to fit the new holiday rules. At Visma we are excited to follow the dialog and the collective agreements negotiations including the progress on the labor market in general as the decisions made will have a great impact on many of our customers. Also, because the decisions made will affect the functionalities that our payroll solutions will have to handle.   The transition agreement As mentioned above, a transition agreement will be introduced because of the new holiday law. The idea behind the transition agreement is to make the transition from staggered-holiday (slightly offset) to same-time-holiday as easy as possible, avoid double coverage and to show regard for the companies.   The transition agreement involves that holiday earned from 1 September 2019 to 31 August 2020 will be “frozen” and not be paid out to the employed person before they leave the labor market to retire.   To ensure the purpose of the transition agreement a special trust fund will be setup within “Lønmodtagerens dyrtidsfond” (The employed persons high priced foundation) who will handle the transition agreement. “Lønmodtagerens dyrtidsfond” (The employed persons high priced foundation) writes the following about the transition agreement:   At the time of the transition to the new holiday law every employed person will get holiday pay for up to 25 days frozen in a fund within “Lønmodtagerens dyrtidsfond”. The frozen holiday means will be paid back with interest, as well as any other pension saving and will be paid out when the employed person leaves the labor market to retire.   An economical transition By freezing the holiday funds, the transition is made easier for the employers. With the new holiday law, the employed person will get the opportunity to take holiday as soon as it is earned. This simultaneity between earning and taking holiday can challenge the employer’s economy. At the same time, it would not be appropriate for the employer’s if the employed person would be able to take double holiday in the transition year from the current holiday law to the new. To avoid having the employer’s pay out the already earned holiday and the new earned holiday within the same year, everyone will get their already earned holiday frozen in a fund. The employed person already earned holiday means will of course stay the employed persons own money. Every individual employed person will get an account in the new holiday fund within ”Lønmodtagerens dyrtidsfond” and it is this fund which needs to keep track of the employed persons money.   For every employee, all employers will have to calculate and report the holidays and holiday pay which have been earned in the time from 1 September 2019 to 31 August 2020. The holiday pay is calculated as 12,5% of the salary at the time of earning the holiday. This information should be reported to the fund on 31 December 2020 at the latest. If the information has already been reported to the holiday account (FerieKonto) or another private holiday fund it will however be holiday account (FerieKonto) or the private fund who will report the information to the fund.   In the events where the holiday pay has already been transferred to holiday account or another private fund, holiday account or the other private fund will transfer the money to ”Lønmodtagerens dyrtidsfond”. If the money has not been transferred to holiday account or another private fund the employer can choose to keep the frozen holiday means instead of transferring them to ”Lønmodtagerens dyrtidsfond”. If the employer should choose to keep the holiday means, they can at any time choose to voluntarily transfer the holiday means for one or more employees (including indexation) to ”Lønmodtagerens dyrtidsfond”. Should the employer choose to keep the holiday means, they will at the due date receive a request from ”Lønmodtagerens dyrtidsfond” asking them to transfer the holiday means to the fund.   As an employer you will get the opportunity to keep the frozen holiday means, which is why you should consider both advantages and disadvantages of settling the frozen holiday means to the fund by the end of 2020 or on the other side keeping the holiday means – or part of these – within the company as long as possible. Another possibility is to settle the holiday means by instalments, where you would pay the holiday means into the fund in smaller portions over a period of several years.

1. Reports As a rule, the reports will be shown in Excel format. A few reports can however also be shown in PDF format. Only selected cells will be shown in the PDF as the PDF format has a limited amount of space compared to Excel.   Report overview When you select the menu item “Reports” you will enter the “Report Overview”. As standard the reports will be shown as icons, but you can change this to a list view in the top right corner.     Reports with standard setup: Absence list Anniversaries Birthdays Employee list Employment and resignations Salary items Seniority   Reports where the setup can be changed: Salary, pension and benefits Employment Contact information Education You can choose which reports are shown in the overview by using the dropdown-menu in the top of the page.   Below each report you will see one or more small icons.   Please note that everyone who has right and access to reports can delete the company’s own reports.   1.1 Access to "Reports" The access to “Reports” is role determined and depends on the access for departments. To get access you will as a minimum need to have read access for “Employment” and “Employee information” and have access to the departments for which you need to see the data for.   If you need access to the reports “Salary items” and Absence list” you will also need a read access for Absence and Variables. Please contact your customer support center if you need to change one or more roles.   2. Standard or self-defined reports All reports can be found in a standard version. Some reports offer you the opportunity to change how the report should look. These are:   Salary, pension and benefits Employment Contact information Education When you click on a report you will get the opportunity to define what you want to view in the report. This is done by clicking on “Add/remove columns” and then selecting the information you want included in the report.   Apart from Add/remove columns you can also add a filter.   Here below you can find an example form the report “Employment” where you can select which departments the report should apply to. If you do not choose any departments then all departments will be included in the report. When you have finished, you can click on “Download Excel” to view the report. If this is a report that you frequently use, you can give the report a name, in the bottom part of the page under “Save template” and then press “Save”. When you have done this, the report can be seen in the report overview.   Please note that you cannot name multiple reports under the same name. If you choose a name for a report that already exists one of the following things will happen: If the report has the same name as one of the standard reports you will not be able to use it. You will get an error message and be asked to choose another name. If the name is the same as one of your self-defined reports you will get the oppertunity to overwrite. Should you choose to do this, the ole rept will be replaced by the report you are trying to save. If you need to keep both reports you need to give the report another name.  

1. Introduction In our HR system Visma HR you will find a line of available standard roles and these can be freely used by all companies who use Visma HR. The standard roles are setup based on the roles and processes which are most common in Danish companies.   This document contains a brief description of these standard roles.   2. Users/Roles (Standard roles) The following standard roles can be found in Visma HR: Administrator, organisation Administrator, company Leader, read Leader, edit Absence enrolment HR HR - Without multi-function Course administrator Salary Employee - Primarily for users of the Leader- employee module Leader - Primarily for users of the Leader- employee module   2.1 Menu items The role descriptions follow the structure in the menu items. Company Employee Approve absence and salary registrations – Only Leader- employee module Courses and education Common reporting absence Absence via Excel Reports Selection Multi-function Settings   3. Role description The companies access to Visma HR is first and foremost determined by the modules that the company has access to. Hereafter it is the individual setup of roles which determines which menu items and cells a user can access. The access can be controlled through modules or through rights (Create, read, edit, delete or yes/no).   3.1 Administrator, Organisation At least one person at the company needs to have this role. (See exceptions under administrator, company). The administrator will by default have access to all employees and cells in Visma HR.   Company This role has all rights (Create, read, edit and delete) for the company’s organisation, including the company, the departments and the department leaders.   Employee This role has all rights (Create, read, edit and delete) for the employees: Personal information Relatives Employment development Salary, pension and salary changes Benefits Absence Salary registrations - Only Leader- employee module Education Special information Documents   This role can possible view: balances from the last payroll, frame/step information, real time balances of vacation etc. and work calendar.   Approve absence and salary registrations (Only Leader- employee module) This role can approve or decline the employee’s absence and salary registrations.   Courses and education This role can administrate courses and education by using the menu items Course catalog, course provider and define levels of education.   Common reporting and absence and Absence via Excel This role has four different options for registration of absence on the employee within these categories: Employee and employment Salary, pension and benefits Absence Education Other reports All reports can be saved in excel, word or PDF format. This role can save and reuse their own report settings.                       Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and          multi-function.                                             Multi-function Multifunction can be used to setup or change on more employees at the same time. This role has full access to all the multi-function areas: Special information, education, absence, employment, benefits as well as salary and pension. In the multi-function salary and pension this role can make salary simulations about salary adjustments.   Settings This role will by accessing the menu item settings have access to impact the       company settings of Vism HR in many ways. Ex. Content in look-up in charts, Special information and information category, Absence calendar, document category, work plan, project numbers, absence through e-mail, setup of salary- and absence codes, folders administration etc.   3.2 Administrator, Company The standard role “Administrator, Company” has almost the same rights as the role                  “administrator, organisation”. Typically, the “Administrator, company” role is used   when you need to have more than one administrator, who are not allowed to have access to each other’s company data. The same applies if the company has only one Visma HR solution which integrates two different customer relationships in Visma Løn.   If the company does not have a user of the “Administrator, organisation” role, they will                       need to have at least one person who has the role “Administrator, company”   Below we will only mention the items where the two roles have different accesses and rights.                       Company This role has rights (create, read, edit and delete) to the company’s organisation                       including company, departments and department leaders. This role cannot create new companies.                       Settings Under the menu item Settings this role has certain limits compared to the “Administrator, organisation” role. The limitations are ex. In the ability to edit user accesses and look-up codes.   3.3 Leaders, Read This role is created for companies who does not use the Leader- employee module.   Company This role has read only access to the company’s organisation, including company, departments and Leaders.   Employee This role had read only access to their own employees: Personal information Relatives Employment development Salary, pension and salary changes Benefits Absence Education Special information Documents - role determined This role can possible view: balances from the last payroll, frame/step information, real time balances of vacation etc. and work calendar.   Courses and education This role has read only access to the course catalog, course provider and education level.   Reports This role can create all available standard reports within these categories: Employee and employment Salary, pension and benefits Absence Education Other reports All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search and reports.   Settings This role has a very limited access to the menu item settings. But this role is able to                       view the content in special cells, information categories and the absence calendar.                      3.4 Leader, Edit The role “Department leader, edit” is created for companies who does not use the                     Leader- and employee module.                       Company This role has a read only access to the company’s organisation, including company,                       departments and department leaders.                       Employee This role has different rights connected to the employee screen display: Personal information - Read and edit Relatives - Full access Employment and employment development - Read, but full access to the tab employment remarks Salary, pension and salary changes – read Benefits – Read Absence - Full access Education – Read Special information - Full access Documents - Role determined                     This role can possible view: balances from the last payroll, frame/step information, real time balances of vacation etc. and work calendar.   Courses and education This role has read only access to the course catalog, course provider and education level.   Reports This role can create all available standard reports within these categories: Employee and employment Salary, pension and benefits Absence Education Other reports                     All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search and reports.   Settings This role has a very limited access to the menu item settings. But this role has full                       access to special cells, information categories and has read only access to the absence calendar.   3.5 Absence enrolement The role “Absence enrolment” is primarily created for companies who does not use     the Leader- employee module.   Company This role has a read only access to the company’s organisation, including company,                       departments and department leaders.                       Employee This role has rights to the employees: Personal information – Read Absence - Create, read, edit and delete This role can possible view the work calendar.   Common reports for absence and absence via Excel This role can also register absence for an employee through the menu item common                       reports for absence and absence through Excel.   Reports This role can create the following absence reports: Absence columns Absence list Absence report The reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search and reports and can create common reporting of absence.   Settings This role only has access to the menu item settings and can view the absence calendar.   3.6 HR The HR role has full access to most menu items in the system except from the items regarding salary. The role is as a rule, not developed with companies who uses the Leader- employee module in mind.   Company This role has all rights (Create, read, edit, delete) connected to the company organisation including Company, departments and department leaders. The role cannot create new companies.    Employee This role has full access (Create, read, edit and delete) to the employee’s: Personal information Relatives Employment and employment development Benefits Absence Education Special information Documents - Role determined The role can possible view balances from the latest payroll, real time balances of                       vacation etc. and the work calendar.   Courses and education The role can administrate courses and education by accessing the menu items   course catalog, course provider and define education levels.   Reports This role can create all available standard reports in the following categories: Employee and employment - Except from identity card report Salary, pension and benefits - Only the reports benefits, total benefits and special information Absence Education All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.                       Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and multi-function.   Multi-function Multi-function can be used to create or make change one more employees at the                       same time. The role has full access to multi-function on the following arears: Special information,                       education, absence, employment and benefits.   Settings The access to the menu items is limited to the content in special information, information categories, work plans, absence calendar and project numbers.   3.7 HR - Without Multi-function This HR role has exactly the same rights as described above, except from the fact that this role cannot use the multi-function.   3.8 Course administrator The role “Course administrator” has the rights to administrate courses on employee- and company level.   Company This role can view the organisation of the company including company, departments and department leaders.   Employee This role has access to employee information through the menu items: Personal information – read Relatives – read Education – create, read, edit and delete Special information – Create, read, edit and delete   Courses and education This role can administrate courses and education through the menu items Course                          catalog. Course provider and can define needed education levels.   Reports This role can create all standard reports regarding education: Education Education participant lists Education catalog Education matrix Education status list, person Education status list, total                    The reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and multi-function.   Multi-function Multi-function can be used to create or make change one more employees at the                       same time. The role has access to multi-function for Special information and education.   Settings This role only has access to My settings in the menu item settings.   3.9 Salary The salary role has access to Visma HR with the purpose to administrate payroll data and transfer these information to the payroll system Visma Løn.   Company The role can view the organisation of the company including company, departments and department leaders.   Employee The role has access to the employees: Personal information -Read Relatives – Read Employment and employment development - Create, read, edit and delete Salary, pension and salary changes - Create, read, edit and delete Benefits – Read Absence – Read Education – Read Special information - Create, read, edit and delete Documents – Read The role can possible view: Salary registrations, balances from latest payroll, frame/step information, real time balances for vacation etc. and work calendar.   Selection This role can create and save selection list as base for search, reports and multi-function.                       Multi-function Multi-function can be used to create or make change one more employees at the                       same time. The role has access to multi-function for the arears employment record, Salaryl and                       pension. In Multi-function salary and pension role can make salary simulations connected to salary changes.   Settings The role has through the menu item settings limited access to influence the company’s Visma HR setup. But the “Salary” role can view absence calendar, edit in special information, information categories, project numbers, settings for Salary- and absence codes.   3.10 Employee This role is only used by companies who uses the leader- employee module.   Employee This role has access to their own data within below menu items: Personal information - Can edit address, e-mails, phone numbers and account information Relatives Employment and employment changes Absence - Cannot edit already processed absence Salary registrations - Cannot edit already processed payroll data Documents - Role determined The role can possible view: balances from latest payroll, frame/step information, real                       time balances for vacation etc. and work calendar.   Reports This role can create all absence and payroll data reports on their own data. All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Settings This role only has access to My settings in the menu item settings.   3.11 Leader This role is only used by companies who uses the Leader- employee module. Lear has access to their own data in the same way as employee. Further leader has access to several information on their own employees.   Employee The role has access to their employee’s data within the below menu items: Personal information - Can edit address, e-mails, phone numbers and account information Relatives Employment and employment changes – Read Employment remarks Absence - Cannot edit already processed absence Salary registrations - Cannot edit already processed payroll data Documents – Read The role can possible view: balances from latest payroll, frame/step information, real                       time balances for vacation etc. and work calendar.   Approve absence and salary registrations The role can approve or decline their employee’s absence- and salary registrations.   Reports The role can on its own employee’s data create all absence reports and the salary                       registration report. All reports can be saved in Excel, Word or PDF format. The role can save and reuse                       their own report settings.   Settings The role has through the menu item settings only access to my settings.   4. Flexible roles In Visma HR it is possible to create customer adapted roles. Mainly small adjustments of existing standard roles can be made. Ex. That leader can approve their own absence- and salary registrations. It can also be the setup of entirely new role ex. For an IT administrator role with access to handed out IT equipment.   Changes/setup of roles has to be done by a Visma consultant and the service is invoiceable.

1. Introduction It is possible to give your employees access to Visma HR through the “Leader- employee module”, so they can record their own absence and variable salary registrations. Ex. Mileage, over time, absence and subsistence allowances.   Among other things, it is also possible to give the employees access to, their own personal data, employment record and vacation and absence balances. The module is process supported which means that the leaders automatically will be able to view salary- and absence recordings that are ready for approval. As soon as the leader approves the recordings they will be transferred to the payroll system (Visma Løn)   There will be access to the pages in Visma HR for the employee, leader and HR/Administrator in the organisation. This guide is mainly aimed at the administrator of the company and contains a description of the individual menu items and the access for these.   2. Icons When you record wage types and absence the following icons will be used for editing, deleting, updating and regret recording.     3. Visma’s security solution – Login module All users who need access to Visma HR need to be setup as users in Visma’s login-module, which is a security solution which are used for all Visma’s products.   As soon as the user has been setup in the login-module he/she will receive an e-mail with the text   “Du er den dd-mm-yyyy oprettet som burger af Vismas produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxxxx Brugernavn: xxxxxxxxx Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxxxx@xxxx.com. Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Bluegarden produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via mitbluegarden.dk og finde dit produkt under "System genveje". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support” (You have been setup as a user of Visma’s products with the following informations: CVR-number: xxxxxxxxxx User name: xxxxxxxxx Phone number: xxxxxxxx E-mail: xxxxx@xxxx.com). If you have any changes to your information please contact your user administrator. Before you can login to a Visma product you need to create a password. Click on the link below. Please note that the link below will be active for 30 days from you receive this e-mail. If you do not click on the link within the 30 days you need to login through Visma community, click on the Danish flag, select “Visma Løn & HR-administration” and then select your Visma Product in the Link menu on the right. When you have selected your product select “Glemt adgangskode?”. Link to Login-module. Please note that this e-mail. If you have any questions you are welcome to contact our technical support.)   To be setup and get a one-time-password, users must as a minimum provide his/hers e-mail address. Users who are not setup with phone number only has 72 hours to create a new password.   4. Log on Visma HR Using the above-mentioned information plus password the user can now log on to the pages he/she has been given access to in Visma HR. Go to http://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR and find the Links menu to the right. Click on “Log på Visma HR”     Fill in your company CVR-number, Username and the one-time-password which have been sent by sms or e-mail.   5. Employee access to Visma HR Employees will as a standard have access the following menu items: Employee            - Employee            - Relatives            - Employment            - Employment development            - Absence            - Salary registrations Reports Settings  In addition to this you can give an employee access to the following menu items:   Salary and pension Salary development Benefits Education Special information Documents Work calendar Vacation-/Absence balance 5.1 Employee All employees have access to view but not edit their own employee information.   However, the system can be setup so you can give the employee access to edit certain cells if you want it to. The following options can be edited: All cells, address, Phone number, e-mail and reg./AccountNo.   5.2 Absence and Salary registrations In connection to absence and salary registrations some “status codes” have been setup. These shows where in the process the individual recording is now. Pending – registrations is pending for Leader approval Approved – registrations are approved by the Leader Redjected – registrations have been rejected by the Leader Processed – registrations have been processed in the payroll system “Visma Løn”. The registrations can only be changed or edited by the administrator. Approved absence can be sent as a meeting booking for the employees electronically calendar if this is setup on company level.   5.2.1 Absence In the menu item Absence, the employees can record their own absence which will automatically get the status Pending.     The employee can edit or delete the recorded absence as long as the absence has not been processed and transferred to the payroll system Visma Løn.     If the leader approves the absence it will be transferred to payroll. The recording will now get the status Processed. Neither the employee nor the Leader can edit or delete approved absence.   If a leader declines the absence it will be shown to the employee with the status Rejected together with a reject comment. The employee can now edit or delete the rejected absence. The employees should click on Edit (Ret) and on update when the absence have been edited. The absence will now get the status “Pending” and will be re-sent to the Leader for approval. The employee should click on Delete. The absence will not be submitted for approval or payroll. The employee can choose to create a new absence recording. In the top right corner of the absence image a filter for showing absence can be selected. The filter is used to choose a specific absence type or period. As a standard, the image will show all absence for the current vacation year.   If the absence need to be recorded on a project, it can only be done if it has been setup on company level.   5.2.2 Salary registrations In the menu item Salary registrations, the employee can create his/her own variable salary registrations. These will automatically get the status Pending. The employee can edit and delete their own recordings as long as they have not been processed and transferred to the payroll system Visma Løn.     When the Lader approves the salary registrations it will be transferred to the payroll system. Neither the Leader nor the employee can edit or delete absence that has been processed and transferred to the payroll system.   If a Leader declines the salary registrations it will be shown to the employee with the status Rejected together with a reject comment. The employee can now edit or delete the rejected salary registrations. The employees should click on Edit (Ret) and on update when the absence have been edited. The absence will now get the status Pending and will be re-sent to the Leader for approval. The employee should click on Delete. The absence will not be submitted for approval or payroll. The employee can choose to create a new absence recording.     Regardless of the salary registration type it is possible for the employee to upload a document or write a comment connected to the registration. As an example, this could be a week’s recording of hours saved as an Excel-file.   The total amount of hours is recorded as one joint salary registrations and the file will be uploaded as support. When recording mileage, it is mandatory to fill out the cell “remark”. There is no validation on how the “remark” cell is filled out. It is also possible to attach a document that shows more details for the mileage recording. This means that it is only necessary to record one total recording for mileage. In the top right corner of the absence image a filter for showing absence can be selected. The filter is used to choose a specific wage type or period. If the wage types need to be recorded on a project, it can only be done if it has been setup on company level.   5.3 Work calendar The work calendar gives you an overview of: Own absence Additional vacation days Public holidays Work schedule - either the companys work schedule or the employees individual work schedule 5.4 Balances last payroll In the menu item “Balances last payroll” it is possible to have the different vacation- and absence balances shown from the payroll system. Only the balances made available by the HR department will be shown.   5.5 Reports The employees have access to the absence reports and a salary registrations report.     5.6 Settings (Indstillinger) In “My settings” you can choose another language. Danish is the standard language but the employee can choose English as language.   All other cells in “My settings” should as a rule not be used or changed.   6. Leader   The Leaders only has access to information about the employees in their own department. This is determined in the setup of users and accesses.   6.1 Employee The Leader will through the menu item “Employee” have access to the following menu items:  Employee          - Employee          - Relatives          - Employment          - Employment development          - Absence          - Salary registrations          - Approve absence and salary registrations Reports Settings   In addition to this you can give a Leader access to the following menu items: Salary and pension Salary development Benefits Education Special information Work calendar Vacation-/Absence balance    6.1.1 Employee overview In the menu item “All employees” the Leaders can only view the employees in their own department. When the Leader clicks on the individual employee the personal data for this employee will appear.     6.1.2 Personal data The Leader can only view, not edit, the employee’s personal data. This is a standard setup for the Leader role in Visma HR. It is possible to give access so the Leader can maintain address, e-mail, and if he Leader is given permission, edit, delete and update the employee’s personal information. See screen image in section 6.1.   6.1.3 Employment The Leader can view, not edit, the employee’s employment record.     6.1.4 Absence The Leader can view, approve or reject the employee’s absence. As a rule, it is the menu item “Approve absence and salary registrations” which is used to approved absence.   Approve the absence on a single employee Absence that needs approval has the status “Pending”.     The Leader can choose to: Approve the absence by clicking the “Edit” button on the individual absence recording and change the status to “Approved” Reject the absence by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the absence is rejected.   In the top part of the screen image totals for recorded absence are shown and you can search on a specific period and type of absence.   6.1.5 Salary registrations The Leader can view, approve or reject the salary registrations for the employees. The menu item “Approve absence and salary registrations” is as a rule used to approve Salary registrations.   Approve Salary registrations on a single employee   Salary registrations that needs approval has the status “Pending”.    The Leader can choose to: Approve the salary registrations by clicking the “Edit” button on the individual salary registration recording and change the status to “Approved” Reject the salary registrations by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the salary registrations are rejected. In the top part of the screen image the Leader can search on a specific period and wage type. On the bottom of the screen image totals are shown for each recorded wage type.   6.1.6 Approve absence ans salary registrations This screen image consists of the tab “Absence” and “salary registrations”. This is where the Leader can view all registrations with the status “Pending” which are ready for approval. The registrations can be approved individually or all together by using the tick mark.   Below you can see the approval menu for absence – equivalent can be found for salary registrations.     The Leader can choose to: Approve the absence by tick marking the individual absence recording or all the recordings and clicking the “Approve marked” button. Reject the absence by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the salary registrations are rejected. In the top part of the screen image the Leader can search on a specific employee, period, absence type and department. On the bottom of the screen image totals per wage type. By clicking the column headers, you can sort the contents of the columns.   6.1.7 Leaders own absence and salary registrations A Leader can as a standard not approve his/her own absence and salary registrations.   6.2 Reports The Leader had access to different standard reports for the employee’s employment, salary and pension including absence.   Please see the “Guide for reports in Visma HR” for a detailed description of the menu item reports.   6.3 Settings In “My settings” you can choose another language. Danish is the standard language but the Leader can choose English as language.   This is also where the Leader can choose whether he or she wants to receive an e-mail when there are salary or absence recordings ready for approval. All other cells in “My settings” should as a rule not be used or changed.   7. Administrator The company always need to have one or more people who has administrator rights in Visma HR. Typically, it will be the employees in HR or in the finance department. The administrator has access to the menu items: Company Employee Courses and education Reports Multifunction Settings Import/Export If you as a company which already uses Visma HR and you also buy the module that allows the employees to register in the system themselves you will also get access to the menu item “Approve absence and salary registrations”.   7.1 Employee All the items in the menu item “Employee” is described in section 6 – Leader. Compared to the leaders the administrator will have access to view all employees and also have a few more powers. These are described below.   7.2 Edit approved absence and salary registrations It is only the administrator and the employees themselves who can edit or delete absence or salary registrations (with the status “Pending” or “approved”).   7.2.1 Edit processed absence An absence recording that has been processed and transferred to the payroll system (Visma Løn - MultiLøn Erhverv) can still be edited by an administrator. The following cells in the absence recordings can be edited: Absence type, start or end date Amount/number of absence Absence rate If the administrator edits the absence after a payroll the payroll consultant needs to remember to make an adjustment in the payroll system Visma Løn, after which the employee can make the correct recording.   7.3 Reports The administrator has access to all standard reports for employment, salary and pension including absence and education for all employees and departments.   7.4 Settings In the menu item “Settings” the administrator has access to the following: My settings - See section 6.3 Organisation Lookup fields Lookup codes Special info. Categories Special Fields Absence calendar Document categories Project number User/Roles Salary types/ absence codes Codes to occupation Work plan Absence by e-mail Code setup Cost center Payment location Real time balances – Finance customers Some companies might not have access to all menu items in the menu item “settings”. Below some of these items are described.   7.4.1 Lookup fields and lookup codes This is where lookup fields and lookup codes can be created and maintained.   7.4.2 Users/Roles This is where other users can be setup and given access to the system. Detailed description of “User/roles” can be found in “Guide for standard roles in Visma HR”.   7.4.3 Salary types/Absence codes In the menu item “Salary types/Absence codes” the administrator can add new salary types. It is only salary types and absence codes that already exist in the payroll system Visma Løn. which will be transferred to the payroll system Visma Løn.   7.4.4 Code to occupation Salary types and absence codes can be added to all or some job categories. This means that ex. salaried employees with the job category 1001 or 1002 can have access to different salary types and absence codes.   7.4.5 Code setup In this menu item, the administrator can choose the absence and salary registrations which needs approval and choose it these should be hidden for the employees and Leaders.   7.4.6 Cost center In this menu item, the administrator can setup new cost centers. New cost centers will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   7.4.7 Payment location In this menu item, the administrator can setup new payment locations. New payment locations will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   Please see the separate “Guide for settings in Visma HR” where you will find a detailed description on how to setup all settings in Visma HR.        

  1. Indledning Det er muligt at give jeres medarbejdere adgang til Visma HR via det såkaldte leder-medarbejdermodul, så de kan registrere eget fravær og variable lønregistreringer, for eksempel KM-godtgørelse, overarbejde og diæter.   Det er også muligt at give medarbejderen adgang til blandt andet egne stamdata, ansættelses- og lønoplysninger samt ferie- og fraværssaldi. Modulet er procesunderstøttet, hvorved ledere automatisk får vist løn- og fraværsregistreringer, der ligger klar til godkendelse. Så snart registreringerne er godkendt, kan de overføres til Visma Løn.   Der vil være adgang til siderne i Visma HR for medarbejder, leder og HR/administrator i organisationen. Denne vejledning er hovedsagligt rettet mod virksomhedens administrator med beskrivelse af de enkelte menupunkter og adgange hertil.   2. Ikoner Ved registrering af lønarter og fravær bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   3. Bluegardens sikkerhedsløsning – login modul Alle brugere, der skal have adgang til Visma HR, skal først være oprettet som bruger i Vismas login modul, som er den sikkerhedsløsning, der bruges til alle Bluegardens produkter.   Så snart brugeren er oprettet her, modtager han eller hun en mail med teksten: Du er den 21-10-2015 oprettet som bruger af Bluegardens produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxx Brugernavn: demotest1 Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxx@firma.dk   Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Visma produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via community.visma.com og finde dit produkt under "Links". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support   Brugeren skal som minimum have mailadresse, han eller hun kan blive oprettet og får tilsendt en engangskode. Brugere, som ikke er oprettet med mobiltelefonnummer, har kun 72 timer til at lave en adgangskode.   4. Log på Visma HR Med ovennævnte oplysninger + adgangskode kan brugeren nu logge på de sider i Visma HR, som han eller hun har fået adgang til. Gå ind på https://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR og find links-menuen i højre side af billedet. Klik på "Log på Visma HR"    Her indtastes nu den engangspinkode, som tilsendes pr. sms eller e-mail.   5. Medarbejderadgang til Visma HR Medarbejder har som standard adgang til følgende menupunkter: Medarbejder Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Lønregistrering Rapporter Indstillinger Derudover kan du give medarbejderen adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 5.1. Stamoplysninger Alle medarbejdere har adgang til at se - men ikke rette - egne stamoplysninger.   Systemet kan dog sættes op, så du kan give medarbejderen adgang til at redigere visse felter, hvis I ønsker det. Der er følgende muligheder for redigering: Alle felter Adresse Telefonnummer og e-mail Reg./kontonr.   5.2. Fravær og lønregistreringer I tilknytning til fravær og lønregistreringer er der oprettet statuskoder, der viser, hvor i processen den enkelte registrering er: Afventer – registrering venter på ledergodkendelse Godkendt - registrering er godkendt af Leder Afvist - registrering er afvist af Leder Overført – overført til lønbehandling i Visma Løn. Det betyder, at registreringen kun kan slettes eller ændres af administrator. Godkendt fravær kan sendes som mødebooking til medarbejderens elektroniske kalender, hvis dette er valgt på virksomhedsniveau.   5.2.1. Fravær I menupunktet ’Fravær’ opretter medarbejderen sit eget fravær, der automatisk får tildelt status som ’Afventer’.  Medarbejder kan rette eller slette registreret fravær, så længe fraværet ikke er overført til Visma Løn. Hvis leder godkender fraværet, overføres dett til lønbehandling. Registreringen figurerer nu med status som ’Overført’. Hverken medarbejder eller leder kan herefter rette eller slette fraværet.   Hvis leder afviser fraværet, bliver det vist hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejder kan nu rette eller slette det afviste fravær. Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Fravær får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Fravær kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejder kan vælge at oprette nyt fravær. I øverste højre hjørne af fraværsbilledet er der et filter til visning af fravær. Filteret bruges til at vælge en specifik fraværstype og/eller periode. Som standard vises indeværende ferieår i periode og alle fraværstyper.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte fraværsregistrering, kan det kun sker, hvis dette er sat på på virksomhedsniveau.   5.2.2. Lønregistreringer I menupunktet ’Lønregistrering’ opretter medarbejderen egne lønregistreringer (variabel lønoplysninger), der automatisk får tildelt status som ’Afventer’. Medarbejderen kan rette eller slette lønregistreringen, så længe denne ikke er overført til Visma Løn.   Når lederen godkender lønregistreringen, kommer den til lønbehandling. Hverken medarbejder eller leder kan rette eller slette en overført lønregistrering.   Hvis lederen afviser lønregistreringen, vises den hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejderen kan nu rette eller slette den afviste lønregistreringen.   Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Lønregistrering får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Lønregistrering kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejderen kan vælge at oprette ny registrering. Uanset lønregistreringstype er det muligt for medarbejderen at uploade et dokument eller skrive en kommentar i tilknytning til registreringen. Det kan for eksempel være en hel uges timeregistrering, der er gemt som Excel-fil.   Det totale antal timer tastes på én lønregistrering, og filen uploades som dokumentation. Ved registrering af kørselsgodtgørelse er det obligatorisk at udfylde feltet ’Bemærkning’. Der er ingen validring på, hvordan feltet udfyldes. Også her er det muligt at uploade et dokument, der viser specificerede kørsler i en given måned.   Dermed skal der kun ske én registrering med det samlede antal kilometer. I øverste højre hjørne af skærmbilledet er der et filter til visning af lønregistreringer. Filteret bruges til at vælge en bestemt lønart eller periode, der ønskes vist.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte lønregistrering, kan det kun ske, hvis dette er sat op på virksomhedsniveau.   5.3. Arbejdskalender Arbejdskalenderen giver et overblik over: fravær (eget fravær) ekstra fridage (ekstra firmafridage) helligdage arbejdsplan (enten vises firmaets arbejdsplan eller medarbejderens personlige arbejdsplan) 5.4. Saldi I menupunktet ’Saldi sidste lønkørsel’ er det muligt at få vist forskellige ferie-/fraværssaldi fra lønsystemet. Her vises kun se de saldi, som HR afdelingen har valgt at gøre tilgængelige.   5.5. Rapporter Medarbejder har adgang til fraværsrapporter og en lønregistreringsrapport.   5.6. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan vælges andet sprog. Dansk er standardsprog, men medarbejderen kan også vælge engelsk som sprog.   Øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   6. Leder Leder har kun adgang til oplysninger om medarbejdere i sin egen afdeling(er). Dette styres i opsætning af bruger/adgange.   6.1. Medarbejder Leder har via menupunktet ’Medarbejder’ adgang til følgende menupunkter: Medarbejderoversigt Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Dokumenter Lønregistrering Godkend fravær og lønregistreringer Rapporter Indstillinger Der kan gives yderligere adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 6.1.1. Medarbejderoversigt Under ’Medarbejderoversigt’ kan leder kun se medarbejdere i sin egen afdeling. Når lederen klikker på den ønskede medarbejder, vises dennes stamoplysninger.   6.1.2. Stamoplysninger Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes stamoplysninger. Dette er standardopsætning for lederrollen i Visma HR. Der er muligt at åbne op for, at lederen kan vedligeholde adresse, e-mail og - hvis lederen får adgang til at rette, slette og opdatere - stamoplysninger. Se skærmbillede i afsnit 6.1.   6.1.3. Ansættelse Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes ansættelsesoplysninger. 6.1.4. Fravær Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders fravær. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende fravær.   Godkend fravær på en enkelt medarbejder Fravær, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.   Leder kan vælge at: godkende fravær ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte fraværsregistrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fravær afvises. I skærmbilledets øverste del vises totaler på registreret fravær, og der kan søges på en specifik periode og på fraværstypen.   6.1.5. Lønregistrering Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders lønregistrering. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende lønregistreringer.   Godkend lønregistrering på en enkelt medarbejder Lønregistrering, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.     Leder kan vælge at:  godkende lønregistrering ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte registrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistrering afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik periode og på lønart. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler.   6.1.6. Godkend fravær og lønregistreringer Dette skærmbillede består af fanerne fravær lønregistrering. Det er her, leder kan se alle registreringer, der har status som ’Afventer’ og dermed er klar til godkendelse. Registreringerne kan godkendes enkeltvis eller samlet ved at bruge fluebensmarkeringen.   Nedenfor ses godkendelsesmenuen for fravær – tilsvarende findes på lønregistreringer. Leder kan vælge at: godkende fravær ved at sætte flueben ud for den enkelte fraværsregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fraværet afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, fraværstype og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises fraværstotaler.     Leder kan vælge at godkende fravær ved at: sætte flueben ud for den enkelte lønregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistreringen afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, lønart og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler. Ved klik på kolonneoverskrifterne sorteres der på kolonnens indhold.   6.1.7. Leders eget fravær og lønregistrering Leder kan som standard ikke godkende egne fraværs- og lønregistreringer.   6.2. Rapporter Leder har adgang til forskellige standardrapporter for medarbejdernes ansættelse, løn og pension samt fravær.   6.3. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan der skiftes sprog fra dansk til engelsk. Det er også her, leder vælger, om han eller hun vil have tilsendt en mail, når der ligger en løneller fraværsregistrering til godkendelse. De øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   7. Administrator Virksomheden skal altid have en eller flere personer, der har administratorrettigheder i Orkidé. Typisk er det medarbejdere i HR eller økonomiafdelingen. Administrator har adgang til menupunkterne: Firma Medarbejder Kurser og uddannelse Rapporter Multifunktion Indstillinger Import/Eksport Hvis du som virksomhed allerede bruger Visma HR og tilkøber muligheden for, at medarbejderne selv kan registrere i systemet, får du også adgang til menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’.   7.1. Medarbejder Alle menupunkter under menuen ’Medarbejder’ er beskrevet i Afsnit 6 – Leder. I forhold til leder har administrator adgang til at se samtlige medarbejdere og har derudover lidt flere beføjelser. Disse er beskrevet nedenfor.   7.2. Ret godkendt fravær og lønregistrering Der er kun administrator – og medarbejder selv – der kan rette eller slette registreret fravær eller lønregistrering (med status som ’Afventer’ eller ’Godkendt’).   7.2.1. Ret overført fravær En fraværsregistrering, der er overført til Visma Løn, kan stadig rettes af administrator. Følgende felter i fraværsregistreringen kan rettes: Fraværstype Start- og slutdato Antal fraværsenheder Fraværssats Hvis administrator retter efter lønkørsel, skal lønbogholderen huske at starte en efterregulering i MultiLøn Erhverv, når registreringen er overført.   7.2.2. Ret overført lønregistrering Hvis en lønregistrering er overført til Visma Løn, kan den ikke rettes. Registreringen kan kun slettes, hvorefter medarbejderen kan lave en korrekt registrering.   7.3. Rapporter Administrator har adgang til alle standardrapporter for ansættelse, løn og pension samt fravær og uddannelse for alle medarbejdere og afdelinger.     7.4. Indstillinger I menupunktet ’Indstillinger’ har administrator har adgang til følgende: Mine indstillinger (se afsnit 6.3) Organisation Opslagstabeller Opslagskoder Specielle oplysningskategorier Specielle felter Fraværskalender Kategorier til dokumenter Projektnummer Bruger/adgang Løndele/fraværskoder Arbejdsplan Stillingskategori, koder Fravær via e-mail Opsætning af koder Realtidssaldi (Finanskunder) Der kan være virksomheder, der ikke har adgang til alle menupunkter under ’Indstillinger’.   Nedenfor er nogle af emnerne beskrevet. 7.4.1. Opslagstabeller og opslagskoder Her kan opslagstabeller og opslagskoder oprettes og vedligeholdes.   7.4.2. Brug/adgang Her tildeles øvrige brugere adgang til systemet. Detaljeret beskrivelse af bruger/adgang findes i ’Vejledning i brugeradgang til Visma HR.   7.4.3. Løndele/fraværskoder Under ’Løndele/fraværskoder’ kan administrator tilføje nye lønarter. Det er kun lønarter og fraværskoder, der allerede eksisterer i Visma Løn, der bliver overført til Visma Løn.   7.4.4. Stillingskategori, koder Lønarter og fraværstyper kan tildeles til alle eller til nogle stillingskategorier. Det betyder, at for eksempel funktionærer med stillingskategori 1001 eller 1002 kan have adgang til forskellige lønarter og fraværstyper.   7.4.5. Opsætning af koder Under dette menupunkt kan administrator vælge de fravær- og lønregistreringer, der kræver godkendelse, og om disse skal skjules for medarbejder og leder.   7.5. Import/Eksport Her kan administrator starte integration til Visma Løn og se integrationsrapporter. En detaljeret beskrivelse af integrationen findes i vejledning ´Visma HR integration til Visma Løn’. Det er også her, det er muligt at eksportere data fra Visma HR til Excel. Se beskrivelse i vejledningen ’Eksport af data fra Visma HR’.