Visma Nova käyttövinkit

Artikkelin liitteenä Visma AutoInvoicen käyttöönottoon liittyviä materiaaleja. Palvelun rekisteröinnin ohje löytyy nimellä 'Visma Autoinvoice ohjeistus'.   Autoinvoice ja Visma Nova Yleistä Visma Autoinvoice hinnoittelu Ajantasainen hinnasto on ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja sivulta. Miten Autopinvoice tili liitetään Nova-ohjelmaan? Kun Autoinvoice-tili on rekisteröity pääsee tilin pääkäyttäjä kopioimaan autoinvoice.visma.com sivuston Asetukset- näkymästä API ja UUID tiedot Novan yritystietoihin lisätiedot-näkymään.  Tämän jälkeen integraatio Nova-ohjelman kanssa on toiminnassa ja Laskutuksen ja Ostoreskontran käyttäjät voivat nähdä Autoinvoice-näkymän kautta saapuvat ja lähtevät laskut ja tämän lisäksi laskuja voidaan lähettää ja/tai vastaanottaa Novaan. Tästä kuvakkeesta aukeaa Autoinvoice-näkymä Nova-ohjelmissa: Laskujen lähettäminen Nova Laskutuksesta: Mene Laskuta > Aloita laskutus- ikkunaan ja siellä Asetukset. Tarkista, että Visma Autoinvoice-valinta on päällä.  Verkkolasku-laskutavalla olevat laskut menevät Autoinvoice palveluun.   Ostolaskujen tuonti Nova Ostoreskontraan: Laskuja tuodaan tietojen tuonti-ikkunassa painamalla painiketta Autoinvoice-tuonti. (Ikkuna tulee muuttumaan Nova 10.5 versiossa).      Tarvitsen arkistointia, tilitoimistoa tai muuta tarkoitusta varten saapuneista laskuista omalle koneelle .xml- sekä pdf-tiedostot. Kuinka minun pitää toimia?  Saat ladattua tiedostot helposti massana kirjautumalla autoinvoice.visma.com-sivustolle ja menemällä siellä Asetukset > Työkalut > Vie laskuja -toimintoon. Tutustu tarkempaan ohjeeseen »   Mikä on Pankkiverkkoyhteys ja miksi se on aktivoitava? Maventa ei liikennöi suoraan jokaiseen pankkiin verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista varten, vaan käyttää työhön Danske Bankin pankkiverkkoyhteyksiä.  Tämän vuoksi AutoInvoice-tilin rekisteröinnin yhteydessä on aktivoitava pankkiverkkoyhteys. Pankkiverkkoyhteys vaaditaan verkkolaskujen lähettämiseksi asiakkaille, joiden verkkolaskuoperaattori on pankki. Sama pätee verkkolaskujen vastaanotossa; pankkiverkkoyhteyden on oltava avattuna, jotta laskuja voidaan vastaanottaa toimittajilta, joilla on verkkolaskuoperaattorina pankki.   Tilin rekisteröinnin lopuksi annetaan yrityksen henkilön sähköpostiosoite. Näin henkilö vahvistaa olevansa oikeutettu edustamaan yritystä verkkolaskujen lähetyksessä ja vastaanotossa sekä valtuuttaa avaamaan yritykselle pankkiverkkoyhteyden. Henkilö saa Visma Signilta sähköpostin, jossa on lisäohjeet tunnistautumista varten.    Pankkiverkkoyhteys on avattava aina. Ilman sitä laskuja ei voi noutaa tilin kautta, jos lähettäjän operaattorina on pankki, ja laskujen lähetys näihin verkkolaskukanaviin ei onnistu.   Pankkiverkkoyhteyden avaus on maksuton Visma Softwaren asiakkaille ja erillistä yhteydenottoa pankkiin tai muita pankin sopimuksia ei tarvita.    Valittavat lisäpalvelut Mikä on tulostuspalvelu? Tulostuspalvelun kautta on mahdollista toimittaa laskut paperisena vastaanottajalle jos vastaanottajalla ei ole käytössä verkkolaskujen vastaanottoa. Käytännössä laskutustapa on Novassa verkkolasku mutta lasku ohjautuu paperisena vastaanottajalle jos muuta reittiä laskulle ei löydy tai tulostuspalvelu on pakotettuna reittinä asiakaskortilla. Voit aktivoida tulostuspalvelun Autoinvoice-tililtäsi, niin laskut voivat reitittyä asiakkaillesi myös tulostuspalvelun kautta paperisena. Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta. Paperisten laskujen lähetys Autoinvoicen kautta selkeyttää laskuttajan työtä sillä näin kaikki laskut näkyvät Novaan upotetusta Autoinvoice-näkymästä huolimatta käytetystä laskutustavasta. Näin laskujen seuranta ja esimerkiksi uudelleenlähetys on helpompaa.   Tässä kirjoituksessa on ohjeistettu miten saat tietyn asiakkaan laskut pakotettua tulostuspalveluun.   Ajantasainen hinnasto on ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja sivulta.   Mikä on Peppol? PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on Eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. EU:n tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti ja PEPPOL on tärkeä askel kohti tätä tavoitetta.Rekisteröitymällä verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL verkon kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä. Verkkolaskuja voi lähettää PEPPOL verkostoon ilman PEPPOL-rekisteröintiä.   Kytke PEPPOL-verkkolaskutuspalvelu päälle, jos haluat vastaanottaa laskuja Peppol-verkostoon kuuluvilta ulkomaalaisilta toimittajilta. Lue lisää Maventan verkkosivuilta »     Laskujen lähetys sähköpostitse vastaanottajalle Laskut saa toimitettua myös sähköpostitse vastaanottajalle Autoinvoice-palvelun kautta. Käytännössä laskutustapa on Novassa verkkolasku mutta lasku ohjautuu sähköpostitse vastaanottajan yhteyshenkilölle. (Laskun viitteenne-kentän yhteyshenkilö) Sähköpostiin menevien laskujen lähetys Autoinvoicen kautta selkeyttää laskuttajan työtä sillä näin kaikki laskut näkyvät Novaan upotetusta Autoinvoice-näkymästä huolimatta käytetystä laskutustavasta. Näin laskujen seuranta ja esimerkiksi uudelleenlähetys on helpompaa.   Sähköpostilaskujen lähettäminen täytyy olla sallittuna Autoinvoice-tilin Laskujen lähettäminen-näkymän asetuksissa. Tässä kirjoituksessa on ohjeistettu miten saat tietyn asiakkaan laskut pakotettua sähköpostitse vastaanottajalle.   Ajantasainen hinnasto on ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja sivulta.   Mikä on skannauspalvelu?  Alla olevassa ohjeessa on käyty läpi mikä on skannauspalvelu, miten se aktivoidaan ja otetaan pois käytöstä.  Skannauspalvelun avulla myös postitse ja sähköpostitse saapuvat ostolaskut saadaan muutettua hetkessä sähköisiksi. Palvelun avulla saat yhdistettyä paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton ja pääset kokonaan eroon paperista, mikä takuuvarmasti tehostaa ajankäyttöäsi. Yrityksellesi tarvitsee vain avata skannitili ja pyytää niitä toimittajia, joilla ei ole vielä verkkolaskutusta käytössään, lähettämään laskut skannausosoitteeseen. Palvelu toimii siten, että saapuvat laskut skannataan ja niistä tulkitaan alla mainitut perustiedot verkkolaskulle: laskun tyyppi, laskun numero, päiväys, eräpäivä, verollinen summa, ALV summa, viitenumero, viitteenne, sarjanro, lähettäjän Y-tunnus, lähettäjän nimi, IBAN-tilinumero ja valuutta.   Palvelua käytettäessä laskun tiedot ja kuva toimitetaan yrityksenne Maventa-tilille, jonne myös kaikki muut verkkolaskut saapuvat. Skannattujen laskujen siirtäminen yrityksesi taloushallintojärjestelmään onnistuu samalla tavalla Maventa-tililtäsi kuin verkkolaskujen siirtäminen. Skannauspalveluun lähetetyt laskut saapuvat Maventaan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Skannauspalvelun aktivoiminen 1. Kirjaudu Autoinvoice-tilillesi 2. Valitse yläpalkista Asetukset 3. Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto 4. Paina Skannauspalvelu -kohdasta Aktivoi 5. Lisää ilmestyviin kenttiin yrityksesi osoitetiedot palautettavan materiaalin lähettämistä varten ja paina lopuksi Tallenna. 6. Skannitilisi on nyt aktivoitu ja valmiina vastaanottamaan materiaalia seuraavana arkipäivänä   Tutustu vielä liitteenä olevaan Visma.net Autoinvoice skannauspalvelu tärkeitä tietoja- oppaaseen.   Skannauspalvelun sulkeminen Skannauspalvelu on mahdollista irtisanoa yrityksen AutoInvoice-tilin kohdasta Asetukset > Lisäpalvelut > Skannitili. Päivitä-painike avaa toiminnon, jossa pääset tekemään tarvittavat muutokset palveluun.   Kun skannauspalvelu on poistettu käytöstä, välittää palvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty AutoInvoice-tilin Skannitili-asetuksissa. Tarkista siis vielä, että osoite on oikea.   Tilin käytön lopettaminen Kun Autoinvoice tilin käyttö siirtyy toiseen ohjelmistoon Autoinvoice tiliä on mahdollista käyttää yhtäaikaisesti useamman ohjelmiston toimesta. Jos halutaan esimerkiksi lähettää laskut Novasta ja vastaanottaa saapuvat laskut toiseen ohjelmistoon niin tämä onnistuu ottamalla yhteyttä sovellustukeen.   Jos tilin käyttö siirtyy kokonaisuudessaan toiseen ohjelmistoon niin silloin tulee käydä läpi alla olevat ohjeet. Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä AutoInvoice-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa: Laskutustiedot: Tarkista Autoinvoice-tilin laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot). Näkymässä määrität mihin osoitteeseen palvelun laskutus tapahtuu. Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti. Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta. Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää. Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi: Täällä voi lisätä uuden pääkäyttäjän ja poistaa tarvittaessa muut Novaan liittyvät käyttäjät. Jos käyttäjät pysyvät samoina niin silloin ne voi tietysti palveluun jättää. Laskujen noudon estäminen Document Centeriin ja Novaan Jos laskuja ei haluta enää vastaanottaa Visma Document Centeriin tulee ohjelman Järjestelmä > Visma.net Autoinvoice näkymästä ottaa valinta ‘autoinvoice käytössä’ pois päältä. Tämän jälkeen Document Center ei enää automaattisesti nouda saapuvia laskuja Autoinvoice palvelusta. Sekä Yritysmappaus tulee poistaa kuten myös käyttäjä/käyttäjät samaisesta ikkunasta.   Jos käytössä on pelkkä Nova Ostoreskontra silloin laskujen vastaanottoa ei vain tehdä Tiedosto > Tietojen tuonti- näkymän kautta enää. Ohjelma ei automaattisesti nouda saapuvia laskuja. Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä Pääkäyttäjä ei voi poistaa itseään AutoInvoice-tililtä, joten edellä listattujen toimenpiteiden jälkeen tämän tulee olla yhteydessä sovellustukeen osoitteessa sovellustuki(at)visma.com ja pyytää tätä toimenpidettä sovellustuen tehtäväksi. Viestissä tulee olla mukana sen yrityksen nimi ja y-tunnus, jonka tili on kyseessä, sekä selvitys siitä, mistä on kyse ja mitä toimenpiteitä on jo tehty. Tämän jälkeen sovellustuki voi poistaa Nova pääkäyttäjän tilin tiedoista ja merkitä tilin loppuunkäsitellyksi Novan osalta.  Lopuksi Pääkäyttäjän tulee ohjeistaa tilille lisättyä uutta pääkäyttäjää (loppuasiakas) olemaan yhteydessä heidän uuteen ohjelmistoonsa / tilitoimistoonsa / isännöitsijäänsä, jotta AutoInvoice-tilille saadaan tehtyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan.   Autoinvoice palvelun irtisanominen Yrityksen Autoinvoice-tilin pääkäyttäjän tulee lähettää Visma sovellustukeen tukipyyntö lähettämällä sähköpostiviesti osoitteeseen sovellustuki@visma.com. Irtisano palvelu sinä päivänä kun palvelun käyttö halutaan lopettaa. Lisäksi tarkenna lomakkeen viestiosuudessa seuraavat asiat: Yritys halutaan irtisanoa AutoInvoice-palvelusta ja Maventasta Varmistus, ettei tiliä ole tarkoitus jatkossa enää käyttää missään ohjelmistossa Irtisanottavan tilin yrityksen nimi ja y-tunnus   Huomioithan, että tilin irtisanominen ei lakkauta pelkästään verkkolaskutusta, vaan samalla loppuu myös mahdollisuus lähettää tulosteita massatulostuspalveluun. Mikäli siis haluat esimerkiksi lopettaa vain laskujen vastaanoton Maventan kautta, voit sulkea palvelun tämän ohjeen mukaisesti.   Mikäli irtisanottavalla yhtiöllä on Autoinvoice-palvelussa voimassaoleva laskuttajailmoitus, tulee edellämainittujen lisäksi laskuttajailmoituksesta olla tehtynä CHANGE tai DELETE-sanomat onnistuneesti. Tämä tarkoittaa, että on laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen odotettu vähintään neljä pankkipäivää ja tarkistettu sen jälkeen tililtä, että hylkäyksiä ei ole tullut. Vasta kun uusi laskuttajailmoitus on päivittynyt / päätetty, voidaan tili irtisanoa. Toimenpiteet irtisanomisen jälkeen Mikäli tilillä on ollut käytössä Autoinvoicen skannitili, välittää skannauspalvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty AutoInvoice-tilin Skannitili-asetuksissa.    Mikäli yritys haluaakin jatkossa palata AutoInvoice-palvelun pariin, tulee hänen luoda uusi AutoInvoice-tili rekisteröinnin kautta.

Kiitos aktiivisesta osallistumisesta Visma Document Center- sovellusta koskevaan webinaariin 23.10.2020.    Webinaarissa käytiin läpi Visma Nova Document Center-ohjelman käyttöä. (asiakirjojen kierrätystä, hyväksyntälistoja, hyväksyjän perustaminen..).    Webinaaritallenteet on katsottavissa Talent-oppimisympäristössä. Huom! - Webinaarissa puhutaan lyhyesti OCR-tulkinta ominaisuudesta mutta tätä ominaisuutta ei ole Suomen markkinoilla käytössä. Asiasta oli meillä tuessa väärinymmärrystä. -Olli   Webinaarin aikana esitettiin kysymys liittyen ostotilauksen täsmäytykseen, syynä miksi ostotilausnumeroa ei webinaarin aikana saatu tallentumaan oli yksinkertaisesti se, että ostotilaus oli vielä KESKEN-tilassa Novassa joten sitä ei siksi voinut kohdistaa ostolaskun kanssa.   DC:n perustoiminnallisuudet on käyty myös läpi Visma Communityn lataa materiaaleja osion Document Center > Ohjelmistopäivitykset > Käsikirjat ja ohjeet- oppaissa, mutta alla lyhyesti ostotilauksen täsmäytyksen vaatimukset.   Täsmäytyksen vaatimukset: * Täsmäytys tehdään hyväksytylle laskulle ja toimitetulle ostotilaukselle *  Laskun ja ostotilauksen valuutta täytyy olla sama *  Ostotilausrivillä pitää olla varastopaikan numero * Ostotilausrivillä ei saa olla negatiivista summaa * Ostovelkatilillä ei voi olla kustannuspaikan tai projektin pakotusta * Jos laskun rivi ei täsmää vastaanotetun ostorivin kanssa, täsmäytys pitää keskeyttää ja tehdä korjaus Novaan (tuote, määrä tai hinta)   ________________     Kiitos jälleen runsaasta palautteesta webinaarin sisältöön liittyen. Asiaa oli paljon ja aikaa oli vähän joten toivottiin eri osioihin keskittyvää sisältöä DC:n osalta jotta kokonaisuudessa pysyisi paremmin mukana. Otamme palautteen ehdottomasti huomioon tulevien webinaarien suunnittelussa.    Jatkamme webinaarien sisällön kehittämistä annettujen palautteiden pohjalta.    -Olli, Visma Sovellustuki