AutoInvoicen käyttöönotto Nova Ostoreskontrassa

[#1]

• Rekisteröi AutoInvoice-tili
• Yrityksen asetukset (tilin kytkeminen Novaan)
• Laskuasetukset
• Lisäpalvelut
• Verkkolaskujen tuonti AutoInvoicesta Ostoreskontraan
• Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Visma Novassa on tähän saakka pystynyt vastaanottamaan verkkolaskuja minkä tahansa operaattorin kautta, mutta 2022-2023 vuodenvaihteesta alkaen ainoa käytettävissä oleva operaattori on Maventa (AutoInvoice-integraatio). 

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että sinun on otettava käyttöösi verkkolaskupalvelu AutoInvoice voidaksesi vastaanottaa Novan ostoreskontraan verkkolaskuja.

Tässä ohjeessa on käyty lyhyesti läpi AutoInvoice-tilin rekisteröinnin eri vaiheet sekä tilin kytkeminen Novaan, jotta saapuvat laskut voidaan noutaa ohjelmaan AutoInvoice-integraation kautta.

Avaa

Jos Nova Ostoreskontra EI OLE yrityksessäsi käytössä:

• Muutos ei koske yritystäsi ja ei siten aiheuta sinulle mitään toimenpiteitä.

Jos Nova Ostoreskontra ON yrityksessäsi käytössä:

• Varmista, onko yritykselläsi jo käytössä AutoInvoice-tili. Tämän artikkelin lopussa olevassa UKK-osiossa on neuvottu, miten voit helposti tarkistaa asian.
•  Jos AutoInvoice-tiliä ei ole ennestään käytössä, on se syytä luoda hyvissä ajoin ennen muutosta. Näin verkkolaskujen noutoon ei tule katkosta.
  

• Jos olet on-premise-asiakas eli Nova on asennettuna paikallisesti omalle palvelimellesi, muutos tulee voimaan vuoden 2022 lopussa julkaistavassa vuodenvaihdeversiossa.
• Jos olet sovelluspalvelun asiakas, sinulla on muutoksen sisältämä versio käytössäsi ma 20.2.2023.

 

Rekisteröi AutoInvoice-tili

Jos yritykselläsi ei ole vielä AutoInvoice-tiliä, aloita rekisteröimällä AutoInvoice-tilisi autoinvoice.visma.com-sivustolla “Rekisteröi nyt” -linkin kautta. Käyttämäsi sähköpostiosoite toimii jatkossa AutoInvoice-tilin käyttäjätunnuksena ja se kytketään Novan yritystietoihin niin kutsuttujen API- ja UUID-koodien avulla.

Muuta huomioitavaa rekisteröinnistä:

• Lisätietoa Pankkiverkkoyhteydestä löydät usein kysytyistä kysymyksistä tämän artikkelin lopusta. 
• AutoInvoice-tili vaatii kaksivaiheisen tunnistautumisen (2FA). Lataa tunnistautumista varten älypuhelimeesi Google Authenticator -sovellus. Katso ohje kaksivaiheisen vahvistamisen käyttöönotosta »
• Ohje rekisteröinnin suorittamiseen on tämän artikkelin liitteenä olevassa oppaassa.

Yrityksen asetukset (tilin kytkeminen Novaan)

• Yrityksen tiedot = Kopioi API- ja UUID-tiedot Novan yritystietoihin Lisätiedot-välilehdelle niille varattuihin kenttiin. Tämä yhdistää Novan sekä AutoInvoice-tilin.
• Jos tilin pääkäyttäjä vaihtuu, API- tieto pitää kopioida uudelta käyttäjältä Novaan, jotta yhteys toimii jatkossakin.
• Käyttäjät = Yksi käyttäjätunnus riittää. Voit kuitenkin perustaa lisää käyttäjiä, jos useampi henkilö haluaa tarkastella AutoInvoicen laskuja selaimella.
• Novan käyttäjät pääsevät näkemään saapuneet ja vastaanotetut laskut Ostoreskontran ja Laskutuksen AutoInvoice-näkymästä ilman erillisen tilin luomista.

Laskuasetukset 

• Laskuilmoitukset = Valitse, haluatko vastaanottaa ilmoituksia, kun palveluun saapuu toimittajilta uusia laskuja.
• Laskutustiedot = Valitse, miten palvelun käytöstä laskutetaan. Jos lasku menee tilitoimistolle, syötä tilitoimiston laskutusosoite. Jos haluat laskun suoraan rekisteröidylle yritykselle, sinun ei tarvitse muuttaa oletusasetuksia. Näkymästä voit tarkistaa myös yrityksesi verkkolaskutusosoitteen.

Lisäpalvelut

Voit määrittää haluamiasi lisäpalveluita Asetus-valikon Lisäpalvelut-valikossa. 

• Laskujen vastaanotto

Oletuksena palveluista on valittuna Laskujen vastaanotto. Kun se on aktiivisena, päivittyy verkkolaskuosoite automaattisesti kansalliseen verkkolaskuosoite.fi-rekisteriin yleensä seuraavaan arkipäivään mennessä. 

• Peppol-verkkolaskutus

Kytke PEPPOL-verkkolaskutuspalvelu päälle, jos haluat vastaanottaa laskuja Peppol-verkostoon kuuluvilta ulkomaalaisilta toimittajilta. Lue lisää Maventan verkkosivuilta »

• Skannauspalvelu

Aktivoi skannauspalvelu, jos haluat vastaanottaa AutoInvoicen kautta myös sähköpostitse tai paperisina toimitetut laskut. Palvelun aktivoimisen jälkeen saat näkyviin skannausosoitteet, joihin toimittajat voivat lähettää laskut. AutoInvoice muodostaa skannauspalveluun toimitetuista laskuista aineiston, joka noudetaan Novaan samalla tavalla kuin mikä tahansa verkkolaskuaineisto. Lue lisää skannauspalvelusta »

 

Verkkolaskujen tuonti AutoInvoicesta Ostoreskontraan

Kun AutoInvoice-tili on käytössä ja sinne on saapunut laskuja, voidaan laskut tuoda Novan Ostoreskontraan Tiedosto > Tietojen tuonti -näkymän kautta. Tämä tapahtuu painamalla AutoInvoice tuonti -painiketta.

Laji: Valitse laji, johon laskuja tuodaan. Voit ohjata ulkomaalaisten toimittajien laskut suoraan ulkomaan laskulajiin, jos toimittajakortistoon on määritetty toimittajan ostolaskulaji.

Pvm: Päivämäärällä ohjelma seuraa, koska laskuja on noudettu edellisen kerran AutoInvoicesta. Vaikka siirtäisit noutopäivää taaksepäin, laskut eivät siirry tuplana ohjelmistoon, jos lasku on jo kertaalleen tuotu sinne. 

Hae toimittajatiedot: Ohjelmisto täydentää toimittajan tiedot toimittajakortistossa olevilla tiedoilla. Järjestelmätunnistaa toimittajan y-tunnuksen perusteella, joten tunnuksen on oltava täsmälleen samassa muodossa kuin se on verkkolaskulla ilmoitettu, esim. 1234567-9 tai FI12345679.

Perusta puuttuvat: Ohjelma perustaa automaattisesti toimittajan tiedot, jos toimittajaa ei ole tunnistettu y-tunnuksen perusteella.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Vaikuttaako muutos yritykseeni?/En ole varma, onko AutoInvoice jo käytössämme. 

Avaa

Jos Nova Ostoreskontra EI ole yrityksessäsi käytössä:

• Muutos ei koske yritystäsi ja ei siten aiheuta sinulle mitään toimenpiteitä.

Jos Nova Ostoreskontra ON yrityksessäsi käytössä:

• Avaa Novasta Asetukset - Yritystiedot - Lisätiedot -näkymä (ks. kuva).
• Tarkista, onko “Yrityksen UUID”- ja “Yhteinen API-avain” -kentät täytetty. 
• Jos kentät on täytetty, yrityksessäsi on jo käytössä AutoInvoice ja toimenpiteitä ei tarvita.
• Jos kentät ovat tyhjät, sinun on otettava AutoInvoice käyttöösi. Visma Sovelluspalvelun asiakkailla käyttöönotto on oltava tehtynä ennen 20.2.2023 ja On-premises-asiakkailla ennen vuodenvaihteen 2022-2023 ohjelmistopäivitystä. Jos ohjelmapäivitystä ei tehdä, ei muutos tule voimaan mutta silloin myös ohjelmaan tehdyt korjaukset ja parannukset jäävät saamatta. Suosittelemme aina uusimman ohjelmaversion käyttöä.

Voit myös katsoa Novan Laskutuksesta ja/tai Ostoreskontrasta oikeasta yläkulmasta, näkyykö siellä aktiivisena AutoInvoice-painike. Jos painike on harmaana, sinun on rekisteröitävä AutoInvoice-tili ja kytkettävä se Novaan, jotta verkkolaskujen tuonti onnistuu jatkossa Novan Ostoreskontraan.

 

Jos AutoInvoice on jo käytössä, tarkista samalla, että laskujen vastaanotto on kytketty päälle. Tämä tapahtuu Autoinvoice-painikkeen kautta Asetukset > Vastaanotto -näkymästä.

 

Voinko edelleen pitää aiemman verkkolaskuoperaattorini laskujen vastaanottoa varten käytössä? Eli saisimme edelleen laskuja vanhaan verkkolaskuosoitteeseemme jos toimittaja ei ole huomannut muuttunutta verkkolaskuosoitettamme joka meille on tullut Autoinvoicen käyttöönoton myötä?

Avaa

Käytännössä aiemman verkkolaskuoperaattorin laskujen vastaanotto kannattaa lopettaa siinä vaiheessa kun Autoinvoicen pankkiverkkoyhteys on avattu ja laskujen vastaanotto on kytketty päälle Autoinvoice-tilin asetuksissa. 

Jos toimittaja lähettää tämän jälkeen laskuja vanhaan osoitteeseen heille menee asiasta oman operaattorin kautta virhepalaute joka kehottaa tarkistamaan vastaanottajan osoitetiedot. Monet operaattorit etsivät automaattisesti verkkolaskuosoitteen verkkolaskuosoite.fi sivustolta jonne tieto myös päivittyy.

Lisäksi Novaan saa luettua saapuvat verkkolaskut ainoastaan Autoinvoicen kautta.

Käytössämme on Visma Document Center eli sähköinen ostolaskujen kierrätys. Koskettaako muutos meitä?

Avaa

Jos Järjestelmä > Visma.net Autoinvoice-näkymässä on käytössä Autoinvoice niin silloin muutos ei kosketa teitä. 

Jos laskut siirretään Document Centeriin verkkolaskuoperaattorin palvelusta ladatun tiedoston avulla niin silloin muutos ei kosketa teitä, mutta Autoinvoicen avulla laskujen sisäänluku on mahdollista automatisoida ja näin säästää työaikaa. 

Jos myös lähettäjällä on Autoinvoice/Maventa-käytössä tulee laskun kuva ja liitteet automaattisesti ohjelmaan.

 

Käytämme Nova Ostolaskujen kierrätys-ohjelmaa (WOK.exe). Koskettaako muutos meitä?

Avaa

Kyllä koskettaa jos saapuvat laskut noudetaan muun kuin Visma.net Autoinvoice palvelun kautta.

Nova Ostolaskujen kierrätys-ohjelman ylläpito on päättynyt joten suosittelemme siirtymään Visma Document Center-ohjelman käyttöön sillä se on Visman täysin sähköinen ostolaskujen kierrätys ratkaisu.

Laskujen hyväksyntä onnistuu selaimelle tai Visma Manager puhelin-sovelluksella ja prosesseja on muutenkin mahdollista kehittää automatisoinnin avulla. 

Lisätietoa Visma Document Centeristä saat myynnistämme myynti.software@visma.com.

Voinko ottaa AutoInvoicen käyttöön jo ennen muutoksen voimaan astumista?

Avaa

AutoInvoice on valmis käyttöönotettavaksi heti. Käyttöönoton kanssa ei siten tarvitse odottaa Novan vuodenvaihdeversiota, joka vaatii AutoInvoice-tilin laskujen vastaanottoa varten.

- Visma Sovelluspalvelun asiakkaille muutos astuu voimaan 20.2.2023.
- On-Premises eli paikallisessa ympäristössä olevia asiakkaita muutos koskee kun vuodenvaihteen 2022-2023 versiopäivitys asennetaan.

Katso ohjeet käyttöönottoon »

 

Laskut ladataan Visma.net AutoPaystä omalle koneelle ja sieltä tiedosto luetaan Visma Novaan tai Visma Document Centeriin. Koskettaako muutos yritystäni?

Avaa

Kyllä koskettaa, jos...
Jos laskuaineisto luetaan suoraan Visma Nova Ostoreskontraan. 

Ei välttämättä, jos...
Jos laskuaineisto luetaan AutoPaysta omalle koneelle ja sieltä siirretään Visma Document Centeriin, mutta on kuitenkin edullisempaa ja nopeampaa käyttää Autoinvoicea verkkolaskujen vastaanottoon yhdessä DC:n kanssa. Visma haluaa keskittyä verkkolaskuratkaisuna Autoinvoiceen ja tästä syystä AutoPayn hinnoittelu verkkolaskujen osalta on korkeampaa. Autoinvoice mahdollistaa myös integraatiot eri Visman ohjelmistoihin joka helpottaa laskujen sisäänlukua ja lähettämistä.

Document Center pystyy noutamaan laskut automaattisesti tunnin välein Autoinvoicesta joten manuaalinen työ tuossa kohtaa poistuu kokonaan ja aikaa säästyy!

 

Mikä on Pankkiverkkoyhteys ja miksi se on aktivoitava?

Avaa

Maventa ei liikennöi suoraan jokaiseen pankkiin verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista varten, vaan käyttää työhön Danske Bankin pankkiverkkoyhteyksiä. 

Tämän vuoksi AutoInvoice-tilin rekisteröinnin yhteydessä on aktivoitava pankkiverkkoyhteys. Pankkiverkkoyhteys vaaditaan verkkolaskujen lähettämiseksi asiakkaille, joiden verkkolaskuoperaattori on pankki. Sama pätee verkkolaskujen vastaanotossa; pankkiverkkoyhteyden on oltava avattuna, jotta laskuja voidaan vastaanottaa toimittajilta, joilla on verkkolaskuoperaattorina pankki.

Tilin rekisteröinnin lopuksi annetaan yrityksen henkilön sähköpostiosoite. Näin henkilö vahvistaa olevansa oikeutettu edustamaan yritystä verkkolaskujen lähetyksessä ja vastaanotossa sekä valtuuttaa avaamaan yritykselle pankkiverkkoyhteyden. Henkilö saa Visma Signilta sähköpostin, jossa on lisäohjeet tunnistautumista varten. 

Pankkiverkkoyhteys on avattava aina. Ilman sitä laskuja ei voi noutaa tilin kautta, jos lähettäjän operaattorina on pankki, ja laskujen lähetys näihin verkkolaskukanaviin ei onnistu.

Pankkiverkkoyhteyden avaus on maksuton Visma Softwaren asiakkaille ja erillistä yhteydenottoa pankkiin tai muita pankin sopimuksia ei tarvita. 

 

Muutoksen myötä verkkolaskuosoitteemme muuttuu. Miten toimittajat tietävät, mihin osoitteeseen laskut pitää jatkossa toimittaa?

Avaa

Autoinvoice tilin rekisteröinnin lopuksi kerrotaan uudet verkkolaskuosoite mutta se on +
nähtävillä myös tilin Asetuksista Laskujen vastaanotto- näkymästä.

Jos lähettäjällä on käytössä pankki verkkolaskuoperaattorina käytetään silloin välittäjätunnusta DABAFIHH sillä Autoinvoice käyttää hyväkseen Danske Bankin pankkiverkkoa.


Verkkolaskuosoite.fi-sivustolle välittyy automaattisesti tieto, kun olet rekisteröinyt käyttöösi AutoInvoicen tai kun olet kytkenyt laskujen vastaanoton päälle.

Jos olet vastaanottanut verkkolaskuja tähän saakka jonkin muun operaattorin palveluun, kannattaa kyseinen vastaanottokanava sulkea AutoInvoice-tilin käyttöönoton jälkeen.

Muuttuneen verkkolaskuosoitteen voi tiedottaa toimittajille käyttäen apuna viestipohjaamme joka on ladattavissa tästä kirjoituksesta. 

 

Onko käyttöönotosta tulossa webinaaria? 

Avaa

Aiheesta pidettiin maksuton webinaari 21.10.2022. Tilaisuudessa kävimme läpi AutoInvoicen käyttöönoton vaiheet ja esittelimme myös lyhyesti Visma Document Center ostolaskujen kierrätysratkaisua. Webinaarin materiaali ja tallenne lisätään jälkikäteen Visma Communityyn tähän artikkeliin.

 

Mistä löydän AutoInvoice-palvelun hinnaston?

Avaa

AutoInvoice on transaktioperusteinen palvelu, jossa ei ole erillistä kuukausimaksua. Maksat siten vain palvelun kautta noudetuista ja lähetetyistä laskuista.

Autoinvoice hinnoittelusta saat lisätietoa ottamalla yhteyttä myyntiimme osoitteeseen myynti.software@visma.com. 

 

Asiakkaani lähettää edelleen laskunsa sähköpostitse tai paperisena. Miten ne on helpointa saada Nova Ostoreskontraan?

Avaa

AutoInvoice-tilillä on mahdollista aktivoida lisäpalveluna skannauspalvelu, jonka avulla mm. ulkomaisten toimittajien laskut saadaan ohjelmaan verkkolaskuina.

Aktivoi lisäpalvelu käyttöösi autoinvoice.visma.com-sivuston Lisäpalvelut-osiossa. Palvelun aktivoituasi saat toimittajaa varten skannauspalvelun sähköpostiosoitteen sekä paperilaskujen osoitteen. Laskuista muodostuu aineisto, joka noudetaan Novaan samalla tavalla kuin normaalit verkkolaskutkin. 

Tarkemmin voit lukea aiheesta Skannauspalvelun tärkeät tiedot -ohjeesta.

 

Yrityksessäni on aina kierrätettävä saapuvat laskut. Miten tämä onnistuu?

Avaa

Visma Document Center on Novaan integroitu sähköinen ostolaskujen kierrätysohjelma, jonka avulla laskut saadaan kierrätettyä ennen niiden siirtoa Nova Ostoreskontraan. Laskut hyväksytään joko Visma Manager -puhelinsovelluksella tai selaimella Visma.net Approval -sivuston kautta.

Jos haluat kuulla lisää Visma Document Centeristä, otathan yhteyttä omaan yhteyshenkilöösi tai osoitteeseen myynti.software@visma.com.

 

Laskun toimittaja on lisännyt laskulle liitteitä, mutta ne eivät näy Ostoreskontran Skannattu lasku -välilehdellä. Mitä teen?

Avaa

Toimittaja käyttää todennäköisesti eri operaattoria kuin Maventa, minkä vuoksi laskulla olevat liitteet menevät .xml-aineistoon linkkinä. Saat seurattua linkkiä avaamalla laskun kuvan esikatseluun, jolloin laskun alaosassa näkyy sininen ‘linkki’. Linkki vie operaattorin palveluun, johon liite on tallennettuna.

Jos toimittajalla on käytössään Maventa, laskun liitteet tulevat Novaan samalla tavalla pdf-muodossa kuin laskun kuvakin.

 

Muodostan tilitoimistolle laskuista erillisen aineiston kirjanpitoa varten. Kuinka minun pitää toimia?

Avaa

Nova Tilitoimistolinkki -ohjelmalla voit muodostaa tilitoimistoa varten kirjanpitoaineiston.

Jos haluat kuulla lisää Tilitoimistolinkistä, otathan yhteyttä omaan yhteyshenkilöösi tai osoitteeseen myynti.software@visma.com.

 

Tarvitsen arkistointia, tilitoimistoa tai muuta tarkoitusta varten saapuneista/lähetetyistä laskuista omalle koneelle .xml- sekä pdf-tiedostot. Kuinka minun pitää toimia? 

Avaa

Saat ladattua tiedostot helposti massana kirjautumalla autoinvoice.visma.com-sivustolle ja menemällä siellä Asetukset > Työkalut > Vie laskuja-toimintoon. Tutustu tarkempaan ohjeeseen »

Tilitoimistoa varten Novasta on mahdollista saada myynti- ja ostoreskontrasta myös kirjanpidolliset tiedot Nova Tilitoimistolinkki As. -sovelluksella (Novan lisenssikoodi: WLI). Tilitoimistolinkillä voi muodostaa Novan tiedostomuotoista .csv aineistoa tai Visma Fivaldi-ohjelmiston tukemaa tiedostomuotoa. 

Lisätietoa Visma Nova Tilitoimistolinkki-ratkaisusta ja sen hinnoittelusta voi tiedustella myynnistämme myynti.software@visma.com.