Visma Nova käyttövinkit

Nova Tulorekisterin FAQ Tässä listattuna useimmin kysytyt kysymykset joita olemme saaneet liittyen Tulorekisteriin ja sen käyttöönottoon ja lähetysten tekemiseen Novassa.   Ennen vikatilanteen raportointia tukeen on hyvä tarkistaa, että Novasta on uusin ohjelmistopäivitys asennettuna. Visma Sovelluspalvelu-asiakkailla on aina uusin ohjelmaversio käytössä. Tulorekisteri varmenteen uusiminen https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Visma-net-AutoReport-Tulorekisterin-varmenteen-uusiminen/m-p/323495#M1462   Palkkatietoilmoituksen muodostaminen ja lähettäminen   Lähetä Tulorekisteriin painike on harmaana eikä lähetystä voi tehdä. https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Laheta-Tulorekisteriin-painike-harmaana-Miten-korjataan/m-p/201710/thread-id/854/highlight/false#M855   Virhetilanne: Muunto merkkijonosta Double ei ole kelvollinen? https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Muunto-merkkijonosta-Double-ei-ole-kelvollinen/m-p/201664#M842   Virhetilanne: Toiminto ei ole kelvollinen koska sitä seuraa uusi SetCurrentCellAddressCore-funktion kutsu. https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/SetCurrentCellAddressCore-funktion-kutsu-virheilmoitus-lahetetyt/m-p/201658#M838   Virhetilanne: Käsittelemätön poikkeus sovelluksen osassa: the date is not a defined system type https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/The-date-is-not-a-defined-system-type-palkkatietoilmoituksen/m-p/201661#M840   Virhetilanne: Visma.Nova.Taxreport (Autoreport) ohjelmaa ei voi käynnistää väärillä parametreilla, Tarkista paremetrit https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Visma-Nova-Taxreport-Autoreport-ohjelmaa-ei-voi-kaynnistaa/m-p/201650#M833   Virhetilanne: parseErrorXml: Juuritason tiedot ovat virheellisiä / Data at the root level is invalid: https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Nova-palkkatietoilmoitukset-virhe-parseErrorXml-Juuritason/m-p/201653   Virhetilanne: Visma Sovelluspalvelu: ActiveMQ virhetilanne: "Ei voitu aktivoida ActiveMQ. Varmista että kaikki tarvittavat kirjastot ovat asennettu ja että asetukset ovat oikein. Unable to register a queue.." "ActiveMOPG service is not installed on this machine" https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Visma-Nova-Sovelluspalvelu-Ei-voitu-aktivoida-ActiveMQ/m-p/350653#M1542   Virhetilanne: ActiveMQ -ominaisuuden aktivoiminen https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Visma-On-Premises-Gateway-asennukseen-tehtavat-muutokset/m-p/187603?search-action-id=23363498250&search-result-uid=187603   Virhetilanne: ActiveMQ port has an invalid value -virheilmoitus https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/ActiveMQ-port-has-an-invalid-value-Palkkatietoilmoituksen/m-p/207534/thread-id/912/highlight/false#M913   Virhetilanne: 400006 Integration_general_exception https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Virhe-400006-INTEGRATION-GENERAL-EXCEPTION/m-p/202690/thread-id/879/highlight/false#M880     AutoReport rekisteröinti ei onnistu Novassa   Autoreport rekisteröinnin voi tehdä vain Novan pääkäyttäjä, eli Nova Superuser-ryhmään kuuluva käyttäjä. Käyttäjäryhmät voi tarkistaa Novan aloitusnäkymän oikean ylälaidan käyttäjäinfo-painikkeesta.  Alla kuvattu muita ongelmatilanteita joita yrityksen rekisteröinnissä voi tulla vastaan: Virhetilanne: Yrityksen rekisteröinti epäonnistui https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Yrityksen-rekisterointi-Autoreportiin-ei-onnistu/m-p/201712/thread-id/856/highlight/false#M857 Virhetlanne: 400007 Required_Header_Not_Found (Required Header Not Found) (juuritason tiedot ovat virheellisiä) https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Nova-palkkatietoilmoitukset-virhe-parseErrorXml-Juuritason/m-p/201653   Virhetilanne: 400008 APPLICATION_INSTANCE_NOT_FOUND_BY_LICENSE_KEY_AND_URL - Autoreport rekisteröinti ei onnistu https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/400008-APPLICATION-INSTANCE-NOT-FOUND-BY-LICENSE-KEY-AND-URL/m-p/201667#M844     Tulorekisteriin ilmoittamiseen liittyvät kysymykset   Kysymys: Saako Tulorekisterin virhekoodit jostain suomeksi? https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Tulorekisterin-virhekoodisto-suomeksi-ruotsiksi-ja-englanniksi/m-p/197771?search-action-id=23562776467&search-result-uid=197771   Kysymys: Polkupyöräedun ilmoittaminen Tulorekisteriin (363 ja 364 tulolajikoodit): https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Nova-Palkanlaskenta-Polkupyoraedun-ilmoittaminen-Tulorekisteriin/m-p/355844/thread-id/1559#M1560   Kysymys: Kuinka poissaolot merkitään Novassa jotta menevät Tulorekisteriin oikein? https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Poissaolojen-merkitseminen/m-p/201343#M829     Novan antamat validointivirheet   Työtapaturmavakuutuksen erikoismerkit: https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Palkkatietoilmoituksen-validointivirhe-tyotapaturmavakuutuksen/m-p/522243#M1886   Virheellinen henkilötunnus/y-tunnus: https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Palkkatietoilmoituksen-validointivirhe-Virheellinen/m-p/522268/thread-id/1888#M1889    Tulorekisterin antamat virhepalautteet   Tulorekisterin palaute: The data group earnings related pension insurance is missing and is mandatory https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/The-data-group-earnings-related-pension-insurance-is-missing-and/m-p/198861#M786   Tulorekisterin palaute: The data group Car benefit is missing, and it is mandatory with income type 304. https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/The-data-group-Car-benefit-is-missing-and-it-is-mandatory-with/m-p/197798#M766   Tulorekisterin palaute: The data group earnings related pension insurance is missing and is mandatory https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Tulorekisteri/m-p/198281#M772   Tulorekisterin palaute: Occupational class or title identifier is not found https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Tulorekisterin-palaute-Occupational-class-or-title-identifier-is/m-p/201705/highlight/false#M852   Tulorekisterin palaute: IDV0040 Unknown Finnish personal identification number or Business ID https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Tulorekisteri-Virhe-IDV0040-Unknown-Finnish-personal/m-p/198078#M771   Tulorekisterin palaute: Unknown data item Pension Policy number. https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Unknown-data-item-Pension-Policy-number-Tulorekisterin/m-p/197796#M764   Tulorekisterin palaute: The date item Unit price must be greater than or equal to 0. https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/The-date-item-Unit-price-must-be-greater-than-or-equal-to-0/m-p/197485#M758   Tulorekisterin palaute: creator information and signing certificate mismatch https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/creator-information-and-signing-certificate-mismatch/m-p/195936#M750   Tulorekisterin palaute: Data group payers suborganisations is missing, and is mandatory.  Novassa ei tällä hetkellä ole keva-vakuutettujen ilmoittamiseen tukea vaan tiedot on ilmoitettava sähköisessä asiointipalvelussa erikseen. Tuki tulossa alkuvuodesta 2019. Lisätietoa: https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-uutiset/Visma-Nova-Palkanlaskenta-ja-Keva/ba-p/201753   Tulorekisterin palaute: The data item Start date of the time period for reporting absences and/or the data item End date of the time period for reporting absences is/are missing from the report, and they are mandatory https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Poissaolojen-merkitseminen/m-p/201343   Tulorekisterin palaute: The record submitter does not have the right to submit records on behalf of another party.  https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Tulorekisterin-palaute-The-record-submitter-does-not-have-the/m-p/202566/thread-id/876/highlight/false#M877   Tulorekisterin palaute: Income earners data item Gender is missing https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Nova-Tulorekisteri-virhepalaute-IEBV0070-Income-earners-data/m-p/306302#M1415   Tulorekisterin palaute: DTVA0040 - Date is missing: Birthdate https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Nova-Tulorekisteri-virhepalaute-DTVA0040-Date-is-missing/m-p/306298#M1412   Tulorekisterin palaute (alkuvuosi 2021) :Tulorekisteri palauttaa virhekoodin IEIEV0010 The data group insurance exceptions is missing, and it is mandatory Muut vakuuttamistiedot -tietoryhmä puuttuu ja se on pakollinen. https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-uutiset/Yrittajan-palkkatietoilmoitus-Tulorekisteri-palauttaa/ba-p/354898   Hakutermejä: hylätty palkkatietoilmoitus, negatiivinen määrä, polkupyöräetu, työsuhdepolkupyörä

Visma Nova vuodenvaihdeoppaat on julkaistu, ja ovat ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja -osiosta kohdasta Ohjelmistopäivitys.

Alta löydät liitteenä pdf-muodossa Sovellustuen esittelyn ja tarkempia ohjeistuksia kuinka asioit Visma Sovellustuen kanssa.   Avaa dokumentti klikkaamalla sen nimeä. Dokumentti avautuu uuteen ikkunaan luettavaksi suoraan näytöltä, mutta voit myös lataa se itsellesi alareunan vihreästä painikkeesta.

 Tarkistuslista Tulorekisterin käyttöönottoon liitteenä.

Visma Nova 9.6 versiossa julkaistiin uusi raportointityökalu, jonka avulla voit helposti muodostaa erilaista raportointia laskutuksesta. Myöhemmissä versioissa Nova 10.0 versiosta alkaen työkalua laajennettiin myös muiden ohjelmien tietojen käsittelyyn.    Työkalun avulla voit rakentaa erilaisia raportteja Novan eri tietolähteistä ja tiedot saa vietyä jatkojalostettavaksi esimerkiksi Excel-ohjelmistoon tai muuhun taulukkolaskentaohjelmistoon.   Raportoinnin esittelyvideo katsottavissa tässä linkissä.   Raportointityökalulla pystyt muodostamaan haluamaasi raportointia helposti joko taulukkomuodossa käyttäen hyväksi työkalun laajoja datan ryhmittely-, suodatus- ja järjestysmahdollisuuksia tai käyttämällä työkalun Pivot-toiminnallisuutta, jolla pystyt muodostamaan mm. asiakas- tai tuotemyynnistä raportointia, jossa vuosimyynti voidaan jakaa kvartaaleille, kuukausille jne.     Voit tallentaa muodostamasi valmiit raportointinäkymät joko itsellesi tai kaikille käyttäjille jatkokäyttöä varten.   Raportointi-sovellus on käytettävissä kaikilla Nova-käyttäjillä Sovellus-valikossa. Käyttäjien käyttöoikeudet määrittävät sen mitä tietolähteitä käyttäjille tulee näkyviin raportointiin. Esim. laskutuksen tietolähteet ovat sovelluksessa näkyvillä, mikäli käyttäjällä on oikeudet laskutukseen.   Raportoinnin käyttövinkit Jos Raportointi sovellus ei näy käyttäjälle Jos Raportointi-sovellus ei näy aloitusnäkymässä saat sen näkyviin valitsemalla hiiren oikealla sovellukset listalla ja sitten 'muokkaa'.   Raportointi-sovellus tulee näkyä oikean laidan 'näytettävät sovellukset' kohdassa. Jos sovellus ei silti sinulla näy niin voit kokeilla palauttaa Oletukset-painikkeella oletusarvot niin viimeistään sitten sovelluksen tulisi tulla näkyviin. Taulu-näkymän raportin luominen lyhyesti Raportointi-sovelluksen taulu-näkymällä saat tehtyä selkeitä listoja eri tietolähteiden avulla. Tässä ohjeessa on käyty esimerkkinä miten voit viedä esimerkiksi avoimet laskut .csv tiedostoon jatkokäsittelyä varten.   Tietojen käsittely kannattaa aloittaa siitä, että raahaat vasempaan laitaan ne kentät jotka haluat ohjelmasta raportoida. Kenttiä voi myös piilottaa yksitellen mutta tämä on helpompaa tehdä viimeisessä vaiheessa esim. Excelissä.   Esimerkkiraportti Laskutus: Avoimet myyntilaskut vuonna 2022 Voit raahata vasempaan laitaan kentät lasku, pvm, nettopvm, summa ja valuutta.   Esimerkissäni käytän suodattimina Avoinna, Tila ja Vuosi- kenttiä. (Avoinna summa on suurempi kuin 0, Tila ei ole 0. Kesken sekä vuosi on 2022)     Avoinna-suodatin. Klikkaa suodatin painiketta ja sitten (Custom).  Anna arvoksi "On suurempi kuin >" ja viereen arvo 0.   Tämä suodattaa vain laskut joilla on vielä suoritettavaa     Tila- suodatin. Hae näkyviin suodatusrivi klikkaamalla minkä tahansa kentän otsikkoa hiiren oikealla ja valitsemalla näytä suodatusrivi. Voit hakea %-merkin avulla vain KESKEN-tilassa olevat rivit. Vuosi-suodatin. Klikkaa suodatin kuvaketta ja valitse vuosi jota haluat raportoida   Esimerkkiraportti Asiakkaat: Asiakastiedot ja tietyn kauden myynti Taulu-näkymästä saat listan asiakkaista ja niiden kauden myyntitiedot sekä lisäksi esimerkiksi osoitetiedot, asiakasryhmä tai y-tunnus.   Nova Asiakaskortistossa ajetaan ensin Tiedosto > Kausitiedot - ajo. Tämä päivittää kauden myynti (esim. tietyn kuukauden myynnit) sekä koko myynti (halutun pidemmän ajanjakson myynnit).     Hae Taulu-näkymän vasempaan laitaan ainakin Numero, Nimi, Y-tunnus, Kauden myynti, Avoin saldo, koko myynti.    Voit suodattaa näkymästä pois asiakkaat joilla ei ole ajetulle kaudelle lainkaan myyntiä kun valitset (Custom)-suodattimen sarakkeessa 'Kauden myynti'. Anna arvoksi On suurempi kuin > haluttu summa.  Tämän jälkeen raportille ei enää nouse asiakkaat joilla ei ole myyntiä annetulla kaudella.   Taulu-näkymän käyttövinkkejä Tietojen hakeminen taulu-näkymässä Klikkaamalla hiiren oikealla minkä tahansa kentän päällä saat valittua 'Näytä suodatusrivi' joka tuo näkyviin hakurivin jonka avulla voit hakea tietoa raportilta helposti. Hakurivillä voit käyttää osahakua kun laitat %-merkin hakusanan eteen.   Toinen vaihtoehto on ottaa näkyviin ns. superhaku kenttä joka etsii haluamaasi tietoa kaikista näkyvillä olevista kentistä. Rivien yhteenlaskettu summa tai lukumäärä Taulu-näkymää voit selkeyttää vielä lisäämällä eri rivien alle esimerkiksi summa tai lukumäärä tiedon riippuen siitä mitä tietoja halutaan nähdä yhdellä silmäyksellä. Saat lisättyä esimerkiksi laskujen lukumäärän klikkaamalla hiiren oikealla lasku sarakkeen alla ja valitsemalla 'lukumäärä'. Summa-sarakkeen alla voit klikata hiiren oikealla ja valita 'summa'-tiedon.    Ryhmittely Voit ryhmitellä dataa raahaamalla vasempaan ylälaitaan haluamasi ryhmittely-tiedon. Eli esimerkiksi vuoden, asiakasryhmän tai muun vastaavan tiedon. Sarakkeiden leveyden säätäminen Usein sarakkeisiin haettavat tiedot eivät aina mahdu kokonaan näkyville. Saat sarakkeiden leveydet automaattisesti säädettyä klikkaamalla hiiren oikealla minkä tahanasa kentän päällä ja valitsemalla Sovita (kaikki sarakkeet). Sarakkeiden leveys säädetään automaattisesti pisimmän arvon mukaan jotta kaikki tekstit mahtuvat näkyviin.   Pivot raportin luominen lyhyesti: Raportointi-sovelluksen Pivot-välilehdellä saat tehtyä selkeitä raportteja eri tietolähteiden avulla.   Tässä ohjeessa on käyty esimerkkinä miten saat raportille yhteen näkymään tietyn asiakkaan laskut vuosittain.   Raportteja voit rakentaa raahaamalla Pivot-välilehdellä olevia kenttiä alaosaan alla olevan esimerkin mukaan. Yläosan kenttä-listalta voi raahata haluamansa arvoja eri kohtiin alaosan pivot-taulukolle ja sen avulla rakentaa juuri haluamansa näköisen raportin jos Novan olemassa olevat raportit ei sovellu sen hetkiseen tarpeeseen.     Raahaa haluamasi tieto pivot raportille. Voit tiputtaa kentän kolmeen eri kohtaan riippuen millaisen raportin haluat saada.    Esimerkkiraportti: Tietyn asiakkaan laskut Pivot-raporttina Tässä esimerkki Pivot-raportista esimerkissä on rakennettuna raportti joka rajaa asiakkaan 106 kaikki laskut päiväkohtaisesti ja näyttää niiden summan ja avoinna-olevan summan. Pivot-näkymän vasemmassa yläkulmassa on kentät: Summa sekä Avoinna Pivot-näkymän oikeassa yläkulmassa on kentät: Vuosi, KK sekä Pvm Pivot-näkymän vasemmassa alakulmassa on kentät: Lasku, Asiakas sekä Asiakkaan nimi   Raportille on haettu nyt vain asiakas joka on numerolla 106. Tämän suodatuksen saa tehtyä klikkaamalla kentän oikean yläkulman suodatinta ja rajaamalla sen avulla tuo asiakasnumero. Vuosi, KK tai Pvm tiedoilla voisi rajata tietyn ajanjakson laskut jos näin halutaan.    Pivot-näkymän käyttövinkkejä Tietyn summan ylittävät tai alittavat rivit näkyviin Voit suodattaa summa-kenttien suodattimien avulla esimerkiksi niin, että raportilla näytetään vain tietyn arvon ylittävät lukemat. Tässä Pivot-raportille halutaan vain yli 0,01€ arvoiset luvut.      Ajanjakso-kenttien ulkoasu Oletuksena osa kentistä näyttää pvm lisäksi esimerkiksi kellonajan. Tämän saat muokattua siistimmäksi klikkaamalla kenttää hiiren oikealla ja valitsemalla avautuvasta valikosta arvon 'Päivä'.    Näin pvm tieto näkyy selkeämpänä sarakkeissa:   Suodattaminen tietyn kentän arvojen perusteella Vaikka et raahaa kenttää itse Pivot-raportille voit silti suodattaa kaikkien kenttien avulla dataa. Yläosan kentissä tehdyt suodatukset vaikuttavat raportille nouseviin tietoihin mutta eivät vie tilaa sarakkeina itse raporteilla.   Yleisiä käyttövinkkejä Tietojen suodattaminen Monissa kentissä on pieni suodattimen kuva oikeassa ylälaidassa jolla saat tehtyä erilaisia rajauksia. Esimerkiksi klikkaamalla suodatinta Vuosi-kentässä voit rajata vain tietyn vuoden näkyville tai klikkaamalla Asiakas-kenttää voit rajata tietyt asiakkaat.   (Custom)- arvolla voit luoda myös erilaisia tarkempia suodattimia kuten tässä esimerkissä jossa halutaan suodattaa näkyviin vain laskut joilla ei ole lainkaan suorituksia:   Tiedon vieminen .csv muodossa Kun haluamasi raportti on valmis voit viedä sen CSV muodossa ulos Novasta. (Tai vaihtoehtoisesti Excel-muodossa myös jos haluat).     Tiedoston voi nyt tuoda taulukkolaskentaan esim. Exceliin. Tässä esimerkkinä tiedosto tuotuna Google Sheetiin.      Tiedostosta voi poistaa ylimmän rivin ja muut turhat tiedot oikeasta laidasta ja jättää vain nuo vasemman laidan tiedot joita halutaan tässä esimerkissä raportoida.   

Tiesithän, että Visma.net AutoPayn avulla voit hoitaa suoraan Novan pankkiliikenteen?   Voit lähettää maksuaineistot suoraan Novan ostoreskontrasta ja palkanlaskennasta Visma.net AutoPayn kautta pankkeihin sekä noutaa ja vastaanottaa viitesiirtoaineistot laskutukseen ja tilioteaineistot kirjanpitoon ilman muita erillisiä pankkiohjelmia.   Tilioteaineistojen tuonnissa kirjanpitoon voit lisäksi hyödyntää täysin uutta Visma Nova 9.6 versiossa julkaistua koneäly-tekniikkaa, jonka avulla ohjelma tekee sinulle historiatietoon perustuen tiliöintiehdotuksia aineiston rivien tiliöinnistä. Mitä enemmän historiatietoja kertyy sitä tarkemmat tiliöintiehdotukset ohjelma tarjoaa.   Et tarvitse välttämättä Novan kanssa Visma.net AutoPayn lisäksi muita pankkiohjelmia, kun kaikki pankkiliikenne voidaan hoitaa suoraan Novan kautta. Visma.net AutoPayn käytöstä maksat transaktioperusteisesti vain käytön mukaan. Ajantasainen palvelun hinnasto löytyy tämän kirjoituksen lopusta.   Visma.net AutoPay käyttöönotto-ohje löytyy ohjeet.visma.fi sivustolta.  Palvelun käyttöönotto on maksuton ja täysin transaktioperusteinen.   AutoPay hinnoittelusta saat lisätietoa ottamalla yhteyttä myyntiimme osoitteeseen myynti.vam@visma.com.   Palvelun käyttöönotto vaatii vain tilin luomisen ja pankin kanssa tehtävän oman Web Service-sopimuksen. Ohjesivustolta löytyy pankkikohtainen ohjeistus sopimuksen luomiseksi. Visma.net AutoPayn käyttäminen Novan kanssa Visma Talent-oppimisympäristöstä löytyy ohjevideoita Visma.net AutoPayn käyttämisestä Novan pankkiohjelmana. (Talent oppimisympäristön voi tilata 14vrk koekäyttöön): Visma Talent-oppimisympäristö Hyödyt Visma.net AutoPayn käyttämisestä pankkiohjelmana Visma.net AutoPay on jatkuvasti pilvessä toimiva ohjelmisto, joka nopeuttaa kassanhallintaa ja poistaa manuaalisia työvaiheita. Ohjelmiston tarjoamat hyödyt: Lähteviä maksuja voidaan hallita ja tarkastella yhdessä näkymässä Nova Ostoreskontrasta näet onko maksu mennyt onnistuneesti maksuun pankissa. (Tiedosto > Suoritus-näkymä) Tilien saldot ja viimeiset tapahtumat saa noudettua Novaan Näytä > Tilien saldot ja viim.tapahtumat Manuaalisen työn määrä pienenee Saadut suoritukset täsmätään automaattisesti avoimiin laskuihin. Voit hyväksyä maksut joko reskontrassa tai Visma.net AutoPayssä tai molemmissa Koneälyn hyödyntämismahdollisuus tilioteaineiston tiliöinnissä AutoPay on pilviratkaisu joten se päivitetään automaattisesti Visma.net AutoPayn avaintoiminnot: Visma.net AutoPay lähettää ja vastaanottaa pankkiaineistot tausta-ajona Pankista saapuvat aineistot noudetaan palveluun joka aamuyö Lähtevät maksut ovat nähtävissä ja hallittavissa yhdessä näkymässä Voit määrittää maksujen hyväksyjät, joiden on hyväksyttävä maksut, ennen kuin ne lähetetään pankkiin Voit antaa esimerkiksi kirjanpitäjälle oikeudet AutoPay palveluun jotta he näkevät suoraan palvelusta esimerkiksi tiliotteet, viiteaineistot tai maksetut maksut. Jos tarvitset apua AutoPayn käyttöönottoon, niin voit tilata konsultointia Vismalta. Konsultointia Vismalta voit tilata tästä linkistä.   Hyödyllisiä ohjeita Visma Communityssä: Visma.net AutoPay käyttöönotto ja ohjeet Visma.net AutoPay ja kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) Visma.net AutoPayn kytkeminen Nova-ohjelmaan Pankkiaineistojen nouto ja lähetys Nova-ohjelmalla   Pankin web service avaimen uusiminen Maksujen hyväksyntä AutoPay palvelussa AutoPayn hyväksyjän roolit (maksut ja palkat) Palvelun irtisanominen

Artikkelin liitteenä Visma AutoInvoicen käyttöönottoon liittyviä materiaaleja. Palvelun rekisteröinnin ohje löytyy nimellä 'Visma Autoinvoice ohjeistus'.   Autoinvoice ja Visma Nova Yleistä Visma Autoinvoice hinnoittelu Ajantasainen hinnasto on ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja sivulta. Miten Autopinvoice tili liitetään Nova-ohjelmaan? Kun Autoinvoice-tili on rekisteröity pääsee tilin pääkäyttäjä kopioimaan autoinvoice.visma.com sivuston Asetukset- näkymästä API ja UUID tiedot Novan yritystietoihin lisätiedot-näkymään.  Tämän jälkeen integraatio Nova-ohjelman kanssa on toiminnassa ja Laskutuksen ja Ostoreskontran käyttäjät voivat nähdä Autoinvoice-näkymän kautta saapuvat ja lähtevät laskut ja tämän lisäksi laskuja voidaan lähettää ja/tai vastaanottaa Novaan. Tästä kuvakkeesta aukeaa Autoinvoice-näkymä Nova-ohjelmissa: Laskujen lähettäminen Nova Laskutuksesta: Mene Laskuta > Aloita laskutus- ikkunaan ja siellä Asetukset. Tarkista, että Visma Autoinvoice-valinta on päällä.  Verkkolasku-laskutavalla olevat laskut menevät Autoinvoice palveluun.   Ostolaskujen tuonti Nova Ostoreskontraan: Laskuja tuodaan tietojen tuonti-ikkunassa painamalla painiketta Autoinvoice-tuonti. (Ikkuna tulee muuttumaan Nova 10.5 versiossa).      Tarvitsen arkistointia, tilitoimistoa tai muuta tarkoitusta varten saapuneista laskuista omalle koneelle .xml- sekä pdf-tiedostot. Kuinka minun pitää toimia?  Saat ladattua tiedostot helposti massana kirjautumalla autoinvoice.visma.com-sivustolle ja menemällä siellä Asetukset > Työkalut > Vie laskuja -toimintoon. Tutustu tarkempaan ohjeeseen »   Mikä on Pankkiverkkoyhteys ja miksi se on aktivoitava? Maventa ei liikennöi suoraan jokaiseen pankkiin verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista varten, vaan käyttää työhön Danske Bankin pankkiverkkoyhteyksiä.  Tämän vuoksi AutoInvoice-tilin rekisteröinnin yhteydessä on aktivoitava pankkiverkkoyhteys. Pankkiverkkoyhteys vaaditaan verkkolaskujen lähettämiseksi asiakkaille, joiden verkkolaskuoperaattori on pankki. Sama pätee verkkolaskujen vastaanotossa; pankkiverkkoyhteyden on oltava avattuna, jotta laskuja voidaan vastaanottaa toimittajilta, joilla on verkkolaskuoperaattorina pankki.   Tilin rekisteröinnin lopuksi annetaan yrityksen henkilön sähköpostiosoite. Näin henkilö vahvistaa olevansa oikeutettu edustamaan yritystä verkkolaskujen lähetyksessä ja vastaanotossa sekä valtuuttaa avaamaan yritykselle pankkiverkkoyhteyden. Henkilö saa Visma Signilta sähköpostin, jossa on lisäohjeet tunnistautumista varten.    Pankkiverkkoyhteys on avattava aina. Ilman sitä laskuja ei voi noutaa tilin kautta, jos lähettäjän operaattorina on pankki, ja laskujen lähetys näihin verkkolaskukanaviin ei onnistu.   Pankkiverkkoyhteyden avaus on maksuton Visma Softwaren asiakkaille ja erillistä yhteydenottoa pankkiin tai muita pankin sopimuksia ei tarvita.    Valittavat lisäpalvelut Mikä on tulostuspalvelu? Tulostuspalvelun kautta on mahdollista toimittaa laskut paperisena vastaanottajalle jos vastaanottajalla ei ole käytössä verkkolaskujen vastaanottoa. Käytännössä laskutustapa on Novassa verkkolasku mutta lasku ohjautuu paperisena vastaanottajalle jos muuta reittiä laskulle ei löydy tai tulostuspalvelu on pakotettuna reittinä asiakaskortilla. Voit aktivoida tulostuspalvelun Autoinvoice-tililtäsi, niin laskut voivat reitittyä asiakkaillesi myös tulostuspalvelun kautta paperisena. Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta. Paperisten laskujen lähetys Autoinvoicen kautta selkeyttää laskuttajan työtä sillä näin kaikki laskut näkyvät Novaan upotetusta Autoinvoice-näkymästä huolimatta käytetystä laskutustavasta. Näin laskujen seuranta ja esimerkiksi uudelleenlähetys on helpompaa.   Tässä kirjoituksessa on ohjeistettu miten saat tietyn asiakkaan laskut pakotettua tulostuspalveluun.   Ajantasainen hinnasto on ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja sivulta.   Mikä on Peppol? PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on Eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. EU:n tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti ja PEPPOL on tärkeä askel kohti tätä tavoitetta.Rekisteröitymällä verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL verkon kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä. Verkkolaskuja voi lähettää PEPPOL verkostoon ilman PEPPOL-rekisteröintiä.   Kytke PEPPOL-verkkolaskutuspalvelu päälle, jos haluat vastaanottaa laskuja Peppol-verkostoon kuuluvilta ulkomaalaisilta toimittajilta. Lue lisää Maventan verkkosivuilta »     Laskujen lähetys sähköpostitse vastaanottajalle Laskut saa toimitettua myös sähköpostitse vastaanottajalle Autoinvoice-palvelun kautta. Käytännössä laskutustapa on Novassa verkkolasku mutta lasku ohjautuu sähköpostitse vastaanottajan yhteyshenkilölle. (Laskun viitteenne-kentän yhteyshenkilö) Sähköpostiin menevien laskujen lähetys Autoinvoicen kautta selkeyttää laskuttajan työtä sillä näin kaikki laskut näkyvät Novaan upotetusta Autoinvoice-näkymästä huolimatta käytetystä laskutustavasta. Näin laskujen seuranta ja esimerkiksi uudelleenlähetys on helpompaa.   Sähköpostilaskujen lähettäminen täytyy olla sallittuna Autoinvoice-tilin Laskujen lähettäminen-näkymän asetuksissa. Tässä kirjoituksessa on ohjeistettu miten saat tietyn asiakkaan laskut pakotettua sähköpostitse vastaanottajalle.   Ajantasainen hinnasto on ladattavissa Visma Communityn Lataa materiaaleja sivulta.   Mikä on skannauspalvelu?  Alla olevassa ohjeessa on käyty läpi mikä on skannauspalvelu, miten se aktivoidaan ja otetaan pois käytöstä.  Skannauspalvelun avulla myös postitse ja sähköpostitse saapuvat ostolaskut saadaan muutettua hetkessä sähköisiksi. Palvelun avulla saat yhdistettyä paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton ja pääset kokonaan eroon paperista, mikä takuuvarmasti tehostaa ajankäyttöäsi. Yrityksellesi tarvitsee vain avata skannitili ja pyytää niitä toimittajia, joilla ei ole vielä verkkolaskutusta käytössään, lähettämään laskut skannausosoitteeseen. Palvelu toimii siten, että saapuvat laskut skannataan ja niistä tulkitaan alla mainitut perustiedot verkkolaskulle: laskun tyyppi, laskun numero, päiväys, eräpäivä, verollinen summa, ALV summa, viitenumero, viitteenne, sarjanro, lähettäjän Y-tunnus, lähettäjän nimi, IBAN-tilinumero ja valuutta.   Palvelua käytettäessä laskun tiedot ja kuva toimitetaan yrityksenne Maventa-tilille, jonne myös kaikki muut verkkolaskut saapuvat. Skannattujen laskujen siirtäminen yrityksesi taloushallintojärjestelmään onnistuu samalla tavalla Maventa-tililtäsi kuin verkkolaskujen siirtäminen. Skannauspalveluun lähetetyt laskut saapuvat Maventaan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Skannauspalvelun aktivoiminen 1. Kirjaudu Autoinvoice-tilillesi 2. Valitse yläpalkista Asetukset 3. Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto 4. Paina Skannauspalvelu -kohdasta Aktivoi 5. Lisää ilmestyviin kenttiin yrityksesi osoitetiedot palautettavan materiaalin lähettämistä varten ja paina lopuksi Tallenna. 6. Skannitilisi on nyt aktivoitu ja valmiina vastaanottamaan materiaalia seuraavana arkipäivänä   Tutustu vielä liitteenä olevaan Visma.net Autoinvoice skannauspalvelu tärkeitä tietoja- oppaaseen.   Skannauspalvelun sulkeminen Skannauspalvelu on mahdollista irtisanoa yrityksen AutoInvoice-tilin kohdasta Asetukset > Lisäpalvelut > Skannitili. Päivitä-painike avaa toiminnon, jossa pääset tekemään tarvittavat muutokset palveluun.   Kun skannauspalvelu on poistettu käytöstä, välittää palvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty AutoInvoice-tilin Skannitili-asetuksissa. Tarkista siis vielä, että osoite on oikea.   Tilin käytön lopettaminen Kun Autoinvoice tilin käyttö siirtyy toiseen ohjelmistoon Autoinvoice tiliä on mahdollista käyttää yhtäaikaisesti useamman ohjelmiston toimesta. Jos halutaan esimerkiksi lähettää laskut Novasta ja vastaanottaa saapuvat laskut toiseen ohjelmistoon niin tämä onnistuu ottamalla yhteyttä sovellustukeen.   Jos tilin käyttö siirtyy kokonaisuudessaan toiseen ohjelmistoon niin silloin tulee käydä läpi alla olevat ohjeet. Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä AutoInvoice-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa: Laskutustiedot: Tarkista Autoinvoice-tilin laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot). Näkymässä määrität mihin osoitteeseen palvelun laskutus tapahtuu. Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti. Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta. Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää. Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi: Täällä voi lisätä uuden pääkäyttäjän ja poistaa tarvittaessa muut Novaan liittyvät käyttäjät. Jos käyttäjät pysyvät samoina niin silloin ne voi tietysti palveluun jättää. Laskujen noudon estäminen Document Centeriin ja Novaan Jos laskuja ei haluta enää vastaanottaa Visma Document Centeriin tulee ohjelman Järjestelmä > Visma.net Autoinvoice näkymästä ottaa valinta ‘autoinvoice käytössä’ pois päältä. Tämän jälkeen Document Center ei enää automaattisesti nouda saapuvia laskuja Autoinvoice palvelusta. Sekä Yritysmappaus tulee poistaa kuten myös käyttäjä/käyttäjät samaisesta ikkunasta.   Jos käytössä on pelkkä Nova Ostoreskontra silloin laskujen vastaanottoa ei vain tehdä Tiedosto > Tietojen tuonti- näkymän kautta enää. Ohjelma ei automaattisesti nouda saapuvia laskuja. Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä Pääkäyttäjä ei voi poistaa itseään AutoInvoice-tililtä, joten edellä listattujen toimenpiteiden jälkeen tämän tulee olla yhteydessä sovellustukeen osoitteessa sovellustuki(at)visma.com ja pyytää tätä toimenpidettä sovellustuen tehtäväksi. Viestissä tulee olla mukana sen yrityksen nimi ja y-tunnus, jonka tili on kyseessä, sekä selvitys siitä, mistä on kyse ja mitä toimenpiteitä on jo tehty. Tämän jälkeen sovellustuki voi poistaa Nova pääkäyttäjän tilin tiedoista ja merkitä tilin loppuunkäsitellyksi Novan osalta.  Lopuksi Pääkäyttäjän tulee ohjeistaa tilille lisättyä uutta pääkäyttäjää (loppuasiakas) olemaan yhteydessä heidän uuteen ohjelmistoonsa / tilitoimistoonsa / isännöitsijäänsä, jotta AutoInvoice-tilille saadaan tehtyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan.   Autoinvoice palvelun irtisanominen Yrityksen Autoinvoice-tilin pääkäyttäjän tulee lähettää Visma sovellustukeen tukipyyntö lähettämällä sähköpostiviesti osoitteeseen sovellustuki@visma.com. Irtisano palvelu sinä päivänä kun palvelun käyttö halutaan lopettaa. Lisäksi tarkenna lomakkeen viestiosuudessa seuraavat asiat: Yritys halutaan irtisanoa AutoInvoice-palvelusta ja Maventasta Varmistus, ettei tiliä ole tarkoitus jatkossa enää käyttää missään ohjelmistossa Irtisanottavan tilin yrityksen nimi ja y-tunnus   Huomioithan, että tilin irtisanominen ei lakkauta pelkästään verkkolaskutusta, vaan samalla loppuu myös mahdollisuus lähettää tulosteita massatulostuspalveluun. Mikäli siis haluat esimerkiksi lopettaa vain laskujen vastaanoton Maventan kautta, voit sulkea palvelun tämän ohjeen mukaisesti.   Mikäli irtisanottavalla yhtiöllä on Autoinvoice-palvelussa voimassaoleva laskuttajailmoitus, tulee edellämainittujen lisäksi laskuttajailmoituksesta olla tehtynä CHANGE tai DELETE-sanomat onnistuneesti. Tämä tarkoittaa, että on laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen odotettu vähintään neljä pankkipäivää ja tarkistettu sen jälkeen tililtä, että hylkäyksiä ei ole tullut. Vasta kun uusi laskuttajailmoitus on päivittynyt / päätetty, voidaan tili irtisanoa. Toimenpiteet irtisanomisen jälkeen Mikäli tilillä on ollut käytössä Autoinvoicen skannitili, välittää skannauspalvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty AutoInvoice-tilin Skannitili-asetuksissa.    Mikäli yritys haluaakin jatkossa palata AutoInvoice-palvelun pariin, tulee hänen luoda uusi AutoInvoice-tili rekisteröinnin kautta.

 Visma Nova SDK -rajapinnan yleinen kuvaus

Postin Smartship integraation käyttöönotto-ohje osoitekorttien tulostukseen.  Huom! Käyttöönottoon suositellaan tilattavaksi konsultointia.

Eräsiirtopohjaisen tiedonsiirtorajapinnan kuvaus.