Visma Nova käyttövinkit

Reskontravahti on Maventan ja Visma Financial Solutionsin yhteistyönä tarjoama lisäarvopalvelu perinteisen verkkolaskutuksen tueksi. Palvelu varmistaa laskujen lähetyksen, lähettää tarvittaessa automaattiset huomautukset, hoitaa perinnän ja varmistaa, että saat maksut ajallaan. Laskut luodaan normaaliin tapaa ERP:stä ja Maventa hoitaa loput.   Käyttöönotto ei vaadi muutoksia nykyiseen taloushallinnon ohjelmistoosi ja maksat edelleen vain lähetetyistä ja vastaanotetuista laskuista.   Reskontravahti palvelu otetaan käyttöön Nova Laskutus- ohjelman AutoInvoice -näkymän kautta kohdasta Reskontravahti. Sivu ohjaa palvelun käyttöönotossa.   Pidimme Reskontravahti-palvelun uusista ominaisuuksista ja käytöstä ilmaisen webinaarin 9.11.2023. linkki webinaarin tallenteeseen löytyy tästä  linkistä: https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-uutiset/Webinaaritallenne-Automatisoi-maksumuistutukset-ja-perinta/ba-p/618280 Visma Nova ja Reskontravahti - Huomioitavat asiat Siirtyminen PPG Managerin käytöstä Reskontravahdin käyttöön Kun laskut lähetetty PPG Manager sovelluksen kautta Visma Financial Solutions Oy on useissa tapauksissa täydentänyt ja korjannut heidän kauttaan lähetetyt laskujen tiedot toimeksiantajan puolesta. Tämä tarkoittaa sitä, että laskut eivät välttämättä ole olleet verkkolaskustandardin mukaisilla tiedoilla kun ne on lähetetty Nova-ohjelmasta. Reskontravahdin käyttöön siirrtyttäessä täytyy muistaa, että jatkossa laskuja lähetetään AutoInvoice palvelun kautta niin tiedot tulevat suoraan Novasta ja sinun tulee tarkistaa Nova Asiakaskortiston ja laskun tiedot tarkemmalla tasolla kuin aiemmin. Laskut, jotka eivät kulje Reskontravahdin kautta vaan ohjataan suoraan vastaanottajalle Laskut, joissa on jokin muu valuutta kuin euro (EUR). Kuluttajien e-laskujen (B2C) välityksessä palvelun kautta on alussa 5 päivän karenssi. Tämän 5 päivän ajan kuluttajalaskut lähetetään suoraan loppuasiakkaille ilman että ne kulkevat palvelun kautta. Laskujen lähetys Laskun lähetys paperisena tai sähköpostitse asiakkaalle:  Jos laskuja lähetetään sähköpostitse tai tulostuspalveluun Autoinvoice palvelun kautta tulee näiden asiakkaiden tiedot olla syötettynä alla olevan ohjeen esimerkin mukaisesti. Jos käytetään tulostuspalvelua tai sähköpostilaskujen lähetystä Autoinvoicen kautta menevät ne käytännössä verkkolaskuaineiston muodossa Novasta eteenpäin joten siksi niihin pätee samat säännöt kuin normaalissakin verkkolaskuaineistossa. Vastaanottajan sähköpostiosoite haetaan ensisijaisesti Asiakaskortiston oikean laidan Laskutustapa: Sähköposti- kentästä, jos tätä ei ole syötetty haetaan sähköpostiosoite kuten ennenkin yhteyshenkilön takaa kunhan se on haettuna laskun Viitteenne kenttään. Huom: Visma Laskutus-ohjelman Laskuta- ikkunassa tulee olla Finvoice 3.0 tai uudempi verkkolaskumuoto käytössä. Vanhemmalla aineistomuodolla osoite haetaan vain yhteyshenkilön takaa. >>>Tässä linkissä ohje miten lasku pakotetaan sähköpostiin tai tulostukseen Autoinvoicen kautta. Toimeksiantojen käsittelyyn liittyvät tilanteet Vaikka lasku ei olisi mennyt perille loppuasiakkaalle niin lähetyshetkellä siitä muodostuu silti toimeksianto Visma Financial Solutions Oy:lle joten tästä syystä et voi lähettää samaa laskua enää uudelleen Nova Laskutus-ohjelmasta Laskuta-näkymän kautta. Alla toimintaohjeet riippuen siitä onko loppuasiakkaalle mennyt alkuperäinen lasku perille vai ei.   HUOM! Jos lähettämäsi lasku päätyy virheeseen, tulisi virheessä oleva lasku lähettää uudelleen kahden viikon sisällä.  Mikäli lasku on vielä kahden viikon jälkeen virheessä, lopettaa Visma Financial Solutions toimeksiannon.    JOS ALKUPERÄINEN LASKU EI OLE MENNYT PERILLE VASTAANOTTAJALLE: A. Jos lasku ei ole mennyt perille virheellisten vastaanottajan tietojen vuoksi voit yrittää lähettää alkuperäisen laskun AutoInvoice-näkymässä valitsemalla laskun ja 'lähetä uudelleen'. Muista myös korjata Nova Asiakaskortin tiedot tulevien laskujen varalle.    B. Jos uudelleen lähetys Autoinvoice-näkymän kautta ei onnistu voi alkuperäisen toimeksiannon poistattaa palvelusta kohdistamalla siihen hyvityslasku. Tämä onnistuu tekemällä alkuperäisestä laskusta Novassa hyvityslasku (uusi kopioiden, kopioi rivit negatiivisena) ja tämän jälkeen Reskontravahti palvelussa voidaan valita alkuperäinen toimeksianto ja 'yhdistä hyvityslasku' ja annetaan hyvityslaskun numero ja summa. Huom! Hyvityslaskua ei tässä tapauksessa lähetetä Novasta eteenpäin sillä asiakas ei ole saanut alkuperäistä laskua. Hyvityslasku sekä alkuperäinen veloituslasku kirjataan manuaalisesti suoritetuksi samalle selvittelytilille jotta ne eivät näy Novassa avoimena! Reskontravahti sulkee automaattisesti virheessä olevat toimeksiannot 2 viikon kuluessa vaikka niihin ei ole kohdistettu hyvityslaskua. --> Tämän jälkeen tarkistetaan Asiakaskortiston tiedot ja tehdään asiakkaalle uusi lasku joka lähetetään normaalisti Laskuta-ikkunan kautta. JOS ALKUPERÄINEN VIRHEELLINEN LASKU ON MENNYT PERILLE VASTAANOTTAJALLE: Jos alkuperäinen lasku on mennyt vastaanottajalle virheellisillä tiedoilla tulee sinun tehdä laskusta hyvityslasku joka lähetetään asiakkaalle normaaliin tapaan. Tämän jälkeen sekä veloituslasku, että hyvityslasku suoritetaan samalle suoritustilille. Tämän jälkeen tehdään Novassa täysin uusi oikeilla tiedoilla oleva veloituslasku joka voidaan sen jälkeen lähettää normaalisti. Reskontravahti-välilehdellä valitse 'yhdistä hyvityslasku' toiminto alkuperäisellä toimeksiannolla jotta saat alkuperäisen laskun toimeksiannon poistettua palvelusta. AutoInvoice virhepalautteet - SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE) Tässä Visma Communityn keskustelussa löydät Reskontravahtiin liittyvät virhepalautteet ja niiden korjausohjeet.    ***   Jos palvelun käyttöön ja toimintaan liittyen tulee kysyttävää ota yhteys Visma Financial Solutions Oy:n tukikanaviin.

Nova Sovellustuen usein kysytyt kysymykset ja kesän vinkkilista.

Manuaali/Ulkomaansuoritus-ikkunan taulukkomäärittelyt Novan uudessa Laskutus-sovelluksessa suoritusten kirjausnäkymää on mahdollista muokata ja tallentaa omiin tarpeisiin sopivaksi Taulukkomäärittelyjen kautta. Taulukkomäärittelyt saa esille (Näytä > Taulukkomäärittelyt) tai piilotettua (Piilota taulukkomäärittelyt) napauttamalla sarakeotsikosta hiiren oikealla painikkeella.   Ylimääräiset sarakkeet saa pois näkyvistä, ottamalla valintalaatikosta valintamerkki pois. Otsikko tietoa voi muuttaa halutessaan. Sarakkeiden leveyttä voit muuttaa painamalla hiiren oikean painikkeen pohjaan, ja siirtää sarakeotsikoiden välissä olevaa viivaa haluttuun kohtaan. Muutokset saa tallennettua "Tallenna" painikkeella.   Oletukset saa palautettua Palauta oletukset painikkeella. Suoritusten kirjaaminen Suoritukset-ikkunassa voit hakea laskuja halutulla rajauksella, esim. asiakasnumerolla, asiakkaan nimellä tai laskunumerolla. Ikkunaan päivitetään ne laskut, jotka täyttävät hakuehdot.   Valittu-kentällä määritellään ne laskut, joille suoritus halutaan kirjata. Valitse suoritettavat laskut yksitellen tai Valitse kaikki/Tyhjennä kaikki valintalaatikolla. Määrittele myös suorituspäivä ja muut tiedot. Kentissä voi liikkua esim. tabulaattori-painikkeella. Ohjeesta voit lukea lisää suoritusten kirjaamisesta ja Taulukkomääritysten käytöstä. Nova Tilikartta Uudistettu Nova Laskutus-ohjelma on tarkempi siitä, että kirjanpidolliset tilit ovat Novan tilikartassa perustettuna ja määritettynä myös aktiiviseksi tililuettelossa.   Näytä > Tililuettelo -valikosta pääset tililuetteloon jossa tili pitää olla merkittynä aktiiviseksi. Laskujen suodattaminen ja hakeminen Voit hakea näkymässä esimerkiksi laskunumeron osalla tai asiakkaan nimen osalla käyttämällä hakurivillä %-merkkiä.   Esimerkissä haetaan laskuja joista löytyy numerot '039'      

Miten tilaan Häiriötiedotteet sähköpostiini? Tiedotamme tärkeissä tiedotteissa mahdollisista häiriöistä, jotka voivat vaikuttaa palveluumme. Visma Novan Häiriötiedotteet löydät tämän linkin takaa.   Saat tilattua häiriötiedotteet suoraan sähköpostiisi valitsemalla Tilaa.   Mikäli haluat tilata myös muiden tuotteiden tiedotteita, valitse listalta toinen tuote ja paina myös tässäkin Tilaa.       Voit halutessasi myös perua tilauksen. Tällöin Tilaa-valinnan tilalla on Peruuta tilaus -valintamahdollisuus.   Mikäli haluat saada kaikkien tuotteiden tärkeät tiedotteet sähköpostiisi, siirry Visma Software Oy ajankohtaista -välilehdelle ja valitse täällä Tilaa.