For å hente reiser og utlegg fra Expense til Visma Lønn / Visma Global, må du ha  en såkalt "Integrasjonsbruker". Slik gjør du det:   1.  Visma.net Expense | Oppsett | Innstillinger | Integrasjonsbruker I skjermbildet under, er brukeren lagd - klikk i ditt bilde for å lage en   Du angir ønsket passord.  Passordkravet er minst 20 tegn, minst en stor og liten bokstav (A-Z, a-z). Minst et siffer og et spesialtegn. Mellomrom / "space" er ikke tillatt. Husk / noter deg dette. (se neste punkt).         2. I Visma Lønn | Grunndata | Firmaopplysninger | Oppsett | Oppsett Visma.net  I skjermbildet under  "Visma reiseregningssystem"    angir du Visma.net Expense "Visma.net integrasjonsbruker" angir du  navnet på integrasjonsbrukeren du nettopp lagde "Passord"                                     angir du passord du anga da Integrasjonsbrukeren ble lagd       "Lås transaksjoner fra Visma.net Expense" gjør at du ikke kan endre transaksjonen i Visma Lønn. Anbefales aktivert. "Remittering skjer fra Visma.net Expense"  gjør at melding om manglende lønnsarter på typene i Expense ikke kommer. Du kan lese mer om muligheten her.     Bør haken for låst fravær være på?  Hvis du også benytter Visma.net Time så er svaret, "NEI".  Du kan lese mer om det her   "Lås transaksjoner fra Visma.net Time" gjør at du ikke kan endre transaksjonen i Visma Lønn. Anbefales aktivert. ... Vis mer

Du kan administrere hvilke Visma.net roller dine ansatte skal ha i Visma.net fra Visma Lønn.  Under "Rutiner / Registrering / Visma.net / Administrasjon av roller" får du opp dette bildet: Sett kryss for rollene som de ansatte skal ha og trykk "Oppdater".     Skal svært mange/alle ansatte ha rollen, kan du angi det nederst i skjermbildet "endre alle" (og så heller fjerne hake for dem som ikke skal ha rollen)   Relaterte brukertips Integrasjon med Visma.net ... Vis mer

Det er noen ting du må gjøre i Visma.net Expense før løsningen kan tas i bruk. For en steg-for-steg video av hvordan du setter opp Expense, se videoforklaring nederst på siden.   Ønsker du en komplett dokumentasjon, se vår komplette "Kom i gang"-artikkel     1. Hovedjobben ligger i å "knytte" typer mot lønnsarter (i ditt lønnssystem). Altså si at når f.eks typen for "bompenger" benyttes, så er din lønnsart for dette nr XYZ osv osv. Les mer om dette her   2. Definere dine typer slik at du får et mest mulig styrende / fleksibel løsning Alle nevnte typer har en avkrysning for ønsket resultat Expense | Innstillinger | Typer   Trenger dere aktiv type for å kunne tilkjennegi "kjøring i Tromsø"? Tilsvarende vedr andre typer under Kjøring, f.eks skogs- anleggsveier, moped o.l ? Registrere kjøring i utlandet?     For dere som reiser med diettgodtgjørelse: Ved "Hotell - Innland", "bruk sats fra statens særavtale" (således trekkpliktig del) eller kun  trekkfri sats? Aktiv type "Kompensasjonstillegg utland" for beregning av det? (slik Statens særavtale tilsier) Aktiv type "Utland - administrativ forpleining" for beregning av det når alle måltider er dekket? (slik Statens særavtale tilsier)   3. Under "Expense | Innstillinger" finner du "Innstillinger for reiseregninger", hvor du primært angir om  - Bruker skal kunne endre  kostnadsbærer ved registrering av sine reiser og utlegg - Bruker skal kunne "splitte" en transaksjon på flere kostnadsbærere   - Reiser bedriften på diettgodtgjørelse eller diett etter regning  - Reiser man alltid på denne måte, eller skal bruker kunne endre behandlingen ved registrering?   Se skjermbilde     4. Ved integrasjon mot Visma Lønn: Om du ikke alt har gjort det, så må du lage en "Integrasjonsbruker"  les om det her   5.Tilsvarende, om ikke alt gjort, så må du definere regler for hvem som godkjenner hvilke reiseregninger (i Approval). Les om det her   Hvis du lurer på integrasjon med lønnssystem, kan du lese om det her     For en steg-for-steg video av hvordan du setter opp Expense (gammel layout):          ... Vis mer

Godkjenningsflyten kan settes opp på mange forskjellige måter. Den kan variere for hver tjeneste, f.eks Expense og Time. Med godkjenningsflyt mener vi hvordan et dokument/oppgave skal behandles i Approval før det kan overføres til lønn.   Vanlig/anbefalt flyt Avdelingsleder godkjenner reiseregninger og utlegg, etter det godkjenner lønningskontoret Avdelingsleder godkjenner fraværssøknader og timelister    Sette opp Approval  Du må definere en arbeidsflyt pr dokumenttype Kostnadskrav            (Expense) Fraværsforespørsel   (Absence) Timeliste                  (Time) Vi anbefaler å sette opp godkjenning av Time og Absence først, denne er basert på ansattes leder og således enklere enn godkjenning i "2 steg" som er vanlig vedr. reiseregninger Få Approval ferdig satt opp    vi anbefaler å sette deg inn i denne, dekker behovet til mange - og er den enkleste å forholde seg til Sette opp Approval med 1 steg (avdelingsleder)    f eks timelister og fravær Sette opp Approval med 2 steg (leder og lønn)      f.eks reiseregninger Sette opp Approval med 1 steg (en godkjenner alle ansatt) Oversikt over alle artikler relatert til arbeidsflyt / godkjenning / Approval   Generell artikkel om det å definere "arbeidsflyt" i Approval finner du her  (er inkl. i linkene over) ... Vis mer

Har du mange ansatte som registrerer timer?  Da kan Visma.net Time være løsningen for deg! Les om Visma.net Time her.   Import av timer fra Visma.net Time skjer via at tastetrykk i Visma Lønn. Alle timer som er godkjent siden forrige gang, importeres. Import av timer fra Visma.net Time Menyvalg: Rutiner | Registrering | Visma.net | Import (tilgjengelig fra hotbar) Les den inn til ønsket lønnskjøring.      Sikkerhet Ingen transaksjoner som er importert fra før, vil bli importert på nytt.  Ofte stilte spørsmål Vi får inn timer som ikke skal utbetales (test eller andre grunner), kan vi slette de? Hvis du sletter linjene vil de bli lest inn i neste lønnskjøring. For å unngå dette, må du manuelt registrere samme lønnsart, med samme antall i minus. Blir det lest inn flere linjer, kan du selvsagt registrere tilbakføringen kun på en linje pr. ansatt.   Oppsett av Visma.net Time Les her hvordan du setter opp Visma.net Time Relaterte brukertips Beskrivelse av importbildet  ... Vis mer

Hvis du ikke benytter Visma.net tilknyttet et windowsbasert system fra Visma (slik som Visma Lønn), må VCG installeres.   Visma Cloud Gateway - VCG  Før du kan sette opp Visma Lønn mot Visma.net må  VCG være installert. VCG kan installeres direkte fra Visma Lønn. Du går til "Verktøy / Visma.net /Last ned VCG". Dette må gjøres på serveren hvor Visma Lønn er installert. Om VCG er installert fra før, trenger du ikke gjøre det på nytt. MERK! Vi anbefaler at VCG installeres på samme maskin/server som Visma Lønn.   Det må være et 1-1 forhold mellom Visma Lønn installasjonen og Visma.net kunden (en Visma.net kunde kan bestå av mange klienter / firma).  Dette betyr at 1 Visma Lønn installasjon ikke kan knyttes opp mot 2 ulike Visma.net kunder, eller omvendt.  Kontroller dette ved at kundenr. i Visma Lønn (lisensinfo) er identisk med det som ligger under lisens i Visma.net. Relaterte brukertips IP adressen til Visma Cloud Gateway ... Vis mer