Als beheerder kun je nu inrichten of de toelichting bij een declaratie verplicht is.    De inrichting is beschikbaar op het niveau van een declaratie-categorie. Zowel voor Kilometers, het voorbeeld hier onder, als voor Onkosten. Voor alle items onder Instellingen, geldt dat het systeem deze controles tijdens het indienen en het opnieuw indienen toepast. Als de toelichting verplicht is, maar ontbreekt, kan de medewerker de declaratie niet indienen. Standaard is de toelichting optioneel, je kunt deze vanaf nu verplichten.   ... Meer weergeven

Zoals eerder gemeld op de oude community hebben we de integratie naar Payroll Gemal voor Gewerkte dagen gewijzigd.   De ingediende maanden worden nu verwerkt met een ingangsdatum. We hanteren hier dezelfde systematiek zoals die geldt voor bijvoorbeeld onregelmatigheidstoeslag, meeruren of overwerk. Namelijk verwerking 1 maand achteraf. Op deze manier zorgen we voor een consistente manier van afhandeling van de gegevens (ook wel consistente gedragsregel genoemd). Voorbeeld   Medewerker dient de kalendermaand januari 2022 in. De mutaties ten gevolge van deze declaratie krijgen de ingangsdatum 1 februari 2022 (kalendermaand + 1).   De mutaties zoals deze zijn aangeleverd bij Payroll Gemal na het indienen door de medewerker; 4 dagen Werk (02508) en 17 dagen Thuis (03020).  De ingangsdatum bepaalt de salarisperiode, in dit geval worden de mutaties geboekt in periode 2022-02.   ... Meer weergeven

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie. ... Meer weergeven

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens ... Meer weergeven

Ja dat kan, maar is wel onhanding.   Want via de Youforce App kan je als beheerder bepalen of een medewerker de volgende gegevens kan wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens   Al deze processen zijn ook als desktop-variant beschikbaar via Mijn Youforce. In de kennisbank van het Portaal vindt je het volgende artikel:  Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Daarin is precies uitgelegd welke link je kunt koppelen, zodat de medewerker in Mijn Youforce dezelfde ervaring heeft als in de App.   ... Meer weergeven

In de release notes van HR Core Beaufort Online van 2018-07 zijn de meest voorkomende landen opgenomen. Deze landen worden ook ondersteund in de Youforce app   ... Meer weergeven

Gelukkig vergissen medewerkers zich niet zo vaak. Als ze een nieuw adres opgeven in de Youforce app is dit in meer dan 99% van de gevallen natuurlijk juist. Is er toch een reden om het te verwijderen? Dan werkt het als volgt: In Self Service zijn er twee manieren om een workflow te verwijderen. De volgende activiteit (b.v. Salarisadministratie) stuurt de workflow retour en daarna verwijderd de medewerker in Te doen van Self Service de workflow. Of de Functioneel Beheerder verwijderd het via Beheer / Verwijderen formulierinstanties. In beide gevallen zal de medewerker in de Youforce app toch nog een tijdje zijn gewijzigde adres zien. Want de Youforce app had verwacht om na verloop van tijd vanuit Beaufort het gewijzigde adres door te krijgen. Na verloop van tijd zal de Youforce app toch weer het ongewijzigde adres vanuit HR Core Beaufort laten zien. Wil je dit proces versnellen? Doe dan een (fictieve) wijziging in HR Core Beaufort bij de adresgegevens van de medewerker. Zoals het toevoegen van een huisnummer toevoeging, opslaan, die daarna weer verwijderen en opnieuw opslaan.   ... Meer weergeven

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting.   Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft.   Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart.    💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:     ... Meer weergeven

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847     ... Meer weergeven

Voor de velden E-mail privé (P01034) en E-mail werk (P01035) wordt gecontroleerd is er minimaal en maximaal één @ wordt gebruikt, minimaal en maximaal één punt (.) achter het @, minimaal één teken vóór @, mininmaal één teken achter @ en minimaal één teken achter de punt (.).     De aanwezige controle in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.   ... Meer weergeven

Via de Youforce app & desktop is het mogelijk om de volgende velden voor telefoonnummer te wijzigen: Vast telefoonnummer (P01027) Mobiel telefoonnummer (P01036) Telefoonnummer werk (P01037) Telefoonnummer 1 contactpersoon 1 bij nood (PI0035) Telefoonnummer 2 contactpersoon 1 bij nood (PI0036) Telefoonnummer 1 contactpersoon 2 bij nood (PI0039) Telefoonnummer 2 contactpersoon2 bij nood (PI0040)   Bij al deze telefoonnummers worden de volgende controles toegepast: De lengte mag maximaal 15 tekens zijn Speciale tekens (zoals -) zijn niet toegestaan Als het telefoonnummer begint met een 0 moet het bestaan uit 10 cijfers (zoals alle Nederlands telefoonnummers). Een Nederlands telefoonnummer kan dus niet beginnen met +31 of 0031 Als e een niet-Nederlands (buitenlands) telefoonnummer wil invoeren moet je beginnen met + of 00 (bijvoorbeeld +32 voor België)   Op deze manier ondersteund de Youforce app dus zowel Nederlandse telefoonnummers, maar ook de contactgegevens van medewerkers die bijvoorbeeld in Duitsland, België of Luxemburg wonen. De aanwezige controles in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder. ... Meer weergeven

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven hoe de beheerder per veld kan bepalen of deze zichtbaar of wijzigbaar moet zijn. ... Meer weergeven

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:   Veld Waarde (Beaufort rubriek) Dienstverbandnummer P01101 Soort arbeidsrelatie P01102 Begindatum P00322 Datum in dienst CAO P00834 Functie P01107 Uren per week P01109 Salarisschaal P01151 Anciënniteit Als P00600 een waarde heeft. Anders P00326 Berekend bruto salaris P01161 Laatst toegekende periodiek P00836 Enkele reisafstand woon-werk P00372 Loonheffingskorting P00354 ... Meer weergeven

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn: Veld Waarde (Beaufort rubriek) Persoonsnummer P01001 Naam  Combinatie P01003 & P01009 & P01008 Geboortedatum P00321 Gewenst naamgebruik P00304 Burgerlijke staat P00329 Naam partner P00391 & P00390 Als beheerder kan je bepalen of de velden 'roepnaam','burgerlijke staat' en 'naam partner' ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.  ... Meer weergeven

Als beheerder kan je niet bepalen welke gegevens er worden getoond in het profiel van de Youforce app. Door Visma|Raet is bepaald welke velden worden getoond.   Als beheerder kan je wel bepalen welke gegevens wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.  ... Meer weergeven

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: adresgegevens (zowel woon- als postadres) contactgegevens (zowel privé als werk)  'Persoonlijke gegevens' (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) 'Contactpersonen bij nood' 'Betalingsgegevens'   Hoe je de autorisaties toekent staat beschreven in de Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel ... Meer weergeven

Zoals je kunt zien in de Youforce app, voorzien we daar een Inbox. Deze Inbox zal een overzicht van geven van openstaande taken en meldingen voor de ingelogde gebruiker.       We verwachten dat gebruikers een totaal-overzicht willen hebben, dus een combinatie van de bestaande taken (Inbox, Mijn taken) en nieuwe taken zoals deze ontstaan bij het gebruik van de declaratiemodule. Het is dus zeer zeker niet de bedoeling onderscheid te maken. ... Meer weergeven

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) staat de inrichting van de app stap voor stap beschreven. Maar vanzelfsprekend kan je vaste Customer Success Manager samen met een consultant altijd ondersteunen met de implementatie. En ook de Visma|Raet Servicedesk collega's staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden. ... Meer weergeven

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer. De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Contact gegevens wijzigen'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:             ... Meer weergeven

De Youforce app is gebouwd met de nieuwste technieken. Ook is er directe integratie met gegevens in HR Core Beaufort Online. Daardoor ziet de medewerker altijd actuele gegevens in de Youforce app. Daarom is de app alleen beschikbaar voor HR Core Beaufort Online.   ... Meer weergeven

Nee, anders dan de tokens die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen, worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon. Deze tokens worden beveiligd opgeslagen conform best practices (iOS - Keychain, Android - Secure Preferences) Indien de gebruiker documenten download (bijv. een salarisstrook) worden deze uiteraard wel opgeslagen op de telefoon. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor downloads vanuit apps, ook de Youforce app.   ... Meer weergeven

De Youforce app is bedoeld voor gebruik op een telefoon. Tablets, laptops en PC’s ondersteunen we middels Mijn Youforce desktop. ... Meer weergeven

Het inloggen op de Youforce app is vergelijkbaar met het inloggen op Mijn Youforce op een laptop. Afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is gaat dit via: Single Sign On van jouw organisatie Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com)   De medewerker vult zijn haar account in op het volgende scherm en wordt dan doorgeleid naar het Single Sign On scherm van jouw organisatie of de inlog van het Youforce account:     Om de medewerker te helpen met deze keuze hebben we daar een help-toelichting toegevoegd:     Inloggen via je organisatie (SSO) Nadat de medewerker zijn/haar werk-email heeft ingevuld verschijnt het scherm van jouw organisatie (het zogenaamde scherm wat behoort bij jouw eigen Identity Provider (IDP)), Vanaf dit punt gelden de procedures, voorwaarden, regels van de organisatie.   Inloggen met je Youforce account Bij het invullen van een Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com) is een tweede factor verplicht. Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord, zal deze gevraagd worden. In dit voorbeeld maken we gebruik van PING als tweede factor (het voordeel hiervan is dat er actief een push bericht verzonden wordt)       Na het inloggen (authenticatie) Na de eerste inlog vraagt de app om een pincode (6 cijfers) in te geven. Veelal wordt de pincode als backup gebruikt, als biometrische opties (vingerafdruk, gezichtsherkenning) niet beschikbaar zijn. (dit kan zijn omdat de telefoon dit niet ondersteund of andere redenen, zoals het dragen van een mondkapje waardoor de gezichtsherkenning simpelweg niet werkt) Vanaf nu hoeft de gebruiker in principe niet meer in te loggen, de Youforce app kan geopend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk. (in het ergste geval met de pincode) Swiped de gebruiker de Youforce app naar de achtergrond, zullen we na 30 seconden ook weer de gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode vragen. We minimaliseren hiermee misbruik van gegevens en functionaliteit indien men de telefoon onbeheerd laat. Je ziet, we doen er alles aan om het simpel en veilig te houden! Toch kan het voorkomen dat de Youforce app de gebruiker vraagt om opnieuw in te loggen. De app vernieuwd uit zichzelf de sessie, maar dit kan tot maximaal 300 dagen, hierna moet de gebruiker zich opnieuw aanmelden.   Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple ... Meer weergeven

Op dit moment zijn de declaraties voor onkosten en kilometers gescheiden. Mogelijk gaan we in de toekomst de kilometer-declaraties uitbreiden zodat daar ook een aantal onkosten aan toegevoegd kunnen worden (denk aan parkeerkosten of tol). ... Meer weergeven

Nee, we hebben ook geen concrete plannen om ondersteuning voor directe doorbelasting toe te voegen daar er een zeer kleine groep klanten is die dit gebruikt.   ... Meer weergeven

Bij iedere kilometer-declaratie die wordt ingediend, slaan we de gebruikte locaties op zodat de gebruiker deze bij een volgende declaratie makkelijk - en snel - kan kiezen. Momenteel onthouden we 30 (unieke) locaties, waarbij de meest recente gebruikte bovenaan de lijst staan.     ... Meer weergeven

De medewerker heeft de mogelijkheid om tot 30 locaties op te geven, wat resulteert in maximaal 29 reisbewegingen. Dit is vooral wenselijk voor ambulante medewerkers die meerdere clienten/locaties per dag bezoeken.     ... Meer weergeven

Ja, Als beheerder richt je voor een bepaalde (KM-)categorie in dat de vermindering beschikbaar is voor de medewerker en een maximum.     Diverse CAO's (bijv. Gehandicaptenzorg, Huisartsenzorg, Ziekenhuizen) kennen een maximale vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit maximum (bijv. 30 km) is ingericht in Gemal zodat daar de vergoeding gemaximeerd kan worden. Is de afstand woon-werk groter dan dit maximum, dan wordt daar geen vergoeding over toegekend, maar wordt wel fiscale ruimte opgebouwd. In Beaufort kennen we de rubriek Fiscale reisafstand woon-werk enkele reis (P00372); deze rubriek bevat de totale (werkelijke) afstand woon-werk.   Medewerker Op het moment dat een medewerker een KM-declaratie wil indienen en gekozen heeft voor een categorie waarbij Woon-werkverkeer in mindering gebracht mag worden, ziet deze een extra optie (schakelaar) met daar achter de afstand die hoort bij een retour woon-werk. In onderstaand voorbeeld is de waarde van rubriek P00372, 8,75 (km) Was de waarde P00372 groter geweest dan het maximum (in dit voorbeeld 30 km), dan had het systeem 60 km (2 x 30 km; heen en terug) in mindering gebracht.     Standaard wordt de vermindering toegepast. De medewerker moet zelf de schakelaar omzetten om de vermindering ongedaan te maken De medewerker ziet dan direct dat de afstand van de declaratie is aangepast.     Indien voor het betreffende dienstverband geen waarde bekend is in Beaufort voor woon-werkverkeer (P00372), wordt de schakelaar ook niet weergegeven.   Controle Tijdens de controle (veelal door de manager) van de declaratie, tonen we - indien de vermindering is toegepast - een beknopt overzicht. Hierdoor kan men eenvoudig en snel zien wat de totale afstand van de route was, de vermindering en het totaal van de declaratie.     Beheerder Ook beheerders zijn we niet vergeten, de export van KM-declaraties hebben we uitgebreid met het veld Correctie woon-werkverkeer. Daarnaast hebben we het veld Reisbewegingen geintroduceerd zodat er meer mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld controles. De declaraties op regel 2 en 3 zijn van het type A --> B --> C; dus 2 bewegingen (van A --> B en van B --> C) Op regel 4 betreft het een route met 3 reisbewegingen (A --> B --> C --> D).       ... Meer weergeven