Användartips för Visma Business

Nu har vi lagt ut videon på hur ni enkelt sätter upp mallar för att hantera era återkommande leverantörsfakturor. Varför lägga tid på fakturor som ser likadana ut varje gång de kommer in i systemet.  Ni alla har säkert fakturor som inte behöver granskas eller attesteras. Ett exempel är administrativa kostnader som porto, datakommunikation, hyra etc. Dessa fakturor skall alltid konteras upp likadant varje gång. Det är bara beloppen som skiljer sig åt. Låt systemet  sätta kontering och signaturer samt hålla reda på beloppsgränserna.  Modulen ingår i licensen och har funnits sen många år tillbaka.  Se video  

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”.  

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Fråga Vilka webbläsare stödjer Document Center Enterprise? Svar Vi stödjer de vanligaste webbläsarna, se nedan. Stödet har vi haft sen drygt fyra år tillbaka. Läs mer i våra release notes, se bifogat dokument. Edge Internet Explorer 11 Chrome Firefox Safari

Fråga: Vid auto-attest för återkommande faktura finns det en kontroll på att fakturan inte har kommit in i systemet tidigare?   Svar: Ja denna validering sker direkt vid import mot affärsreglerna i Visma Business  som  även kontrollerar i  leverantörsregistret och uppsatta reglerna i DCE om förfallodatum är mer än 1 år framåt, momsbeloppet är större än fakturabelopp mm. Samtidigt kan man sätta upp hur många återkommande fakturor som skall få importeras detta styrs i mallen.     

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

I Document Center Enterprise  finns  flera funktioner i systemet som styrs av rättigheter som är kopplade till egendefinierade roller. Rättighet är vad användaren kan  göra i systemet  te x kontera. Vilka konton och koddelar styrs av behörigheter är kopplade till era egendefinierade roller. Användaren kan kontera på  konton och koddelar som man har behörighet till. Hur man utför en kontering är en smaksak men det finns flera möjligheter att förenkla konteringen. Man kan göra följande vid kontering. Skriv in t ex bil så visas alla konton som har denna beskrivningen. Vet du kontot så kan du även skriva in detta direkt Samma sak gäller koddelar som du har i din ekonomimodell Kan även välja att söka fram tidigare konterad faktura och kopiera konteringen från den framsökta fakturan. Har du din kontering i excelark kan du välja att kopiera in konteringsraderna Sök fram fakturamallar som är generella eller användarens egna mallar Kontering i Document Center Enterprise  

Har man gjort en sökning i Sök faktura och vill få ut en rapport över sökresultatet kan man välja att exportera detta sök-urval till Excel genom att klicka på Export.        

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

 I version 11 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor.    

 Nedan följer en kort genomgång av Visma DCE Mobile

   Hej!   Här kommer ett litet tips från oss på DCE supporten nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antaler dagar in i en månad justeras datumer till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till 5 så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättat till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Arbetar ni fortfarande med att  manuellt kontera och skicka fakturor på attestflöde i DCE?  Detta behöver ni inte göra manuellt om ni startar upp modulen Återkommande faktura. Denna modulen hjälper er att minska manuell  kontering/sakgranskning och attest  på fakturor genom flödet.  Sätt upp beloppsgränser och då behöver ni bara hantera avvikleser genom flödet.  Denna modul ingår i er DCE licens. Vi har förbättrat administrationen av denna rutin då det ligger i tiden att enkelt  kunna administrera  och bevaka  automatiserade flöden.    Funktionen Sök och Ersätt släppte vi i somras 2017.  Denna funktion används som fördel när du vill uppdatera flera mallar samtidigt. Tidigare var man tvungen att klicka på varje mall för att göra ändringar. De mest frekventa värdena som måste underhållas löpande kan vara  referens, sakgranskare/attestsignatur, konto, koddelar, belopp etc.   Ändra och uppdatera flera mallar samtidigt gör du såhär: För att  ändra t ex ett konto  5090 i befintliga  mall/mallar . Välj Konto och gå till nästa fält och välj Är lika med 5090 Klicka på Sök. Mallar som innehåller 5090 visas.  Skriv in nya kontot 6090. Markera de mallar som du vill skall uppdateras. Klicka på  Ersätt alla. Mallarna uppdateras med nya kontot 6090.    

Visma DCE Mobile  Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att din telefon kan komma åt internet.  

  Visste du att det finns en systemparameter som heter AllowSendWhenFirstComplete? Denna inställning tillåt enstaka användare att skicka fakturan vidare i flödet, även om flera användare är knutna till samma ärende. Detta innebär att om du skickar en faktura till flera sakgranskare eller attestanter men en av dessa har möjlighet att sakgranska alternativt attestera samtliga konteringsrader så skickas fakturan vidare i flödet istället för att ligga och vänta hos de övriga användarna tills dessa också skickar fakturan. Detta gör att ditt fakturaflöde blir snabbt och effektivt.

Här kan du se en kort introduktionsfilm om hur du enkelt tar emot e-fakturor.

 Har du inte sett vår Webb app där du enkelt kan sakgranska och attestera dina fakturor. Titta då på denna videon.   Visma DCE Mobile

Här kan du enkelt se hur du uppdaterar din licens i Visma Document Center Enterprise. Har du vidare frågor om licensuppdatering? Skriv din kommentar i forumet. 

Hej!   Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna er funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

   När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.