Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com
Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras.
Använd Visma Manager för att godkänna betalningar via Visma Autopay.
Ser du inte AutoPay i appen så beror det på att du saknar behörighet. Kontakta i så fall din administratör.
Visma Manager appen kan laddas ner på:
Har du betalningar som är betalda i Autopay men inte slagit igenom i Control? Då kan du använda dig av funktionen Uppdatera Autopay status som du finner under Inköp - Operationer. Här väljer du Affärsenhet samt klickar i Control buntnummer och skriver in det buntnummer som står i kolumnen Autopay Buntnummer. Buntnummret hittar du om du söker fram reskontraposterna i Inköp - Sök. Har du inte kolumnerna som visar detta kan du lägga till dem med det lilla blå kugghjulet. Om Autopay Status nu har ändrats till betald efter operationen så kan du gå till Inköp - Registrera betalningar - Skickad via Autopay, och ladda fram betalningarna där för återraportering. Observera att denna funktionen finns i Control version 12 och uppåt.
Om du har registrerat en manuell betalning som visar sig vara felaktig, kan du börja med att kontrollera värdet i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. När värdet är DB kan du stryka betalningsraden och registrera om betalningen. Som alternativ kan du återställa betalningen, genom att registrera en negativ betalning, d v s samma som den felaktiga men med minustecken på beloppet. .
När du registrerar en betalning i utländsk valuta, är det utländska beloppet du ska ange. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.
I de fall det står SB, Slutbetald i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden, kan du däremot inte redigera betalningen. Hör av dig till visma.control@visma.com om du vill ha exempel på hur andra kunder gör i det fallet.
Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.
Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du 5 tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.
Så länge betalningen inte har godkänts i Autopay, kan du ändra förfallodatum eller avbryta betalningen. Klicka på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum. Avbryt betalningen genom att klicka på Avbryt längst ner till vänster på sidan.
En godkänd betalning hittar du på fliken Översikt. Här kan du klicka på en betalning och därefter på knappen Visa betalningshändelser för att se status och utförda åtgärder. För att avbryta en godkänd betalning behöver du kontakta banken. När en betalning har status "Mottagen av bank" eller "Avvisad av bank" behöver du även då i första hand kontakta banken om du behöver ytterligare information om vad som hänt.
När en betalning har dragits från ditt konto kan du registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay". Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay. Hör av dig till visma.control@visma.com om du behöver hjälp.
Om problemet kvarstår kan du be din IT-avdelning starta services.exe och starta om tjänsterna Visma User Directory Server; Visma Reporting Service; Visma Control Service och Visma Cloud Gateway.
På Vismas sida med driftstatus kan du hitta information om tjänsten Visma.net Autopay under rubriken Common Services. Där kan du se om tjänsten är i drift eller om det finns någon tillfällig störning.
Var artikeln till hjälp? Logga in och ge oss en tumme upp!
På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.
Varmt välkommen att anmäla dig här!
Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.
Du kan se webbinaret här.
Autopay har en inbyggd hjälpfunktion som kan vara behjälplig om det skulle uppstå några frågor när ni är inloggade i Autopay. För att komma åt hjälpen så tryck på (?) som finns uppe till höger bredvid ert namn. Skulle ni till exempel ha en fundering hur man går tillväga för att lägga upp ett nytt bankavtal, så kan ni söka på det så får ni upp resultat som ni kan ta hjälp av.
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till visma.control@visma.com
Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats till Autopay. Listan kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning, men är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls.
Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.
Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.
Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta visma.control@visma.com.
På Vismas Statussida kan du som är kund hitta all information om planerade arbeten och eventuella driftstörningar som kan påverka tjänster som Visma Autopay.
Du kan prenumerera på notiser via mail när Visma Cloud Services skapar, uppdaterar eller löser en incident.
Hör av dig om du har frågor till visma.control@visma.com
Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.
Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.
Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.
Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:
Har du hittat till Visma Trust Centre? Håll dig uppdaterad för här uppdateras information löpande.
Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor.
Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/
På vår sida i Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".
Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.
Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken:
När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Control och Visma.net AutoPay.
Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post visma.control@visma.com
Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.
Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:
AddressLine (adress) max 70 tecken
PostCode (postnummer) max 16 tecken
PostOffice (ort) max 35 tecken
Adressfält under inställningar
Adressfält på leverantören
Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.
För att få uppdateringar från de tjänster som berörs för Visma Control, vid tex planerat servicefönster eller vid ett problem med någon tjänst, så ska man prenumerera på uppdateringar från Vismas status sida, https://status.visma.com/.
Genom detta kommer ni få en notifiering, te x mail, när något är inträffar.
Aktuella tjänster är Visma.net Autopay, Approval och Autoinvoice.
1. Gå till https://status.visma.com/
2. Klicka på Subscribe to update
3. Ange din email address: xxx.yyy@företag.se
4. Klicka på Subscribe via email
Möjligt att välja andra alternativ är t ex via sms, och då väljer man det istället.
5. Välj därefter tjänsterna som är aktuella för Visma Control:
Klicka på Common Services och markera tjänsterna Visma.net Approval, Autoinvoice och Autopay.
6. Gå längst ner på sidan och klicka på Save.
Man måste nu bekräfta prenumerationen, och har man valt prenumeration via e-mail har ett mail nu skickats till tidigare angiven e-mailadress som måste bekräftas.
Öppna mailet från avsändare Visma Cloud Services Status och klicka på Confirm subscription.
Se nedan exempel:
7. Ett exempel på ett mail från Visma.net Approval ang ett planerat servicefönster den 4/2 kl 06:00
Statusuppdatering! Nedan problem kommer att lösas kommande vecka med en systemuppdatering i Autopay.
Den senaste veckan har det skett en förändring i utskicken från Autopay för vissa banker. Det som har skett är att det kommer med ett valuteringsdatum i inbetalningsfilerna tillsammans med bokföringsdatum.
Om det finns med ett valuteringsdatum i filen kommer Control att välja detta datum som bokföringsdatum. Detta enligt den information vi har fått gällande ISO2022 formatet. Vi utreder nu detta med hög prio, tillsammans med Autopay, hur det ska lösas på bästa sätt. Tills vidare, finns en tillfällig lösning för att själv kunna justera till rätt bokföringsdatum, och det är att aktivera “Manuellt flöde” i Control under Inställningar - Betalningar - Autopay. Då kommer inga inbetalningar att läsas in automatiskt utan istället hamna på avvikelselistan så att de går att hantera manuellt. Vi är medvetna om att detta inte är en hållbar lösning i längden, utan tillfällig, tills vi har en lösning på plats.
För att administrera vilka användare om får mailutskick från Visma Autopay om när betalningar finns att godkänna eller t.ex. när betalningar blivit avvisade behöver man göra inställningar på respektive bankavtal inne i Visma Autopay. Detta är inställningar som behöver göras per affärsenhet och bankavtal.
En användare behöver ha admin-rättigheter i Visma.Net för att kunna genomföra dessa ändringar.
I fältet ”Epostkontaktlista” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om avvisade betalningar. I fältet ”E-postadress för godkännare…” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om att det finns betalningar att godkänna. Observera att man även behöver ha rollen Autopay Approver för affärsenheten för att kunna godkänna betalningarna. Denna inställning styr endast om man får mail om att det finns betalningar att godkänna.
Vill man lägga till flera epostadresser i samma fält så separerar man med semicolon (;)
(I fältet ”Antal godkännare” kan man ställa in hur många godkännare som krävs för betalningar)
---
Nedan steg går igenom hur man enklast ändrar dessa inställningar.
1: Gå in på Visma.net AUTOPAY 2: Välj rätt affärsenhet man vill ändra, man kan endast ändra en åt gången.
3: Gå till Fliken Administration
4: Klicka på pennan på avtalsraden.
- Gå till fliken Lägg till information om betalaren
- I fältet "Epostkontaktlista" fyller man i de mailadresser som ska få utskick.
- I fältet "Epostadress till godkännare" ska de som ska få godkännande mail fyllas i.
- Ska flera epostadresser läggas till i samma fält så separerar man med semicolon.
- Glöm inte att spara!
Vi på Visma har många namn och benämningar och jag förstår att det inte är helt lätt att hänga med när vi pratar om våra processer och våra tjänser Visma.net AutoInvoice och Visma.net Autopay med Visma Control. Dessa kan enkelt förklaras såhär:
Visma.net AutoInvoice är en tjänst som har två huvudfunktioner, att skicka kundfakturor samt att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla fakturor, oavsett om det är pappersfakturor, PDF eller e-fakturor (XML).
Visma.net AutoPay automatiserar manuella steg för att skicka och ta emot elektroniska in- och utbetalningar. AutoPay tar bort den manuella hanteringen av bankfilerna som traditionellt måste hämtas och skickas via externa program. Med AutoPay kan du sköta in- och utbetalningar direkt via ditt affärssystem.
I de fall då en betalning har blivit betald i Autopay, men inte blivit återrapporterad i Control kan man starta felsökningen i Inköp - Sök för att få reda på anledningen till att återrapporteringen inte har skett korrekt.