Om ni har många affärsenheter, men ett upplägg med moderbolag och dotterbolag, så finns möjlighet att hantera betalningar via moderbolagsavräkning, eller även kallad Cashpool i Visma Control.
Man kopplar då dotterbolagen till moderbolaget och genom detta kommer återrapportering hanteras automatiskt direkt i dotterbolaget och sedan motbokas mot moderbolaget vid betalning och återrapportering.
Det är bara de sk. Cashpool-bolagen/moderbolagen som exporteras till Autopay
Det är bara Cashpool-bolagen/moderbolagen som har bankavtal i Autopay
Bokning av objekttyp för motpart och interimskonto mellan moderbolag och dotterbolag hanteras vid återrapportering.
Betalnings skapas, precis som vanligt, i flödet Skapa betalningar.
Där kan samtliga bolag, moderbolag och dotterbolag, väljas och skickas iväg för betalning till Visma .net Autopay och banken.
Väl i Auotpay för godkännande listas samtliga bolags fakturor så man tydligt ser vilka fakturor och dotterbolag som hör till ett viss moderbolag.
Återrapportering av betalda fakturor sker via som vanligt helt automatisk, när banken har betalat fakturorna, men vid användning av moderbolagsavräkning/Cashpool så skapas det två verifikationer:
Betalningsverifikation i dotterbolaget som bokar bort leverantörsskuld mot interimskontot till moderbolaget.
Betalningsverifikation i moderbolaget som bokar mot likvidkontot för betalningen samt mot interimskontot.
I båda verifikationerna hanteras motpartskod
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till visma.control@visma.com
Om du har ny mobiltelefon behöver du lägga till din inloggning till VismaNet-Autopay i din nya mobiltelefon. För att göra detta så kan du använda följande steg.
Gå till home.visma.com fyll i din mejladress och ditt personliga lösenord. När man sedan kommer till och ska fylla i den 6-siffriga koden från Google Authenticator så kan du klicka på ”Prova ett annat sätt”. Där kan man välja att skriva in en engångskod.
Engångskoden (XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) fick man första gången som man loggade in i VismaNet-Autopay och lade till Google Authenticator. Fyll i den och sedan gå vidare. När man loggar in med engångskoden så blir den förbrukad, så tänk på att spara den nya koden som kommer upp på skärmen eftersom den behövs till senare. (Om man inte har kvar den koden så kan man skicka ett mejl till visma.control@visma.com och meddela att man har en ny mobiltelefon och sedan vilken mejladress man använder för att logga in i VismaNet-Autopay, så kommer en ny engångskod att skickas ut)
När man väl är inloggad så klicka på sitt namn uppe till höger och välj sedan ”Mina uppgifter”. Inne på ”Mina uppgifter” så kan man scrolla ner till ”Inaktivera tvåstegsverifiering” och klicka där. Skriv in vanliga lösenordet och sedan när dem ber om den sex-siffriga koden så tryck på "Förlorat min telefon" och välj engångskod och skriv in koden som du fick vid inloggningen. Efter att man har inaktiverat tvåstegsverifieringen så kan man välja att ”Aktivera tvåstegsverifiering”. Följ stegen och där kommer där komma fram en QR-kod som man kan scanna av med sin nya mobiltelefon. Efter det så kommer man behöva skriva in den 6-siffriga koden som nu finns i Google Authenticator i mobiltelefonen. Sedan fortsätt följa instruktionerna på skärmen.
Som sista åtgärd så kan man alltid säkerställa att det fungerar genom att logga ut helt från VismaNet-Autopay och sedan prova att logga in igen. Förhoppningsvis fungerar allt som det ska nu, men skulle det vara några problem så är det bara att höra av sig till visma.control@visma.com så kommer du få hjälp.
Har du hittat till Visma Trust Centre? Håll dig uppdaterad för här uppdateras information löpande.
Visma Trust Centre är en plats på vår webb där vi samlar information om säkerhet, integritet och dataskydd i våra lösningar och hos Visma i stort. Du finner länken till Trust Centre längst ned på alla visma.com-sidor.
Eller på länken https://www.visma.com/trust-centre/
På vår sida i Visma Trust Centre har en avdelning för "Security" och en för "Privacy".
Under Privacy finner du Vismas Privacy Statement och du kan läsa om vårt dataskyddsprogram och om dina rättigheter och skyldigheter som individ och som kund till Visma.
Under Security kan du läsa om de säkerhetsprogram som Visma följer vid utveckling och leverans av våra produkter och tjänster. Ett väldigt bra sätt att finna rätt information om säkerhet är att använda produktsöken:
När du fyller i namnet på din produkt/lösning från Visma får du fram uppgifter om vilket datacenter som används för en molntjänst och om var (i vilket land) data lagras fysiskt. Dessutom finner du uppgift om våra underleverantörer, som är del i leveransen (exempelvis om vi använder en lösning för användarvägledning). Du kan också läsa om de säkerhetsprogram som gäller för vår leverans. Vismas säkerhetsprogram gäller också för lösningar som inte är molntjänster. Pröva gärna att söka på både Control och Visma.net AutoPay.
Har ni frågor kan ni alltid kontakta supporten på e-post visma.control@visma.com
Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.
Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:
AddressLine (adress) max 70 tecken
PostCode (postnummer) max 16 tecken
PostOffice (ort) max 35 tecken
Adressfält under inställningar
Adressfält på leverantören
Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.
För att få uppdateringar från de tjänster som berörs för Visma Control, vid tex planerat servicefönster eller vid ett problem med någon tjänst, så ska man prenumerera på uppdateringar från Vismas status sida, https://status.visma.com/.
Genom detta kommer ni få en notifiering, te x mail, när något är inträffar.
Aktuella tjänster är Visma.net Autopay, Approval och Autoinvoice.
1. Gå till https://status.visma.com/
2. Klicka på Subscribe to update
3. Ange din email address: xxx.yyy@företag.se
4. Klicka på Subscribe via email
Möjligt att välja andra alternativ är t ex via sms, och då väljer man det istället.
5. Välj därefter tjänsterna som är aktuella för Visma Control:
Klicka på Common Services och markera tjänsterna Visma.net Approval, Autoinvoice och Autopay.
6. Gå längst ner på sidan och klicka på Save.
Man måste nu bekräfta prenumerationen, och har man valt prenumeration via e-mail har ett mail nu skickats till tidigare angiven e-mailadress som måste bekräftas.
Öppna mailet från avsändare Visma Cloud Services Status och klicka på Confirm subscription.
Se nedan exempel:
7. Ett exempel på ett mail från Visma.net Approval ang ett planerat servicefönster den 4/2 kl 06:00
Vi på Visma har många namn och benämningar och jag förstår att det inte är helt lätt att hänga med när vi pratar om våra processer och våra tjänser Visma.net AutoInvoice och Visma.net Autopay med Visma Control. Dessa kan enkelt förklaras såhär:
Visma.net AutoInvoice är en tjänst som har två huvudfunktioner, att skicka kundfakturor samt att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla fakturor, oavsett om det är pappersfakturor, PDF eller e-fakturor (XML).
Visma.net AutoPay automatiserar manuella steg för att skicka och ta emot elektroniska in- och utbetalningar. AutoPay tar bort den manuella hanteringen av bankfilerna som traditionellt måste hämtas och skickas via externa program. Med AutoPay kan du sköta in- och utbetalningar direkt via ditt affärssystem.
I de fall då en betalning har blivit betald i Autopay, men inte blivit återrapporterad i Control kan man starta felsökningen i Inköp - Sök för att få reda på anledningen till att återrapporteringen inte har skett korrekt.
Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras.
Ni kunder som idag använder vår betalningstjänst Visma .net Autopay, och har Swedbank som bank, har troligtvis stött på att betalningar blir avvisade pga ogiltiga tecken.
Detta kan såklart gälla för alla banker, men just för Swedbank har det varit en hel del avvisade betalningar.
Jag bifogar därför nedan, de tecken som tillåts av Swedbank per idag, för översyn i erat leverantörsregister.
Vi har dialog med banken och gjort dem uppmärksamma på att de bör tillåta flera tecken än vad de gör idag.
De tecken som tillåts är följande:
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
å Å ä Ä ö Ö
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
/ - ? : ( ) . , ' + & < > ”
Mellanslag/Space
För att minimera antalet avvisningar har Visma .net Autopay, den 6/6, implementerat en "vaskningsfunktion" som innebär att betalningstjänsten går igenom leverantörsinformationen som finns och ser till att ersätta de icke godkända tecknen som vi känner till med ett frågetecken (?) istället.
Förhoppningsvis kommer detta att minska antalet avvisningar.
Ni kanske redan nu har märkt skillnad?
På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.
Varmt välkommen att anmäla dig här!
Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.
Du kan se webbinaret här.
Autopay har en inbyggd hjälpfunktion som kan vara behjälplig om det skulle uppstå några frågor när ni är inloggade i Autopay. För att komma åt hjälpen så tryck på (?) som finns uppe till höger bredvid ert namn. Skulle ni till exempel ha en fundering hur man går tillväga för att lägga upp ett nytt bankavtal, så kan ni söka på det så får ni upp resultat som ni kan ta hjälp av.
Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.
Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.
Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.
Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:
Statusuppdatering! Nedan problem kommer att lösas kommande vecka med en systemuppdatering i Autopay.
Den senaste veckan har det skett en förändring i utskicken från Autopay för vissa banker. Det som har skett är att det kommer med ett valuteringsdatum i inbetalningsfilerna tillsammans med bokföringsdatum.
Om det finns med ett valuteringsdatum i filen kommer Control att välja detta datum som bokföringsdatum. Detta enligt den information vi har fått gällande ISO2022 formatet. Vi utreder nu detta med hög prio, tillsammans med Autopay, hur det ska lösas på bästa sätt. Tills vidare, finns en tillfällig lösning för att själv kunna justera till rätt bokföringsdatum, och det är att aktivera “Manuellt flöde” i Control under Inställningar - Betalningar - Autopay. Då kommer inga inbetalningar att läsas in automatiskt utan istället hamna på avvikelselistan så att de går att hantera manuellt. Vi är medvetna om att detta inte är en hållbar lösning i längden, utan tillfällig, tills vi har en lösning på plats.
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är på plats hela sommaren. Ett separat inlägg finns här på Communityt med våra öppettider under sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com
I de fall då en enskild reskontrapost är betald i Autopay men blir inte återrapporterad i Control vill vi tipsa om hur ni kan felsöka i inköp-sök. I kolumnerna Autopaystatus och Autopaymeddelande får man information om anledningen till att återrapporteringen inte kunnat slutföras i Control. Syns inte kolumnerna plockas dessa fram under kugghjulet. Det kan t ex stå "period/datum kan inte användas" vilket beror på att perioden inte är öppen i Control. Då måste perioden öppnas och sen kan återrapporteringen göras.
Hej!
Nu när semestern närmar sig finns det en del att tänka på i Visma Control.
-Om ni har semestervikarier tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som vikarien ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är på plats som vanligt hela sommaren. Ett separat inlägg kommer här på Communityt med våra öppettider under sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen kontakta supporten för mer hjälp.
En omatchad post som kommit in via Autopay och laddats fram i Control kan raderas. Tryck på knappen "radera" längst ner i vyn och posten tas bort. Om flera poster laddats fram samtidigt åtgärdas dessa först genom att matcha upp eller stryk raderna via minustecknet längst ut till höger. Strukna rader försvinner inte helt utan kan laddas fram igen till nästa gång. Raderade rader kommer inte fram igen.
Använd Visma Manager för att godkänna betalningar via Visma Autopay.
Ser du inte AutoPay i appen så beror det på att du saknar behörighet. Kontakta i så fall din administratör.
Visma Manager appen kan laddas ner på: