Användartips för Visma Control

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

En funktion som många inte känner till är de snabbkommando som finns i DCE. Dom kan nyttjas för att snabbare navigera till menyer och hantera fakturor i flödet.   I nedan tabell listas kommando tillsammans med en beskrivning: <Shift> + T Öppna mallar Anm : Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall. <Shift> + N Lägg till rad Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall. <Shift> + D Ta bort rad i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall. <Alt> + <Shift> + A Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar. <Alt> + <Shift> + Q Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar. <Shift> + S Skicka faktura <Alt> + <Shift> + P Skriv ut fakturabild <Alt> + <Shift> + F Öppna faktura i full vy <Ctrl> + <Shift> + 1 Fokus första fält <Ctrl> + <Shift> + 2 Ta bort fokus fält <Shift> + Z Övriga åtgärder - Annullera faktura <Shift> + I Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning <Shift> + Y Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning <Shift> + X Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest <Shift> + G Övriga åtgärder - Starta om faktura <Shift> + K Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura <Shift> + W Övriga åtgärder - Bevaka faktura

Support för kunder med Supportavtal För att våra kunder ska få den bästa servicen på marknaden strävar vi kontinuerligt mot att vara bäst på marknaden. Du som kund ska känna dig trygg och alltid kunna få hjälp med ditt ärende av oss på Visma Software AB. Har du inte något supportavtal rekommenderar vi starkt att du tecknar ett. Hör av dig till linda.sablic@visma.com Med ett supportavtal kan du förvänta dig   Supportfunktionens åtaganden   Supportfunktionen har öppet kl. 8.00 – 17.00 helgfria vardagar, med lunchstängt mellan kl. 12.00 –13.00, samt kl. 8.00 -13.00 dag före röd dag.   Ärenden kategoriseras enligt nedan nivåer:    Stillestånd/Kritisk - Kunden har en redan driftsatt installation som har slutat att fungera. Visma Software påbörjar ärendet omgående.    Hög - Användaren kan logga in i systemet, men någonting i arbetsflödet fungerar inte som det ska på grund av systemfel orsakade av applikationen. Supporten påbörjar ärendet inom två (2) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Normal - Allmänna frågor angående användandet av standardapplikationen. Vi påbörjar arbetet inom fyra (4) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Supportfunktionen arbetar normala kontorstider på helgfria vardagar, men är ett ärende kategoriserat som Stillastånd/Kritiskt, enligt ovan, finns möjlighet för Supportfunktionen att arbeta utanför ovan nämnda kontorstid, om så krävs.   För det fall Parterna har olika uppfattning om vilken nivå ett ärende ska hanteras inom, äger Visma Software rätt att slutligt avgöra ärendets nivåtillhörighet.   Alla ärenden loggas i det webbaserade ärendehanteringssystemet där både frågor och lösningar dokumenteras.  Genom Supportfunktionen kan Kunden få hjälp med följande:    Ärendehantering Supportfunktionen tar emot ärendet och gör en första felanalys för att antingen åtgärda felet per telefon/e-post eller skicka ärendet vidare till rätt instans. Supportfunktionen har ett nära samarbete med våra applikationskonsulter och konsultprogrammerare. Supportfunktionen åtar sig att meddela Kunden för det fall denne anser att ett supportärende anmält av Kunden inte omfattas av Visma Softwares Supportåtagande enligt Avtalet.    Alla ärende registreras och lösningar dokumenteras i Visma Softwares ärendehanteringssystem. Detta system finns även tillgängligt för våra konsulter.   Uppkoppling Supportfunktionen har möjlighet att koppla upp sig via datalänk mot Kundens IT-miljö för att själva kunna uppleva felet eller utföra rättningar.    Eskalering Om inte ärendet kan avhjälpas genom Supportfunktionen meddelar Supportfunktionen Kunden att Kunden ska kontakta konsult hos Visma Software som tar över ärendet   Webbaserat ärendehanteringssystem Om Kunden önskar finns möjlighet att använda Visma Softwares webbaserade ärendehanteringssystem för att registrera och följa ett ärendes olika status.    Övrig kundservice Visma Software har arbetat aktivt med att utveckla Supportfunktionen till ett komplett kundcenter med såväl traditionell kundservicefunktion som funktion för utbildning och förvaltning.    Kunden erbjuds service inom: frågor om hur systemet används i standardversionen, problemlösning, utbildning som Supportfunktionen håller i, samt  kundforum där Kunden kan ta del av frågor och svar samt tips och trix både från andra kunder och från Supportfunktionen.   För att ge dig som kund den bästa tänkbara servicen revideras Vismas avtal för standardsupport kontinuerligt. Gällande villkor finns alltid att läsa på Vismas kund Community. Support via telefon och online Vismas support består av kunnig och erfaren personal. Ingen fråga är för stor eller för liten att besvara för oss! Vi gör vårt allra yttersta för att ge dig den bästa supporten.  Vi satsar kontinuerligt på aktiviteter för att du som kund ska känna dig så nöjd som möjligt. För att vi ska kunna vara bäst på marknaden behöver vi din hjälp. Sedan November 2014 mäter vi kundnöjdhet med en enda fråga: På en skala från 0 till 10, hur nöjd är du med servicen du har fått? Med Net Promoter Score (NPS), vill vi ta reda på hur nöjd du är som kund och om det finns några förbättringsområden. Du får frågan via e-post när du har varit i kontakt med supporten. Enkäten innehåller tre frågor och tar högst två minuter att svara på. Genom att du som kund får sätta en siffra på nöjdheten får vi ett mått som vi noga följer månad för månad. Vi uppskattar mycket om du tar dig tid att besvara frågorna och hjälper oss att bli bättre! Har du frågor om NPS eller ditt supportavtal? Kontakta Linda Sablic, supportansvarig på telefon 010-14 12 685 eller e-post linda.sablic@visma.com Visma Control och Visma Document Center Enterprise Skicka ditt ärende till Customer Success: visma.control@visma.com Telefon: 010-141 27 50 E-post: visma.control@visma.com  Öppettider E-postsupport: Måndag till fredag 8 – 17 Telefonsupport: Måndag till fredag 9 – 15 (lunchstängt kl 12-13) Dag före röd dag stänger vi kl 13. Gällande Visma PX så tillhandahålls Support- och Konsultärenden från och med 1/10-2020 av PX Expert Norden. Kontaktvägen in är dock fortfarande densamma. Vi meddelar berörda kunder när en förändring kommer att ske gällande inkommande ärenden. Kurser för användare av Vismas system Vi erbjuder en mängd olika utbildningstillfällen i Visma Control och Visma Document Center Enterprise. Våra kursledare har mångårig erfarenhet av systemen. Genom arbetet på supportavdelningen har de fått de flesta frågor och kan ge er de bästa tipsen för att kunna spara tid och använda ert system effektivt. Vi erbjuder i första hand webbinar. Då slipper ni rese- och hotellkostnader och sparar dessutom tid. Deltagarna får utbildningsmaterial med övningsuppgifter som vi gemensamt går igenom på kursen. Det finns möjlighet att ställa frågor vid varje delmoment och på slutet av dagen. Anmäl dig i Visma Community

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.  Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i DCE.  

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att  sakgranska och attestera  sina fakturor om fakturabeloppet är upp till  2000 kr. Är fakturabeloppet på  t ex 2001 kr kan Anna inte  både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.  

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Här kommer ett litet tips från oss på DCE supporten nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.      Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget sakgranskning, men användaren har inte denna kö. Saknar du någon kolumn,  Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till. Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Från version 13 av DCE går det att styra om ett meddelande måste anges eller ej vid användning av funktionen "Spärra för betalning". Inställningen hittas i DCE-admin under enhetsparametrar och heter "BlockPaymentMessage". Parametern kan ha värde 1 och 0, där 1 anger att ett meddelande alltid måste anges om en faktura bockas i för "Spärra för betalning".  

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Om ni som kund alltid använder steget ankomst i leverantörsfaktura flödet kan nu styra funktionen på leverantören om inkommande fakturor inte skall stanna i steget ankomst om referensvärde finns med på fakturan. Förutsättningar är att ni har senaste versionen DCE 13.00 Inställningar i Enhetsregister Visma Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i leverantörsdata/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.