Användartips för Visma Control

På startsidan av DCE går det att se statistik för dagens fakturaimporter. Här visas exempelvis antalet lyckade/misslyckade importer, vilket format fakturorna har inkommit i och om någon har matchats mot en återkommande fakturamall. Statistiken är ett bra komplement till de standard mailutskicken och kan vara värt att hålla ett öga på.  

Att dela en anläggning kan vara aktuellt om du ska utrangera eller sälja en del av anläggningen eller om anläggningen behöver delas upp på olika komponenter.

Det här är skillnaderna mellan att radera eller makulera en reskontrapost i Visma Control.  En reskontrapost som makuleras finns kvar i reskontran med en SB-post i, röd text, samt texten *MAKULERAD* i fältet Anteckningar. Den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med makuleringen så att inte differens uppstår mellan reskontra och huvudbok.  Vid radering kommer reskontraposten att tas bort från reskontran och den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med att man raderar fakturan.

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

Om ett avskrivningsbelopp blivit fel eller om det bokförts på fel konto går detta att korrigera i efterhand.    Gå till Anläggning - Sök, sök i Historik anläggning och ladda fram på anläggnings-ID.  

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.  Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i DCE.  

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Att leta differenser inför momsredovisningen brukar inte kännas som väl investerad tid. Här får du ett tips på hur du enkelt kan hitta differenserna så att du kan åtgärda dem snabbt. 

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma DCE supporten för mer hjälp.      

Här kommer ett litet tips från oss på DCE supporten nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.      Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget sakgranskning, men användaren har inte denna kö. Saknar du någon kolumn,  Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till. Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Från version 13 av DCE går det att styra om ett meddelande måste anges eller ej vid användning av funktionen "Spärra för betalning". Inställningen hittas i DCE-admin under enhetsparametrar och heter "BlockPaymentMessage". Parametern kan ha värde 1 och 0, där 1 anger att ett meddelande alltid måste anges om en faktura bockas i för "Spärra för betalning".  

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Om ni som kund alltid använder steget ankomst i leverantörsfaktura flödet kan nu styra funktionen på leverantören om inkommande fakturor inte skall stanna i steget ankomst om referensvärde finns med på fakturan. Förutsättningar är att ni har senaste versionen DCE 13.00 Inställningar i Enhetsregister Visma Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i leverantörsdata/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

Under sommaren och semestertider så kan användare behöva ta över varandras arbetsuppgifter och fakturaflöden. Nedan finns arbetsgångar på den lättaste hanteringen samt tips på de vanligaste felen som kan uppstå i samband med ersättare.   Lägga till vikarie  Temporära roller  Försvunna fakturor 

  En ny modul i hotbaren som handhar Schemaläggning. Där kan Periodiseringar och Påminnelser schemaläggas efter vissa kriterier beroende på vilken typ som valts. När man skapar en ny schemaläggning så väljer man först typ (Periodisering eller Påminnelser), namn och Schemainformation, d.v.s. när och hur ofta man vill att detta ska upprepas:   Trevlig Sommar!  

2FA (tvåfaktor-autentisering) är obligatoriskt för signering av betalningar i visma.net/autopay. 2FA är en säkrare betalningshantering. När betalningar signeras anges lösenordet till visma.net kontot samt en 6-siffrig kod som genereras via appen Google Authenticator. Vid första inloggningstillfället uppmanas du att ladda hem appen google authenticator. En QR-kod genereras som scannas via appen. När detta är gjort är din smartphone kopplad till det konto som du loggat in med.   Visma.net/autopay saknar stöd för Internet Explorer   From 1 juni finns inget stöd för Internet Explorer för visma.net/autopay, vilket innebär att betalningar inte går att signera om Internet Explorer används som webbläsare. Crome, Edge och Firefox har fortsatt stöd för visma.net/autopay.