Användartips för Visma Mamut

Verifikat som bokförs i verifikatregistreringen blir först verkställda och permanent sparade när de har förts över till huvudboken. Att spara permanent, utan möjlighet att radera, är nödvändigt av säkerhetsmässiga skäl. Om det hade varit möjligt att radera verifikaten efter att de blivit överförda till huvudbok hade man inte vetat om de egentliga bokföringsuppgifterna och rapporterna hade stämt gentemot ursprungsuppgifterna.  Korrigering av eventuella fel efter överföring till huvudbok måste ske med hjälp av korrigering (tillägg av fler verifikatrader i samma verifikat) eller skapande av nya verifikat.   När verifikat är bokförda och godkända i verifikatregistreringen kan du överföra dem till huvudbok och reskontra genom att klicka på knappen Överför till huvudbok i verktygsraden. Om du inte är i verifikatregistreringen, men har verifikat där som ska föras över till huvudbok kan du gå till Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistrering till huvudbok. Du får nu upp ett fönster där du kan göra ett urval på vilka verifikat som ska överföras. Du kan göra urval på Verifikattyp eller Period eller en kombination av dessa. Som exempel kan du överföra alla verifikat med Verifikattyp Utgående faktura från period 3. Fördelen med detta är att du får möjlighet att skriva ut bokföringsjournal för varje urval. Det är inte nödvändigt att göra något urval, du kan välja att överföra allt. Markera Förhandsvisa bokföringsjournal för att få en översikt över vad som kommer att bokföras. När du har gjort urvalet klickar du på Nästa. Kontrollera bokföringsjournalen så att den stämmer mot uppgifterna du har registrerat. Om utskriften stämmer kan du stänga den och godkänna genom att trycka Slutför. Då kommer huvudbok och reskontra att bli uppdaterade med den nya bokföringen. Klickar du Avbryt kan du stoppa överföringen till huvudbok och genom att klicka Föregående kan du skriva ut bokföringsjournalen igen. Om det är något fel i verifikaten, t ex något verifikat som ej balanserar eller Verifikationsdatum som är flera år utanför räkenskapsåret, kommer du att få ett meddelande. Du får då avbryta överföringen, gå in i verifikatregistreringen och korrigera det som är fel. När du har slutfört överföringen är verifikaten permanent sparade i huvudboken.

Principen för att registrera en ingående faktura fungerar på samma sätt som en utgående faktura. Skillnaden är att registreringen sker mot leverantörsreskontran när du registrerar en ingående faktura. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Kontrollera att korrekt räkenskapsår är valt i fönstret. Om felaktigt år visas så klickar du på kalenderknappen som visar året och väljer det år som fakturan ska bokföras mot. Klicka sedan på ikonen Ny för att upprätta ett nytt verifikat Ange korrekt Ver.Typ, Ver.datum och Period. Skriv in kontonummer 2440 (Leverantörsskulder) i kolumnen Konto och välj aktuell leverantör från listan som visas. Alternativt kan du skriva in leverantörsnumret direkt i kolumnen Konto för att få fram korrekt leverantör. I det nya fönstret som öppnas, skriver du in informationen som gäller för fakturan. Obs! Du måste ange ett fakturanummer eller OCR för att komma vidare men det fungerar att ange ett fiktivt nummer. Klicka därefter på OK (eller tryck på plustangenten) så uppdateras verifikatet med den nya informationen. Ange motkonto, dvs det konto som 2440 ska bokföras mot. Är det ett inköp av varor använder du vanligtvis konto 4011 Inköp material och varor 25%. Konto 4011 är momsbelagt vilket innebär att när du lägger in bruttobeloppet så genererar systemet automatiskt momskonteringen. När verifikatet är färdigt och balanserar kan du överföra det till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Då blir verifikatet verkställt.

Om du får meddelandet Period XX, YYYY kan inte avslutas eftersom den innehåller ’Preliminär Ingående balans’-verifikat med poster från förra året på momskontona när du försöker stänga en period, så beror det på att det finns saldon på momskonton i ingående balansverifikatet. Om du har överfört en preliminär ingående balans utan att sista perioden i föregående räkenskapsår är avslutad, så kommer momsbeloppen följa med i IB-verifikatet som skapas på det nya året.   Lösningen på detta är att avsluta sista perioden i föregående räkenskapsår. Gå till Visa – Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj att avsluta de sista perioderna i föregående räkenskapsår. Gå därefter till Visa – Redovisning – Överför preliminär ingående balans. Du kan nu avsluta första perioden på det nya året.

Övergången från ett räkenskapsår till ett nytt innebär att du arbetar parallellt med två år under en viss period. För en detaljerad beskrivning av hur du stänger året i Mamut ladda ner detta dokument: Enklare årsbokslut i ditt Mamut-system (pdf). När Mamut Business Software genomför ett årsbokslut så är det olika punkter som måste genomföras innan du kan avsluta året. Nedanför är det beskrivit vad de olika meddelanden som du kan få upp i ett årsbokslut betyder och vad som behöver göras.   Följande Perioder/Momsperioder måste avslutas Om du får besked om att inte alla perioder är avslutade måste du avbryta årsbokslut och gå tillbaka och avsluta nämnda perioder. Du avslutar perioder genom att gå till Visa - Redovisning - Stäng Redovisningsperiod. Alla perioder måste avslutas, även de perioder som du eventuellt inte har bokfört i. Om du har kvartalsmoms så ska du vid stängning av period 3, 6, 9, 12 även stänga momsperioderna. Verifikatsregistreringen innehåller data Om det finns verifikat i verifikatregistreringen som ännu inte har blivit överförda till huvudboken så måste detta göras innan ett årsbokslut kan genomföras. Du måste antingen överföra dessa till huvudboken eller radera verifikaten. Om du inte ser att det ligger verifikat i verifikatregistreringen så kan du klicka på ikonen Användarinställningar i verktygsfältet inne i verifikatsregistreringen. Gå in på fliken Funktion och klicka därefter på knappen med tre punkter på bredvid Visa alla verifikat för alla användare. Du kommer nu att se verifikat som är registrerade av andra användare och som inte har överförts till huvudboken. Fakturajournalen (automatisk överföring) måste skrivas ut Fakturajournalen kan skrivas ut från rapportmodulen. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning. När du skriver ut fakturajournalen vid ett årsbokslut är det viktigt att du skickar utskriften direkt till skrivare, och inte via förhandsgranskning. Utskriften blir bara verkställd om den skickas direkt till skrivare. Du kommer även få besked om detta när du skriver ut en fakturajournal till förhandsgranska. Tänk på att också välja korrekt räkenskapsår som aktivt år innan du skriver ut rapporten. Bokföringsjournalen (automatisk överföring) måste skrivas ut Bokföringsjournalen kan skrivas ut från rappormodulen. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning. När du skriver ut fakturajournalen vid ett årsbokslut är det viktigt att du även skickar denna utskrift direkt till skrivare, och inte via förhandsgranskning. Annars kommer utskriften inte verkställas. Tänk på att också välja korrekt räkenskapsår som aktivt år innan du skriver ut rapporten. Överskott/Underskott måste disponeras När du genomför ett årsbokslut i Mamut Business Software ska det bara finnas saldon på balanskonton (konto 1000 – 2999) som blir överfört till det nya året som Ingående Balans. Det ska inte finnas något saldo på resultat konton (konto 3000 – 9999). Om det finns saldo på resultatkonton så måste detta nollställas mot ett balanskonto innan årsbokslut. Detta är detsamma som att disponera ett underskott/överskott. Du kan se på rapporterna Resultaträkning1 (detaljerad) och Balans detaljerad om disponering är gjord. När du skriver ut dessa rapporter så är det viktigt att du sätter urval på det korrekta räkenskapsåret och perioderna 1 – 13. Förutsättningen att genomföra ett årsbokslut är att summan av intäkter är detsamma som skuld. Saldo på momskonton Det enda momskonto som ska innehålla ett saldo vid ett årsbokslut är konto 2650, momsredovisningskonto. När du avslutar en period töms saldona på momskontona automatiskt mot momsredovisningskontot 2650 i perioden 1-12. På detta sätt så blir den ingående balansen korrekt i det nya året och tar bara med sig det du eventuellt har till godo/skyldig i moms. Om det finns saldo på andra momskonton så kan detta bero på följande: Momsperiod 4 är inte utskriven och godkänd Momsperioder 1-3 är inte utskrivna och godkända. Det är bokfört verifikat i period 13 som innehåller moms. När det gäller de två första punkterna så går du till Visa – Redovisning – Stäng Redovisningsperiod. Tänk på att varje momsperiod innehåller tre perioder. Bokfört momsverifikat i Period 13 Om du har bokfört verifikat i period 13 och dessa innehåller moms så måste du manuellt boka om detta i verifikatsregistreringen. Period 13 finns endast för att bokföra årsbokslutregistreringar och korrigeringar. Eftersom denna period inte är knuten till någon momsperiod ska momskontona som används (kontogrupp 26) bokföras mot konto 2650, som blir överfört på Ingående Balansen i det nya året när du gör ett årsbokslut.

Om du har korrekta balanser för årsbokslutet, och disponeringen av resultatet redan är gjord, men du ändå får meddelande i programmet om att disponera överskott/underskott innan du kan genomföra årsbokslut så bör du kontrollera nedanstående. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning och skriv ut rapporterna Balans detaljerad och Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) för det aktuella året.  Kontrollera om det är några balanskonton (konto 1000-2999) som kommer med på resultaträkningen eller om det är några resultatkonton (3000-9999) som kommer med på balansrapporten. Om det är det så kan detta vara orsaken till att du får besked om att disponera överskott/underskott. Du kan då försöka med att ändra på redovisningsplanen för de aktuella kontona.   Ändra kontoplansuppställningen för konto som ligger fel Ta först en standard säkerhetskopia genom att gå till Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan och leta fram det aktuella kontot. Klicka på knappen Föreslå kontouppställning under fliken Redovisningsplan och kontrollera om kontot hamnar på rätt plats. Klicka sedan på ikonen Spara. Därefter kan du skriva ut rapporterna Balans detaljerad och Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) igen. Nu borde du se att årets överskott/underskott är lika stort som disponeringen. Det rekommenderas att du visar dessa rapporter för din revisor för att få en bekräftelse på att de aktuella kontona är placerade korrekt i kontouppställningen.   Om du inte är nöjd med rapporterna efter redigering av redovisningsplanen så kan du återställa säkerhetskopian som du skapade tidigare.

Om du får meddelande om att period som tillhör datum är avslutad när du försöker registrera verifikat i period 13 så beror det på att period 13 är en extra period som har skapats för att det ska vara möjligt att göra korrigeringsverifikat. Period 1 motsvarar januari, period 2 motsvarar februari, osv. Det finns ingen egen månad för period 13, så oavsett vilket datum som skrivs in så kommer du att få meddelandet ”Period som tillhör datum är avslutad”. I användarinställningarna i verifikatregistreringen kan du ta bort markeringen för datum/periodkontroll om du inte vill att meddelandet ska visas. Du kan givetvis också fortsätta utan att ta bort markeringen för datum/periodkontroll. Klicka då OK när meddelandet visas (när du bokför verifikat i period 13 har meddelandet ingen betydelse). Ta bort datumkontrollen Gå till Visa - Inställningar - Användare. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Verifikatsregistrering. Gå in på fliken Funktion. Ta där bort bocken för Datum/periodkontroll. Klicka på OK. Stäng sedan fönstret med inställningar och svara JA till att spara ändringar. Notera att denna inställning görs för den användare du är inloggad som. Samtliga användare behöver gå in och sätta denna inställning enligt ovanstående beskrivning om de önskar ta bort inställningen för datum/periodkontroll.

När en räkenskapsperiod löper ut, kan du stänga den för att minska risken för att verifikat blir felaktigt bokförda i den perioden. Att stänga en period är en enkel process i Mamut Business Software. Gå till Visa - Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj Räkenskapsår och Period som du vill avsluta och klicka på Nästa. Ett varningsmeddelande visas som säger att du inte längre kommer att kunna registrera verifikat i den period som stängs. Klicka på Slutför. Den angivna redovisningsperioden har nu stängts, och inga mer transaktioner kan bokföras i denna period.

Om du försöker stänga perioder eller göra årsavslut och får meddelande om att det ligger öppna verifikat i Verifikatregistreringen, kan dessa ligga registrerade mot en annan användare och därmed inte visas i din verifikatregistrering. Om verifikaten inte är överförda till huvudbok är de endast synliga i verifikatregistreringen för den användare som har registrerat dem. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatreregistrering. Klicka på ikonen Användarinställningar. Gå in på fliken Funktion och klicka på knappen med tre pricker till vänster om Visa alla verifikat för alla användare.   Du får upp ett fönster som visar vilka verifikat som är registrerade av andra användare, markera dem och klicka OK så blir verifikaten tillgängliga i din Verifikatregistrering. Klicka på Överför till huvudbok.

Om du får meddelande (-122) så beror det på att du försöker bokföra mot ett konto som har inställt att avdelning och/eller projekt är obligatoriskt. Meddelandet kan du få i alla moduler där det är möjligt att generera verifikat, dvs i: order/fakturamodulen verifikatregistreringen inköpsmodulen vid period- och årsavslutning. Om du vill bokföra mot avdelning och/eller projekt så måste du specificera det i den modul som du arbetar i. Om detta inte görs trots att du har inställt att det krävs på vissa konton så kommer du att få upp detta meddelande. Om du får meddelandet trots att du har angett projekt och/eller avdelning i modulen du befinner dig i så måste du gå igenom kontoplanen och se ifall denna inställning är satt på flera konton. Börja med att ta reda på vilka konton programmet försöker bokföra på. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram ett av de kontona som programmet försöker bokföra mot. Gå in på fliken Avancerat och kontrollera om Avdelning obligatorisk och/eller Projekt obligatoriskt är ibockat. Ta bort eventuella bockar och klicka på Spara. Upprepa ovanstående för alla konton som programmet försöker bokföra mot. Notera: Det är inte alla systemkonton som gör det möjligt att ange avdelning eller projekt vid bokföring. Konto för öresavrundning (3740) är ett exempel på ett sådant konto. Det rekommenderas därför inte att ha avdelning och/eller projekt obligatoriskt inställt på detta konto   Får du meddelandet -122 vid årsbokslut så kan det bero på att du har denna inställning på kontona, men att du inte har bockat för Generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Om du inte vill göra detta så måste du ändra inställningarna för kontona i kontoplanen enligt ovan.

I Mamut Business Software kommer du att bli tillfrågad om du önskar att skapa ett nytt räkenskapsår när det är 2 månader kvar till årets slut. Även om det fortfarande är ett tag kvar till årets slut bör du välja att skapa ett nytt räkenskapsår. Detta gör du genom att klicka Nästa i guiden som automatiskt visas. Du kan också välja att skapa ett nytt räkenskapsår manuellt i redovisningsinställningarna. Dessa finner du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning.   Anledningen till att du bör skapa ett nytt räkenskapsår i god tid är att du sannolikt kommer att behöva registrera verifikat för det nya året i förväg. Om du till exempel inte har skapat räkenskapsår 2019 och försöker fakturera med datum i 2019 kommer du att få besked om att detta inte är möjligt.