Användartips för Visma Mamut

Om det finns poster i kundreskontran som är förfallna, men som inte kommer med på påminnelseförslaget kan detta bero på att posterna har felaktig påminnelsestatus.   Du kan ändra påminnelsestatusen på poster i reskontran för att dessa ska komma med på påminnelseförslaget. Gå till Visa - Redovisning - Kundreskontra  Leta fram aktuell post Högerklicka på posten och välj Redigera den här posten Gå in på fliken Påminnelse/Räntefaktura Kontrollera att det står Skall påminnas i rullgardinsmenyn Status Kontrollera också att förfallodatumet motsvarar fakturans ursprungliga förfallodatum Efter att du kontrollerat ovan, kan du också kontrollera i dina inställningar för betalningspåminnelser. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning - fliken Reskontra Klicka på Inställningar till höger om Företaget skickar betalningspåminnelser till sina kunder Kontrollera att reskontraposterna uppfyller kraven till de inställningar som du har gjort Ändra eventuellt inställningarna om du önskar det.

I Mamut har du möjlighet att registrera en oberoende kreditnota (som inte är knuten mot en bestämd faktura), genom att att välja obehandlad kreditnota när du registrerar en order.   Såhär gör du för att att upprätta en obereoende kreditnota: 1. Gå till  Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering 2. Klicka på pilen bredvid Ny-knappen upp till vänster i verktygsraden och välj Obehandlad kreditnota. 3. Välj rätt Kontakt och tryck sedan på Ok. 4. Ett nytt fönster kommer då att dyka upp, där du har möjligehten att lägga in ett fakturanummer.     Obs: Du kan här knyta kreditnotan mot en specifik faktura om du så önskar.    Ska du till exempel kreditera mer på en faktura där du redan gjort en delkreditering, kan du knyta kreditnotan mot denna faktura.    Har du redan tidigare upprättat en kreditnota mot en faktura där kreditnotan använd ännu, behöver du istället göra en manuell kreditnota.    Däremd kan denna sedan kopplas till fakturan i detta fönstret. Om vi inte ska knyta kreditnotan mot någon bestämd faktura, trycker vi bara på OK. 5. Lägg till de produkterna du vill kreditera, genom att trycka på Ny vid fönstret för produktlinjerna och lägg till det som du önskar. 6. I fältet kan antingen skriva in krediteringen enligt följande; i kolumnen för antal skriver du antalet du vill kreditera med ett minus framför.    Du kan antingen skriva in det i korrekt antal och styckpris, eller som antal "en" och totalsumma.    Om du har 5 produkter du vill kreditera med ett pris på 50/st, kan du skriva enligt nedan:          * Antal -5, pris 50:- eller * Antal -1, pris 250:- 7.  När du fyllt i det du vill kreditera, tryck på knappen Fakturera. 8.  Du får då frågan om vilken typ av Fakturering du vill göra. 9.  Om det finns fler val, markera Kreditnota. 10.  Tryck på OK. 11. Om du kryssat i att Testutskrift till skärm, kan du kolla här om allt ser korrekt ut. 12. Om du får frågan om Lagret ska uppdateras, är det upp till dig om du väljer att uppdatera detta. 13. Du kommer sedan får frågan om det ska fakturers. Är allt korrekt, tryck på Yes. 14. Kolla igenom utskriften och svara Yes eller No om du godkänner utskriften.

Den som har fått utfört hushållsarbete (tidigare hushållsnära tjänster) och ROT-arbete (de ROT-tjänster som fanns tidigare) genom fakturamodellen kan ha rätt till skattereduktion för detta. Tjänsterna du kan få skattereduktion för kallas med ett gemensamt ord för husarbete. Husarbete inkluderar reparation och underhåll, ombyggnad, tillbyggnad (ROT-arbete), samt hushållsarbete som städning, klädvård, visst trädgårdsarbete och barnpassning och annan tillsyn.   Skattereduktionen innebär att kunden endast behöver betala hälften av arbetskostnaden för husarbete. Aktuella maxbelopp för ROT och RUT-avdrag kan du kolla upp på skatteverkets hemsidor. Den del som kunden får skattereduktion för betalas av Skatteverket och företaget får detta betalt efter ansökan om utbetalning av Skatteverket.   Den som behöver bokföra husarbete med skattereduktion ska använda konto 1513 Kundfordringar – delad faktura.   Obs! Om du idag använder konto 1513 för något annat, så måste detta bokas om till ett annat konto. 1513 är programmerat för att endast användas för skattereduktion.   När du skapar konto 1513 så kan det INTE vara valt som ett reskontra konto. Om du redan har skapat 1513 och detta är ett reskontra konto, vänligen kontakta supporten för mer information. Notera att konto 1513 eventuellt redan är skapat med de rätta inställningarna i ditt program, beroende på vilken version du använder.   Skapa konto 1513 “Kundfordringar – delad faktura”. Skapa en Produktgrupp som du kallar för Skattereduktion, i Grundinställningarna. Skapa en produkt som du ger produktnummer SKATTEREDUKTION, och kallar för Husarbete eller liknande i produktregistret. Denna produkt ställer du in på Utgående moms = Skattereduktion, och anger Momsfritt säljkonto = 1513 på fliken Inställningar. I rullgardinsmenyn för Produktgrupp anger du den nya produktgruppen Skattereduktion, som du upprättat i punkt 2 ovan. På ordern lägger du sedan till den nyskapade produkten, anger minus ett (-1) som Antal och lägger in det belopp som ska motsvara skattereduktionen i fältet Pris. Notera att beloppet som ska dras av, måste räknas ut manuellt och anges på ordern. För att all nödvändig information ska visas korrekt på rapporter bör du sätta några ytterligare inställningar. Vi rekommenderar att du läser igenom instruktionerna i Onlinehjälpen för att få samtliga fält ifyllda korrekt. Fakturera därefter ordern.   Exempel: Köpet gäller ett husarbete (RUT) på 25 000 kronor inklusive moms. I tillägg ska kunden som är över 65 år faktureras för övriga produkter, till en summa av 3 425 kronor inklusive moms. Totalbeloppet för denna faktura skulle då ha blivit 28 425 kronor inklusive moms (22 740 kronor exklusive moms) om det varit en vanlig faktura utan avdrag för preliminär skattereduktion. I och med att kunden ska få preliminär skattereduktion på 50% av 25 000 kronor inklusive moms så kommer fakturan istället bli på 15 925 kronor inklusive moms eftersom 12 500 kronor dras av från arbetet som kostade 25 000 kronor.   En faktura med ovanstående priser skulle se ut så här utan preliminär skattereduktion: Beskrivning Pris exkl. moms Pris inkl. moms Husarbete 20 000 25 000 Övriga produkter 2 740 3 425 Momsunderlag (Netto) 22 740   Moms 5 685   Brutto (att betala) 28 425     Men eftersom fakturan ska innehålla preliminär skattereduktion på 50% av 25 000 så blir underlaget istället följande: Beskrivning Pris exkl. moms Pris inkl. moms Husarbete 20 000 25 000 Övriga produkter 2 740 3 425 Preliminär skattereduktion 12 500   Momsunderlag (Netto) 12 740   Moms 3 185   Brutto (att betala) 15 925     En sådan faktura med skattereduktion skulle då bli bokförd enligt följande i Mamut One om du följer ovanstående tillvägagångssätt: Konto Beskrivning Debet Kredit 1513 ROT-avdrag 12 500   1510 Kundfordringar 15 925   3051 Försäljning   22 740 2611 Utgående moms   5 685   För att få återstående belopp av Skatteverket ansöker man sedan om utbetalning på blanketterna SKV 4528, Begäran om utbetalning hushållsarbete, respektive SKV 4529, Begäran om utbetalning ROT-arbete. Utbetalningen från Skatteverket bokförs sedan mot konto 1513. Denna bokföring kan se ut enligt nedan om betalning går in på konto 1930: Konto Beskrivning Debet Kredit 1513 ROT-avdrag   12 500 1930 Checkräkningskonto 12 500   På www.skatteverket.se finns en detaljerad lista över vad husarbete är samt information om vad som krävs för att få skattereduktion för detta. Där finner du även blanketterna som ska användas vid ansökan om utbetalning.   Om konto 1513 har tömts i samband med stängning av momsperiod så måste du kontakta supporten för vidare hjälp.

I redovisningsmodulen finns det olika sätt att sortera verifikaten. Vilket sätt som passar bäst beror på vilka behov som finns och hur man är van att arbeta sedan tidigare. Det finns tre huvudtyper av nummerserier för verifikat. Inställningarna måste göras innan verifikattyperna börjar att användas.   En nummerserie per verifikattyp Denna typ blir automatiskt förinställd vid skapandet av företagsdatabasen. Det innebär att varje verifikattyp har en egen nummerserie som börjar på 1 (eller det nummer du har valt). Fördelen med denna inställning är att du lättare kan skilja på de olika verifikattyperna. Den unika nyckeln för ett verifikat blir förkortningen på verifikattypen och numret på verifikatet, t ex B2 för bankverifikat nummer två. Om du har många verifikat per bokföringsår, kan det underlätta om du väljer en nummerserie per verifikattyp.   En nummerserie per verifikattyp med användardefinierade intervaller Om du ska använda dig av fyra verifikattyper under bokföringsåret, UF, B, IF, D och inte vill ha hoppande nummerserier, så kan du ange att UF ska börja på nummer 2000, B på 4000, IF på 6000 och D på 8000 exempelvis. Därmed kommer varje verifikattyp att ha en egen nummerserie men i praktiken ser det ut som om du har en gemensam nummerserie med olika intervaller. För att göra detta måste du gå in på de olika verifikattyperna som ska användas och ange startnummer. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning, gå vidare till fliken Redovisning och klicka på Verifikationstypsinställn. och nummerserier och sedan fliken Nummerserier. För att ändra vilket nummer verifikattypen ska börja med, anger du det önskade numret i kolumnen Första nummer på raden för aktuell verifikattyp.   Gemensam nummerserie för alla verifikattyper. Vill du använda gemensam nummerserie för alla verifikattyper måste du ange detta på samma ställe som ovan. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning, gå vidare till fliken Redovisning och klicka på Verifikationstypsinställn. och nummerserier och sedan fliken Nummerserier. Bocka sedan för Gemensam nummerserie för alla ver.typer. Du kan även här ange vilket nummer som ska vara startnummer på din gemensamma nummerserie. Detta gör du genom att bocka för Gemensam nummerserie för alla ver.typer, spara denna inställning och sedan på nytt klicka på Verifikationstypsinställn. och nummerserier och fliken Nummerserier. Här kan du ändra under kolumnen Första nummer. Obs! Inställningarna för nummerserier som beskrivs ovan kan du bara göra då du har skapat ett nytt företag (en ny företagsdatabas) och ännu inte har använt nummerserierna.

SIE betyder Standard, Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. SIE finns i applikationen Mamut Import Export. Programmen stödjer följande SIE-format: SIE 1 - Export av bokslutsaldo Används ibland av företag som skickar en fil till sin revisor för att göra årsbokslut. Formatet tar med ingående och utgående saldo per konto aktuellt år och föregående år. SIE 2 - Export periodsaldo Denna export baseras på SIE1 men innehåller även konto saldo specificerat per period. SIE 3 - Export av objektsaldo Export som baseras på SIE1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 - Import och Export av transaktioner Detta är det vanligaste formatet som används av SIE formaten. Formatet används vid utbyte av verifikationer. SIE4 kan exporteras från så kallade försystem. Ett exempel på försystem är ett löneprogram. Ett exempel är filen från Visma Lön. SIE4 formatet innehåller endast transaktionsdata ”verifikationer” och innehåller inte ingående/utgående belopp eller saldoberäkningar. SIE4 kan exporteras från försystem eller från andra ekonomisystem. Programmet stödjer både import och export av detta format.

   I Mamut har ni möjlighet att exportera räkenskapsfiler för SIE1, SIE2, SIE3 och SIE4. SIE4 är det vanligaste formatet och den fil som innehåller alla verifikationer för året.     Observera att exportfunktionen endast är tillgänglig för användare som har en av följande Behörighetsprofiler; Superanvändare, Administrator eller Redovisning.      Vi rekommenderar att ni uppdaterar till senaste version av Mamut Business Software innan ni använder Mamut Import/Export. (Kunder som arbetar i Mamut via Application Hosting behöver inte tänka på detta.)    Ni kan ladda ned den Senaste versionen här.  För att exportera ut SIE-4 transaktionsfil gör ni enligt följande: Gå till Visa - Inställningar - Redovisning Ändra där i rullgardinsmenyn för Aktivt räkenskapsår (uppe till höger) så att det visar det räkenskapsår du önskar exporta filen för Tryck på knappen Spara i verktygsraden  Stäng fönstret för Redovisningsinställningar Ni ska kunna se att datumen längst upp i Mamut, nu har ändras till för det räkenskapsår som ni precis valt i steg 2-3 Gå till Arkiv - Export - Import/Export - SIE4 (Transaktioner) Välj den företagsdatabas som ni önskar exportera SIE-4 filen från Ange namn på filen (Filnamn) samt vart filen ska sparas (Filsökväg) Standard filnamn för SIE4 är ofta "företagsnamnet.se" Om ni utför exporten från Mamut i Application Hosting, bör ni välja en av följande grundmappar att spara filen på. Skapa där en mapp och spara filen i: - Home (H:) - Profile (P:) - C on "Din dators namn" (detta är er lokala dators C:) Klicka på Slutför I fönstret som öppnas anger du vilket Räkenskapsår du vill exportera från, samt vilken Tidsperiod. Om du väljer Avancerat urval  och klickar på Nästa, har du större möjlighet att begränsa vilka verifikationer som SIE-4 exporten ska innehålla   Klicka sedan på Nästa Exporten körs nu När exporten är klar dyker följande fönster upp   Klicka på Stäng för att avsluta exportguiden Om ni önskar öppna SIE-4 filen, gå till mappen där filen har sparats och öppna den med hjälp av programmet Anteckningar (Notepad). Om detta inte är inställt automatiskt, högerklickar du på filen och väljer där Öppna med. Välj sedan Anteckningar ur listan för att öppna filen.      

Du måste rapportera handel av både varor och tjänster med andra företag inom EU. Målet med detta är att beskattning av tjänster ska ske i det land där den konsumeras, för att förenkla administration och förhindra momsbedrägeri. Vissa företag måste rapportera månadsvis och andra kvartalsvis. Med hjälp av rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning som innehåller både varor och tjänster kan du rapportera en sammanställning över din EU-handel till myndigheterna. Du hittar rapporten under Akriv - Skriv ut - Redovisning   Text vid EU-handel finns infogat på fakturautskrifter och fotnoter. Standardtexten i systemet är: EU-handel av produkter och tjänster. Intra community supply of products and services. Du kan dock anpassa denna text enligt dina egna behov (se nedan)   När du infogar produkter med en momskod för EU-export i en order, kommer en varningstext visas om kunden inte är registrerat med ett Moms-nr. Att utelämna denna information kan leda till böter från myndigheterna. Exempel på användning av moms vid EU-handel Om en svensk bilverkstad reparerar en bil för en dansk företagskunds räkning, innehåller fakturan ingen moms. Den danska företagskunden måste då betala moms på tjänsten i Danmark.   Lägg till momshantering för EU-handel i en försäljningsorder Du väljer momshantering för EU-handel på samma sätt som du hanterar andra momshanteringar på försäljningsorder. Klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Moms på den aktuella orderraden i försäljningsordern och välj Export, varor, annat EU-land (om det är en vara) eller Export, tjänster, annat EU-land (om det är en tjänst). När du fakturerar ordern kommer dessa orderrader visas med en asterisk (*) och informationstexten för EU-handel visas.   Text på fakturor med EU-handel av varor/tjänster När du fakturerar ordern kommer dessa orderrader visas med en asterisk (*) och informationstexten för EU-handel visas under orderraderna. Standardtexten i ditt system är: “EU-handel av produkter och tjänster. Intra community supply of products and services.” Du kan ändra denna text i Grundinställningarna eller skriva din egen text. Vilken text som ska visas på fakturor väljer du under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning&fakturering - fliken Annat - rullgardinsmenyn Text vid EU-handel. Genom att högerklicka i rullgardinsmenyn kan du även härifrån öppna Grundinställningarna för att ändra eller lägga till en ny text.   Rapportera EU-handel med rapporten “Periodisk sammanställning, EU, redovisning” Du måste regelbundet rapportera din handel med andra EU-länder. Rapporteringsdatum fastställs av respektive lands skattemyndigheter. Företag som handlar med andra företag enligt den omvända momsredovisningen är skyldiga att rapportera en periodisk sammanställning över handel inom EU. Gå till Arkiv - Skriv ut. Välj Redovisning i vänstra menyn och markera rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning i listan till höger. Välj önskat format och klicka på Skriv ut. I urvalsföntret som öppnas anger du vilken period och räkenskapsår som du vill rapportera för. Klicka OK för att skapa rapporten. Har du kunder som bara förknippas med EU-export? Om du har företagskunder i andra EU-länder kan du ange momshanteringen för EU-handel på dessa kunder direkt i kontaktregistret. Öppna det aktuella kontaktkortet genom att gå till Visa – Kontakt – Kontakuppföljning och leta upp kontakten i fråga. Gå därefter in på fliken Inställningar och klicka på knappen Kund. I rullgardinsmenyn Moms väljer du Handel inom EU. Observera att du även måste registrera kundens momsnummer i fältet Moms-nr på fliken Övrig info för att momsinställningen ska ha effekt. När du sedan skapar en försäljningsorder på denna kund och lägger till en produkt eller tjänst läggs momskoden för EU handel till automatiskt. Varor får momskoden Export, varor, annat EU-land och tjänster får momskoden Export, tjänster, annat EU-land. Ingen av dessa momskoder resulterar i momsavdrag på fakturan.

SIE betyder Standard Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. Transaktionerna i filen är specificerade med en akronym för att beskriva i vilken verifikationstyp de är bokförda i det system som filen är exporterad från. När du importerar en SIE-fil till Mamut Business Software visas SIE synkronisering-fönstret i vilket du måste ange till vilka verifikattyper i Mamut Business Software som verifikattyperna i filen ska importeras. I kolumnen Ver.typ i fil visas vilka akronymer transaktionerna i SIE-filen har. Dessa måste nu synkroniseras med den verifikationstyp de ska importeras till i ditt program. Detta görs genom att välja önskad verifikationstyp i rullgardingsmenyn i kolumnen Ver.typ i ekonomisystemet.   Notera även att om filen du ska importera är exporterad från ett annan system så måste du kontrollera med leverantören av detta system (eller med dem som du fick filen från), vad de olika akronymerna i SIE-filen motsvarar för verifikationstyp, innan du importerar filen. Om du vill kan du även välja att importera alla transaktionerna till samma verifikationstyp, exempelvis Diverse eller en egenupprättad verifikationstyp som du döpt till SIE. Då väljer du bara den verifikationstypen på samtliga rader i kolumnen Ver.typ i ekonomisystemet i fönstret SIE synkronisering.    Klicka på OK för att fortsätta med importen när du har valt verifikationstyper i fönstret SIE synkronisering .  

Du kan importera en SIE4-fil med räkenskapstransaktioner från revisorn/revisionsbyrån till ditt program. Det rekommenderas att du har senaste versionen av Mamut Business Software installerad för att ha tillgång till uppdaterad SIE-funktion i programmet. Notera att importfunktionen endast är tillgänglig för användare som tillhör användargrupperna Superanvändare, Administrator eller Redovisning. Obs! Ta alltid en säkerhetskopia innan du importerar något till programmet. Gå till Arkiv - Import - Import/Export - SIE4 (Transaktioner). Välj den företagsdatabas som filen ska importera till. Klicka på knappen med tre prickar för att bläddra dig fram till sökvägen där importfilen ligger sparad. Klicka därefter på Import för att starta importen. I nästa fönster SIE synkronisering ska verifikationstyper från importfilen synkroniseras med verifikationstyper i programmet. Välj i rullgardinsmenyn till höger de verifikationstyper i programmet som ska synkroniseras med verifikationstyperna i filen (listade till vänster). Klicka på OK. Om det inte finns något annat som programmet reagerar på i importfilen så får du till sist ett meddelande om att importen är klar. Klicka på Avsluta för att avsluta eller Föregående för att fortsätta importera/exportera. Verifikaten finns nu i Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering och måste överföras till huvudbok. Innan du för över verifikaten till huvudboken Skriv ut rapporten Öppna verifikat rad för rad som du hittar under Visa - Redovisning - Rapport. Kontrollera med försystemet att saldot stämmer. Vid import av SIE så sker ingen registrering av momshantering/momskod. Orsaken till detta är att det blir fel om man använder den automatiska momsberäkningen i samband med SIE-import. Programmet hämtar momskoder från existerande konton/momshanteringskoderna Konton upprättas automatiskt om de inte existerar vid import. Det är dock viktigt att ändra Momskoder på alla nya konton innan du börjar bokföra annars blir det fel i momsredovisningen. Detta gör du via Visa - Redovisning - Kontoplan. Du måste också på enstaka verifikat ange rätt Momskod vid import av SIE-verifikat i de perioder där momsavslut inte är gjord. När kontaktinformation - dvs. kunder och leverantörer - saknas i importfilen kommer programmet att upprätta interimskonton som beloppen förs emot. Konto 1511 kommer att skapas för 1510 och 2441 för 2440. Därefter får du manuellt boka in fordringarna/skulderna på rätt konto i Verifikatregistreringen och boka bort interimskonton. Perioder som du importerar till måste vara öppna i programmet. Om de inte är det så lägger sig verifikaten på första nästkommande period som är öppen. För över verifikaten till huvudbok från verifikatregistrering genom att klicka på ikonen Överför till huvudbok. Matcha och koppla öppna poster När verifikaten förts över till huvudboken behöver du Matcha och koppla ihop alla poster som tillhör varandra i leverantörs och kundreskontran. 

Verifikat som bokförs i verifikatregistreringen blir först verkställda och permanent sparade när de har förts över till huvudboken. Att spara permanent, utan möjlighet att radera, är nödvändigt av säkerhetsmässiga skäl. Om det hade varit möjligt att radera verifikaten efter att de blivit överförda till huvudbok hade man inte vetat om de egentliga bokföringsuppgifterna och rapporterna hade stämt gentemot ursprungsuppgifterna.  Korrigering av eventuella fel efter överföring till huvudbok måste ske med hjälp av korrigering (tillägg av fler verifikatrader i samma verifikat) eller skapande av nya verifikat.   När verifikat är bokförda och godkända i verifikatregistreringen kan du överföra dem till huvudbok och reskontra genom att klicka på knappen Överför till huvudbok i verktygsraden. Om du inte är i verifikatregistreringen, men har verifikat där som ska föras över till huvudbok kan du gå till Visa - Redovisning - Överför från verifikatsregistrering till huvudbok. Du får nu upp ett fönster där du kan göra ett urval på vilka verifikat som ska överföras. Du kan göra urval på Verifikattyp eller Period eller en kombination av dessa. Som exempel kan du överföra alla verifikat med Verifikattyp Utgående faktura från period 3. Fördelen med detta är att du får möjlighet att skriva ut bokföringsjournal för varje urval. Det är inte nödvändigt att göra något urval, du kan välja att överföra allt. Markera Förhandsvisa bokföringsjournal för att få en översikt över vad som kommer att bokföras. När du har gjort urvalet klickar du på Nästa. Kontrollera bokföringsjournalen så att den stämmer mot uppgifterna du har registrerat. Om utskriften stämmer kan du stänga den och godkänna genom att trycka Slutför. Då kommer huvudbok och reskontra att bli uppdaterade med den nya bokföringen. Klickar du Avbryt kan du stoppa överföringen till huvudbok och genom att klicka Föregående kan du skriva ut bokföringsjournalen igen. Om det är något fel i verifikaten, t ex något verifikat som ej balanserar eller Verifikationsdatum som är flera år utanför räkenskapsåret, kommer du att få ett meddelande. Du får då avbryta överföringen, gå in i verifikatregistreringen och korrigera det som är fel. När du har slutfört överföringen är verifikaten permanent sparade i huvudboken.

När en räkenskapsperiod löper ut, kan du stänga den för att minska risken för att verifikat blir felaktigt bokförda i den perioden. Att stänga en period är en enkel process i Mamut Business Software. Gå till Visa - Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj Räkenskapsår och Period som du vill avsluta och klicka på Nästa. Ett varningsmeddelande visas som säger att du inte längre kommer att kunna registrera verifikat i den period som stängs. Klicka på Slutför. Den angivna redovisningsperioden har nu stängts, och inga mer transaktioner kan bokföras i denna period.

Principen för att registrera en ingående faktura fungerar på samma sätt som en utgående faktura. Skillnaden är att registreringen sker mot leverantörsreskontran när du registrerar en ingående faktura. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Kontrollera att korrekt räkenskapsår är valt i fönstret. Om felaktigt år visas så klickar du på kalenderknappen som visar året och väljer det år som fakturan ska bokföras mot. Klicka sedan på ikonen Ny för att upprätta ett nytt verifikat Ange korrekt Ver.Typ, Ver.datum och Period. Skriv in kontonummer 2440 (Leverantörsskulder) i kolumnen Konto och välj aktuell leverantör från listan som visas. Alternativt kan du skriva in leverantörsnumret direkt i kolumnen Konto för att få fram korrekt leverantör. I det nya fönstret som öppnas, skriver du in informationen som gäller för fakturan. Obs! Du måste ange ett fakturanummer eller OCR för att komma vidare men det fungerar att ange ett fiktivt nummer. Klicka därefter på OK (eller tryck på plustangenten) så uppdateras verifikatet med den nya informationen. Ange motkonto, dvs det konto som 2440 ska bokföras mot. Är det ett inköp av varor använder du vanligtvis konto 4011 Inköp material och varor 25%. Konto 4011 är momsbelagt vilket innebär att när du lägger in bruttobeloppet så genererar systemet automatiskt momskonteringen. När verifikatet är färdigt och balanserar kan du överföra det till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Då blir verifikatet verkställt.

Om du får meddelande om att period som tillhör datum är avslutad när du försöker registrera verifikat i period 13 så beror det på att period 13 är en extra period som har skapats för att det ska vara möjligt att göra korrigeringsverifikat. Period 1 motsvarar januari, period 2 motsvarar februari, osv. Det finns ingen egen månad för period 13, så oavsett vilket datum som skrivs in så kommer du att få meddelandet ”Period som tillhör datum är avslutad”. I användarinställningarna i verifikatregistreringen kan du ta bort markeringen för datum/periodkontroll om du inte vill att meddelandet ska visas. Du kan givetvis också fortsätta utan att ta bort markeringen för datum/periodkontroll. Klicka då OK när meddelandet visas (när du bokför verifikat i period 13 har meddelandet ingen betydelse). Ta bort datumkontrollen Gå till Visa - Inställningar - Användare. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Verifikatsregistrering. Gå in på fliken Funktion. Ta där bort bocken för Datum/periodkontroll. Klicka på OK. Stäng sedan fönstret med inställningar och svara JA till att spara ändringar. Notera att denna inställning görs för den användare du är inloggad som. Samtliga användare behöver gå in och sätta denna inställning enligt ovanstående beskrivning om de önskar ta bort inställningen för datum/periodkontroll.

Om du försöker stänga perioder eller göra årsavslut och får meddelande om att det ligger öppna verifikat i Verifikatregistreringen, kan dessa ligga registrerade mot en annan användare och därmed inte visas i din verifikatregistrering. Om verifikaten inte är överförda till huvudbok är de endast synliga i verifikatregistreringen för den användare som har registrerat dem. Gå till Visa - Redovisning - Verifikatreregistrering. Klicka på ikonen Användarinställningar. Gå in på fliken Funktion och klicka på knappen med tre pricker till vänster om Visa alla verifikat för alla användare.   Du får upp ett fönster som visar vilka verifikat som är registrerade av andra användare, markera dem och klicka OK så blir verifikaten tillgängliga i din Verifikatregistrering. Klicka på Överför till huvudbok.

Om du får meddelande (-122) så beror det på att du försöker bokföra mot ett konto som har inställt att avdelning och/eller projekt är obligatoriskt. Meddelandet kan du få i alla moduler där det är möjligt att generera verifikat, dvs i: order/fakturamodulen verifikatregistreringen inköpsmodulen vid period- och årsavslutning. Om du vill bokföra mot avdelning och/eller projekt så måste du specificera det i den modul som du arbetar i. Om detta inte görs trots att du har inställt att det krävs på vissa konton så kommer du att få upp detta meddelande. Om du får meddelandet trots att du har angett projekt och/eller avdelning i modulen du befinner dig i så måste du gå igenom kontoplanen och se ifall denna inställning är satt på flera konton. Börja med att ta reda på vilka konton programmet försöker bokföra på. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram ett av de kontona som programmet försöker bokföra mot. Gå in på fliken Avancerat och kontrollera om Avdelning obligatorisk och/eller Projekt obligatoriskt är ibockat. Ta bort eventuella bockar och klicka på Spara. Upprepa ovanstående för alla konton som programmet försöker bokföra mot. Notera: Det är inte alla systemkonton som gör det möjligt att ange avdelning eller projekt vid bokföring. Konto för öresavrundning (3740) är ett exempel på ett sådant konto. Det rekommenderas därför inte att ha avdelning och/eller projekt obligatoriskt inställt på detta konto   Får du meddelandet -122 vid årsbokslut så kan det bero på att du har denna inställning på kontona, men att du inte har bockat för Generera ingående balans för konto, projekt och avdelning. Om du inte vill göra detta så måste du ändra inställningarna för kontona i kontoplanen enligt ovan.

Perioder som är stängda skall normalt inte öppnas igen. Men det kan finnas tillfällen där detta är nödvändigt. Det finns två möjligheter om du vill öppna en period: Återställa en säkerhetskopia från innan du stängde perioden. Var då uppmärksam på att eventuella ändringar som har gjorts under tiden också kommer att överskrivas.  Kontakta supporten för upplåsning av period/er. Notera dock att detta är en konsulttjänst som inte ingår i serviceavtalet och kostar 495:- SEK exkl moms. Kontakta supporten på support@mamut.se eller telefonnummer 08-40 000 166 om du är i behov av detta. För dig som använder Mamut Application Hosting: För att säkerställa en så snabb hantering av ärendet som möjligt rekommenderar vi att du tar kontakt via e-post om du har behov för att låsa upp en eller flera perioder. Vänligen specificera följadande i mejlet till supporten: Räkenskapsår och perioder som ska låsas upp Namn på den aktuella företagsdatabasen. En textrad som bekräftar att du godtar den ovan nämnda kostnaden.

Du kan upprätta ett nytt konto med reskontrafunktion i kontoplanen. För att en post ska visas i reskontran så måste verifikatet vara bokat mot ett konto med reskontrafunktion. I Mamut är standardkonton med reskontrafunktion 1510 (Kundfordringar) och 2440 (Leverantörsskulder).   Skapa konto Gå till Visa - Redovisning - Kontoplan. Klicka på ikonen Ny för att upprätta ett nytt konto. Skriv in det önskade kontonumret, exempelvis 1511 och klicka på OK. Skriv sedan in önskat namn på kontot och sätt övriga aktuella inställningar för kontot. På fliken Avancerat i kontoplanen anger du i fältet Reskontrafunktion om kontot ska vara ett kundreskontrakonto (eller leverantörsreskontrakonto). Stäng sedan fönstret och svara Ja till att spara ändringar. Du kan nu gå in i kontaktuppföljningen och leta fram de kontakter som ska knytas mot det nya reskontrakontot.   Knyt kontakt mot kontot Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning. Leta fram den kontakt som ska knytas mot det nya kontot. När du har den aktuella kontakten framför dig så går du in på fliken Inställningar. Klicka där på knappen Reskontra. Välj önskat reskontrakonto i rullgardinsmenyn Konto för Kundfordringar/Leverantörsskulder under fliken Reskontra. Klicka sedan OK. Stäng kontaktuppföljningen och svara Ja till att spara ändringar.

På statusen Avslutad i reskontralistan ligger de poster som är stängda/låsta. Ett enkelt sätt att se vilka poster som är matchade/kopplade mot varandra i reskontran är att sortera på MatchID. Instruktionen nedan beskriver hur detta görs i kundreskontran, men motsvarande tillvägagångssätt används även i leverantörsreskontran.   Gå till Visa – Redovisning – Kundreskontra. Klicka på Reskontralista till vänster. Ange Urval Avslutad och Alla poster. Om kolumnen MatchID inte är synlig, så måste du klicka på ikonen Användarinställningar, gå där in på fliken Reskontralista och bocka för MatchID. Klicka därefter på OK. Nu kommer du att se kolumnen MatchID. För att sortera efter MatchID, så klickar du på själva kolumnrubriken MatchID. I den kolumn kommer du nu att se att två eller flera poster har samma MatchID. Om summan för de poster som har samma MatchID går i noll så är dessa poster stängda/låsta mot varandra

Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår, exempelvis från april 2016 till mars 2017, kan det vara aktuellt att definiera dina momsperioder så att varje redovisningsperiod är kopplad till korrekt momsperiod. Gå till Visa – Inställningar – Redovisning. Använd pilarna upptill i fönstret för att välja ditt aktuella räkenskapsår. Klicka på ikonen Redigera och kontrollera att det är korrekt start- och slutmånad för året, samt korrekt antal momsperioder inställda. Klicka på OK och gå in på fliken Perioder. Dubbelklicka på någon av perioderna i listan. Under kolumnen År letar du fram raden där året börjar. Här ska du manuellt justera momsperioderna genom att under kolumnen Momsperiod markera siffran som står där och skriva in siffran för momsperioden du önskar ha kopplad till den valda redovisningsperioden. Om du har kvartalsredovisning av moms så skriver du 2 för april, maj, juni; 3 för juli, augusti, september och 4 för oktober, november och december. För januari, februari och mars på nästkommande år skriver du 1. Period 13 ska alltid ha samma momsperiod som period 12. För räkenskapsår som går från april till mars ska period 13 därmed ha momsperiod 1. Momsperioderna följer alltid månaderna, oavsett om du har kalenderår eller brutet räkenskapsår. För kvartalsmoms tillhör därmed alltid jan-mars momsperiod 1, april-juni momsperiod 2, juli-sept momsperiod 3 och okt-dec momsperiod 4. Detta oberoende av hur räkenskapsåret börjar och slutar. När du har definierat dina momsperioder klickar du på OK och svarar Ja på frågan Är du säker på att du vill ändra momsperiodiseringen?

Om du bokför verifikat med momskod i period 13 är det viktigt att du är uppmärksam på att momskonton (kontogrupp 26) måste därefter tömmas manuellt (mot konto 2650) i verifikatregistreringen.   Registreringar som görs under period 1-12, blir automatiskt behandlade av momsperioderna som finns i programmet. Momsperioderna är kopplade till de vanliga redovisningsperioderna i programmet, och vid periodavslut stängs även tillhörande momsperiod automatiskt. Eftersom period 13 inte är en normal redovisningsperiod, utan endast finns där för att du ska kunna bokföra årsbokslutsregistreringar och korrigeringar, så kan du inte stänga denna period vid normalt periodavslut i programmet, och det finns heller ingen tillhörande momsperiod till denna period. På grund av detta måste du manuellt tömma momskonton som du har registrerat något på i period 13, så att momsredovisningen blir korrekt. Tömmer du inte dessa konton så kommer saldot på kontona följa med till den ingående balansen för nästkommande år då dessa konton är balanskonton. Detta kan i sin tur leda till att du inte kan stänga perioder på nästkommande år på grund av att momskonton innehåller saldon. Exempel: Du registrerar en försäljning (kundfordran) i period 13.         Notera att verifikatet har en momskod på försäljningskontot och momskontot. Momskod 05. Momspliktig försäljning innebär att summan som bokförs mot det kontot och den momskoden kommer att visas på rad 05 i momsrapporten för aktuell månad. Momskod 10. Utgående moms innebär att summan som bokförs mot det kontot och den momskoden kommer att visas på rad 10 i momsrapporten för aktuell månad. För att dessa summor fortsatt ska visas på rapporten efter att du tömt momskontona mot redovisningskontot för moms så måste du bokföra verifikatet som ska tömma momskontot utan momskod. Detta verifikat bokas så här:         När du har tömt momskontot mot redovisningskontot för moms kommer momsrapporten fortfarande att visas korrekt, och momskontot är tömt så att ingående balans i nästkommande år inte får felaktiga saldon eller att momsen räknas dubbelt. Notera att ovanstående tillvägagångssätt även kan användas om du av någon anledning behöver tömma momskonton i någon annan redovisningsperiod utöver period 13