Hej på er,
När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.
Snabblänkar till avsnittet i videon
Hur får jag fram statusorsak?
Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd
AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with
Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen.
Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen.
The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences
Blockerad
Hur får jag fram statusorsak?
Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)
Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.
Det gör att du ser felmeddelandet.
Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd
Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.
Det man kan göra är följande.
1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.
2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)
AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with
Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.
Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.
Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen.
Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.
Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.
Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.
Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.
Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.
Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.
Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen.
Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.
Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.
Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.
The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences
Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr)
Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.
Blockerad
Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.
För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.
Klicka sedan på spara.
Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"
Hej på er, I den här guiden går vi igenom hur du bokar bort kundförluster i Visma.net. Denna guide finns även i videoformat. Den kan ni finna här nedan. 1 Kundförluster Det finns flera tillvägagångsätt för att boka bort kundförluster i Visma.net. Detta är bara ett av dem. Processen ser lite annorlunda ut beroende på vilket tillvägagångsätt man väljer. Läs gärna igenom hela lathunden innan ni sätter igång så att ni får alla inställningar på plats innan ni börjar. Enligt Skatteverket ska en konstaterad kundförlust minska underlaget för den momspliktiga försäljningen och den utgående momsen motsvarande det värdet som förlusten avser. Denna nerskrivning ska också göras i den period som kundförlusten har konstaterats i. I momsrapporten motsvarar detta ruta 05 för den momspliktiga försäljningen och ruta 10-12 för den utgående momsen (beroende på vilken momssats som gäller i det enskilda fallet). 2. Inställningar 2.1 Kontoplan Först måste de konton som ska användas för konstaterade kundförluster vara aktiva. I den här guiden 1519, 6351 och 6352. Se även till att konton 1519 har valuta SEK satt på sig. 2.2. Orsakskod Nästa steg är att skapa upp en orsakskod för denna hantering. Detta görs under Kundreskontran - Egenskaper - Orsakskoder Här måste en orsakskod skapas, där användingen är "skriv av faktura" och motkontot är det konto ni vill använda för nedskrivning av kundfordran. I det här fallet är det 1519. 2.3 Betalningstyper Gå till Bank/likvidhantering - Egenskaper - Betalningstyper Det kan vara bra att skapa en betalningstyp per zon. Dvs en för svenska kunder, en för europeiska kunder och en för icke eu. Döp betaltypen – I detta exempel är den döpt till 40 Utbetalning/inbetalning - Ska vara inbetalning Arbetsyta: Bank/likvidhantering Beskrivning - Välj en lämplig beskrivning Välj en standard konto/koddel - har valt 6351 som motkonto. Klicka sedan på spara. 2.4 Likvidkonto Nästa steg är att skapa ett likvidkonto. Gå till Bank/likvidhantering – Register – Likvidkonton Koppla på betalningsmetod – Manuell betalning under fliken Betalningsmetod. Jag har valt att koppla min till betalningsmetod 03. Koppla betalningstypen som vi skapade tidigare under fliken betalningstyp, se till att betalningstypen har rätt zon på dig. 3. Befarad kundförlust För att vi ska kunna ha en befarad kundförlust så måste den finnas en kundfaktura i systemet som vi kan skriva av. Denna faktura bokades i huvudboken vid frisläppningen av fakturan som följer; Konto Beskrivning Debet Kredit 1510 Kundfordringar 3750 3031 Försäljning varor, Sverige 25% moms 3000 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750 När vi har insett att vi inte kommer att få betalt för denna faktura ska man boka upp kundfordringen som en befarad kundförlust. Det gör vi i huvudboken under Redovisning - Verifikationsregistrering Här vill vi boka nettobeloppet. Glöm inte att frisläppa verifikatet. Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordran 3000 1510 Befarade förluster på kundfordringar 3000 4. Konstaterad kundförlust - när vi bokat befarad Nu har vi fått veta att denna befarade kundförlust blir en konstaterad kundförlust. 4.1 Kundkort Det första vi gör nu är att gå till kundkortet (Kundreskontra – Register – Kunder) söker fram kunden och under fliken ”generell information” bockar för Aktivera avskrivningar samt fyller i maxbelopp för avskrivning (det bör täcka fakturabeloppet) 4.2 Skriva av fakturan Gå till avskrivning kundfordran (Kundreskontra - Rutiner - Avskrivning kundfordran) Välj orsakskoden vi skapade tidigare. Innan ni klickar på behandling se till att datumet är rätt. Välj sedan att behandla. Detta kommer att stänga fakturan. Verifikatet ser sen ut som följer Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750 1510 Kundfordringar 3750 4.3 Ombokning kundförluster Nu går vi till Bank/likvidhanteringen väljer ”Ny likvidtransaktion” Välj likvidkonto: 1519 och Betalningstyp: Konstaterade kundförluster På raderna: konstaterad kundförlust i minus, kategori 01 och befarad i förlust i minus med kategori 12. Eftersom vi satte zonen på likvidkontot så behöver vi inte göra detta under redovisnignsdetaljer. OBS detta är nettobeloppet. Frisläpp sedan transaktionen Verifikatet som blidas blir som nedan. Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 750 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750 2610 Ingen moms 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar 3000 6352 Befarade förluster på kundfordringar 3000 Detta gör att i momsdeklarationen minskas den momspliktiga försäljningen i ruta 05 och minskningen av den utgående momsen i någon av rutorna 10-12, beroende på vilken momssats som gäller. 5. Konstaterad kundförlust – utan befarad Det finns också situationer där vi vill boka en konstaterad kundförlust utan att först ha bokat en befarad kundförlust. 5.1 Kundkort Det första vi gör nu är att gå till kundkortet (Kundreskontra – Register – Kunder) söker fram kunden och under fliken ”generell information” bockar för Aktivera avskrivningar samt fyller i maxbelopp för avskrivning (det bör täcka fakturabeloppet) 5.2 Skriva av fakturan Gå till avskrivning kundfordran (Kundreskontra - Rutiner - Avskrivning kundfordran) Välj orsakskoden vi skapade tidigare. Innan ni klickar på behandling se till att datumet är rätt. Välj sedan att behandla. Detta kommer att stänga fakturan. Verifikatet ser sen ut som följer Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750 1510 Kundfordringar 3750 5.3 Ombokning kundförlust Nu går vi till Bank/likvidhanteringen väljer ”Ny likvidtransaktion” Välj likvidkonto: 1519 och Betalningstyp: Konstaterade kundförluster På raderna väljer vi konstaterad kundförlust i minus, kategori 01 OBS detta är nettobeloppet. Frisläpp sedan transaktionen Konto Beskrivning Debet Kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 3750 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 750 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar 3000 6. Avskrivning kundfordran utanför Sverige Har du en kundfordran du vill skriva av och kunden inte är svenskt är det exakt samma tillvägagångsätt. Det enda du behöver ändra på är några inställningar. Skapa ett nytt konto/likvidkonto för den valda valutan. Exempelvis EUR. Detta krävs om du vill skriva av fakturan i rätt valuta. Skapa en ny betalningstyp för den valda zonen. 3. Skapa en ny orsakskod som går emot det nya likvidkontot
När man förbereder intrastatrapporten kan man få upp olika felmeddelanden. I denna artikel sammanfattar vi endast de felmeddelanden som dyker upp i Visma.net ERP.
Enligt kraven för CN8, måste nettomassan (kg) vara en del av varje rapporterad Intrastatrad. Uppdatera måttenheten för artikeln så att du kan använda kg.
Felmeddelandet syftar på att det saknas vikt på artikeln i fråga. Lösningen är att lägga till vikten i kg på artikeln.
Gå till Lagerförda artiklar (IN202500)
Gå till fliken Paketering
Ange vikten i kg och spara ändringen
Efter att du har uppdaterat artikeln måste du förbereda intrastatrapporten på nytt. Viktigt att kryssa ur Historiska värden. På så sätt hämtas värden från det uppdaterade artikelkortet.
OBS! Nettovikten avrundas uppåt om man väljer att INTE visa detaljerade transaktioner.
Kryssar man i Visa detaljerade transaktioner så får man se vikten med två decimaler.
Enligt kraven för den kompletterande enhetskoden som du valt, måste den kompletterande enheten vara en del av den rapporterade Intrastatraden
Detta felmeddelande syftar på att den kompletterande enhet som är obligatorisk för vissa KN-koder saknas. Vilken enhet det är kan man hitta i SCB:s sökmotor:
Står det något i kolumnen Kvantitet på sidan så måste du lägga till det i intrastatrapporten. För att systemet ska kunna hämta data själv måste man lägga till kompletterande enhet på två ställen.
Gå till Lagerförda artiklar (IN202500)
Öppna fliken Generell information och gå ner till Intrastat
Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen
Gå till Måttenheter (CS203100)
Välj enhet under Kompletterande enhet krävs och spara ändringen OBS! Det är även viktigt att man väljer kompletterande enheter endast på de enheter som man använder vid försäljning/inköp inte på alla.
Gå tillbaka till Förbered Intrastatrapport (TX50800S)
Kryssa ur Historiska värden och generera rapporten på nytt
Fel: Fyll i 'KN-kod'
Fel: Fyll i 'Ursprungsland'
Dessa två felmeddelanden syftar på att det saknas obligatoriskt värde under KN-kod respektive Ursprungsland.
Båda värdena är hämtade från artikelkortet:
I den här artikeln går vi igenom hur du kan hämta koddelen från lagerförda produkten, leverantören respektive lager när du gör ett inköp eller en inleverans. Om man inte har gjort några förändringar så brukar alltid konto 2996 användas när du levererar in en vara. Som standard brukar även koddel 00-00-00 användas (kan se annorlunda ut om du har en annan längd eller har en annan standard koddel).Däremot kan vara var så att man istället vill att en annan koddel ska användas, istället för den standardkoddel som ligger i systemet. Du kan bland annat välja att koddelen ska hämtas från artikeln eller från lagret. Lagret Om du gör ett inköp och vill att koddelen för inleveransen ska hämtas upp från lagret så ska du göra följande inställningar. Gå till Bokföringsklasser - ScreenId=IN2060PL (Lager-> Egenskaper -> Bokföringsklasser. Välj den bokföringsklass som du vill genomföra ändringen på. Välj ”Använd periodiseringskonto från” Här ska du välja Lagerställe. 2. Därefter ska du välja Kombinera koddel för periodiserad inköpsorder 3. Därefter går du till Lagerställen ScreenId=IN2040PL – (Lager-Register -Lagerställen). Gå till kontolista. Välj Upplupna kostnader (sätt det kontot du vill använda, förslagsvis 2996). 4. Därefter väljer du Koddel upplupna kostnader. Klicka sedan på spara. Hur bokningen blir Inköp Vi skapar upp ett inköp Inleverans Därefter skapar vi upp en inleverans. Här ser vi att inleveransen hämtar upp 2996 och koddelen vi valde tidigare. Faktura När vi sen får fakturan och länkar den till inleveransen får vi även samma konto och koddel här. Hämta från Artikel Du kan även hämta upp koddelen från lagerförda artikeln. Istället för lagerställe väljer vi lagervara. Därefter går vi till lagerförda artiklar ScreenId=IN2025PL (Lager->Register-> Lagerförda artiklar). Välj kontolista och här väljer du även Upplupna kostnader och kodddel för upplupna kostnader. Leverantören Du kan även hämta upp det från leverantören om så önskas. Istället för lagerställe eller lagervara så kan du välja leverantör under bokföringsklassen. Gå sedan till Leverantör ->Kontolista och fyll i konto/koddel. Upplupna kostnader/Koddel för upplupna kostnader.
Har du noterat hål i nummerserien?
Detta förekommer då man upprättar en faktura/verifikat och sparar, sedan raderar man posten av någon anledning innan man har frisläppt den. I Visma.net tilldelas nummer från nummerserie i samband med att man sparar faktura/verifikat. Raderas den är det numret låst. Nummer tilldelas och låses då man kan skapa och spara transaktioner löpande men frisläpper och bokar om vartannat.
Det finns dock spårbarhet och ett enkelt sätt att se vilka nr detta gäller i systemet så man kan påvisa att det ej är registrerat några transaktioner i systemet för dessa nr.
Gå till Redovisning-Förfrågan-Verifikationslista. (GL40600S) och ta ut rapport. Där ser du då en översikt över de nr som registrerats utan transaktioner, bästa metoden är att bocka i rutan för "Visa enbart saknade" i urvalet för att se alla som raderats. Dessa innehåller ej transaktioner och påverkar ej redovisningen. Kort summerat:
- Transaktioner som frisläpps i systemet och därmed påverkar redovisningen kan ej raderas, de måste annulleras/reverseras så det finns spårbarhet.
- Transkationer som registrerats, men ej frisläppts kan raderas då de ej påverkat redovisningen. Dessa tar dock nummer i nummerserie i bruk men finns registrerade för kontroll och spårbarhet av sk. hål i nummerserien.
/Jonas
Det är inte ovanligt att om man har en egen faktura-mail likt faktura@dindomän.com och ställt in att all e-post som kommer in på det kontot ska vidarebefordra till din XXXXXX@autoinvoice-adress även får problem med att e-post som man vill ska skickas vidare hamnar i ens skräppost. Om du har det problemet så kan du testa ett av följande två alternativ. Alternativ 1. Det enklare alternativet, men kräver också "handpåläggning" på varje enskild mottagare som hamnar i skräppost. Gå till din inkorg och tryck på Skräppost Klicka på de/det epostmeddelande du vill ta bort från Skräppost Klicka sedan på Ej skräppost Alternativ 2. Om du vill göra arbetet mer bestående och även att det tillämpas på nya leverantörer utan att reaktivt använda alternativt 1. Då ska du testa att göra enligt nedan. Börja med att gå till dit gmail-konto. Tryck på pilned i högrekanten av sök i e-post-rutan Skriv filename:pdf i fältet Innehåller orden Välj sedan Skräppost i fältet Sök Avsluta med att trycka på Skapa filter Välj OK på popup:en som ber dig Bekräfta att du vill skapa filter Boka för Skicka aldrig till Skräppost Avsluta med att trycka på Skapa filter Nu ska filtret vara färdigt. Och vill du i framtiden vill se filter som är skapade så går till till "kugghjulet" och väljer "Filter och blockerade adresser".
I logistikmodulen finns det många rapporter och förfrågningar att välja på. Här kommer mina bästa tips på användbara vyer för uppföljning av order, inköp och lager. Detaljer lagerallokeringar: Använd denna förfrågan för att få ut tillgängligt antal per artikel, samt förteckning över vad som ligger allokerat på orders. Denna gillar jag för att det är lätt att följa en specifik artikel och se exakt vilka orders som allokerar upp en artikel. Analys av försäljningslönsamhet: Förfrågan för uppföljning av marginaler. I denna går det att filtrera på säljare vilket gör den bra för de som arbetar med provision. Historik lagervärdering: Denna rapport ger inblick i vilket inleverans-, försäljnings- och justerat antal som ligger till grund för lagervärdet. Faktureringsöversikt inleveranser: Använd denna för att se vilka inleveranser som är fakturerade. Periodiseringsöversikt inleveranser: För avstämning av inleveranser mot 2996. Visar vilka inleveranser som det inte mottagits en leverantörsfaktura för.
Om man inte redan är igång med "Regler i fakturainkorgen" (ScreendID=AP2060PL) så är ett bra och smart start att kontrollera vilka leverantörer man ska börja med. I mitt exempel fick jag fram att 10 leverantörer står för 50% av alla leverantörsfakturor. Här ska jag förklara ett sätt att göra det. Du börjar med att gå in i fönster leverantörsfakturor (ScreenId=AP3010PL). Du väljer att exportera hela listan till Excel När du nu har en excel fil så ska nedan steg göras. Kopiera hela kolumn G Klistra in i ett nytt blad och markera sedan kolumnen och väj Ta bort dubbletter som hittas under Data menyn. I mitt exempel har jag nu 99 leverantörer som används. Nu ska du ställa dig i kolumn B och välja översta leverantören i samma blad och använd sedan formeln ANTAL.OM. Du markerar hela kolumn G från första bladet och på villkor väljer du leverantören från Kolumn A i det nya bladet. Nu fick du fram antal förekomster av den leverantören i ditt urval, kopiera nu formeln till alla leverantörer genom att dubbelklicka i nedre högra hörnet i cellen. Nu är det endast finalen kvar. Välj Sortera och filtrera. Du får upp en ruta där du väljer att sortera efter kolumn B med värdet Största till minsta. Nu har du en topplista med antal fakturor per leverantör. Enkelt? Arbete med att skapa regler för fakturainkorgen kan börja. Det finns andra användartips där detta förklaras galant.
För många användare är Fakturainkorgen ett nytt sätt att jobba på. Därför är det viktigt att man förstår hur den fungerar och vilka inställningar som påverkar.
För att läsa mer om detta kan du läsa genom dokumenationen som går genom detta.
Vi har publicerat ett dokument om hur ni enkelt aktiverar AutoInvoice i Visma.net ERP.
Dokumentet beskriver hur Ni enkelt aktiverar Autoinvoice för Visma.net ERP och kan börja skicka och ta emot fakturor direkt.
Sedan kan ni enkelt skicka alla fakturor via Autoinvoice Läs mer här
Det är möjligt att lägga till ett telefonnummer på din användare som kan användas för att ta emot 2FA koder som SMS, utöver en Authenticator-app.
När du lägger till 2FA på ditt konto för första gången och du inte har ett telefonnummer på din användare, kommer du att få upp ett par extra steg för att lägga till detta.
När du sedan försöker logga in på ditt konto och klickar på Prova ett annat sätt finns nu SMS som ett alternativ för att ta emot en kod.
Ett SMS skickas då till det nummer som angivits på användaren, tillsammans med ett referensnummer som ska stämma överens med det som syns på skärmen.
Användare som redan har lagt till 2FA på sitt konto kan enkelt gå till Mina uppgifter och lägga till ett telefonnummer.
Här kommer en video där @Isac Falkenberg guidar er igenom hur ni sätter upp Visma.net ERP för att hantera Brexit. Det går även bra att följa manualen som är skapad på nedan länk. https://community.visma.com/t5/Nyheter-for-Visma-net-ERP/Infor-Brexit/ba-p/347567 Nyttiga länkar: https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/skatter/internationellt/saharpaverkasmomsenavbrexit.4.109dcbe71721adafd251a7e.html https://www.tullverket.se/sv/foretag/framtidatullhanteringochbrexit/brexitvadinnebardetforsvenskhandel.4.1595a16515ebddfed51193d.html https://www.tullverket.se/sv/foretag/tillstandochregistreringar/eori.4.6ac2c843157b7beb007364.html
I vissa fall vill man kunna leverera mer än vad som är registrerat på försäljningsordern. För att uppnå detta, kan man på försäljningsordern sätta min och max gräns för utleverans. I exemplet nedan är ordern på 100 st, men med 200% max utleverans, vilket innebär att det går att leverera ut 200 st.
Tidigare var man tvungen att sätta detta manuellt på orderraden, men funktionaliteten har utökats så att det numera går att sätta min utleverans % och max utleverans % på artikelklassen som ärvs till artikelkortet när man skapar artikeln. När man skapar en försäljningsorder hämtas dessa värden från artikeln och visas på försäljningsorderraden.
Hur skapar man en ny engångskod till sina anställda?
Administratören på ert företag med rollen Customer Administrator loggar in på https://signin.visma.net/ och aktiverar Authentication Settings
Sedan lägger ni på rollen Authentication Administrator till den personen som ska kunna skicka ut engångskoder.
Denna administratören kan nu logga in och klicka på ikonen, Authentication Settings i Home.
Man behöver först verifiera sin domän om ni inte gjort det, så klicka på Lägg till domän
Verifiera er domän enligt instruktionerna, antingen via DNS eller HTTPS
Läs mer
När detta är gjort så kan ni i antingen via Visma.net Admin eller i Authentication Settings skicka ut engångskoder till era anställda.
Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.
Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.
Guiden visar sig när du ska godkänna betalningar.
Du kan också aktivera guiden igen vid ett senare tillfälle, genom att klicka på symbolen:
I detta användartips beskrivs var man hämtar XML-filen som ska skickas till Skatteverket.
För att ladda ner filen i korrekt format behöver du logga in i AutoReport och hämta filen därifrån.
Man kan öppna filen i anteckningar och kontrollera att taggen eSKDUpload finns med.
Det finns också en XML-rapport inne i Financials i fönstret Behandla Momsrapport (TX502000)
Den är dock avsedd för andra ändamål och godkänns inte av Skatteverket.