Användartips för Visma.net ERP

I det här Tips & Trix avsnittet visar vi hur multisökrutan kan hjälpa dig på traven i ditt dagliga arbete i Visma.net.     Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.

Vill du veta hur man byter kund, leverantör & artikelnummer i Visma.net. Spana in videoklippet nedan.     Fler Tips & Trix hitta du här.

Lär dig hur enkelt du anpassar din egna Visma.net i videoklippet nedan.     Fler Tips & Trix hitta du här.

För många användare är Fakturainkorgen ett nytt sätt att jobba på. Därför är det viktigt att man förstår hur den fungerar och vilka inställningar som påverkar.   För att läsa mer om detta kan du läsa genom dokumenationen som går genom detta.    

I den här artikeln går vi igenom vad som kan behövas korrigeras i Visma.net ERP när Storbritannien lämnar EU.   Brexit har skjutits upp fram till 31 januari 2020. Detta innebär att det fortfarande är oklart gällande huruvida ett handelsavtal mellan EU och Storbritannien kommer att finnas på plats när ett utträde tar plats.   Vi ber er därför att följa med på utvecklingen av situationen på Skatteverkets hemsida tillsvidare. När det är klart om hur utträdet kommer att ske, kommer denna artikeln uppdateras med information om det behövs göras några ändringar i Visma.net ERP.

Denna artikeln beskriver hur statusen Godkänd uppdateras på leverantörsfakturor, och varför denna processen ibland tar längre tid än förväntat/önskat.   Observera att vi jobbar på att få fram en lösning för detta problemet i form av ett nytt kösystem.   Processen för att få statusen Godkänd består av flera steg:   1. En användare klickar på Skicka till Approval på en leverantörsfaktura. Detta gör att fakturan skickas till Visma.net Approval. Status Approval ändras till Skickad till Approval.   2. När ett flöde hittas i Approval skickas ett meddelande tillbaka till Visma.net ERP och status ändras till Väntar. Detta betyder att fakturan väntar på godkännande av någon användare i Visma.net Approval.     I nästa steg finns det två olika möjligheter: Fakturan blir godkänd i Visma.net Approval. Detta skickar ett meddelande till Visma.net ERP som ändrar Status Approval till Godkänd. Fakturan blir avvisad i Visma.net Approval. Detta skickar ett meddelande till Visma.net ERP som ändrar Status Approval till Avvisad.   Idag har vi en kö för alla dessa meddelande. Detta för att säkerställa att statusen Godkänd blir uppdaterar i korrekt följd(Skickad till Approval -> Väntar -> Godkänd).   Vanligtvis tar denna uppdatering runt 30 minuter. När fler användare samtidigt hanterar fakturor i Visma.net Approval upplever vi dessvärre att det tar längre tid för statusen Godkänd att komma till Visma.net ERP. Detta beror på att det blir en köbildning som leder till  fördröjningar på 1-2 timmar.   Detta får följande konsekvenser: Fakturor som har blivit skickad till Visma.net Approval blir stående med antingen status Väntar eller Skickad till Approval. Observera att fakturan kan vara tillgänglig för godkännande även om statusen inte är uppdaterad i Visma.net ERP. Fakturor som har blivit godkända i Visma.net Approval blir stående med statusen Väntar i Visma.net ERP och kan därmed inte behandlas vidare förrens statusen är uppdaterad.

Fick en kommentar idag från en kollega som sa att han inte använder i appen Visma Manager för att godkänna fakturorna från Visma.net Approval  eftersom det inte fanns funktion för att godkänna dem direkt i ärendelistan.  Jag blev lite förvånad och kanske är det fler som inte känner till att denna funktion har vi haft sen tidig höst.    Så här enkelt godkänner du dina utlägg och fakturor direkt i dokumentlistan.  Tryck på en rad för att öppna detaljer för fakturan/utläggen Håll fingret på en rad för att markera en faktura Visma Manager Ladda ner Visma Manager      

Genom att använda Enhetsuppsättningar är det möjligt att skapa filter som kan användas i Balans- och Resultatrapporter. I denna artikeln går vi igenom hur man skapar en uppsättning som filtrerar på koddelar, och hur man lägger in denna i en rapport.   Konfiguration av Enhetsuppsättning Fönstret Enhetsuppsättningar (CS2060P3) hittar man under arbetsytan Redovisning - Egenskaper.     För att skapa en ny enhetsuppsättning klickar du på +.     I fönstret som kommer fram lägger du först in en Kod och en Beskrivning.     Efter det lägger du in önskade filter du vill använda. I mitt exempel kommer vi att använda följande segment.     Jag vill skapa följande filter: Underbolag = Underbolag 1, Avdelning = Alla Underbolag  = Underbolag 2, Avdelning = Avdelning 1 För att skapa ett nytt filter klickar man på +.     Skriv in en Kod och Beskrivning. Under kolumnen Datakälla, klicka på förstoringsglaset.   I fönstret som kommer upp väljer jag önskat värde, SE1 i fälten Startkoddel och Slutkoddel. Jag fyller inte i resterande koddelar då jag önskar att se alla.     Jag skapar därefter ett nytt filter och lägger in följande värden:     Efter att man har lagt in alla önskade filter klickar man på Spara och stäng.     Lägg in Enhetsuppsättning på en rapport För att lägga in en Enhetsuppsättning på en rapport går man först till rapporten och klickar på Redigera rapport.     Då öppnas ett nytt fönster. Här lägger vi in vår Enhetsuppsättning och klickar på Spara.     När man sedan skriver ut rapporten ligger filtren klara att användas till höger. Det går att nå de genom att klicka på Filterknappen.     Tips! Om du har bokfört på många koddelar i systemet och upplever det långsamt när du öppnar en Balans- eller Resultatrapport kan du kryssa i Optimera rapport för enhetsuppsättning när du redigerar rapporten.     Är denna rutan ikryssad måste du först välja ett av dina filter innan du kör rapporten.     Vill du sedan ändra koddel eller se alla behöver du köra rapporten en gång till.

Ibland händer det att automatiserade schemaläggningar inte körs som tänkt. Denna artikeln går igenom vad man bör tänka på ifall detta uppstår.

En populär funktion som kanske inte alla tänker på. Men det är möjligt att sortera t.ex orderrader på ett inköp eller försäljningsorder.   Du kan dra och släppa rader för att ordna om raderna i en order. Du kan även klippa ut en rad på en order genom att använda Klipp ut rad i snabbmenyn och sedan klistra in raden ovanför den markerade raden genom att ställa dig på en raden och använda Infoga utklippt rad i snabbmenyn. Se nedan för ett exempel.  

Så här fungerar det när man ska skicka en elektronisk faktura till en kund och de önskar att man anger deras referens och ett referensnummer

I förbindelse med ett tidigare problem, ändrades filtreringsfunktionen i Betalningsförslag (AP301000) i version 8.17. Som standard är nu endast fältet Betalningsdatum ifyllt med dagens datum. Detta gör att det som standard endast är fakturor med dagens datum som Betalningsdatum som visas. Detta inkluderar fakturor som har förfallt.   Om du vill visa en faktura med förfallodatum i framtiden måste du lägga in ett datum i fältet Förfallodatum. OBS! Fönstret visar bara fakturor som tillfredställer alla datumfält. Samtidigt måste fältet Betalningsdatum vara ifyllt för att kunna välja fakturor/kreditfakturor. Eftersom fakturor som standard får samma Betalningsdatum som Förfallodatum innebär detta att i utgångspunkt sätter du Betalningsdatum till samma dag som Förfallodatum för att kunna visa och välja dessa fakturor.   Det är meningen att man bara ska behöva fylla i Förfallodatum men dessvärre är det just nu ett fel som gör att detta inte är möjligt. Felet är rapporterat och vi jobbar på en lösning.

Betalningar du skickar från Visma.net ERP till banken via AutoPay har ett betalningsdatum från Visma.net ERP.

I denna artikeln går vi igenom hur du kan modifiera en kolumn uppsättning för att även hämta upp tal från en budgethuvudbok.

I denna artikeln visar vi vilka rapporter och förfrågningar som kan använda en budgethuvudbok.

Det är inte möjligt att radera en frisläppt budget så hur ska man då radera den?

Klicka här för att se en översikt över budget.   För att ändra i en godkänd budget går du till Budget (GL302010). Du kommer du in i bilden nedanför.   Välj önskad Huvudbok Välj det Räkneskapsår du önskar att ändra för Ändra på beloppet   Som du ser till vänster i bilden är dessa poster Frisläppta, det vill säga godkända. När en linje är godkänd är det endast möjligt att ändra på beloppet och fördela detta. Om en linje däremot inte är ikryssad under Frisläppt kan du radera eller göra alla andra ändringar på denna linjen.   Om du använder dig av en hierarki som är satt upp i Budgetkonfiguration (GL205000) är det möjligt att du inte får radera en Ej frisläppt linje på grund av att den finns med i konfigurationen. Då måste du radera kontot ifrån konfigurationen och sedan läsa i din budget på nytt genom att klicka på Hantera budget i Budget (GL302010).

Tryck här för att se en översikt över budget.   För att en budget ska bli lagrad i den valda huvudboken måste den godkännas. När en budget är godkänd och därmed sparad i huvudboken så blir talen tillgängliga i rapporter och förfrågningar.    För att godkänna en budget, gå till Frisläpp budget (GL505510).     Markera de linjer du önskar godkänna och sedan Frisläpp. Ska du godkänna en hel budget kan du klicka på Frisläpp alla.   OBS! Det är inte möjligt att radera linjer från en budget som är godkänd och därmed lagrad i huvudboken. 

Tryck här för att se en översikt över budget.   Denna artikeln går igenom hur du kan fördela i Budget (GL302010) när det är satt upp en budgethierarki. Du hittar mer information kring budgethierarki i denna artikeln.   Budgethierarki med en nivå   Jag har konfigurerat en hierarki som du ser i bilden nedan. Här finns grupperna Intäkter, Kostnader och Andra kostnader. Grupperna består av ett urval av olika konton. Det är endast definerat att koddel 0 ska användas.   Efter att man har konfigurerat hierarkin måste man konvertera budget till att använda denna, mer om detta i denna artikeln. Nedan ser du hur det ser ut efter en budget har konfigurerats.   Efter att du har lagt in Totalbelopp på varje linje ska detta fördelas, detta gör du genom att klicka på Fördela.     Du får då upp en dialogbox. Nedan finns information om vad de olika valen innebär. Inget val gjort - Jämnt över Väljer du detta kommer den markerade linjen att bli fördelad jämnt över alla perioder.   Används i alla poster för den här huvudposten - Jämnt över Alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade över alla perioder.   Använd i delposter - Jämnt över Samma som ovan, alla belopp på alla linjer blir jämt fördelade.