Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Med oppslagslisens i Huldt & Lillevik Cloud gir vi deg tilgang til programmet slik at du kan bruke det til oppslag og ta ut rapporter av dine data etter at du har avsluttet bruken av programmet.   Pris og bestilling av oppslagslisens Oppslagslisens bestilles via “Kundemelding” - se nederst i dette brukertipset. Prisen for H&L oppslagsbruker, som dekker våre kostnader til drift og lagring av dine data er kr 386.- pr. mnd. pr. bruker. Prisen for oppslagsbruker for Huldt og Lillevik kunder som ikke skal videre med Visma.net Payroll er kr 793.- pr. mnd. pr. bruker. 3 alternativer for tilgang til historiske Huldt & Lillevik data Det er 3 alternativer for deg som Huldt & Lillevik Cloud kunde å ha tilgang til dine historiske data i Huldt & Lillevik: 1. Bestille Oppslagslisens for H&L Cloud- driftes av Visma - som beskrevet over. 2. Bestille nedlasting av dine H&L data for installasjon på egen PC / server. Du kan gratis bestille nedlasting hos Visma av dine Huldt & Lillevik data for eventuell lokal videre drift. Kontakt din partner eller Huldt & Lillevik teknisk support - kostnader knyttet til oppsett på lokal installasjon vil påløpe. 3. Eget papirarkiv med nødvendige rapporter - se eget brukertips.       Slik bestiller du oppslagslisens via “Kundemelding” i Huldt & Lillevik Velg menyvalg Verktøy | Kundemelding Klikk neste to ganger  Viktig! Skriv inn OPPSLAG foran firmanavnet i feltet Kundenavn   Klikk neste to ganger Uavhengig av antall ansatte du har så skal du nå ved bestilling av oppslagslisens registrere 5 ansatte under Antall årlige rapporteringspliktige Antall brukere skal reduseres til 1, med mindre flere brukere skal ha tilgang til  oppslagslisens. Sett inn under Fil |Bruker i Huldt & Lillevik en  “utgår dato” (dato som er passert) på de brukerne som ikke skal ha tilgang.  Antall  klienter skal stå uendret.      Klikk neste og følg instruksjonene på skjermen - send inn kundemeldingen på vanlig måte Dersom dere har flere brukere, gi beskjed på e-post til support.hl@visma.com om hvilke brukere som skal beholde sin tilgang.   

Er det mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøringen i desember?   Svaret er JA, det er mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøring. Merk at det er et par ting du må tenke på.     Vi vet det er mange som har en lønnskjøring tidlig i desember, men har en ekstra kjøring senere i måneden. Noe som gjør at tidsrommet mellom ekstrakjøringen og januar lønnskjøringen blir veldig kort. Det er da mulig å flytte over til Payroll etter hovedkjøringen og før ekstrakjøringen, for å få bedre tid.  Hva du må gjøre/tenke på for å migrere til Payroll mellom to kjøringer i samme måned: Trykk på “Flytt til Payroll”-knappen i H&L/VL og fyll ut skjemaet med oppstartsverdier som normalt etter at hovedkjøringen er ferdig. Bestilling av Flyttefabrikken Huldt & Lillevik Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Kontroll overført data som normalt  Gjennomfør ekstrakjøringen i H&L/VL som tiltenkt.  Du trenger ikke å kjøre Flyttefabrikken på nytt etter ekstrakjøringen.  Dersom du vet at ekstrakjøringen inneholder ytelser som påvirker feriepenger har du to muligheter:  Legge med en kommentar i skjemaet dere fyller ut ved flytting om at dere ikke ønsker at vi importerer inngående saldo. Da må dere selv legge inn dette når det er klart. Her kan dere bruke masseoppdateringsfunksjonen i Employee for å enklere registrere inngående saldo på flere ansatte.   Vi importerer inngående saldo. Dere oppdaterer importert saldo med riktig verdier etterpå. Dette må da oppdateres manuelt på en og en ansatt under transaksjoner i Employee. Alternativt legge til en ny transaksjon med kun korreksjonen.  Er det ingen ytelser som påvirker feriepengegrunnlaget er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer på importert saldo etter at ekstrakjøringen er kjørt i gammelt system.  Kontroll overført data som normalt      Merk: Dersom det er en kobling mot Visma.net vil denne bli brutt ved overgang til Payroll. Det vil si at bruker dere Calendar, Expense og/eller Payslip vil ikke disse tjenestene lengre være koblet mot gammelt system etter overgang. 

Flytte fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll, du finner fremgangsmåten her.

Samle side for kunder som har benyttet Huldt & Lillevik og skal starte med Visma.net Payroll.

Dersom du ikke velger oppslagslisens eller å installere Huldt & Lillevik Lønn på egen PC/ server, må du for å sikre at du overholder oppbevaringsplikten av lønnsbilag i henhold til Bokføringsloven. Velger du å oppbevare dokumentasjonen i PDF filer eller på papir, er du selv ansvarlig for at det du oppbevarer, er i henhold til Bokføringsloven/ oppbevaringsplikten.  Oversikten under er rapporter som er aktuelle for oppbevaringsplikten, men oversikten er ikke uttømmende.   Lønnsslipper for de siste 5 årene –  Rapporter |  Historiske lister | Historiske lønnsslipper. Velg år og skriv disse ut på papir eller lagre dem til PDF. Regnskapsbilag - Rapporter |  Historiske lister |Historiske lønnsbilag, skrives ut eller lagres til PDF pr. lønnskjøring / godkjenning. Banklister - Rapporter |  Historiske lister |Historiske banklister , skrives ut eller lagres til PDF pr. Lønnskjøring Generell statistikk - Rapporter |  Lønnsstatistikker | Generell statistikk, skrives ut eller   lagres til PDF pr. år. Transaksjoner til Excel - Rapporter |  Lønnsstatistikker |Transaksjoner til Excel. Denne inneholder alle transaksjoner som er godkjent i H&L .Den kan tas ut pr år og vil inneholde alt som er gjort i HL for det året. Her kan man sortere selv og velge ut de data man ønsker å kontrollere. Skrives til Excel og lagres. Personalkort - rapporter - personalrapporter - personalkort. Sett hake for ta med sluttede hvis du også ønsker å lagre informasjonen på de sluttede.   I tillegg anbefaler vi at man lagrer følgende listene. Disse kan kun hentes for det året du er i på Huldt & Lillevik. -          Feriepengeliste -          Avstemmingslister pr. Lønnsberegning -          Avstemmingsliste pr konto -          Evt. Innskudd, utlån og renter dersom dere har lån til ansatte. -          Listen Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pr.person (denne listen kan være stor så den anbefaler vi at der skriver til PDF)

Skal du bytte lønnssystem så må første a-melding fra det nye lønnssystem skje måneden etter at du har sendt a-melding på det gamle lønnssystem. Du kan ikke sende a-melding fra to forskjellige lønnssystemer i en og samme måned. Dette kan medføre feil i a-meldingen og at deltidsprosenten til den ansatte dobler seg i Altinn. Eks: En ansatt med f.eks 100% stilling vil da ligge med  200% stilling i Altinn.    Med andre ord - skal du f.eks. gå over til et nytt lønnssystem i september, så skal du kun sende a-meldinger fra nye systemet fra og med september. Skal det sendes a-meldinger for måneder før september, så må dette skje fra det gamle systemet.   Har du allerede sendt inn a-melding for den samme måneden fra to forskjellige systemer - og f.eks. mottatt brev fra NAV vedrørende dette, så er løsningen følgende:   Annuller alle a-meldinger i måneden med dobbel innsending fra ett av systemene. Dersom det kun er sendt inn arbeidsforhold på måneden er dette nok . Bestill deretter en avstemmingsliste (A06) fra Altinn og kontroller at ansatte ikke ligger dobbelt. MERK! Dersom det er sendt inn flere a-meldinger med arbeidsforhold fra gammelt system må alle annulleres. Dersom det er sendt inn inntekt fra begge selskapene i en måned, annullerer du a-meldingen i gammelt system.Om dette er sendt fra Huldt og Lillevik går du inn på Periodens lønn | A-melding og haker av for å utelate arbeidsforhold fra innsending. Da vil kun inntekt og fødselsnummer på ansatt bli sendt inn og du unngår doble arbeidsforhold. Også her er det lurt å ta ut avstemmingsliste for amelding (A06) fra altinn og kontrollere.

Ønsker du å flytte til Visma.net Payroll må du laste ned vedlagte dll.fil. Filen skal legges inn på standard område: C:\Program Files (x86) \HuldtLillevik\ Lonn\ PayrollMigration ved lokal installasjon, eller på tilsvarende område på server, og erstatte den som ligger der fra før.   Dette gjelder for alle versjoner før 2889.   Alternativt kan du oppgradere til nyeste versjon som du finner her.     

Lurer du på hvor du kan finne mer informasjon om Visma.net Payroll?   Her kan du klikke deg gjennom løsningen, se ulike pakker og priser og lese om hva noen av våre kunder mener om Visma.net Payroll.   Vi har en enkel løsning på å flytte data fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll. Flyttefabrikken flytter over data fra Huldt & Lillevik til Payroll, så du slipper å gjøre denne jobben manuelt.   Hvilke opplysninger blir flyttet: Firmaopplysninger og innstillinger iht oppsett i Huldt & Lillevik Lønn eller Visma Lønn, med supplement til utfylt spørreskjema Konto (benyttet i år/i fjor hvis ikke firma tidligere har benyttet visma.net) Kostnadsbærere (benyttet i år/i fjor hvis ikke firma tidligere har benyttet visma.net) Pensjonsselskap Fagforening (forutsetning: Aktiv transaksjon mot ansatt) Kreditorer (forutsetning: Aktiv transaksjon mot ansatt) Firmabiler (forutsetning: Aktiv transaksjon mot ansatt) Ansatte (forutsetning: Aktiv, eller Sluttet med feriepenger tilgode) Ansattopplysninger Arbeidsforhold (kun gjeldende arbeidsforhold) Barn (det må stå hake i boksen barn i Huldt & Lillevik) Pårørende Pensjonsselskap  Fagforening Firmabil (ordinær firmabil, eller yrkesbil < 7500 kg) Kreditorer (aktiv kreditortrekk med saldo > 1 kr) Lønnsarter (forutsetning: Aktiv fast transaksjon mot ansatt).  Lønnsarter vil bli forsøkt koblet opp mot standard lønnsartregister Faste lønnstransaksjoner Inngående saldo (bruttolønn, skattetrekk, feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk   Hvilke opplysninger blir ikke flyttet: Konto ikke benyttet dette og forrige lønnsår Kostnadsbærere ikke benyttet dette og forrige lønnsår Fagforeninger som ikke er aktive Kreditorer som ikke er aktive Firmabiler som ikke er aktive Ansatte som er sluttet uten feriepenger tilgode Firmabiler med uforholdsmessig listepris Yrkesbiler over 7500 kg Det blir ikke trykket “Lag bruker” for visma.net på ansatte Ledere på ansatte Ansattgrupper Pensjonister Ferieavtale utover valgt standard i spørreskjema (f.eks. uten 6 G begrensning eller utbet. måned) Arbeidstid for deltidsansatte (settes likt fordelt mandag - fredag) Pensjonsberegning / Pensjonstrekk Automatisk fordeling av lønn på kostnadsbærere Innberetning for lønn utland Lønnsarter benyttet til variable transaksjoner Ansatte med manglende/feil verdier som medfører lagring som “Utkast” vil ikke få med seg faste lønnstransaksjoner eller inngående saldo Overføringer til annen bankkonto (reiseoppgjør/sparekonto) Fraværsregistreringer NB! Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og Permisjonstype må være identisk) Her finner du Visma.net Payroll i Community.   Ta gjerne kontakt med oss dersom du ønsker mer informasjon, eller har spørsmål om Visma.net Payroll.