Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Dersom dere ønsker å ta ut en oversikt over alle klienter som ligger i Huldt & Lillevik, så finner du dette under Rapporter | Systemrapporter | Klienter.     Du kan velge å ta rapporten ut i excel, pdf. eller skrive den ut.

I denne artikkelen har vi samlet noen brukertips rundt feriepenger.   Du kan bestille feriepengekurs i Huldt & Lillevik her. Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement.   Her ligger det en kort video om hvordan du registrerer feriepenger og trekk for ferie.   Brukertips Du finner alle relevante under "Brukertips" og kategorien "Ferie". Under finner du en oversikt over noen av brukertipsene under denne kategorien.   Utbetaling av feriepenger til fastlønnede Her finner du en praktisk gjennomgang av utbetaling av feriepenger til fastlønnede.   Utbetale feriepenger til fast- og timelønnede ansatte i samme lønnskjøring I dette brukertipset finner du en forklaring på hvordan du skal håndtere utbetaling av feriepenger til fastlønnede og timelønnede ansatte i samme lønnskjøring.   Skatteberegning ved feriepengekjøring Her finner du eksempler på hvordan skatteberegning blir når du kjører feriepenger.   Hvilken brøk skal du benytte ved ferietrekket?  I dette brukertipset finner en kort forklaring til hvordan du kan regne deg frem til hvilken brøk som skal benyttes ved ferietrekket.   Trekk i lønn for ferie - ansatt har ikke full opptjening Her gir vi deg noen tips og alternativer til hva du bør tenke over ift ansatte uten full opptjening av feriepenger.    Utbetale feriepenger og trekk for feriefravær for feks 3 uker for permitterte Dette brukertipset viser deg hvordan du trekker og utbetaler for ferie til permitterte.   Trekk i lønn for ferie - Dagsats/Timesats Skal du ikke trekke den ansatte full ferie, men kun noen dager i en annen mnd. enn den ordinære feriepengekjøring, kan du se dette brukertipset.   Feriepenger til grensegjenger Lønnsart feriepenger med skatt må brukes ved utbetaling av feriepenger til grensegjengere. Les mer i dette brukertipset.   5% ekstra arbeidsgiveravgift Nyeste versjon av H&L må lastes ned for å få rett behandling av 5% ekstra arbeidsgiveravgift ved feriepengeutbetaling. Les mer om det her .   Her finner du kjørejournalen for feriepenger.  

Det er fra 2023 innført en ekstra arbeidsgiveravgift på 5% for inntekter over kr 750 000 per ansatt per arbeidsgiver.    Alle kunder som har inntektsmottakere som overstiger grensen på 750 000 kroner må laste ned nyeste versjon av Huldt & Lillevik - versjon 5.23.1(2988).  I versjon 5.23.1(2988) har vi rettet følgende:   Hvis en ansatt kom under grensen på 750 000 etter å først å ha passert grensen (noe som kan oppstå ved trekk i lønn for ferie), vil tidligere versjoner beregne feil på 5% ekstra arbeidsgiveravgift.   Nyeste versjon av Huldt & Lillevik kostnadsfører 5% ekstra arbeidsgiveravgift for feriepengene som utbetales for de ansatte som har passert grensen på utbetalingstidspunktet.    Det er også lagt inn mulighet for eget kontonummer for bokføring av ekstra aga 5% for de som benytter seg av variable avsetningskontoer. Legg inn ønsket konto under Kartotek |Kostnadsbærere | Kontosett.   Les mer om hva som er nytt i versjonen her.  

I 2023 er skattekort til grensegjenger endret. Les mer om endringen her. Det betyr at det skal trekkes skatt i 12 måneder i 2023. Ved feriepengeutbetaling må derfor lønnsarten Feriepenger m/skatt benyttes for grensegjengere.          

Her gir vi deg noen tips og alternativer til hva du bør tenke over ift ansatte uten full opptjening av feriepenger.

Flytte fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll, du finner fremgangsmåten her.

På alle brukere i lønnsysstemet ligger det en utgårdato. Denne finner du på den aktuelle brukeren inne på Fil | Bruker. Når utgårdato passeres vil du ikke få lov til å logge deg inn i systemet lenger. Hver dag, i én måned før utgår datoen nåes, vil du få melding om at utgår dato nærmer seg når du logger deg inn i systemet. Da kan du endre denne på Fil | Bruker.   Har du ikke fått endret datoen, og brukeren har blitt låst har du to muligheter:   1. Dersom det finnes flere brukere i lønnssystemet, og en av disse er en adminbruker. Kan denne logge seg inn i systemet og endre utgårdatoen på brukeren.   2. Hvis det bare finnes en bruker i lønnssystemet så må du kjøre script for å endre utgår datoen og låse opp brukeren. Dette scriptet må kjøres direkte i SQL Server Management Studio, av deres IT-avdeling.   Scriptet finner du vedlagt sammen med en beskrivelse for hvordan du kjører script. Scriptet skal kjøres mot fellesbasen - denne vil vanligvis hete HLonn. Scriptet setter utgårdato 31.12.2025   NB! Er du i HLASP (Cloud) må du ta kontakt med support slik at vi kan kjøre scriptet for deg.

Fra 2023 blir utdanningspermisjon og velferdspermisjon splittet i en lovfestet og en ikke lovfestet del. Velferdspermisjon bytter også navn til “Andre permisjoner”.   Det medfører at disse fraværskodene utgår fra 2023: - Utdanningspermisjon - Velferdspermisjon De blir erstattet av disse: - Utdanningspermisjon lovfestet - Utdanningspermisjon ikke lovfestet - Andre lovfestede permisjoner - Andre ikke lovfestede permisjoner   Du må opprette nye fraværskoder for de nye permisjonsbeskrivelsene på ledige nummer i Huldt & Lillevik.   Dersom du har eldre versjon enn 5.23.1(2983) må du enten oppdatere til nyeste versjon eller kjøre et script for at fraværstransaksjonen skal bli med i a-meldingen. Ta kontakt med oss på support.hl@visma.com eller chat for script.                                            Hvis du har permisjoner på kodene som utgår, må du avslutte de permisjonene per 31.12.2022 i Huldt&Lillevik. Send inn a-melding på kun arbeidsforhold for periode 2022-12. Legg deretter inn permisjonene på nytt med nye fraværskodene og startdato 01.01.2023.   Her denne artikkelen kan du lese om når de forskjellige kodene skal brukes Ny rapportering av permisjon i 2023 

Det er fra 2023 gjort noen endringer i rapportering av reise/kost.   Følgende inntektsbeskrivelser utgår fra og med 2023: - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost med overnatting på hybel/brakke/privat - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost med overnatting på pensjonat   De blir erstattet av disse: - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost ved overnatting på hybel med kokemulighet eller privat - Utgiftsgodtgjørelse, reise kost ved overnatting på hybel uten kokemulighet eller pensjonat eller brakke Vi anbefaler at du oppretter nye lønnsarter for bruk med de nye beskrivelsene fra og med 2023. Hvis du må korrigere tilbake i 2022 må du bruke lønnsartene med gammel beskrivelse.   Forslag til lønnsarter: Med kokemulighet   Uten kokemulighet   Dersom du benytter Visma.net Expense eller et annet reiseregningssystem, må du også endre til de nyopprettede lønnsartene på utleggstypene som gjelder diett hybel/brakke/pensjonat her.

Får du feilmelding 114B, ugyldig verdi for denne kalendermåneden på a-meldingsretur, må du først annullere alle a-meldinger du har sendt for perioden du får feilen på. Det gjør du ved å gå på Periodens lønn | A-melding | fanen Status.  Stå på den linjen du skal annullere. Trykk annuller og send deretter inn annulleringen. Gå deretter inn på Fravær | Registrere fravær og ferie på de ansatte som får feil på A-meldingen. Dersom du har fravær som er registrert med veferdspermisjon ut i 2023 så må fraværet avsluttes pr. 31.12.2022 i H&L. Send deretter inn en a-melding for desember 2022 med kun arbeidsforhold. Legg deretter inn fraværet for 2023 med de nye fraværskodene. Les mer om de nye kodene her. Send inn a-meldingen for januar på nytt.   Er fraværet registrert på 2022 kan du benytte opprinnelig fraværskode (velferdspermisjon) og sende inn en ny a-melding på desember med kun arbeidsforhold.  Send deretter inn A-meldingen for januar på nytt. Dersom du fortsatt får feil, ta kontakt med oss på support 🙂  

Samle side for kunder som har benyttet Huldt & Lillevik og skal starte med Visma.net Payroll.

Med ny versjon trenger ikke lenger slette kolonne M i filen du tar ut fra visma.net Expense.     Dette gjelder kun deg som ikke har integrasjon mellom H&L og Visma.net, men importerer reisetransaksjoner med fil - og benytter kostnadsbærere.   På grunn av ny funksjon med mulighet for oppsett av MVA koder i Visma.net Expense (som ikke støttes i H&L) så har det kommet inn en ny kolonne i lønnsfilen som gjør at kostnadsbærere blir forskjøvet en kolonne til høyre.  Dette vil føre til at kostnadsbærerne ikke blir riktig på lønnstransaksjonene ved import av lønnsfilen.   Har du ikke overført filen til H&L? Åpne lønnsfilen du henter fra Visma.net Expense i Excel og slett kolonne M "VAt Code". Deretter lagre filen i CSV format.      Ved import av lønnsfilen så vil nå kostnadsærerne legge seg på riktig felt i H&L.   Har du overført lønnsfilen til H&L og lønnskjøringen ikke er godkjent? Slett det som er importert og importer csv. filen på nytt etter at kolonne M er fjernet i filen.   Har du overført lønnsfilen til H&L og lønnskjøringen er godkjent? ta kontakt med oss på support og vi kan rette historiske transaksjoner med et script.      

For dere som skal benytte Huldt & Lillevik i 2023 og har versjon 5.22.4(2975)/5.23.1(2975) må dere manuelt oppdatere satser for kilometergodtgjørelse og utlending 2. I nyeste versjon som ligger for nedlastning er disse satsene oppdatert 5.22.4(2979)/5.23.1(2979).   Dere oppdaterer satsene manuelt under Kartotek | Offentlige satser: (gjelder feltene som er markert med gult)     Mer info om nye satser finner du her   

Med oppslagslisens i Huldt & Lillevik Cloud gir vi deg tilgang til programmet slik at du kan bruke det til oppslag og ta ut rapporter av dine data etter at du har avsluttet bruken av programmet.   Pris og bestilling av oppslagslisens Oppslagslisens bestilles via “Kundemelding” - se nederst i dette brukertipset. Prisen for H&L oppslagsbruker, som dekker våre kostnader til drift og lagring av dine data er kr 317.- pr. mnd. pr. bruker (kr. 358,- for 2023). Prisen for oppslagsbruker for Huldt og Lillevik kunder som ikke skal videre med Visma.net Payroll er kr 735.- pr. mnd. pr. bruker (kr. 735,- for 2023). 3 alternativer for tilgang til historiske Huldt & Lillevik data Det er 3 alternativer for deg som Huldt & Lillevik Cloud kunde å ha tilgang til dine historiske data i Huldt & Lillevik: 1. Bestille Oppslagslisens for H&L Cloud- driftes av Visma - som beskrevet over. 2. Bestille nedlasting av dine H&L data for installasjon på egen PC / server. Du kan gratis bestille nedlasting hos Visma av dine Huldt & Lillevik data for eventuell lokal videre drift. Kontakt din partner eller Huldt & Lillevik teknisk support - kostnader knyttet til oppsett på lokal installasjon vil påløpe. 3. Eget papirarkiv med nødvendige rapporter - se eget brukertips.       Slik bestiller du oppslagslisens via “Kundemelding” i Huldt & Lillevik Velg menyvalg Verktøy | Kundemelding Klikk neste to ganger  Viktig! Skriv inn OPPSLAG foran firmanavnet i feltet Kundenavn   Klikk neste to ganger Uavhengig av antall ansatte du har så skal du nå ved bestilling av oppslagslisens registrere 5 ansatte under Antall årlige rapporteringspliktige Antall brukere skal reduseres til 1, med mindre flere brukere skal ha tilgang til  oppslagslisens. Sett inn under Fil |Bruker i Huldt & Lillevik en  “utgår dato” (dato som er passert) på de brukerne som ikke skal ha tilgang.  Antall  klienter skal stå uendret.      Klikk neste og følg instruksjonene på skjermen - send inn kundemeldingen på vanlig måte Dersom dere har flere brukere, gi beskjed på e-post til support.hl@visma.com om hvilke brukere som skal beholde sin tilgang.   

Det du lurer på, lurer også mange andre på. Her får du en oversikt over spørsmålene mange stiller oss når de ringer support:   Må jeg ha ny versjon for å kjøre årsavslutning? Svar: Du må ha ny versjon for å overføre til nytt år, men alt annet i årsavslutningen kan du gjøre i nåværende versjon. Du kan utføre tom. punkt 22. i kjørejournalen. Den finner du her.   Hvilke datoer må jeg ta hensyn til i forbindelse med årsavslutning? Svar: 05.01.23 Innsending av a-melding for desember 2022 16.01.23 Betale skatt og arbeidsgiveravgift termin 6 2022 01.02.23 Sammenstillingsoppgave/personoppsummering til ansatte   Jeg har gjort en feil tidligere i år. Hvordan skal jeg korrigere? Svar: Lønnen må alltid korrigeres den måneden feilen har skjedd. Du kan altså ikke korrigere alt på lønn i desember. Dette gjelder også hvis du har overført til nytt år og skal sende en a-melding korreksjon.   Jeg har kjørt en ekstrakjøring i tillegg til lønnskjøringen for desember, hva gjør jeg med a-melding? Svar: Du sender inn a-meldingen på vanlig måte. I mottaket vil den slå seg sammen med den a-meldingen du allerede har sendt inn. Den vil ikke overskrive det som allerede er sendt inn. Dersom du ikke har sendt inn a-melding allerede, kan du sende begge samtidig.   Hvilke rapporter nullstiller seg og er viktige å ta ut før overgang til nytt år? Svar: Det er viktig at du tar ut disse rapportene: Feriepengeliste: Rapporter | Avstemming | Feriepengeliste Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse: Rapporter | Avstemming | Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse. Avstemmingsliste pr. konto: Rapporter | Avstemming | Avstemmingsliste pr. konto   Vi har innberettet EKOM på alle ansatte i 2022, men ønsker å gi dette som skattefri gave. Hvordan retter vi det? Svar: Hvis du ønsker å korrigere naturalytelser som allerede er rapportert i 2022 må du gjøre dette i ekstrakjøring for hver periode det gjelder. Du trenger ikke å innberette gaven på annen måte, så lenge den er under det trekkfrie beløpet.   Kan jeg kjøre lønn på to år samtidig?  Svar: Nei, dette er ikke mulig etter at A-ordningen kom. Men det er mulig å sende korreksjoner i a-melding på forrige år etter overføring til nytt år, dersom det er behov for dette. Du finner beskrivelse på dette her.   Kan jeg legge inn variable lønnsarter klar til lønn i januar, før jeg har overført til nytt år? Svar: Ja, disse blir ikke borte og vil da ligge klare til lønnskjøring etter overgang til nytt år.   Må personoppsummeringen sendes ut til de ansatte før jeg overfører til nytt år?  Svar: Nei, du kan sende denne også etter overføring til nytt år.   Skal Personoppsummeringen sendes per post eller kan den sendes på mail?  Svar: Dette bestemmer du selv. Du kan sende enten per post eller på mail i valget "Elektronisk personoppsummering".    Jeg har tidligere brukt Huldt & Lillevik Lønn og har tatt i bruk Payroll i løpet av 2022. Må jeg sende ut personoppsummering/sammenstillingsoppgave fra begge systemer? Svar: Ja. Hittilverdier er ikke med over i Payroll, så du må sende en fra Huldt & Lillevik Lønn med den lønnen du har kjørt der, og en i Payroll for lønn som er kjørt der.      

Dersom du ikke velger oppslagslisens eller å installere Huldt & Lillevik Lønn på egen PC/ server, må du for å sikre at du overholder oppbevaringsplikten av lønnsbilag i henhold til Bokføringsloven. Velger du å oppbevare dokumentasjonen i PDF filer eller på papir, er du selv ansvarlig for at det du oppbevarer, er i henhold til Bokføringsloven/ oppbevaringsplikten.  Oversikten under er rapporter som er aktuelle for oppbevaringsplikten, men oversikten er ikke uttømmende.   Lønnsslipper for de siste 5 årene –  Rapporter |  Historiske lister | Historiske lønnsslipper. Velg år og skriv disse ut på papir eller lagre dem til PDF. Regnskapsbilag - Rapporter |  Historiske lister |Historiske lønnsbilag, skrives ut eller lagres til PDF pr. lønnskjøring / godkjenning. Banklister - Rapporter |  Historiske lister |Historiske banklister , skrives ut eller lagres til PDF pr. Lønnskjøring Generell statistikk - Rapporter |  Lønnsstatistikker | Generell statistikk, skrives ut eller   lagres til PDF pr. år. Transaksjoner til Excel - Rapporter |  Lønnsstatistikker |Transaksjoner til Excel. Denne inneholder alle transaksjoner som er godkjent i H&L .Den kan tas ut pr år og vil inneholde alt som er gjort i HL for det året. Her kan man sortere selv og velge ut de data man ønsker å kontrollere. Skrives til Excel og lagres. Personalkort - rapporter - personalrapporter - personalkort. Sett hake for ta med sluttede hvis du også ønsker å lagre informasjonen på de sluttede.   I tillegg anbefaler vi at man lagrer følgende listene. Disse kan kun hentes for det året du er i på Huldt & Lillevik. -          Feriepengeliste -          Avstemmingslister pr. Lønnsberegning -          Avstemmingsliste pr konto -          Evt. Innskudd, utlån og renter dersom dere har lån til ansatte. -          Listen Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pr.person (denne listen kan være stor så den anbefaler vi at der skriver til PDF)

Før du ringer oss i januar anbefaler vi at du ser gjennom innholdet i denne artikkelen. Her finner du tips som kan hjelpe deg gjennom årsavslutningen. Januar er en hektisk måned for alle som jobber med lønn og du kan oppleve noe ventetid  hos support. Har du byttet lønnssystem? Det er ikke nødvendig med ny versjon for å foreta årsavslutning dersom du ikke skal fortsette med Huldt&Lillevik i 2023. Årsavslutning for deg som har byttet lønnsprogram - les mer her Ønsker du oppslagslisens på Huldt&Lillevik Cloud versjon - les mer her Kurs og veiledning Kurs Kurs er inkludert i ditt programvareabonnement. Årsavslutningskurset finner du her. Microkurs i avstemming av arbeidsgiveravgift finner du her   Veiledning Årsavslutningsboken kan du laste ned i PDF-format nederst til høyre i denne artikkelen. Veiledningen ble produsert i 2021 men er aktuell for i år også.  Kjørejournalen for årsavslutningen finner du her. Veiledningen  til a-meldingen finner du her.   Frister i 2023 5. januar: frist for å sende A-melding på desember 16. januar: frist for å betale skatt og arbeidsgiveravgift for termin 6 1. februar: frist for å sende lønnsoppgave til de ansatte (personoppsummering) Brukertips  Generelle brukertips på årsavslutning finner du her.   Under finner du også aktuelle brukertips vi får mye spørsmål om: Kontrollere arbeidsforhold Du finner informasjon om hvordan du kontrollerer arbeidsforhold her. Kontrollere lønnsarter Du finner en beskrivelse på hvordan du skal kontrollere at lønnsartene dine er riktig kodet iht. veiledningen til A-ordningen her. Avstemming av lønn mot regnskap Du finner informasjon om hvilke lister som bør tas ut i forbindelse med avstemming her.  Ofte stilte spørsmål I denne artikkelen finner du svar på spørsmålene mange stiller oss i forbindelse med årsavslutning. Support Selvbetjening - hjelp deg selv 24/7! Chat med oss nederst i høyre hjørne 💬 Kontakt våre produkteksperter - mer informasjon finner du her.

Årets digitale årsavslutningskurs i Huldt & Lillevik Lønn finner du her.   Dette kurset er inkludert i ditt programvareabonnement og du kan se det når du selv ønsker.   Kurset er inndelt i to deler. Del 1 inneholder lover og regler som du bør kjenne til før du skal foreta årsavslutning. Del 2 viser hvordan du utfører årsavslutning praksis i Huldt & Lillevik Lønn. I slutten av kurset ligger også dokumentasjon for lover og regler   Kurset ligger i Learning Universe. Første gang du logger inn, må du bruke samme innlogging/epost som du har i Community. Ved første innlogging oppgir du hvilket land du jobber fra (Norge). Deretter har du en bruker og har tilgang til kurset. Øverst i denne artikkelen er det direkte link til kurset, men dersom du ikke skulle finne det kan du søke i søkefeltet etter “Huldt & Lillevik” så skal det også komme opp. Hvis du ikke klarer å logge på chat med oss nederst til høyre .