Vurdering av fakturareserven (arbeid under utførelse) bør gjøres hver måned. Dette fordi denne vurderingen påvirker resultatet forholdsvis mye i en entreprenør/håndverksbedrift. Mye innsats av arbeid og materiell er kostnadsført på prosjektene uten at forventet inntekt av dette er med i regnskapet. Har du mye ufakturert, vil regnskapet vise for dårlig resultat. Har du forfakturert for mye, vil regnskapet vise for godt resultat. Derfor er det viktig å ha oversikt over situasjonen på alle prosjekter under utførelse.
Av og til hender det at man ikke finner igjen dokumentet fra dokumentsenteret i contracting. Dersom dette ikke har blitt overført kan man gjøre som vist i dette tipset...
Ordre kan kun slettes hvis det ikke har vært registrert noe på den.
Dvs at verken timer eller materiell har vært registrert på ordren, eller har blitt flyttet til en annen ordre.
Hvis ordren har status ‘Jobb tildelt HPC’ eller
‘Arbeidsordre skrevet’
Og man ønsker å slette ordren, må status endres til ‘Ikke påbegynt’
Hvis statusen står med ‘Ikke påbegynt’ kan en stå på orden og trykke F3 og slette den.
For å få tilgang til å sette Ikke påbegynt på ordren, må en ha en brukerrettighet.
Deretter kan man gå på
Ordre – vedlikehold - ordre status
Og velge her Ikke påbegynt
Autofakt skriver ut 2 kontrollister i tillegg til posteringslistene
Den første kontrollisten som ble skrevet ut i forbindelse med importrutinen kunne du tidligere overstyre med en kode på brukeren.
Vi har nå flyttet denne koden til grossist, sammen med en ny kode som styrer utskrift av kontrollisten du fikk ved oppdatering.
Du kan gjøre et valg på grossisten om kontrollistene skal skrives ut.
De kan du IKKE skrive ut i etterkant.
Utskriftskoden er tilgjengelig både under vedlikehold grossist, og under innstillinger i autofakt.
Ordre - autofakt - Grossist innstillinger:
Prisbehandling - vedlikehold - grossist, fane Autofakt
Utskrift kontrolliste ved oppdatering:
Kryss av for om det skal skrives ut kontrollister etter oppdatering av autofakt.
Dette gjelder IKKE posteringsliste regnskap
Hvis dere opplever at dere f.eks ikke får koblet til boligmappa eller at det er dokumenter som dere ikke får overført til boligmappa, kan dere forsøke følgende:
Gå inn på hovedopplysninger på ordren det gjelder
Fjern så gatenummer her
Klikk på boligmappe fanen
Da er koblingen mot boligmappe fjernet
Gå så tilbake på hovedopplysninger og sett inn gatenummer igjen
Klikk så på Boligmappe fanen og koble til
Så forsøker du igjen og overføre dokumentet
Se da om du får samme feilmld
Hvis du gjør det, så kan du teste følgende:
Forsøk å endre kunde på ordren til en annen kunde og tilbake igjen
Svar da ja på begge disse spørsmålene
Når du har gjort det, bytter du tilbake til den opprinnelige kunden
Får dere denne meldingen under Ordre - Autofakt
'mottatt vare ikke opprettet i visma contracting'
Da må dere gå på fanen Nye varer
Deretter grossistvarer
Så ser dere her om det er et varenummer som da er en skaffevare, eller om det er en reell vare som dere må legge inn.
Da kan dere enten legge inn 10000 ( hvis det er en skaffevare ) der det står Vårt varenummer
Eller hvis det er en reell vare så må dere her på Vårt varenummer trykke F2 og opprette varen
Benyttes for eksempel der man har en vedlikeholdsavtale med en bedrift / organisasjon og skal fakturere til faste terminer.
Her kan man inne på kundebehandling, under fane hovedopplysninger krysse av for samlefaktura
Flere ordrer kan spesifiseres på samme faktura.
Dersom alle ordrer skal på terminfakturaer merkes feltet for samlefaktura, og samlefakturering blir foreslått på alle nye ordre på denne kunden.
På eksisterende ordre, må denne haken settes på manuelt.
Veldig viktig at det ikke ligger fakturaoppsett på ordrene.
Dersom flere ordrer skal spesifiseres på samme faktura til kunden, må disse ordrene merkes med samlefaktura.
Dette gjøres på ordren, under fanen Tillegg:
Ved klargjøring av faktura får man da frem en oversikt over ordrer til samlefakturering og kan plukke ordrer til fakturaen.
Da går du på
Fakturering – registrering – faktura
Legger inn kunden
Og går ned til ordrefeltet her
Trykker så F6
Får da opp denne meldingen
Da får du opp ordrene som ligger med samlefaktura
Så kan du da merke de du ønsker å ha med
Og velge da fakturaoppsett for samlefaktura
Velg da fakturaoppsett for samlefaktura, velg nummer på dette, trykk minus og enter ( f.eks 2- enter)
Da vil de ordrene jeg har merket komme opp her
Men det forutsetter jo da at dere har et fakturaoppsett på samlefaktura
Det kan du sjekke under
Fakturering – vedlikehold – fakturaoppsett
Hver ordre vil være spesifisert på fakturaen
Ved føring av bilag i Visma Dokumentsenter som føres debet/kredit hovedbokskonto mot en ordre, må føres på hver sin linje, hvis ikke vil begge føringene gå mot ordre i Visma Contracting. For eksempel føring av utlegg.