Brukertips i Visma Global

Vedlagt følger en beskrivelse av hvordan bestillingsforslagsrutinen fungerer. 

I vedlagt dokument finner du en beskrivelse av lagerstyringsrutiner i Visma Global

Etter flere henvendelser om spesifikasjoner på ulike moduler i Visma Global, legger vi på kundesenteret ut en enkel oversikt: Du kan også finne informasjon om modulene i F1 hjelpen i Visma Global.  Tilbud  I ordreregistreringen er det mulighet til å opprette tilbudsordre på lik linje med salgsordre. Ved avslutning av en tilbudsordre kan man velge om man vil vente med tilbudet, bekrefte tilbudet, overføre til salgsordre eller avvise tilbudet. Man har også fra tilbudsregistreringsbildet full tilgang til tilbudsarkivet som viser alt som ligger inne på tilbud på aktuell kunde eller artikkel. Man kan også ved opprettelse av tilbudsordre registrere en oppfølgingsdato for når man ønsker og følge opp tilbudet. Videre har man gode tilbudsoppfølgingsrutiner (ordre-ticker) for å følge opp de tilbudsordrene bedriften sendt ut. Her kan man selektere på alle nivåer slik at man bare får opp de tilbudsordrene man ønsker og jobbe videre med. Dette gjør det veldig enkelt for bedriften å bygge opp effektive tilbudsoppfølgingsrutiner internt. Ordre/lager/fakturering  Ordrer/faktura Ordrehåndteringen i Visma Global gjør det enkelt for brukere å registrere og å behandle ordre. I ordrebildet får man mye informasjon om tilgjengelighet på varer, priser, lagerstatus osv. samt informasjon om kundens betingelser. Som i alle de andre registreringsbildene har man den samme kraftige søkefunksjonaliteten, og mulighet for individuell tilpasning av registreringsbildet. Man har en rekke predefinerte ordretyper som standard, bekreftet, til plukking, pakket og fakturagrunnlag som man kan velge å bruke etter behov. Rutinen er selvfølgelig helintegrert med regnskapet slik at fakturajournalen automatisk genereres ved fakturering. Man beholder selvfølgelig koblingen mellom fakturaarkivet og transaksjonen når man overfører fakturajournalen til regnskapet. Noen av mulighetene nevnes her:   Full tilgang til historikk via fakturaarkivet i registreringsbildet. Hente opp allerede fakturerte ordre for kopi eller kreditnota. Full tilgang til leveringsstatus fra registreringsbildet. Utskrift av alle typer blanketter til papir, fax eller e-post. Automatisk restordrehåndtering Automatisk lagring til elektronisk fakturaarkiv Full kjedehåndtering Samlefakturering(også i kombinasjon med kjedehåndtering) Kontantfakturering med automatisk motbilagsføring Automatisk restordrevarsel hvis kunden allerede har varen i rest på annen ordre Factoring og fakturaservice for flere partnere   Leveringsstatus Oversiktlig rutine for å se leveringsstatus på varer. Viser tilgjengelighet frem i tid, totalt og pr. lagersted. Kan se på ukeoversikt, månedsoversikt eller årsoversikt. Man har samtidig full oversikt over artikkelflyt ved at man kan se alle utgående og inngående transaksjoner på den enkelte vare.    Lagerendringer Rutine for manuelle lagerbevegelser som ut-/inn på lager,  varetelling og internoverføring mellom flere lager. Endringer foregår ved at man velger endringstype og registrerer en lagerendringsordre med de aktuelle bevegelsene. Man oppdaterer så lagerendringsordren. Alle enringer lagres elektronisk. For å håndtere flere lagersteder må man også ha flerlagermodulen. Lagertellingslister kan generers med en batchrutine eller ved å bruke drag&drop fra artikkelregisteret.   Lagerhistorikk Her har man oversikt over alle lagerbevegelser pr. artikkel/lagersted/serienr. Både manuelle og automatiske lagerbevegelser lagres og man kan følge alle bevegelser på en vare pr. lagersted. Man kan også se hvor mye som var på lager på den datoen bevegelsen fant sted, samt hva slags type endring som ble utført. Man har direkte kobling mot faktura og innkjøpsarkiv slik at man kan hente opp grunnlaget for endringen på skjermen. Man har samme type sporing på serienr. slik at man kan kan se alle type bevegelser på en unik vare. Hvis man feks. selger pc’er kan man følge både innkjøp/salg og service som har vært utført på et bestemt serienr.   Statistikker Med verktøyet Statisticker kan man enkelt få generert salg, innkjøp og lagerstatistikker direkte på skjerm. Du kan velge mellom en rekke forskjellige detaljnivåer på rapporten din. Feks. Kunde – hovedgruppe – artikkel - medarbeider osv.  De forskjellige detaljnivåene kan enkelt kombineres med hverandre i forskjellige rekkefølger for å få akkurat den rapporten du er ute etter. Detaljnivået kan kombineres med kolonner som bestemmer hvordan tallene skal presenteres. Ønsker du periodisering på uke, mnd, kvartal, år eller flere år. Statisticker har det uansett. Ønsker du omsetning i kr, antall solgt, vekt, volum, dekning, rabatt gitt. Statisticker har det også. Når du får tallene frem på skjermen har du selvfølgelig full ”Drill Down” som gjør det mulig å grave seg ned på grunnlaget som ligger bak tallene i rapporten. Alt du får frem på skjerm kan selvfølgelig printes eller sendes på e-mail. Med Statisticker kan du faktisk få over 20 millioner forskjellige rapporter, og i tillegg er den enkel å bruke. Pris-/rabattmodul  I utgangspunktet bestemmes artikkelens pris av salgsprisen på artikkelen. Videre vil eventuelt tilbudspris angitt i artikkelvinduet slå inn i overensstemmelse med start- og stoppdato. I tillegg kan særlige prisavtaler og rabatter knyttes både til kunder og artikler, både enkelt hvis og/eller i grupper. I tilfeller hvor det er både registrert pris- og rabattavtale kan det settes en prioritering mellom disse. Ved prioritering av forskjellige kombinasjoner vil systemet automatisk søke etter 1 prioritet. Ligger det ingen avtale på dette nivået vil systemet automatisk søke på neste nivå osv. Priser og rabatter kan overstyres på ordrelinjen. Rabatter kan kun overstyres hvis det er satt at rabatter skal kunne registreres. Det er også fullt mulig å benytte avtaler hvor man registrerer prisavtaler med kvantum. Pris-/rabatt avtaler kan opprettes både mot kunder og leverandører. Man har også mulighet for å opprette alternative prislister som kan kobles direkte mot kundene. Mulig kominasjoner er:   Fastpris og/eller rabatt pr. kunde(og leverandør) eller påslag på selvkost / artikkel Fastpris og/eller rabatt pr. kunde(og leverandør) / artikkel rabatt gruppe Fastpris og/eller rabatt pr. kunde rabattgruppe(og leverandør) / artikkel Fastpris og/eller rabatt pr. kunde rabattgruppe(og leverandør) / artikkelrabatt gruppe Individuelle prislister koblet mot kunder Koble prislister mot kampanjer Alle priser kan angies i valuta Intervaller kan benyttes for kvantumsrabatter Bestilling/innkjøp  Innkjøpsrutinen inneholder diverse rutiner for registrering, planlegging og behandling av innkjøpsordre.   Innkjøpsordre Registreringrutinen er bygget opp på samme måte som ordreregistreringsrutinen. Man har hele tiden tilgang til underliggende data på leverandør og vare, samt tilgang til innkjøpshistorikk. Registrerte innkjøpordre kan sendes direkte via e-mail eller fax til leverandøren. Innkjøpsordrene kan ha forskjellige statuser uifra om de er sendt, bekreftet osv. Motatte innkjøpsordre kan overføres direkte til regnskapet. Ved forsinket leveranse fra leverandør har man ved å endre leveringsdato på innkjøpsordren mulighet til å automatisk få endret dette på alle salgsordre som blir berørt, samt få ut utsettelsesvarsel som kan sendes til kundene. Man har også mulighet for å sende purring til leverandører når leveransen er forsinket. Man kan koble flere leverandører til hver artikkel for spesifisering av priser, varenr, beskrivelser etc. pr. leverandør.   Innkjøpsforslag Innkjøpsmodulen inneholder en komplett rutine for innkjøpsforslag. Forslag til innkjøp genereres på grunnlag av disponibelt på lager, samt registrerte minimums og maksimums verdier for den enkelte vare/lagersted. Man kan velge mellom forskjellige disponibel koder, og lage utvalg på bestemte leverandører, varer, lagersteder osv.  Forslaget grupperes pr. leverandør og kan justeres før overføring til innkjøpsordre.   Innkjøpsplanlegging I rutinen innkjøpsplanlegging får man god oversikt over alternative leverandører og de priser og betingelser man har fra disse. Dette er en utmerket rutine for de som ”trader” mye, og bruker mange forskjellige leverandører på samme produkt avhengig av leveringstid og pris. Man kan generere innkjøpsordre direkte fra innkjøpsplanlegging.   Bruk av innkjøpsrutinen vil også generere historikk som blir tilgjengelig i alle rapporteringsverktøy i systemet. Ved overføring av innkjøpsordre til regnskapet vil man også få direkte kobling mellom leverandørreskontroen og innkjøpsarkivet.     Faktura-/innkjøpsarkiv  Det elektroniske faktura-/innkjøpsarkivet tar vare på alle slettede tilbud, slettede ordre, fakturerte ordre og mottatte innkjøpsordre. Man har oppslagsmulighet til dette arkivet fra en rekke rutiner i både ordre og regnskap/reskontro modulene. Arkivering av fakturaene oppfyller myndighetenes krav til elektronisk arkivering og gir deg muligheten til når som helt å skrive ut en fakturakopi til papir, fax eller e-mail. Salg-/innkjøp statistikk  Statistikkmodulen lagrer periodiske tall for en rekke kombinasjoner på salg og innkjøpssiden. Ved hjelp av det dynamiske rapporteringsverktøyet StatisTicker kan man få ut et uendelig antall kombinasjoner av rapporter til skjerm. Disse kan videresendes til printer eller e-mail. Man kan kombinere tall over flere år/perioder. Systemet har forhåndsdefinert 22 forskjellige nivåer av data som lagres på salgstatistikken. Brukeren velger selv hvilke nivåer man ønsker å rapportere på og i hvilken rekkefølge man ønsker å plassere de. Dette kan brukes i kombinasjon med Visma Globals filterfunksjoner. Dette er også beskrevet under modulen ordre/faturering. Befrakteregister  I befrakter registeret føres befraktere som igjen kan kobles mot kunde. Med denne rutinen kan du skrive ut fraktbrev med opplysninger om en del faste opplysninger som transportør (befrakter), artikkelens lagringstype(f.eks. kjøle-/fryse-/ferskvare), kolliantall og fraktbrev med spesifikasjon av varelinjer osv.   Befrakter nummeret på kunden flyttes videre til ordren ved registrering av ordre til kunden. Hvis det er ønskelig å overstyre befrakter under ordreregistering, kan dette gjøres via ordrehode informasjon. Lagringstype som angis på artikkelen flyttes til ordrelinjer ved registrering av ordre. Befrakter fraktbrev kan skrives ut ved avslutning av ordre (via kombinasjonsboksen  Annet.). Dette fraktbrevet skriver ut en side pr. lagringstype og for hver lagringstype skrives det ut totalt antall kolli og total vekt for alle varer som har denne lagringstypen.  Bonusavregning  I Visma Global kan det beregnes og remitteres bonus som kunden har opparbeidet. I bonusprofilen settes det om bonusen skal avregnes på måneds-, kvartals- eller tertialvis. Her må det også settes hvilken periode bonusordningen skal gjelde for. Bonusen kan enten regnes prosentvis eller et fast kronebeløp hvis omsetningen overstiger fastsatte nivåer. Under forespørsel alternativene har vi kundebonus oversikt som gir deg oversikt over bonuser dine kunder har oppnådd. Fra denne oversikten kan det også skrives ut (ev. sendes på mail) bonusbrev til kunden med melding om utbetaling av oppnådd bonus. På lik linje som man kan beregne og utbetale bonus enkeltvis på kunder kan man også kjøre bonusavregning/utbetaling kjedevis.   Valuta Valutamodulen gir mulighet for å bruke valuta i tilbud, ordre/faktura, innkjøp, regnskap, reskontro og remitteringsrutinen. Grunnlaget for valutarutinen er valutaregisteret hvor man registrer kjøp, salg og gjenomsnittskurser. Man kan også registrere kurs mot Euro. Standard valutaregister ligger ferdig i Visma Global. Man har også muligheten for å operere med valutahistorikk slik at alle registrerte kurser lagres automatisk. Ved bruke av valuta i tilbud, ordre og fakturering vil systemet automatisk regne om norske priser til valutapriser utifra kundens/ordrens valutakode og aktuell kurs. Man kan på ordrelinjen også overstyre valutaprisen/kursen som så på nytt vil omregnes til norske kr. Fakturerte beløp bokføres da i både NOK og valuta. Ved føring av inn-/utbetalinger samt via remitteringsrutinen har man automatisk føring av agio/disagio. Remitteringsrutinen håndterer valuta med rene valutakontoer og omregning til Euro. I kontoforespørsel, lister og rapportering er også valuta integrert. TILLEGGSMODULER LOGISTIKK:    Kassemodul. – (Modul) Visma Global kasse er en logistikk/ordrebasert kasseløsning. Den er utviklet i samarbeid med kunder for og gi best mulig brukeropplevelse og rask tilgang til nyttig informasjon for kassepersonalet. Kassemodulen gir følgende funksjonalitet: Riktige kundepriser. Registreres salget på en kunde med prisavtaler så slår disse til. Mulighet for ”Bytt kunde”. Er kassesalget registrert på f.eks ”kassekunden” og i det kunden skal betale så opplyser de om de er kunde ”x”. Da kan man kjøre rutinen ”Bytt kunde” og kasseordren rekalkuleres hvis kunden har prisavtaler. All salgshistorikk på kundene. Med enkelt taststetrykk så åpnes hele fakturaarkivet på aktiv kunde. Lagerstatus. Ser antall på lager, disponibelt, i ordre, i bestilling etc på alle lagersteder. Gavekort og tilgodelapp funksjonalitet. Bankterminal integrasjon. Selvfølgelig også mulighet for kassedispley, kasseskuff, håndterminaler etc. Mulighet for og betal kreditt fakturaer i kassepunktet. Dette er veldig vanlig i fag handel som byggevare f.eks . Det vil si at kunden kommer til kassepunktet med en faktura i hånden og ønsker og betale denne. Mulighet for og overføre ”kasse ordren” til en ”salgs ordre”. Dette gjøres ofte med kreditt kunder som ønsker faktura i stedet for og betal kontant. Kasseløsningen er en del av Visma Global. Dvs si at det benyttes samme kunderegister, artikkelregister, medarbeider register etc.  Mulighet til og skrive ut ordrebekreftelse og pakkseddel fra kassen. Også mulighet for og legge kasse ordre på ”vent” hvis kunden har glemt noe og går for og hente dette. Avtaleordre/abonnement. – (Modul) Denne rutinen gjør det mulig å generere ordre fra forhåndsdefinerte ordreprofiler som er registrert i Global. Hver ordreprofil inneholder de produktene som skal benyttes ved generering av ny ordre.  Ordreprofilen knyttes mot en kunde, dette utgjør selve avtalen. Her defineres datointervaller etc. som bestemmer når ordre/faktura skal genereres. Modulen passer til de fleste som har gjentagende fakturering av varer/tjenester med faste eller temporære tidsangivelser. Hele Visma Global pris/rabattavtale struktur kan også benyttes mot abonnementsrutinen. Dette gjør at man kan ha en abonnementsmal knyttet mot mange kunder og allikevel gi forskjellige priser på en abonnementstjeneste.    Utlån. – (Modul) Utlånsordre brukes i de tilfeller der varer lånes ut innenfor et tidsintervall. Du kan pr. utlånsordrelinje registrere tiden for utlånet. Varene vil i utlånsperioden ikke være tilgjengelig på lager. Man kan på lik linje som salgsordre følge opp utlånsordren i forhold til stopp dato for utlånet, utestående osv. Som salgsordre har fakturaarkiv, har vi utlånsarkiv for utlånsordre som viser all utlånshistorikk. Utlånsordre kan overføres til salgsordre.   Avtalegiro. – (Modul) For bedrifter som ønsker og belaste kundens konto direkte via BBS har vi i Visma Global avtalegiro som alternativer i behandlingsprofilen på kunden. Avtalegiro så vel som autogiro egner seg for betaling av faste regninger. Forskjellen mellom avtalegiro og autogiro er at avtalegiro gir flere rettigheter til kunden. Ved avtalegiro kan kunden stanse betalingen. Samtidig har kunden krav på at belastningen varsles senest 7 dager før betaling forfall (ved sending av faktura).   Serienummer. – (Modul)  I Visma Global er det full serienummer håndtering  på både ordre og innkjøpssiden. Serienr. registreres ved utlevering eller mottak av varer. Når ordren er fakturert kan du i lagerbevegelser finne ut til hvem du har solgt et bestemt serienummer, og hvilken faktura dette var. Serienummer arkiv knappen gir mulighet for å se på serienummer pr. ordrelinje. Denne knappen vil kun være aktiv når det  er registrert serienummer på artikkelen. Ved bruk av serienummer kan du på en enkel måte holde oversikt over eksakt hvilke eksemplarer av en artikkel en kunde har mottatt. Det er også egne spørrerutiner for spørring på serienr. for salg/innkjøp. Det er også mulig og sette på funksjonaltet for ”serienummer styring”.   Partihåndtering/FIFO. – (Modul) Visma Global har standard FIFO automatikk hvor eldste parti blir først foreslått av systemet. Hvis flere artikler registreres i ordren enn det som er tilgjengelig på lager, vil ordrelinjen bli splittet på flere linjer etter disponibelt antall pr. parti. Dette gir bedriften korrekt lagerverdi og dekning pr. ordrelinje. Ved registrering av ordre finnes det et felt som heter parti. Ved registrering av ordre kan brukeren overstyre FIFO valget ved å hente opp oversikt over alle partiene og velge det partiet man ønsker. I rutinen for lagerbevegelser kan man med utvalgsverktøyet se alle lagerbevegelser pr artikkel/parti. Modulen brukes også i kombinasjon med varer som krever særskilt behandling med holdbarhetsdato/sporingsmuligheter.   Struktur- og reseptvare/komponent. – (Modul) En artikkel kan bestå av en eller flere andre artikler for på den måten å bli et samlet produkt. Ved hjelp av artikkelstrukturen kan du ordne kjøp, prising og salg av sammensatte artikler på en dynamisk måte. Slik kan også lagerstyring og rapportering av komponenter og sammensatte artikler gjennomføres enkeltvis og samlet.  Eks. på strukturvare: En datamaskin kan bestå bl.a. av harddisk, prosessor, tastatur, skjerm osv. De ulike bestanddelene kan bygges opp i artikkelstrukturer. I utgangspunktet består en slik struktur av en hovedkomponent – en sammensatt artikkel. Hovedkomponenten består av en eller flere artikler, som igjen kan bestå av flere artikler. Hvis komponentene som inngår i hovedkomponenten også har en artikkelstruktur blir de igjen hovedkomponenter for sine underkomponenter osv. Man kan ha ubegrenset antall nivåer i en struktur. Rutinen har også detaljerte muligheter for å velge hvordan den enkelte linje i en struktur skal fremkomme i registreringsbilder og på blanketter.   Flerlagermodul (Modul) Hvis man har mer enn et lagersted må denne modulen benyttes. Man har  full lagerstyring av alle lagere. Man kan enkelt overføre varer fra det ene lageret til det andre med internoverføring i lagerrutinen. Alle spørre og registreringsbilder er tilpasset flere lagersteder.   EDI (Modul) Gir mulighet for å sende og motta ordremeldingtyper i XML format. Meldingstyper som støttes: Ut- og inngående ordre Ut- og inngående ordrebekreftelse Ut- og inngående kreditnotaer Ut- og inngående fakturaer Utgående rentenota Utlån – (Modul)  Utlånsordre brukes i de tilfeller der varer lånes ut innenfor et tidsintervall. Du kan pr. utlånsordrelinje registrere tiden for utlånet. Varene vil i utlånsperioden ikke være tilgjengelig på lager. Man kan på lik linje som salgsordre følge opp utlånsordren i forhold til stopp dato for utlånet, utestående osv. Som salgsordre har fakturaarkiv, har vi utlånsarkiv for utlånsordre som viser all utlånshistorikk. Utlånsordre kan overføres til salgsordre.   Visma Global SDK Runtime – (Modul) Denne modulen gir selve adgangsnøkkelen for å logge eksterne applikasjoner på Visma Global.. Denne modulen brukes også til integrasjon med Excel. Den er først og fremst beregnet på de som bare skal bruke ferdige løsninger mot Visma Global og ikke selv utvikle løsninger. Adgangsnøkkelen åpner for bruk av all funksjonalitet som ligger i Visma Global fra eksterne applikasjoner. På forespørsel følger det med ferdige eksempler for rapportering og budsjettering i Excel. SDK Runtime inneholder ingen videre dokumentasjon.   TIME/PROSJEKT. - (Modul) Visma Global Time er et verktøy for time- og prosjektstyring som gir full oversikt over tids- og kostnadsbruk i det enkelte prosjekt og totalt i bedriften. Modulen er utviklet spesielt for konsulent- og prosjektorienterte bedrifter.   Funksjoner i Visma Global Time   Prosjektoppfølging og prosjektregnskap med nøkkeltall Timeregistrering med saldering til lønnsarter Håndtering av eksterne kjøp Rapportering Fleksibel fakturering av timer og materialforbruk Prisregulering   Inntil fem nivåer i prosjektinndeling En del av økonomisystemet Visma Global Time er en modul i økonomisystemet Visma Global, og gir fri flyt av informasjon mellom økonomi- og prosjektstyringsregnskapet. Et felles kunde-, prosjekt-, avdelings-, ansatt- og produktregister gir vesentlige tids og kostnadsbesparelser for bedriften. Prishåndtering Priser kan gis overordnet på hele prosjektet, eventuelt helt ned på detaljnivå som timepris på konsulent eller på type aktivitet. Prosjektet kan faktureres a-konto og avregnes i forhold til brukte timer. Kunden får da en oversiktlig faktura som viser hva som er forhåndsinnbetalt og eventuell differanse i forhold til forbrukte timer. Full oversikt På prosjektets «hjemmeside» har du en fullstendig oversikt over prosjektet. Her har vi samlet informasjon om prosjektdata, aktiviteter som skal utføres, deltagere, budsjett, nøkkeltall osv. Dette gir en unik oversikt for oppfølging av prosjektet. Timeregistrering Ved hjelp av et enkelt brukergrensesnitt i Windows eller på web er det raskt å registrere timer som er brukt på et prosjekt. Du vil kun få opp de prosjektene du er medlem av. Automatisk klargjøring for fakturering Alle fakturerbare størrelser, som timer, reiser, utlegg og materiell, samles automatisk og klargjøres for fakturering. I tillegg til standard fakturaoppsett kan også andre oppsett benyttes, med ulikt detaljnivå pr. prosjekt eller kunde. Før endelig godkjenning av fakturagrunnlaget kan informasjonen overstyres for å korrigere faste opplysninger: fakturabeløp for opp- og nedskrivinger av prosjektet m.m.I tillegg finnes mulighet for fakturering av fastpris etter egendefinert faktura. Prosjekthierarki Ved behov kan ulike prosjekter deles inn i flere valgfrie nivåer: Hovedprosjekt Prosjekt Aktivitet Aktivitetskategori Medarbeider I tillegg finnes flere nivåer og dimensjoner for å samle transaksjonene. Timer kan da knyttes til relevant nivå for videre oppfølging.  

Les hele beskrivelsen før du setter i gang.

Det er mulig å få ut en fakturajournal til fil i Visma Global.

På utskriftsprofilen på kundekortet i Visma Global, kan man styre om man vil ha utskrift til printer, annet medium eller ingen utskrift.

På satsvise rutiner fakturering er det mulig å både skrive ut fakturautskrift - reprint og fakturakopi utskrift.

Hvordan sjekke gyldighet av organisasjonsnummer på kunde / leverandørkortet i Visma Global? Gå inn på verktøy / firmainnstillinger: