Brukertips i Visma Global

Visma Cloud Gateway - VCG  For å kunne sette opp Visma Global mot Visma.net må VCG være installert. Dette må gjøres på serveren hvor Visma Global er installert. Forberedelser VCG brukes av Visma Global, Visma Document Center og Visma Lønn for å kommunisere med Visma.net Når du installerer må du være pålogget som administrator på server. Brukeren som legges inn i installasjonen av VCG må være "Customer administrator" i Visma.net - har du ingen "Customer administrator"  kan du sende e-post til lisens (bestilling@visma.com) så vil de kunne oppretteen bruker til deg (kan være lurt å ha en egen bruker for dette - this user) Link til installasjon av VCG finner du under Nedlastninger på Community. Pass på at du har siste versjon! For at  "Visma Cloud Gateway - VCG" skal kunne kommunisere med Visma.net så må følgende være åpnet i brannmur:   Utgående TCP-kommunikasjon til 91.123.56.26:18181 Utgående TCP-kommunikasjon til 91.123.56.26:38181 Utgående TCP-kommunikasjon og SSH-protokoller er tillatt til 91.123.56.26:2233 MEN BRUK HELST DNS odg.visma.net Installasjon Lastet ned og pakk ut zip filen Høyreklikk på installasjonsfilen og velg "Kjøre som administrator" Vi anbefaler at du også installer Visma Update - da vil VCG automatisk oppdateres til siste versjon til enhver tid Neste steg er å legge inn bruker. Her må du legge inn "Customer administrator" Du vil nå få opp kundelisten - velg riktig kundeforhold (samme som du ser i Visma.net Admin) Feilsøking Under installasjonen har du mulighet til å vise utvidet informasjon. Her kan du ha mulighet til å se hvor det feiler i installasjonen VCG har også en egen logg fil. Den finner du her: C:\ProgramData\Visma\OPGatewayService\6.3\Logging\log Du kan sette loggingen til høyt nivå i filen som heter: Visma.Services.OPGateway.OPGatewayService.exe.Config. Den filen finner du her: C:\Program Files(x86)\Visma\OnPremisesGateway\OPGatewayService. SeverityLevel i filen kan settes til Info (default), Error, All. (All bør ikke benyttes som standard da loggene fylles med meldinger, så husk å endre denne tilbake igjen.)    Det må være et 1-1 forhold mellom Visma Global klienten og Visma.net kunden (en Visma.net Installasjon kan bestå av mange klienter / firma).  Dette betyr at 1 Visma Global klient ikke kan knyttes opp mot 2 ulike Visma.net kunder, eller omvendt.  Kontroller dette ved at kundenr. i Visma Global (lisensinfo) er identisk med det som ligger under lisens i Visma.net.   Relaterte brukertips Hvordan sette opp integrasjonen mellom Visma Global og Visma.net?   

Den nye SAF-T MVA-meldingen er implementert i Visma Global versjon 16.01.   Her følger en beskrivelse av den nye MVA-meldingen for Visma Global.    Ønsker du å se kurs vedr MVA-melding, kan du klikke her.   

Hvis du benytter deg av funksjonen, kopiering av innkjøpsordre til salgsordre, så er det fra versjon 16.00 av Visma Global lagt inn mulighet for at salgsordren skal opprettes med kostnadsbærere fra kunden som registreres. Et nytt valg er tilgjengelig når man velger å kopiere til salgsordre: 'Bruk kundens kostnadsbærere'.   Dette gjøres på følgende måte:  1) På kundekortet, legg inn en kostnadsærer. Under ser du at vi har lagt inn kostnadsbærer på avdeling:    2) Etter at du har opprettet innkjøpsorderen, og klikket på avslutt, husk å huk av for 'Kopier til salgsordre'.   3) Da vil du få opp ett nytt vindu, 'Kopiering til ordre'. Her ser du det nye parameteret 'Bruk kundens kostnadsbære', som du huker av for.     4) Går du i ordre-ticker eller på salgsorderen, vil du kunne se at kostnadsbærer avdeling er lagt til i salgsorderen.  

Denne feilmeldingen kommer dersom du sender en faktura via bankens nettverk hvor forfallsdatoen på fakturaen er mindre enn fire arbeidsdager. Fakturaen blir da avvist og forsøkt sendt på e-post.

Noen benytter fremdeles avtaler på Gammelt format i Visma.net AutoPay. Fra 31.12.21 vil det ikke lengre være mulig å remittere via disse. Anbefaler derfor at man endrer slike avtaler til Nytt format ( ISO20022) så snart som mulig.   For mer info, se dette brukertipset

Når faktura sendes på e-post via Autoinvoice, så sendes fakturaen fra Autoinvoice Transactions <noreply.autoinvoice@visma.com>. Når en kunde mottar denne e-posten, og velger å svare på den, så vil e-posten automatisk gå til den e-postadressen/brukeren som er knyttet til API-nøkkelen i Global.   Altså hvis Martin er bruker på firmaet i Autoinvoice med e-post Martin@visma.com, og hans API-nøkkel er benyttet i Autoinvoice-oppsettet i Global, så er det han som vil motta disse "Svar"-epostene.

Ved registrering av salgsordre har du tilgang til alle fakturaer på kunden. Ved å trykke på knappen faktura-arkiv får du fram alle fakturerte ordrelinjer for kunden.     I faktura-arkivet kan du velge mellom å kopiere eller å kreditere alle eller 1 linje.   Hvis faktura-arkiv benyttes, så er det følgende regler som gjelder ved henting av innpris:   Når du krediterer faktura eller krediter linje så hentes innpris fra fakturaarkivet. Ved kreditering har vi valgt å bruke fakturaarkivets innpris da det ofte er en tilbakelevering og da bør det benyttes samme innpris som ved salg.   Når du kopierer linje så hentes beløp fra artikkelregisteret. Det spiller ingen rolle om innpris er 0 eller ikke på artikkelen. Hvis innprisen er 0 på artikkelkortet blir det 0 også på den kopierte linjen, selv om du har overstyrt innpris på den fakturaen de kopierte fra. Grunnen for dette er at når du henter innpris fra artikkel ved "kopiering", så anses dette som en "ny" registrering og det er da mest naturlig å bruke artikkelens innpris.   

I Visma Global har du en knapp på verktøylinjen, som tar deg til de siste skjermbildene du var i. Denne er kjekk å bruke dersom du lukker et skjermbildet, men deretter ønsker å gå tilbake til det.

I de fleste felter du kan fylle ut på kunder/leverandører/artikler, kan du velge å huke av for "Standardverdi" for en verdi. Da vil denne verdien settes automatisk hver gang du oppretter en ny kunde/leverandør/artikkel.   Ved å sette slike standardverdier i flere felter, der det er hensiktsmessig, vil dette gjøre det enklere og raskere når du skal registrere nye  kunder/leveradører/artikler.   Eksempel: Huk av for "Standardverdi" for landnr 578 - NORGE   Når du neste gang oppretter en kunde eller leverandør vil feltet "Land" være automatisk utfylt med NORGE. Dette kan du selvfølgelig velge å overstyre ved behov.

Det er viktig at Visma.net AutoPay integrasjonen stoppes og flyttes på riktig tidspunkt og alltid samtidig med at tilhørende Visma Global database også flyttes. Nedenfor beskrives noen av de aktuelle situasjonene og hvordan de løses.   Det er ekstremt viktig å være klar over at hver eneste Visma.net AutoPay kobling i databasen er unik for Visma.net AutoPay sentralen og “Den Elektroniske Motorvei”. Det betyr at en eksisterende Visma.net AutoPay kobling, aldri skal kopieres fra en installasjon til en annen, der Visma.net AutoPay koblingen man kopierer fra, fortsatt skal være i bruk! Det er heller ikke tillatt å kopiere deler av en Visma.net AutoPay kobling til en annen Global database. Dersom noe av dette gjøres vil Visma.net AutoPay ikke kunne virke, og det vil skape store problemer både for “Den Elektroniske Motorvei”. og den installasjonen hvor Visma.net AutoPay kopieres fra. Arbeidet med opprydding etter en slik hendelse vil være belastbart arbeid.   Flytting av eksisterende avtaler til ny lisens Denne problemstillingen oppstår i følgende tilfeller: Bedriften/klienten skal bytte regnskapskontor og fortsette å bruke Visma.net AutoPay. Bedriften har benyttet Visma.net AutoPay på egen installasjon, og skal nå gå over til regnskapskontor. Bedriften har benyttet Visma.net AutoPay via regnskapsbyrå, og skal nå over på egen løsning. Dersom situasjonen er som beskrevet ovenfor, er det viktige å være klar over følgende: Du skal ikke involvere banken ved en slik endring. Avtalene i banken eksisterer fra før og er uavhengig av hvor du kjører Visma.net AutoPay fra. Nødvendig betalingshistorikk vil finnes i Visma Global. Når du skal i gang med Visma.net AutoPay på ny lisens, må du passe på følgende: De siste gangene du remitterer via Visma.net AutoPay fra gammel linsens, passer du på kun å ta med fakturaer som forfaller før flytting. Dette for å unngå at det blir liggende igjen betalinger i forfallsregisteret i bank/Nets med belastingsdato etter flyttedato. Visma.net AutoPay kan kun levere returdata på utbetalinger til den lisensen der utbetalingene ble sendt fra. Dersom du stopper avtalen i Visma.net AutoPay på gammel lisens før alle returdata på sendte betalinger er mottatt og oppdatert, vil manglende returdata måtte registreres manuelt i Visma Global. .Kontroller at alle returdata er oppdatert i Visma Global ("Sendt" mappen skal da i utgagnspunket være tom), og at ingen betalinger ligger igjen i forfallsregisteret i banken. Kontroller at innbetalinger fra Visma.net AutoPay er oppdatert i Visma Global. Det kan da være greit å kjøre en manuell innhenting. Gå inn i avtalebildet i Visma.net AutoPay og sett avtalen på aktuell klient på gammel lisens som “Ikke aktiv” ved å ta bort haken for “Aktiv” i avtalebildet. Avinstaller Visma Cloud Gateway (VCG) og installer den på nytt mot ny lisens. Det er nå klart for oppretting av avtale på samme bankkonto på ny lisens. La det gå minst en halv time før ny avtale registreres på nytt kundeforhold. Innbetalinger som kommer til Visma.net AutoPay sentralen for aktuell bankkonto mellom det tidspunktet avtalen ble deaktivert på gammelt sted, og oppretting av ny avtale skjer på nytt sted, vil bli liggende trygt på vent i Visma.net AutoPay sentralen. Når ny avtale er opprettet vil alle innbetalinger som ligger på vent, være klare for å bli lastet inn i Visma Global. Med andre ord, ingen innbetalingstransaksjoner blir borte på veien så lenge du deaktiverer avtalen på gammelt kundeforhold som beskrevet ovenfor. Det er nå bare å sette i gang på ny lisens! Installasjon av ny server der AutoPay er i bruk Merk! Visma.net AutoPay koblingene i databaen kan ikke flyttes fra en server til en annen uten at hele databasen flyttes og ikke lenger skal benyttes på gammel server! Ved installasjon på ny server gjør man følgende: Installer Visma Global og Visma Cloud Gateway  Ta backup av Visma Global databasen Restore databasen på ny server. Avinstaller Visma Cloud Gateway og slett Visma.net AutoPay koblingene i gammel database. Det vil si at du skal fjerne informasjonen i disse feltene: ODPClientUUID AutoPaySigningKey ODPCompanyUUID   For mer informasjon vedrørende flytting av kundeforhold og databaser med Visma.net integrasjon kan du se denne communityposten: Hvordan flytter vi Visma.net tjenestene fra en kunde til en annen?  

Noen ganger kan en faktura feile i Autoinvoice med feilmelding: "Error SEND ERROR (REASON: Sending to PEPPOL failed: XML Invalid | [NO-R-001]-For Norwegian suppliers, a VAT number MUST be the country code prefix NO followed by a valid Norwegian organization number (nine numbers) followed by the letters MVA."   Denne viser til Mva reg.nr på Firmaopplysninger på klienten/avsender, og ikke til kundekortet/mottaker.   Vi forstår at dette ikke alltid gir helt mening, ettersom noen fakturaer sendes uten feil, og andre ikke. Dette er forklaringen: ​ Et absolutt krav er at MVA ligger bak org.nr i reg.nr-feltet. Hvis det også ligger NO foran og står skrevet slik: NOxxxxxxxxxMVA, og fakturaen sendes med Visma XML, så vil den bli sendt. Men om de har begynt å sende med Visma UBL, så vil den feile. Dette fordi NO automatisk legges ut i filen ved Visma UBL, og det da vil komme som "NONO...". Her kan det ligge ulike formater på ulike kunder, og derfor lar noen fakturaer seg sende og andre ikke.   Selv om det er viktig med MVA bak org.nr, og at fakturaen vil feile hvis ikke, så kan det allikevel oppstå tilfeller hvor en faktura går gjennom. I tilfellene vi har sett av dette, så er årsaken at fakturaen sendes internt i Autoinvoice som den er, og dermed blir den ikke sendt via Peppol-systemet og konvertert. Hadde den istedenfor gått via Peppol-nettverket, hadde den feilet. ​ Det som nå da anbefales, er å fjerne NO foran og kun ha org.nummer + MVA. Da vil det bli riktig ved alle XML-formater. Benytter de kun Visma XML, så er det ikke nødvendig å gjøre noe. Problemet oppstår først når de begynner å benytte Visma UBL. Da er det aller beste å fjerne NO foran, slik at Autoinvoice rydder opp i dette for avsender. Men dette blir rettet til versjon 16. Så hvis dere idag kun bruker Visma XML, kan dere fint la det stå som det er og mest sannsynlig har dere ikke opplevd problemer som dette. Hvis dere begynner å benytte Visma UBL på tidligere versjoner enn 16.xx, så bør NO fjernes 😊

Fra versjon 15.10 av Visma Global, har du mulighet til å få kundenummer og kundenavn i egen kolonne ved kopiering til Microsoft Excel fra Statis-Ticker.    Gå til Statis-Ticker. Hent frem ønsket rapport. I tabellen høyreklikker du - der vil du se at du har to nye valg: Kopier tabellinnhold til Excel (Nr/Navn i to kolonner) Kopier merkede linjer Excel (Nr/Navn i to kolonner)  Over ser du kundenummer og kundenavn i en kolonne. Ved at du velger Kopier tabellinnhold til Excel, vil kundenummer/kundenavn være splitt til to kolonner i Excel, se bilde under:     

Vi har til versjon 15.10 av Visma Global fått et nytt parameter som heter «Ikke valider nye ordrenummer».    Dette parameteret finner du under Firmainnstillinger og Logistikk:     Dette parameteret vil validere de ulike ordrenummerseriene. Du vil da få et varsel dersom du forsøker å opprette et nummer som er innenfor intervall for en annen ordretype. Under ser du et eksempel, når tilbudsnummerserien er høyere enn ordrenummerserien.      Dette er kun et varsel og du kan fortsette å opprette ordre/tilbud ved å ignorere varselet, men det er viktig at du går gjennom nummerserier i Firmainnstillinger for å unngå at det opprettes forskjellige ordretyper innenfor samme nummerserie/interval. Meldingen kan slås av ved å krysse av for parameteret.

Denne funksjonaliteten er nå tilgjengelig fra versjon 15.10 av Visma Global.   Dette ble implementert på bakgrunn av en idé her på Community, som vi så at mange ønsket seg.   For å opprette et tilbud går du inn på kundekortet, henter opp den aktuelle kunden, og deretter høyreklikker du i skjermbildet for å få frem et nytt tilbud. Da vil tilbudsregistrering åpne seg, og du kan da reistrere et nytt tilbud på den aktuelle kunden.

Til versjon 15.10 har vi fått samlet opp innstillingene som brukes i forbindelse med de tidsstyrte rutinene for Autopay.   Oppdater bunt direkte ved innbetalinger fra AutoPay Tidligere har vi kun hatt dette paramteret tilgjengelig i dette skjermbildet. Sett kryss her dersom du ønsker at bunter opprettet under den tidsstyrte innlesning av innbetalinger fra AutoPay skal oppdateres direkte.    Oppdater bunt direkte ved utbetalingsretur for remittering  Dette parameteret er flyttet fra remitteringsoppsettet. Sett kryss her dersom du ønsker at bunter opprettet under den tidsstyrte innlesning av utbetalinger fra AutoPay skal oppdateres direkte.   Bruk dato fra importfil for posteringsdato ved oppdatering av status for utgående betaling Dette er et nytt parameter fra versjon 15.10. Sett kryss her dersom du ønsker at feltet "ValueDate" fra importfilen skal danne grunnlag for "Posteringsdato" i bunten når du kjører rutinen tidsstyrt. Hvis du ikke krysser av her, benyttes arbeidsdato eller dagens dato som "Posteringsdato". Merk: Dette parameteret har ingen effekt dersom rutinen startes manuelt fra menypunkt Rutiner / Remittering.  

Får du feilmelding vedrørende lisens ved oppstart av Visma Global, da må du starte rg_srv på nytt. Etter restart vil Visma Global starte igjen.    Grunnen for at du får feilmelding er at vi valgte å fjerne kassemodulen på lisens i natt. Dessverre skapte dette utfordringer for alle kunder. Vi har besluttet å legge den på igjen. Vi valgte å fjerne kassemodulen pga kontantfaktura, for om du benytter kontantfaktura - vil disse legge seg i kassejournal og ikke i fakturajournal. Dersom du har kunder som benytter deg av det, vennligst henvende deg til oss slik at vi får fjernet kassemodulen fra lisensen.

Onsdag 03.02.21 hadde vi problemer hvor XML-serveren var nede. Dette kan ha forårsaket at fakturaer til Autoinvoice har havnet i avvist-mappen i Aktiv EDI-sentral.   Vi anbefaler dere å ta en titt i Aktiv EDI-sentral, for å se om fakturaer har havnet der. Isåfall, prøv å høyreklikke og velge "Send faktura på nytt", da skal faktura gå til Autoinvoice om dette er grunnen til at den/de har feilet 😊

Kontoer som det har vært bevegelse på en gang i tiden, som nå er i null, blir med på rapporten  "Råbalanse" under Utskrifter.    Løsning: Ved å sette utvalg på Beløp <> 0 på rapporten, vil du ikke få linjer med bare 0 i beløp.     

Hvis du benytter Timemodulen og mangler år 2021, kan du importere flere år fremover.   Dette kan du gjøre ved å gå på:   1) Verktøy / Adm. rutiner / Import / Import av systemdata 2) Der finner du "Ukedefinisjoner time" 3) Velg "Legg til bare nye rader" - da skal du få mange år fremover.